ERASMUS Life Long Learning Programme Teilprogramm

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1 RWTH AACHEN UNIVERSITY INTERNATIONAL OFFICE ERASMUS Life Long Learning Programme Teilprogramm Informationen für ERASMUS-Aufenthalte im Wintersemester 2013/14 und im Sommersemester 2014 Diese Information sowie alle Formulare finden Sie auch im Web:

2 Herausgegeben im Auftrag des Rektors vom International Office (Dezernat 2.0) der RWTH Aachen Redaktion Dr. Heide Naderer (verantwortlich) Claudia Hanke Bettina Schuppe 5., überarbeitete Auflage Auflage: Stand: Oktober 2012 Gestaltung Alia Mortada Druck Druck & Verlagshaus Mainz GmbH Bildnachweis Titel: Miss X / photocase.com S. 3, 6: Andreas Herrmann S. 4: Birte Winkel S. 10: Johannes Gregor Leib

3 Inhalt Das ERASMUS-Programm - Grundsätzliches 4 Definition von ERASMUS Wie funktioniert ERASMUS? Welche ERASMUSAustauschrelationen bieten sich an der RWTH? Hinweise zur Bewerbung 6 Bewerbungsvoraussetzungen Der Bewerbungsablauf Bewerbungsstichtag und Bewerbungsunterlagen Bewerbungsformulare Sprachzeugnis Student Contract Learning Agreement Studierende mit Sonderbedürfnissen Planung und Durchführung eines ERASMUS-Auslandsaufenthaltes 10 Empfehlungen Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen Auslandsaufenthalt: Beurlaubung ja oder nein? Erstattung des Mobilitätsbeitrags? Bescheinigungen Visumsfrage Versicherungsschutz Abmeldung im Einwohnermeldeamt BeBuddy

4 Das ERASMUS-Programm - Grundsätzliches Definition von ERASMUS ERASMUS ist die Abkürzung für European Community Action Scheme for the Mobility of University Students. Die EU hat ERASMUS im Jahr 1987 ins Leben gerufen, um die Mobilität der europäischen Studierenden zu fördern, genauer: Es wird angestrebt, dass möglichst viele Studierende einen Abschnitt ihres Studiums in einem anderen europäischen Land und in einer anderen europäischen Sprache absolvieren. Damit soll erreicht werden, dass die Hochschulabsolventen besser qualifiziert sind, in einem Europa ohne Grenzen zu arbeiten. Das ERASMUS-Programm ist Bestand des Bildungsprogramms Life Long Learning, das alle Arten und Stufen der allgemeinen Bildung umfasst. Ganz wichtig: Obwohl die RWTH eine stattliche Anzahl von ERASMUS-Austauschmöglichkeiten bietet, können diese bei Weitem nicht den gesamten studentischen Bedarf an Auslandsstudienaufenthalten decken. Bitte informieren Sie sich daher auch über Möglichkeiten, einen Studienaufenthalt im Ausland auf eigene Faust zu planen. Wie funktioniert ERASMUS? Die RWTH schließt mit Partnerhochschulen Verträge über den Austausch von Studierenden. Genauer gesagt: Jede Fakultät muss definieren, mit welchen Partnerhochschulen Austausch stattfinden soll. Jede dieser Austauschrelationen muss durch ein schriftliches Abkommen fixiert sein, in dem die jeweiligen Partner Art, Inhalt und Dauer der Auslandsstudienabschnitte sowie Austauschquoten vereinbaren. Auch die sprachliche Vorbereitung und Sprachprüfungen sind zu regeln. Hinzu kommt die Organisation von Unterbringung, Einschreibung etc. der Austauschstudierenden. ERASMUS verlangt in allen Fällen, dass die Studien- und Prüfungsleistungen, die Studierende an ausländischen Hochschulen erbringen, von den zuständigen Fakultäten der Heimathochschule vollständig anerkannt werden. Dies ist durch Absprache mit den zuständigen Personen in den Fakultäten zu klären. Der erste Schritt bei einer Bewerbung um die Teilnahme an einem ERASMUS-Austausch sollte daher immer das Gespräch mit den zuständigen Personen in der Fakultät/Fachgruppe sein. Sie sollten mit klaren Vorstellungen bezüglich der Wahl der Gasthochschule und des möglichen Studienprogramms in dieses Gespräch gehen. Sie müssen klären, welche anrechenbaren Studien- und Prüfungsleistungen Sie an der ausländischen Partnerhochschule erbringen können und sollten. Beachten Sie die Zuständigkeiten: Für Bachelor-, Master- oder Seminararbeiten kann die /der einzelne Professorin/Professor die Zusage hinsichtlich der späteren 4

5 Anerkennung geben, für Prüfungs- und andere Leistungsfächer kann dies verbindlich nur die Fakultät. Lassen Sie sich von der in Ihrer Fakultät zuständigen Person beraten, z.b. der Fakultätsassistentin/dem Fakultätsassistenten (nähere Angaben finden Sie auf den Webseiten der Fakultäten). Welche ERASMUS-Austauschrelationen bieten sich an der RWTH? Das International Office ist bemüht, auf den Webseiten stets aktuelle Informationen für Sie bereitzuhalten, es ist in jedem Fall aber die Fakultät, die Ihnen verbindliche Auskunft über den Austausch mit den Partnerhochschulen geben kann (Anzahl der Austauschplätze, Gültigkeit der Abkommen, Organisation und Inhalt des Studienaufenthaltes). Inzwischen bietet jede Fakultät Informationen zum ERASMUS-Austausch auf ihren Webseiten. Erfahrungsberichte ERASMUS-Studierender finden Sie online unter (MoveOnline Exchanges): Die aktuellen ERASMUS-Austauschrelationen Ihrer Fakultät finden Sie auf den Webseiten des International Office: Auf diesen Webseiten sind die ERASMUS- Partner nach Fakultäten/Fachgruppen aufgelistet. Bitte beachten Sie, dass Ihnen nur die Austauschplätze und relationen zur Verfügung stehen, die Ihnen Ihr eigene Fakultät bietet, d.h. Bewerbungen über andere Fakultäten/ Fachgruppen sind ausgeschlossen. 5

6 Hinweise zur Bewerbung Bewerbungsvoraussetzungen Die Teilnahme am ERASMUS-Programm ist ausschließlich für folgende Studierende und zu folgenden Bedingungen möglich: Ausschließlich regulär eingeschriebene Studierende der RWTH (d.h. Gaststudierende können nicht teilnehmen). ERASMUS-Aufenthaltszeit: Ein ERAS- MUS-Aufenthalt muss mindestens 3 Monate und darf maximal 12 Monate dauern. An der RWTH Aachen beträgt die maximale Förderungsdauer 10 Monate, auch wenn der Auslandsaufenthalt tatsächlich 12 Monate dauern sollte. Studienstand: Eine Teilnahme am ERASMUS-Programm ist formal nach dem 1. Studienjahr möglich. Jede Fakultät entscheidet jedoch, wann und zu welchem Studienstand ein Auslandsaufenthalt fachlich sinnvoll ist. Die ERASMUS-Förderung für einen Studienaufenthalt im Ausland kann jede/r Studierende/r nur einmal erhalten, d.h. wer einmal und sei es auch für den kürzest möglichen Aufenthalt von nur 3 Monaten über ERASMUS für einen Studienaufenthalt gefördert wurde, kann kein zweites Mal Mittel aus dieser Förderung erhalten bzw. kein zweites Mal am ERASMUS-Programm teilnehmen. Wer darüber hinaus einen ERASMUS Praktikumsaufenthalt plant, kann hierfür eine separate Förderung beantragen. Bewerbungen sind nur über Ihre Fakultät/Fachgruppe möglich, Bewerbungen über andere Fakultäten/Fachgruppen sind ausgeschlossen. Der Bewerbungsablauf Die nachfolgenden Hinweise zur Bewerbung beziehen sich auf den Zeitraum Wintersemester 2013/14 und Sommersemester Bitte beachten Sie folgende Reihenfolge im Bewerbungsablauf und lesen Sie aufmerksam die Informationen, die Ihre Fakultät auf den Webseiten oder in schriftlicher Form zum ERASMUS-Programm für Sie bereit hält, denn für die Vergabe der ERASMUS- Plätze ist ausschließlich die Fakultät verantwortlich. 1. Beratung durch Ihre Fakultät/Fachgruppe und den/die angegebenen Ansprechpartner/in (fachliche Planung des Aufenthaltes, Anerkennungsfragen etc.). 2. Gruppenberatungen des International Office: Allgemeine Information, Klärung der Zuständigkeiten und des gesamten Ablaufes. Termine der Gruppenberatung des International Office entnehmen Sie bitte dem Web ( erasmus); Anmeldung ist nicht erforderlich. 3. Erledigung der Bewerbungsformalitäten 6

7 und Abgabe der Bewerbungsunterlagen bei dem/der zuständigen ERASMUS- Koordinator/in Ihrer Fakultät/Fachgruppe. 4. Auswahl der Bewerberinnen und Bewerber erfolgt durch Fakultät/Fachgruppe. Anmeldung der ausgewählten Studierenden durch die Fakultät/Fachgruppe an der Gasthochschule. 5. Fakultät/Fachgruppe meldet die ausgewählten ERASMUS-Studierenden im International Office. Zu Ihrer Absicherung erfolgt zusätzliche Anmeldung aller ausgewählten Studierenden in den International Offices der Gasthochschule durch das International Office der RWTH Aachen. 6. Bewilligung der ERASMUS-Förderung durch das International Office etwa im Oktober des Jahres. 7. Auszahlung der ERASMUS-Förderung durch das International Office frühestens Ende Oktober des Jahres. Bewerbungsstichtag und Bewerbungsunterlagen In der Regel gibt Ihre Fakultät/Fachgruppe einen Stichtag für die Abgabe Ihrer Bewerbungsunterlagen vor. Bitte erkundigen Sie sich auf den Webseiten Ihrer Fakultät/ Fachgruppe. Sollte Ihre Fakultät/Fachgruppe keinen Stichtag vorgeben, gilt verbindlich der 31. Januar eines Jahres für einen ERASMUS-Aufenthalt im Wintersemester. Einige Fakultäten/Fachgruppen bieten einen Bewerbungsstichtag für den ERASMUS- Aufenthalt im Sommersemester an. Bitte erkundigen Sie sich auf der entsprechenden Webseite. Folgende Bewerbungsunterlagen reichen Sie bitte zum Stichtag in Ihrer Fakultät/Fachgruppe ein, sofern Ihre Fakultät/Fachgruppe keine anderweitigen Vorgaben macht: Bewerbungsschreiben in Deutsch Bewerbungsschreiben in der jeweiligen Landessprache (bzw. in Englisch, wenn es sich um skandinavische Partnerhochschulen handelt) tabellarischer Lebenslauf in Deutsch tabellarischer Lebenslauf in der jeweiligen Landessprache Kopie Sprachzeugnis (das Original können Sie zur eigenen Verwendung behalten) Bewerbungsformular Student Contract Learning Agreement Ausdruck der Notenbescheinigung des ZPA Kopie Ihres Studierendenausweises (Blue Card) 7

8 Bewerbungsformulare Die Bewerbungsformulare stehen Ihnen als Download zur Verfügung unter: Handschriftlich ausgefüllte Formulare werden nicht akzeptiert. Sprachzeugnis Sprachzeugnis: Bitte klären Sie mit Ihrer Fakultät/Fachgruppe, ob Sie einen Sprachnachweis über die Grundkenntnisse der jeweiligen Landessprache beibringen müssen. Die Sprachprüfung über die Kenntnisse der Sprache des Gastlandes können Sie an der RWTH Aachen bei folgenden Stellen und für folgende Sprache ablegen, wobei Sie sich unbedingt frühzeitig bei den zuständigen Lektorinnen und Lektoren anmelden müssen. In der Regel gilt für Aufenthalte in Skandinavien und mittel-osteuropäischen Ländern, dass Sie einen Nachweis über Ihre Englischkenntnisse erbringen müssen, weil es in diesen Ländern ein großes englischsprachiges Lehrangebot gibt: Englisch: Anglistisches Institut, Kármánstr Ein Sprachzeugnis ist nicht erforderlich, wenn Sie den Nachweis über fünf Jahre Englisch während der Schulzeit erbringen können (Kopie Abiturzeugnis). Romanische Sprachen: Romanistisches Institut, Kármánstr Niederländisch: Lektorat für Niederländisch, Eilfschornsteinstr. 15 (Kármán- Auditorium) Im Sprachenzentrum der RWTH Aachen ( können Sie ebenfalls Sprachzeugnisse für Auslandsaufenthalte erhalten. Nehmen Sie Kontakt mit dem/der Koordinator/in der jeweiligen Sprache auf. Student Contract (verbindliche Abgabe) Der Student Contract ist ein Formular, das Ihre Stammdaten enthält und Grundlage für die spätere Bewilligung des ERASMUS-Stipendiums ist. Spätere Änderungen zu den im Student Contract gemachten Angaben (z.b. Bankverbindung, Aufenthalt, Adressen) müssen bitte umgehend dem International Office schriftlich mit Datum und Unterschrift versehen gemeldet werden. Learning Agreement (verbindliche Abgabe) Das Learning Agreement dient der Dokumentation Ihres geplanten Studienvorhabens und Ihrer Planungssicherheit 8

9 bzgl. der Anerkennung. Die geforderte Mitzeichnung des International Office (Institutional Co-ordinator) ist nur möglich, wenn zuvor die Unterschrift der Fakultät/Fachgruppe vorliegt. Studierende mit Sonderbedürfnissen Studierende mit Sonderbedürfnissen (z.b. Schwerbehinderung, nachweislich chronisch krank etc.) melden sich vor der Abgabe ihrer Bewerbungsunterlagen zwecks persönlicher Beratung im International Office. Sollten Sie einen ERASMUS-Aufenthalt mit Kind(ern) planen, melden Sie sich bitte vor Ihrer Bewerbung im International Office. 9

10 Planung und Durchführung eines ERASMUS-Auslandsaufenthaltes Wir dürfen an dieser Stelle folgende Empfehlungen aussprechen: Spätestens dann, wenn Ihre Fakultät/ Fachgruppe bzw. Ihr/e ERASMUS- Koordinator/in Sie als ERASMUS- Studierende/n ausgewählt hat, sollten Sie unverzüglich die Webseiten Ihrer Gasthochschule besuchen und sich gründlich über das Anmeldeverfahren für ERASMUS-Studierende informieren. Zwar werden Sie sowohl von der Fakultät/Fachgruppe als auch vom International Office an der jeweiligen Gasthochschule mit dem ERASMUS-Status angemeldet, aber die Mehrzahl unserer ERASMUS-Partner fordert zusätzlich eigene Anmeldeformulare schriftlich, elektronisch, online-verfahren zu dem vom Partner genannten Stichtag! Bitte nutzen Sie die inzwischen zahlreichen Erfahrungsberichte der Ex- ERASMUS-Studierenden, in denen Sie möglicherweise wertvolle Hinweise zu Ihrem geplanten Auslandsaufenthalt finden. Die Erfahrungsberichte stehen Ihnen online auf unserer Webseite zur Vefügung. Als weitere gute Informationsquelle sei die studentische Organisation AEGEE Aachen genannt ( Da AEGEE einen Stammtisch für ERASMUS-incomings anbietet, können Sie ggf. dort Kontakt finden und so Erste-Hand-Information über Ihre Gasthochschule bekommen. Bitte bemühen Sie sich darum, sprachlich auf den Auslandsaufenthalt vorbereitet zu sein und Grundkenntnisse der Landessprache zu erwerben, selbst wenn Ihr Studienprogramm auf Englisch angeboten werden sollte. Weitere nützliche Ansprechpersonen sind: Studierende, die bereits einen Auslandstudienabschnitt absolviert haben (fragen Sie in Ihrem Institut oder der Fachschaft nach). Studierende von Partnerhochschulen im Ausland, die an der RWTH zu Gast sind (Kontakt bekommen Sie z.b. über internationale Studierendenvereine oder das Buddy-Netzwerk des International Office). Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen Das Prinzip von ERASMUS besteht in der vollständigen Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen im Rahmen des Studiums an der Heimathochschule. Die EU-Kommission fordert inzwischen verpflichtend, dass die Anerkennung der Studienleistungen durch Anwendung des ECTS-Systems zu erfolgen hat. Außerdem fordert die EU-Kommission, dass pro Auslandssemester der Nachweis über 30 ECTS 10

11 erbracht werden sollte. Für die Frage der akademischen Anerkennung ist immer Ihre Fakultät/Fachgruppe zuständig. Auslandsaufenthalt: Beurlaubung ja oder nein? Erstattung des Mobilitätsbeitrags? Verbindliche Informationen zum Thema Beurlaubung finden Sie auf der Website des Studierendensekretariats. Eine offizielle Beurlaubung während des Auslandsaufenthaltes bringt folgende Vorteile: Während einer offiziellen Beurlaubung wegen eines ERASMUS-Aufenthaltes werden die Fachsemester nicht weiter gezählt. Beurlaubte Studierende können die Rückerstattung des Mobilitätsbeitrages (Anteil für das Semesterticket) beim AStA der RWTH Aachen beantragen. Bitte informieren Sie sich über die Fristen für die Abgabe dieses Antrags im Studierendensekretariat. Sie benötigen für den Beurlaubungsantrag (zwecks Auslandsstudium) die Zustimmung des International Office in Form einer Mitzeichnung auf dem Beurlaubungsantrag. Während einer Beurlaubung zwecks Auslandsstudium können Sie Auslands-BAföG beantragen. Ein Nachteil der Beurlaubung liegt darin, dass es im beurlaubten Semester nicht möglich ist, Prüfungen an der RWTH abzulegen. Wollen oder müssen Sie von einer Beurlaubung absehen, ist dennoch eine Erstattung des sogenannten Mobilitätsbeitrags möglich. Das Antragsformular ist erhältlich beim AStA (auch im Internet). Bitte informieren Sie sich über die Fristen für die Abgabe dieses Antrags. Auch in diesem Fall benötigen Sie die Zustimmung des International Office in Form einer separaten Bescheinigung, die Sie sich während unserer Sprechzeiten ausstellen lassen können. Bescheinigungen Für Ihren Auslandsaufenthalt können durch das International Office Bescheinigungen ausgestellt werden für: Kindergeldstelle Beurlaubung und Befreiung vom Beitrag für das Semesterticket Finanzamt und Amt für Ausbildungsförderung Stiftungen Auflösung von Verträgen mit Fitness- Studios und Handy-Anbietern Beantragung eines Visums Kreiswehrersatzamt Partnerhochschulen oder ausländische Behörden (z.b. Antrag auf Wohngeld in Frankreich) Weitere Bescheinigung erstellen wir auf Anfrage, allerdings keine Bescheinigung, bei der die Unterschrift des Lehrkörpers verlangt wird. 11

12 Visumfrage Bitte erkundigen Sie sich rechtzeitig vor Ihrem geplanten Auslandsaufenthalt, ob Sie für das Gastland ein Visum benötigen. Weitere Informationen finden Sie bei Konsulaten und Botschaften, beim Auswärtigen Amt sowie beim DAAD. Versicherungsschutz Mit einer ERASMUS-Förderung ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Die EU- Kommission haftet nicht für Schäden für die Dauer der Programmteilnahme. Die Studierenden haben selbst für die Zeit des Auslandsaufenthaltes für ausreichenden Versicherungsschutz Sorge zu tragen. Seit 2001 besteht auch für ERASMUS-Studierende die Möglichkeit, in die Gruppenversicherung des DAAD aufgenommen zu werden, die einen umfassenden Versicherungsschutz bietet (kombinierte Kranken-, Unfall- und Privathaftpflichtversicherung sowie Reisegepäckversicherung). Weitere Infos finden Sie unter: Abmeldung im Einwohnermeldeamt Laut Landesmeldegesetz ist man verpflichtet, bei einem Auslandsaufenthalt, der mehr als drei Monate beträgt, eine Abmeldung beim Einwohnermeldeamt vorzunehmen. Dies gilt auch, wenn der Mietvertrag in Aachen aufrecht erhalten bleibt. Die Missachtung dieser Abmeldevorschrift des Einwohnermeldeamtes kann ein Verwarngeld zur Folge haben. Be Buddy Das International Office bemüht sich neben einer guten Beratung zum Auslandsstudium auch um eine gute Betreuung der internationalen Studierenden unserer Hochschule. Wenn Sie gerne mit Menschen umgehen, internationale Kontakte knüpfen wollen, offen für neue Erfahrungen sind und Ihre interkulturelle Kompetenz trainieren möchten, dann sind Sie herzlich eingeladen, sich als Buddy zu engagieren. Als Buddy des International Office der RWTH Aachen begleiten Sie eine/n internationale/n Studierende/n während der ersten Wochen durch ihr/sein Studium in Aachen. Das International Office bringt Sie zusammen mit Studierenden aus aller Welt, schult Sie in speziellen Seminaren und stellt Ihnen ein Zertifikat über Ihr Engagement als Buddy aus. Neben der nötigen Motivation brauchen Sie gute Deutsch- und Englischkenntnisse, um diese Tätigkeit ausüben zu können. Bei Interesse finden Sie weitere Informationen unter 12

13 Wir wünschen Ihnen ein gutes Gelingen des geplanten Auslandsstudienaufenthaltes und stehen gerne für Rückfragen zur Verfügung. Ihr International Office International Office Templergraben 57 SuperC Aachen Tel.: Sprechzeiten: montags, dienstags, donnerstags 9.30 h bis h mittwochs h bis h freitags keine Sprechstunde 13

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