Abkürzung auf dem Dienstweg. Mit dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, kurz E-Government-Gesetz,

Transkript

1 ISSN: JUNI 2015 freshidea fotolia.com Abkürzung auf dem Dienstweg Mit dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, kurz E-Government-Gesetz, hat die Bundesregierung die Voraussetzung geschaffen, moderne Technologien gezielt in der Verwaltung nutzbar zu machen. Mitarbeiterportal an Prozessen ausrichten Zollverwaltung überführt Prozesse schrittweise in ein neues Portal Geschäftskritische Anwendungen automatisiert ausrollen Daimler optimiert Prozesse im Rechenzentrum Das Intranet ist auf neuem Kurs Social Collaboration im Corporate Intranet

2

3 EDITORIAL Liebe Leserinnen, liebe Leser, im Juli 2013 hat die Bundesregierung das E-Government- Gesetz verabschiedet. Damit soll die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern, Wirtschaft und Behörden erleichtert werden. Das Gesetz schafft die notwendigen gesetzlichen Rahmenbedingungen, sodass Bund, Länder und Kommunen durchgängige elektronische Verwaltungsdienste aufbauen können. Somit ist die digitale Transformation fest in der E-Government-Strategie der Bundesregierung verankert. Wie Wirtschaft, Bürger und Behörden vom E-Government-Gesetz profitieren, lesen Sie ab der Seite 8. Ab Seite 14 berichten verschiedene Verwaltungen aus der Praxis: Die Zollverwaltung stellt das nach Prozessen ausgerichtete, neue Mitarbeiterportal vor ein Leuchtturmprojekt für die öffentliche Verwaltung. Der Bayerische Landtag berichtet von der effektiveren Verwaltungsarbeit dank elektronischer Akten. Die Industrie- und Handelskammer Saarland erzählt, wie sie ihren administrativen Verwaltungsaufwand beim Mitarbeiter-Onboarding weiter minimiert hat. Ein weiteres Highlight lesen Sie ab Seite 22. Hier beschreibt Daimler, welche Vorteile das automatisierte Einspielen von neuen Anwendungen im Rechenzentrum bringt. Damit stellt das Unternehmen sicher, dass geschäftskritische Anwendungen rund um die Uhr verfügbar sind. Darüber hinaus lesen Sie ab Seite 28, wie Social Collaboration auch Ihrem Intranet ganz neues Leben einhaucht, warum Sie die ITIL-Disziplin Problem Management nicht vernachlässigen sollten und wie der Standard BPMN 2.0 die Anwendungs-Entwicklung weiter voran bringt. Haben Sie Fragen, Anregungen oder Wünsche zum Materna Monitor? Dann schreiben Sie uns doch gerne eine an: Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Lektüre. Ihre Redaktion Christine Siepe MATERNA MONITOR 03 02/2015

4 INHALT 6 NACHRICHTEN Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut FOKUS Support für Bundesbehörden bei der elektronischen Rechnung Mit personalisierter Video-Technologie Kunden begeistern Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung Weiterbildung online und sofort 8 SPECIAL Abkürzung auf dem Dienstweg Mit dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, kurz E-Government-Gesetz oder EGovG, hat die Bundesregierung im Sommer 2013 die Voraussetzung geschaffen, moderne Technologien gezielt in der Verwaltung nutzbar zu machen. Die langfristig angelegte Modernisierung der Behörden hat immense Auswirkungen auf die Verwaltungen, aber auch auf die Wirtschaft. Denn ein kurzer Dienstweg ist für einen attraktiven Wirtschaftsstandort ein wichtiger Faktor. Expertengespräch zum E-Government-Gesetz Prof. Dr. Jürgen Stember von der Hochschule Harz erläutert, warum er die E-Government-Entwicklungen begrüßt und warum das Engagement weitergehen muss. PRAXIS 14 Zollverwaltung richtet Mitarbeiterportal konsequent an Prozessen aus Der Zoll überführt seine Abläufe schrittweise in ein neues Portal für Informations- und Wissens-Management und verknüpft es mit anderen IT-Systemen. 18 Effektive Verwaltungsarbeit mit der elektronischen Akte Der Bayerische Landtag steigt auf elektronische Akten um. Damit sollen die Bearbeitungsprozesse deutlich papierreduzierter ablaufen und insgesamt beschleunigt werden. Digitale Verwaltung 20 Schnell einsatzbereit: Neue Mitarbeiter rundum versorgt Die Industrie- und Handelskammer Saarland hat ihren administrativen Verwaltungsaufwand beim Mitarbeiter-Onboarding weiter minimiert. 22 Geschäftskritische Anwendungen automatisiert ausrollen Das automatisierte Einspielen von neuen Anwendungen im Rechenzentrum spart Kosten, erreicht eine bessere Qualität im Deployment und reduziert Fehlerquellen. Daimler beauftragte Materna mit einem solchen Projekt. 02/ MATERNA MONITOR

5 25 PROJEKTE Webseite bietet Überblick über teilautomatisierte Grenzkontrolle EasyPASS GlobalGate konzipiert Kurs-Lifting für NDT Global Start des Bürger-Dialogs 2.0 mit der Bundesregierung Auf Behördenreise mit dem Statistischen Bundesamt Bundesregierung startet Deutschlandreise Termine im zweiten Halbjahr 2015 MANAGEMENT 28 Das Intranet ist auf neuem Kurs Eine digitale Strategie setzt moderne Werkzeuge für Wissens- Management und Social Collaboration voraus. Microsoft bietet hierfür eine leistungsstarke Technologie an. 32 IT-Planungsrat empfiehlt ISIS12 für kommunale Sicherheit Materna begrüßt die Empfehlung des IT-Planungsrates, die Sicherheitsrichtlinie ISIS12 auch für die kommunale Sicherheit anzuwenden. TECHNOLOGIE 33 Das Problemkind Problem Management Hinter Problem Management verbirgt sich ein geordnetes Vorgehen, das wiederkehrende Störungen strukturiert löst und abstellt. Social Collaboration 36 Software-Entwicklung geht eine Runde weiter Heute stehen viele Projekte vor der Frage, in welchem Maße BPMN auch für die spätere Ausführung der modellierten Prozesse einsetzbar ist. RUBRIKEN 3 EDITORIAL 4 INHALT 39 VORSCHAU & IMPRESSUM KONTAKT für Leseranfragen Materna GmbH Tel , Fax -165 marketing@materna.de MATERNA MONITOR 05 02/2015

6 NACHRICHTEN Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut FOKUS Materna bietet Behörden aller Verwaltungsebenen eine neue Anlaufstelle, um sich über Lösungen rund um die elektronische Akte zu informieren. Hierzu kooperiert Materna mit dem Fraunhofer-Institut FOKUS und führt Anwendungsszenarien im E-Government- Labor des Forschungspartners in Berlin vor. Das Institut FOKUS bietet eine hersteller- und produktneutrale Plattform für den Dialog und die Zusammenarbeit von Unternehmen und Behörden im Bereich E-Government. Materna bringt praxisnahe Erfahrungen und das Know-how eines erfahrenen E-Government-Spezialisten in die Zusammenarbeit mit ein, während das Forschungsinstitut die Erstellung von Szenarien im E-Government-Labor wissenschaftlich begleitet. Die erlangten Erkenntnisse fließen in die Weiterentwicklung von Lösungen für die eakte mit ein. Support für Bundesbehörden bei der elektronischen Rechnung Bundesbehörden, die die Formular-Management-Lösung (FMS) der Bundesverwaltung einsetzen, können die Software jetzt auch für die Eingangsbearbeitung von elektronischen Rechnungen einsetzen. Mit der FMS-Lösung läuft der elektronische Rechnungseingangsprozess schnell und komfortabel. Hierbei vereinfachen effiziente Workflows den gesamten Prozess der Eingangsbearbeitung für die Verwaltungsmitarbeiter: von der Erfassung bis zur Freigabe. Das derzeit präferierte Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ist das ZUGFeRD-Format. Für Bundesbehörden entstehen bei der Nutzung der Eingangsbearbeitung der E-Rechnungen auf Basis des FMS keine zusätzlichen Lizenzkosten. Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Lösung können über den bestehenden Rahmenvertrag des Zentrums für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) mit dem Bund abgerufen werden. Das FMS der Bundesverwaltung basiert auf der Technologieplattform Lucom Interaction Platform (LIP) von Lucom. Mit ihrem FMS bietet die Bundesverwaltung eine Lösung für bürgerfreundliche elektronische Formulare im Sinne des E-Government-Gesetzes. So können Bundesbehörden vollständig medienbruchfreie Verwaltungsprozesse zwischen amadorgs fotolia.com Behörden, Bürgern und Unternehmen realisieren und die Online-Kommunikation wesentlich besser strukturieren. Materna ist Generalunternehmer des FMS-Rahmenvertrages mit dem ZIVIT und unterstützt die Verwaltung bei der Integration des FMS in die Fachverfahren der Bundesbehörden. Mit personalisierter Video-Technologie Kunden begeistern Mit einem persönlichen Video vermitteln Unternehmen ihren Kunden auch komplexe Informationen einfach und anschaulich. Mit Smart Video bietet Materna ihren Kunden eine neue Lösung dafür an. Marketing-Informationen werden zunehmend bewegter und damit zu einem visuellen Erlebnis. Mit Smart Video können Unternehmen jetzt eine personalisierte Videotechnologie nutzen, die eine neuartige Kundenkommunikation ermöglicht. Die Verbindung von visuellen Informationen, gesprochenem Text und persönlicher Ansprache schafft eine hohe Aufmerksamkeit, Vertrauen und Akzeptanz beim Kunden. Personalisierte Videos lassen sich vielfältig einsetzen als Marketing-Kampagne zur Begrüßung von Neukunden, zur Darstellung spezieller Vorteile, zur Übersendung von Informationen oder als Tutorial und Gebrauchsanweisung zur Erklärung von Produkten und Rechnungen wie etwa die Telefon- oder Stromrechnung. Hierbei sind alle Informationen im Smart Video kontextabhängig und persönlich. Beispielsweise wird der Kunde mit dem Vor- und Zunamen begrüßt. Die Kommunikation ist also ganz individuell und personalisiert. Damit werden Smart Videos zum hoch emotionalen Element in der Kundenbeziehung und kein anderer Kunde bekommt das gleiche Video. Weitere Informationen: 02/ MATERNA MONITOR

7 Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung Behörden aus Nordrhein-Westfalen treffen sich am 20. August 2015 zum 16. ÖV-Symposium in Wuppertal, um sich über E-Government in Nordrhein-Westfalen zu informieren und auszutauschen. Das Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes NRW, Materna und Infora sowie die kommunalen NRW- Spitzenverbände laden diesmal in die Historische Stadthalle nach Wuppertal ein. Entsprechend dem Leitmotto Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung! präsentieren mehr als 40 Experten aus Landes- und Kommunalbehörden sowie aus Wissenschaft und Wirtschaft aktuelle Trends, Strategien und Best Practices aus dem E-Government-Bereich. Die Teilnehmer informieren sich in vier Fachforen sowie einer Fachausstellung über aktuelle Themen und Trends in der digitalen Behördenlandschaft. Schirmherr der Veranstaltung ist Ralf Jäger, Minister für Inneres und Kommunales in NRW. Eröffnet wird das ÖV-Symposium von NRW-CIO Hartmut Beuß. Er berichtet über aktuelle Entwicklungen der E-Government-Strategie des Landes. In den Foren präsentieren Vertreter der öffentlichen Verwaltung Best Practices aus E-Government und Open Government. Verwaltungsinterne Themen wie elektronische Akten und Langzeitspeicherung, aber auch übergreifende Themen wie die elektronische Rechnung oder elektronische Bezahlfunktion bis hin zu Kollaboration, IT- und Informationssicherheit und Kooperationen innerhalb der Verwaltung stehen im Fokus des Tages. Im vergangenen Jahr haben sich über 450 Teilnehmer mit den Experten aus Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft Hartmut Beuß, CIO des Landes NRW, eröffnete im vergangenen Jahr das ÖV-Symposium. ausgetauscht. Das ÖV-Symposium NRW ist für Mitglieder der öffentlichen Verwaltung kostenfrei. Für alle anderen Besucher beträgt die Teilnahmegebühr 450 Euro. Weitere Informationen: Weiterbildung online und sofort E-Learning ist eine sinnvolle Ergänzung zu Präsenzschulungen. Diese Tatsache ist in der moderner Personalentwicklung angekommen. Training as a Service von Materna TMT kombiniert effiziente Weiterbildung mit dem Spaß am Lernen. Funktionen wie Chat, die Anbindung an Facebook und Twitter und eine Mediathek machen das Lernen zum Erlebnis. Training as a Service ist ein einfaches Format für E-Learning- Kurse, die vollständig online bearbeitet werden können. Materna stellt die Kurse auf einer Lernplattform bereit und die Teilnehmer können diese orts- und zeitunabhängig über ihr persönliches Login aufrufen. Einzige Voraussetzung ist ein Web-Browser. Materna TMT bietet einen umfangreichen Kurskatalog, der über 160 verschiedene E-Learning-Kurse enthält. Diese reichen von Daten- und Arbeitsschutz über Office- und Softskill- Trainings bis hin zu Online-Schulungen für Vertrieb, Führung und Management. Die Trainings lassen sich beispielsweise für die gezielte Weiterbildung einzelner Mitarbeiter oder im Rahmen der Ausbildung einsetzen. Der Onboarding-Prozess ist ein weiteres Einsatzszenario, das sich mit Weiterbildungsmaßnahmen ergänzen lässt, um fehlende Kompetenzen neuer Mitarbeiter anzugleichen. Alle Trainings werden flexibel in der Cloud bereitgestellt. Der Ablauf ist denkbar einfach: Die Verantwortlichen für Personal und Weiterbildung wählen die Kurse aus und übermitteln Materna TMT die Teilnehmerinformationen. Die Teilnehmer erhalten ihre Zugangsdaten für die Materna Lernwelt und können direkt starten. So vermeiden Unternehmen aufwendige organisatorische, technische und kostenintensive Schritte und können sich auf die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter konzentrieren. Weitere Informationen: MATERNA MONITOR 07 02/2015

8 SPECIAL freshidea fotolia.com 02/ MATERNA MONITOR

9 E-Government-Gesetz Abkürzung auf dem Dienstweg Mit dem Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung, kurz E-Government-Gesetz oder EGovG, hat die Bundesregierung im Sommer 2013 die Voraussetzung geschaffen, moderne Technologien gezielt in der Verwaltung nutzbar zu machen. Die langfristig angelegte Modernisierung der Behörden hat immense Auswirkungen auf die Verwaltungen, aber auch auf die Wirtschaft. Denn ein kurzer Dienstweg ist für einen attraktiven Wirtschaftsstandort ein wichtiger Faktor. Eine effiziente, schlanke und vor allem gut erreichbare öffentliche Verwaltung ist vor allem für die Wirtschaft ein wichtiger Faktor. Viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens münden in einen Verwaltungsakt: Auszüge aus den Gewerberegistern, Sozialabgaben, öffentliche Ausschreibungen oder überhaupt das Erlangen eines Gewerbescheins sind nur einige Beispiele dafür. Aber auch die Bürger wünschen sich eine Amtsstruktur, bei der sich Behördengänge in den MATERNA MONITOR 09 02/2015

10 SPECIAL normalen Alltag integrieren lassen. Denn wer möchte schon für als lästig empfundene Notwendigkeiten wie die Zulassung des neuen Autos einen halben Urlaubstag opfern? Sicher ist, dass die öffentliche Hand in Sachen Effizienz, Effektivität und Serviceorientierung in vielen Teilbereichen hinter der Wirtschaft zurückliegt. Dabei sollte man jedoch bedenken, dass die Abläufe innerhalb der verschiedenen Verwaltungen sehr komplex sind. Zudem müssen hohe Standards an Rechtssicherheit, Datenschutz und viele andere Vorgaben eingehalten werden. Eine Consumerization der öffentlichen Hand, eine Art Amazon für Behördendienstleistungen, würde diesen Ansprüchen sicher nicht gerecht. Der Weg zur modernen Verwaltung muss also gut vorbereitet sein und benötigt seine Zeit. Für das nötige Mehr an Effizienz soll das im Sommer 2013 beschlossene E-Government-Gesetz (EGovG) sorgen, das den Behörden ein langfristiges Modernisierungsprogramm verordnet. Der Gedanke hinter dem EGovG ist, den Zugang der Bürger und Unternehmen zu den Verwaltungsleistungen zu vereinfachen, das Angebot mehr an den Zielgruppen auszurichten und die Abläufe effizienter zu gestalten. Dabei fokussiert das Gesetz in erster Linie auf technologische Abläufe, die von den Bundesbehörden ermöglicht werden müssen. So fordert das EGovG zum Beispiel, dass Akten digital zu führen sind, die Online-Ausweisfunktion des Personalausweises für Online-Services der Ämter genutzt werden kann und vieles mehr. Bis 2020 sollen alle Punkte des Gesetzes realisiert sein. Standortfaktor E-Government Vieles davon betrifft nicht nur die Bürgerinnen und Bürger, sondern verspricht auch der Wirtschaft einige Vorteile. Denn eine Online-Erreichbarkeit der Behörden verkürzt die Zeit, die für die unterschiedlichen Verfahren benötigt wird. Auch die Auskunft zum Stand eines Verfahrens soll künftig über das Internet abgerufen werden können. Damit eröffnen sich ganz neue Möglichkeiten für die Kommunikation zwischen Amt und Firma: Informationen können direkt in die führenden Systeme eines Unternehmen eingebunden werden, heute noch manuelle Abläufe lassen sich automatisieren. Durch ein effektives E-Government können auf der Seite der Wirtschaft also deutliche Einsparungspotenziale entstehen ein wichtiger Standortvorteil. Was allerdings verwundert: Der High-Tech-Standort Deutschland hinkt in Sachen E-Government dem europäischen Durchschnitt hinterher, wie der egovernment Benchmark der EU-Kommission vom Mai 2014 feststellt. Nur in den Punkten eid und digitale Dokumente kann die Bundesrepublik eine überdurchschnittliche Performance für sich reklamieren. In allen anderen Bereichen wie Benutzerfreundlichkeit, Online-Verfügbarkeit von Diensten oder Transparenz ist Deutschland zum Teil deutlich abgeschlagen. Interessanterweise kommt die EU-Studie zu dem Schluss, dass kleine und mittlere Länder beim E-Government generell weiter vorangeschritten sind. Guter Anfang mit Potenzial Dass die digitale Verwaltung in Deutschland noch immer Verbesserungspotenzial hat, bestätigt auch eine aktuelle Studie der Hochschule Harz, die im Fachbereich Verwaltungswissenschaften gemeinsam mit Materna durchgeführt wurde. Diese konstatiert den befragten Behörden auf Landes- und Kommunenebene auf der einen Seite einen hohen Wissensstand zu EGovG sowie umfangreiches, teils konkretes Planungspotenzial. Auf der anderen Seite jedoch sind sich viele der Studienteilnehmer unschlüssig, inwieweit die eigene Dienststelle von der Rechtsnorm betroffen ist. Vor allem auf kommunaler Ebene scheint noch einiges an Unklarheit zu herrschen, auch wenn die Kommunen laut der Studie den Ländern in Punkto E-Government voraus sind. Auch an anderer Stelle zeigt die Studie, dass sich die Verwaltung auf den verschiedenen Ebenen mit der Umsetzung des Gesetzes noch schwer tut. So haben die Behörden in der Regel erkannt, dass es sich beim EGovG um ein strategisches Thema handelt. Auf der anderen Seite hingegen ist die Umsetzung bei einem Großteil der Verwaltungen bei der internen IT-Abteilung angesiedelt, wird also in erster Linie als technologische Aufgabe betrachtet. 94 Prozent der Befragten gaben zudem an, dass die Unterstützung bei der Realisierung digitaler Angebote durch eigenes Personal erfolgt, nur die Hälfte der Studienteilnehmer zieht dabei noch externe Dienstleister hinzu. Das mag damit zusammenhängen, dass nur zehn Prozent der Behörden zukünftig mit einem höheren Budget für EGovG-Projekte rechnen können. Das Gros der Verwaltungen muss mit gleichbleibenden Finanzmitteln wirtschaften, 18 Prozent rechnen sogar mit sinkenden Budgets. Blick auf Verwaltungskunde fehlt Eine weitere wichtige Erkenntnis der Studie: Die befragten Behörden sehen den Nutzen des EGovG in erster Linie für die Verwaltung selbst. Bundes- und Landesbehörden sehen die Wirtschaft an zweiter Stelle, kommunale Verwaltungen erwartungsgemäß den Bürger. Nur 22 Prozent der Verwaltungen erwarten für die Wirtschaftsförderung einen hohen oder sehr hohen Nutzen durch die digitalen Anstrengungen. Auch internen Effekten wie Entlastung der Verwaltung oder Kosten- 02/ MATERNA MONITOR

11 einsparungen stehen die Behörden skeptisch gegenüber. Die Studie kommt zu dem Schluss: Finanzielle Ressourcen, Personal und Organisation sind nach wie vor die zentralen Hemmnisse. Zudem stellt die Studie fest: In den meisten Verwaltungen dominiert noch immer stark die Binnensicht auf die Probleme und den Nutzen. Bürger und Wirtschaft spielen zwar keine geringe, aber in der Gesamtbewertung des Nutzens des Gesetzes immer noch eine nachrangige Rolle im Verhältnis zur eigenen Verwaltung. Es besteht also Handlungsbedarf, wenn das EGovG seine Wirkung voll entfalten soll. Die Autoren der Studie empfehlen entsprechend, mehr finanzielle Ressourcen und mehr Fachpersonal bereitzustellen. Zudem raten sie, die Umsetzung auf Ebene der Bundesländer zu verbessern. Die komplexe Verwaltungsrealität und zahlreiche fachliche, institutionsgebundene und ressourcenbedingte Entwicklungen lassen eine einfache, klare und schnelle Lösung kaum zu, gibt die Studie zu bedenken. Es gilt, innerhalb der Verwaltungen Vertrauen und IT-Kompetenz zu fördern sowie Anreizstrukturen zu schaffen, die sich an den Zielen des EGovG ausrichten. bevorzugt über ein Benutzerkonto. Damit sparen sich Bürger langwierige Amtsbesuche und haben den Kommunikationsverlauf in ihrem Benutzerkonto übersichtlich im Blick. Auch für Unternehmen bietet das Bundesamt für Justiz einen erleichterten Verwaltungsprozess für die Beantragung eines Materna und E-Government Materna verfügt neben der Erfahrung aus zahllosen IT-Projekten in der Wirtschaft auch über jahrelanges Know-how in Projekten der öffentlichen Hand. Dabei beschränkt sich die Expertise nicht auf die technologische Seite. Ebenso verfügt Materna als bewährter Partner der Verwaltung über umfangreiche Verfahrens- und Prozesskompetenz. E-Government kann erfolgreich sein Dass E-Government-Projekte zügig und erfolgreich realisiert werden können, zeigt zum Beispiel das Zentralregister des Bundesamtes für Justiz: Ebenfalls 2013 wurde das Bundeszentralregistergesetz dahin gehend geändert, dass Anträge auf ein Führungszeugnis auch direkt beim Bundesamt für Justiz gestellt werden können. Bisher konnten Bürger ihre Anträge nur über die kommunalen Meldeämter einreichen. Durch die Gesetzesänderung wurde die Option eingeführt, ein Führungszeugnis online beantragen zu können. Für dieses neue Verfahren wurde der Prozess völlig umgekrempelt, viele Abläufe mussten neu definiert werden. Das betrifft sowohl die Kommunikation mit dem Bürger als auch die internen Bearbeitungsschritte. Beim Bundesamt für Justiz gehen täglich bis zu Anträge ein. Mit dem Projekt betraute der Bund Materna. Neben der technischen Konzeption und der kompletten Entwicklung bis hin zu den Formularen war der IT-Dienstleiter auch mit der praktischen Realisierung innerhalb von fünf Monaten betraut. Dabei gelang es, einen Prozess zu implementieren, der durchgängig ohne Medienbrüche abläuft. Nur das Führungszeugnis selbst wird noch in Papierform per Post verschickt. Der Antragsteller identifiziert sich dafür über die eid-funktion des neuen Personalausweises. Auch die anfallenden Gebühren werden direkt über eine epayment-lösung eingezogen. Die sichere Kommunikation zwischen Amt und Bürger erfolgt Das E-Government-Gesetz Das 2013 beschlossene Gesetz zur Förderung der öffentlichen Verwaltung (EGovG) dient dem Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und Bund, Ländern und Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten, so das Bundesinnenministerium. Eckpunkte des Gesetzes sind unter anderem die Erreichbarkeit auf digitalem Weg, digitale Aktenführung, Akzeptanz digitaler Nachweise sowie Dokumentation und Analyse der Prozesse. Dabei gilt das EGovG nur für Bundesbehörden und Landesbehörden, die Bundesrecht ausführen. Verschiedene Behörden wie das Patent- und Markenamt oder Verwaltungstätigkeiten nach dem zweiten Sozialgesetzbuch sind davon ausgenommen. Die Einführung des EGovG erfolgt in drei Schritten und soll im Januar 2020 abgeschlossen werden. Zum Januar 2015 trat der zweite Schritt in Kraft, unter anderem müssen Bundesbörden nun per D erreichbar sein und die Nutzung des digitalen Identitätsnachweises nach dem Personalausweisgesetz ermöglichen. MATERNA MONITOR 11 02/2015

12 SPECIAL Materna steht Behörden, die sich mit dem E-Government-Gesetz befassen, von Beginn an zur Seite. Wir holen die Behörden auf ihrem jeweiligen Wissensstand ab, beraten sie in den identifizierten Aufgabefeldern, verfügen aber auch über die technische Expertise zur Umsetzung vieler Anforderungen aus dem Gesetz. Olav Neveling Director Sales, Business Line Government, Materna Führungszeugnisses für Unternehmen an. Mit der Einführung der Internet-Plattform bildete die Behörde gleichzeitig den Prozess für die Beantragung von Auszügen aus dem Gewerbezentralregister online ab. Gerade Unternehmen, die regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, können davon profitieren und ihren Antrag per Mausklick einfach erneuern. Auch Wirtschaft ist gefordert Daneben gibt es noch zahlreiche weitere Beispiele aus den verschiedenen Verwaltungsebenen, die zeigen, dass E-Government für alle Beteiligten ein Gewinn ist. Entscheidend ist jedoch, dass die Verwaltungen klar den Nutzen der Digitalisierung erkennen. Das bedeutet jedoch auch, dass sich die öffentliche Hand verstärkt als Dienstleister wahrnehmen muss, der für Bürger und Wirtschaft wichtige Services bereitstellt. Hier können die Behörden von den Erfahrungen der Wirtschaft profitieren, die den Wandel hin zu digitalen, kundenorientierten Prozessen in weiten Teilen bereits vollzogen hat. Mit der unausweichlichen Digitalisierung der Amtsstuben und dem Wandel hin zum E-Government ist auch die Wirtschaft gefordert: Die Online-Dienstleistungen der öffentlichen Hand können nur dann ihr volles Potenzial für die Unternehmen entwickeln, wenn es gelingt, die Verwaltungsprozesse in die eigenen Systeme zu integrieren. Denn wie heute bereits zahlreiche Beispiele für bürgerfreundliche Services zeigen, ist die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung in vollem Gange. Über den Einsatz von E-Government-Technologien, wie Web-Portale, eid und epayment-funktionen, kann aus dem Amtsschimmel ein Dienstleister entstehen. Jan Schulze Digitale Verwaltung Expertengespräch zum E-Government-Gesetz Prof. Dr. Jürgen Stember vom Fachbereich Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz erläutert im Interview, warum er die E-Government-Entwicklungen begrüßt und warum das Engagement weitergehen muss. 02/ MATERNA MONITOR

13 Das E-Government-Gesetz (EGovG) wird in Stufen bis 2020 eingeführt eine ziemliche lange Zeitspanne. Halten Sie das für angemessen? Projektziele in so einem langen Zeitrahmen vorzusehen, ist in der Tat problematisch. Da werden es sogar die E-Government- Protagonisten schwer haben, das Thema auf der Agenda der jeweiligen Verwaltung zu halten. Auf der anderen Seite sind ja auch noch andere Projektziele vorhanden, die in deutlich kürzerer Zeit erreicht und nicht nur durch das E-Government-Gesetz realisiert werden müssen, z. B. die evergabe. Ergänzend dazu muss man jedoch ebenfalls einräumen, dass ein fünfjähriger Zeitraum für die Realisierung einer elektronischen Aktenführung, die ja im Jahr 2020 verpflichtend erfolgen muss, auch nicht unrealistisch lange erscheint. Denn besonders in großen Verwaltungen müssen zahlreiche Voraussetzungen noch geschaffen werden. Das EGovG regelt explizit zunächst nur den Bereich der Bundesverwaltung. Können sich Länder und Kommunen nun zurücklehnen und auf Best Practices der Bundesbehörden warten? Der Bund hat für das gesamte Themengebiet E-Government ein starkes Signal gesetzt. Unsere Studie hat diesbezüglich zwei relevante Ergebnisse gebracht. Auf der einen Seite fühlen sich in der Tat einige Verwaltungen kaum von diesem Gesetz betroffen und werden auch deshalb kaum selbst aktiv. Auf der anderen Seite war das Votum gerade der kommunalen Ebene für ein stärkeres Engagement der Länder hinsichtlich einer rechtlichen und technischen Unterstützung so klar und deutlich, dass sich die Länder kaum aus dieser Verantwortung ziehen können. Denn augenscheinlich werden auf der kommunalen Ebene die bisherigen Regelungsansätze als tendenziell unzureichend angesehen. Ein Zurücklehnen wird es angesichts dieser Interessenlagen kaum geben können. Die EGovG-Studie zeigt, dass sich ein erheblicher Teil der Landes- und Kommunalbehörden nicht vom Gesetz betroffen fühlen. Ist diese Selbsteinschätzung nicht gefährlich für die Attraktivität als Wirtschafts- und Wohnstandort? Nicht nur aufgrund der aktuellen Studie müssen wir feststellen, dass ein nicht kleiner Teil der Verwaltungen sich aus unterschiedlichen Gründen nicht aktiv und an vorderster Front an den E-Government-Innovationen beteiligt. Dies führt nicht zwangsläufig zu einer akuten Gefährdung der Standortattraktivität, kann aber mittel- und langfristig bedeuten, dass die Stadtverwaltung von den IT-Innovationen abgekoppelt wird. Da werden dann im Standortwettbewerb andere Kommunen schnell die Nase vorn haben. Ein Schlüsselelement für die Kommunikation zwischen Behörden, Wirtschaft und Bürgern ist die D . Wie wird sich dieses Thema aus Ihrer Sicht weiterentwickeln? Die D wird sicherlich ein zentraler Baustein der E-Government-Entwicklung bleiben. Wie schnell sie sich durchsetzen kann, darüber zweifeln die Experten noch. Bürger und Wirtschaft sind aber sicher nicht in einem akuten Zugzwang. Denn wenn man sich auch die verhaltene Nutzung und die noch überschaubaren Anwendungsmöglichkeiten des elektronischen Personalausweises ansieht, so muss man sicherlich einen längeren Akzeptanzzeitrahmen einkalkulieren. Ein wichtiger Motor für die Umsetzung sind Best Practice-Projekte. So haben auch wir am Fachbereich Verwaltungswissenschaften der Hochschule Harz zur CeBIT ein entsprechendes Praxisprojekt D für öffentliches Prozess- und Kundendatenmanagement vorgestellt. Dies erscheint mir der richtige Weg zu sein. Prof. Dr. Jürgen Stember Hochschule Harz MATERNA MONITOR 13 02/2015

14 PRAXIS alterfalter fotolia.com Mitarbeiterportal und W issens-management Zollverwaltung richtet Mitarbeiterportal konsequent an Prozessen aus Alle Mitarbeiter der Zollverwaltung arbeiten nun nach dokumentierten und nachvollziehbaren Prozessen. Hierzu überführt der Zoll seine Abläufe schrittweise in ein neues Portal für Informations- und Wissens-Management und verknüpft es mit anderen IT-Systemen. Das Portal wird zum zentralen Arbeitsmittel für alle Zöllner. Materna ist maßgeblich und kontinuierlich an diesem Leuchtturmprojekt beteiligt. Die Aufgaben der Zollverwaltung haben sich in den vergangenen Jahren dramatisch verändert: So ist beispielsweise die Überwachung der Grenzübergänge in großem Umfang weggefallen. Heute schützt der Zoll dagegen mehr denn je die Wirtschaft vor Wettbewerbsverzerrungen, die Verbraucher vor mangelhaften Waren aus dem Ausland und die Bevölkerung vor den Folgen grenzüberschreitender organisierter Kriminalität. 02/ MATERNA MONITOR

15 Die Zollmitarbeiter können durch alle Prozesse und Informationen komfortabel navigieren und gezielt nach einzelnen Aspekten suchen. Die veränderten Schwerpunkte verlangen neue Organisationsstrukturen und Arbeitsabläufe, die den Mitarbeitern vermittelt werden müssen. Dies war der Anlass für die Zollverwaltung, ein darauf ausgerichtetes Organisationsprojekt zu starten. Hierbei ist ein zentrales Mitarbeiterportal entstanden, das Informationen, Wissen und Services entsprechend der jeweiligen Aufgaben der Sachgebiete gezielt bereitstellt. Die zugehörigen Prozesse bildet das Portal ab, sodass die Prozesse auch gleichzeitig als Blaupause für die Informationsarchitektur dienen können. Wegen der vielfältigen Auswirkungen auf die gesamte Organisation erfolgte die Umsetzung schrittweise. Materna wurde bereits im Jahr 2008 durch das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) als dem zentralen IT-Dienstleister in der Bundesfinanzverwaltung mit der Realisierung des Mitarbeiterportals beauftragt und ist seit dieser Zeit als Projektpartner des ZIVIT und der Zollverwaltung maßgeblich an dem Projekt für ein umfassendes Prozess- und Wissens-Management-Portal beteiligt. Prozesse und Wissen verknüpfen Das neue Mitarbeiterportal bildet heute nahezu alle der sogenannten zollfachlichen Standards ab, auf die aktuell bundesweit fast alle der Zöllner zugreifen können. Bei diesen Standards handelt es sich um die systematische Aufbereitung aller zur Bearbeitung eines Vorgangs erforderlichen Arbeitsschritte und Informationen. Anders ausgedrückt: Es sind elektronische Bedienungsanleitungen für alltägliche, aber vor allem auch für die schwierigen und außergewöhnlichen Fälle der Zollverwaltung. Damit haben die Zöllner mehr Entscheidungssicherheit und schnellere Klarheit bei fachlichen Fragen. Es wurden bisher rund 180 Standards für die verschiedenen Aufgabenfelder definiert. Doch kein Mitarbeiter braucht den Zugriff auf alle Prozesse. Mit ihrem Login greifen die Beschäftigten daher nur auf die Standards zu, die für ihre Aufgaben benötigt werden egal, an welchem Rechner sie sich angemeldet haben. Das Mitarbeiterportal der Zollverwaltung ist ein didaktisches System, das den Arbeitsablauf und die maßgeblichen Entscheidungsgrundlagen zusammenführt. Alle Prozesse und damit verknüpftes Wissen werden elektronisch dargestellt und sind übergreifend durchsuchbar. Jeder Mitarbeiter sieht die für seine Arbeit benötigten Teilschritte, die mit den relevanten Informationsquellen, Vorschriften, Formularen und Rechtsgrundlagen verknüpft sind. Die Prozessmodelle bestehen aus einer grafischen Darstellung und den sogenannten redaktionell gepflegten Arbeitsschrittbeschreibungen (ASB). Durch alle diese Prozesse und Informationen können die Zollmitarbeiter komfortabel navigieren und gezielt nach einzelnen Aspekten suchen. Gemeinsam mit Materna und dem ZIVIT erarbeitete die Zollverwaltung grundlegende Methoden und Konzepte, um diese komplexen Abläufe mit Content-Management-System und Portaltechnologie abzubilden. Vorteile des Mitarbeiterportals Darstellung standardisierter Arbeitsabläufe für Fachprozesse mit integriertem Wissens-Management Fachverfahren und Arbeitsvorgänge der Zollverwaltung sind in dem zentralen Portal verknüpft und abrufbar. Personalisiertes Mitarbeiterportal unterstützt rollenbasierte Informationsaufbereitung Einheitliche Wissenskultur für die gesamte Zollverwaltung Nachhaltiges Wissens-Management zur Steuerung der Gesamtorganisation Informationen sind auch rückblickend noch abrufbar (Historisierung), was die Transparenz und Nachvollziehbarkeit erhöht. Neue Informationen können entsprechend den standardisierten Aktualisierungsprozessen sehr einfach in das Portal gestellt werden. Harmonische und gleichartige Verknüpfung von Fachinformationen mit IT-Systemen Zentraler Zugang zu Prozessen, Wissen und ergänzenden Informationen MATERNA MONITOR 15 02/2015

16 PRAXIS Portalstrategie zeigt den Weg auf Das Projekt startete seitens der Bundesfinanzverwaltung mit einer umfassenden Analyse- und Konzeptionsphase, in die die Experten von Materna intensiv eingebunden waren. Zu den Aufgaben gehörten die Ziel- und Strategiedefinition, die fachliche Analyse sowie Organisations-, Risiko- und Akzeptanzanalysen. Bei diesem Projekt ist es wichtig, dass wir von Anfang an eine ganzheitliche Strategie anstrebten, die auch die zukünftige Einbindung von weiteren Informationen und gemäß der übergeordneten Portalstrategie der Zollverwaltung auch die Integration von Fachanwendungen berücksichtigt. Auch bei der strategischen Herangehensweise unterstützt uns Materna intensiv. Die Experten kennen die typischen Stolpersteine und können uns rechtzeitig aufzeigen, welche Anforderungen auf uns zukommen, erläutert Dr. Wolfgang Schwegmann, Referatsleiter im Bereich Anwendungsentwicklung beim ZIVIT. Die Strategie fußt auf einer ganzheitlichen Prozessbetrachtung und einem daran orientierten Wissens-Management. In der Konzeptionsphase begleitete das Projektteam die Definition des gesamten Wissens-Management-Prozesses der Zollverwaltung und entwickelte einen Phasenplan. Dann wurden die technische Lösung und ihre System- und Informationsarchitektur konzipiert und User- und Schnittstellenkonzepte erstellt. In der darauf folgenden Transitionsphase plante das Projektteam die Überführung in die operative Umsetzung. Anschließend begleitete Materna die operative Phase mit Beratern vor Ort, die bei Sicherheitsaspekten und bei der Inbetriebnahme ihre Expertise einbrachten. Ein wesentlicher Mehrwert für die Zollverwaltung besteht darin, dass Materna sowohl strategisch und methodisch als auch operativ den gesamten Umsetzungsprozess begleiten kann. Die Experten arbeiten Hand in Hand und liefern passgenaue Lösungen für praktisches Wissen-Management, harmonische Applikationsintegration und zielgerichtete Informationsverbreitung über ein Portal. Prozesse und Technologien Die technologische Basis des Portals fußt auf der Portalstrategie des ZIVIT. Sie besteht aus einem IBM WebSphere Portal Cluster, der Content-Management-Lösung Government Site Builder (GSB) sowie weiteren von Materna entwickelten automatisierten Import- bzw. Export-Werkzeugen. Zur Modellierung der Prozesse nutzt der Zoll das Modellierungswerkzeug ARIS. Die für das Wissens-Management essenziellen ergänzenden textuellen Informationen werden in strukturierter Form im Government Site Builder gepflegt. Dort findet auch ein mehrstufiger Qualitätssicherungsprozess statt, den Materna mittels einer Workflow-Engine umgesetzt hat. Die Modelldaten und die textuellen Informationen werden mittels eines eigens entwickelten Import-Moduls zusammengeführt und historisiert vorgehalten. Das modulare Grundprinzip des GSB ermöglicht in diesem Zusammenhang die schnelle Integration weiterer Informationsbausteine. Redakteure und Nutzer werden über ein einheitliches Nutzer-Interface bei ihrer Arbeit unterstützt. Diese Nutzeroberfläche erfüllt die Anforderungen der Barrierefreien Informationstechnologie Verordnung 2.0 (BITV2) und ist ebenso modular gestaltet. Schrittweiser Ausbau Bis 2014 wurden alle relevanten Prozesse sowie die umfassenden begleitenden Informationen in das Mitarbeiterportal überführt und konnten nach und nach von den Mitarbeitern aktiv genutzt werden. Die Aufgabe ist damit aber noch nicht beendet, denn der Zoll will das Mitarbeiterportal kontinuierlich fortentwickeln und immer auf dem aktuellen Stand halten. Hierfür arbeitet das Projektteam beispielsweise an einer optimierten kanalspezifischen Content-Ausspielung und an den umfangreichen, angepassten Redaktionsprozessen. Darüber hinaus hat Materna mit einer einheitlichen, facettierten Suche mit Filtermöglichkeiten, die auf der Suchmaschinentechnologie Solr basiert, die Verfügbarkeit der Inhalte für den Nutzer erheblich gesteigert. So generieren wir kontinuierlich zusätzlichen Mehrwert für die Mitarbeiter, erläutert Dr. Schwegmann. In einer weiteren Stufe ist die Konsolidierung bestehender, verteilter Intranet-Lösungen in das zentrale Portal geplant. Die Zollverwaltung hat die Weiterentwicklung in eine eigens dafür erarbeitete Portalstrategie eingebettet, deren Kern drei Säulen bilden: 02/ MATERNA MONITOR

17 fotohansel fotolia.com Fachverfahrensintegration unter Verwendung von Basisdiensten (u. a. Single Sign On über eine zentrale Benutzerund Zugriffsverwaltung, verfahrensübergreifende Nutzung zentral bereitgestellter Stammdaten) Modernes Informations- und Wissens-Management Unterstützung der Selbstorganisation der Beschäftigten und persönliche Services Methodik für Wissens-Management Aufgrund der hohen Bedeutung des Projektes und der Brisanz der großen Veränderungen für alle Mitarbeiter durch die Neuorganisation der Zollverwaltung wählte der Zoll einen sanften Wandlungsprozess. Hierbei wurde konsequent darauf geachtet, die Komplexität der IT-Anwendungen für die Mitarbeiter zu verringern und eine Informationsüberflutung zu vermeiden. Das Projekt wurde in Phasen durchgeführt, um so die Mitarbeiter schrittweise an das neue Portal heranzuführen. Gemeinsam mit Materna definierte die Zollverwaltung standardisierte Methoden, Konventionen, Strukturen und Prozesse sowie einheitliche Qualitätsmaßstäbe für die Darstellung von Wissen. Mit diesem Vorgehen gelang es, in der Behörde eine einheitliche Wissenskultur zu etablieren. Die Wissens- Management-Methodik ist das Besondere an unserem Projekt und ein wesentlicher Faktor, damit die Anwender die neue Lösung akzeptieren, erklärt Dr. Schwegmann. Die IT-Experten von Materna sind bereits langjährig im Auftrag des ZIVIT für die Bundesfinanzverwaltung tätig und mit den sensiblen Herausforderungen in diesem Kontext vertraut. Materna ist sehr flexibel in Bezug auf unsere Anforderungen im Projekt und hierbei stets anforderungs-, termin- und budgettreu, berichtet Dr. Wolfgang Schwegmann vom ZIVIT. Als IT-Dienstleister für die Bundesfinanzverwaltung leitet das ZIVIT die Umsetzung des Portalprojektes. Mit ihrem Mitarbeiterportal ist der Zollverwaltung eine effizienzfördernde Verbindung von Fachprozessen und der Aufbereitung von fachlichen Inhalten gelungen. Die Basis bildet ein kontinuierlicher Kreislauf, bei dem Prozesse ständig optimiert und Informationen immer wieder aktualisiert werden. Auch andere Organisationen innerhalb der öffentlichen Verwaltung haben bereits ihr Interesse an dieser Lösung bekundet. Christine Siepe Die Leistungen von Materna Strategische, methodische und technische Beratung Analyse und Konzeption (u. a. Informations- Management und Usability-Konzepte) Projekt-Management Implementierung Betriebsunterstützung Materna erbringt die Leistungen in enger Zusammenarbeit mit dem Informations- und Wissensmanagement Zoll (IWM Zoll) in Dresden, das für die Anforderungserhebung sowie die Zusammenführung und Integration der Prozesse und des daran gekoppelten Wissens verantwortlich ist. Hierbei fungiert das Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) als Generalunternehmer und legt dabei die technologischen Rahmenbedingungen für die Umsetzung des Projektes gemäß definierter Standards fest. Demografischer Wandel Auch vor der öffentlichen Verwaltung macht der demografische Wandel nicht halt. Das Wissen nachhaltig für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen, ist auch für die Zollverwaltung eine große Herausforderung. Hierbei lässt sich Wissen in prozessuales Wissen sowie Erfahrungswerte und informatorisches Wissen unterteilen, ergänzt um die Faktoren Qualität und Rechtsverbindlichkeit. Mit dem neuen Mitarbeiterportal ist die Zollverwaltung bestens aufgestellt, diesem Wandel zu begegnen. MATERNA MONITOR 17 02/2015

18 PRAXIS Elektronische Akten Effektive Verwaltungsarbeit mit der elektronischen Akte Der Bayerische Landtag in München Der Bayerische Landtag steigt auf elektronische Akten um. Durch die Einführung der eakte sollen die Bearbeitungsprozesse deutlich papierreduzierter ablaufen und insgesamt beschleunigt werden. Materna hat das Parlament bei der Konzeption und Einführung unterstützt sowie das passende Produkt auf SharePoint-Basis geliefert. Der Bayerische Landtag ist das Parlament des Freistaates Bayern. Zentrale Aufgaben des Landtags sind die Regierungsbildung, die Gesetzgebung und die Kontrolle der Staatsregierung. Damit die 180 Abgeordneten ihre Aufgaben erfüllen können, erhalten sie Unterstützung vom Landtagsamt. 200 Mitarbeiter liefern dem Parlament IT-gestützte Dienstleistungen wurde im Landtagsamt ein Projekt zur Einführung elektronischer Akten gestartet, um behördenintern effizienter arbeiten zu können. In einer ersten Pilotphase führte die Behörde in den vergangenen Monaten das eakte-basispaket von Materna in der Registratur und in einem Teil der Zentralabteilung ein. Unser Ziel war, auf einen Nachweis aller Dokumente, die in der Akte enthalten sind, elektronisch zugreifen zu können, um unsere papierlastigen Bearbeitungsprozesse zu minimieren, berichtet Wolfgang Kühnert. Er ist Leiter des IT-Referats im Landtagsamt und verantwortlich für die Einführung der eakte. Langfristig wollen wir die Papierakte so weit ablösen, dass sie nur noch in Ausnahmefällen angelegt wird. Paradigmenwechsel Geht über die zentrale Stelle in der Registratur ein Dokument ein, muss es zur vollständigen Bearbeitung an verschiedene Mitarbeiter weitergeleitet werden. Auch Anfragen, die den Bayerischen Landtag per erreichen, sollen künftig elektronisch bearbeitet und beantwortet werden können. Ursprünglich wurden eingehende -Eingänge registriert, ausgedruckt und an den jeweiligen Sachbearbeiter durch die Hauspost zugestellt. Mit der Lösung zur elektronischen Aktenführung können diese Prozesse nun in digitaler Form medienbruchfrei und schneller abgewickelt werden. Statt auf den Papierlauf zu warten, informiert das System die Mitarbeiter automatisch über neue Eingänge, sodass sie direkt aus der heraus auf die im System hinterlegten Dokumente zugreifen können. Mitarbeiter der verschiedenen Ebenen können alle Dokumente und zugehörige Daten aus ihrer gewohnten Anwendungsoberfläche elektronisch einsehen, bearbeiten, strukturiert ablegen und für die weitere Bearbeitung bereitstellen. Damit ist ein für die Behörde entscheidender Schritt erreicht: Mitarbeiter können zentral eingehende Dokumente nun wesentlich schneller bearbeiten. Um Medienbrüche zu vermeiden, sollen in einer weiteren Ausbaustufe über das eakte- System auch einfache Workflows, zum Beispiel Prozesse zur Kenntnisnahme, abgebildet werden. In der Pilotgruppe erreichte die elektronische Akte schnell eine hohe Akzeptanz. Nach nur drei Tagen waren die Kollegen in der Registratur bereits überzeugt, dass sie bestens unterstützt werden, resümiert Kühnert. Digitale Transformation zur eakte Auch bisher verfügte die Behörde bereits über eine elektronische Registratur, die eingehende Dokumente verschlagwortete. 02/ MATERNA MONITOR

19 In einer Datenbank konnten die Mitarbeiter der Registratur nachsehen, in welchem Regal die gewünschte Akte zu finden ist. Die Dokumente selbst gab es jedoch nur in Papier-Form. Dieses Verfahren war schon einige Jahre alt und technisch überholt. Zudem hatte Kühnert mit seinem Team bereits in anderen Abteilungen SharePoint-Technologien mit integrierter Dokumentenablage eingeführt. Der nächste logische Schritt bestand darin, auch die Registratur auf den neuesten Stand der Technik zu bringen. Die SharePoint-Lösung wurde bereits als elektronisches Aktensystem genutzt und war speziell an die Anwendungsbedürfnisse der Mitarbeiter angepasst. Das System enthielt eine ganze Reihe von Workflows, die speziell auf den parlamentarischen Prozess der Petitionsverwaltung angepasst waren. Übergabe der Daten und Dokumente reibungslos funktioniert, ist eine Archiv-Schnittstelle von essenzieller Bedeutung. Weitere interessante Aspekte sind für den IT-Leiter Erweiterungen der eakte-funktionalitäten um Module für die strukturierte Vorgangsbearbeitung. Behördenmitarbeiter können interaktiv aus Microsoft Office heraus Umlaufmappen für die gemeinsame Bearbeitung erstellen. Durch die Verwendung von Vorlagen und einen automatisierten Prozessablauf werden die Arbeitsabläufe noch weiter vereinfacht und beschleunigt. Heike Abels Vorausschauende Planung Das Landtagsamt stand damit vor der schwierigen Herausforderung, seine IT-Infrastruktur auf die geplante Funktionsausweitung vorzubereiten. Die Behörde verfügt über ein Testsystem und ein Produktivsystem, das aus einem Datenbank- Server und aus einem SharePoint-Server besteht. Im Vorfeld der Projektplanung zur Einführung der eakte migrierte sie auf das Betriebssystem Windows 7 und aktualisierte die Office- Produkte auf die Version Bei der Projektplanung haben wir uns neben technischen Aspekten an erster Stelle mit der entscheidenden Frage befasst, wie wir uns organisatorisch aufstellen und die eakte nutzbringend für uns einsetzen können, sagt Kühnert. Uns war es wichtig, das Verfahren pilothaft einzuführen, um Erfahrungen damit zu sammeln. Unter technischen Gesichtspunkten war die Anforderung, dass das eakte-system eng mit der Microsoft Office-Landschaft in Verbindung steht. Wir haben ein möglichst intuitiv zu bedienendes Tool für unsere Kollegen gesucht, erzählt der IT- Leiter. Das eakte-basispaket konnte mit der hohen Office- Integration und der professionellen Produktpflege punkten. Zudem brauchten wir einen Partner, der flexibel auf unsere Anforderungen reagiert und die Lösung aus der Sicht des Anwenders entwickelt. Das haben wir bei Materna gefunden. Weitere Schritte Nach Abschluss der Pilotphase plant Wolfgang Kühnert, die elektronische Akte nach und nach in allen Bereichen der Zentralabteilung und in allen Fachbereichen einzuführen. Bis zum Ende des Jahres soll das Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein. In der künftigen IT-Planung bildet die Anbindung des eakte- Systems an eine Archivierungslösung einen besonderen Schwerpunkt. Der Bayerische Landtag verwaltet sein Archiv selbst und gibt seine Unterlagen nicht an das Hauptstaatsarchiv ab. Um die Langzeitarchivierung effizient und sicher zu gestalten, gehen die Überlegungen dahin, als Mandant an eine bereits bestehende Archivlösung anzudocken. Damit die Wolfgang Kühnert Leiter des IT-Referats, Landtagsamt Bayern Das eakte-basispaket konnte mit der hohen Office- Integration und der professionellen Produktpflege punkten. Vorteile der e-akte-lösung von Materna Flexible und anwenderfreundliche eakte-lösung Intuitives Bedienen durch medienbruchfreies Arbeiten aus der gewohnten Office-Umgebung Skalierbare Lösung je nach Anforderung Out of the box -Basisfunktionen von Microsoft SharePoint 2010 und 2013 Geringe Aufwendungen für das Customizing der Basisanwendung Zukunftssicher durch Verwendung von Standardtechnologien Weitere Lösungen wie Vorgangsbearbeitungssysteme oder Archivsysteme anbindbar MATERNA MONITOR 19 02/2015

20 PRAXIS Client-Management Schnell einsatzbereit: Neue Mitarbeiter rundum versorgt Die Industrie- und Handelskammer Saarland hat ihren administrativen Verwaltungsaufwand beim Mitarbeiter-Onboarding weiter minimiert. Die Management Suite DX-Union von Materna legt den Nutzer einmalig im System an und stattet ihn sofort mit einer einsatzfähigen Arbeitsumgebung aus. Das spart Zeit und entlastet von Routineaufgaben. Die Industrie- und Handelskammer Saarland versteht sich als Partner der saarländischen Wirtschaft. Am Standort Saarbrücken vertritt die IHK als gemeinsamer Dienstleister die Interessen von über saarländischen Unternehmen mit ihren Mitarbeitern. Damit die etwa 100 Mitarbeiter Dienstleistungen für ihre Mitgliedsunternehmen erbringen können, stellt ihnen die IT-Abteilung 160 PC-Arbeitsplätze auf 60 Servern bereit. Die IHK Saarland beschäftigt viele Studenten und Praktikanten; entsprechend hoch ist die Mitarbeiter-Fluktuation. Für die 02/ MATERNA MONITOR