azh GmbH High-speed Scanning und Input Management Services aus einer Hand

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1 azh GmbH High-speed Scanning und Input Management Services aus einer Hand

2 azh GmbH Abrechnungs- und IT-Dienstleistungszentrum für Heilberufe Die azh GmbH, Abrechnungs- und IT-Dienstleistungszentrum für Heilberufe, baut bei der elektronischen Verarbeitung von Rezepten und Verordnungen auf schnelle und intelligente Lösungen von Swiss Post Solutions. Aufgrund bester Erfahrungen mit den leistungsstarken SLAM 24 -Scansystemen und nach überzeugenden Vorabtests werden die gescannten Belege jetzt an die IMA Erfassungsanwendung für Abrechnungszentren übergeben. Dabei handelt es sich um eine spezifische Ausprägung von IMA (Input Management Automation) für das Gesundheitswesen zur Verarbeitung von Formularen und Dokumenten für Heil- und Hilfsmittel, die unterschiedliche Formulartypen automatisch erkennt und klassifiziert, jeweils die erforderlichen Nutzdaten extrahiert und zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stellt. «Die geringe Fehlerquote der Gesamtlösung von Swiss Post Solutions für die elektronische Erfassung sorgt bei uns für eine reibungslose, schnelle und somit effiziente Abwicklung.» Victor Castro Geschäftsführer, azh GmbH Die azh GmbH ist das Abrechnungs- und IT-Dienstleistungszentrum für Heilberufe und seit mehr als 30 Jahren auf die Abrechnung von Verordnungen mit gesetzlichen Krankenkassen sowie Privatpatienten spezialisiert. Gemeinsam mit der zrk GmbH, dem Rezeptabrechnungszentrum der Physiotherapeuten und Krankengymnasten und unter Verwendung der eigenen Branchensoftwarelösung azh TiM bietet azh allen sonstigen Leistungserbringern im Gesundheitsmarkt innovative, zukunftssichere Lösungen an. Langjährige Erfahrung und umfassende Branchenkenntnisse sind die Basis. In ganz Deutschland betreuen derzeit rund 550 Mitarbeiter ca Kunden. Hauptsitz der azh ist München, weitere Standorte sind Recklinghausen, Viechtach, Leipzig und Oldenburg. Grundlage für die Abrechnungsservices der azh ist die effiziente elektronische Erfassung grosser Mengen von Belegen, welche rund Praxen und Betriebe täglich zur weiteren Verarbeitung an die azh übergeben. In diesem Aufgabengebiet spielt sowohl die Schnelligkeit durch das Einsparen manueller Eingriffe als auch eine minimale Fehlerquote automatisierter Prozesse eine wesentliche Rolle, betont Jürgen Thoma, Fachbereichsleiter Produktion der azh. «Neben der Geschwindigkeit unserer Hochleistungsscanner ist die Qualität der Erfassungstechnologie entscheidend für unsere Wettbewerbsfähigkeit und unseren dauerhaften Geschäftserfolg», ist Thoma überzeugt. Die Leistungsbelege müssen einen hoch automatisierten Scan- und Erkennungsprozess durchlaufen, der die relevanten Belegdaten in kürzester Zeit an das Abrechnungssystem übermittelt für die weitere Bearbeitung der Geschäftsfälle durch die Mitarbeiter der azh. Case Study azh GmbH l 2

3 Verarbeitung von Dokumenten pro Stunde Entsprechend aufbereitete Belegstapel werden bei azh über insgesamt drei SLAM 24-3 XXL Hochleistungsscanner eingescannt. Dabei werden elektronische Images der Vorder- und Rückseiten jeweils in Schwarzweiss und in Farbe erzeugt. Jedes dieser Systeme verarbeitet mehr als Dokumente pro Stunde und ist mit 21 Sortierfächern sowie einem Mehrkopf-Printer vor der Kamera und zwei Mehrkopf-Printern hinter der Kamera ausgestattet. Das Scannen, Bedrucken und Sortieren der Dokumente erfolgt mit der vollen Geschwindigkeit von 64 ips (inches per second). Während des Scanprozesses wird auf die Rückseiten der Blätter eine Identifikationsnummer in Klartext und als Barcode aufgedruckt. Diese Kennung ist die eindeutige Referenz eines Blattes, die speziell für die später folgende Sortierung der Originalbelege relevant ist. Sie ist auch auf den erzeugten Belegimages sichtbar, da der Aufdruck vor der Kameraaufnahme erfolgt. «Neben der Geschwindigkeit unserer Hochleistungsscanner ist die Qualität der Erfassungstechnologie entscheidend für unsere Wettbewerbsfähigkeit und unseren dauerhaften Geschäftserfolg.» Jürgen Thoma Fachbereichsleiter Produktion, azh GmbH Clevere Formularerkennung Ein integriertes Barcodeerkennungsmodul identifiziert bereits im Scanner anhand der Images, um welchen Formulartyp es sich handelt beispielsweise durch die Suche und Interpretation von PDF417 Barcodes, die auf Arztbelegen üblicherweise vorhanden sind. Bereits im Vorfeld trainierte Musterformulare, unter anderem für Verordnungen und Rezepte oder spezielle Genehmigungsschreiben von Krankenkassen, werden so erkannt. Die im Scanprozess erzeugten Bilder und die ermittelten Metadaten, wie die erwähnte Identifikationsnummer und der Formulartyp, werden an das weiterverarbeitende Abrechnungssystem der azh sowie an die IMA Erfassungsanwendung für Abrechnungszentren übergeben. Kaum manuelle Eingriffe nötig Die im Scanprozess als bekannt identifizierten Formulare gehen an die IMA Erfassungsanwendung. Es handelt sich um eine spezifische Ausprägung der Erfassungsplattform von Swiss Post Solutions für die Verarbeitung von Formularen und Dokumenten für Heil- und Hilfsmittel im Gesundheitswesen. In dieser durchlaufen die Belege immerhin sind es mehr als 1 Million Seiten pro Monat einen Workflow zur Aufbereitung und zum Export der Belegdaten. Das heisst: Formulardaten werden automatisch identifiziert, ausgelesen und interpretiert. «Die geringe Fehlerquote der Gesamtlösung von Swiss Post Case Study azh GmbH l 3

4 Solutions für die elektronische Erfassung sorgt bei uns für eine reibungslose, schnelle und somit effiziente Abwicklung», bestätigt Victor Castro, Geschäftsführer bei azh. «Selbst in der Zeile versetzte Inhalte werden sicher und zuverlässig erkannt.» Dies geschieht mittels sogenannter dynamischer Anker, die es ermöglichen, auch Feldinhalte zu finden, die nicht exakt in die Formularfelder gedruckt sind. Auch Rückseiten oder Arztbelege, denen nur im Hintergrund ein Formularlayout zugrunde liegt, Belege also, die der Arzt komplett selbst druckt, können automatisch erkannt und ausgelesen werden. Für die Erkennung kommen auf Basis von Standard Microsoft Windows Systemen sogenannte «Reader- Engines» zum Einsatz. Durch Variation der Anzahl dieser «Lese-Maschinen» sind Belegmengen und Erkennungsdurchsatz flexibel skalierbar. Die im Erkennungsvorgang ermittelten Informationen, also die extrahierten Belegdaten, werden innerhalb der IMA Anwendung für Abrechnungszentren in Ergebnisdateien exportiert, so an das Ab- rechnungssystem der azh übergeben und dort den jeweiligen offenen Geschäftsfällen zugeordnet. Die ermittelten Belegdaten durchlaufen eine abschliessende Prüfung. Nur noch diejenigen Daten, die gar nicht erkannt oder nicht plausibel sind, werden manuell bearbeitet und gegebenenfalls korrigiert. Automatische Belegsortierung Die Sortierung der Originalbelege erfolgt ebenfalls mit dem SLAM 24 Hochleistungsscanner. Auf Basis der im Scanprozess erzeugten und auf den Beleg gedruckten Referenznummern erstellt das Abrechnungssystem der azh Sortierlisten. Diese werden in den SLAM 24 importiert und die Originalbelege nochmals in den high-speed Scanner eingelegt. Durch den Abgleich der Referenznummer auf dem Beleg mit der Sortierliste weiss der Scanner, in welches der 21 Fächer der Originalbeleg gehört. So haben Mitarbeiter schnellen Zugriff auf die Originale der Belege, die gemeinsam mit der Rechnung an die Krankenkasse gehen. Wichtige Erfolgsfaktoren Abrechnungsdienstleistungen unterliegen einem hohen Preis- und Konkurrenzdruck. Lösungspartner wie Swiss Post Solutions müssen die fachlichen Anforderungen genauso erfüllen wie die besonderen Anforderungen eines Dienstleisters: Jeder Fehler kostet Zeit und Geld oder führt im schlimmsten Fall dazu, dass Kunden ihr Vertrauen verlieren. Anwendungen in diesem Umfeld müssen deshalb stabil sein und maximale Leistung erbringen. Die nathlose Einbindung von IT-Anwendungen in einen definierten end-to-end Prozess erfordert entsprechende Integrationsfähigkeit und -konzepte. Offene Schnittstellen bieten Zukunftssicherheit und unterstützen einen fokussierten Ausbau des Leistungsangebotes. Hohe Skalierbarkeit ermöglicht, neue Aufträge oder unerwartete Spitzen problemlos abzuwickeln. Case Study azh GmbH l 4

5 Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Sägereistrasse 25 CH-8152 Glattbrugg Telefon Swiss Post Solutions AG Integrated Document Solutions Roggenbachstraße 1 D Villingen-Schwenningen Telefon Mehr erfahren: