Systemvoraussetzungen: Controller Pentium III mit 800 Mhz 512 MB freier Arbeitsspeicher Grafikkartenspeicher min. 8 MB

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1 Systemvoraussetzungen: Controller Pentium III mit 800 Mhz 512 MB freier Arbeitsspeicher Grafikkartenspeicher min. 8 MB Windows 2003 Server Standard Edition Enterprise Edition Datacenter Edition Windows 2000 Server Advanced Server Datacenter Server XP Professional (für max. 5 Benutzer gleichzeitig) MS SQL Server 2005 SQL Server 2000 min. SP 3a entspricht Vers Die ISGUS-Vertriebszentren: Beratung, Schulung und Service. Browser Internet Explorer min. Version 6.0 Mozilla FireFox min. Version 1,3 Berlin, Hamburg, Hannover, Osnabrück, Köln, Dortmund, Siegen, Frankfurt, St. Ingbert, Stuttgart, Nürnberg, Trossingen, Lahr, Kempten, München, Landsberg, Erfurt, A-Wien, CH-Wallisellen. Und weitere Vertriebszentren in nahezu allen europäischen Ländern, in USA und Kanada. Alle erwähnten und dargestellten Optionen sind kostenpflichtige Erweiterungs-Module. ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH Oberdorfstraße D Villingen-Schwenningen Tel Fax info@isgus.de Technische Änderungen vorbehalten. 002 D 05/08 2 FR; Bestellnr:

2 ISGUS gehört zu den führenden Anbietern von Lösungen für Personal- und Zeitmanagement. Mit der Erfahrung aus über Installationen entwickeln wir zukunftsorientierte und wirtschaftliche Systemlösungen. Komplett mit Soft- und Hardware. Das branchenunabhängige System ZEUS stellt sich auf Ihre Anforderungen ein und lässt sich unkompliziert zur individuellen Lösung ergänzen. Erweiterungsmodule für Zutrittskontrolle, Betriebsdatenerfassung, ERP/PPS, Personaleinsatzplanung, Dienstplanung und Workflow sind ebenso erhältlich wie Schnittstellen zu allen gängigen Lohn- und Gehaltsprogrammen. ZEUS WebServices 2 WebTerminal 4 Buchungen 4 Abfragen 5 Abfragen Listen 5 Kostenstellen 5 alle gängigen Web-Browser Weltweite Zugriffsmöglichkeit Standard DBMS ORACLE und Microsoft SQL- Server WebClient 6 Administration 7 Berechtigung 7 WebWorkflow 8 Fehlzeiten, Buchungskorrektur 8 Gruppenkalender, Persönlicher Kalender 10 Journale, Listen 11 Dienstreiseantrag, Reisekostenerfassung 12 Keine Software-Installation auf Client-PC s erforderlich Zukunftsweisende ASP.Net-Technologie Weitere Funktionen 13 Benachrichtigungsfunktion 13 MS-Outlook-Kalender 13 Stellvertreterregelung 13 Automatische Abwesenheitsermittlung 13 Sekretariatsfunktion 13 Antragsattachement 13 Summenkorrektur 13 News/Infos 13 WebZeitverteilung 14 Copyright ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH - Alle Rechte vorbehalten. Für diese Dokumentation besteht Urheberrechtschutz. Sie darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung weder abgeändert, erweitert, vervielfältigt oder in irgend eine elektronisch oder maschinell lesbare Form gebracht, noch sonst im Widerspruch zu anderen berechtigten Interessen verwendet werden. Die teilweise in Optionen und Zusatzmodulen enthaltenen Produkteigenschaften wurden nicht immer gesondert gekennzeichnet. Der Inhalt dieser Dokumentation kann jederzeit ohne Ankündigung geändert werden. Die Firma ISGUS übernimmt keine Haftung für fehlerhafte Abbildungen und Beschreibungen. Wenn nicht besonders darauf hingewiesen, sind Firmenbezeichnungen, Namen und Daten in Abbildungen und Beispielen frei erfunden. WebAnwesenheitsinfo 15 Anmeldung und Berechtigung 16 Hard- und Softwareänderungen aufgrund des technischen Fortschritts vorbehalten. ZEUS, ZEUS Pro, ZEUS Access, ZEUS WebWorkflow, ZEUS dienstplan, ZEUS BDE, PPS-Talk, HR-Talk und das ISGUS Logo sind durch registrierte Marken der ISGUS J. Schlenker-Grusen GmbH geschützt. Windows, Windows-NT, Windows XP, Windows 2000, C++ sind Warenzeichen, Microsoft, MS und MS-DOS sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. Alle übrigen in dieser Dokumentation nicht gesondert gekennzeichneten Namen und Zeichen sind Eigentum der betreffenden Hersteller.

3 Mit der Web-Technologie von ISGUS kann der Mitarbeiter von überall auf der Welt seine Arbeitszeit aktuell in Echtzeit erfassen, von jeder Niederlassung aus seine Zeitwirtschaft administrieren und genehmigungsbedürftige Prozesse transparent in Workflows einbinden. Internet und Intranet ermöglichen uns eine besondere Qualität der Kommunikation und Information in nahezu allen Lebensbereichen. Die damit verbundenen Technologien optimieren weltweit Geschäftsprozesse und die Abläufe in Unternehmensorganisationen. ZEUS WebServices ergänzen und unterstützen in idealer Weise die ZEUS Module, die als multilinguale und skalierbare Unternehmenslösung höchste Ansprüche erfüllt. ISGUS hat die Nutzung des World Wide Webs für Aufgaben des Zeitmanagements frühzeitig erkannt und umgesetzt. ISGUS entwickelt webbasierende Lösungen überall dort, wo der Anwender von einer völlig ortsungebundenen Technologie profitiert, wo Informationen schnell und interaktiv verfügbar sein sollen und wo die Dezentralisierung von Routineaufgaben zu mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit beiträgt. Mit dem Modul ZEUS WebServices steht innerhalb der Systemfamilie ZEUS eine ausgereifte und leistungsstarke Lösung für alle gängigen Web-Browser zur Verfügung. ZEUS WebServices basiert auf der zukunftsweisenden ASP.net-Technologie von Microsoft und unterstützt mit den Datenbankmanagementsystemen MS-SQL Server und Oracle auch hier die Standards. Zeit- und Fehlzeitbuchungen, Abfragen, BDE-Buchungen, Kostenstellenwechsel und Listen über das Web Unterschiedliche Antragsarten mit frei definierbaren Genehmigungshierarchien und informellen Verteilern (z.b. Überstundenberechtigung, Urlaub oder Dienstreise) NEU: Persönlich erweiterbare Genehmigungsläufe. Administration der Zeitkonten im Web WebZeitverteilung Verteilung der Arbeitszeit auf Kunden, Projekte, Produkte, Aufträge und Kostenträger Anwesenheitsübersicht für Personalabteilung, Telefonzentrale, Vorgesetzte ZEUS WebServices lassen sich unabhängig voneinander bedarfsgerecht mit der ZEUS Zeitwirtschaft und deren Module BDE und Dienstplan kombinieren. ISGUS deckt damit lückenlos alle Anwendungsfälle ab, in denen Internet und Intranet wertvolle Möglichkeiten bieten, um das ISGUS-Zeitmanagement noch besser, schneller und attraktiver zu machen. 2 3

4 Über die Einstellungen kann sich jeder Mitarbeiter seine Quick-Button für das WebTerminal selbst zusammenstellen. Das heißt er wählt aus der Liste der möglichen Zeit- und Fehlzeitbuchungen oder der Abfragekonten seine persönlichen Funktionen aus und belegt damit sein WebTerminal. Die Mitarbeiter buchen direkt an ihrem Arbeitsplatz. Ob im Home-Office, in der Außenstelle oder Niederlassung oder einfach von jedem Standort. Die Arbeitszeiten und Fehlzeiten werden per Internet erfasst und online, mit stets aktuellen Informationen, gebucht. Ein einfacher Mausklick für Kommt und Geht und schon erhält der Benutzer dieselbe aktuelle Konten- und Saldeninformation, wie an jedem Zeiterfassungsterminal der IT-Serie. Quick Button Abfragen [2] Die Mitarbeiter können je nach Berechtigung Informationen über alle Zeitkonten abfragen. Die Benutzerführung ist minutenaktuell und zeigt die letzten Buchungen, Resturlaub, Saldo, Übertrag etc. an. [1] Buchungen [2] Abfragen Abfragen Listen [3] Buchungen [1] Die An- und Abwesenheiten wie Kommt/Geht, Dienstgang, Dienstreise, Seminare, Bereitschaft oder Rufbereitschaft, Betriebsversammlungen etc. werden in Echtzeit mit einem Klick gebucht. Wer es gerne schwarz auf weiß hat, kann sich jede Auswertung als pdf direkt an seinen PC schicken lassen. [3] Listen Für die Leistungs-, Projekt- und Auftragserfassung kann zusätzlich die Zeit auf Projekte, Produkte, Kostenträger oder Aufträge verbucht werden. Die Anwesenheitszeiterfassung wird somit um eine Leistungserfassung erweitert. Kostenstellen [4] Zur Kostenstellenerfassung und auch zum Kostenstellenwechsel können verschiedene Kostenstellen ausgewählt werden. [4] Kostenstellen 4 5

5 [1] Administration Der Zugang über einen Web-Browser ermöglicht eine enorme Zeit- und Kostenersparnis. Ein Berechtigungsmanagement regelt den Zugriff auf Daten und bestimmt, welche Rechte der einzelne Benutzer hat. Somit können verschiedenste Aufgaben der Zeitwirtschaft von Zeitbeauftragten, Vorgesetzten und Mitarbeitern völlig dezentral selbst erledigt werden. Die Einsatzmöglichkeiten umfassen die Administration der Zeitwirtschaft inklusive aller Routinevorgänge wie: [2] Berechtigungen Administration [1] Zeitsummen und Buchungen können korrigiert oder nachgetragen werden. Fehlzeiten werden übersichtlich im Kalender eingeplant. Auswertungen und Listen Informationen für Mitarbeiter und Management stehen, wann immer sie benötigt werden, zur Verfügung. Listen und Journale aus der Zeitwirtschaft und den ZEUS Modulen Personaleinsatzplanung, Leistungserfassung und Zutrittskontrolle werden ebenso in verschiedenen Reports dargestellt. Für Mitarbeiter ohne Zugriff auf das Web bietet die Administration- oder Clientfunktion alle Möglichkeiten, Fehlzeiteinträge, Buchungskorrekturen, Einblick in Journale und Auswertungen von einem berechtigten Mitarbeiter durchführen zu lassen. Berechtigungen [2] Berechtigungen für Überstunden, Arbeitszeiterweiterung und Zulagen, Arbeitszeitüber- oder unterschreitungen können individuell zugeordnet, korrigiert, genehmigt oder abgelehnt werden. 6 7

6 ZEUS WebWorkflow bedeutet dezentrale Systempflege und Employee Self Service in Reinkultur. Dienstgänge, Urlaub, Berufsschule, Summen- oder Buchungskorrektur werden über das Web beantragt und an den oder die Vorgesetzten weitergeleitet. Der Vorgesetzte wird per über den Antrag informiert. Dies trägt zur wesentlichen Entlastung des Personalbüros bei. [2] Buchungskorrektur Für jede Antragsart, jede Fehlzeit, jede Person oder Gruppe können individuelle Genehmigungsprozesse hinterlegt werden. Darin wird definiert, welche Personen den Antrag in welcher Reihenfolge genehmigen oder nur zur Information erhalten. Eine weitere Variante ist, dass der Mitarbeiter selbst entscheidet, an wen der Antrag zur Genehmigung und zur Benachrichtigung geschickt werden soll, beispielsweise um die Abwesenheitsvertretung zu informieren. Dies gilt auch für die Genehmigung von Dienstreiseanträgen und deren anschließende Reisekostenabrechnung. Gruppenkalender für den Vorgesetzten, persönlicher Kalender für den Mitarbeiter, Stellvertreterregelung und Sekretariatsfunktion sowie das schwarze Brett im Web (News/Infos) runden das Spektrum sinnvoll ab. Alle Buchungsarten können mit oder ohne Arbeitszeiterweiterung korrigiert, eingefügt oder gelöscht werden. Fehlzeiten [1] und Buchungskorrektur [2] [1] Fehlzeiten Fehlzeitanträge sowie Buchungskorrekturen werden in Eigenverantwortung erstellt. Über ESS (Employee Self Service) steigern Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter und entlasten die Personalabteilung von Rückfragen und Routinetätigkeiten. Ob Urlaub, Dienstreise oder Dienstgang, ob Korrekturanträge für Summen oder Tagesmodelle, Buchungen oder Fehlzeiten, die Mitarbeiter haben jederzeit die Möglichkeit, individuell ihre Anträge und Korrekturen selbst vorzunehmen. Mit dem persönlichen Kalender oder dem Monatsjournal haben die Mitarbeiter alle notwendigen aktuellen Informationen, um Dienstreisen und Urlaube zu planen oder Buchungen nachzutragen und zu korrigieren. Fehlzeitanträge können sowohl tageweise als auch halbtageweise gestellt werden. Persönliche Erweiterung des Genehmigungslaufs, um beispielsweise Abwesenheitsvertretungen individuell einzuplanen. 8 9

7 Gruppenkalender [3] und Persönlicher Kalender [4] Der Gruppenkalender kann nach Abteilung, Bereich oder Personengruppe dargestellt werden. Alle geplanten, bereits genehmigten oder auch in der Vergangenheit liegenden Fehlzeiten, wie beispielsweise Urlaub, Dienstreise, Seminar etc. der Mitarbeiter werden übersichtlich, auch halbtageweise dargestellt. [5] Monatsjournal Vor der Genehmigung eines Antrags, stehen somit für Personalverantwortliche und Abteilungsleiter alle relevanten Informationen zur Verfügung. Damit wird eine bessere Abstimmung der Gesamtplanung erreicht. Der Persönliche Kalender zeigt wie beim Gruppenkalender alle Fehlzeiten eines Mitarbeiters. Die Darstellung erfolgt für das Vorjahr, das aktuelle Jahr und das kommende Jahr. In der ZEUS Dienstplanlösung können über den web-basierenden Wunschdienstplan Schichtdienste direkt vom Mitarbeiter selbst im Kalender eingetragen und zur Genehmigung versandt werden. [4] Übersichtslisten [3] Gruppenkalender [4] Persönlicher Kalender Journale und Listen [4+5] Alle möglichen Listen aus der Zeitwirschaft wie Buchungsjournale, Monatsjournale, Summenlisten, Urlaubsguthabenlisten u.v.m. können je nach Berechtigung am Arbeitsplatz gelesen oder als PDF ausgedruckt werden. Die Personalabteilung wird entlastet, da die Mitarbeiter selbständig ihre jeweiligen Zeitnachweise abrufen können. Der Mitarbeiter hat stets Einblick in seine Konten und erhält mehr Transparenz und Eigenverantwortung. Je nach Bedarf und Berechtigung können auch Gruppenlisten als Information für die gesamten Abteilungsmitarbeiter generiert werden

8 Dienstreiseantrag [6] und Reisekostenerfassung [7] Für ein- oder mehrtägige Dienstreisen gibt es ein spezielles Antragsformular, welches zwischen Fort- und Weiterbildung und Dienstreise (Inland) unterscheidet. Es beinhaltet Angaben zu Reisezeitraum, Reiseziel, Reisegrund, Vorschuss und Transportmittel. Benachrichtigungsfunktion Für den Genehmigungslauf von Fehlzeitanträgen können pro Antrag Personen angegeben werden, die automatisch über den geplanten Urlaub oder über die Dienstreise benachrichtigt werden. MS-Outlook-Kalender Nach der Genehmigung von Fehlzeitanträgen besteht die Möglichkeit, diese Termine in den persönlichen MS-Outlook-Kalender zu übernehmen. Stellvertreterregelung Ob ein Fehlzeitantrag von einer oder mehreren Personen genehmigt werden soll und wer der Stellvertreter oder die Urlaubsvertretung ist, wird individuell im Genehmigungslauf festgelegt. Automatische Abwesenheitsermittlung Sollte der Genehmiger ohne Abmeldung länger abwesend sein, so wird der Antrag automatisch vom System an einen Stellvertreter weitergeleitet. Sekretariatsfunktion Für Beschäftigte ohne eigenen Web-Zugang gibt es die Sekretariatsfunktion. D.h. dass andere Personen berechtigt werden, die verschiedenen Anträge, Korrekturen etc. für einen Mitarbeiter durchzuführen. [6] Dienstreiseantrag Antragsattachement Für Abrechnungen, wie beispielsweise bei Dienstreisen, können Dateianhänge wie Excel-Listen, Word-Dokumente, PDF-Dateien oder eingescannte Belege beigefügt werden. [7] Reisekostenerfassung Summenkorrekturen Die Übertragung von Arbeitszeiten auf andere Stundenkonten, Gleitzeitkonten oder Urlaubskonten kann hier beantragt und genehmigt werden. Auch das Korrigieren von Urlaub, Saldo oder das Ausbezahlen von Überstunden wird hier beantragt. Nach erfolgter Dienstreise kann der ursprüngliche Reiseantrag durch den Reisenden nochmals geöffnet und um die tatsächlich entstandenen Reisedaten- und kosten ergänzt werden. Die Tagegelder werden hierbei nach dem Deutschen Steuerrecht errechnet. News/Infos In diesem Bereich werden die Mitarbeiter über Neuigkeiten und Änderungen informiert. Öffnungszeiten der Kantine, der Speiseplan der Woche, Ort und Zeitpunkt der Betriebsversammlung etc. können jederzeit in den Informationsbereich hineingestellt werden

9 WebZeitverteilung Jederzeit aktuelle Informationen über An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter in alphabetischer Reihenfolge. Die WebAnwesenheitsübersicht zeigt gegliedert nach Bereichen und Abteilungen oder übergreifend auf das gesamte Unternehmen wer anwesend, wer im Urlaub oder auf Dienstreise ist. Detailinformation [1] [1] Zeitverteilung Detailinformation [1] Zeitverteilung [1] In der Detailinformation können individuelle Informationsfelder wie Telefonnummer, Handynummer bei Reise, Grund der Abwesenheit oder auch Uhrzeit der Rückkehr hinterlegt werden. Somit wissen die Mitarbeiter auf einen Blick, ob sich der Griff zum Telefon lohnt und die Telefonzentrale gibt genaue Auskunft, wann der Mitarbeiter wieder erreichbar ist. Gerade in der Konstruktion, der Entwicklungsabteilung, im Dienstleistungsbereich oder im Öffentlichen Dienst muss die tatsächliche Arbeitszeit auf verschiedene Projekte, Produkte und Aufträge für Kalkulation und Abrechnung zugeteilt werden. Am Ende des Tages, der Woche oder auch des Monats werden die aufgewendeten Zeitanteile minutengenau zugeteilt. Die zur Verteilung zur Verfügung stehende Zeit wird vom System genau errechnet und vorgeschlagen. Erweiterte Ansicht [2] Die WebAnwesenheitsübersicht kann für berechtigte Personen erweitert werden, um auch Zusatzinformationen wie beispielsweise die Dauer der Abwesenheit und den Fehlzeitgrund zu erhalten. Sekretariatsfunktion Gerade in Abteilungen und Bereichen, wo nicht alle Mitarbeiter Zugriff auf das Web haben, wird über die Sekretariatsfunktion von einer Person die Zuteilung der Zeiten vorgenommen. Erweiterte [2] Ansicht 14 15

10 Wir sind für Sie da! Kundennähe ist oberstes Gebot für die ISGUS Unternehmensgruppe. An 18 Standorten in Deutschland, Niederlassungen in Österreich, Schweiz, Nordamerika und Kanada und langjährigen Vertriebs- und Servicepartnern in den meisten europäischen Ländern betreuen wir Kunden weltweit. [1] Login Unsere Mitarbeiter stehen Ihnen für Beratung, Schulung und Service gerne zur Verfügung. Partizipieren Sie von unserer Erfahrung. Wir erarbeiten Ihnen Lösungsvorschläge, helfen Ihnen bei den organisatorischen Vorbereitungen und sorgen für einen erfolgreichen Projektverlauf. Ob Konzeptentwicklung, Installation, Schulungen, Hotline und Fernwartung - nutzen Sie das Know-How der ISGUS Unternehmensgruppe. [2] Kennwort Login und Kennwort [1+2] Die Anmeldung an ZEUS WebServices basiert auf den definierten Zugriffsrechten der Mitarbeiter. Bereits bei der Anmeldung wird festgelegt, ob der Mitarbeiter nur auf seine eigenen Daten zugreifen kann (ESS-User) oder Berechtigungen für Abteilungen oder Personengruppen besitzt. Das Kennwort kann nach einem beliebigen Zeitraum geändert werden, was einen erhöhten Zugriffsschutz bedeutet. Zusätzlich unterstützt unsere Lösung Single-Sign-On. Login-Name und Passwort werden dabei auf dem LDAP-Server oder im Active Directory des Kunden verwaltet. Dies ermöglicht die zentrale Vergabe und Verwaltung von Passworten. Die Passwortsicherheit kann somit übergreifend auf alle Systeme im Unternehmensnetzwerk gesteuert werden. ISGUS Vertriebszentrum Berlin D Berlin Tel ISGUS Vertriebszentrum Hamburg D Hamburg-Seevetal Tel ISGUS Vertriebszentrum Nord D Isernhagen/Altwarmbüchen Tel ISGUS Vertriebszentrum Nord-West D Osnabrück Tel ISGUS Vertriebszentrum West D Köln Tel ISGUS Vertriebszentrum Mitte D Siegen D Dortmund Tel ISGUS Vertriebszentrum Frankfurt D Frankfurt Tel ISGUS Vertriebszentrum Stuttgart D Leonberg D St. Ingbert Tel ISGUS Vertriebszentrum Süd-West D Trossingen D Lahr D Kempten Tel ISGUS Vertriebszentrum Ost D Erfurt Tel ISGUS Vertriebszentrum Nordbayern D Herzogenaurach Tel ISGUS Vertriebszentrum Südbayern D Warngau D Landsberg/Lech Tel ISGUS Wien Tel IVS Zeit + Sicherheit AG Schweiz Tel