HPR-Aktuell. Veröffentlichung der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit. Ausgabe 08/ August 2016

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1 HPR-Aktuell Veröffentlichung der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit Ausgabe 08/ August 2016 Liebe Kolleginnen und Kollegen, ihr erhaltet heute die neueste Ausgabe von ver.di-hpr-aktuell mit den Informationen aus der letzten Sitzung des Hauptpersonalrats. Umgang mit HEGA s Der Hauptpersonalrat ist seit der Umstellung des Formats der HEGA auf das der Weisung und Information mit Rückmeldungen aus den Agenturen konfrontiert, die mannigfaltige Auffassungen widerspiegeln, wie mit den in den HEGA s versehenen Gültigkeitsdauern zu verfahren ist. Aus Sicht des Hauptpersonalrats kann es sich bei dem gültig bis -Datum lediglich um eine Art Wiedervorlagenfunktion handeln. Zum Zeitpunkt des Ablaufes muss über Notwendigkeit einer Verlängerung, Beendigung oder Neufassung entschieden werden. Das bedeutet konkret, dass jede durch den HPR mitbestimmte HEGA solange weiter gilt bis sie durch eine neue Weisung ersetzt bzw. durch die Zentrale aufgehoben, weil entbehrlich, ist. Ein aktuelles Beispiel: Die HEGA 03/13 06 KontaktPlus Umsetzung von Maßnahmen zur Steigerung der Nutzungsquoten ausgewählter Onlineprodukte der BA ist bereits am ausgelaufen. Das bedeutet mitnichten, dass die vereinbarten Standards (wesentlich hierbei waren der Verzicht auf feste zentrale Ziel- und Erwartungswerte sowie klare Vorgaben zu personellen und infrastrukturellen Voraussetzungen beim Betrieb der betreuten Datenselbsteingabe) aus dieser HEGA ihre Gültigkeit verloren haben. Ohne die durch-gehende Gültigkeit dieser HEGA dürfte vielmehr die Betreute DSE vor Ort gar nicht erst durchgeführt werden! Fachkonzept der Hochschule der Bundesagentur für Arbeit (HdBA) Um eine Konzentration auf die Kernaufgaben einer Hochschulverwaltung zu ermöglichen, werden alle personalbezogenen Dienstleistungen und die Aufgaben der operativen Infrastruktur (d.h. Aufgaben der Hausmeister, Hausarbeiter) in den örtlich zuständigen Internen Service (IS) verlagert. Die Personalhoheit, insbesondere der Entscheidungsvorbehalt für den Personalhaushalt sowie alle Einstellungsentscheidungen verbleiben in der Hochschule. 1

2 Durch die jeweiligen Anpassungen im Personalkörper wird einer entsprechenden Forderung des Wissenschaftsrates im Rahmen der Akkreditierung ebenso Rechnung getragen wie der Stellungnahme zum Bericht des Bundesrechnungshofes zur Hochschulausbildung in der BA. Die Steuerung der Dienstleistungen Personal und Infrastruktur erfolgt über Service-Level-Vereinbarungen mit dem zuständigen IS, die auf die besonderen Gegebenheiten der Hochschulorganisation und Gremienbeteiligung eingehen. Von der organisatorischen und inhaltlichen Neuausrichtung, der Professionalisierung und personellen Verstärkung der Lehre und angewandten Forschung, des Handlungsfeldes Internationales sowie der Verstetigung und Professionalisierung der hochschulspezifischen Dienstleistungen verspricht sich die HdBA eine signifikante Verbesserung ihrer Gesamtperformance. Dies bildet eine unverzichtbare Grundlage für die Ausdehnung des Akkreditierungszeitraumes von bislang fünf auf zehn Jahre. Änderung der Regelungen im Handbuch Personalrecht/Gremien Abschnitt 1.3 Leistungs- und Entwicklungsdialog Die Änderungen unter Ziffer 9 der LEDi-Regelungen waren aufgrund eines im Bereich der Zollverwaltung ergangenen, aber auf die BA übertragbaren Urteils des Bundesverwaltungsgerichts (BVerwG Urteil v C2 C28.14) erforderlich. Dieses besagt, dass das Gesamturteil der Beurteilung einer besonderen Begründung bedarf, so dass objektiv nachvollziehbar ist, wie die Einzelbeurteilungskriterien gewürdigt und gewichtet wurden. Erhöhung der zusätzlichen Einstellungsquote für die Ausbildung zum Fachangestellten für Arbeitsmarktdienstleistungen zum Einstellungstermin Mit HEGA 09/ Rekrutierung und Einstellung von Flüchtlingen als Beschäftigte der BA wurde für die Einstellung von Flüchtlingen als Auszubildenden der BA eine zusätzliche Quote in Höhe von 48 Ausbildungsplätzen auf die Regionaldirektionen verteilt. Einzelne Regionaldirektionen haben, auf Grundlage erster Einstellungen sowie den Erfahrungen mit den potenziellen Bewerberinnen und Bewerbern in den Einstiegsqualifizierungen und Praktika, um Erhöhung der jeweiligen Quote gebeten. Folgenden Regionaldirektionsbezirken soll von Seiten der Zentrale die Möglichkeit gegeben werden, ihre Einstellungsquoten für Flüchtlinge (Angaben in der Klammer) zum um die jeweils zusätzliche angegebene Anzahl zu erhöhen: Nord (4) + 4 zusätzliche Einstellungsquoten für Flüchtlinge, Berlin-Brandenburg (4) + 4 zusätzliche Einstellungsquoten für Flüchtlinge, Rheinland-Pfalz-Saarland (10) + 4 zusätzliche Einstellungsquoten für Flüchtlinge, Sachsen (1) + 1 zusätzliche Einstellungsquote für Flüchtlinge. Darüber hinaus haben weitere Regionaldirektionen Mehrbedarf signalisiert, der erst weiter konkretisiert werden muss. Hierfür werden durch die Zentrale weitere 17 Einstellungsquoten bereitgestellt, die durch die Regionaldirektionen beantragt werden können und nach Zeit-punkt des Antragseingangs verteilt werden. 2

3 Absolventen-Förderprogramm für Auszubildende der Bundesagentur für Arbeit Das Förderprogramm unterstützt besonders leistungsbereite und leistungsstarke Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger der Ausbildungsberufe Fachangestellte bzw. Fachangestellter für Arbeitsmarktdienstleistungen, Fachinformatikerin bzw. Fachinformatiker, Köchin bzw. Koch, Hotelfachfrau bzw. Hotelfachmann und Hauswirtschafterin bzw. Hauswirtschafter. Dieses Angebot ergänzt die bereits vorhandene Fördermöglichkeit Begabtenförderung berufliche Bildung durch die Stiftung Begabtenförderung. Das Förderprogramm beinhaltet speziell zusammengestellte Qualifizierungsmodule zur persönlichen und beruflichen Entwicklung ergänzt durch individuelle Transferförderelemente. Die vier Qualifizierungsmodule werden in einem Zeitraum von ca. 18 Monaten absolviert. Circa eineinhalb Jahre später findet ein Reflexionstreffen zum Erfahrungsaustausch statt. Die Module werden an der Führungsakademie der BA geplant und durchgeführt. Auch für Absolventinnen und Absolventen, die im Rechtskreis SGB II angesetzt sind, werden keine Kosten für Seminare und Unterkunft in Rechnung gestellt. Die jeweiligen Jobcenter tragen lediglich die anfallenden Reisekosten. Verlängerung der Erprobung der Videoberatung beim Kinderzuschlag Die Videoberatung wird in der Familienkasse Bayern Süd mit zwei Zugangskanälen erprobt, der Videoberatung von Zuhause und der Videoberatung vor Ort. Die Erprobung der Videoberatung erfolgt im Aufgabengebiet Kinderzuschlag. Hier besteht durch die komplexen rechtlichen Regelungen ein hoher Auskunfts- und Beratungsbedarf. Seit dem 2. Mai 2016 ist hier das Service Center Familienkasse bei der Videoberatung von Zuhause eingebunden, um einen kundenfreundlicheren Zugang zur Videoberatung zu ermöglichen und eine Terminvermittlung durchzuführen. Durch diese Einbindung entfällt die obligatorische Vorsprache in der Familienkasse vor Ort. Hinsichtlich der Videoberatung von Zuhause sind noch einige technische Hindernisse zu überwinden. Die Schaffung der Voraussetzungen für die Videoberatung von Zuhause erfolgt zukünftig über eine verbesserte Web-App, welche die technischen Voraussetzungen anwenderfreundlich am heimischen PC konfiguriert bzw. installiert. Diese Web-App steht voraussichtlich in der optimierten Version im September 2016 zur Verfügung. Für Kundinnen und Kunden, denen die technischen Voraussetzungen dafür fehlen, gibt es das Angebot der Videoberatung vor Ort. Dafür wurden an den Standorten Augsburg und Regensburg Videoberatungsräume ( Kiosksysteme ) mit moderner Technik ausgestattet. Kundinnen und Kunden nutzen diese Räume vor Ort, um Videoberatungsgespräche mit speziell geschulten Online-Beraterinnen und -Beratern aus dem gesamten Einzugsgebiet Bayern Süd durchzuführen. Der HPR hat eine Verlängerung der Erprobung bis 31. Dezember 2016 im bisherigen Umfang zugestimmt, um tatsächlich aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten. Nur so kann über eine eventuelle Ausweitung bzw. generell über die Notwendigkeit der Videoberatung in der FamKa entschieden werden. 3

4 Bereitstellung von Auswertungen für Schutzsuchende Stufe 3 und Ergänzungen Auch im Laufe des Jahres 2016 wird damit gerechnet, dass die Anzahl an Flüchtlingen in Deutschland massiv zu Zugängen in den Agenturen und Jobcentern führt. Es wird nun auch zunehmend wichtiger Datentransparenz über die Teilnahme an Maßnahmen und Sprachkursen sowie die Integrationserfolge von Flüchtlingen zu erlangen. Für die Zusammenstellung der Dateninhalte des excelbasierten Faktenchecks Asyl/Flucht ist beabsichtigt, den Datenraum Asyl # 5 Prozesse (Stufe 3) produktiv zu setzen und die beiden Datenräume zu Integrationskursen aus KURSNET und BAMF darin aufzunehmen. Der Datenraum Asyl # 5 Prozesse (Stufe 3) ergänzt die bislang über BISS zum Fluchtkontext bereitgestellten Daten und schafft Transparenz, wie gut es der Organisation gelingt, im Fluchtkontext zu agieren. Gemeinsam mit den beiden anderen Datenräumen kann so der Übergang für Kundinnen und Kunden mit Fluchthintergrund in qualifizierende Maßnahmen und Beschäftigung verbessert werden. Gleichzeitig erleichtert eine gesteigerte Transparenz die Arbeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BA. An den in Stufe 1 vergebenen Zugriffen sowie dem klar definierten Benutzerkreis von maximal 140 Anwendern/innen (100 in den Regionaldirektionen und 40 in der Zentrale bei CF und FU) ändert sich nichts. Einführung einer IT-Unterstützung für SAP ERP Auswertungen Tool Quasar Diese Weisung betrifft die Beauftragten für den Haushalt, Titelverwalter sowie die IS- Bereiche Controlling / Finanzen und Personal. Teilweise betroffen sind auch Bewirtschafterinnen und Bewirtschafter der anordnenden Dienststellen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zentraler Bereiche wie der Zentralkasse und der Bezügestelle. Zur Sicherstellung der korrekten Darstellung des Personalhaushaltes, der Personaladministration und der Personalabrechnung sind in den IS Personal umfassende Daten aus dem SAP ERP HR erforderlich. Die Ermittlung der benötigten Daten stellt auf Grund der Komplexität der verfügbaren Daten, und angesichts der Laufzeiten zu ihrer Ermittlung, ein großes Hemmnis für eine qualitativ hochwertige Sachbearbeitung dar. Weiterhin soll die Bearbeitung der in den Prüflisten ein-gestellten Datensätze komfortabler gestaltet und die Anzahl der mit hohem manuellen Aufwand zentral und dezentral zu erstellenden und zu pflegenden Excel-Listen minimiert werden. Die Zugriffe auf die Auswertungen werden entsprechend der datenschutzrechtlichen Erfordernisse über Berechtigungen gesteuert. Dabei richten sich die Zugriffsmöglichkeiten nach den bestehenden Berechtigungen im ERP. Die Einrichtung gesonderter Zugriffe ist damit regelmäßig entbehrlich. Die Datenschutzverantwortlichen vor Ort sollten bei der Einführung einbezogen werden. 4

5 Weiterentwicklung des Alarmrufs über EDV (ARE) Neukonzeption zum Einsatz auf MAPs und dynamische Rufkreiszuweisung Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die temporär mit einem MAP (mobiler Arbeitsplatz) in einer anderen als ihrer Heimatdienststelle arbeiten, erhalten an diesem vorübergehenden Arbeitsplatz in einer Fremdliegenschaft aufgrund der aktuellen technischen Umsetzung der AMOK-Alarmierung keinen AMOK-Alarm und ebenso ist es in diesen Fällen außerhalb der Heimat-dienststelle derzeit nicht möglich, einen ARE-Alarm zu senden. Dies wurde sowohl für ARE als auch ARE-AMOK wiederholt bemängelt! Daher soll nun eine Lösungsmöglichkeit für eine technische Umsetzung der Alarmierung, bei der immer aktuell im jeweiligen Hausnetz betriebenen PC/MAP den Alarm erhalten, umgesetzt werden. Eine anwendergestützte Lokalisierung des MAP soll die Alarmierung der Rechner im jeweiligen Hausnetz ermöglichen. Die Änderungen sollen zum nächstmöglichen Zeitpunkt bereitgestellt werden. Weiterentwicklung des Mitarbeiterportals (ESS/MSS) Es ist beabsichtigt, das Mitarbeiterportal in den Bereichen Personalentwicklung und Personalqualifizierung um folgende Funktionalitäten zu erweitern: Eingabe, Pflege und Einsicht in das Talentprofil, Einsicht und Selbst-Buchung von überregionalen Dienstbesprechungen, Workshops und Arbeitskreisen, Funktionale Unterstützung der Talenteinschätzung (Potenzialträger/innen). Speziell für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den IS-Personal wird über das Mitarbeiterportal ein neuer Service, der Personal-Management-Service (PMS), zur Verfügung gestellt. Damit können die derzeit bekannten Informationen im Bereich der Personalentwicklung zusätzlich über das Mitarbeiterportal aufgerufen und bearbeitet werden. Für Führungskräfte wird künftig neben der Bearbeitung von Mitarbeiterdokumenten (z.b. Beurteilungen) die Talenteinschätzung, die Initiierung von Personalentwicklungsmaßnahmen und die Einsicht in abgeschlossene Mitarbeiterdokumente ermöglicht. 5

6 Übersicht der in der HPR-Sitzung behandelten Tagesordnungspunkte (beteiligungspflichtige Maßnahmen) Fachkonzept Hochschule der Bundesagentur für Arbeit Änderungen der Regelungen im Handbuch Personalrecht/Gremien Abschnitt 1.3 Leistungs- und Entwicklungsdialog Erhöhung der zusätzlichen Einstellungsquote für die Ausbildung zum Fachangestellten für Arbeitsmarktdienstleistungen zum Einstellungstermin Absolventen-Förderprogramm für Auszubildende der BA Verlängerung der Erprobung der Videoberatung beim Kinderzuschlag Bereitstellung von Auswertungen für Schutzsuchende Stufe 3 und Ergänzungen Einführung einer IT-Unterstützung für SAP ERP Auswertungen Tool Quasar Parkplatzordnung für das Verwaltungszentrum Erprobung der Einrichtung von Familienparkplätzen Weiterentwicklung des Alarmrufs über EDV (ARE) Neukonzeption zum Einsatz auf MAPs und dynamische Rufkreiszuweisung Weiterentwicklung des Mitarbeiterportals (ESS/MSS) Information über Eingabe, Pflege und Einsicht in das Talentprofil / Selbst-Buchen von überregionalen Dienstbesprechungen, Workshops und Arbeitskreisen 6

7 Übersicht der in der HPR-Sitzung behandelten Kenntnisnahmen (Informationen der Zentrale zu nicht beteiligungspflichtigen Maßnahmen) Konzepttest zum Vorhaben Langzeitarbeitslosigkeit reduzieren in ausgewählten Jobcentern Wichtige Hinweise für die Familienkassen Juni 2016 Flächeneinführung Office 2013 in der BA Ergebnisse der Modellerprobung Handbuch Personalrecht/Gremien (HPG) 08. Ergänzung (Stand Juni 2016) Umsetzungskonzept zum FaKo Neuorganisation des Regionalen Infrastruktur-Service (RIS) vom Barrierefreiheit der SAP IT-Verfahren Weisung IT-Fachbetreuung für das IT-Verfahren KIWI Handbuch Personalrecht/Gremien (HPG) 07. Bundespersonalvertretungsrecht Grundqualifizierung für neu angesetzte MA im OS Aufgabengebiet Arbeitslosengeld- Plus (AlgPlus) neu entwickelte Qualifizierungsmodule Basis und Aufbau Handbuch Personalrecht/Gremien (HPG) Abschnitt 9.0 Bundesgleichstellungsrecht (BGleiG) Information zur Produktivsetzung des IT-Verfahrens TEBIT (Technisches Bestandsführungssystem der IT) zum Fachkonzept Zentrale (Version 2.0 vom ) Aktualisierung vom IT-Verfahren FALKE (Fachverfahren für Rechtsbehelfe, OWi, Strafverfahren und Regresse) in den OS, FamKa und ge Flächeneinsatz PRV zum Aktualisierung Handbuch Personalwirtschaft (HPW) Nachfolge BIZ-MOBIL Einführung von Tablets Weiterentwicklung ERP-Personal und ERP-Business-Warehouse (Personal) Versionsbeschreibung P 62 zum Wichtige Hinweise für die FamKa im Juli 2016 Beitrag Verfahren bei festgestellten Vermögensschäden (VfV) IT-Verfahren BISS Datenraumbeschreibung zur Anwenderunterstützung Datenraum 0729 Information über den Stand der Erprobung D Stufe II Weiterentwicklung der Prozesse im Kundenportal Erweiterung des Online-Angebotes für Leistungsangelegenheiten (Meine eservices nach Anmeldung) (APOLLO) Fachkonzept Jugendheimförderung Version 1.1 vom Rekrutierung Personal Befristungsanteile des BA-Personals in den ge Weisung Verfahren bei der Prüfung der Stellenangebote in der JOBBÖRSE Controlling Interner Service Zielsystem 2016 Stellenbesetzungsquote DV IKT Fortschreibung Anlage 1 Ergänzende Information zu Leistungsprämien für Beamtinnen und Beamte IT-Kleinlösung Netzwerk-Check für die ge Weisung und Information mit ergänzenden Hinweisen zur Flächeneinführung der eakte im RK SGB II Erhebung zur Bedienerfreundlichkeit im Rahmen des ROBASO Modellversuchs Pilotierung des neuen BA-Onlineauftrittes APOK im Rahmen einer neuen Open Innovation Kampagne HPG Abschnitt Leistungsprämien 7

8 Die Mitglieder der ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat Vorsitzender Vorstandsmitglied Vorstandsmitglied Vorstandsmitglied Vorstandsmitglied Eberhard Einsiedler Iris Hundertmark Michael Nitsch Gertrud Eckert Robert Buhse Sprecher/-innen der Ausschüsse: Ausschuss 1: Arbeitnehmer- und Beamtenangelegenheiten, Personalhaushalt, Personalwirtschaft, Koordination ERP-Personal Ausschuss 2: Personalentwicklung- und -qualifizierung (Aus- und Fortbildung) Ausschuss 3: Markt und Integration Ausschuss 4: Operativer Service und Kundenportal Ausschuss 5: Controlling und Steuerung, Koordination ERP-Finanzen Ausschuss 6: Allgemeine IT-Angelegenheiten und Infrastruktur Ausschuss 8: Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) Ausschuss 9: Vorstandsausschuss Anton Jopp Thomas Berle Rolf-Peter Bruch Henrik Möckel Gertrud Eckert Franz Mevenkamp Petra Jungton Gerd Wolf Lisette Hörig Griseldis Lamping Petra Wagner Uwe Spieckermann Brigitte Weyers Andreas Kiehl Herausgegeben von: ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der Bundesagentur für Arbeit (BA) Regensburger Str. 104, Nürnberg, Telefon (0911) , Fax (0911) Presserechtlich verantwortlich: Eberhard Einsiedler (Vorsitzender) Redaktion: Michael Nitsch s zu ver.di-hpr-aktuell bitte an: ver.di-gruppe im Hauptpersonalrat der BA im Internet erreichbar unter: 8