Die Administration. JBSoftware. Internet:

Transkript

1 Die Administration Internet:

2 Office-n-PDF 3 Das PDF-basierte Dokumentenarchiv! by JBSoftware Office-n-PDF ist ein leicht zu bedienendes, übersichtliches, hierarchisch struk turiertes, PDF-basiertes Ablagesystem für Dok umente verschiedener Formate. Mit Office-n-PDF gehört Ak ten wälzen und stundenlanges Suchen auf dem System der Vergangenheit an. Denn Office-n-PDF hilft Ihnen sich zu organisieren und schafft Ordnung im vorherrschenden Dok umentenchaos.

3 Office-n-PDF 3 Dieses Programm ist urheberrechtlich geschützt. Unbefugte Vervielfältigung oder unbefugter Vertrieb dieses Programms oder eines Teils davon sind strafbar. Dies wird sowohl straf- als auch zivilrechtlich verfolgt und kann schwere Strafen sowie Schadenersatzforderungen zur Folge haben.

4 4 Office-n-PDF 3 Inhaltsverzeichnis Teil I Willkommen bei Office-n-PDF Administration 2 1 Office-n-PDF... Client-Installation 2 2 Onlinehilfe... 3 Teil II Anmeldung am SQL-Server 8 Teil III Bildschirmaufbau 11 1 Menüleiste Symbolleiste Statusleiste Teil IV Datenbanken 16 1 Office-n-PDF-Datenbank... hinzufügen 16 2 Office-n-PDF-Datenbanken... pflegen 18 Eigenschaften... Office-n-PDF-Datenbank 19 Teil V Datensicherung 22 1 Backup... erstellen 22 2 Backup... zurückspielen 23 3 Server-PC... oder MS SQL Server wechseln 24 Teil VI Verwaltung 27 1 Windows-Benutzer... hinzufügen 27 2 Benutzerverwaltung Eigenschaften... Benutzer 29 Eigenschaften... Gruppen 31 Aktivierte... Benutzer-Lizenzen 33 Deaktivierte... Benutzer-Lizenzen 33 Standard Benutzereinstellung Konfiguration Arbeitsplätze SQL-Server-Zugang Dokumentenarchiv Lizenzverw... altung 39 Produktaktualisierung Teil VII Lizenzierung, Update, Kontakt 44 1 Lizenzierung Prüfung... auf Update 44 3 Kontakt... & Support 45

5 Inhalt 5 Index 1

6 Office-n-PDF 3 Start der Administration Beim Start der Administration geben Sie bitte Ihren Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Login melden Sie sich in der Administration an. Wählen Sie die Option "Zukünftig automatisch einloggen", um zukünftig unter Ihrem Windows-Benutzeraccount automatisch angemeldet zu werden.

7 Office-n-PDF 3 Teil I

8 2 Office-n-PDF 3 1 Willkommen bei Office-n-PDF Administration Wir bedanken uns für Ihr Vertrauen und freuen uns, dass Sie sich für Office-n-PDF entschieden haben. Durch die bedienerfreundliche Anwendung wird Ihnen Office-n-PDF die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente erleichtern. Office-n-PDF ist das hierarchische strukturierte Ablagesystem für PDFbasierte Dokumente. Office-n-PDF ist in drei Versionen verfügbar (Private-,Standard- und Professional-Version). Die in dieser Hilfe beschriebenen Funktionen können in den verschiedenen Editionen unterschiedlich ausfallen. Bitte informieren Sie sich auf unserer Webseite über die Funktionen Ihrer eingesetzten Software-Edition. Die abgebildeten Bildschirmausschnitte können durch unterschiedliche Bildschirmeinstellungen abweichen. Obwohl wir darum bemüht sind, genaueste und umfassendste Informationen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung zur Verfügung zu stellen, behalten wir uns das Recht vor, Änderungen ohne vorherige Ankündigung vorzunehmen. Die genannten Marken- und Produktnamen sind Markenzeichen der jeweiligen Unternehmen. Auf der JBSoftware-Webseite finden Sie weitere Informationen zu unseren Produkten. Office-n-PDF installieren Lizenzierung, Update, Kontakt 1.1 Office-n-PDF Client-Installation BENÖTIGTE HARD- UND SOFTWARE Diese Informationen finden Sie unter GRÖßENBESCHRÄNKUNGEN *Größenbeschränkung der Standard-Edition: 2 Gigabyte (2 GB)

9 Willkommen bei Office-n-PDF Administration 3 *Größenbeschränkung der Professional-Edition: 1 Exabyte (Million Terabyte) HINWEIS *Die genannte Größenbeschränkung einer Office-n-PDF-Datenbank entspricht nicht der Gesamtgröße der zu archivierten Dokumente. Die Einschränkung bezieht sich vielmehr auf die reine Indexgröße aller archivierten Dokumente. Folglich ist es problemlos möglich, bereits mit der Standard-Edition mehrere tausend Dokumente zu archivieren. Nur Standard-Edition: Um die Größe einer Office-n-PDF-Datenbankdatei möglichst gering zu halten und eine bessere Performance zu erzielen, sollten Sie Ihre Datenbanken von Zeit zu Zeit über den Menüpunkt <Extras>/<Komprimieren & Reparieren> komprimieren (bei Professional-Edition nicht notwendig). INSTALLATION EINES CLIENTS (JE ARBEITSPLATZ) Bitte begeben Sie sich an den ersten Arbeitsplatz-PC (Client) und führen Sie das Setup zur Office-n- PDF-Installation aus. Am Ende der Installation kopieren Sie die in der Administration zuvor erstellte Datei "OPClient.cfg" in das Installationsverzeichnis (in der Regel ist dies "C:\Programme\Office-n- PDF\"). Nach dem Neustart von Office-n-PDF finden Sie in der obersten Symbolschaltflächenleiste die Schaltfläche, über die Sie eine Office-n-PDF-Datenbank vom SQL-Server öffnen können. Nach der erfolgreichen Installation Ihres ersten Clients können Sie weitere Clients einrichten. Onlinehilfe Lizenzierung, Update, Kontakt 1.2 Onlinehilfe Wenn Sie während der Arbeit Hilfe benötigen, können Sie auf die Onlinehilfe zurückgreifen. Arbeiten Sie im Programm, können Sie jederzeit durch Betätigen der Taste F1 speziell zu dem Fenster Hilfe abrufen, in welchem Sie sich gerade befinden. In den Dialogboxen gibt es die Schaltfläche "Hilfe" (?), die ebenfalls eine Erläuterung der jeweiligen Dialogbox aufruft. Suchen Sie nach einem bestimmten Thema, können Sie dazu in der Navigationsseite der Hilfe (linker Bereich) in den Registern Index und Suche das entsprechende Thema auch über Stichworte

10 4 Office-n-PDF 3 ermitteln. Wobei benötigen Sie Hilfe? Hilfe öffnen Schaltflächen der Hilfe nutzen Indexsuche Suchen nach Begriff Favoriten ablegen Weitere Informationen HILFE ÖFFNEN Befinden Sie sich in einem Fenster, zu dem Sie Hilfe benötigen, drücken Sie entweder die F1-Taste oder klicken Sie auf die obige Schaltfläche mit dem Fragezeichen. SCHALTFLÄCHEN DER HILFE NUTZEN Hilfethemen ausblenden Über die oben gezeigte Schaltfläche blenden Sie die Navigationsseite links aus, um den eigentlichen Hilfetext besser lesen zu können. Dies macht am ehesten bei längeren Texten Sinn. Hilfethemen einblenden Haben Sie die Navigationsseite links ausgeblendet, können Sie diese über die Schaltfläche "Einblenden" wieder anzeigen lassen. Zurück Hierüber schalten Sie zum zuletzt aufgerufenen Hilfethema zurück. Vorwärts Nachdem Sie zum zuletzt aufgerufenen Hilfethema zurück geschaltet haben, können Sie mit obiger Schaltfläche wieder vorwärts schalten. Drucken Über die Schaltfläche "Drucken" können Sie das ausgewählte Thema oder alle Themen unter der ausgewählten Überschrift drucken. Wählen Sie in der dann geöffneten Dialogbox aus, was Sie drucken möchten und bestätigen Sie mit "OK". Optionen Sie können hier verschiedene Einstellungen vornehmen, z. B. zu den Internetoptionen oder Sie können die Suchbegriffhervorhebung aktivieren oder deaktivieren, Registerkarten ausblenden oder die Seite aktualisieren. Über die Option "Drucken" drucken Sie das aktuelle Hilfesystem aus.

11 Willkommen bei Office-n-PDF Administration 5 Klicken Sie auf "Startseite" öffnen Sie die Homepage der JBSoftware. KARTEI-REITER DER NAVIGATIONSSEITE Inhalt Im Inhaltsverzeichnis im Navigationsfenster links werden alle Hilfethemen angezeigt. Ein Buch enthält entweder weitere untergeordnete Bücher oder einzelne Hilfe-Seiten. Sie können ein Buch entweder per Doppelklick oder über das Plus-Zeichen öffnen und sich den Inhalt anzeigen lassen. Indexsuche Um den Umfang der angezeigten Hilfethemen einzugrenzen, klicken Sie auf den Kartei-Reiter "Index". Geben Sie das gewünschte Wort bzw. die Wortgruppe ein und wählen Sie aus der Liste der Stichwörter. Sie können die Liste der gefundenen Themen beeinflussen, indem Sie weitere Stichwörter hinzufügen oder aus Ihrer Suche entfernen. Auf diese Art und Weise können Sie Ihre Suche so weit eingrenzen, bis in der Liste die passenden Themen und Stichwörter zu Ihrer Anfrage angezeigt werden. Suchen nach Begriff Um nach bestimmten Suchbegriffen zu suchen, geben Sie unter dem Kartei-Reiter "Suchen" in das Textfeld das zu suchende Schlüsselwort ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Themenliste" oder auf "ENTER". Daraufhin werden Ihnen Themen angezeigt, die den Suchbegriff im Hilfetext beinhalten. Wählen Sie ein Thema aus und lassen Sie es sich anzeigen - entweder per Doppelklick, per Klick auf "Anzeigen" oder mit "ENTER". TIPP Eine zusammenhängende Wortgruppe können Sie suchen, indem Sie diese in Anführungszeichen setzen. Z. B. die Eingabe "Wiedervorlage verschieben" inkl. Anführungszeichen findet nur Hilfeseiten, in denen die Worte "Wiedervorlage" und "verschieben" zusammenhängend zu finden sind. So können Sie ausschließen, dass Hilfeseiten gefunden werden, auf denen die beiden Worte unabhängig voneinander in keinem Zusammenhang stehen.

12 6 Office-n-PDF 3 Favoriten Möchten Sie das geöffnete Hilfethema als Favoriten ablegen, um es später schneller wiederzufinden und öffnen zu können, dann klicken Sie auf den Kartei-Reiter "Favoriten". Das geöffnete Hilfethema wird Ihnen im Textfeld "Aktuelles Thema" vorgegeben. Sie können die Bezeichnung verändern. Mit Klick auf "Hinzufügen", wird das Thema in die Liste der Favoriten aufgenommen. Mit Klick auf "Entfernen", wird das markierte Thema wieder aus der Liste der Favoriten gelöscht. Weitere Informationen zur Arbeit mit der Onlinehilfe Die Hilfethemen untergliedern sich i. d. R. in eine Einleitung und in mit Überschriften versehene einzelne Textabschnitte. Des Weiteren können Sie über Hyperlinks zu den einzelnen Abschnitten eines Themas und zu anderen verwandten Themen gelangen.

13 Office-n-PDF 3 Teil II

14 8 Office-n-PDF 3 2 Anmeldung am SQL-Server Um eine Datenbankverbindung zum SQL-Server herzustellen, ist eine Anmeldung erforderlich. DATENBANKVERBINDUNG HERSTELLEN 1. Klicken Sie bitte auf die Symbolschaltfläche. 2. In dem Fenster SQL-Server-Anmeldung geben Sie bitte den Servernamen des SQL-Servers ein, wählen den Verbindungstyp und geben Ihren Benutzernamen sowie, wenn vorhanden, Ihr Kennwort ein. Mit Setzen eines Hakens können Sie sich bei Klick auf die Symbolschaltfläche "zukünftig automatisch einloggen". Mit Klick auf "Login" wird die ausgewählte Datenbankverbindung hergestellt. Office-n-PDF erlaubt das Anmelden am SQL-Server in einem von zwei Sicherheitsmodi (Authentifizierungsmodi). Windows-Authentifizierung Der Windows-Authentifizierungsmodus ermöglicht Benutzern mithilfe eines Microsoft Windows- Benutzerkontos das Herstellen einer Verbindung. SQL-Server-Authentifizierung (gemischter Modus) Der gemischte Modus ermöglicht Benutzern, mithilfe der Windows-Authentifizierung oder der SQL- Server-Authentifizierung eine Verbindung zu einer Instanz vom SQL Server herzustellen. Benutzer, die eine Verbindung über ein Microsoft Windows-Benutzerkonto herstellen, können entweder im Windows-Authentifizierungsmodus oder im gemischten Modus eine vertraute Verbindung verwenden.

15 Anmeldung am SQL-Server 9 Weitere Informationen zur Anmeldung am SQL-Server finden Sie in der Online-Dokumentation Ihres SQL-Servers. DATENBANKVERBINDUNG TRENNEN Über die Schaltfläche abmelden. können Sie sich wieder vom SQL-Server Bildschirmaufbau Datenbanken Verwaltung Lizenzierung

16 Office-n-PDF 3 Teil III

17 Bildschirmaufbau 11 3 Bildschirmaufbau Zu den Bestandteilen des Bildschirms gehören oben die Titelleiste, die Menüleiste und die Symbolschaltflächenleisten. Auf der Startseite können Sie bei hergestellter Datenbankverbindung (Anmeldung am SQL-Server) direkt per Klick auf den jeweiligen Link unter der Überschrift "Datenbanken" eine neue Neue Officen-PDF-Datenbank hinzufügen oder die Office-n-PDF-Datenbanken pflegen. In der "Verwaltung" können Sie Windows-Benutzer hinzufügen, die Benutzer verwalten und die Konfiguration vornehmen. Unter "Ressourcen" gelangen Sie direkt zur Internetseite der JBSoftware. Am unteren Bildschirmrand wird Ihnen die Statusleiste angezeigt. Menüleiste Symbolleiste Statusleiste Anmeldung am SQL-Server 3.1 Menüleiste Die Menüleiste befindet sich direkt unter der Titelleiste und besteht aus den Menüschaltflächen "Datei", "Optionen" und "?". Ein Menü ist eine Auswahl mehrerer Möglichkeiten. Über eine Menüschaltfläche können Sie ein Auswahlmenü öffnen und mit einem Klick eine Auswahlmöglichkeit auswählen. DATEI Beenden beendet die Anwendung Office-n-PDF-Administration OPTIONEN Farbschemas Hier können Sie per Klick eines von verschiedenen Farbschemas (Standard, Klassisch, Office 2003, Ocean Fresh) wählen.

18 12 Office-n-PDF 3? (HILFE) Hilfe anzeigen öffnet die Onlinehilfe der Office-n-PDF-Administration JBSoftware im Web öffnet die Internetseite der JBSoftware an Support senden... öffnet eine neue an zur Übermittlung von Supportanfragen. Da kein telefonischer Support angeboten wird, können Sie hiermit in einem Zeitraum von zwei Jahren den Support kontaktieren. Prüfe auf Online-Update sucht online nach Produkt-Updates und aktualisiert die Programmversion, zeigt Produktneuheiten an und bietet Supporthilfe Info zu Office-n- PDF zeigt Version, Copyright und Programm-Edition an Bildschirmaufbau Symbolleiste Statusleiste Onlinehilfe Kontakt & Support Prüfung auf Update 3.2 Symbolleiste Zurück führt zurück zur Startseite Speichern speichert alle Änderungen Aktualisieren aktualisiert die Ansicht und übernimmt vorgenommene Änderungen auch von anderen Benutzern

19 Bildschirmaufbau 13 Hilfe anzeigen öffnet die Onlinehilfe Löschen löscht die ausgewählte Office-n-PDF-Datenbank bzw. den ausgewählten Benutzer Datenbankverbindun g herstellen stellt die Datenbankverbindung zum SQL-Server her. Datenbankverbindun g trennen trennt die Datenbankverbindung zum SQL-Server Hilfe anzeigen öffnet die Onlinehilfe Bildschirmaufbau Menüleiste Statusleiste 3.3 Statusleiste Die Statusleiste befindet sich am unteren Bildschirmrand und enthält u. a. rechts das aktuelle Datum. ELEMENTE DER STATUSLEISTE Ze zeigt an, in welcher Zeile sich der Cursor befindet Sp zeigt an, in welcher Spalte sich der Cursor befindet letzte Änderung Wochentag, Datum, Uhrzeit der letzten Änderung CAPS ein- oder ausgeschaltete Großschreibung

20 14 Office-n-PDF 3 INS ein- oder ausgeschaltete Einfügen-Taste NUM ein- oder ausgeschaltete NUM-Taste auf dem Ziffernblock der Tastatur Bildschirmaufbau Menüleiste Symbolleiste

21 Office-n-PDF 3 Teil IV

22 16 Office-n-PDF 3 4 Datenbanken In der Office-n-PDF-Administration können Sie neue Datenbanken hinzufügen. In der Datenbankpflege werden Ihnen alle erstellten öffentlichen und persönlichen Office-n-PDF- Datenbanken auf dem angemeldeten SQL-Server angezeigt. Sie können neue Datenbanken hinzufügen, die Eigenschaften der Office-n-PDF-Datenbanken ändern, diese Benutzergruppen zuordnen, aktualisieren oder löschen. Office-n-PDF-Datenbank hinzufügen Office-n-PDF-Datenbanken pflegen Eigenschaften Office-n-PDF-Datenbank 4.1 Office-n-PDF-Datenbank hinzufügen Um dem SQL-Server eine neue Datenbank hinzu zu fügen, klicken Sie bitte auf der Startseite unter "Datenbanken" auf "Eine neue Office-n-PDF-Datenbank hinzufügen". Der "Datenbank-Assistent" wird geöffnet. Dieser begleitet Sie Schritt für Schritt zur Erstellung einer neuen Office-n-PDF-Datenbank und zeigt an, wie sich die gewählten Einstellungen auswirken. Folgen Sie bitte einfach den weiteren Anweisungen des Assistenten. Mit Klick auf "Weiter" gelangen Sie jeweils zum nächsten Schritt. Wobei benötigen Sie Hilfe? Schritt 1- Typ der Office-n-PDF-Datenbank (öffentlich oder persönlich) Schritt 2 - Datenbankbezeichnung und Passwortschutz Schritt 3 - Fertigstellen der neuen Office-n-PDF-Datenbank SCHRITT 1 - TYP DER OFFICE-N-PDF-DATENBANK (ÖFFENTLICH ODER PERSÖNLICH) 1. Wählen Sie bitte im ersten Schritt den Typ der neuen Office-n-PDF-Datenbank. Office-n-PDF bietet die Möglichkeit, eine persönliche oder eine öffentliche Office-n-PDF- Datenbank anzulegen. Sie können den Typ und die Zugriffsrechte auch jederzeit nachträglich über die Administration ändern. Öffentliche Office-n-PDF-Datenbank Eine öffentliche Office-n-PDF-Datenbank ist für alle Benutzer zugänglich, die den gleichen Benutzergruppen des Office-n-PDF-Datenbank-Erstellers angehören. Persönliche Office-n-PDF-Datenbank

23 Datenbanken 17 Eine persönliche Office-n-PDF-Datenbank ist benutzerbezogen und für andere Benutzer nicht zugänglich. 2. Wählen Sie bitte im Feld "Ersteller" bzw. "Eigentümer" den Benutzernamen aus. 3. Mit "Weiter" gelangen Sie zum nächsten Schritt. SCHRITT 2 - DATENBANKBEZEICHNUNG UND PASSWORTSCHUTZ 1. Geben Sie bitte im Schritt 2 die Bezeichnung, eine Beschreibung sowie, wenn gewünscht, ein Passwort für die Office-n-PDF-Datenbank ein. Zur Sicherheit ist die Wiederholung des Passwortes erforderlich. 2. Mit "Weiter" gelangen Sie zum nächsten Schritt. SCHRITT 3 - FERTIG STELLEN DER NEUEN OFFICE-N-PDF-DATENBANK Wählen Sie noch, ob Sie die "Datenbank verschlüsseln" möchten oder ob die Datencontainer unverschlüsselt sein sollen. Office-n-PDF unterstützt die sichere Speicherung Ihrer Dokumente automatisch mit symmetrischen 128-Bit-Schlüsseln gemäß dem Advanced Encryption Standard (AES). Mit der Professional-Edition können Sie den Zugriff auf sämtliche Dokumente steuern, indem Sie Zugriffsrechte individuell bestimmen. Mit Office-n-PDF Professional-Edition können Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern gemeinsam in der Dokumentendatenbank arbeiten und ressourcenbasierte Zugriffsrichtlinien festlegen. ACHTUNG Bitte beachten Sie, dass eine einmal verschlüsselte Datenbank nicht mehr im

24 18 Office-n-PDF 3 Nachhinein entschlüsselt und umgekehrt, eine unverschlüsselte Datenbank später nicht mehr verschlüsselt werden kann. Der Assistent hat nun alle benötigten Informationen. Bestätigen Sie bitte die Zusammenfassung mit Klick auf "Fertig stellen" und "Schließen" Sie den Assistenten. Office-n-PDF-Datenbanken pflegen Eigenschaften Office-n-PDF-Datenbank 4.2 Office-n-PDF-Datenbanken pflegen In der Datenbankpflege werden Ihnen alle erstellten öffentlichen und persönlichen Office-n-PDF- Datenbanken auf dem angemeldeten SQL-Server angezeigt. Sie können neue Datenbanken hinzufügen, die Eigenschaften der Office-n-PDF-Datenbanken ändern, diese Benutzergruppen zuordnen, aktualisieren oder löschen. Um Office-n-PDF-Datenbanken zu pflegen, klicken Sie bitte auf der Startseite unter der Rubrik "Datenbanken" auf "Office-n-PDF-Datenbanken pflegen". In der Datenbankpflege können Sie ebenfalls eine neue Datenbank erstellen, klicken Sie dafür auf "Datenbank hinzufügen". Daraufhin öffnet sich der Office-n-PDF-Datenbank-Assistent (siehe auch Office-n-PDF-Datenbank hinzufügen). Über "Zurück" gelangen Sie wieder zum Startbildschirm. Wobei benötigen Sie Hilfe? Eigenschaften der Datenbank Öffentliche Office-n-PDF-Datenbanken Persönliche Office-n-PDF-Datenbanken Office-n-PDF-Datenbank löschen ÖFFENTLICHE OFFICE-N-PDF-DATENBANKEN Eine öffentliche Office-n-PDF-Datenbank ist für alle Benutzer zugänglich, welche den gleichen Benutzergruppen zugeordnet sind (beim Hinzufügen der des Erstellers).

25 Datenbanken 19 PERSÖNLICHE OFFICE-N-PDF-DATENBANKEN Eine persönliche Office-n-PDF-Datenbank ist benutzerbezogen und für andere Benutzer nicht zugänglich. OFFICE-N-PDF-DATENBANK LÖSCHEN Über die Schaltfläche "Löschen" können Sie die ausgewählte Office-n-PDF-Datenbank löschen. Dafür wird eine Löschbestätigung abgefragt. Mit Klick auf "Ja" wird die Office-n-PDF-Datenbank gelöscht. Office-n-PDF-Datenbank hinzufügen Eigenschaften Office-n-PDF-Datenbank Eigenschaften Office-n-PDF-Datenbank Über die Schaltfläche "Eigenschaften" in der Office-n-PDF-Datenbank-Pflege können Sie die allgemeinen Eigenschaften der Office-n-PDF-Datenbanken ändern und diese Benutzergruppen zuordnen. Wählen Sie per Klick die angelegte Office-n-PDF-Datenbank aus, deren Eigenschaften sie öffnen und bearbeiten möchten. Wobei benötigen Sie Hilfe? Kartei-Reiter "Allgemein" Kartei-Reiter "Zugeordnete Benutzergruppen" ALLGEMEIN Unter dem Kartei-Reiter "Allgemein" können Sie Eigenschaften, wie die Bezeichnung, die Beschreibung, den Eigentümer ändern/eingeben. Sie können ein Passwort vergeben oder ein vorhandenes ändern. Ebenfalls kann per Klick der Typ (öffentlich oder persönlich) der Office-n-PDF-Datenbank geändert werden. Per Klick auf "Übernehmen" können Sie die Änderungen übernehmen. ZUGEORDNETE BENUTZERGRUPPEN Unter dem Kartei-Reiter "Zugeordnete Benutzergruppen" können Sie der ausgewählten Office-n- PDF-Datenbank bestimmte Benutzergruppen zuordnen, die Sie zuvor in der Benutzerverwaltung

26 20 Office-n-PDF 3 angelegt haben. Wählen Sie die gewünschte Benutzergruppe in der linken Spalte unter der Überschrift "Verfügbare Gruppen" per Klick aus und übernehmen diese mit "Hinzufügen". So können Sie die Office-n-PDF- Datenbank mehreren Benutzergruppen zuordnen. Eine zugeordnete Gruppe kann wiederum entfernt werden, wenn Sie diese in der rechten Spalte unter der Überschrift "Zugeordnete Gruppen" auswählen und auf "Entfernen" klicken. Mit "Zurücksetzen" gelangen Sie zum Ausgangszustand. Office-n-PDF-Datenbank hinzufügen Office-n-PDF-Datenbanken pflegen Eigenschaften Gruppen

27 Office-n-PDF 3 Teil V

28 22 Office-n-PDF 3 5 Datensicherung Bitte beachten Sie, dass zur Vermeidung von größeren Schäden durch Datenverluste es dringend erforderlich ist, dass Sie selbstständig und eigenverantwortlich eine regelmäßige Datensicherung z. B. auf externen Datenträgern durchführen müssen. Weitere Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen einer Datensicherungspflicht erhalten Sie über Wikipedia unter Bei der Private- und Standard-Edition ist zusätzlich zu beachten, dass sich durch das Hinzufügen und Löschen von Datensätzen die Datenbank unnötig vergrößert und der Index langsamer wird. Durch Komprimierung der Datenbank wird die Stabilität und Leistungsfähigkeit optimiert. Sie benötigt weniger Speicherplatz und ermöglicht ein schnelleres Arbeiten. Wie auch eine Festplatte sollte man daher eine Datenbank von Zeit zu Zeit komprimieren. Backup erstellen Backup zurückspielen 5.1 Backup erstellen Da bei der Professional-Edition die Datensicherung aus zwei Einheiten besteht (Dokumentenarchiv und SQL-Datenbank), muss auch für beide Einheiten eine Datensicherung erfolgen. SICHERN DER DATENCONTAINER IHRES DOKUMENTENARCHIVS Im Dokumentenarchiv sind alle Dokumente enthalten, welche Sie jemals in Office-n-PDF archiviert haben. Kopieren Sie per einfachem "FileCopy" (alternativ mit einem einfachen Backup-Programm) das Dokumentenarchiv zurück. Den Pfad zu Ihrem gemeinsamen Dokumentenarchiv finden Sie unter Konfiguration/ Dokumentenarchiv. SICHERN DER SQL DATENBANK In der SQL-Datenbank OPDF befinden sich all Ihre Dokumenten-Datenbanken, welche Sie über den Datenbank-Erstellungsassistenten für SQL Server erstellt haben. Dies geschah entweder über die Administration oder über die Hauptanwendung ( Erstellen einer Office-n-PDF-Datenbank auf SQL Server ). In diesen Dokumenten-Datenbanken werden der Index, die Berechtigungen, diverse Einstellungen und die Zeiger zu Ihrem Dokumentenarchiv verwaltet.

29 Datensicherung 23 Starten Sie das Microsoft Management Studio und folgen Sie den Anweisungen zur Datensicherung einer SQL-Datenbank (Die Datenbank des Office-n-PDF trägt die Bezeichnung: OPDF.). TIPP Da die Professional-Edition auf den SQL Server aufsetzt, empfehlen wir eines der folgenden kostenlosen Tools, um eine Datensicherung automatisiert durchzuführen: Falls Sie die Datensicherung über das Management Studio bevorzugen oder ein eigenständiges Datensicherungsskript erzeugen möchten, können Sie dies ebenfalls sehr einfach realisieren. Eine detaillierte Anleitung finden Sie in diesem Kurzvideo (Schalten Sie bitte Ihre Lautsprecher ein.): Backup zurückspielen 5.2 Backup zurückspielen Da bei der Professional-Edition die Datensicherung aus zwei Einheiten besteht (Dokumentenarchiv und SQL-Datenbank), muss auch für beide Einheiten dass Zurückspielen einer Datensicherung erfolgen. ZURÜCKSPIELEN DER DATENCONTAINER IHRES DOKUMENTENARCHIVS Im Dokumentenarchiv sind alle Dokumente enthalten, welche Sie jemals in Office-n-PDF archiviert haben. Kopieren Sie per einfachem "FileCopy" (alternativ mit einem einfachen Backup-Programm) das Dokumentenarchiv zurück (Zum Pfad siehe auch Konfiguration/Dokumentenarchiv). ZURÜCKSPIELEN DER SQL-DATENBANK In der SQL-Datenbank OPDF befinden sich all Ihre Dokumenten-Datenbanken, welche Sie über den Datenbank-Erstellungsassistenten für SQL Server erstellt haben. Dies geschah entweder über die Administration oder über die Hauptanwendung ( Erstellen einer Office-n-PDF-Datenbank auf SQL Server ). In diesen Dokumenten-Datenbanken werden der Index, die Berechtigungen, diverse Einstellungen und die Zeiger zu Ihrem Dokumentenarchiv verwaltet.

30 24 Office-n-PDF 3 Starten Sie das Microsoft Management Studio und folgen den Anweisungen zum Zurücklesen der SQL-Datenbank OPDF. TIPP Zur vereinfachten Datensicherung am SQL Server empfehlen wir Ihnen die folgenden kostenlosen Tools: Sollten Sie eines dieser Tools zur Datensicherung am SQL Server einsetzen, befolgen Sie anstelle den Anweisungen unter der Überschrift "Zurückspielen der SQL- Datenbank" die Anweisung zum Zurückspielen eines Backups dieser Tools und nutzen nicht das Microsoft Management Studio. Backup erstellen 5.3 Server-PC oder MS SQL Server wechseln Nach einer gewissen Zeit kann es immer mal wieder vorkommen, dass man den Server-PC wechseln möchte. Entweder, da der alte Server-PC fehlerhaft war oder weil neue und schnellere Hardware Einzug hält. Um den Umzug zügig durchzuführen, bedarf es bei der Professional-Edition nur wenige Schritte. SCHRITT 1: MDF-DATEI AUF ALTEM SQL SERVER ABKOPPELN 1. Falls nicht bereits geschehen, installieren Sie zunächst das kostenfreie Microsoft Management Studio (die Download-Adresse finden Sie auf der letzten Seite der Installationsanleitung). 2. Starten Sie das Microsoft Management Studio, melden sich mit Ihren SQL Server-Zugangsdaten an und selektieren Sie bei Datenbanken "OPDF" links im Objekt-Explorer-Baum mittels rechter Maustaste über das Kontextmenü. 3. Wählen Sie die Option "Tasks => Trennen ". Den Pfad zu Ihrer MDF-Datei kennen nur Sie. Diesen können Sie allerdings noch vor dem Abkoppeln

31 Datensicherung 25 über "Eigenschaften => Dateien" erfahren. Die MDF-Datei trägt die Dateibezeichnung "OPDF.mdf ". SCHRITT 2: INSTALLATION AUF NEUEM SERVER-PC Installieren Sie auf dem neuen Server-PC den Microsoft SQL Server sowie die Office-n-PDF- Administration. Starten Sie die Administration jedoch noch nicht. SCHRITT 3: DATENCONTAINER ÜBERTRAGEN Kopieren Sie per einfachem "FileCopy" das Dokumentenarchiv vom ehemaligen Serverpfad zum neuen Serverpfad. Den Pfad zu Ihrem gemeinsamen Dokumentenarchiv finden Sie in der Administrationsanwendung, unter "Konfiguration/Dokumentenarchiv". SCHRITT 4: ZURÜCKSPIELEN DER DATENCONTAINER IHRES DOKUMENTENARCHIVS 1. Kopieren Sie die bei Punkt 1 getrennte MDF-Datenbankdatei (OPDF.mdf) in ein Verzeichnis Ihrer Wahl des neuen Server-PC. 2. Installieren und öffnen Sie am neuen Server-PC das SQL-Management Studio. Wählen Sie links im Objekt-Explorer unter "Datenbanken" die anzukoppelnde MDF-Datenbankdatei (OPDF.mdf). Dazu über das Kontextmenü "Anfügen " wählen. 3. Prüfen Sie im Objekt-Explorer unter "Datenbanken", ob die Datenbank "OPDF" fehlerfrei angekoppelt wurde. 4. Erst jetzt starten Sie die Office-n-PDF-Administration und schalten Sie über die "Konfiguration/ Lizenzverwaltung" Ihr Office-n-PDF frei. 5. Starten Sie anschließend die Office-n-PDF Administration neu und prüfen Sie über " Datenbanken pflegen", ob alle Ihre Datenbanken wieder vorhanden sind. 6. Klicken Sie "Zurück" und wechseln Sie zu "Konfiguration/Dokumentenarchiv". 7. Tragen Sie den "lokalen Archivpfad" ein (z. B. "d:\meinarchiv\"). 8. Tragen Sie den "Netzwerk-Archivpfad" ein (vermutlich "\\<ServerName>\<Freigabename>\"). 9. Klicken Sie jetzt auf "Speichern". 10.Klicken Sie auf "Verwaiste Archivordner jetzt suchen" und stellen Sie sicher, dass die Ordner sauber zugeordnet werden können. 11.Erst jetzt erzeugen Sie die Arbeitsplatzkonfigurationsdatei ( OPClient.cfg ). SCHRITT 5: CLIENT-INSTALLATION/-KONFIGURATION 1. Falls nicht bereits geschehen, installieren Sie die Clients. 2. Kopieren Sie die zuvor über die Administration erzeugte Arbeitsplatzkonfigurationsdatei ( OPClient.cfg ) in die Installationsverzeichnisse. 3. Starten Sie den ersten Client. 4. WICHTIG: Klicken Sie auf die Schaltfläche "SQL" und öffnen eine Ihrer Datenbanken. Der Wechsel ist fertig durchgeführt.

32 Office-n-PDF 3 Teil VI

33 Verwaltung 27 6 Verwaltung In der Verwaltung der Office-n-PDF-Administration können Sie Benutzer anlegen, Benutzergruppen erstellen, Benutzerrechte vergeben. Des Weiteren können Sie in der Konfiguration Einstellungen zur Benutzerregistrierung der Arbeitsplätze, zum SQL-Server-Zugang und zum Dokumentenarchiv vornehmen. Sie können die Online-Prüfung auf Produktupdates aktivieren und die Konfigurationsdatei für die Arbeitsplätze erstellen. Windows-Benutzer importieren Benutzerverwaltung Konfiguration 6.1 Windows-Benutzer hinzufügen Windows-Benutzer können in die Office-n-PDF-Administration importiert werden. So müssen keine Benutzer manuell angelegt werden. Wobei benötigen Sie Hilfe? Windows-Domäne für Benutzer-Import auswählen Filtern/Sortieren der Windows-Benutzer für Import Vorgemerkte Benutzer für Benutzer-Import bearbeiten Importieren der vorgemerkten Windows-Benutzer WINDOWS-DOMÄNE FÜR BENUTZER-IMPORT AUSWÄHLEN Wählen Sie dafür bitte auf dem Startbildschirm die Option "Windows-Benutzer hinzufügen". Nach Auswahl der entsprechenden Windows-Domäne über den Auswahlpfeil, werden Ihnen links alle vorhandenen Windows-Benutzer angezeigt. FILTERN/SORTIEREN DER WINDOWS-BENUTZER FÜR IMPORT Zur Sortierung der Windows-Benutzer steht Ihnen eine Filterfunktion zur Verfügung. Geben Sie in das Textfeld einen entsprechenden Suchbegriff ein.

34 28 Office-n-PDF 3 Ebenfalls können Sie per Klick auf die Windows-Benutzer bzw. die vorgemerkten Benutzer alphabetisch aufsteigend oder absteigend sortieren. VORGEMERKTE BENUTZER FÜR BENUTZER-IMPORT BEARBEITEN Wählen Sie in der linken Ansicht die Windows-Benutzer, welche Sie in die Office-n-PDF- Administration importieren möchten und klicken Sie auf "Hinzufügen". Die hinzugefügten Benutzer werden rechts vorgemerkt. Sie können unter dem Karteireiter "Details" die Eigenschaften des Benutzers bearbeiten. Unter dem Kartei-Reiter "Gruppenzuordnung" können Sie den Benutzer einer Benutzergruppe zuordnen. Über "Entfernen" können Sie ausgewählte Benutzer aus der rechten Ansicht "vorgemerkte Benutzer" wieder entfernen. Sie können alle Ihre vorgenommenen Änderungen auch wieder "Zurücksetzen". IMPORTIEREN DER VORGEMERKTEN WINDOWS-BENUTZER Möchten Sie die vorgemerkten Benutzer in die Office-n-PDF-Administration importieren, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Importiere Vorgemerkte Benutzer...". Benutzerverwaltung Eigenschaften Benutzer Eigenschaften Gruppen 6.2 Benutzerverwaltung Über die Benutzerverwaltung können Sie Benutzer hinzufügen, bearbeiten, aktivieren, deaktivieren und löschen. Sie können eingerichtete Windows-Benutzer in die Office-n-PDF-Administration importieren. Ebenfalls können Sie Benutzergruppen hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

35 Verwaltung 29 Benutzer hinzufügen Eigenschaften Benutzer Windows-Benutzer importieren Aktivierte Benutzer-Lizenzen Deaktivierte Benutzer-Lizenzen Eigenschaften Gruppen Symbolleiste Eigenschaften Benutzer Über die Schaltfläche "Benutzer hinzufügen" in der Benutzerverwaltung können Sie neue Benutzer einrichten, den Benutzernamen und das Login vergeben, Rechte zuweisen, den Benutzer aktivieren oder deaktivieren sowie Benutzergruppen zuordnen. Ebenso können Sie die Benutzer-Eigenschaften eines in der Übersicht der Benutzerverwaltung bereits angelegten Benutzers per Klick auf die Schaltfläche "Eigenschaften" bzw. per Doppelklick auf den Benutzer anzeigen und bearbeiten. Wobei benötigen Sie Hilfe? Kartei-Reiter "Allgemein" Kartei-Reiter "Zugeordnete Benutzergruppen" ALLGEMEIN Unter dem Kartei-Reiter "Allgemein" können Sie Eigenschaften, wie Windows-Login, Benutzername und eine Beschreibung des Benutzers eingeben/ändern. Sie können dem Benutzer Administrator-Rechte vergeben, so dass dieser ebenfalls Einstellungen in der Administration vornehmen kann. Setzen Sie dafür bitte einen Haken vor "Administrator". Damit sich der Benutzer anmelden und Office-n-PDF starten kann, muss die Benutzerlizenz aktiviert werden. Dafür setzen Sie bitten einen Haken vor "Lizenz aktiviert". Um einen nicht mehr aktiven Benutzer wieder zu deaktivieren, entfernen Sie bitte den Haken. Des Weiteren können Sie hier auswählen, ob der Benutzer öffentliche Office-n-PDF-Datenbanken erstellen und löschen und/oder persönliche Office-n-PDF-Datenbanken erstellen oder löschen kann (siehe auch Standard Benutzereinstellung).

36 30 Office-n-PDF 3 ZUGEORDNETE BENUTZERGRUPPEN Unter dem Kartei-Reiter "Zugeordnete Benutzergruppen" können Sie den ausgewählten Benutzer bestimmten Benutzergruppen zuordnen, die Sie zuvor in der Benutzerverwaltung angelegt haben. Wählen Sie die gewünschte Benutzergruppe in der linken Spalte per Klick aus und übernehmen diese mit "Hinzufügen". So können Sie den Benutzer mehreren Benutzergruppen zuordnen. Eine zugeordnete Gruppe kann wiederum entfernt werden, wenn Sie diese in der rechten Spalte auswählen und auf "Entfernen" klicken. Mit "Zurücksetzen" gelangen Sie zum Ausgangszustand.

37 Verwaltung 31 Windows-Benutzer importieren Aktivierte Benutzer-Lizenzen Deaktivierte Benutzer-Lizenzen Standard Benutzereinstellung Eigenschaften Gruppen Eigenschaften Gruppen Unter dem Baumzweig "Gruppen" in der Navigationsansicht der Benutzerverwaltung wird Ihnen eine Übersicht aller eingerichteter Benutzergruppen angezeigt.

38 32 Office-n-PDF 3 Unterhalb der Benutzerübersicht wird mitgeteilt, wie viele Benutzergruppen existieren. Per Doppelklick auf eine Gruppe oder auf die Schaltlfäche "Eigenschaften" können Sie den Gruppennamen und die Beschreibung der Gruppe ändern oder unter dem Kartei-Reiter "zugeordnete Benutzer" Benutzer der Gruppe hinzufügen bzw. entfernen. GRUPPE HINZUFÜGEN Über die Schaltfläche "Gruppe hinzufügen" können Sie eine neue Benutzergruppe erstellen. Geben Sie Gruppenname und bei Bedarf eine Beschreibung ein und klicken Sie auf "Übernehmen". Unter dem Kartei-Reiter "zugeordnete Benutzer" können Sie der Gruppe Benutzer zuordnen. Per Klick wählen Sie in der linken Ansicht unter der Überschrift "verfügbare Benutzer" die gewünschten Benutzer aus (mehrere per Klick+STRG-Taste bzw. Klick+SHIFT-Taste) und übertragen diese mit Klick auf "Hinzufügen" in die "zugeordneten Benutzer". Mit "Übernehmen" speichern Sie die zugeordneten Benutzer in der Gruppe. Mit "Entfernen" können Sie zugeordnete Benutzer wieder aus der Gruppe entfernen. Mit "Zurücksetzen" gelangen Sie zum Ausgangszustand. Windows-Benutzer importieren Benutzerverwaltung

39 Verwaltung Aktivierte Benutzer-Lizenzen Unter dem Baumzweig "Aktivierte Lizenzen" in der Navigationsansicht der Benutzerverwaltung werden Ihnen alle Benutzer angezeigt, die Zugriff auf Office-n-PDF haben. Der Haken vor "Lizenz aktiv" in den Benutzer-Eigenschaften ist gesetzt. Unterhalb der Benutzerübersicht wird mitgeteilt, wie viele Lizenzen von wie vielen insgesamt erworbenen Lizenzen aktiv sind. So behalten Sie die Kontrolle, wie viele Lizenzen noch frei sind und somit an Benutzer vergeben werden können. Sind keine Lizenzen mehr frei, können Sie eventuell Benutzer deaktivieren, um neue Benutzer zu aktivieren bzw. oder Sie erwerben weitere Lizenzen. Benutzerverwaltung Deaktivierte Benutzer-Lizenzen Gruppen Deaktivierte Benutzer-Lizenzen Unter dem Baumzweig "deaktiverten Lizenzen" in der Navigationsansicht der Benutzerverwaltung werden Ihnen alle Benutzer angezeigt, die angelegt sind, aber zurzeit keinen Zugriff auf Office-n-PDF

40 34 Office-n-PDF 3 haben. Der Haken vor "Lizenz aktiv" in den Benutzer-Eigenschaften ist nicht gesetzt. Unterhalb der Benutzerübersicht wird mitgeteilt, wie viele Lizenzen insgesamt deaktiv sind. Deaktive Benutzer können Sie wieder aktiveren, wenn Sie in den Benutzer-Eigenschaften den Haken vor "Lizenz aktiv" setzen. Im "Standard-Benutzer (Vorlage)" können Sie Standard-Einstellungen vornehmen, die für jeden neuen Benutzer voreingestellt sind (siehe auch Standard Benutzereinstellungen). Benutzerverwaltung Aktivierte Benutzer-Lizenzen Gruppen Standard Benutzereinstellung In dem Baumzweig "Deaktivierten Lizenzen" in der Navigationsansicht der Benutzerverwaltung wird Ihnen ganz oben der "Standard-Benutzer (Vorlage)" angezeigt. Der Standard-Benutzer kann nicht gelöscht werden. Im Standard-Benutzer können Sie Standard-Einstellungen vornehmen, die für jeden neuen Benutzer voreingestellt sind, z. B. auch bei der automatischen Benutzerregistrierung bei Erstanmeldung (siehe Konfiguration/Arbeitsplätze) oder Import der Windows-Benutzer.

41 Verwaltung 35 Per Doppelklick auf den Eintrag "!Standard" öffnen Sie die Eigenschaften und können unter dem Kartei-Reiter "Allgemein" die Standard-Einstellungen, wie Rechte und Lizenzaktivierung sowie unter dem Kartei-Reiter "Zugeordnete Benutzergruppen" die Standard-Gruppenzuordnung vornehmen (siehe auch Eigenschaften Benutzer). ACHTUNG Bitte beachten Sie, dass alle Einstellungen des Standard-Benutzers auch automatisch bei jedem neuen Benutzer voreingestellt sind und dann nur manuell für jeden Benutzer in der Office-n-PDF-Administration die Eigenschaften bzw. Gruppenzuordnung geändert werden kann. Benutzerverwaltung Eigenschaften Benutzer Windows-Benutzer importieren 6.3 Konfiguration In der "Konfiguration" der Office-n-PDF-Administration können Sie Einstellungen zur Benutzerregistrierung der Arbeitsplätze, zum SQL-Server-Zugang und zum Dokumentenarchiv vornehmen. Sie können die Online-Prüfung auf Produktupdates aktivieren und die Konfigurationsdatei für die Arbeitsplätze erstellen. Arbeitsplätze SQL-Server-Zugang Dokumentenarchiv Produktaktualisierung Lizenzverwaltung Symbolleiste Arbeitsplätze Office-n-PDF kann automatisch Benutzer der Benutzerverwaltung hinzufügen, sobald diese Office-n- PDF das erste Mal starten. Der Benutzer erhält in diesem Fall automatisch alle Rechte, die dem Standard-Benutzer zugeordnet sind. Unter der "Konfiguration" ist unter dem Ordner "Arbeitsplätze" vorgeingestellt, dass die

42 36 Office-n-PDF 3 automatische Benutzerregistrierung zugelassen wird. Diese Einstellung kann deaktiviert werden, indem Sie den Haken per Klick entfernen. Standard-Benutzereinstellung Windows-Benutzer importieren Konfiguration SQL-Server-Zugang Damit sich Benutzer am SQL-Server anmelden können, benötigen diese die Festlegung eines generellen Zugangs. Definieren Sie bitte in der "Konfiguration" unter dem Ordner "SQL-Server- Zugang" den gewünschten Verbindungstyp sowie gegebenenfalls Benutzername und Passwort. Sollten sich die Benutzer per Windows-Authentifizierung anmelden, muss kein Name und Passwort eingegeben werden. WINDOWS-AUTHENTIFIZIERUNG Der Windows-Authentifizierungsmodus ermöglicht Benutzern mithilfe eines Microsoft Windows- Benutzerkontos das Herstellen einer Verbindung. SQL-SERVER-AUTHENTIFIZIERUNG (GEMISCHTER MODUS) Der gemischte Modus ermöglicht Benutzern, mithilfe der Windows-Authentifizierung oder der SQL- Server-Authentifizierung eine Verbindung zu einer Instanz vom SQL Server herzustellen. Benutzer, die eine Verbindung über ein Microsoft Windows-Benutzerkonto herstellen, können entweder im Windows-Authentifizierungsmodus oder im gemischten Modus eine vertraute Verbindung verwenden. Weitere Informationen zur Anmeldung am SQL-Server finden Sie in der Online-Dokumentation Ihres SQL-Servers. Windows-Benutzer importieren

43 Verwaltung Dokumentenarchiv Office-n-PDF speichert die eingecheckten Dokumente automatisch im AES Rijndael Algorithmus 128 Bitverschlüsselt in einem zentralen Dokumentenarchiv. AES ist ein im Jahre 2001 vom National Institute of Standards and Technology (NIST) als Advanced Encryption spezifizierter Verschlüsselungsstandard und bietet ein außerordentlich hohes Maß an kryptographischer Sicherheit, Geschwindigkeit und Effizienz. Dafür ist die Eingabe des Netzwerk-Archivpfades für das Dokumentenarchiv in der "Konfiguration" unter dem Ordner "Dokumentenarchiv" notwendig. Dieser Netzwerk-Archivpfad muss von jedem Arbeitsplatz aus erreichbar sein. Ebenfalls geben Sie bitte unbedingt das Verzeichnis für das Dokumentenarchiv ein, welches von diesem PC der Administration aus schreibend und lesend erreichbar ist. Dies kann ein separates Verzeichnis (siehe Grafik) oder ebenfalls das Netzwerk-Verzeichnis sein. ACHTUNGBeide Felder - Lokaler Archivpfad und Netzwerk-Archivpfad - müssen korrekt gefüllt sein, wenn Sie ein Dokumentenarchiv nutzen möchten. Hierbei handelt es sich prinzipiell um ein und das selbe Zielverzeichnis. Je nachdem, von wo aus es erreichbar sein muss, kann es sich lediglich um unterschiedliche Pfade handeln(!). Nachfolgend drei Beispielkonfigurationen: Beispiel 1: Das Dokumentenarchiv-Verzeichnis existiert auf dem gleichen PC, auf dem auch die Anwendung Office-n-PDF-Administration installiert wurde. Der lokale Verzeichnispfad lautet C:\Office-n-PDF\Archiv. Für die Client-PC s wurde das Verzeichnis Office-n-PDF z. B. als Laufwerksbuchstabe H: freigegeben. Somit tragen Sie folgende Daten ein: Lokaler-Archivpfad: C:\Office-n-PDF\Archiv\ Netzwerk-Archivpfad: H:\Archiv\

44 38 Office-n-PDF 3 Beispiel 2: Das Dokumentenarchiv-Verzeichnis existiert auf einem anderen PC, als die Anwendung Office-n-PDF-Administration. Der lokale Verzeichnispfad ist in diesem Fall irrelevant. Für alle PC s gilt daher der reine Netzwerkpfad. Somit tragen Sie folgende Daten ein: Lokaler-Archivpfad: H:\Archiv\ Netzwerk-Archivpfad: H:\Archiv\ Beispiel 3: Das Dokumentenarchiv-Verzeichnis existiert auf dem gleichen PC, auf dem auch die Anwendung Office-n-PDF-Administration installiert wurde. Der Name des PC s, auf dem sich das Archiv-Verzeichnis befindet lautet MeinPC. Der Client-Archivzugriff soll über UNC-Pfad erfolgen. Der lokale Verzeichnispfad lautet C:\Office-n-PDF\Archiv. Für die Client-PC s wurde das Verzeichnis Archiv freigegeben. Somit tragen Sie folgende Daten ein: Lokaler-Archivpfad: C:\Office-n-PDF\Archiv\ Netzwerk-Archivpfad: \\MeinPC\Archiv\ Wichtig: Die Administrationsanwendung, sowie Office-n-PDF aller Client-PC s, benötigen volles Schreib- und Leserecht auf das Archiv-Verzeichnis.

45 Verwaltung 39 Beim Löschen einer Office-n-PDF-Datenbank kann es vorkommen, dass z. B. aufgrund fehlender Benutzerrechte das dazugehörige Archiv-Verzeichnis nicht gelöscht werden konnte. In der "Konfiguration" unter dem Ordner "Dokumentenarchiv" können Sie prüfen, ob verwaiste Archivordner existieren und diese anschließend löschen, um Festplattenplatz frei zu geben. Bitte klicken Sie für die Suche nach verwaisten Archivordnern auf den Link "verwaiste Archivordner". Eigenschaften Benutzer Eigenschaften Gruppen Standard Benutzereinstellung Lizenzverwaltung Im Ordner "Lizenzverwaltung" der "Konfiguration" werden Ihnen Informationen, mit welcher Version Sie arbeiten, Informationen zu Nutzungsrechten, z. B. wie lange die Testversion noch gültig ist, angezeigt. Nach Einrichtung der kompletten Konfiguration, wie Arbeitsplätze, SQL-Server-Zugang, Dokumentenarchiv und Produktaktualisierung können Sie in der "Lizenzverwaltung" auf "Arbeitsplatzkonfigurationsdatei erstellen" klicken. Der vorgegebene Dateiname "OPClient.cFG" darf nicht geändert werden. Sie können die Datei nun entweder auf ein Netzwerkverzeichnis oder einen Datenträger speichern, um die Lizenz am Arbeitsplatz einzurichten oder Sie stellen die Arbeitsplatzkonfigurationsdatei über ein internes Verteilungssystem bereit. Nach dem käuflichen Erwerb der Produktversion, erhalten Sie eine Lizenzdatei. Klicken Sie nach

46 40 Office-n-PDF 3 Erhalt der Lizenzdatei auf "Lizenzdatei öffnen" und folgen danach den mitgelieferten Informationen. Arbeitsplätze SQL-Server-Zugang Dokumentenarchiv Lizenzierung Kontakt & Support Produktaktualisierung Office-n-PDF kann automatisch nach Produktaktualisierungen (Updates) suchen. Wird ein Update gefunden, wird dieses in ein gemeinsames Verzeichnis kopiert. Jeder Arbeitsplatz, der sich anschließend im System neu anmeldet, erhält automatisch über dieses gemeinsame Verzeichnis die neueste Programmversion. Dafür ist zwingend die Eingabe des gemeinsamen Netzwerk-Update-Verzeichnisses in der "Konfiguration" unter dem Ordner "Produktaktualisierung" notwendig. Dieses Verzeichnis muss von jedem Arbeitsplatz aus erreichbar sein. Ebenfalls geben Sie bitte unbedingt den Datenpfad für das gemeinsame Verzeichnis ein, welcher von diesem PC der Administration aus schreibend und lesend erreichbar ist. Dies kann ein separater Datenpfad (siehe Grafik) oder ebenfalls das Netzwerk-Update-Verzeichnis sein. ACHTUNGBeide Felder - Lokales Update-Verzeichnis und Netzwerk Update-Verzeichnis - müssen korrekt gefüllt sein, wenn Sie eine automatische Update-Verteilung nutzen möchten. Hierbei handelt es sich prinzipiell um ein und das selbe Zielverzeichnis. Je nachdem, von wo aus es erreichbar sein muss, kann es sich lediglich um unterschiedliche Pfade handeln(!). Nachfolgend drei Beispielkonfigurationen: Beispiel 1:

47 Verwaltung 41 Das Updateverzeichnis existiert auf dem gleichen PC, auf dem auch die Anwendung Office-n-PDF-Administration installiert wurde. Der lokale Verzeichnispfad lautet C:\Office-n-PDF\Updates. Für die Client-PC s wurde das Verzeichnis Office-n-PDF z. B. als Laufwerksbuchstabe H: freigegeben. Somit tragen Sie folgende Daten ein: Lokaler-Archivpfad: C:\Office-n-PDF\Updates\ Netzwerk-Archivpfad: H:\Updates\ Beispiel 2: Das Updateverzeichnis existiert auf einem anderen PC, als die Anwendung Office-n- PDF-Administration. Der lokale Verzeichnispfad ist in diesem Fall irrelevant. Für alle PC s gilt daher der reine Netzwerkpfad. Somit tragen Sie folgende Daten ein: Lokaler-Archivpfad: H:\Updates\ Netzwerk-Archivpfad: H:\Updates\ Beispiel 3: Das Updateverzeichnis existiert auf dem gleichen PC, auf dem auch die Anwendung Office-n-PDF-Administration installiert wurde. Der Name des PC s, auf dem sich das Archiv-Verzeichnis befindet lautet MeinPC. Der Client-Archivzugriff soll über UNC-Pfad erfolgen. Der lokale Verzeichnispfad lautet C:\Office-n-PDF\Updates. Für die Client-PC s wurde das Verzeichnis Updates freigegeben. Somit tragen Sie folgende Daten ein: Lokaler-Archivpfad: C:\Office-n-PDF\Updates\ Netzwerk-Archivpfad: \\MeinPC\Update\ Wichtig: Die Administrationsanwendung, sowie Office-n-PDF aller Client-PC s, benötigen volles Schreib- und Leserecht auf das Archiv-Verzeichnis.

48 42 Office-n-PDF 3 Haben Sie jeweils das richtige gemeinsame Verzeichnis für Produktaktualisierungen eingegeben, können Sie die Prüfung auf Online-Updates per Klick auf den Link "Jetzt auf Online-Update prüfen..." starten. Prüfung auf Update

49 Office-n-PDF 3 Teil VII

50 44 Office-n-PDF 3 7 Lizenzierung, Update, Kontakt Sie können sich auf eine professionelle Programmierung, regelmäßige Programmpflege und automatische Updates verlassen. Bei Kauf unserer Produkte trennen sich nicht unsere Wege. Sollte es einmal zu Problemen kommen, erhalten Sie maximal für einen Zeitraum von zwei Jahren kostenlosen Support per . HINWEIS Zur Vermeidung von größeren Schäden durch Datenverluste ist es dringend erforderlich, dass Sie eine regelmäßige Datensicherung auf externen Datenträgern (z. B. Bandlaufwerk) durchführen. Lizenzierung Prüfung auf Update Kontakt & Support 7.1 Lizenzierung Wenn Sie Office-n-PDF beruflich einsetzen, ist nur die Nutzung der Standard- oder der Professional- Edition zulässig. Die Private-Edition ist als Einzelplatzversion nur für den privaten Gebrauch bestimmt. Das Nutzungsrecht der Shareware-/Testversion endet mit Ablauf der Testphase. 7.2 Prüfung auf Update Office-n-PDF sucht nach Klick auf "? (Hilfe)" und die Option "Prüfe auf Online-Update..." online nach Produkt-Updates und aktualisiert die Programmversion und zeigt Produktneuheiten an. Somit haben Sie die Möglichkeit, immer mit der neuesten Version des Programms zu arbeiten. Wir empfehlen Ihnen, das Online-Update regelmäßig durchzuführen. Benötigen Sie technischen Support - hierüber finden Sie unsere Kontaktdaten. Bereits vergangene Updates, die nicht von Ihnen herunter geladen wurden, erhalten Sie mit jeder Aktualisierung automatisch.

51 Lizenzierung, Update, Kontakt 45 ONLINE-UPDATE DURCHFÜHREN Damit der Update-Assistent die aktuell installierte Programmversion erkennt, müssen Sie Office-n- PDF mindestens einmal starten und beenden. 1. Erstellen Sie zunächst eine Arbeitsplatzkonfigurationsdatei über das Konfigurationsmenü. 2. Kopieren Sie die erstellte Konfigurationsdatei (OPClient.cfg) in den Installationsordner Ihrer Officen-PDF-Clients. 3. Starten Sie nun Office-n-PDF und prüfen Sie, ob die Verbindung erfolgreich verlief. 4. Ab sofort können Sie den Update-Assistenten Ihrer Office-n-PDF-Administration verwenden. Stellen Sie nun sicher, dass Sie mit dem Internet verbunden sind. Klicken Sie dann bitte im Startfenster auf "?" und auf die Auswahlmöglichkeit "Prüfe auf Onlie- Update..." oder in der "Konfiguration" unter dem Ordner "Produktaktualisierung" auf "Prüfe auf Onlie-Update..." um zu prüfen, ob es eine aktualisierte Version gibt. Nach der Durchführung der Update-Suche wird Ihnen mitgeteilt, ob es eine neue Version gibt. Gibt es eine neue Version, können Sie auch Informationen zur Historie abrufen, d. h. Sie können nachlesen, welche Fehler bereinigt oder welche Funktionen neu eingefügt bzw. geändert wurden. Klicken Sie dafür einfach auf den Hyperlink "hier". Um das verfügbare Update herunter zu laden, klicken Sie bitte unten auf die Schaltfläche "Jetzt aktualisieren". Konfiguration Lizenzierung Kontakt & Support 7.3 Kontakt & Support