Merkblatt internationale Maßnahmen

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1 Merkblatt internationale Maßnahmen Für internationale Maßnahmen gibt es unterschiedliche Möglichkeiten der Förderung sowie verschiedene Finanztöpfe: Internationale Globalmittel; Förderung durch das Deutsch Polnische und das Deutsch - Französische Jugendwerk und durch ConAct (Deutsch-Israelischer Jugendaustausch). Gefördert werden: Internationale Begegnungen von Jugendlichen und jungen Erwachsenen im In- und Ausland: bilaterale Begegnungen zwischen Jugendgruppen aus Deutschland und aus dem Ausland; Seminare und andere Veranstaltungen mit einem gemeinsamen Arbeitsprogramm; Multilaterale Jugendbegegnungen. Internationale Maßnahmen mit Fachkräften der Jugendhilfe: Bilaterale und multilaterale Veranstaltungen mit haupt-, neben- und ehrenamtlichen Fachkräften der Jugendhilfe zur Weiterentwicklung der Jugendhilfe durch Informationsaufenthalte, Erfahrungsaustausch, Erarbeitung neuer Konzeptionen sowie Pflege und Ausweitung der jugendpolitischen Beziehungen; die Aus- und Fortbildung von Jugendgruppenleiter/innen sowie von Mitarbeiter/innen der internationalen Jugendarbeit; internationale Fach- und Arbeitstagungen für leitende Mitarbeiter/innen in der Jugendhilfe. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen im Hinblick auf die Umsetzung einen besonderen fachlichen Bezug zum Thema der Maßnahme aufweisen. Nicht gefördert werden Maßnahmen, die nach Inhalt, Methodik und Struktur überwiegend schulischen Zwecken, dem Hochschulstudium, der Berufsbildung außerhalb der Jugendsozialarbeit, dem Breiten- und Leistungssport, der religiösen oder weltanschaulichen Erziehung, der parteiinternen oder gewerkschaftsinternen Schulung, der Erholung oder der Touristik dienen, Maßnahmen und Projekte mit agitatorischen Zielen. Darüber hinaus werden Maßnahmen nicht aus dem KJP gefördert, soweit sie zu den Aufgabenbereichen des Deutsch-Französischen Jugendwerks (DFJW), des Deutsch- Polnischen Jugendwerks (DPJW) oder des Deutsch-Israelischen Austausches (ConAct) gehören und der Art nach von diesen gefördert werden können.

2 Planung, Vorbereitung und Antragstellung Termine Anträge zur Förderung aus internationalen Globalmitteln des KJP sind bis zum des Vorjahres am den DGB Bundesvorstand, Bereich Jugend einzureichen. Für Maßnahmen die über ConAct (Israel) gefördert werden, sind Anträge bis zum des Vorjahres an den DGB Bundesvorstand, Bereich Jugend zu übersenden. Für Maßnahmen, die über TANDEM (Tschechien), das Deutsch-Französische Jugendwerk (DFJW) und das Deutsch-Polnische Jugendwerk (DPJW) gefördert werden, gelten gesonderte Fristen und Förderbedingungen bitte im Einzelfall anfragen. Aus den KJP Richtlinien Prinzip der Gegenseitigkeit Bei Planung und Vorbereitung aller internationalen Maßnahmen ist das Prinzip der Gegenseitigkeit zu beachten, d.h. ein Rückbesuch sollte innerhalb von 16 Monaten stattfinden. Programm Veranstaltungen der internationalen Jugendarbeit müssen ein zwischen den Partnern rechtzeitig vorbereitetes und vereinbartes Programm haben, das insbesondere über Zielgruppen, Lernziele, Arbeitsmethoden und bei themenorientierten Programmen auch über Themen genauen Aufschluss gibt und eine ausreichende Vorbereitung und Auswertung gewährleistet. Leiter/innen Die verantwortlichen Leiter/innen der Veranstaltungen müssen Erfahrungen in der internationalen Jugendarbeit haben und die Fähigkeiten besitzen, die teilnehmenden Personen zur Mitarbeit und zu eigener Initiative zu veranlassen. Sie sollten über die erforderlichen Fremdsprachenkenntnisse verfügen. Versicherung Der Träger hat dafür Sorge zu tragen, dass die teilnehmenden Personen gegen Unfall, Krankheit und Schadensersatzansprüche ausreichend versichert sind. Dies gilt für Veranstaltungen im Ausland für deutsche Teilnehmer/innen, als auch bei Veranstaltungen im Inland zusätzlich für die ausländischen Gäste. Die örtlichen Träger haben deshalb eigene Versicherungen für ihre Teilnehmer/innen abzuschließen. Zahlenverhältnis Teilnehmer/innen Das Zahlenverhältnis zwischen Teilnehmenden aus dem Ausland und aus der Bundesrepublik Deutschland soll bei bilateralen Programmen ausgeglichen, bei multilateralen Programmen angemessen sein. Die Zahl der mitwirkenden Leiter/innen sowie der Fachkräfte muss in einem angemessenen Verhältnis zur Gesamtteilnehmer/innenzahl stehen (1:10). Dauer der Veranstaltung

3 Die Dauer der Veranstaltung soll mindestens fünf und höchstens 30 Tage (ohne Anund Abreisetag) betragen; Ausnahmen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Bundesministeriums. Alter der Teilnehmer/innen Die Teilnehmenden aus der Bundesrepublik Deutschland an Begegnungsmaßnahmen dürfen nicht jünger als 12 Jahre und nicht älter als 26 Jahre sein; das Höchstalter gilt nicht für Fachkräfte und Leiter/innen. Maßnahmen in Grenznahen Regionen Für Maßnahmen in Grenznahen Regionen (unmittelbare Anrainerstaaten zu Deutschland) müssen innerhalb eines Kalenderjahres - wenn die Einzelmaßnahme keine fünf Tage dauert - bei mehreren Maßnahmen nicht mehr kumuliert insgesamt 10 Tage, sondern nur noch sechs Tage (3 x 2 Tage oder 2 x 3 Tage) realisiert werden. Hinweise: Gemäß RL-KJP Nr. III Abs. (2) Buchst. a) soll bei bilateralen Maßnahmen das Verhältnis der Zahlen von Teilnehmenden aus beiden Ländern ausgeglichen sein. In diesem Sinne erfolgt die Absprache mit dem Partner. Sollte sich bei Ankunft der Partnergruppe herausstellen, dass deren Gruppenstärke erheblich von der getroffenen Vereinbarung abweicht, ist dies bei der Abrechnung der Maßnahme anzuzeigen und zu erläutern. Dieser Umstand allein beeinträchtigt nicht die Förderfähigkeit der Maßnahme. Die Teilnehmenden an Jugendbegegnungsmaßnahmen sollen nicht älter als 26 Jahre sein. In diesem Sinne werden die Absprachen mit dem Partner geführt. Sollten ausländische Teilnehmende aufgrund ihrer nationalen Gesetzgebung älter sein, ist dies bei der Abrechnung der Maßnahme anzuzeigen und zu erläutern. Dieser Umstand allein beeinträchtigt nicht die Förderfähigkeit der Maßnahme.

4 Unterlagen Antrag Bei Antragstellung sind folgende Unterlagen einzureichen: - tabellarische Übersicht aller internationaler Maßnahmen, - Formblatt Einzelantrag pro Maßnahme, - vorläufiges Programm. Bitte bei der Bearbeitung der Antragsunterlagen folgende Hinweise beachten: Bei Maßnahmen im Ausland muss die Einladung von der ausländischen Partnergruppe (mit deutscher Übersetzung), bei Maßnahmen in der Bundesrepublik Deutschland die Besuchsbestätigung von der ausländischen Partnergruppe (ebenfalls mit deutscher Übersetzung), dem Zeitraum der Begegnung, Anzahl der Teilnehmenden, Briefkopf der Partnergruppe (wenn möglich) und Unterschrift des Leiters beigefügt sein. Wenn diese zum Zeitpunkt der Antragstellung noch nicht vorliegen, bitten wir um eine kurze Begründung. Einladung bzw. Besuchsbestätigung sind in dem Falle möglichst bald und unaufgefordert nach zu reichen. Der Hinweis auf mündliche Absprachen genügt nicht. Name und genaue Anschrift der ausländischen Partnergruppe/ Organisation müssen im Antrag angegeben sein. Bei der Programmbeschreibung bitten wir um ausführliche Angaben, vor allem auch zur Vorbereitung und der Darstellung der Mitwirkung der Teilnehmenden bei Vorbereitung und Programmgestaltung. Schon vorhandene Vorbereitungsmaterialien, Programme etc. können als Ergänzung von Nutzen sein. Aus dem an der Zielsetzung orientierten Programm muss der Ablauf für jeden Tag ersichtlich sein. Bei den inhaltlichen Punkten genügen keine Sammelbegriffe wie Gespräch, Diskussion, Vortrag. Hier sind genaue Angaben über die vorgesehenen Themen erforderlich. Auch Besichtigungen sollten möglichst in Zusammenhang mit der Zielsetzung stehen. Wichtig ist, dass das Programm gemeinsam von der Gruppe erarbeitet wurde, mit der Partnergruppe abgestimmt ist und gemeinsam durchgeführt wird. Bei Fachkräfteaustauschen benötigen wir eine ausführliche Darstellung zur Maßnahme. Die Motivation, die Ziele und der Bezug zur Jugendarbeit in Deutschland müssen darin beschrieben sein. (Der Unterschied von Fachkräftemaßnahmen zu den Jugendbegegnungen nach den Richtlinien liegt im qualitativen Ansatz, d.h. in den inhaltlichen Anforderungen und/oder politischen Interessen und Prioritäten (z.b.: Weiterentwicklung der Jugendarbeit, Entwicklung neuer Konzepte, Pflege und Ausweitung der jugendpolitischen Beziehungen).) Bei Jugendseminaren ist eine ausführliche Darstellung über die Fortbildungsinhalte und Methoden beizulegen. Die Bestimmungen über das Alter (Mindestalter 12 Jahre, Höchstalter 26 Jahre, Ausnahme für Gruppenleiter im Verhältnis 1:10) sind verbindlich. Diese Regelung gilt nicht bei Fachkräftmaßnahmen.

5 Abrechnung Inlandsmaßnahmen Bei Inlandsmaßnahmen werden sowohl die Teilnehmenden aus Deutschland als auch aus dem Ausland gefördert. Förderungssätze Tagessätze Tagessätze: Bilaterale Jugendbegegnungen zwischen Jugendgruppen aus Deutschland und aus dem Ausland Veranstaltungen mit einem gemeinsamen Arbeitsprogramm, Seminare mit Jugendlichen Multilaterale Jugendbegegnungen Internationale Maßnahmen mit Fachkräften 15,00 15,00 15,00 20,00 Für An- und Abreisetag kann jeweils ein voller Tagessatz abgerechnet werden, sofern an diesen Tagen auch ein Programm stattfindet. Förderungssätze Zuschläge Die Zuschläge können für die nachfolgenden Bereiche beantragt und müssen im Verwendungsnachweis aufgeführt werden (die Kosten sind im Einzelnen zu belegen und das Formblatt Kalkulation Zuschläge ist der Abrechnung beizufügen): Sprachmittler im Inland / Übersetzungen Programmabsprachen (Telefon, Faxe, Briefe, etc.) Erstellung von Vorbereitungsmaterial Veröffentlichungen, Publikationen, Videos, CD-ROM etc. als Dokumentation der Ergebnisse und für die Öffentlichkeitsarbeit Im Einzelfall Honorare, die der Vorbereitung dienen Vor- und Nachbereitungstreffen mit entsprechender inhaltlicher Erläuterung Die Zuschläge werden als Festbeträge gewährt (nicht für bilaterale Jugendbegegnungen in D). Veranstaltungen mit einem gemeinsamen Arbeitsprogramm, Seminare mit Jugendlichen Multilaterale Jugendbegegnungen Internationale Maßnahmen mit Fachkräften 51,00 pro TN höchstens 1.534,00 51,00 pro TN höchstens 1.534,00 77,00 pro TN höchstens 1.534,00

6 Auslandsmaßnahmen Bei Auslandsmaßnahmen werden zum einen die Reisekosten der Teilnehmer/innen aus Deutschland bezuschusst. Zum anderen können Zuschläge geltend gemacht werden. Termin für Verwendungsnachweis Für alle internationalen Maßnahmen gilt: Ein Zuschuss aus Mitteln des KJP kann nur gewährt werden, wenn: der Nachweis rechtzeitig, das heißt spätestens 8 Wochen (bei Maßnahmen im Dezember sind die Unterlagen bis einzureichen) nach Beendigung der Maßnahme, eingereicht wurde, der Nachweis in allen seinen Teilen vollständig, sachlich und rechnerisch richtig ist und vom verantwortlichen Träger unterschrieben wurde. Förderung Fahrtkosten (Fahrtkosten-Tabelle) Seit dem Jahr 1996 wird nach einer neuen, gegenüber den Vorjahren vereinfachten, Regelung verfahren: Es werden pauschalierte Fahrtkostenzuschüsse gegeben. Die Sätze sind aus der Tabelle des Bundesministeriums zu ersehen, die wir im Intranet eingestellt haben. Diese Sätze orientieren sich an der Höchstförderung von 75% der Fahrtkosten, maximal 358,00 pro Person. Hinweise: Buskosten etc., die während der Maßnahme entstehen, beispielsweise für Besichtigungsfahrten, Ausflüge o.ä. zählen nicht zu den Fahrtkosten, sondern zu den Programmkosten! Auch die Visagebühren können weder als Fahrtkosten noch als Zuschläge abgerechnet werden. Bei Bahn- und Flugkostenabrechnung sind Preisermäßigungen, Spartarife und sonstige Vergünstigungen auszunutzen. Förderungssätze Zuschläge Für die Zuschläge bei Auslandsmaßnahmen gilt das Gleiche wie bei den Maßnahmen im Inland. Auch hier müssen die Kosten im Einzelnen (Kopie der Belege) nachgewiesen werden. Erst der Nachweis berechtigt zur Inanspruchnahme der in Aussicht gestellten Zuschläge (siehe hierzu auch Formblatt Kalkulation Zuschläge). Bilaterale Jugendbegegnungen zwischen Jugendgruppen aus Deutschland und dem Ausland Veranstaltungen mit einem gemeinsamen Arbeitsprogramm, Seminare mit Jugendlichen Multilaterale Jugendbegegnungen Internationale Maßnahmen mit Fachkräften 26,00 pro TN höchstens 383,00 26,00 pro TN höchstens 383,00 26,00 pro TN höchstens 383,00 51,00 pro TN höchstens 511,00

7 Notwendige Unterlagen zur Abrechnung Der Verwendungsnachweis besteht aus: Teilnahmeliste Einer vollständig ausgefüllten und von allen Teilnehmer/innen eigenhändig unterschriebenen Teilnahmeliste ist einzureichen. In diese Liste sind die Teilnahmetage und -Übernachtungen von der/dem Veranstaltungsleiter/in einzutragen und die Liste ist von ihr/ihm zu unterschreiben. Anerkannt wird nur noch die offizielle Teilnahmeliste des Ministeriums (Formblatt L). Bei einem Fachkräfteaustausch benötigen wir außerdem für die deutschen und ausländischen Teilnehmenden die genaue Funktion in der Jugendarbeit, auch für die unter 26 Jahre (nicht den Beruf). Programm Den Abrechnungsunterlagen ist eine Übersicht über das tatsächlich durchgeführte Programm beizufügen. Sachbericht Der Sachbericht sollte auf die dem Antrag zugrunde liegende Programmplanung Bezug nehmen. Seit Januar 1999 besteht das Ministerium auf eine bestimmte Gliederung des Berichtes siehe Formblatt Sachberichtsraster. Stichworte für den Sachbericht: Kurz-, mittel- bzw. langfristige inhaltliche Ziele, die verfolgt werden Jugendpolitische Zielsetzung der Maßnahme Themenbereiche / Programmschwerpunkte Methoden ggf. neue innovative / didaktische Ansätze Kommunikation; Mittel und Wege der Zusammenarbeit; wie wurde die sprachliche Verständigung sichergestellt Möglichkeiten der Mitbestimmung und Mitwirkung bei Planung und Durchführung des Programms Vor- und Nachbereitung der Gruppe Erfahrungen der Leitungspersonen wie wurden die Ziele erreicht welche Konsequenzen ziehen Teilnehmende und Leitung aus der Maßnahme welche follow up Maßnahmen sind geplant wie werden die Erfahrungen ausgewertet und weitergeben welche Anregungen für die allgemeine jugendpolitische Zusammenarbeit haben sich ggf. aus der Maßnahme ergeben Stichwort Migrationshintergrund: wie groß ist die Beteiligung von Mädchen und Jungen mit Migrationshintergrund bei der Maßnahme, welche konkreten Maßnahmen wurden durchgeführt, um die Beteiligung von jungen Menschen mit Migrationshintergrund zu verbessern, welche Umsetzungsschwierigkeiten sind dabei ggf. aufgetreten und welchen Erfolg hatten diese Maßnahmen,

8 wie verteilten sich in etwa die verwendeten Mittel der durchgeführten Maßnahme auf Angebote für Kinder- und Jugendliche mit Migrationshintergrund. Wir bitten euch, die o.g. Punkte unbedingt zu dokumentieren und die entsprechenden Teile im Sachbericht gesondert aufzuführen, da andernfalls das BMFSFJ unter Umständen die Maßnahme auf Grund von Mängeln nicht anerkennt und fördert. Stichwort Gender Mainstreaming: Die Umsetzung des Prinzips ist für jede Maßnahme im Sachbericht darzustellen. Formblatt M Wir benötigen einen Nachweis über die Anzahl der deutschen und ausländischen Teilnehmer/innen. Darüber hinaus fragt das Ministerium über das Formblatt M (Statistische Mitteilung) ab, wie viele Frauen und Männer und wie die Altersstruktur der Maßnahme war. Das ausfüllen der Formblatt M ist Bestandteil des Verwendungsnachweises. Finanzieller Nachweis Abrechnungsdeckblatt Belege Alle Belege sind in Kopie einzureichen. Bei Flugreisen sind die Original Bordkarten der Teilnehmenden dem Verwendungsnachweis beizufügen - dies sollte bei der Planung der Maßnahme bereits berücksichtigt werden (z.b. Einsammeln der Bordkarten direkt bei Ankunft am Heimatflughafen). Auf der Rechnung für die Flüge müssen die Teilnehmenden aufgelistet sein, die in Kopie dem Bundesvorstand einzureichen sind. Die Originalbelege müssen dem Bundesvorstand im Bedarfsfall zur Verfügung gestellt werden. Beleglisten Neu! Der Verwendung ist eine Belegliste für die Ein- und Ausgaben beizulegen. Das sollte im Regelfall das jeweilige Kontenblatt aus der Buchhaltung sein. Kann eure Buchhaltung euch kein separates Kontenblatt geben, ist das Muster A Belegliste der jeweiligen Abrechnungsdatei vollständig auszufüllen. Habt ihr ein entsprechendes Kontenblatt, so reicht es, im Muster A Belegliste die laufende Nummer und den Betrag entsprechend der Kostenart einzutragen. Nachweis Zuschläge Bitte das Formblatt Kalkulation Zuschläge einreichen, sofern ihr Zuschläge beantragt habt bzw. Kosten hierfür geltend machen wollt. Hier können Kosten geltend gemacht werden, die für die Vor- und Nachbereitung eurer Maßnahme anfallen: Sprachmittler bei Vorbereitungsmaßnahmen im Inland Programmabsprachen (Telefon, Faxe, Briefe, etc.) Erstellung von Vorbereitungsmaterial, Öffentlichkeitsarbeit mit dem Ziel der Teilnehmendenwerbung: Veröffentlichung eines Jahresprogramms, Publikationen, Videos, CD-ROM, etc. als Dokumentation der Ergebnisse für die Öffentlichkeitsarbeit wie z.b. die

9 Im Einzelfall Honorare für Vorträge, die der Vorbereitung der Gruppe dienen (nicht für hauptamtliche MitarbeiterInnen) Fahrtkosten und Verpflegung sowie ggf. Übernachtungen (wenn Teilnehmende aus dem gesamten Bundesgebiet oder einer größeren Region zusammenkommen) Vorbereitungs- und Nachbereitungstreffen mit entsprechender inhaltlicher Erläuterung auch im Gastland(Achtung: Nachbereitungen können grundsätzlich nur dann aus der Bewilligung gefördert werden, wenn sie im gleichen Jahr stattfinden) Die Verwendung der Zuschläge ist insbesondere ausgeschlossen für: Unterkunfts-, Verpflegungs- und Fahrtkosten, die während der Begegnungsmaßnahme (also die Freizeit, das Zeltlager etc. nicht die Vorbereitungsmaßnahme) anfallen Taschengeldzahlungen, Gastgeschenke Koordinierungskosten (z.b. Verwaltungskosten) Versicherungskosten aller Art, weder für die Maßnahme noch für Vor- und Nachbereitung, es sei denn, die Versicherungen sind gesetzlich vorgeschrieben Visumkosten und Impfungen sogenannte Dankeschön-Essen Ausbildung von Gruppenleiter/innen Referenten/innenhonorare im Ausland Kosten des ausländischen Partners für die Vor- und Nachbereitung Aufbewahrungspflicht der Unterlagen und Belege Für alle in diesem Merkblatt angesprochenen Maßnahmen-Abrechnungen gilt: Originalbelege Die Originalbelege der Maßnahme verbleiben grundsätzlich beim örtlichen Träger. Aufbewahrungszeitraum Der Zuwendungsempfänger hat die Belege 5 Jahre nach Vorlage des Verwendungsnachweises beim Ministerium aufzubewahren, sofern nicht nach steuerrechtlichen oder anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmt ist. Praktisch bedeutet das eine Aufbewahrungszeit von bis zu 6 Jahren nach der Maßnahme. Die Belege müssen die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben und Anlagen enthalten, die Ausgabenbelege insbesondere den Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, den Zahlungsbeweis und bei Gegenständen den Verwendungszweck. Prüfung Mit Blick auf das Recht des Geldgebers, eine örtliche Prüfung durch das BMFSFJ oder den Bundesrechnungshof beim DGB Bundesvorstand, Bereich Jugend und/oder bei der Gliederung selbst vorzunehmen, müssen alle Belege jederzeit auf Anforderung zur Verfügung stehen können. Sollten durch Prüfung

10 Rückforderungsbescheide ergehen, so haftet der jeweilige Träger der Maßnahme (Letztempfänger) einschließlich der zu zahlenden Zinsen. Formulare Wir haben sämtliche Formulare aktualisiert und euch im Intranet zur Verfügung gestellt.