Erasmus+ Projektmanagement in strategischen Partnerschaften Bilanz und gute Praxis. Regionaltagung Weihenstephan-Triesdorf 25.

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1 Erasmus+ Projektmanagement in strategischen Partnerschaften Bilanz und gute Praxis Regionaltagung Weihenstephan-Triesdorf 25. Juni

2 Strategische Partnerschaften im Überblick Bewerbungen Beantragtes Budget 19 mio. EUR (Ø /Projekt) 22 mio. EUR (Ø /Projekt) Vorhandenes Budget 4,2 mio. EUR 4,2 mio. EUR Projektdauer 10 x 24 Monate 47 x 36 Monate 8 x 24 Monate 1 x 27 Monate 2 x 30 Monate 1x 34 Monate 50 x 36 Monate Förderung (Auswahlratio) 13 (1:5) Noch offen Ablehnung (EUR) 27 Noch offen Ablehnung (Minimalvorgaben EU-KOMM) 17 Noch offen 2

3 Ergebnisse 2014 Bewilligung gesamt für die einzelnen Projekte Universität Kassel ,00 Technische Universität München Hochschule der Medien Stuttgart , ,00 Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin ,48 Hochschule f. Angew. Wiss. München Hochschule Magdeburg-Stendal Universität Mainz Hochschule der Medien Stuttgart Beuth-Hochschule für Technik Berlin , , , , ,00 Universität Ulm Universität Halle-Wittenberg Technische Universität München Hochschule der Bundesagentur für Arbeit , , , ,

4 Ergebnisse 2014 Bewilligung in den einzelnen Modulen Sprachliche Unterstützung 0% Unterstützung für Personen mit Behinderung 0% Länderübergreifende Projekttreffen 9% Außergewöhnliche Kosten 3% Lern-, Lehr- und Schulungsaktivitäten - Aufenthaltskosten 9% Qualitativ hochwertige Produkte 49% Lern-, Lehr- und Schulungsaktivitäten - Reisekosten 6% Projektmanagement und Durchführung 20% Multiplikatorenveranstaltungen 4% 4

5 Ergebnisse Projektpartnerländer geförderter Projekte nach Häufigkeit (ohne Koordinatoren) 26 Einrichtungen aus Programmländern 2 Einrichtungen aus Partnerländern Total: 69 Projektpartner (Ø 5 Partner/Projekt) Programmland (Erasmus+) Deutschland Frankreich Niederlande UK Italien Dänemark Finnland Spanien Irland Luxemburg Norwegen Polen Schweden Tschechien Türkei Ungarn Belgien Bulgarien Estland Griechenland Island Litauen Portugal Rumänien Slowakei Slowenien Partnerland (Nicht-Erasmus+) Schweiz Serbien

6 Antragsteller einer Strategischen Partnerschaft Unternehmen 2% Antragsteller 2014 Verein 5% Universität 49% Hochschule 42% Klinikum 2% Verein 7% Antragsteller 2015 Universität 46% Hochschule 43% Stiftung 2% Klinikum 2% 6

7 Schwerpunktthemen 2014 (I) Meist fachliche akademische Themen Educational Network on Soil and Plant Ecology Implementation of interprofessional education in medicine professions ICT, e-learning, MOOCs Open Distributed European Virtual Campus on ICT security elearning Applications and Settings for Testing Learning Tasks in Interactive Educational Courses 7

8 Schwerpunktthemen 2014 (II) Entrepreneurship, University-enterprise cooperation Teaching Employability Competencies to Future Lifelong Learning facilitators Social Entrepreneurship for Local Change Student services, Quality Assurance, Systemic Impact Development of Successful Studies Guidelines Rethink International Offices: Advocacy for International Student Mobility 8

9 Strategische Projektmanagement in strategischen Partnerschaften: Gute Praxis Partnerschaften 9

10 Übersicht Qualität im Projektmanagement in Strategischen Partnerschaften Vertrags- und Finanzmanagement (Koordinierende Einrichtung) Strukturierung Partnernetzwerk Kommunikation Ziele Zeitmanagement Qualitätssicherung 10

11 Vertrags- und Finanzmanagement (Koordinierende Einrichtung) Lektüre Zuwendungsvertrag & Anhänge (Downloadcenter Rücksprache mit Finanzabteilung (Konto, interne regulatorische Vorgaben, Zuwendungsvertrag, usw.) Vorbereitung & Aktualisierung Kostenplan/-berechnung Festlegung Organisation der Zahlungsflüsse an Partnereinrichtungen (evtl. Unterverträge) Einarbeitung ins Mobility Tool+ (Berichterstattung) 11

12 Strukturierung Partnernetzwerk 1/2 Information Partnereinrichtungen über Inhalte des Zuwendungsvertrags Organisation Kick-off Meeting / länderübergreifendes Projekttreffen Richtlinien für gute Zusammenarbeit festlegen (Bsp. Kooperationsvereinbarung, Protokolle) Wie werden die Zahlungsflüsse organisiert? Wie werden Entscheidungen im Konsortium gefällt? Kommunikation: Wer erstattet wem Bericht? Konfliktmanagement während der Projektlaufzeit 12

13 Strukturierung Partnernetzwerk 2/2 Gemäß Projektantrag Aktualisierung Aufgabenzuweisung an Partnereinrichtungen; Aktualisierung Projektzeitplan Festlegung verantwortliche Einrichtung/Person pro Aufgabe Festlegung lokaler Koordinator pro Partnereinrichtung Einbeziehung akademisches und administratives Personal Monitoring und ggf. Anpassung der Inhalte (Überwachung durch Projektkoordinator) Erstellung & Aktualisierung Projektwebseite 13

14 Kommunikation im Konsortium Tipps Gute Kommunikation = das A und O für ein erfolgreiches Projekt Effiziente und rechtzeitige Kommunikation (regelmäßige s, Telefon- oder Skypekonferenzen) Klare Kommunikation, ehrliches Feedback Problemlösungsorientierung Regelmäßige Dokumentation von Projekttreffen für alle Partner des Konsortium 14

15 Überwachung von Zielen und Projektvorhaben Festlegung/Überwachung der Meilensteine Eventuelle Schwachstellen suchen und erkennen Verwendung eines Projektmanagementtools zur Berichterstattung EU-Richtlinien und eigene Vorhaben & Ziele im Auge behalten 15

16 Zeitmanagement Projektzyklus Fristen beachten Zeitstrahl für Projektlaufzeit erstellen Zeitplan anpassen (falls notwendig) Projektpartner benötigen Zugang zu Arbeits- und Informationsmaterialien Projektwebseite regelmäßig aktualisieren Zeitiges Planen von Reisen kostensparend Zeitaufwand für Zwischen- und Abschlussbericht nicht unterschätzen (begründende Unterlagen von Beginn an sammeln) 16

17 Qualitätssicherung I Sicherstellen von institutioneller Unterstützung Einbeziehung aller Partnereinrichtungen von Beginn an (Verteilung von Aufgaben & Zuständigkeiten) Planung & Anpassung entsprechend Projektentwicklung Regelmäßig Rücksprache mit NA-DAAD halten Von anderen Projekten lernen 17

18 Qualitätssicherung II Definieren von administrativen und akademischen Qualitätsstandards; Indikatoren zur Erfolgsmessung Mobilitätsaktivitäten: Einführung transparentes Auswahlverfahren (an allen teilnehmenden Einrichtungen) Monitoring- und Evaluationsinstrumente auswählen Zeitnahe Dokumentierung/Berichterstattung jeder Aktivität Falls notwendig: Empfehlungen der externen Gutachter einarbeiten Erstellung business continuity plan (Risikomanagement) 18

19 Antizipation von möglichen Hindernissen Folgende Punkte sollten nicht unterschätzt werden: die unterschiedlichen Verwaltungsstrukturen innerhalb eines Konsortiums (Finanzmgt., rechtlicher Rahmen, etc.) die Relevanz der Sprachbarrieren die Herausforderungen interdisziplinärer Zusammenarbeit (falls zutreffend) die Bedeutung interkultureller Unterschiede in Arbeitsweise und Kommunikation 19

20 Service der NA-DAAD Aktualisierte FAQs: Entwicklung Programmleitfaden forum für Projektkoordinatoren & Vertreter Managementkalender Unterstützung bei Nutzung der IT-Tools (MT+, VALOR) Downloadcenter: Zuwendungsverträge (DE, ENG), Zwischenberichtsformular Monitoringbesuche, Veranstaltungen, Webinare Platzierung von good practice Bsp. in Publikationen und bei Veranstaltungen 20

21 Fragen & Antworten 21

22 Michael Jordan Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit Erasmus+ Partnerschaften und Kooperationsprojekte Deutscher Akademischer Austauschdienst (DAAD) Kennedyallee Bonn Dr. Marco Brückner 22