SchiedsamtsZeitung 48. Jahrgang 1977, Heft 03 Online-Archiv Seite 37a-42 -Organ des BDS

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1 Die amtlichen Bücher des Schiedsmannes und das Protokoll Von Schiedsmann Ludwig Schirling, Darmstadt Der Schm. hat drei Bücher zu führen ( 9 Hess.AusfVO)1 1. das Protokollbuch, 2. das Kassenbuch, 3. den Terminkalender. Das Protokollbuch In 28 ist dem Schm. vorgeschrieben, ein Protokollbuch zu führen. Dieses Protokollbuch soll gemäß 9 Abs. 1 Hess.AusfVO dauerhaft gebunden und aus haltbarem Papier bestehen. Die einzelnen Seiten sind fortlaufend mit Nummern zu versehen. Bevor der Schm. das Protokollbuch in Gebrauch nimmt, hat er darauf zu achten, dass der Gemeindevorsteher (OB oder Bgmstr. oder ein von diesen beauftragter Gemeinde-bediensteter) den dem Protokollbuch vorgehefteten Vermerk ausfüllt und unter Beidrückung des Dienstsiegels unterschreibt. Der Vermerk muss auch die Anzahl der Seiten enthalten. Sind diese Seitenzahlen nicht schon eingedruckt, so sind sie vor Aushändigung des Buches an den Schm. handschriftlich oder mit Stempel nachzutragen. Dem Protokollbuch ist ein Inhaltsverzeichnis vorzuheften, in welches alle Protokolle der Zeit- u. Nummernfolge nach einzutragen sind, mit Tag der Ausstellung, Bezeichnung der Parteien, Ergebnis und Seitenzahl des Protokollbuches. Das voll geschriebene Protokollbuch ist an das Amtsgericht, in dessen Bezirk der Schm. seinen Wohnsitz hat, abzuliefern, welches es nach einer Aufbewahrungszeit von 30 Jahren nach der letzten Eintragung vernichten kann. In dieses Protokollbuch sind alle Protokolle mit der Hand einzuschreiben. Man kann dazu den heute allerorts benutzten Kugelschreiber benutzen, während früher nur mit Tinte geschrieben werden durfte. Mit der Zeit hat es sich herausgestellt, dass sich infolge des technischen Fortschritts durch die mehr und mehr gebräuchliche Anschaffung von Büromaschinen (Schreibmaschinen) die Handschrift des einzelnen sehr verschlechtert hat. Der Verfasser, selbst früher ein flotter Stenograf, weiß aus eigener Erfahrung ein Liedchen davon zu singen. Als er vor nunmehr 57 Jahren als Lehrling in ein Anwaltsu. Notariatsbüro eintrat, schrieb der Herr Justizrat die Schriftsätze noch mit der Hand in die Akte. Der Bürovorsteher schrieb sie dann ebenfalls handschriftlich, und zwar mit gestochener Handschrift, ab, und dann ging dieser handschriftliche Schriftsatz in einem Exemplar an das Gericht. Einige Zeit später kam dann die erste Nachdruck und Vervielfältigung Seite 1/7

2 Schreibmaschine in das Büro und damit auch die Stenografie. Trotzdem wurden die notariellen Urkunden noch lange Zeit mit der Hand geschrieben. Das ist ja nun heute alles überholt. Sogar der diktierende Chef, soweit er seiner Stenotypistin ins Stenogramm diktiert, existiert nicht mehr. An die Stelle der Stenotypistin ist das Diktiergerät getreten. Sie sitzt nicht mehr dem Chef auf dem Schoß, sondern im Schreibzimmer und hört seine Stimme nur noch aus dem Abhörgerät. Da auch der Schm., meist Angehöriger eines schreibenden Berufes, mit der Zeit mehr und mehr zum Maschinen-, statt Hand-Schreiber geworden ist, hat der Gesetzgeber diesem Zustand insoweit Rechnung getragen und ihm gestattet, sich anstelle des dauerhaft gebundenen Protokollbuches ein solches zu halten, bei dem die einzelnen Blätter mittels eines technischen Vorganges herausgenommen werden können ( 9 Abs. 3 Hess.Ausf-VO). Diese Maßnahme bringt einen großen Vorteil gegenüber dem dauerhaft gebundenen Protokollbuch. Einmal kann der Schm. das Blatt herausnehmen und das Protokoll mit der Maschine schreiben. Zum andern kann er, falls Abschriften oder Ausfertigungen gewünscht werden, diese im selben Arbeitsgang durch Unterlegen von Papier und Kohlepapier anfertigen. Er spart also dadurch Arbeit und Zeit. Allerdings ist für die Anschaffung dieses sog. Lose-Blatt- Protokollbuches die vorherige Genehmigung des aufsf. Richters erforderlich ( 9 aao.) Erfahrungsgemäß erteilt ein Aufsichtsrichter ohne weiteres diese Erlaubnis. Unverständlich ist mir allerdings die Ansicht des Direktors eines Amtsgerichts in Hessen, der die Anträge von 2 oder 3 Schrn. auf Anschaffung von Lose-Blatt- Protokollbüchern mit der Begründung ablehnte, dass andere Schr. seines Bezirks diese Bücher nicht anschaffen wollten2 (so gehört anlässlich der LdsBeirat-Sitzung am in Ffm.). Im übrigen gelten für die Loseblatt-Protokollbuch-Führung die gleichen Bestimmungen wie bei den alten Büchern. Nur muss hier darauf geachtet werden, dass das herausgenommene Blatt auch wieder an seiner alten Stelle in das Buch eingeheftet wird. Geht ein Protokollbuch auf einen anderen Schm. über oder bei Beendigung der einen und dem Beginn der neuen Amtszeit desselben Schs., so hat der Bgmstr. dies hinter der letzten Eintragung des alten Schs. zu vermerken und mit Datum, Unterschrift und Dienstsiegel zu versehen ( 9 Abs. 4 aao.). Was gehört nun alles in das Protokollbuch hinein? Nun, zunächst alles, was in 28 HSchG aufgeführt ist (auf die Eintragungen im einzelnen wird später noch einzugehen sein). Bei Eintragungen in das Protokollbuch ist zu beachten, dass es sorgfältig geführt und sicher, d.h. unter Verschluss aufbewahrt wird. Übt der Schm. sein Amt in seiner Wohnung aus, so hat er dafür zu sorgen, dass seine Familienangehörigen oder etwaige Besucher seine Bücher, insbesondere das Protokollbuch, nicht als Nachdruck und Vervielfältigung Seite 2/7

3 interessante Lektüre benützen können. Beachtet er dies nicht, so bricht er die beschworene Schweigepflicht und macht sich somit strafbar. Einzelne Blätter darf er nicht aus diesem Buch entfernen. Ist ein Blatt verschrieben und dadurch ungültig geworden, so wird das Ungültige durchgestrichen, bleibt aber im Buche. Er muss dann eben ein neues Blatt benutzen. Schreibfehler oder ein Satz, der nachträglich von den Parteien nicht genehmigt wird, dürfen nicht ausradiert, sondern müssen so durchstrichen werden, dass das Durchstrichene noch lesbar ist ( 30 der VV zu 28 HSchG). Es darf auch etwas mit der Maschine falsch Geschriebenes nicht etwa ausge x"t werden. Das Kassenbuch Auch beim Kassenbuch ist vor Ingebrauchnahme dasselbe zu beachten wie beim Protokollbuch (Seitenzahlen, Vermerk vor Ingebrauchnahme). Allerdings gibt es hier kein Verzeichnis und auch keine Loseblattbuchführung. Auch die Bestimmungen über ein voll geschriebenes oder an einen anderen Schm. übergehendes Kassenbuch sind die gleichen wie beim Protokollbuch. Es kann 10 Jahre nach der letzten Eintragung, nachdem es an das Amtsgericht abgeliefert wurde, dort vernichtet werden. Zur Führung des Kassenbuches ist der Schm. gemäß 44 Wz. HSchG verpflichtet. Es dient dem Nachweis der Soll- und Ist-Einnahmen, der Vorschüsse, Gebühren, Ordnungsgelder und Auslagen für den Dolmetscher. Ober die Einrichtung gibt die in Schulte Textausgabe beigefügte Anlage 4 zur HVV Auskunft (S. 79 ff). Schreibgebühren und bare Auslagen gehören nicht mehr in das Kassenbuch. Hier muss sich der Schm. einen anderen Weg suchen, wo er diese notiert, damit er sie bei der späteren Abrechnung mit dem Kostenschuldner nicht übersieht. Man behält ja Durchschläge von dem Schriftverkehr mit den Parteien (Ladungen pp.) zurück, auf denen jeweils diese Kosten notiert werden können. Oder man macht es, wie ich dies tue: Ich benutze für jeden Fall einen besonderen Aktendeckel, auf dessen Innenseite ich jede Ausgabe mit Datum der Entstehung notiere. So habe ich diese bei der Abrechnung auf einen Blick. Auch bei der Führung des Kassenbuches ist größte Sorgfalt zu beachten. Es darf auch hier auf keinen Fall radiert werden, was ja jedem Buchhalter bekannt ist. Die Eintragungen sind durchlaufend zu numerieren, und zwar in jedem Jahr neu beginnend mit der Nr. 1. Zahlungen und Rückzahlungen bzw. Zahlungen an das Gericht (Dolmetschergebühren), Zahlungen an die Gemeindekasse (Abrechnungen) sind am Tage ihrer Entstehung einzutragen. Wenn man sich den oben angeführten Anhang 4 betrachtet, dann sieht man, dass bei der Führung des Kassenbuches vieles zu beachten ist. Es gehören fast schon buchhalterische Fähigkeiten und Kenntnisse dazu. Hinzufügen möchte ich noch, dass der Schm. das ihm von den Parteien in Form von Nachdruck und Vervielfältigung Seite 3/7

4 Vorschuss und Gebühren anvertraute Geld scharf getrennt von seinem persönlichen Geld aufzubewahren hat, bis er es mit den Parteien bzw. mit der Gemeinde abgerechnet hat. Er darf es also, streng genommen, nicht einmal auf sein persönliches Bankkonto einzahlen. Und speziell für das SchsAmt ein Bankkonto einzurichten, empfiehlt sich schon aus dem Grunde nicht, weil ihm hier Kontoführungsgebühren entstehen, die er den Parteien nicht berechnen kann, also aus seiner eigenen Tasche bezahlen muss; denn es steht in keiner Vorschrift, dass Kontogebühren zu den sächlichen Kosten gehören. Mit der Gemeinde hat der Schm. Abrechnungstermine zu vereinbaren. Die Abrechnung erfolgt normalerweise am Ende des Kalenderjahres. In größeren Bezirken, etwa in Großstädten mit größerem Anfall von Sachen, kann auch in kürzeren Abständen, z.b. vierteljährlich abgerechnet werden. Kassenbuch, Protokollbuch und Terminkalender hat der Schm. bei der Abrechnung der Gemeinde vorzulegen. Zieht die Gemeinde im Auftrage des Schs. die dem Schm. zustehenden Beträge ein, so kann sie die eingezogenen Beträge aufbewahren, bis der Schm. mit ihr abrechnet ( 12 HAusfVO zu 48). Die amtl. Bücher des Schs. und das Protokoll Der Terminkalender Neben den beiden vorgenannten Büchern hat der Schm. auch noch einen Terminkalender zu benutzen. Auch für diesen gelten vor Ingebrauchnahme dieselben Voraussetzungen wie bei den anderen Büchern hinsichtlich der Seitenzahlen und des Vermerkes. Ein Inhaltsverzeichnis ist nicht vorgeschrieben und auch nicht vorgesehen. über die Einrichtung des Terminkalenders gibt die Anlage 3 zur HVV Auskunft (S. 78 der genannten Textausgabe von Schulte). Der Terminkalender dient zur Aufnahme der festgesetzten Sühnetermine. In ihm sind aufzuführen: Tag und Stunde des Termins, Name und Wohnort der Parteien, das Ergebnis des Termins, die Angabe, ob beide Parteien erschienen sind oder wer, und Vermerke. Vermerke können sein die Angabe, dass eine der Parteien entschuldigt oder unentschuldigt fehlt, auf wann in Strafsachen neuer Termin bestimmt ist, ob Ordnungsgelder festgesetzt wurden pp. Ferner gehört in diese Spalte die Aufstellung der Gebühren und Kosten aus bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten, sofern hier der Sühneversuch erfolglos war. Eine sorgfältige Buchführung ist hier ebenfalls erforderlich. Der voll geschriebene Terminkalender ist dem zuständigen Amtsgericht zu übergeben, welches ihn 5 Jahre nach der letzten Eintragung vernichten kann. Dem Schm. ist zu empfehlen, sich neben dem amtlichen Terminkalender noch eines besonderen Tischtageskalenders zu bedienen, da aus dem Terminkalender nicht der Wochentag ersichtlich ist, und damit der Schm. schließlich nicht einen Termin etwa auf einen Sonnabend oder Sonntag bestimmt. Dies ist insbesondere für den Schm. wichtig, der sein Amt nicht in seiner Wohnung, sondern in einem ihm von der Gemeinde zur Verfügung gestellten Amtsraum ausübt. Dieser Amtsraum liegt Nachdruck und Vervielfältigung Seite 4/7

5 normalerweise in einem Behördenhaus, welches überdies an solchen Tagen geschlossen ist. Auch wenn der Schm. sein Amt in seiner Wohnung ausübt, sollte man davon absehen, als Terminstag einen Sonnabend, Sonntag oder anderen gesetzlichen Feiertag zu bestimmen. Wer folgt an einem solchen Tage schon gerne der Ladung zu einem solchen Termin? Außerdem sind Sonn- und Feiertage gesetzlich geschützt. Die verschiedenen Eintragungen in das Protokollbuch Wenn wir bisher nun einiges, wenn vielleicht auch nicht alles über die amtlichen Bücher des Schs. erfahren haben, so wollen wir uns nun dem Thema zuwenden, welches m.e. mit zu den wichtigsten Aufgaben des Schs. überhaupt gehört, nämlich der Abfassung des Protokolls. dass die Verhandlungsniederschrift in das Protokollbuch gehört, ist vorstehend bereits gesagt. Es muss aber schon hier eine Einschränkung gemacht werden: Nicht über jede Verhandlung wird ein Protokoll niedergeschrieben. So wird über Verhandlungen in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten nur dann eine Niederschrift in das Protokollbuch eingetragen, wenn ein Vergleich abgeschlossen wird ( 28 Abs. 2 S. 1); über erfolglose Verhandlungen wird kein Protokoll aufgenommen ( 28 Abs, 2 Ziff. 6). Auch gibt es hier keine Sühnebescheinigung, weil sie für den Antragsteller absolut keinen Wert hätte. Das könnte erst anders sein, wenn einmal, eines fernen Tages, auch für die bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten das obligatorische Sühneverfahren eingerichtet wird. Nach einer erfolglosen Sühneverhandlung in einer bürgerlichen Rechtsstreitigkeit erfolgt also lediglich der entsprechende Vermerk im Terminkalender und dazu die Aufstellung der Gebühren und Kosten. Anders ist es dagegen in Strafsachen. Hier gehören alle drei Arten des Ausganges einer Sühneverhandlung in das Protokollbuch: Entweder der Vergleich oder der Vermerk über den erfolglosen Verlauf der Sühneverhandlung (bei Erscheinen beider Parteien und für den Fall, dass die Sühneverhandlung wegen des Nichterscheinens des Beschuldigten erfolglos war). Was alles gehört nun in das Protokollbuch? Alle drei vorgenannten Eintragungen (auch das Vergleichsprotokoll in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten) sind zunächst gleich, bis auf die Ausnahmen, die später noch zu beschreiben sind. Zunächst also ist ein Vermerk anzubringen, der das Amt des Schs. näher bezeichnet. Es folgen Ort und Datum der Sühneverhandlung. Bestehen in dem Orte mehrere Schiedsmannsämter, so ist auch noch zu dem Ort die Straße hinzuzusetzen. Es folgt die Seiten- u. Protokollbuch-Nr. Meist sind diese identisch. Sind für ein Protokoll mehrere Seiten benutzt worden, so müssen alle Nrn. angegeben werden. Es werden die Parteien namentlich genannt, mit Geburtsdatum (insbesondere bei mehreren Parteien mit gleichem Namen), bei Frauen der Geburtsname, die Anschriften, bei dem Beschuldigten möglichst auch der Geburtsort und die Angabe, Nachdruck und Vervielfältigung Seite 5/7

6 wie sich der Schm. Gewissheit über die Person der Erschienenen verschafft hat. Ist dies geschehen, so folgt jetzt die wortgetreue Wiedergabe des Antrages und die Angabe, wann dieser gestellt wurde. Endet die Verhandlung mit einem Vergleich, schreibt der Schm. jetzt in das Protokoll die Einlassung des Beschuldigten nieder, und dann folgt die Vergleichsniederschrift. Der Vergleich ist bekanntlich ein Vertrag, in welchem beide Parteien nachgeben. In bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten genügt das einfache Anerkenntnis des Antragsgegners nicht für einen Vergleich, es fehlt hier das Nachgeben des Antragstellers. Dieses kann schon im Verzicht auf den Zinsanspruch oder im Verzicht auf einen Teil der Forderung liegen. In Strafsachen liegt in dem Verzicht auf weitere gerichtliche Verfolgung, auf die Privatklage, das Nachgeben des Antragsstellers. Bei den beiden Sühnebescheinigungen (erfolglose Verhandlung und Erfolgloskeit wegen Nichterscheinens des Beschuldigten) hört die Eintragung im Protokollbuch mit dem Tatbestand auf. Es folgt dann nur noch der Vermerk, dass die Sühneverhandlung erfolglos war, bzw. dass der Beschuldigte nicht erschienen ist. Während der Vergleich in allen Fällen von den Parteien und dem Schm. unterschrieben wird, werden die beiden letztgenannten Protokolle vom Schm. allein unterschrieben. In allen Fällen folgt zum Schluss die Niederschrift der Kostenrechnung unter Anführung der entsprechenden mit Unterschrift des Schs. und dem Datum. Ggf. kommen in das Protokoll auch (hinter die Niederschrift) noch die Vermerke über die Erteilung von Sühnebescheinigungen, Ausfertigungen und vollstreckbaren Ausfertigungen ( 25, 27, 40 HSchG). Das Protokoll ist in deutscher Sprache abzufassen. In der alten Fassung des Hess.SchG hieß es noch, dass das Protokoll in der Sprache der Parteien abzufassen ist. Bis dahin war es unmöglich, Sühneverhandlungen mit nicht deutsch sprechenden Parteien durchzuführen, es sei denn, auch der Schm. beherrschte deren Sprache. Durch den Zuzug der nach Millionen zählenden Gastarbeiter sah sich der Gesetzgeber dann gezwungen, das Gesetz so zu ändern, dass zwar das Protokoll in deutscher Sprache abzufassen ist, dem Schm. aber doch Gelegenheit gegeben werden sollte, auch Sühneverhandlungen mit Ausländern durchzuführen, indem er gestattete, einen gerichtlich vereidigten Dolmetscher hinzuzuziehen. Später wurde dieses Gesetz dann erweitert dadurch, dass auch nicht vereidigte SchsWesen und Betriebsjustiz Dolmetscher im Einverständnis mit den Parteien übersetzen dürfen, was wesentlich zur Kostenverringerung beigetragen hat. Dies alles ist dann in der bereits erwähnten Neufassung des Hess.SchG. verankert ( 23 und 25 HVV). Wie schon gesagt, ist beim Ausbleiben des Antragsgegners (also in bürgerlichen Rechtsstreitigkeiten) im Sühnetermin die Anberaumung eines weiteren Termins nie Nachdruck und Vervielfältigung Seite 6/7

7 erforderlich, anders dagegen in Strafsachen. Hier ist die Anberaumung eines zweiten Termins zur Sühneverhandlung zwingend vorgeschrieben, wenn der Beschuldigte im ersten Termine ausgeblieben ist und beide Parteien im selben Ort wohnen ( 39). Bleibt der Beschuldigte auch in diesem zweiten Termin unentschuldigt aus, so kann der Antragsteller auf seinen besonderen Antrag hin eine Sühnebescheinigung erhalten. Hervorzuheben ist noch, dass in den Vordrucken für die Kostenrechnung sei es die Kostenrechnung, die der Kostenschuldner erhält, sei es auf dem Formular im Protokollbuch der Schm. in Hessen darauf achten muss, dass hier ein Unterschied zwischen den SchOen. und dem HSchG besteht in der Bezeichnung der die Gebühren betreffenden. Während die SchOn noch den 43 angeben, erfolgt die Berechnung der Gebühren im HSchG nach 41. Hier muss also der Schm. bei der Kostenberechnung den 43 in 41 umändern. Im HSchG behandelt der 43 die Entschädigung des Dolmetschers. Es ist zwar kein Verbrechen, wenn der Schm. die -Bezeichnung nicht ändert, er läuft aber Gefahr, dass dies dann durch einen genau kontrollierenden Prüfer beanstandet wird. Im übrigen hat der Schm., will er sich von Fehlern freihalten, Gelegenheit, die Protokolle an Hand der ihm vom BDS bzw. dem Carl Heymanns Verlag (5000 Köln 1) zu beziehenden Vordrucke S 14 S 17 zu erstellen. Besonders praktisch hat sich die vom BDS herausgegebene Vordruckmappe erwiesen. Sie enthält eine Registereinteilung, nach welcher die erforderlichen Formulare schnell gefunden werden können, wobei ausgegangene Vordrucke stets nachbestellt werden können. Die Anschaffung dieser Kassette mit Formularmaterial für etwa 30 Termine erfordert eine einmalige finanzielle Ausgabe von z.z. DM 90,. Diese Anschaffung ist nicht nur für bereits länger im Amt tätige Kollegen, sondern insbesondere auch für neu in dieses Amt eintretende sehr zu empfehlen. Diese Formulare beantworten manche unbewältigte Frage. 1 Wenn hier auf Bezug genommen wird, so sind sie dem Hessischen Schiedsmannsgesetz (HSchG) entnommen, welches am verkündet und ab gültig ist, da der Verfasser als Schm. in diesem Lande tätig ist. Diese sind mit den SchOen der anderen Bundesländer, in denen der Schm. ehrenamtlich tätig ist, wortgleich, von wenigen Ausnahmen abgesehen. 2 Zumal ja sogar die Grundbuchämter jetzt die Losenblatt-Grundbücher eingeführt haben. Nachdruck und Vervielfältigung Seite 7/7