DiBo.net service Carmen Borutta Anton-Aulke-Str Billerbeck - 1

Transkript

1 Der Kundendienstler wird zum Verkaufsprofi Statten sie ihren Kundendienstmonteur mit einem modernen Werkzeug aus und er wird seine Arbeit noch besser und schneller ausführen. Ihre Kunden werden das zu schätzen wissen. Wenn alles erledigt ist kommt der wichtigste Teil der Arbeit. Die arbeiten müssen aufgeschrieben werden und letztendlich bei der Unterschrift überkommt jedem Kunden ein ungutes Gefühl: was wird das wohl wieder Kosten!. Wenn er dann einige Tage später die Rechnung in Händen hält ist der Frust da. Was so viel kostet die Stunde?, das Material ist doch überteuert und das Finanzamt will auch noch so viel. Das kann ich mir in Zukunft nicht mehr leisten. Wie währe es wenn, der Monteur gleich klare Fakten schafft. In einem kleinen Pocket PC sind alle Preise gespeichert. Er kann die Frage ist ein neues Teil nicht günstiger als die Reparatur oder was kostet denn das immer und immer genau beantworten. Nach erfolgter Arbeit stellt er den Arbeitszettel gleich in den P-PC zusammen. Dort erscheint dann die genaue Aufrechnung und auch die Steuern werden ausgewiesen. Nun können alle Positionen besprochen werden und der Kunde unterschreibt gleich auf dem Display. Nach erfolgreichem Arbeitstag wird der Pocket-Pc in die Docking-Station Ihres Geschäftsrechners gesteckt und die Daten übertragen. Sie erstellen mit NormFakt die Rechnung, auf der die Signatur des Kunden erscheint. Nun hat der Kunde kein Problem mehr mit Ihrer Rechnung, denn die hat er bereits am Tage der Reparatur mit dem Monteur geklärt, deshalb ist es ein Zufriedener Kunde und wird auch sicherlich schnell bezahlen. Sie können aber auch, da alle Preisfragen geklärt sind den Betrag durch den Monteur mitnehmen. Dazu benötigt er dann nur einen Quittungsblock. Die Rechnung kommt dann später per Post. Eine neue Generation von Pocket PC s macht es möglich. Durch ein einheitliches Betriebssystem können Programme wie in einem PC erstellt werden. Weiterhin hat der P- PC bereits viele Programme an Bord. So sind Terminkalender, Adressbuch, Notizzettel und Navigationssysteme der neusten Generation in der Grundausstattung bereits vorhanden. Ein GPS-Empfänger ist bereits fest am Gerät angebracht. Damit findet Ihr Monteur jeden Kunden schneller als bisher. Nun kommen wir und stellen für alle NormFakt Kunden ein MiniFakt zu einem geringen Preis, zur Verfügung um den oben geschilderten Ablauf zu Organisieren. Windows Mobile Software, die nächste Generation des Betriebssystems für Pocket PCs macht die mobile Kommunikation noch unabhängiger, schneller und deutlich intelligenter. 1

2 Dieses ist der Startbildschirm von MiniFakt. Ähnlich wie bei NormFakt sind die Bedienelemente Aufgebaut. So ist die Adressenzeile im Unteren Bereich angeordnet. Ein Click öffnet das Suchfenster. Wie gewohnt können Sie einen Teil des Namens, Strasse oder Ort, mehrere Begriffe getrennt mit Leertaste, eingeben. Mit OK beginnt die Suche in der Adressendatei. Nun werden alle Adressen angezeigt die diesem Suchbegriff entsprechen. Ein Klick auf die Zeile übernimmt die Adresse. Freie Adresseneingabe wird durch Click auf die Adressenanzeigeleiste eingeleitet. Dann werden die Felder ausgefüllt und Schliessen gedrückt. 2

3 Nun beginnen wir mit einer Beschreibung des Auftrags. (muss aber nicht sein). Dazu Clicken wir auf den Taster Vortext. Ein Eingabefenster geht auf und der Text wird eingegeben. Nach Schliessen wird der Arbeitsbildschirm wieder freigegeben. Und Sie können mit der Artikeleingabe beginnen. Durch Click auf das Fragezeichen wird die Sucheingabe geöffnet. Geben Sie dort wieder den, oder mehrere, Suchbegriffe ein. Aus der Auswahlliste Clicken Sie dann den Artikel an. Nun ist der erste Artikel in dem Vorgang mit 1 Stück erfasst. Um die Menge zu ändern machen Sie einen Click auf die Artikelzeile, der Artikel wird oben in den Fenstern übernommen. Nun können Sie die Menge, aber auch den Text oder Preis, ändern und mit OK wieder in die Liste übertragen. Damit steht also fest, dass auch freie Artikel erfasst werden können. Füllen Sie dazu nur die Felder Text, Menge und Preis aus und Clicken OK. So werden alle Artikelpositionen erfasst. Die Aufrechnung erfolgt sofort. 3

4 Nun können Sie dem Kunden die Aufstellung zeigen, erläutern und dann fordern Sie Ihn auf die Angelegenheit zu bestätigen. Dazu Clicken Sie die Taste Unterschrift an und lassen, dort wo Unterschrift steht, unterschreiben. Nun ist Ihr Vorgang fasst fertig. Speichern Sie erst die Unterschrift und dann den Vorgang. Das Speichern des Vorgangs kann erst betätigt werden wenn, eine Unterschrift geleistet wurde. Danach ist die Eingabe wieder frei für den nächsten Kundendienstfall. Wie praktisch den findet er gleich mit dem Navigator. Zuhause Angekommen wird der PDA in die DockingStation oder an das USB-Kabel angeschlossen. Die Daten werden auf den PC übertragen und Sie können diese gleich in NormFakt einlesen, die Rechnung drucken und der Vorgang ist für Sie erledigt. Einlesen in Normfakt wird über Import > PDA-Vorgang aufgerufen. Mit Doppelclick werden die Vorgänge in das rechte Fenster übernommen. (auch mit Click und Übernahme). Mit Taster Schliessen werden die Vorgänge in Normfakt eingelesen. Sind alle Vorgänge eingelesen können die Vorgänge mit diesem Fenster auch gelöscht werden. Der Suchweg (meistens Eigene Dateien, Ordner PDANAME + Eigene Dateien, Geschäftlich, MFDaten) kann mit den Dialogfenstern gesucht werden. Beim nächsten Aufruf wird dieser Weg bereits angezeigt. 4

5 Nun haben Sie in NormFakt den letzten Vorgang auf dem Bildschirm. Wenn Sie nun das Vorgangsinfo (Doppelklick auf Vorgangsnummer oder F11) aufrufen erhalten Sie eine Ansicht mit der Unterschrift. Nun brauchen Sie nur noch die Rechnung zu drucken. Auch unter der Rechnung wird die geleistete Unterschrift ausgedruckt. Ihr Kundendienst ist nun abgeschlossen und Sie haben 90 % Aufwand weniger. Wenn Sie nun mal dagegenhalten das der Monteur ja mehr Zeit benötigt hat so ist das nur am Anfang des Umgangs mit dem PDA richtig. Nach einiger Übung geht es sicherlich schneller als das Aufschreiben auf einem Auftragsblock. 5

6 Wie aber kommen die Daten in den PDA. Dazu haben wir eine kleine Datenbank zusätzlich erstellt. Die kann dann mit EXPORT > PDA-Dateien von Normfakt übertragen werden. Legen Sie sich dazu eine kleine, dem Kundendienst entsprechende Artikeldatei an die Sie dann auswählen und übertragen. Die Wartungsdaten sind für ein Wartungsinfo auf dem PDA gedacht. (Zusatzprogramm, nicht in MiniFakt enthalten). Die Optionen Neuanlage löscht erst alle Daten auf dem PDA und überspielt die vorhandenen. Bei Adressen kann ein Kriterium zur Auswahl gesetzt werden, X steht für alle. Kriterien werden aus der Adressendatei Kriterien übernommen. Die Datenbank steht auf Ihrem Arbeitsplatz, unter Norm50 > PALM. Wenn Sie die mit der Aktiv-Sync Software von Microsoft auf dem PDA kopieren wird die Datei in eine PDA- Datenbank gewandelt. Die Standardmäßigen Verzeichnisse sind auf der Storage Card. Unter dem PDA-Menue Allgemein > Einstellungen können Sie die Datensuchwege festlegen. Weitere Informationen, Preise und Lieferzeiten erfahren Sie in unserem Softwareshop oder bei Ihrem Softwareberater. 6