UMWELTMANAGEMENT-HANDBUCH (UMH) DER UNIVERSITÄT HOHENHEIM

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1 UMWELTMANAGEMENT-HANDBUCH (UMH) DER UNIVERSITÄT HOHENHEIM FÜR DIE STANDORTE: STUDIENINFORMATIONSZENTRUM, VERSUCHSANSTALT FÜR NUTZTIERBIOLOGIE UND ÖKOLOGISCHEN LANDBAU, VERWALTUNG DES MEIEREIHOFES, TIERKLINIK, TROPENZENTRUM, KLEINHOHENHEIM Erstellt am 9. April 2013 von Alexis Hanke, Mitarbeiter der Universität Hohenheim Freigegeben im September 2013 von der Kanzlerin, Julia Henke, der Universität Hohenheim II

2 Verteiler Umweltmanagement-Handbuch Auslieferung Standort 01 Rektor 02 Prorektoren 03 Kanzlerin 04 Mitglieder des Universitätsrates 05 Mitglieder des Senats 06 Umweltteam 07 Umweltmanagementbeauftragter 08 Umweltbeauftragter 09 Abfallbeauftragter 10 Sicherheitsbeauftragte 11 Gefahrgutbeauftragte 12 III

3 Inhaltsverzeichnis Verteiler Umweltmanagement-Handbuch... III Abbildungsverzeichnis... VI Tabellenverzeichnis... VII 1 Einführung Ziel und Zweck des Umweltmanagement-Handbuches Geltungsbereich Umgang mit dem UMH Formen des UMH Aktualisierung des UMH Pflichten Öffentlichkeitsarbeit Umweltpolitik, Umweltziele und Umweltprogramm Ziel und Zweck Umweltpolitik der Universität Hohenheim Umweltziele Umweltprogramm Aktualisierung und Bekanntmachung Dokumentation und Bewertung Ziel und Zweck Umweltdokumentationssysteme Formen der Dokumentationen Allgemeine Grundsätze Umweltkennzahlen Datenquellen Bewertung der Umweltaspekte Anforderungen an ökologische Bewertungen Eingesetzte Bewertungsmethoden Das Umweltmanagementsystem Ziel des Umweltmanagementsystems Organisation und Zuständigkeiten Umweltzirkel Der Umweltmanagementbeauftragte IV

4 4.2.3 Der Umweltbeauftragte Die Fachkraft für Arbeitssicherheit Die Sicherheitsbeauftragten Der Gefahrgutbeauftragte Rektorat Information und Kommunikation Qualifizierung Umweltaspekte Ziel und Zweck Ökologisch relevante Bereiche Grund und Boden Gebäude und Anlagen Beschaffung, Lieferanten und Auftragnehmer Umgang mit Fremdfirmen Arbeits- und Gesundheitsschutz Rechtliche Anforderungen Rechtliche Rahmenbedingungen Rechtssicherheit Umwelterklärung Ziel und Zweck Anforderungen Veröffentlichung Audits Formen des Audits Interne Audits Überwachungsaudit Umweltbetriebsprüfung Auditteam Umweltmanagement-Review Ziel und Zweck Vorgehen Glossar V

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Organisationsstruktur VI

6 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Verantwortliche Datenquellen... 8 Tabelle 2: Bewertung der Umweltaspekte... 9 VII

7 1 Einführung Ziel und Zweck des Umweltmanagement-Handbuches Das Umweltmanagement-Handbuch (UMH) beschreibt das Umweltmanagement und das Umweltmanagementsystem (s. Kapitel 4) der Universität Hohenheim in seiner Gesamtheit. Es stellt eine fortlaufende, ständig zu aktualisierende Anleitung für die innerbetrieblichen Arbeitsabläufe dar. Darüber hinaus dokumentiert es die Umweltleitlinien der Universität Hohenheim. 1.2 Geltungsbereich Das UMH gilt für die Universität Hohenheim. 1.3 Umgang mit dem UMH Formen des UMH Das UMH der Universität Hohenheim wird als elektronische Version im Intranet so-wie als Loseblattsammlung beim Umweltbeauftragten (s. Kapitel 4.2.3) und in der Bibliothek geführt Aktualisierung des UMH Das UMH wird jeweils zum 1. November sowie zum 1. Mai vom Umweltbeauftragten aktualisiert. Veränderungen in der Umweltgesetzgebung sowie Neuregelungen betrieblicher Prozesse, Verfahren und Gegebenheiten mit Umweltrelevanz werden in den regelmäßigen Sitzungen des Umweltteams (s. Kapitel 4.2.1) erörtert und in der verabschiedeten Form in das UMH übernommen Pflichten Wesentliche Änderungen des UMH werden den Betroffenen mitgeteilt. Die jeweils aktuelle Fassung wird ins Intranet eingestellt. Die im UMH getroffenen Festlegungen sind von allen wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den Studierenden zu beachten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben in Ihrem Verantwortungsbereich über die Einhaltung zu wachen. 1

8 1.4 Öffentlichkeitsarbeit Folgende Dokumente werden veröffentlicht: Alle vier Jahre eine validierte Umwelterklärung der Universität Hohenheim (s. Kapitel 7) in elektronischer oder in gedruckter Form, Alle zwei Jahre eine validierte aktualisierte Fassung der Umwelterklärung der Universität Hohenheim in elektronischer oder in gedruckter Form, In den Jahren, in denen der zuständigen Stelle keine validierte Umwelterklärung vorgelegt werden muss, hat die Universität Hohenheim der zuständigen Stelle eine nicht validierte aktualisierte Umwelterklärung vorzulegen. Voraussetzung für diese Regelung ist, dass der Umweltgutachter folgende Bedingungen bestätigt: Es liegen keine wesentlichen Umweltrisiken vor. Die Universität Hohenheim plant keine wesentlichen Änderungen. Es liegen keine wesentlichen lokalen Umweltprobleme vor, für die die Universität Hohenheim eventuell verantwortlich sein könnte. 2 Umweltpolitik, Umweltziele und Umweltprogramm 2.1 Ziel und Zweck Durch die Umweltpolitik setzt sich die Universität Hohenheim einen umweltpolitischen Rahmen, der für alle Entscheidungen verbindlich ist. Die Umweltziele dienen dazu, die Umweltpolitik der Universität Hohenheim zu konkretisieren und sie damit umsetzbar zu machen. Im Umweltprogramm werden die zu verfolgenden Ziele konkret aufgeführt, Maßnahmen sowie Fristen und die Verantwortlichen für die Umsetzung benannt. Das Rektorat beschließt über Umweltpolitik, -ziele und -programm; gegebenenfalls müssen andere Gremien der Universität Hohenheim beteiligt werden. 2

9 2.2 Umweltpolitik der Universität Hohenheim Präambel Die Universität Hohenheim bekennt sich in ihrem Handeln zu einer nachhaltigen Entwicklung. Der Schutz der Natur und der Umwelt wird als eine wichtige Aufgabe betrachtet und ist bei allen Entscheidungen und Aktivitäten zu berücksichtigen. Im Rahmen ihrer Arbeit verpflichtet sich die Universität Hohenheim, auf eine stetige Verbesserung des Umweltschutzes hinzuwirken. Das Ziel ist ein effizienter Ressourceneinsatz sowie ein schonender Umgang aller natürlichen Lebensgrundlagen. Um das Umweltprogramm zu verwirklichen, die Grundsätze der Umweltpolitik einzuhalten, die Umweltsituation kontinuierlich zu verbessern und die Umweltbelastungen zu minimieren, wird ein Umweltmanagementsystem dauerhaft eingerichtet, mit dem eine nachhaltige Verbesserung der Umwelt erreicht werden soll. Leitlinien 1. Integration von Nachhaltigkeit in Forschung und Lehre Als Lehr- und Forschungsinstitution ist es ein wichtiges Ziel der Universität Hohenheim, das Leitbild der Nachhaltigkeit in Forschung und Lehre aller Fakultäten und Einrichtungen zu etablieren sowie einen kontinuierlichen Austausch zwischen den verschiedenen Fachdisziplinen auszubauen. Besonders begrüßt werden Projekte, Lehrveranstaltungen und Studiengänge, die sich mit dem Thema der Nachhaltigkeit auseinandersetzen. 2. Einhaltung der Rechtsvorschriften Die Universität Hohenheim verpflichtet sich, die für sie geltenden Umweltgesetze und sonstigen einschlägigen Rechtsvorschriften einzuhalten. Die Mitglieder der Universität kontrollieren in wiederkehrender Folge die Umsetzung der Umweltpolitik und des Umweltprogramms der Universität Hohenheim und leiten Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung ein. 3. Umweltbelastungen erkennen 3

10 Im Rahmen des Umweltmanagements ermittelt, analysiert und bewertet die Universität Hohenheim in allen Tätigkeitsbereichen die direkten und indirekten Umweltauswirkungen ihres Handelns. Der Ressourcenverbrauch und die daraus resultierenden Umweltbelastungen sollen dauerhaft gesenkt werden. 4. Reduzierung des Ressourcenverbrauchs Die Universität Hohenheim bemüht sich, Abfälle zu vermeiden und nicht vermeidbare Abfälle umweltgerecht zu entsorgen, Ressourcen wie Strom, Heizenergie und Wasser einzusparen, in der Verwaltung möglichst umweltverträgliche Materialien einzusetzen und alle Materialien sparsam zu verwenden, beim Bezug von Lebensmitteln umweltund sozialverträgliche Produkte aus der Region oder aus fairem Handel zu bevorzugen und auf eine umweltschonende Mobilität bei Dienstreisen und Exkursionen zu achten. In Kooperation mit den öffentlichen Verkehrsverbünden wird eine bessere Anbindung der Universität an den ÖPNV angestrebt. Des Weiteren sind Pflanzen und Tiere sowie deren Lebensräume auf dem Gelände der Universität Hohenheim zu schützen. 5. Aktive Gestaltung und Weiterbildung Die Studentinnen und Studenten sowie Mitarbeiter/innen der Universität beteiligen sich an der Umsetzung des Umweltmanagementsystems und an den Entscheidungen zum Umweltschutz, indem sie hierzu Ideen, Vorschläge und Überlegungen entwickeln. Außerdem sind sie durch ihre Teilnahme am Umweltmanagement aktiv in die Umsetzung der Umweltpolitik mit einbezogen. Durch regelmäßig durchgeführte Informationsveranstaltungen und Weiterbildungsmaßnahmen soll umweltgerechtes Handeln gefördert werden. In allen Fragen des Umweltschutzes wird zudem der Dialog mit den Mitgliedern der Universität und der Öffentlichkeit gesucht. 2.3 Umweltziele Auf der Grundlage der Umweltpolitik verfolgt die Universität Hohenheim die folgen-den Umweltziele: Verbesserung der Aufbereitung der Informationen über die Umweltleistungen, Reduzierung des Energieverbrauchs, Verringerung des Wasserverbrauchs, 4

11 Umweltverträglichere Materialwirtschaft, Verringerung des Abfallaufkommens, Verbesserung der Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei umweltrelevanten Fragen. 2.4 Umweltprogramm Unter Heranziehung der zur Verfügung stehenden Daten (s. Kapitel 3) und der Umweltaspekte trägt der Umweltbeauftragte (s. Kapitel 4.2.3) ein Umweltprogramm zusammen. In diesem werden den mittel- und langfristigen Umweltzielen entsprechende Maßnahmen zugeordnet sowie Fristen und Verantwortliche für die Umsetzung festgelegt. Das Umweltprogramm wird vom Umweltteam als dem Gremium, das Entscheidungen für das Rektorat der Universität Hohenheim vorbereitet, beraten; dazu wird das Umweltprogramm vom Umweltbeauftragten rechtzeitig vorgelegt. Der Umweltbeauftragte steuert und koordiniert die Umsetzung des Umweltprogramms. Verantwortlich für die Umsetzung der Maßnahmen und Erreichung der Einzelziele sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Studierenden der Universität Hohenheim. 2.5 Aktualisierung und Bekanntmachung Die Erforderlichkeit einer Aktualisierung der Umweltpolitik wird mindestens alle vier Jahre im Rahmen der Erstellung der Umwelterklärung überprüft, bei Bedarf vorgenommen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie auf der Internetseite der Universität Hohenheim bekannt gemacht. 3 Dokumentation und Bewertung 3.1 Ziel und Zweck Für ein erfolgreiches Umweltmanagement ist die Erfassung sowie die zeitpunkt- und anlagenbezogene Dokumentation aller umweltrelevanten Vorgänge in der Universität Hohenheim erforderlich. Die Analyse der jeweiligen Ist-Situationen ermöglicht eine 5

12 vorsorgliche umweltorientierte Führung der Universität Hohenheim zur Vermeidung möglicher Risiken. Im Rahmen der Validierung nach EMAS dient die Erstellung von Aufzeichnungen dazu, die Einhaltung der Anforderungen des Umweltmanagementsystems zu belegen und zu erfassen, ob und inwieweit die Umweltziele erreicht wurden. 3.2 Umweltdokumentationssysteme Formen der Dokumentationen Das wichtigste umweltrelevante Dokument ist das UMH. Weitere für das Umweltmanagement bedeutende Dokumente sind Arbeits- und Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter und Notfallpläne. Dokumente sind vor dem In-Kraft-Setzen vom Rektorat der Universität Hohenheim freizugeben. Neben den Dokumenten dienen Aufzeichnungen über Vorgänge in umweltrelevanten Bereichen (Protokolle von den Sitzungen des Umweltteams, Erhebungen von Kennzahlen, Energieverbrauchsabrechnungen etc.) der Nachweisführung Allgemeine Grundsätze Die Dokumentationen sollen enthalten: Eine konkrete Bezeichnung, Das Ausgabedatum, Den Verfasser / die Verfasserin und Gegebenenfalls das Datum der In-Kraft-Setzung. Insgesamt sollen sie leicht identifizierbar sein und sorgfältig geführt werden. Bei der Erfassung von Daten (Verbrauche, Beschaffungen etc.) ist der Erfassungszeitraum grundsätzlich das jeweilige Kalenderjahr. Die Datenerfassung soll nach folgenden Regeln erfolgen: Sie soll nur so genau sein, wie vom Aufwand vertretbar. Schätzungen sind besser als gar keine Daten. Ohne Dokumentation über das Vorgehen sind die Daten wertlos. 6

13 Die dokumentierten Grundlagen bei den geschätzten und berechneten Mengen-flüssen dürfen nicht unbegründet abgewandelt werden, da sich sonst bereits aus der Formelvariation im Jahresvergleich Mengenveränderungen ergeben. Die Struktur des Kontenrahmens ist nach Möglichkeit beizubehalten, es sei denn, Veränderungen im Arbeitsablauf erfordern Anpassungen. Bei neuen Stoffen oder Materialien würde z.b. eine Erweiterung des Kontenrahmens notwendig werden Umweltkennzahlen Die folgenden Kennzahlen werden geführt und fortlaufend den Gegebenheiten angepasst und konkretisiert: a Bereich Energieeffizienz Gesamter direkter Energieverbrauch mit Angaben des jährlichen Gesamtenergieverbrauchs, ausgedrückt in kwh Gesamtverbrauch an erneuerbaren Energien Stromverbrauch pro Person oder je m2 Heizenergieverbrauch je m2 b Bereich Wasser Gesamter jährlicher Wasserverbrauch, ausgedrückt in m3 Jährlicher Wasserverbrauch pro Person c Bereich Abfall Gesamtes jährliches Abfallaufkommen, aufgeschlüsselt nach Abfallart und ausgedrückt in Tonnen Gesamtes jährliches Aufkommen an gefährlichen Abfällen, ausgedrückt in Kilogramm oder Tonnen d Bereich Biologische Vielfalt Flächenverbrauch, ausgedrückt in m2 bebauter Fläche e Bereich Emissionen 7

14 Jährliche Gesamtemissionen von Treibhausgasen, die mindestens die Emissionen von CO2, CH4 und N2O enthalten, ausgedrückt in CO2-Äquivalenten Jährliche CO2-Emissionen pro Person Für die Pflege der Umweltkennzahlen ist der Umweltbeauftragte verantwortlich Datenquellen Die jeweils Verantwortlichen teilen dem Umweltbeauftragten die erforderlichen Daten auf Basis der nachfolgend genannten Datenquellen mit: Tabelle 1: Verantwortliche Datenquellen Erfassungstatbestand Datenquelle Verantwortlich Grundstück Bauantragsunterlagen UBA Gebäude Technische Anlagen Ausstattung (beweglich) Gebäudepläne (soweit vorhanden) Bauantragsunterlagen: Korrespondenz zwischen UBA und der Universität Hohenheim Erfassung von Anschaffungen und Abgängen Erfassung von Anschaffungen und Abgängen Abteilung Fläche und Bau". Leitung Elke Strub. Geisler,Ulrich / Holzinger,Werner Cercaci, Michael-Thomas / Willbrandt Stefan Wasser Jahresabrechnungen Riehle, Bernd Strom Jahresabrechnungen Holzinger, Werner Gas Jahresabrechnungen Riehle, Bernd Sonderabfälle und Wertstoffe, Abfälle (Korrespondenz zwischen Vermögen und Bau für allgemeine Abfälle) Abrechnungen der Entsorger Dr. Amann Robert 8

15 3.3 Bewertung der Umweltaspekte Anforderungen an ökologische Bewertungen Nach Anhang VI zu EMAS müssen alle Umweltaspekte der Universität Hohenheim nicht nur bestimmt (Umweltbestandsaufnahme), sondern auch bewertet werden. Die Umweltaspekte mit wesentlichen Auswirkungen müssen die Grundlage für die Festlegung der Umweltzielsetzungen und -einzelziele bilden Eingesetzte Bewertungsmethoden Zur ökologischen Bewertung der direkten und indirekten Umweltaspekte wird die ABC- Methode in Verbindung mit der I-II-III-Methode eingesetzt. Auf der Basis insbesondere der entsprechend Kapitel gesammelten Daten wird die Wesentlichkeit der Umweltaspekte anhand der folgenden Kriterien bewertet: Ausmaß und/oder Häufigkeit des Umweltaspekts, Bedeutung für interessierte Kreise und Mitarbeiter/innen, Einhaltung von rechtlichen Vorschriften, Prognostizierte zukünftige Entwicklung des Umweltaspekts und Relatives Umweltschädigung- und Gefährdungspotenzial des Umweltaspekts Anschließend werden die Umweltaspekte in zwei Dimensionen einer der Gruppen zugeordnet: Tabelle 2: Bewertung der Umweltaspekte Mit der ABC-Methode wird auf die ökologische Bedeutung und somit auf die Dringlichkeit des Handlungsbedarfs hingewiesen: Mit der zweiten Dimension wird eine Aussage über die Möglichkeiten der Universität Hohenheim, auf Umweltaspekte 9

16 Einfluss zu nehmen, getroffen: A = Besonders bedeutender Umweltaspekt mit dringendem Handlungsbedarf B = Durchschnittlich bedeutender Umweltaspekt mit mittelfristigem Handlungsbedarf C = Nach vorliegendem Kenntnisstand gering bedeutender Umweltaspekt ohne Handlungsbedarf I = Hohes Steuerungs- und Handlungspotenzial II = Mittleres Steuerungs- und Handlungspotenzial III = Geringes Steuerungs- und Handlungspotenzial 4 Das Umweltmanagementsystem 4.1 Ziel des Umweltmanagementsystems EMAS fordert die Einführung, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Verbesserung eines Umweltmanagementsystems. Ziel des Umweltmanagementsystems ist, Arbeitsabläufe so zu organisieren, dass nicht nur der gesetzlich geforderte Umweltschutz eingehalten wird, sondern eine kontinuierliche Verbesserung der betrieblichen Umweltauswirkungen erreicht wird. Diese beständige Optimierung des Umweltschutzes wird durch Zu- und Neuordnung von Verantwortlichkeiten und durch an bestehende Arbeitsabläufe bestmöglich angepasste Arbeits- und Verfahrensanweisungen erreicht. 4.2 Organisation und Zuständigkeiten Das Umweltmanagementsystem hat folgende Organisationsstruktur: Abbildung 1: Organisationsstruktur 10

17 Rektorat der Uni Hohenheim Umweltzir kel Umweltmanagementbeauftragte/r Umweltbeauftragter Mitarbeite r/innen Fachkraft für Arbeitssicherheit Sicherheitsbeauftragte Quelle: Eigene Darstellung Umweltzirkel Der Umweltzirkel ist das zentrale Beratungsgremium für alle Umweltfragen und - aktivitäten. Er soll mindestens einmal pro Semester tagen, in außerordentlichen Fällen können auch weitere Sitzungen einberufen werden. Das Umweltzirkel berät das Rektorat der Universität Hohenheim. Er nimmt somit aktiv am Prozess der Entscheidungsfindung teil. Er begleitet interne und externe Audits (s. Kapitel 8), Umweltmanagement-Reviews (s. Kapitel 9), die regelmäßige Kontrolle der Zielerreichung und der beschlossenen Korrekturmaßnahmen. Dem Umweltzirkel gehören an: Ein/e Vertreter/in des Personalrats, ein/e Mitarbeiter/in des Nichtwissenschaftlichen Personals, 11

18 der Umweltmanagementbeauftragte, der Umweltbeauftragte, ein/e Vertreter/in der Studierendenschaft, die Fachkraft für Arbeitssicherheit, Darüber hinaus werden alle Mitgliedsgruppen der Universität Hohenheim zu den Treffen eingeladen Die Umweltmanagementbeauftragte Vom Rektorat der Universität Hohenheim wurde Frau Julia Henke zur Umweltmanagementbeauftragten ernannt. Ihre wesentlichen Aufgaben sind die Öffentlichkeitsarbeit, die Förderung des Umweltgedankens in der Universität Hohenheim, die Einhaltung und Weiterentwicklung des Umweltmanagementsystems sowie die Durchführung von internen Audits und Umweltmanagement-Reviews Der Umweltbeauftragte Zum Umweltbeauftragten der Universität Hohenheim wurde Prof. Dr. Martin Kreeb berufen. Der Umweltbeauftragte ist Ansprechpartner für alle Fragen des Umweltschutzes. Gegenüber dem Rektorat der Universität Hohenheim hat er beratende Funktion. Weitere Aufgaben sind: Versorgung des Umweltteams mit internen und externen Informationen zum Umweltschutz, Überwachung und Weiterentwicklung des nach der EMAS aufgebauten Umweltmanagementsystems, Überprüfung der Einhaltung der umweltrelevanten Rechtsvorschriften, Fortschreibung des UMH, Vorbereitung, Planung und Begleitung der internen Audits und der Umweltbetriebsprüfung. Der Umweltbeauftragte ist Mitglied des Umweltteams, Unterstützung des Umweltmanagementsystems in Fragen der Planung, Steuerung, Kontrolle und Analyse, Erstellung eines Berichtes an das Rektorat der Universität Hohenheim, Zusammenarbeit mit dem Personalrat, der Fachkraft für Arbeitssicherheit und den Sicherheitsbeauftragten, Koordination von Umweltaktivitäten. 12

19 Schließlich hat er die Umsetzung des Umweltprogramms zu überwachen und zu steuern; er hat vorausschauend und korrigierend einzugreifen, indem er das Rekto-rat über relevante Vorgänge und Defizite informiert Die Fachkraft für Arbeitssicherheit Die Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit gemäß 5 Absatz 1 des Gesetzes über Betriebsärzte, Sicherheitsingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicher-heit (ASiG) nimmt in der Universität Hohenheim Javanshir Hosseinzadeh wahr. Er hat die Aufgabe, das Umweltteam beim Arbeitsschutz und bei der Unfallverhütung in allen Fragen der Arbeitssicherheit einschließlich der menschengerechten Gestaltung der Arbeit zu unterstützen. Dieses geschieht insbesondere durch Wahrnehmung der in 6 ASiG benannten Aufgaben Die Sicherheitsbeauftragten Zu Sicherheitsbeauftragten gemäß 22 Absatz 1 SGB VII wurden vom Rektorat folgende Personen bestellt: Herr Schwarz Mathias (Standort: Meiereihof, Kleinhohenheim) Herr Dr. Steffl Martin (Standort: Tierklinik) Frau Völmler, Margit (Standort: Tropenzentrum) Sie unterstützen das Rektorat bei der Verhütung von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten. Hierfür überzeugen sie sich vom Vorhandensein und der ordnungsgemäßen Benutzung der vorgeschriebenen Schutzeinrichtungen und persönlichen Schutzausrüstungen und machen auf Unfall- und Gesundheitsgefahren aufmerksam. Sie haben keine Aufsichtsfunktion und Weisungsbefugnis, sondern eine beratende und beobachtende Funktion und tragen weder eine zivilrechtliche noch eine strafrechtliche Verantwortung, wenn durch den Verstoß gegen Sicherheitsbestimmungen ein Schaden entsteht. Die Ausbildung der Sicherheitsbeauftragten ist Aufgabe der zuständigen Berufsgenossenschaft Der Gefahrgutbeauftragte Zum Gefahrgutbeauftragten der Universität Hohenheim wurde Dr. Robert Amann vom Rektorat bestellt. Er hat die Aufgabe, für alle eingesetzten Gefahrstoffe die 13

20 Sicherheitsdatenblätter zusammenzustellen, zu überprüfen und zu aktualisieren. Gleichzeitig hat er die Aufgabe, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Hohenheim auf die mit der Verwendung von Gefahrstoffen verbundenen Gefahren für Mensch und Umwelt hinzuweisen sowie die erforderlichen Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln festzulegen. Die Betriebsanweisungen sind sowohl in den Vorbereitungsräumen als auch in den Hörsälen an geeigneter Stelle auszuhängen. Nicht zuletzt hat er dem Umweltbeauftragten über ihre Arbeit einmal pro Jahr Bericht zu erstatten. Der Gefahrstoffbeauftragte hat die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor der Beschäftigung und danach mindestens einmal pro Jahr mündlich und arbeitsplatzbezogen zu unterweisen. Inhalt und Zeitpunkt der Unterweisung sind schriftlich festzuhalten Rektorat Das Rektorat trägt als oberstes Führungsgremium die Gesamtverantwortung für das Umweltmanagementsystem. Es legt Verantwortlichkeiten fest und weist diese zu, stellt die benötigten Ressourcen für die Einführung, Verwirklichung, Aufrechterhaltung und Verbesserung des Umweltmanagementsystems zur Verfügung, bestellt einen Umweltmanagementbeauftragten mit festgelegten Aufgaben, Verantwortlichkeiten sowie Befugnissen und bewertet in regelmäßigen Abständen die Leistung des Umweltmanagementsystems. 4.3 Information und Kommunikation Der Umweltbeauftragte berichtet in regelmäßigen Abständen in den Gremien der Universität Hohenheim über die Entwicklungen im Umweltmanagement (Senat, Hochschulrat, Personalversammlung). Hierfür werden folgende Möglichkeiten ge-nutzt: Informationstafel: Am Schwarzen Brett" ist ein Bereich für das Umweltmanagement reserviert, auf dem über umweltrelevante Neuigkeiten, Entscheidungen und Vorhaben unterrichtet wird. Nur die Mitglieder des Umweltteams und das Rektorat der Universität Hohenheim sind berechtigt, dort Informationen auszuhängen. Intranet: Wichtige Informationen werden vom Umweltbeauftragten an die Mitarbeiter/innen über Intranet weitergegeben. Persönlicher Kontakt 14

21 Wichtigste Grundlage für ein funktionierendes Umweltmanagementsystem ist der persönliche Kontakt und das Gespräch zwischen den Mitgliedern des Umweltteams und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. 4.4 Qualifizierung Wichtig für das Funktionieren des Umweltmanagements ist die Qualifizierung der Mitarbeiter/innen in Fragen des betrieblichen Umweltschutzes. Dazu finden mindestens einmal im Jahr Veranstaltungen statt, die auf dem Hintergrund allgemeiner Umweltprobleme den Bezug zu den speziellen betrieblichen Umwelterfordernissen herstellen. Daneben werden bei der Qualifizierung auch Fragen zum Umweltrecht aufgegriffen und mit den Beschäftigten der Universität Hohenheim eingehend erörtert. Darüber hinaus haben sich hauptsächlich die Mitglieder des Umweltteams weiter zu qualifizieren, um ihrer Arbeit in diesem Gremium nachkommen zu können. 5 Umweltaspekte 5.1 Ziel und Zweck Ziel und Zweck des Umweltmanagementsystems ist, die Tätigkeiten der Universität Hohenheim ökologisch auszurichten. Dieses bezieht sich sowohl auf die Aufgabenwahrnehmung durch die Beschäftigten und die Auftragnehmer als auch auf die Gestaltung und Nutzung des Grundstücks und der Gebäude der Universität Hohenheim. Die natürlichen Ressourcen sollen geschont und ökologisch bedenkliche Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Materialien langfristig ersetzt werden. Ökologisch bedenklich meint: Bekannte oder vermutete Entsorgungsprobleme (z.b. Sonderabfall), Tatsächliche oder vermutete Gesundheitsbelastungen, Freisetzung von die Umwelt belastenden Stoffen durch Störfälle (z.b. Brand, Wassereinwirkung), Bekannte oder vermutete Wassergefährdungspotenziale (z.b. Öle). 15

22 5.2 Ökologisch relevante Bereiche Die Tätigkeiten der Universität Hohenheim haben Auswirkungen auf die Umwelt in unterschiedlichem Ausmaß. Für wesentliche Umweltaspekte sind im Umweltprogramm Maßnahmen vorzusehen Grund und Boden Schutz von Grundwasser Boden Natur Gebäude und Anlagen Langlebigkeit der Baustoffe und Gebäude Einsatz ökologischer und recyclingfähiger Materialien, Ressourcenverbrauchsminderung, Beachtung des Brandschutzes. Gebäudetechnik Langlebigkeit und Reparaturfähigkeit der technischen Anlagen, Verminderung des Störfallrisikos, Einsatz ökologischer Technik bei Herstellung, Verbrauch und Entsorgung. Gebäudebewirtschaftung Sorgsame und sparsame Nutzung von Energie, Verwendung umweltverträglicher Stoffe (z.b. Farben, Lacke) bei der Renovierung, Reparatur, Reinigung und Erhaltung der Gebäude, Vermeidung von Abfällen, Auswahl der Lieferanten und Auftragnehmer nach ökologischen Kriterien Beschaffung, Lieferanten und Auftragnehmer Beschaffung ist eine der Schlüsselfunktionen im Umweltmanagement, da sich durch einen an ökologischen Kriterien ausgerichteten Einkauf viele spätere Probleme, etwa in der Entsorgung, im Voraus verringern oder gar vermeiden lassen. Die Beurteilung und 16

23 Auswahl von Lieferanten und Auftragnehmern wird nach ökologischen Kriterien entsprechend den noch zu erlassenden Beschaffungsrichtlinien vorgenommen Umgang mit Fremdfirmen Fremdfirmen (externe Dienstleister, insbesondere Handwerker) müssen bei Tätigkeiten im Auftrag der Universität Hohenheim deren Umweltpolitik beachten. Spätestens bei Auftragserteilung ist die Auftragnehmerinformation der Universität Hohenheim zur Verfügung zu stellen. Alle Handwerker erhalten vor Arbeitsbeginn durch den Sicherheitsbeauftragten eine Einweisung in die sicherheits- und umweltrelevanten Vorschriften, die für die Universität Hohenheim gelten, mit Nennung des Sicherheitskoordinators nach 6 BGV A 1 oder bei Projekten, die unter die Baustellen-VO fallen, des SiGe-Koordinators. In den Werk- und Rahmenverträgen wird hierauf hingewiesen Arbeits- und Gesundheitsschutz Der Arbeits- und Gesundheitsschutz erstreckt sich primär auf Stoffe und Materialien, die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingesetzt werden. Gleichermaßen sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Hohenheim sowie die Studierenden auch vor Belastungen durch die von verwendeten Baustoffen und Reinigungsmitteln ausgehenden Gerüche, Dämpfe und Emissionen zu schützen. Erste Priorität hat der vorbeugende Arbeits- und Gesundheitsschutz. Hierzu ist es notwendig, dass Gefahrenquellen rechtzeitig erkannt und beseitigt werden. Bereits vermuteten und nicht erst tatsächlichen Gesundheitsbelastungen ist nachzugehen. Ebenso wichtig ist die Unterweisung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Angelegenheiten des Arbeitsschutzes, um mögliche Arbeitsunfälle im Voraus zu verhindern. Dieses geschieht in enger Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Sicherheitsdatenblätter werden bei der Fachkraft für Arbeitssicherheit geführt. 17

24 6 Rechtliche Anforderungen 6.1 Rechtliche Rahmenbedingungen Die Vorschriften des Umweltrechts bilden den gesetzlichen Rahmen, dem das Umweltmanagementsystem unterliegt. Hier sind Regelungen aus dem Umweltverwaltungsrecht bis hin zum Umweltstrafrecht zu beachten. Unter Berücksichtigung der Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2009 über die freiwillige Beteiligung von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem für Umweltmanagement und Umweltbetriebsprüfung wird das Umweltmanagementsystem der Universität Hohenheim dokumentiert, verwirklicht, aufrecht erhalten und ständig verbessert. 6.2 Rechtssicherheit Um Rechtssicherheit beim Rektorat sowie bei den Mitarbeitern, Studierenden, Lehrbeauftragten und Lieferanten zu erreichen, führt der Umweltbeauftragte folgende Maßnahmen durch: Das Verzeichnis der für das Umweltmanagementsystem der Universität Hohenheim wichtigsten Rechtsgrundlagen wird einmal pro Jahr aktualisiert. Änderungen von Rechtsvorschriften werden den Betroffenen rechtzeitig bekannt gegeben. Die Einhaltung der Umweltvorschriften wird überwacht und dokumentiert. Dieses geschieht insbesondere im Rahmen der Durchführung der internen Audits und der jährlichen Umweltbetriebsprüfung. 7 Umwelterklärung 7.1 Ziel und Zweck Mit der Umwelterklärung wird die interessierte Öffentlichkeit regelmäßig über die Umweltpolitik, das Umweltprogramm und die aktuellen Umweltkennzahlen und Entwicklungen der Universität Hohenheim informiert. 18

25 7.2 Anforderungen Anhang IV der EMAS-VO benennt die Informationen, welche die Umwelterklärung mindestens umfassen muss. Die validierte Umwelterklärung ist alle vier Jahre neu zu erstellen, also 2013, 2017, 2021 usw. Alle zwei Jahre ist jeweils eine validierte aktualisierte Umwelterklärung zu erstellen, also 2015, 2019, usw. In den Jahren, in denen der zuständigen Stelle keine validierte Umwelterklärung vorgelegt werden muss, hat die Universität Hohenheim der zuständigen Stelle eine nicht validierte aktualisierte Umwelterklärung vorzulegen. Die hat dann 2014, 2016, 2018, 2020 usw. zu erfolgen. 7.3 Veröffentlichung Die Umwelterklärung wird in digitaler Fassung zur Verfügung gestellt und auf der Homepage der Universität Hohenheim veröffentlicht. Für die Mitarbeiter der Universität Hohenheim wird die Umwelterklärung im Intranet eingestellt. 8 Audits 8.1 Formen des Audits Bei der Universität Hohenheim gibt es drei Formen von Audits, und zwar: Internes Audit (8.1.1): Dieses führt das Umweltteam regelmäßig in allen Bereichen der Universität Hohenheim durch (s. auch Anhang III der EMAS-VO). Überwachungsaudit (8.1.2): Die alle zwei Jahre durch einen externen Umweltgutachter durchzuführende Umweltbetriebsprüfung und die sich anschließende Validierung der aktualisierten Umwelterklärung. Umweltbetriebsprüfung (8.1.3): Alle vier Jahre ist eine Umwelterklärung zu veröffentlichen sowie eine Überprüfung in der gesamten Universität Hohenheim durch einen externen Umweltgutachter vorzunehmen (s. auch Kap. III der EMAS-VO). 19

26 Im Rahmen der Audits sollen die Systemprüfung (a), die Begehung der Arbeitsplätze (b) und die Funktionsprüfung (c) vorgenommen werden: a. Systemprüfung: Es wird geprüft, inwieweit die Inhalte der Dokumente zur Regelung des betrieblichen Umweltschutzes der EMAS-VO entsprechen und von den Mitarbeiter/innen eingehalten werden. Kriterien sind dabei auch die Aktualität, Vollständigkeit und ob die Inhalte den Abläufen vor Ort entsprechen. b. Begehung der Arbeitsplätze: Hierbei soll sich der Auditor einen Eindruck von den Arbeitsplätzen verschaffen, um gegebenenfalls Verbesserungspotenziale bei den Arbeitsabläufen und Mängel bei der Umsetzung von Umwelt-, Arbeits-schutz- und Gesundheitsschutzmaßnahmen zu erkennen. c. Funktionsprüfung: Durch Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter soll festgestellt werden, inwieweit die Anweisungen des UMH eingehalten werden und praktikabel sind und ob gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen umgesetzt worden sind und erfolgreich waren Interne Audits Die internen Audits werden in den einzelnen Bereichen der Universität von Mitgliedern des Umweltteams entsprechend dem Auditplan durchgeführt. In Gesprächen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter soll herausgefunden werden, welche Probleme bei der Einhaltung der Anweisungen des Umweltmanagementsystems aufgetreten sind. Ebenso sollen Anregungen zu Umweltmaßnahmen erfragt werden. Es erfolgt auch eine Begehung der Arbeitsplätze. Vom Auditteam soll festgestellt wer-den, ob zuvor festgelegte Korrekturmaßnahmen tatsächlich umgesetzt wurden und ob diese gegriffen haben. Des Weiteren ist die Einhaltung der umweltrelevanten Rechtsvorschriften zu überprüfen. Im Anschluss an das Audit sollen Schwachstellen diagnostiziert und Korrekturmaßnahmen festgelegt werden. Der Auditbericht kann von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beim Umweltbeauftragten eingesehen werden. Der Auditplan wird mit der Umwelterklärung erstellt. Die Häufigkeit der Audits in den einzelnen Bereichen richtet sich nach der Bedeutung der betreffenden Tätigkeit für die Umwelt. Grundsätzlich gilt: 20

27 Jährlich: Reinigungspersonal, Sicherheitsbeauftragte, Beschaffung, Umweltteam sowie Umweltbeauftragter und Umweltmanagementbeauftragter. Alle 2 Jahre: die Bachelor- und Master-Studiengänge. Die konkreten Termine für ein Audit vereinbart der Umweltbeauftragte mit den jeweilig Verantwortlichen Überwachungsaudit Beim Überwachungsaudit werden die jährlichen Verbesserungen der Umweltpolitik der Universität Hohenheim sowie ihrer Umweltzielsetzungen und -einzelziele bewertet. Hierfür erstellt der Umweltbeauftragte einen Umweltprüfungsbericht über den aktuellen Stand der Maßnahmen des Umweltprogramms und nennt die Verbrauchszahlen des vergangenen Jahres. Diese jeweiligen Aktualisierungen der Umwelterklärung sowie der Überprüfungsbericht des Umweltgutachters sind der Öffentlichkeit zugänglich zu machen Umweltbetriebsprüfung Die Umweltbetriebsprüfung wird in der Universität Hohenheim alle zwei Jahre von einem externen Umweltgutachter durchgeführt. Dabei wird geprüft, ob Die Inhalte der Dokumente, die bei der Universität Hohenheim zur Regelung des Umweltschutzes vorliegen, den Forderungen von EMAS entsprechen und von den Mitarbeitern eingehalten werden, Die Dokumente aktuell und vollständig sind, Die Inhalte der Anweisungen den Abläufen vor Ort entsprechen, Die geltenden Umweltvorschriften eingehalten werden, Umweltmanagementsystem, Umweltpolitik und Umweltprogramm der Universität Hohenheim aufeinander abgeglichen sind. Bei einer Begehung verschafft sich der Umweltgutachter einen Eindruck von einzelnen Arbeitsplätzen, um Den Ist-Zustand zu überprüfen; Mängel bei der Umsetzung von Umweltmaßnahmen zu erkennen und zu kontrollieren, inwieweit Anweisungen befolgt werden. 21

28 Im Rahmen der Umweltbetriebsprüfung ist eine Umwelterklärung mit den notwendigen Verbrauchszahlen und einem Umweltprogramm zu erstellen. Die Umwelterklärung ist der Öffentlichkeit zugänglich zu machen (Anhang IV, Buchst. D der EMAS-VO). 8.2 Auditteam Das Auditteam für die internen Audits wird vom Umweltteam zusammengestellt. Das Auditteam sollte vor Beginn der internen Audits im Rahmen eines Workshops qualifiziert werden. Zum Abschluss der internen Audits ist ein Bericht zu erstellen, in dem die Ergebnisse der einzelnen Audits zusammengefasst werden. Darin sollen Schwachstellen, aber auch Stärken sowie Maßnahmen für Verbesserungen aufgezeigt werden. Der Bericht wird Dem Umweltteam, Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern per Aushang, Dem Rektorat im Rahmen des Umweltmanagement-Reviews bekannt gegeben. 9 Umweltmanagement-Review 9.1 Ziel und Zweck Das Umweltmanagement-Review dient dazu, die fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems sicher zu stellen. Dieses geschieht, indem Die bisherigen Erfolge aufgezeigt, Neue Verbesserungspotenziale aufgespürt und Das Umweltmanagementsystem einschließlich der Umweltpolitik, der umweltbezogenen Zielsetzungen und Einzelziele an neue Begebenheiten angepasst werden. 22

29 9.2 Vorgehen Das Umweltmanagement-Review wird in einem jährlichen Turnus im Anschluss an die internen Audits durchgeführt. Dabei informiert der Umweltbeauftragte die Uni-Leitung (Management) über folgende Aspekte: Aktuelle Kennzahlen für den Bereich Umweltschutz; Ergebnisse der internen Audits und der Beurteilung der Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen; Neuentwicklungen in einzelnen Bereichen mit Auswirkungen auf die Umwelt; Äußerungen von externen interessierten Kreisen, einschließlich Beschwerden; Ergebnis der Umweltbetriebsprüfung (Umwelt-Audit); Stand der Maßnahmen zur Korrektur bzw. Vermeidung von Abweichungen; Stand der Abarbeitung des Umweltprogramms; Überblick über umweltrelevante Gesetzesänderungen; Bewertung der gesellschaftspolitischen Diskussion zum Umweltmanagement und zum betrieblichen Umweltschutz; Verbesserungsvorschläge und Empfehlungen. Auf dieser Grundlage fasst das Rektorat der Universität Hohenheim einen Beschluss über die fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems. Dieser Beschluss ist schriftlich zu dokumentieren und dem Umweltgutachter vorzulegen. 10 Glossar Audit (s. Kapitel 8) Auditor EMAS-VO Eine Befragung, die mit dem Ziel der Verbesserung des Systems durchgeführt wird. Bei der Ursachenklärung wird nicht nach Schuldigen gesucht, sondern nach Lösungen. Eine Person, die ein Audit durchführt. Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2009 über die freiwillige Beteiligung von Organisationen an einem Gemeinschaftssystem 23

30 für Umweltmanagement und Umweltbetriebsprüfung. Kennzahlen Umwelt Umweltaspekt Umweltauswirku ngen Umweltbetriebsp rüfung/internes Audit Zahlen, die Zustände und Entwicklungen verdeutlichen. Ökologische Kennzahlen dienen der Objektivierung und Visualisierung von Organisationszielen und Verbesserungsbemühungen. Sie führen die Fülle der in der Universität Hohenheim vorhandenen Zahlen auf jeweils einen Wert zusammen und geben damit eine kurze und knappe Antwort. Genau wie bei der Beurteilung z.b. eines Blutbildes ist nicht der einzelne Wert allein von Bedeutung, sondern seine Verbindung und Bewertung zu anderen Kennzahlen in einem Kennzahlensystem. Sie sollen Grundlagen für korrekte organisatorische Entscheidungen liefern und diese objektiv überprüfbar machen. Die Umgebung, in der die Universität Hohenheim tätig ist. Zur Umwelt gehören Luft, Wasser, Land, Flora, Fauna, Boden, Klima, Landschaftsbild und der Mensch sowie deren Wechselwirkungen. Bestandteil einer Tätigkeit, eines Prozesses, Produkts und/oder Dienstleistung der Universität Hohenheim, der Auswirkungen auf die Umwelt haben kann. Direkte Umweltaspekte kann die Universität Hohenheim durch ihr Handeln unmittelbar beeinflussen und kontrollieren, indirekte Umweltaspekte dagegen nur teilweise (z.b. Belieferung durch Lieferanten). Jede positive oder negative Veränderung der Umwelt, die ganz oder teilweise aufgrund der Tätigkeiten, Produkte oder Dienstleistungen der Universität Hohenheim eintritt. Ein Managementinstrument, das eine systematische, dokumentierte, regelmäßige und objektive Bewertung der Umweltleistungen der Universität Hohenheim, des Umweltmanagements und der Abläufe zum Schutz der Umwelt umfasst und folgenden Zielen dient: 24

31 Möglichkeit für das Umweltmanagement, Verhaltensweisen, die eine Auswirkung auf die Umwelt haben können, zu kontrollieren. Beurteilung der Übereinstimmung mit der Umweltpolitik der Universität Hohenheim. Umwelteinzelziel Umwelterklärung (s. Kapitel 7) Umweltgutachter Eine detaillierte Leistungsanforderung, die sich aus den Umweltzielsetzungen ergibt und festgelegt und eigehalten werden muss, um diese Zielsetzungen zu erreichen. Vgl. Umweltziel Information mit dem Ziel, die Öffentlichkeit und andere interessierte Kreise über die Umweltauswirkungen und die Umweltleistung der Universität Hohenheim sowie über die kontinuierliche Verbesserung dieser Umweltleistung zu unterrichten. Die Fortschreibung (Aktualisierung) erfolgt jährlich, eine konsolidierte Umwelterklärung ist alle vier Jahre zu veröffentlichen. Eine von der Universität Hohenheim unabhängige Person oder Organisation, die gemäß Bedingungen und Verfahren des Anhangs V zur EMAS-VO zugelassen ist. Umweltkennzahle n Kennzahlen Umweltleistung Die Ergebnisse des Umweltmanagements der Universität Hohenheim hinsichtlich seiner Umweltaspekte. 25

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