BASELBIETER TURNVERBAND (BLTV) Verbandsstrukturen Organisationsbeschreibung (OB-3) Abteilung Finanzen

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1 Organisationsbeschreibung (OB-) Abteilung Finanzen Grundsatz: Diese Organisationsbeschreibung muss eine proaktive Verbandsführung ermöglichen Unser Führungsprinzip Zielsetzung / Planung Finanzen Personelles Anlässe Wissen Version OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 1 von 1

2 1 Organisation Organigramm Baselbieter Turnverband Delegiertenversammlung (DV) Kontroll- und Revisionsstelle (KRS) Präsidentenkonferenz (PK) Verbandsvorstand (VVS) Geschäftsstelle (GS) Verbandsfähnrich Verbandsleiterkonferenz (VLK) Abteilung Marketing + Kommunikation Abteilung Finanzen Abteilung Breitensport Abteilung Jugend Abteilung Vereinsturnen Abteilung Turnen + Ressort Anlässe Ressort Ausbildung Ressort Aerobic-Geräteturnen- Gymnastik Ressort Leichtathletik-Nationalturnen Ressort Spiele Organigramm Abteilung Finanzen Abteilung Finanzen Abteilungsleiter FP Sekretariat FP Buchhaltung FP TK-Finanzen FP SVK Koordination FP = Fachperson OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

3 Aktivitäten.1 Hauptaktivitäten Mit diesen Hauptaktivitäten unterstützt die Abteilung Finanzen die finanziellen Rahmenbedingungen des Vorstand des BLTV. Bereiche Zielsetzung / Planung 1 Ausbildung Aktivitäten der Abteilung Finanzen Finanzielle Entwicklung/Ausrichtung in 1, in und in Jahren Erstellt mehrjährige Zielsetzung für Finanzen Anlässe Einsichtnahme in die Budgets und Abrechnungen der BLTV Anlässe Wissen 4 Personelles Finanzen Führt Konferenzen/Sitzungen durch Publiziert wichtige Informationen, Kontaktadressen etc. Aktualisiert diese Organisationsbeschreibung Betreuung Fachpersonal Rekrutierung Fachpersonal Erstellt mehrjährigen Finanzplan des BLTV Erstellt Jahresrechnung des BLTV Erstellt Budget des BLTV Kontrolliert und überwacht Budget des BLTV.1.1 Zielsetzung / Planung OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

4 .1. Ausbildung.1. Anlässe OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 4 von 1

5 .1.4 Wissen.1. Finanzen Bestehende OBs, Abläufe und Checklisten Start Kurzfristige Planung Anwendbarkeit und fehlerfreie Funktion überprüfen Finanzbedarf ermitteln 1x jährlich Fehlende Dokumente erstellen und bestehende aktualisieren Finanzen akquirieren.1. Personelles Zusätzliche Aufwände überprüfen - Sitzungsgelder - Räume - Kosten Start Budget erstellen Kurzfristige- und mittelfristige Planung Budget abgeben Personalbedarf ermitteln End Fehlendes Personal rekrutieren Personal einsetzten Personal fachspezifisch ausbilden End OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

6 . Benötigte Infrastruktur Kommunikationsmittel 1 Arbeitsmittel 4 Telefon, Handy Internet Computer, Laptop Elektronisches Buchhaltungsprogramm Präsentationsgeräte (Beamer, Hellraumprojektor, Leinwand, Flip-Chart etc.) Notizpapier und Schreibutensilien Lokalitäten und Anlagen Sitzungsräume (Zimmer, Aula, Saal etc.). Benötigte Informationen Informationsgehalt 1 Fachinformationen, Vorgaben und Richtlinien der Verbände (STV etc.) Vorgaben/Angaben und Richtlinien des Verbandsvorstandes, der Abteilungen und Ressorts des BLTV Mehrjahresplanung und Zielsetzung (Personal und Finanzen).4 Wissens-Dokumentationen Eine Dokumentation kann aus einem ausführlichen, mehrseitigen Beschrieb, einem groben, 1-seitigen Beschrieb oder aus einer einfachen Checkliste bestehen. Diese Dokumentationen können ev. auch (in abgeänderter Form) von andern Abteilungen, Ressorts oder Fachbereichen übernommen, oder mit diesen zusammen erstellt werden. Dokumentation Ziel- und Terminplanung 1 Inhalt Ausbildungsprogramm Wie werden Ziele geplant Wie wird der Terminplan erstellt Anlässe Wie werden Budget und Abrechnungen von BLTV-Anlässen erstellt Sitzungen 4 Informationsaustausch 9 Wie wird eine Sitzung geplant und durchgeführt Was wird benötigt Wie wird eine Publikation erstellt Wie werden die Kontaktadressen ermittelt Wie erfolgt die verbandsinterne Kommunikation Wie erfolgt die externe Kommunikation (Vereine/Riegen, andere Verbände) Organisationsbeschreibung 9 Wie wird diese Organisationsbeschreibung aktualisiert OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

7 Fachpersonal 10 Finanzen Was ist zu tun zur Betreuung und Unterstützung des Fachpersonals Wie muss zur Rekrutierung von Fachpersonal vorgegangen werden Wie wird die ehrenamtliche Tätigkeit gewürdigt und verdankt Wie wird der Finanzplan erstellt Wie wird die Jahresrechnung erstellt Wie werden Spesen/Auslagen abgerechnet Wie wird das Budget erstellt Wie wird das Budget kontrolliert und überwacht Teilaktivitäten und Pflichten Ziffern.1 und. sowie die nummerierten Tabellenzeilen unter Ziffer. entsprechen jeweils einer Person..1 Abteilungsleitung Abteilungsleiter Finanzen: Leitet die Abteilung Finanzen und hat die Verantwortung Ist Mitglied des Verbandsvorstandes und nimmt an dessen Sitzungen teil Arbeitet bei den generellen Vorstandsaufgaben mit Erledigt zusätzliche Aufträge, welche ihm vom Vorstand zugewiesen werden Führt, koordiniert und überwacht die Aktivitäten der Abteilung Finanzen und regelt seine Stellvertretung Informiert den Verbandsvorstand über die Finanzsituation des BLTV sowie die Personalsituation der Abteilung Finanzen Vertritt den BLTV bzw. die Abteilung Finanzen an Kursen und Konferenzen des STV Vertritt im STV die Anliegen des BLTV Ist verantwortlich, dass der Verband über genügend finanzielle Mittel verfügt Ist verantwortlich für die Mittelbeschaffung im Verband Unterstützt den Abteilungsleiter Marketing und Kommunikation sowie die Fachperson Sponsoring, Werbung bei der Erstellung und Umsetzung eines mehrjährigen Sponsoringplanes Ist für die Kapital- und Finanzanlagen verantwortlich Ist für die Erstellung eines mehrjährigen Finanzplanes zuhanden des Verbandsvorstandes und der DV zuständig Setzt die zu erreichenden Jahresziele für seine Abteilung fest Erstellt das Entschädigungsreglement z.hd. des Vorstandes Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Buchhaltung für die Erstellung der Jahresrechnung des BLTV verantwortlich. Dies gilt für alle vom BLTV geführten Buchhaltungen Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Buchhaltung für eine korrekte Buchführung verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Buchhaltung für den korrekten und termingerechten Zahlungsverkehr verantwortlich OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

8 Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Buchhaltung bzw. der Geschäftsstelle für die fristgerechte Erhebung der Mitgliederbeiträge verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Buchhaltung für die entsprechenden Mahnungen, der Mitgliederbeiträge verantwortlich Ist für die Erstellung und Kontrolle des eigenen Abteilungsbudgets verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson TK-Finanzen bzw. Fachperson Buchhaltung für die Erstellung des Gesamtbudgets des BLTV zuständig Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Buchhaltung für die Budgetüberwachung verantwortlich Stellt den Abteilungsinternen Wissenstransfer sikcher Organisiert und leitet im Bedarfsfall Sitzungen der Abteilung Finanzen mit andern Abteilungen und/oder Ressorts Informiert die Vereine und Riegen anlässlich der Delegiertenversammlung über die Finanzen des BLTV Ist für die Einhaltung von Terminen und Fristen besorgt Ist für die Personalplanung der Abteilung Finanzen zuständig Erstellt den Jahresbericht der Abteilung Finanzen zuhanden des Verbandsvorstandes bzw. zuhanden der Delegiertenversammlung Koordiniert und überwacht die Aktivitäten der Abteilung Finanzen Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Verbandsvorstand sowie den eigenen Mitgliedern mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit dem Verbandsvorstand sowie der Abteilung Finanzen verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit. Ressortleitung OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

9 . Fachpersonen 1. FP Buchhaltung: 1. FP TK-Finanzen: Ist Mitglied der Abteilung Finanzen und nimmt an deren Sitzungen teil Ist in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung Finanzen für die Erstellung der Jahresrechnung des BLTV verantwortlich Ist für die fristgerechte Ablieferung der Buchhaltung der Abteilung Breitensport inkl. der dazugehörenden Belege durch die Fachperson TK-Finanzen besorgt Ist in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung Finanzen für eine korrekte Buchführung verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung Finanzen für den korrekten und termingerechten Zahlungsverkehr verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung Finanzen bzw. der Geschäftsstelle für die fristgerechte Erhebung der Mitgliederbeiträge verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung Finanzen für die Eingangskontrolle, und im Bedarfsfall für entsprechende Mahnungen, der Mitgliederbeiträge verantwortlich Hilft in der Abteilung Finanzen bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Finanzen mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Finanzen verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit Ist Mitglied der Abteilung Finanzen und nimmt an deren Sitzungen teil Vertritt die Abteilung Finanzen in der Abteilung Breitensport und nimmt an deren Sitzungen teil Ist für die Kommunikation zwischen Abteilung Finanzen und Abteilung Breitensport sowie den Ressorts verantwortlich Vertritt in der Abteilung Breitensport die Anliegen der Abteilung Finanzen Erstellt das Gesamtbudget für die Abteilung Breitensport und deren Ressorts Ist für die termingerechte Ablieferung dieses Gesamtbudgets an die Abteilung Finanzen verantwortlich Ist bei allfälligen Budgetkürzungen durch den Verbandsvorstand für die Weiterleitung der entsprechenden Infos an die Abteilung Breitensport bzw. die Ressorts verantwortlich Führt die Buchhaltung für die Abteilung Breitensport und deren Ressorts Ist für die fristgerechte Abgabe der notwendigen Unterlagen (z.b. Kursabrechnungen etc.) der Ressorts an die Fachperson TK-Finanzen besorgt Ist für die fristgerechte Weiterleitung der Buchhaltung der Abteilung Breitensport inkl. der dazugehörenden Belege an die Fachperson Buchhaltung der Abteilung Finanzen verantwortlich Hilft in der Abteilung Finanzen bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 9 von 1

10 . FP SVK Koordination: FP Sekretariat ¹: 1 4 Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Finanzen mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Finanzen verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit Ist Mitglied der Abteilung Finanzen und nimmt an deren Sitzungen teil Ist bezüglich der SVK für die Kommunikation zwischen der Abteilung Finanzen und dem STV verantwortlich Organisiert und koordiniert die Belange der SVK innerhalb der Abteilung Finanzen Organisiert und koordiniert die Belange der SVK für die Vereine, Abteilungen und Ressorts Ist bezüglich der SVK die Ansprechperson für die Vereine, Abteilungen und Ressorts Hilft in der Abteilung Finanzen bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Finanzen mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Finanzen verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit Nimmt an den Sitzungen der Abteilung Finanzen teil Ist für die Protokollführung der Sitzungen der Abteilung Finanzen verantwortlich Ist für den Versand des Protokolls verantwortlich Unterstützt die Abteilungsleitung sowie die Abteilungsmitglieder in administrativen Belangen Hilft in der Abteilung Finanzen bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Finanzen mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Finanzen verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit ¹ Die Fachperson Sekretariat kann diese Aufgabe auch für weitere Abteilungen und/oder Ressorts ausüben. Eine Person kann, soll aber nicht mehr als zwei Chargen übernehmen OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 10 von 1

11 4 Terminplanung 4.1 Feste Termine 1 Abgabe Budget der Abteilungen Breitensport, Jugend, Vereinsturnen und Turnen + an TK Finanzen Abgabe Budget aller Abteilungen an Vorstand Abgabe Tätigkeitsprogramm und Terminliste an Vorstand 0. Juni 1. Juli 0. September 4 Abgabe Jahresrechnung an Vorstand 0. September Abgabe Jahresberichte an Vorstand 0. September Revision der Jahresrechnung und Budgetüberprüfung durch KRS Oktober Delegiertenversammlung November Verbandsleiterkonferenz VLK April 9 Präsidentenkonferenz PK September 10 Vorstandsitzungen Monatlich Koordinationssitzungen (Stand der Aktivitäten Anlässe, Ausbildung, Budget etc.) 1. Abteilungen Jugend, Vereinsturnen und Turnen +. Ressort Anlässe und Ausbildung. Ressort Aerobic-Geräteturnen-Gymnastik, Leichtathletik-Nationalturnen und Spiele 1 1. Koordinationssitzung Abteilung Breitensport Jan./Feb. März/April OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 11 von 1

12 1. Koordinationssitzungen (Festlegen Anlässe und Ausbildung; Termin planung für Anlässe, Ausbildung, Sitzungen) 1. Abteilungen Jugend, Vereinsturnen und Turnen +. Ressort Anlässe und Ausbildung. Ressort Aerobic-Geräteturnen-Gymnastik, Leichtathletik-Nationalturnen und Spiele 14. Koordinationssitzung Abteilung Breitensport Aug./Sept. Sept./Okt. 4. Variable Termine 1 Vorstands- / Abteilungsitzungen Nach Bedarf Weitere VLK und PK Nach Bedarf Überprüfung Rechnungen der Anlässe des BLTV durch KRS Nach Bedarf 4 Abteilungs- und Ressortsitzungen Nach Bedarf Wettkampfleitersitzungen Nach Bedarf Leiterkonferenzen Nach Bedarf 4. Fristen 1 Versand Unterlagen DV Oktober (1 Monat vor der DV) Abgabe Wettkampfprogramm und Vorgaben/Rahmenbedingungen für die Wettkampfvorschriften für Turnfest Abgabe Wettkampfprogramm und Vorgaben/Rahmenbedingungen für die Wettkampfvorschriften für übrigen Anlässe Ca. 1 bis Jahre vor dem entsprechenden Turnfest Ca. ½ bis 1 ½ Jahre vor dem entsprechenden Anlass OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 1 von 1

13 Aktualisierung Organisationsbeschreibung Die Organisationsbeschreibung soll laufend durch die jeweiligen Mitglieder der Organisationseinheit überprüft werden. Diese Aufgabe kann auch an ein einzelnes Mitglied delegiert werden. Vorgehen bei Änderungen und/oder Ergänzungen: 1. Die Mitglieder der Organisationseinheiten teilen ihre Änderungs- / Ergänzungswünsche der jeweiligen Leitung mit.. Die Ressortleiter leiten ihre Änderungs- / Ergänzungswünsche schriftlich an den Abteilungsleiter Breitensport weiter.. Die Abteilungsleiter Jugend, Vereinsturnen und Turnen leiten ihre Änderungs- / Ergänzungswünsche schriftlich an den Abteilungsleiter Breitensport weiter. 4. Der Abteilungsleiter Breitensport leitet die von den Abteilungen und Ressorts eingereichten Änderungs- / Ergänzungswünsche zusammen mit den eigenen Änderungs- / Ergänzungswünschen der Abteilung Breitensport schriftlich an den Verbandspräsidenten zuhanden des Verbandsvorstandes weiter.. Die Abteilungsleiter Finanzen, Marketing und Kommunikation sowie der Präsident der Kontroll- und Revisionsstelle leiten ihre Änderungs- / Ergänzungswünsche schriftlich an den Verbandspräsidenten zuhanden des Verbandsvorstandes weiter.. Der Verbandspräsident stellt sämtlich Änderungs- und Ergänzungswünsche des Vorstandes, der Kontroll- und Revisionstelle sowie der Abteilungen und Ressorts zusammen und unterbreitet diese dem Verbandsvorstand.. Der Verbandsvorstand des BLTV behandelt die eingereichten Änderungs- / Ergänzungswünsche. Für die Entscheidungsfindung kann der Verbandsvorstand weitere Unterlagen, Angaben etc. verlangen.. Unvollständige oder ungenaue Eingaben können zwecks Nachbesserung zurückgewiesen werden. 9. Der Verbandsvorstand genehmigt die Änderungs- / Ergänzungswünsche gemäss den statutarischen Kompetenzen selbst, oder unterbreitet die Änderungs- / Ergänzungswünsche der Delegiertenversammlung zur Genehmigung. 10. Nach der Genehmigung, Teilgenehmigung oder Ablehnung durch den Verbandsvorstand oder die Delegiertenversammlung aktualisiert der Verbandsvorstand die entsprechenden Organisationsbeschriebe und gibt jeweils ein Exemplar der überarbeiteten Versionen dem entsprechenden Abteilungs- oder Ressortleiter bzw. dem Präsidenten der KRS ab. 11. Zusätzlich erhält der Abteilungsleiter Breitensport immer ein Exemplar der überarbeiten Organisationsbeschriebe der einzelnen Ressorts. OB-Finanzen 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 1 von 1