Die Frage nach Standards bei CAFM-Software bewegt alle Hersteller und. nicht jeder Hersteller, sein Produkt als den Standard zu verkaufen?

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1 Leipzig, Februar 2005 Standards bei CAFM-Systemen Welche ist die beste Software-Lösung? Keßler Real Estate Solutions GmbH Erich-Zeigner-Allee Leipzig Ihre Ansprechpartnerin: Frau Ulrike Maier Fon: Fax: Die Frage nach Standards bei CAFM-Software bewegt alle Hersteller und (potentiellen) Kunden. Welche Standards gibt es überhaupt? Versucht nicht jeder Hersteller, sein Produkt als den Standard zu verkaufen? Wie lässt sich Standard mit der geforderten flexiblen Anpassung an Kundenbedürfnisse vereinen? Der Artikel versucht, diese Fragen aus Softwaretechnischer Sicht zu beantworten, geht aber bewusst nicht auf einzelne Module und Inhalte von CAFM-Systemen ein. Die dargestellten Anforderungen stellen ein Mindestmaß an Basis-Funktionalität dar, die von jedem CAFM-System heute erwartet werden darf. Computer Aided Facility Management Software (CAFM) wird gern als die eierlegende Wollmilchsau bei Anwendern und Interessenten gesehen. Man erwartet all das, was normaler Weise nur Spezial-Applikationen einzelner Bereiche leisten (Instandhaltung, Ausschreibung, CAD, Schlüsselmanagement etc.). Zusätzlich soll alles optimal miteinander harmonieren und möglichst einfach auf Kundenwünsche anpassbar sein. CAFM-Software ist im Vergleich zu CAD- oder Instandhaltungsapplikationen eine noch junge Software-Generation. Die vielen Mannjahre an Erfahrung und Entwicklung, die gewachsene Software bietet, können noch gar nicht verfügbar sein. Im Gegenteil CAFM-Software hat nicht den Anspruch, alle Speziallösungen vollständig zu ersetzen. Es geht PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

2 vielmehr um ein Werkzeug, das die Bewirtschaftung optimal unterstützt und dabei Datenredundanzen vermeidet, denn Datenhaltung und -pflege ist der eigentliche Kostenfaktor. Schnittstellen stellen die Kommunikation mit vorhandenen Applikationen (z. B. ERP) sicher. Sie haben eine besondere Bedeutung bei der Implementierung von CAFM- Software. Nutzen Ihren Nutzen spielen CAFM-Systeme dann aus, wenn Synergien fachübergreifend angewandt werden. So bilden Daten aus dem Flächenmanagement nicht nur dafür die Grundlage, sondern auch für Schlüssel- und Reinigungsmanagement, Vermietung oder auch die technischen Plätze in der Instandhaltung. Die Datenhaltung erfolgt zentral in einer Datenbank, die Datenpflege hingegen verteilt (und organisatorisch abgestimmt!) über verschiedene, zuständige Abteilungen. Aber auch in der Systempflege und Anwenderfreundlichkeit hat CAFM-Software Vorteile: der Anwender muss nur ein System kennen lernen, die IT-Abteilung nur ein System mit Updates versorgen oder Berechtigungen verwalten. Ein weiterer wichtiger Vorteil sind die Schnittstellen zwischen den einzelnen Modulen. Diese müssen nicht extra entwickelt werden, da alles in einer Applikation liegt und von einem Hersteller stammt. Hier muss man erwarten können, dass die Module zusammenarbeiten. Ebenso können Bewirtschaftungsprozesse modulübergreifend abgebildet werden oder Auswertungen über den gesamten Datenbestand erfolgen. Die Anbindung an CAD- oder Grafiksoftware ist inzwischen schon zur Selbstverständlichkeit geworden. PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

3 Nach so viel Vorschuss-Lorbeeren wird nun die Technik dafür näher beleuchtet. Historie und Zukunft Historisch gesehen, werden CAFM-Lösungen in drei verschiedene Systemansätze gegliedert: CAD-basierende Systeme Datenbank-basierende Systeme integrierte Systeme Es wäre müßig darüber zu streiten, ob der Ursprung eher in den CADoder Datenbank-Systemen zu sehen ist. Die Tendenzen gehen zwar eher zu den CAD-basierenden Systemen, da diese Hersteller die ersten offiziellen CAFM-Lösungen geliefert haben. Jedoch sind Datenbankbasierende Systeme mit Sicherheit älter und haben auch Teilaufgaben der Bewirtschaftung gelöst. Integrierte Systeme mit gleichberechtigtem CAD- und Datenbankteil stellen meist auch heute noch das Ziel dar. Oft sind sogar weit darüber hinaus gehende Punkte gefordert, wie z. B.: flexibel anpassbare Systeme prozessorientierte Systeme Standard-Systeme Web-basierende Systeme Grundlagen Installationsvarianten Ein sehr großer Teil der heute installierten CAFM-Systeme basiert auf der Client/Server-Architektur. Dabei wird auf dem Datenbank-Server le- PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

4 diglich die Datenbank-Software mit der eigentlichen Datenbank abgelegt (zentral), worauf dann alle Clients mit dem lokal installierten Programm zugreifen. Diese Installationsvariante ist bewährt und performant. Sie hat den Nachteil, dass Updates beispielsweise an jedem Client installiert werden müssen. Dies lässt sich jedoch mit einer automatischen und zentralen Installation lösen. Ein weiterer Ansatz wäre, das Problem der Clientinstallation mit verteilten Anwendungen bewältigen. Dabei wird zusätzlich zum Datenbank-Server ein Applikationsserver mit der entsprechenden Anwendung installiert, auf den alle Clients zugreifen können. Diese Variante ist meist bei Webbasierenden Lösungen zu finden. Eher selten sind reine Einzelplatz-Installationen. Diese kommen nur bei verteilt arbeitenden Dienstleistern oder sehr kleinen Installationen zum Einsatz. Sie sind quasi die Client/Server-Variante auf nur einem Rechner. Die Datenbank steht dabei nur diesem einen Arbeitsplatz zur Verfügung. Datenbank Die Datenbank-Software stellt für Unternehmen eine wichtige Komponente dar. Besonders der Verwaltungsaufwand und die etablierten Systeme spielen eine wichtige Rolle. Am meisten verbreitet sind relationale Datenbank-Systeme von Oracle oder Microsoft. Während der MS SQL Server nur auf Windows-Plattformen läuft, ist Oracle für die verschiedensten Betriebssysteme verfügbar (und oft auch weiter verbreitet). Beide Systeme können als relativ gleichwertig angesehen werden. Der SQL Server hat den Vorteil, dass die Administration vergleichbar einfach zu bewältigen ist. Dieser Punkt sollte nicht unterschätzt werden, vor allem, wenn PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

5 man keinen ausgebildeten Oracle-Administrator zur Verfügung hat. Die Verwendung von MS Access als Datenbank im Netzwerk ist in jedem Fall zu vermeiden. CAD/Grafik Die Unterstützung von CAD bzw. Grafik ist bei CAFM-Software obligatorisch. Die Hersteller bieten dafür unterschiedliche Lösungen an. So kann generell zwischen der CAD-Ankopplung und Systemen mit integrierter Grafik unterschieden werden. Beide Möglichkeiten haben Vor- und Nachteile, die in Tabelle 1 gegenübergestellt wurden. CAD-Ankopplung Integrierte Grafik Bedienung CAD-Software nur Fachleuten geläufig; Bedienung sehr komplex, jedoch oft einfacher Viewer verfügbar Bedienung relativ einfach und mit wenigen Befehlen versehen Datenformat Datenkonsistenz zwischen Grafik und Datenbank Datenkonvertierung Export oder Weitergabe an Planer Speicherung im CAD- Format relativ hoher Aufwand zur Wahrung der Konsistenz; auch organisatorisch sehr aufwändig keine Konvertierung erforderlich kein Export erforderlich, da Daten im CAD-Format gespeichert; jedoch Abgleich nach Änderungen ohne CAFM-System erforderlich Speicherung in der Datenbank oder herstellereigenem Format jede Änderung in der Grafik wird in der Datenbank sofort mitgeführt und umgekehrt Import der Daten und damit meist Informationsverlust Export erforderlich; meist nur in DXF-Format möglich; Reimport und Abgleich nach Änderungen ohne CAFM-System erforderlich Tabelle 1: Gegenüberstellung CAD-Ankopplung integrierte Grafik Als Empfehlung kann hier nur gelten, dass der Einsatzzweck entscheidet. Wenn es viele Umbauten gibt, die noch durch externe Planer begleitet werden, dann ist ein vollwertiges CAD-System unabdingbar. Sollen gele- PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

6 gentlich nur ein paar Wände verschoben werden und können Flächen mit einer gewissen Toleranz behaftet sein, genügt ein internes Grafiksystem. Anforderungen Bedienung Der Bedienkomfort entscheidet über die Akzeptanz beim Nutzer. Microsoft hat mit Windows einige Standards gesetzt. Auch wenn man über den Qualität dieser Standards streiten kann, so ist das Bedienkonzept jedem Anwender vertraut. Daher ist eine Anlehnung an Aufbau und Bedienung der Microsoft-Produkte sehr wichtig. Entscheiden ist, dem Nutzer ein übersichtliches System bereitzustellen. Vor allem sollte man es vermeiden, mit zu vielen Fenstern bzw. Dialogen zu arbeiten. Es hat sich auch bewährt, beim Arbeiten mit dem System nicht mehr nach Fach-Modulen zu unterscheiden. Es entscheiden die Berechtigungen des Anwenders. Damit ist es z. B. möglich, in einem Instandhaltungsauftrag auch kaufmännische Daten (wie den Inhalt einer Rechnung) zu sehen, ohne das Modul wechseln zu müssen. Customizing Anpassungen des Systems erfolgen während der Einführung, bei Änderungen der Organisation oder der Prozesse, bei der Übernahme neuer Aufgaben oder auch bei zusätzlich benötigten Daten. Sie sollten weitestgehend ohne Programmierung möglich und unabhängig vom Hersteller durch einen geschulten Anwender selbst durchführbar sein. Es müssen z. B. Datenmodelle, Prozessabläufe und Schnittstellen anpassbar sein. Bei Systemupdates ist es wichtig, dass alle Anpassungen erhalten bleiben! Nur so ist ein sinnvolles Customizing möglich. PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

7 Auswertungen In den Auswertungen liegt der Lohn der Datenpflege. Man unterscheidet zwischen Listen-/Tabellenformen und Berichten, die besonders gestaltet sind. Die Auswertungen dienen dazu, alle Anfragen in möglichst kurzer Zeit mit wenig Aufwand zu beantworten. Da diese Anfragen meist unspezifisch sind, müssen Auswertungen flexibel anpassbar und erstellbar sein. Das heißt auch, dass keine SQL-Kenntnisse zur Erstellung erforderlich und Auswertung für den gesamten Datenbestand möglich sein müssen. Des Weiteren ist es wichtig, dass Auswertungen mit grafischem Bezug visualisierbar sind und dass man sie bequem exportieren kann idealer Weise per Knopfdruck nach Excel. Schnittstellen CAFM-Software lebt mit Schnittstellen. Das betrifft vor allem die Kopplung an ERP-Systeme, aber auch GLT-Technik oder andere Datenbanken. Heute wird meist mit einer Aufzählung von Schlagworten (ASCII, ODBC, OLE, SQL, XML usw.) für Schnittstellen geworben. Dies sagt jedoch nichts über die Austauschbarkeit von Daten aus. Es handelt sich lediglich um Formate oder Technologien. Entscheidend ist, wie flexibel der Import beispielsweise auf eine ASCII-Datei angepasst werden kann. Was ist, wenn Daten bereits vorhandenen sind? Wie können diese aktualisiert werden? Wie werden gelöschte Datensätze erkannt? Die selbe Frage stellt sich bei SQL-Abfragen aus einer anderen Datenbank, dem Format von Excel-Tabellen etc. Grundsätzlich erfolgt immer eine Zuordnung von externen zu internen Datenfeldern. Diese muss eindeutig über Schlüsselfelder möglich sein. Optimal wäre es, wenn dies alles in der Schnittstelle konfigurierbar ist. PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

8 Im Zusammenhang mit Schnittstellen wird gern von einem offenen System gesprochen. Jedoch gehört zu offenen Systemen mehr als die Möglichkeit, Daten auszutauschen. In jedem Fall sollten ein offen gelegtes Datenmodell sowie Schnittstellen auf Programmlogik-Ebene vorhanden sein. So wird vermieden, dass ein Datenimport zu Inkonsistenzen in der Datenbank führt. Ein bekannter Begriff ist dabei die COM-Technolo-gie. Durch sie ist es möglich, andere System quasi fernzusteuern oder mit Daten zu versorgen. Module vs. Prozesse Stellen Sie sich vor, ein Unternehmen bietet FM-Serviceleistungen an. Dann kommen bei ihm Prozesse wie Helpdesk (Service Point), Wartung/Instandhaltung und Beschaffung zur Anwendung. CAFM-Hersteller bieten diese in einzelne Module verpackt an, da nicht jeder Kunde Beschaffung oder Helpdesk zur Instandhaltung benötigt. Im späteren Betrieb sind die Module jedoch unrelevant, da die Prozesse modulübergreifend ablaufen. Der Anwender sollte nicht bemerken, dass im Prozessablauf zwischen den Modulen gewechselt wird. Deshalb ist die Bedienung des Systems mit einer guten Übersicht ohne lästige Modulwechsel sehr wichtig. Kosten Bei der Einführung von CAFM-Software wird die Kostenverteilung entsprechend der Grafik 1 in dieser oder ähnlicher Form oft publiziert. Die Datenkosten sind je nach Umfang in einem weiten Bereich ansetzbar. Die reinen Softwarekosten sind aufbauend auf Erfahrungswerte noch einmal differenziert in Grafik 2 dargestellt. Hier wird deutlich, dass die Lizenzkosten beim Implementieren einer Lösung nur etwa 40 % des Ge- PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

9 samtaufwands betragen. Den Anteil an Projektbegleitung, Schulung und Customizing sollte man also nicht unterschätzen. Fazit Im Abschnitt Grundlagen wurden die verschiedenen Basiskomponenten der CAFM-Systemen gegenübergestellt. Diese Komponenten müssen jeweils aus informationstechnologischer Sicht ausgewählt werden. Bei den Anforderungen hingegen handelt es sich um Bestandteile, die heute jeder Kunden fordern kann. Fasst man die einzeln aufgeführten Faktoren zusammen, so ergibt sich daraus der heutige Standard, den man von einem CAFM-Systemen aus technischer Sicht am Markt erwarten darf. Das wichtigste Entscheidungskriterium ist und bleibt jedoch die bereitgestellte Funktionalität der Module und Prozesse, allerdings immer unter Einbeziehung der oben genannten Anforderungen. Die folgenden vier Punkte sollten aus Sicht des Autors bei der Auswahl eines CAFM-Systems beachtet werden: Die beste CAFM-Software gibt es nicht! Das CAFM-System ist nur das Werkzeug für die Bewirtschaftung! Das eigentliche Kapital sind die Daten! Testen Sie die CAFM-Software vor dem Kauf mit eigenen Daten und der Unterstützung des Herstellers! Anforderungen Kriterien Bedienung Windows-Standard, an MS Office angelehnt Übersichtlichkeit durch klare Navigation und nicht zu viele Fenster/Dialoge kein expliziter Modulwechsel beim Anzeigen von Daten aus verschiedenen Bereichen PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

10 einheitliches Bedienkonzept in allen Modulen Customizing vom (geschulten) Anwender selbst durchführbar Anpassen von Datenmodellen, Prozessen und Schnittstellen ohne Programmieraufwand Anpassungen müssen bei Release-Wechsel erhalten bleiben Auswertungen von Anwendern ohne SQL-Kenntnisse einfach erstellbar bzw. leicht änderbar für den gesamten Datenbestand einfache Übergabe an Excel Auswertungen visualisierbar Reportdesign mit Standard-Werkzeugen Schnittstellen Schnittstellen-Standards wie ASCII, ODBC, SQL, XML sagen nichts über den eigentlichen Austausch aus Schnittstellen müssen konfigurierbar sein Datenaktualisierung und Behandlung gelöschter Objekte muss berücksichtigt werden Offene Systeme sind wichtig! Tabelle 2: Anforderungskriterien an ein Standard-CAFM-System PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11

11 1.583 Wörter Zeichen (ohne Leerzeichen) Zeichen (mit Leerzeichen) Ansprechpartner für die Redaktion Ulrike Maier Marketing / PR Keßler Real Estate Solutions GmbH Erich-Zeigner-Allee Leipzig Tel.: 0341 / Fax: 0341 / umaier@kesslersolutions.de URL: PR Keßler Real Estate Solutions GmbH von 11