Verband des Personals Zürcherischer Evangelisch-reformierter Kirchgemeindeverwaltungen RPK

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1 Jahresbericht 2014

2 Editorial Der VPK feiert bereits sein 5-jähriges Bestehen. Mehrheitlich waren im Jahr 2014 die Aufgaben des Vorstandes durch den Prozess KirchGemeindePlus geprägt. So nahmen im Januar knapp 50 Personen am Impulsdialog zum Thema Zusammenarbeitsformen in Kirchgemeindesekretariaten teil. Anlässlich von regelmässigen Treffen runder Tisch IT, an denen die IT- Verantwortlichen der Landeskirche, des Stadtverbandes und dem VPK teilnahmen, wurden Anliegen der Kirchgemeindeverwaltungen thematisiert und Weichen für die Zukunft gestellt. Daraus resultierte beispielsweise die Fachtagung IT-Trends für Kirchgemeinden, an der rund 50 Personen teilnahmen. Durch die Zusammenlegung von Kirchgemeinden und die in den nächsten Jahren anstehende Umstellung der Finanzbuchhaltung auf HRM-II werden sich die Buchhaltungen der Kirchgemeinden noch stärker von derjenigen der politischen Gemeinden unterscheiden. Die politischen Gemeinden dürften dadurch den Kirchgemeinden für die Buchführung zunehmend kostendeckende Entschädigungen in Rechnung stellen. Ob die politischen Gemeinden diese Leistungen in Zukunft noch erbringen werden, ist eher fraglich. Ob der VPK eine solche Aufgabe koordinieren oder übernehmen könnte, ist seit längerem ein Thema. Ein weiteres Thema des Vorstandes sind Arbeitsprozesse, welche Kirchgemeindeverwaltungen durchzuführen haben. Es werden derzeit Überlegungen angestellt, in wie weit Muster-Prozessbeschreibungen den Sekretariaten Vereinfachungen, Qualitäts- und Wissenssicherung bieten könnten. Als direkte Dienstleistung an den Mitgliedern wurden im letzten Jahr fünf Kurse durchgeführt, mehrere Bezirkssekretariatstreffen bei ihrer Gründung unterstützt, zwei Newsletter versandt und unterschiedlichste Unterstützungen mittels Auskünften, Vorlagen und Beratungen erbracht. Vom Vorstand verlangte das Jahr 2014 erneut viel Einsatz und Zeit. Mit aktuell rund 125 Mitgliedern steht der Zürcher Landeskirche ein starker Partner gegenüber dies Dank Euch, Eurem Mittragen und Eurer Solidarität. Wir setzen uns auch im neuen Jahr 2015 wiederum mit grossem Engagement für unsere Mitglieder, die Kirchgemeinden und die Kirche ein. Bernhard Neyer Verbandspräsident 2

3 Bereich Bildung Wie jedes Jahr bot der VPK wieder zahlreiche Kurse an, die sich sowohl an die Mitarbeitenden von Kirchgemeindeverwaltungen als auch an Behördenmitglieder und weitere Interessierte richtete. Kurse: - Aus der Praxis für die Praxis - Behördenwechsel aus der Sicht der Verwaltung - Vom Protokoll bis zum Archiv Aus Sicht der Verwaltung (2x) - Zeitgewinn mit Vorlagen - Einführung in Photoshop Elements - Raumvermietung in Kirchgemeinden - Präsentationstechnik mit Power Point - Einführungskurs - Projektmanagement Die Nachfrage nach den Kursen und die Teilnahme daran ist im vergangen Jahr stark zurückgegangen. Von den insgesamt 9 Kursen konnten lediglich 5 durchgeführt werden. Bei den restlichen Kursen wurde die geforderte Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht. Andere Kurse mussten angepasst werden, um dennoch durchgeführt werden zu können. Weitere Veranstaltungen: Im November fand die Fachveranstaltung IT-Trends für Kirchgemeinden statt. Dabei beschäftigten sich die Referenten in ihren Vorträgen mit dem Umfeld der Informatik, das sich in den letzten Jahren auch in den Kirchgemeinden stark verändert hat. Der Bedarf an dezentralen Arbeitsplätzen und Datenverfügbarkeit, gemeinsam nutzbare Anwendungen für die Raumreservation oder den Mitgliederstamm, Zugriffsregelung, IP-Telefonie und Datensicherung sind Themen, die auch Kirchgemeinden vor neue Herausforderungen stellen. 3

4 Das Interesse an diesen Themen zeigte sich an der grossen Teilnehmerzahl. In den anschliessenden Diskussionen wurde deutlich, dass die Notwendigkeit einer Weiterverfolgung der Fragen und das Ausarbeiten von Lösungsvorschlägen dringend notwendig sind. Im Dezember wurde ein weiterer VPK-Touch durchgeführt. Die Themen dieser Veranstaltung richten sich insbesondere an die Verwaltungsleitungen in den Kirchgemeinden. Die Diskussion rund um das Thema KirchGemeindePlus unter der Leitung von Martin Peier, Beauftragter KirchGemeindePlus, wurde lebhaft diskutiert. Einige Kirchgemeinden haben schon recht konkrete Vorstellungen von einer zukünftigen näheren Zusammenarbeit, und haben schon entsprechende Schritte unternommen. Für alle Teilnehmenden war aber klar, dass uns dieses Thema noch ausgiebig beschäftigen wird. 4

5 Bereich IT Auch in diesem Vereinsjahr machte die Informatik wieder riesige Schritte vorwärts. E- Government ist das Zauberwort des Jahres in öffentlichen Verwaltungen. Die Vereinfachung und Durchführung von Prozessen durch eine elektronische Geschäftsverwaltung (Gever) wird durch die kommunalen Behörden stetig vorangetrieben. In welcher Form kann diese elektronische Aktenverwaltung in den Sekretariaten und Kirchgemeindeverwaltungen genützt werden? Der Bedarf der Wissenssicherung ist gerade in den kirchlichen Behörden von grosser Wichtigkeit. Der Vorstand des VPK hat sich in diesem Jahr intensiv mit dieser Frage beschäftigt. Auch im nächsten Vereinsjahr wird diese Thematik die öffentlichen Verwaltungen und auch den Vorstand auf Trab halten. Viele Kirchgemeindesekretariate und Kirchenpflegen nutzten das Fachwissen des Vorstandes und verschiedener Mitglieder im Bereich Informatik und Telekommunikation (ITC). Es zeigte sich, dass eine gut funktionierende Informatikumgebung und sorgfältig evaluierte Software unsere Verbandsmitglieder ressourcenschonend unterstützt. Im Hinblick auf KirchGemeindePlus ist eine Zusammenarbeit und ein Austausch mit den Nachbargemeinden wichtig und eine Voraussetzung für alle Beteiligten. 5

6 Bereich Öffentlichkeitsarbeit / Mitgliederservice Die Veranstaltung IT-Trends für Kirchgemeinden konnte über das Präsidienmail der Landeskirche und über die verschiedenen kirchlichen Publikationsorgane beworben werden. Im Weiteren hat das VPK-Vorstandsmitglied Andreas Erni unsere Homepage überarbeitet. Sie erstrahlt im schönen Blau der Landeskirche und die einzelnen Themen sind gut auffindbar. Im Forum sind fast alle wichtigen Dokumente für unsere Arbeit abgespeichert, eine wahre Fundgrube für alle, die mit Finanzen, Liegenschaften, dem Personal oder weiteren Themen zu tun haben. Im Juli und November wurde je ein Newsletters verschickt. In beiden Ausgaben wurde auf die Weiterbildungsangebote des VPK hingewiesen. Ausserdem berichtete Bernhard Neyer über IT und E-Government-Strategie und die Synodenwahlen Nützliche Praxistipps gab es von Dieter Schuler und dazu Informationen zum Grünen Güggel. Aufgrund einer Nachfrage bei allen Mitgliedern bezüglich der Daten in der Mitgliederdatenbank gab es gut 30 Rückmeldungen für Mutationen oder Korrekturen. 6

7 Finanzen 7

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10 Wir danken der Landeskirche und den folgenden Kirchgemeinden für die grosszügige Unterstützung in Form von Gönnerbeiträgen, Naturalgaben oder zur Verfügung gestellter Infrastruktur: Ev.-ref. Kirchgemeinde Bülach Ev.-ref. Kirchgemeinde Dübendorf Ev.-ref. Kirchgemeinde Männedorf Ev.-ref. Kirchgemeinde Stäfa Ev.-ref. Kirchgemeinde Weiningen Ev.-ref. Kirchgemeinde Wetzikon Ev.-ref. Kirchgemeinde Zürich-Affoltern Ev.-ref. Kirchgemeinde Zürich-Enge 10

11 Revisionsbericht 2014 Die Verantwortung der Revisoren besteht darin, aufgrund ihrer Prüfung ein Prüfungsurteil über die Jahresrechnung abzugeben. Wir haben dabei die Prüfung so geplant und durchgeführt, dass eine hinreichende Sicherheit gewährleistet ist, dass die Jahresrechnung frei von wesentlichen falschen Angaben ist. Wir stellen fest: - Die Bilanz weist Aktiven und Passiven von je CHF 9' aus, wobei die Passiven ausschliesslich aus dem Eigenkapital bestehen. - Die Bestandesnachweise liegen vollständig vor. - Die Erfolgsrechnung weist einen Aufwand von CHF 17' und einen Ertrag von CHF 21' aus. Der Gewinn von CHF 4' wurde dem Eigenkapital zugewiesen. - Einnahmen und Ausgaben sind, soweit im Rahmen der Rechnungsprüfung überprüfbar, vollständig erfasst und ausgewiesen. Wir danken dem Kassier Christoph Grunder für die gut geführte Buchhaltung und beantragen der Mitgliederversammlung vom , die vorliegende Verbandsrechnung zu genehmigen und dem Rechnungsführer Entlastung zu erteilen. Thalwil/Oberembrach, 31. Januar 2015 Die Revisoren: Raul Godinez Kirchgemeindeschreiber Reformierte Kirchgemeinde Thalwil Marianne Morf Reformierte Kirchgemeinde Embrach-Oberembrach 11

12 Der Vorstand Bernhard Neyer, Präsident Geschäftsleiter der Ev.-ref. Kirchgemeinde Bülach Barbara von Gunten, Bildung Kirchgemeindeschreiberin der Ev.-ref. Kirchgemeinde Männedorf Karin Hügli Schweizer, Öffentlichkeitsarbeit Kirchgemeindeschreiberin der Ev.-ref. Kirchgemeinde Wetzikon Christoph Grunder, Kassier Kirchgemeindeschreiber der Ev.-ref. Kirchgemeinde Weiningen Dieter Schuler, Aktuar Kirchgemeindeschreiber der Ev.-ref. Kirchgemeinde Dübendorf Andreas Erni, IT Leiter Verwaltung der Ev.-ref. Kirchgemeinde Stäfa Daniela Lang, Mitgliederservice Leiterin Verwaltung/Betrieb der Ev.-ref. Kirchgemeinde Zürich-Affoltern Verband des Personals Zürcherischer Evangelisch-reformierter Kirchgemeindeverwaltungen (VPK) c/o Ev.-ref. Kirchgemeinde Bülach Bernhard Neyer Grampenweg Bülach Tel