Abteilung Marketing und Kommunikation

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1 Organisationsbeschreibung (OB-) Abteilung Marketing und Kommunikation Grundsatz: Diese Organisationsbeschreibung muss eine proaktive Verbandsführung ermöglichen Unser Führungsprinzip Zielsetzung / Planung Finanzen Personelles Anlässe Wissen Version OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 1 von 1

2 1 Organisation Organigramm Baselbieter Turnverband Delegiertenversammlung (DV) Kontroll- und Revisionsstelle (KRS) Präsidentenkonferenz (PK) Verbandsvorstand (VVS) Geschäftsstelle (GS) Verbandsfähnrich Verbandsleiterkonferenz (VLK) Abteilung Marketing + Kommunikation Abteilung Finanzen Abteilung Breitensport Abteilung Jugend Abteilung Vereinsturnen Abteilung Turnen + Ressort Anlässe Ressort Ausbildung Ressort Aerobic-Geräteturnen- Gymnastik Ressort Leichtathletik-Nationalturnen Ressort Spiele Organigramm Abteilung Marketing + Kommunikation Abteilung Marketing + Kommunikation Abteilungsleiter FP Sekretariat FP Medien, Marketing, PR FP Sponsoring, Werbung FP Redaktion Baselbieter Turnen FP Internet, Homepage FP Berichterstatter Freie Mitarbeiter FP = Fachperson OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

3 Aktivitäten.1 Hauptaktivitäten Mit diesen Hauptaktivitäten unterstützt die Abteilung Marketing und Kommunikation bezüglich Werbung und Sponsoring die Rahmenbedingungen des BLTV. Bereiche Aktivitäten der Abteilung Marketing und Kommunikation Zielsetzung / Planung 1 Erstellt mehrjährige Zielsetzung bzgl. Sponsoring, Werbung, Medien etc. Ausbildung Anlässe Wissen 9 10 Personelles 11 1 Marketing und Kommunikation Legt Ausbildung für Werbung und Berichterstattung fest (für eigene Fachpersonen und für Vereine und Riegen) Nimmt Anregungen/Wünsche der Abteilungen und Ressorts entgegen Organisiert und führt entsprechende Kurse durch Unterstützt die Abteilung Breitensport bezüglich Sponsoring, Werbung, Medienberichte Berichterstattung über die Aktivitäten (Konferenzen, Anlässe, Kurse etc.) Führt Presse-/Medienveranstaltungen durch Führt Sitzungen durch Publiziert wichtige Informationen, Kontaktadressen etc. Aktualisiert diese Organisationsbeschreibung Betreuung Fachpersonal Rekrutierung Fachpersonal Plant die Akquirierung finanzieller Mittel Erstellt Abteilungsbudget Kontrolliert und überwacht Abteilungsbudget.1.1 Zielsetzung / Planung OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

4 .1. Ausbildung.1. Anlässe OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

5 .1. Wissen.1. Finanzen Bestehende OBs, Abläufe und Checklisten Start Kurzfristige Planung Anwendbarkeit und fehlerfreie Funktion überprüfen Finanzbedarf ermitteln 1x jährlich Fehlende Dokumente erstellen und bestehende aktualisieren Finanzen akquirieren.1. Personelles Zusätzliche Aufwände überprüfen - Sitzungsgelder - Räume - Kosten Start Budget erstellen Kurzfristige- und mittelfristige Planung Budget abgeben Personalbedarf ermitteln End Fehlendes Personal rekrutieren Personal einsetzten Personal fachspezifisch ausbilden End OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

6 . Benötigte Infrastruktur Kommunikationsmittel 1 Arbeitsmittel Telefon, Handy Internet Computer, Laptop Präsentationsgeräte (Beamer, Hellraumprojektor, Leinwand, Flip-Chart etc.) Notizpapier und Schreibutensilien Lokalitäten und Anlagen Sitzungsräume (Zimmer, Aula, Saal etc.. Benötigte Informationen Informationsgehalt 1 Fachinformationen, Vorgaben und Richtlinien der Verbände (STV etc.) Vorgaben/Angaben und Richtlinien des Verbandsvorstandes, der Abteilungen und Ressorts Mehrjahresplanungen und Zielsetzungen der Abteilungen und Ressorts. Wissens-Dokumentationen Eine Dokumentation kann aus einem ausführlichen, mehrseitigen Beschrieb, einem groben, 1-seitigen Beschrieb oder aus einer einfachen Checkliste bestehen. Diese Dokumentationen können ev. auch (in abgeänderter Form) von andern Abteilungen, Ressorts oder Fachbereichen übernommen, oder mit diesen zusammen erstellt werden. Dokumentation Ziel- und Terminplanung 1 Ausbildungsprogramm Anlässe Inhalt Wie werden Ziele geplant Wie wird der Terminplan erstellt Wie wird eine Ausbildung festgelegt Wie werden Ausbildungsprogramme erstellt Was muss alles organisiert werden Wie wird ein Kurs koordiniert, organisiert und durcheführt Wie erfolgt eine allfällige Koordination/Zusammenarbeit zwischen der Abteilung Marketing und Kommunikation und der Abteilung Breitensport bzw. den Ressorts Wie wird die Abteilung Breitensport bezüglich Sponsoring, Werbung, Medienberichte unterstütz Wie wird ein Bericht für die Medien (Zeitungen etc.) erstellt Welche Vorgaben und Angaben werden dazu benötigt Wie wird eine Presseorientierung organisiert und durchgeführt OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

7 Sitzungen 1 1 Informationsaustausch BASELBIETER TURNVERBAND (BLTV) Wie wird eine Sitzung geplant und durchgeführt Was wird benötigt Wie wird eine Publikation erstellt Wie werden die Kontaktadressen ermittelt Wie erfolgt die verbandsinterne Kommunikation Wie erfolgt die externe Kommunikation (Vereine/Riegen, andere Verbände) Organisationsbeschreibung 1 Wie wird diese Organisationsbeschreibung aktualisiert Fachpersonal 19 Marketing und Kommunikation 0 1 Was ist zu tun zur Betreuung und Unterstützung des Fachpersonals Wie muss zur Rekrutierung von Fachpersonal vorgegangen werden Wie wird die ehrenamtliche Tätigkeit gewürdigt und verdankt Wie wird die Finanzplanung erstellt Wie wird das Abteilungsbudget erstellt Wie wird das Abteilungsbudget kontrolliert und überwacht Wie werden Sitzungsgelder und Spesen abgerechnet Wie wird eine Kurs abgerechnet OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

8 Teilaktivitäten und Pflichten Ziffern.1 und. sowie die nummerierten Tabellenzeilen unter Ziffer. entsprechen jeweils einer Person..1 Abteilungsleitung Abteilungsleiter Marketing und Kommunikation: Leitet die Abteilung Marketing und Kommunikation und hat die Verantwortung Ist Mitglied des Verbandsvorstandes und nimmt an dessen Sitzungen teil Abeitet bei den generellen Vorstandsaufgaben mit Erledigt zusätzliche Aufträge, welche ihm vom Vorstand zugewiesen werden Führt, koordiniert und überwacht die Aktivitäten der Abteilung Marketing und Kommunikation und regelt seine Stellvertretung Informiert den Verbandsvorstand über die Aktivitäten sowie die die Personalsituation der Abteilung Marketing und Kommunikation Vertritt den BLTV bzw. die Abteilung Marketing und Kommunikation an Kursen und Konferenzen des STV Vertritt im STV die Anliegen des BLTV Ist für die Erstellung eines mehrjährigen Planes für die Vermarktung des BLTV zuständig Ist in Zusammenarbeit mit dem Abteilungsleiter Finanzen sowie der Fachperson Sponsoring, Werbung für die Erstellung eines mehrjährigen Sponsoringplanes verantwortlich Ist für die Durchführung von Pressekonferenzen verantwortlich Ist für die Gestaltung und ständige Aktualisierung der Homepage des BLTV verantwortlich Ist für eine möglichst grosse und umfangreiche Berichterstattung über die Aktivitäten des BLTV im Verbandsorgan sowie in den Medien (Zeitungen etc.) verantwortlich Ist für die Erstellung und Kontrolle des Abteilungsbudgets verantwortlich Organisiert und leitet im Bedarfsfall Sitzungen der Abteilung Marketing und Kommunikation mit andern Abteilungen und / oder Ressorts Ist für die Einhaltung von Terminen und Fristen besorgt Ist für die Personalplanung der Abteilung Marketing und Kommunikation zuständig Erstellt den Jahresbericht der Abteilung Marketing und Kommunikation zuhanden des Verbandsvorstandes bzw. zuhanden der Delegiertenversammlung Koordiniert und überwacht die Aktivitäten der Abteilung Marketing und Kommunikation Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Verbandsvorstand sowie den eigenen Mitgliedern mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit dem Verbandsvorstand sowie der Abteilung Marketing und Kommunikation verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite von 1

9 . Ressortleitung Fachpersonen 1. FP Medien, Marketing, PR:. FP Sponsoring, Werbung: Ist Mitglied der Abteilung Marketing und Kommunikation und nimmt an deren Sitzungen teil Ist für die Kontaktpflege zwischen der Abteilung Marketing und Kommunikation und den Medien (Zeitungen etc.) verantwortlich Ist für die Einladung der Medien (Zeitungen etc.) zu Pressekonferenzen des BLTV verantwortlich Ist für die Koordination der Berichterstattung der Aktivitäten des BLTV zwischen den Medien (Zeitungen) und der Fachperson Berichterstattung verantwortlich Pflegt den Kontakt mit den fremden Medienberichterstattern Hilft in der Abteilung Marketing und Kommunikation bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Marketing und Kommunikation mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Marketing und Kommunikation verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit Ist Mitglied der Abteilung Marketing und Kommunikation und nimmt an deren Sitzungen teil Ist für die Erstellung eines mehrjährigen Sponsoringplanes zuständig Ist für das Akquirieren neuer Sponsoren zuständige Ist für die Erstellung von Sponsorverträgen zuhanden des Verbandsvorstandes zuständig Ist für die Kontaktpflege zwischen der Abteilung Marketing und Kommunikation und den Sponsoren verantwortlich Ist für die Werbung des BLTV nach innen und aussen verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Redaktion Baselbieter Turnen insbesondere für die Werbung neuer Inserenten für das Verbandsorgan verantwortlich Ist für die Kontaktpflege zwischen der Abteilung Marketing und Kommunikation und den Inserenten verantwortlich Hilft in der Abteilung Marketing und Kommunikation bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Marketing und Kommunikation mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Marketing und Kommunikation verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 9 von 1

10 . FP Redaktion Basel bieter Turnen:. FP Internet und Homepage:. FP Berichterstatter: Ist Mitglied der Abteilung Marketing und Kommunikation und nimmt an deren Sitzungen teil Ist für die Erstellung des monatlich erscheinenden Verbandsorgans verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Sponsoring, Werbung für die Publikation bisheriger und neuer Inserenten für das Verbandsorgan verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Berichterstattung dafür verantwortlich, dass jeweils Beiträge über die Aktivitäten des BLTV im Verbandsorgan erscheinen Hilft in der Abteilung Marketing und Kommunikation bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit Ist für das Erscheinen des Baselbieter Turnen auf der Homepage des BLTV verantwortlich Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Marketing und Kommunikation mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Marketing und Kommunikation verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit Ist Mitglied der Abteilung Marketing und Kommunikation und nimmt an deren Sitzungen teil Ist für die Betreuung und Aktualisierung der Homepage des BLTV verantwortlich Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Sponsoring, Werbung für die Vernetzung (Links) der Sponsoren auf der Homepage verantwortlich Ist dafür verantwortlich, dass die Beiträge über die Aktivitäten des BLTV vom Verbandspräsidenten, der Abteilungsleiter, der Ressortleiter sowie der Fachperson Berichterstattung auf der Homepage erscheinen Hilft in der Abteilung Marketing und Kommunikation bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Marketing und Kommunikation mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Marketing und Kommunikation verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit Ist Mitglied der Abteilung Marketing und Kommunikation und nimmt an deren Sitzungen teil Ist dafür verantwortlich, dass in den Medien (Zeitungen etc.) regelmässig über die Aktivitäten des BLTV berichtet wird Ist in Zusammenarbeit mit der Fachperson Redaktion Baselbieter Turnen für die Übermittlung der Beiträge über Aktivitäten des BLTV und die Publikation im Verbandsorgan verantwortlich Übernimmt von der Fachperson Medien, Marketing und PR, welche die Berichterstattung zwischen den Medien (Zeitungen) und der Fachperson Berichterstattung koordiniert, Aufträge zur Berichterstattung OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 10 von 1

11 . FP Sekretariat ¹: Pflegt den Kontakt mit den fremden Medienberichterstatter Ist für eine korrekte, verbandsfreundliche Berichterstattung verantwortlich Ist für den koordinierten Einsatz der Freien Mitarbeiter (Berichterstatter) verantwortlich Hilft in der Abteilung Marketing und Kommunikation bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit Informiert sich über Neuerungen etc. und ist für die interne und externe Kommunikation dieser Infos besorgt Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Marketing und Kommunikation mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Marketing und Kommunikation verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit Nimmt an den Sitzungen der Abteilung Marketing und Kommunikation teil Ist für die Protokollführung der Sitzungen der Abteilung Marketing und Kommunikation verantwortlich Ist für den Versand des Protokolls verantwortlich Unterstützt die Abteilungsleitung sowie die Abteilungsmitglieder in administrativen Belangen Hilft in der Abteilung Marketing und Kommunikation bei der Umsetzung der eigenen Aktivitäten mit Teilt seinen eigenen Rücktritt dem Abteilungsleiter Marketing und Kommunikation mind. ein Jahr im Voraus mit Ist für seine eigene Nachfolgeregelung in Zusammenarbeit mit der Abteilung Marketing und Kommunikation verantwortlich Hilft bei der Nachfolgeregelung der Abteilungsmitglieder mit ¹ Die Fachperson Sekretariat kann diese Aufgabe auch für weitere Abteilungen und/oder Ressorts ausüben. Eine Person kann, soll aber nicht mehr als zwei Chargen übernehmen! Wird in der Abteilung Marketing und Kommunikation eine (oder mehrere) der hiervor beschriebenen Funktionen nicht benötigt, so muss diese Charge auch nicht besetzt werden. Hilfspersonal / Freie Mitarbeiter Falls für die Umsetzung der eigenen Aktivitäten Hilfspersonal bzw. freie Mitarbeiter (EDV-Spezialisten, Berichterstatter etc.) benötigt werden, welche aber nicht in der vorliegenden Organisationsbeschreibung erscheinen möchten, so ist die Abteilung bzw. sind die entsprechenden Fachpersonen für deren Rekrutierung zuständig. Die Abteilung führt eine Liste mit allen Hilfspersonen / freien Mitarbeitern und stellt diese bei Bedarf den andern Abteilungen und Ressorts zur Verfügung. 1 Exemplar dieser Liste ist dem Verbandsvorstand bzw. der Geschäftsstelle abzugeben. OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 11 von 1

12 Terminplanung.1 Feste Termine 1 Abgabe Budget der Abteilungen Breitensport, Jugend, Vereinsturnen und Turnen + an TK Finanzen Abgabe Budget aller Abteilungen an Vorstand Abgabe Tätigkeitsprogramm und Terminliste an Vorstand 0. Juni 1. Juli 0. September Abgabe Jahresrechnung an Vorstand 0. September Abgabe Jahresberichte an Vorstand 0. September Revision der Jahresrechnung und Budgetüberprüfung durch KRS Oktober Delegiertenversammlung November Verbandsleiterkonferenz VLK April 9 Präsidentenkonferenz PK September 10 Vorstandsitzungen Monatlich Koordinationssitzungen (Stand der Aktivitäten Anlässe, Ausbildung, Budget etc.) 1. Abteilungen Jugend, Vereinsturnen und Turnen +. Ressort Anlässe und Ausbildung. Ressort Aerobic-Geräteturnen-Gymnastik, Leichtathletik-Nationalturnen und Spiele 1 1. Koordinationssitzung Abteilung Breitensport 1. Koordinationssitzungen (Festlegen Anlässe und Ausbildung; Termin planung für Anlässe, Ausbildung, Sitzungen) 1. Abteilungen Jugend, Vereinsturnen und Turnen +. Ressort Anlässe und Ausbildung. Ressort Aerobic-Geräteturnen-Gymnastik, Leichtathletik-Nationalturnen und Spiele 1. Koordinationssitzung Abteilung Breitensport Jan./Feb. März/April Aug./Sept. Sept./Okt. OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 1 von 1

13 . Variable Termine 1 Vorstands- / Abteilungsitzungen Nach Bedarf Weitere VLK und PK Nach Bedarf Überprüfung Rechnungen der Anlässe des BLTV durch KRS Nach Bedarf Abteilungs- und Ressortsitzungen Nach Bedarf Wettkampfleitersitzungen Nach Bedarf Leiterkonferenzen Nach Bedarf. Fristen 1 Versand Unterlagen DV Oktober (1 Monat vor der DV) Abgabe Wettkampfprogramm und Vorgaben/Rahmenbedingungen für die Wettkampfvorschriften für Turnfest Abgabe Wettkampfprogramm und Vorgaben/Rahmenbedingungen für die Wettkampfvorschriften für übrigen Anlässe Ca. 1 bis Jahre vor dem entsprechenden Turnfest Ca. ½ bis 1 ½ Jahre vor dem entsprechenden Anlass OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 1 von 1

14 Aktualisierung Organisationsbeschreibung Die Organisationsbeschreibung soll laufend durch die jeweiligen Mitglieder der Organisationseinheit überprüft werden. Diese Aufgabe kann auch an ein einzelnes Mitglied delegiert werden. Vorgehen bei Änderungen und/oder Ergänzungen: 1. Die Mitglieder der Organisationseinheiten teilen ihre Änderungs- / Ergänzungswünsche der jeweiligen Leitung mit.. Die Ressortleiter leiten ihre Änderungs- / Ergänzungswünsche schriftlich an den Abteilungsleiter Breitensport weiter.. Die Abteilungsleiter Jugend, Vereinsturnen und Turnen leiten ihre Änderungs- / Ergänzungswünsche schriftlich an den Abteilungsleiter Breitensport weiter.. Der Abteilungsleiter Breitensport leitet die von den Abteilungen und Ressorts eingereichten Änderungs- / Ergänzungswünsche zusammen mit den eigenen Änderungs- / Ergänzungswünschen der Abteilung Breitensport schriftlich an den Verbandspräsidenten zuhanden des Verbandsvorstandes weiter.. Die Abteilungsleiter Finanzen, Marketing und Kommunikation sowie der Präsident der Kontroll- und Revisionsstelle leiten ihre Änderungs- / Ergänzungswünsche schriftlich an den Verbandspräsidenten zuhanden des Verbandsvorstandes weiter.. Der Verbandspräsident stellt sämtlich Änderungs- und Ergänzungswünsche des Vorstandes, der Kontroll- und Revisionstelle sowie der Abteilungen und Ressorts zusammen und unterbreitet diese dem Verbandsvorstand.. Der Verbandsvorstand des BLTV behandelt die eingereichten Änderungs- / Ergänzungswünsche. Für die Entscheidungsfindung kann der Verbandsvorstand weitere Unterlagen, Angaben etc. verlangen.. Unvollständige oder ungenaue Eingaben können zwecks Nachbesserung zurückgewiesen werden. 9. Der Verbandsvorstand genehmigt die Änderungs- / Ergänzungswünsche gemäss den statutarischen Kompetenzen selbst, oder unterbreitet die Änderungs- / Ergänzungswünsche der Delegiertenversammlung zur Genehmigung. 10. Nach der Genehmigung, Teilgenehmigung oder Ablehnung durch den Verbandsvorstand oder die Delegiertenversammlung aktualisiert der Verbandsvorstand die entsprechenden Organisationsbeschriebe und gibt jeweils ein Exemplar der überarbeiteten Versionen dem entsprechenden Abteilungs- oder Ressortleiter bzw. dem Präsidenten der KRS ab. 11. Zusätzlich erhält der Abteilungsleiter Breitensport immer ein Exemplar der überarbeiten Organisationsbeschriebe der einzelnen Ressorts. OB-Marketing-Kommunikation 9.April 010.doc Baselbieter Turnverband Seite 1 von 1