Prozessportal. Neben Prozessbeschreibungen, bietet es sich an, Abläufe grafisch zu visualisieren.

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1 Das Prozessportal der FHöV NRW Prozessportal Das Prozessportal bietet allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der der FHöV NRW die Möglichkeit, sich über bereits beschriebene und abgebildete interne Prozesse und Abläufe zu informieren. Durch das Portal wird ein schneller und direkter Zugang zu wichtigen Informationen gegeben. Gleichzeitig werden Zuständigkeiten verdeutlicht und Dokumente leichter auffindbar. Neben den am jeweiligen Prozess beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, haben alle Hochschulmitglieder die Chance, mehr über Strukturen und Zusammenhänge zu erfahren und Wechselwirkungen zu verstehen. Was ist ein Prozess? Eigentlich ist es ganz einfach allgemein formuliert können alle Tätigkeiten, die Eingaben, wie beispielsweise Anträge, Arbeitsaufträge, Ereignisse, Anfragen, etc. in Ergebnisse umwandeln, als Prozesse bezeichnet werden. Die einzelnen Tätigkeiten können in gegenseitigen Abhängigkeiten oder Beziehungen zueinander stehen oder aufeinanderfolgen und sich bedingen. Geplant und gelenkt stellen Sie einen Mehrwert für jede Organisation dar und tragen so zu einer klaren und im besten Falle einfachen und reibungslosen Durchführung von Aufgaben bei. Wichtig ist hierbei natürlich, dass Aufgaben und Arbeitsschritte bekannt sind und Verknüpfungen zu anderen Tätigkeiten und Bereichen erkannt werden. Neben Prozessbeschreibungen, bietet es sich an, Abläufe grafisch zu visualisieren. Warum sind neben Beschreibungen grafische Darstellungen/Prozessmodellierungen sinnvoll? Bilder sagen mehr als tausend Worte Seit der Einführung eines prozessorientierten Qualitätsmanagements an der FHöV NRW steht der Ablauf im Vordergrund, immer mit dem Ziel, dass Aufgaben direkter und vor allem sicher realisiert werden können. Prozessbeschreibungen, insbesondere die grafische Abbildung in Form von Fluss / Ablaufdiagrammen hat folgende Vorteile: Zusammenhänge von Aufgaben und die Reihenfolge von Arbeitsschritten sind erkennbar Zuständigkeiten werden verdeutlicht und so gestärkt Transparenz wird geschaffen, um die Zusammenarbeit zu verbessern, sodass Reibungsverluste und Störungen minimiert werden können (wird ein Ergebnis schneller erzielt, motiviert dies zur dynamischen Weiterarbeit) Fehler und Schnittstellen werden effektiver lokalisiert (Was kann an welcher Stelle verbessert oder vereinfacht werden? Was funktioniert besonders gut?)

2 der Umfang übergreifender Aufgaben und komplizierte Sachverhalte können visuell einfach dargestellt werden, eine gemeinsame Sprache wird ermöglicht, Vorgänge können einheitlich bearbeitet werden Einarbeitungen neuer Mitarbeiter oder in neue Aufgaben werden unterstützt, indem Informationen zur Verfügung gestellt, Abläufe klar definiert, kompakt beschrieben und verständlich abgebildet werden Sicherheit und vertieftes Verständnis für Tätigkeiten (für mitwirkende und auch außenstehende Personen) Eine grafische Darstellung ist gut nachzuvollziehen und passt sich leicht Veränderungen an Ob Service, Leitungs, oder Kernprozesse (sie richten sich direkt an den jeweiligen Adressaten/ Kunden) eine klare Darstellung bietet für alle Bereiche und Tätigkeiten ein besseres Verständnis der Abläufe und macht Zusammenhänge deutlich. Dabei ist es nie statisch und passt sich Veränderungen an. In unserer Fachhochschule wurde bereits in der Vergangenheit Bedarf, Abläufe festzuhalten, zu beschreiben und darzustellen geäußert und erkannt. Gemeinsam mit den am Prozess mitwirkenden und verantwortlichen Personen wurden Arbeitsabläufe genau betrachtet, analysiert und in eine verständliche Form gebracht. Denn wer könnte einen Prozess besser beschreiben, als die Mitarbeiterin/ der Mitarbeiter, der den Prozess selbst nutzt?! In Ablaufdiagrammen oder sog. Schwimmbahnen (die Tätigkeit wird in Ihrer eigenen Schwimmbahn abgebildet) dargestellt, werden die gesammelten und grafisch aufbereiteten Prozesse im Prozessportal allen Hochschulangehörigen zur Verfügung gestellt. Warum ist es wichtig ein Prozessportal zu haben? gesammelte Prozesse und Informationen sind schnell und direkt zugänglich die eigenen Tätigkeitsfelder (sofern sie beschrieben wurden) stehen jederzeit an zentraler Stelle für eine Einsicht zur Verfügung; dies stellt sicher, dass Abläufe auch eingehalten werden können neue Mitarbeiter können sich auf eine leichte Art und Weise über Ihre Prozesse, bestehende Vorgaben und Zusammenhänge informieren die im Prozessportal gesammelten Prozesse sind einheitlich gestaltet, somit schafft diese gemeinsame Sprache das Verständnis für den Aufbau und die Abläufe die mit den Arbeitsschritten verknüpften aktuellen Vorgaben, Hinweise, Informationen und Formulare (sog. mitgeltende Dokumente ) verhindern, dass durch das Vorliegen veralteter Versionen, Arbeitsschritte falsch oder unter Umständen wiederholt durchgeführt werden mitgeltende Dokumente können sofort aufgerufen und müssen nicht an einer anderen Stelle gesucht werden; das erspart Zeit (und auch manchmal Nerven)

3 Start des Prozessportals Das Prozessportal ist ein lebendiges System. Es steckt allerdings noch in den Kinderschuhen und unterliegt ebenfalls einem ständigen Verbesserungsprozess. Ihre Ideen und Anregungen tragen dazu bei, dass sich das Prozessportal weiter entwickelt. So erreichen Sie das Prozessportal! Das Prozessportal ist ein Service für alle Angehörigen der FHöV NRW und über die Startseite unserer Homepage erreichbar. Von der Homepage zum Prozess! 1. Services auswählen 2. Prozessportal anklicken Startseite Homepage

4 3. Durch die Eingabe Ihrer Benutzerkennung und des Passwortes für das fhöv.net gelangen Sie zum Prozessportal, die Prozesslandkarte der FHöV NRW erscheint Prozesslandkarte FHöV NRW 4. Bereits angelegte Prozessmodelle können nun ausgewählt werden 5. Prozess wird angezeigt Entwurf Evaluationsprozess

5 6. In dem Dokumentenmodell finden Sie hinterlegte Dokumente (Formulare, Richtlinien, Hinweise, etc.) (sofern sich die Dokumente über Ihren Explorer herunterladen lassen derzeit nicht allgemein möglich) Dokumentenmodell Das Prozessportal wird regelmäßig angepasst, Prozesse werden erweitert, Dokumente werden erarbeitet und nachgeliefert. Derzeit gibt es beim Download einzelner Dokumente Schwierigkeiten, die durch die bevorstehende Umstellung der LVN Rechner auf Windows 7 voraussichtlich behoben werden. Die Betreuung des Prozessportals erfolgt durch Olivia Stipp, Stabsstelle KSQ. Anfragen und Anregungen sind gerne an qm@fhoev.nrw.de zu richten.