Enterprise File Sync and Share

Transkript

1 Whitepaper Enterprise File Sync and Share Kombination von Komfort und Sicherheit

2 Enterprise File Sync and Share: Kombination von Komfort und Sicherheit Die Arbeitswelt verändert sich rasant: Cloud-Lösungen, Digitalisierung, Mobiles Computing und nicht zuletzt der Trend zu mehreren Endgeräten pro Mitarbeiter stellt IT-Abteilungen vor Herausforderungen hinsichtlich der Verfügbarkeit und Bereitstellung von Daten und Diensten. Dieses Whitepaper erklärt, welchen Stellenwert Enterprise File Sync and Share (EFSS) im geschäftlichen Umfeld mittlerweile einnimmt, wie Anwender damit umgehen und welchen Funktionsumfang eine professionelle EFSS-Lösung wie Brainloop Dox aufweisen sollte. Synchronisieren und Teilen von Informationen ist geschäftskritisch Desktop, Notebook, Smartphone, Tablet den Marktforschern von Forrester zufolge arbeiteten im Jahre 2013 bereits 29 Prozent aller Arbeitskräfte weltweit mit mindestens drei unterschiedlichen Endgeräten. Einen ähnlichen Trend gibt auch das Analysenteam von IDC zu Protokoll: Demnach steigt die Zahl der mobilen Devices wie Smartphones, Tablets und Phablets einer Kreuzung aus beiden Gerätearten enorm an. Alleine 2014 betrug die Menge der abgesetzten Tablets weltweit insgesamt fast 230 Millionen Stück. Die Zahl der verkauften Smartphones nahm von 2013 bis 2014 sogar um mehr als 28 Prozent zu von etwa einer Milliarde auf rund 1,3 Milliarden Geräte weltweit. Laut IDC seien derartig exorbitante Steigerungsraten für die kommenden Jahre zwar nicht mehr zu erwarten; am Trend zu mehreren Endgeräten pro Benutzer ändere das allerdings nichts. Aktuelle Daten auf allen Endgeräten Doch die rosigen Aussichten für das Geschäft mit mobilen Endgeräten haben auch ihre Schattenseiten: Relevante Informationen befinden sich immer öfter auf unterschiedlichen und teilweise unsicheren Endgeräten. Anwender benötigen Lösungen, um einfach auf Dokumente zugreifen, sie synchronisieren und teilen zu können. Gründe, weshalb Konsumenten-orientierte Sync- and Share-Services in den letzten Jahren einen regelrechten Nachfrage-Boom verzeichnen. Wie hoch die Nachfrage nach solchen Funktionen ist, unterstreicht die Entwicklung von Dropbox im Privatsektor. Die Kundenbasis stieg allein zwischen November 2013 und März 2014 um satte 100 Millionen Anwender an. Populär, aber unsicher: Konsumenten-orientierte Dienste Das Erfolgsrezept: Anwender registrieren sich meist ohne weitere Authentifizierung, bevor sich das heruntergeladene Programm nach Zustimmung automatisch installiert. Nach diesem Registrierungsprozess bindet das Programm ein virtuelles Laufwerk ein, auf dem Dateien wie in einem gewöhnlichen Verzeichnis gespeichert werden können. Whitepaper - File Sync and Share 2 8

3 Effizienter Informationsaustausch ist ein Wettbewerbsvorteil Wird die Software beispielsweise auf ein Notebook und per App-Download auf einem Tablet und Smartphone installiert, stehen die Dokumente und Dateien auf jedem Device zur Verfügung. Anwender können Dateien im Anschluss ohne großen Aufwand öffnen, verändern, versenden und empfangen sowie auf mehreren Rechnern und mobilen Endgeräten synchron halten. Selbst neue Dateien lassen sich von jedem Gerät aus anlegen. Es handelt sich bei den jeweiligen Diensten also schlichtweg um das automatisierte Ablegen von Dateien auf allen registrierten Geräten des Benutzers. Eine Synchronisierungs-Software stellt sicher, dass die jeweils aktuelle Version einer Datei auf allen berechtigten Devices des Anwenders verfügbar ist. Je nach Einrichtung lassen sich so aktuelle Dateien automatisch in den Ordnern der berechtigten lokalen Geräte speichern und sogar per Browser aufrufen, online bearbeiten oder herunterladen. Nach einer abschließenden Synchronisation steht die aktualisierte Datei wieder auf allen Devices zur Verfügung. Darüber hinaus ist es möglich, den Zugriff auf das komplette virtuelle Laufwerk oder einzelne Ordner durch eine oder mehrere Personen zu gestatten. Selbst im geschäftlichen Umfeld entwickelt sich der Austausch von Dateien mit Kollegen, Partnern, Lieferanten und Kunden immer mehr zum Wettbewerbsvorteil. Dieser Austausch verläuft sowohl bilateral als auch innerhalb von wechselnden Arbeitsgruppen, die im Unternehmen, aber auch außerhalb tätig sind. Consumer-Dienste: Daten auf dem Silbertablett Standort von Rechenzentren, mangelnde Sicherheitsvorkehrungen und Compliance in der Kritik Die Krux mit Dropbox und Co.: Ist die Berechtigung erteilt, kann der Eigentümer der Datei das weitere Vorgehen des Empfängers in der Regel nicht mehr beeinflussen dieser kann sie speichern, kopieren, ausdrucken, weiterreichen und sogar verändern. Bei den meisten der Consumer-orientierten Lösungen handelt es sich darüber hinaus um so genannte Stand-alone-Produkte, die nicht mit anderen Anwendungen integriert sind. Die Sache hat für Unternehmen allerdings noch mehrere Haken: Während Privatanwender mit Dropbox aus Gründen der Bequemlichkeit schlimmstenfalls mit einem mulmigen Gefühl leben, verbieten sich diese Werkzeuge für Unternehmen schon aus Sicherheits- und Compliance-Gründen. Oftmals ist der Einsatz dieser, größtenteils kostenlosen, Dienste aus der Cloud gar nicht mit der IT-Abteilung abgestimmt. Doch selbst beunruhigende Medienberichte der letzten Monate und Jahre, wonach unternehmenskritische Daten in falsche Hände geraten könnten (und sind), ändern wenig an der Beliebtheit dieser Dienste. Auch das kann Forrester mit Zahlen belegen. Demnach haben im Jahr Prozent der Information Worker auf File-Sync-and-Share-Dienste aus der Cloud zurückgegriffen. Nicht weniger als 70 Prozent der Dropbox-Nutzer räumten in der Umfrage ein, den US-amerikanischen Dienst sowohl privat als auch beruflich zu verwenden. Whitepaper - File Sync and Share 3 8

4 Kostenfreie File-Sync-and-Share-Services sind häufig werbefinanziert und setzen von Anwendern ihrer Apps beispielsweise den Zugriff auf Kalender- und Kontaktinformationen sowie auf Dateien und WLAN-Verbindungsinformationen voraus. Schlimmer noch: Das Gros dieser Services unterstützt keine Verschlüsselung der zu synchronisierenden Daten auf dem Weg in die Cloud. Selbst die Informationen von Anwendern in den Rechenzentren der Anbieter sind nur selten chiffriert. Darüber hinaus herrscht bei den meisten Services oft Unklarheit darüber, in welchem Land das Rechenzentrum überhaupt steht, in dem die Dokumente gespeichert sind. Damit tappen Benutzer im Dunklen darüber, welcher Gesetzgebung sein File-Sync-and- Share-Dienstleister unterliegt und ob er nationalen Behörden im Zweifelsfall Einblick in die bei ihm gespeicherten Daten gewähren muss. Nachdem das Safe-Harbor-Abkommen nicht mehr gültig ist, gelten die USA unter Datenschutzgesichtspunkten nicht mehr als sicheres Drittland. Ein Grund mehr, sich auf europäische Anbieter und die Datenspeicherung in Europa oder im eigenen Land zu fokussieren. Ein weiterer Aspekt ist, dass bei Consumer-Lösungen IT-Administratoren die Accounts nicht gemäß der Unternehmenspolicies verwalten können. Gerade in regulierten Branchen sowie Unternehmen die zur kritischen Infrastruktur gehören, stellen solche Geschäftsmodelle schon aus Wettbewerbsgründen ein Tabu dar. Viele Unternehmen unterbinden daher inzwischen bereits die Installation dieser unerwünschten Dienste. Unternehmenspolicies müssen vorgegeben werden können. Alternative Unpraktisch und unsicher Um Dokumente für Personen außerhalb des Unternehmens zugänglich zu machen, vertrauen Organisationen beim Dateioder Dokumentenaustausch deshalb nach wie vor und nur allzu häufig der mit Anhängen. Doch die in den späten 80ern eingeführte elektronische Post ist in die Jahre gekommen sie wurde schlichtweg nicht für den Austausch von sensiblen Dokumenten und geschäftskritischer Kommunikation konzipiert: nicht für den Austausch sensibler Dokumente konzipiert Unverschlüsselte -Anhänge lassen sich leicht ausspähen s kommen gelegentlich nicht an oder landen in Spam- Ordnern Beim Versand an mehrere Empfänger entstehen mitunter - Kaskaden mit Unklarheiten über die jeweils aktuelle Dokumentenversion s mit unverschlüsseltem Attachment sind für Empfänger ohne Einschränkungen modifizierbar Größere Dateien werden vom -Server aufgrund von Speicherbegrenzungen oft nicht akzeptiert Whitepaper - File Sync and Share 4 8

5 EFSS-Dienste auf dem Prüfstand Wissensarbeiter wollen unabhängig vom Standort jederzeit arbeiten können Um Dokumente sicher mit Kollegen, Partnern, Kunden oder Lieferanten teilen und gleichzeitig den Austausch per vermeiden zu können, müssen also entsprechende Regelungen mit einem individuellen Rechtemanagement für Informationen greifen. Hier dreht es sich in erster Linie um das Lesen, Kopieren, Drucken, Verändern, Kommentieren oder Weiterleiten von Dokumenten. Innerhalb von Unternehmen also hinter der Firewall lassen sich solche Vorkehrungen technisch relativ problemlos über File- Server, Intranets, Collaboration-Anwendungen oder Dokumentoder Enterprise-Content-Management-Systeme implementieren. Zumindest Letztere stellen allerdings keine einfache Methode dar, sondern gehen in der Regel mit teuren Enterprise-Backend- Lösungen und hohem Administrationsaufwand einher. Einen Ausweg aus dem Dilemma versprechen EFSS-Lösungen, die auf den Einsatz im Unternehmensumfeld ausgelegt sind: Sie ermöglichen es Office-, Information- und Knowledge Workern, unabhängig vom Aufenthaltsort, sicher zu arbeiten innerhalb der Organisation und über Unternehmensgrenzen hinweg. Eine automatische Synchronisierung gewährleistet, dass sich sämtliche Dokumente auf allen Geräten auf dem aktuellsten Stand befinden. Das erspart Mitarbeitern einerseits die Überprüfung, anderseits die langwierige Suche nach der aktuellsten Version eines Dokuments. Können Beschäftigte auf den Aufwand verzichten, Dokumente manuell auf ihren mobilen Geräten zu synchronisieren, gewinnen Unternehmen bereits hier an Produktivität. Trotz der Notwendigkeit einer einfachen Bedienung für Mitarbeiter greifen zahlreiche Lösungen in Sachen Integration zu kurz. Um Anwender nämlich tatsächlich dazu zu bewegen, unverschlüsselte s oder kostenlose Synchronisations- und Sharing-Dienste zu meiden, sollten Produkte in die Standard-Applikationen der Business-Nutzer integriert sein. Wo liegen die Daten? Prinzipiell existieren für EFSS-Lösungen drei unterschiedlichen Betriebsformen als Cloud-, On-Premise- und als Hybrid-Lösung: Bei der Cloud-Variante werden Daten und Dokumente in der Cloud des Providers gespeichert. Die entsprechende Server- Software, die den Zugang der Devices auf diese Dateien regelt, ist ebenfalls beim Anbieter angesiedelt. Europäische Unternehmen legen großen Wert auf die Datenspeicherung in Europa, weil da mit die Einhaltung der lokalen Datenschutzgesetzgebung gewährleistet ist. Bei der On-Premise-Version sind Sync- and Share-Server und Speicher innerhalb der Firewall des Unternehmens und versorgen von dort die mobilen Endgeräte. Diese Ausprägung verwen den Unternehmen mit sehr hohen Sicherheitsvorgaben (z.b. Verteidigungsindustrie). Whitepaper - File Sync and Share 5 8

6 Bei der Hybrid-Variante befindet sich der Server in der Cloud des Providers und sorgt für die Business-Logik. Die Dateien und Dokumente selbst sind innerhalb der Unternehmens-Firewall abgelegt. Diese Variante sorgt auf der einen Seite für einfachen Zugriff durch mobile Devices, kommt aber ohne Datenkopien in der Cloud aus. Häufig verwenden Firmen aus regulierten Branchen dieses Modell. Die Cloud-Variante lässt sich für Unternehmen zweifelsohne am schnellsten realisieren. Provider geben hier unterschiedlich starke Verschlüsselungs- und Sicherheitsgarantien. Unternehmen, die einen solchen reinen Cloud-Service in Anspruch nehmen, sollten allerdings darauf achten, welche Sicherheitszertifizierung das Rechenzentrum und der Provider selbst aufweisen und wo sich die Daten befinden. Darüber hinaus sollten Garantien des Providers hinsichtlich einer rückstandslosen Löschung der Daten nach einer Vertragsbeendigung geprüft werden. Sicherheit Eines der wesentlichen Sicherheitsmerkmale ist eine durchgehende Verschlüsselung. Dabei sollten Daten nicht erst im Rechenzentrum des Service-Anbieters verschlüsselt werden. Vielmehr müssen Informationen chiffriert sein, bevor sie das Endgerät des Nutzers verlassen, also, sobald sie im virtuellen Laufwerk oder Ordner der EFSS-Software abgelegt werden. Ebenfalls empfehlenswert ist eine Remote-Wipe-Funktion: Geht ein Gerät verloren, lassen sich die Informationen darauf per Fernzugriff durch einen Administrator löschen. Außerdem muss eine ausreichende Zugriffskontrolle gewährleistet werden, beispielsweise über eine Zwei-Faktor- Authentifizierung. Nachvollziehbarkeit Berechtigungen für eine Datei müssen in unterschiedlichen Stufen vorliegen. Dazu gehören das Lesen, Editieren und der Status des Co-Owners mit Bearbeitungs- und Weiterleitungsrechten. Wichtig ist ferner, dass eine Administrationskonsole einen lückenlosen Nachweis darüber liefern kann, welcher Nutzer was mit welchen Daten getan hat. Ebenso sollte nachvollziehbar sein, an wen und wann ein Anwender welche Dateien mit welchen Berechtigungen verschickt hat. Aber auch für Administratoren sollten entsprechende Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. So muss in diesem Zusammenhang die Möglichkeit des Administrator-Shielding gegeben sein. Damit kann bei Bedarf technisch geregelt werden, dass selbst ein Administrator nur nach einem geregelten Prozess (beispielsweise nach dem Vier-Augen- Prinzip) Zugriff auf Daten erhält. Durchgängige Verschlüsselung, Remote-Wipe und 2-Faktor- Authentifizierung Differenzierte Zugriffsberechtigung, Administratorund Providershielding Whitepaper - File Sync and Share 6 8

7 Datenspeicherung in ISOzertifizierten, redundanten Rechenzentren Zugriff durch Rechenzentrumsbetreiber und Dienstanbieter muss ausgeschlossen werden Der Zugriff vom Rechenzentrumsbetreiber und Anbieter auf die Daten des Unternehmens muss jederzeit ausgeschlossen sein. Essenziell ist es für Organisationen zudem, dass der Betrieb sowie das Rechenzentrum des Service-Anbieters nach Sicherheitszertifizierung ISO arbeitet. Nur wenn das Rechenzentrum im jeweiligen Rechtsraum angesiedelt ist, kann die Anwendung der Gesetze, insbesondere des Datenschutzes, auch garantiert werden. Integrationsfähigkeit Es sollten Standard-APIs vorhanden sein, die es ermöglichen, die EFSS-Lösung in Backend-, Content-Management-, Collaboration-, ERP- oder Office-Lösungen zu integrieren. Hilfreich sind außerdem Integrationsoptionen in - und Directory-Systeme. Teilender muss Kontrolle behalten Erlischt eine Berechtigung für ein geteiltes Dokument, darf der jeweilige Nutzer nicht mehr darauf zugreifen können. Wird eine Berechtigung hinfällig, weil sie zeitlich befristet war oder vom Teilenden widerrufen wird, muss der anschließende Synchronisationszyklus die betreffende Datei auf allen Endgeräten des jeweiligen Nutzers löschen oder den Zugang zu der Datei auf dem EFSS-Server sperren. Collaboration-Features Effizienter Informationsaustausch EFSS ersetzt keine Collaboration-Lösung, ist aber die Basis für eine Dokumenten- beziehungsweise Datei-basierte Zusammenarbeit, mit dem Unterschied, dass es sich lediglich um das persönliche Laufwerk eines Mitarbeiters handelt und nicht mit einem Teamlaufwerk verglichen werden kann. Eine Versionierung ermöglicht es Anwendern, unterschiedliche Instanzen einer Datei wiederherstellen und bearbeiten zu können. Auch lassen sich Gruppen einfach auswählen oder zusammenstellen, die mit einer Datei versorgt werden sollen. Benutzerfreundlichkeit EFSS-Produkte müssen sicher, aber auch einfach zu bedienen sein. Die Akzeptanz bleibt gering, wenn Nutzer im Unternehmen erst im Umgang mit einem entsprechenden Produkt geschult werden oder bei jeder Verwendung komplizierte Prozeduren durchlaufen müssen. Anwender greifen sonst doch wieder auf unsichere Consumer-Produkte zurück. Plattformunabhängigkeit EFSS-Lösungen sollten unabhängig von den Endgeräten und Betriebssystemen sein, auf denen sie eingesetzt werden. Whitepaper - File Sync and Share 7 8

8 Einfaches und sicheres EFSS mit Brainloop Dox Dateien und Dokumente unter Einhaltung von Compliance-Richtlinien sicher teilen Bei Brainloop Dox handelt es sich um eine sichere, Cloud-basierte EFSS-Lösung, die auf den Einsatz in Unternehmen zugeschnitten ist. Sie wird von Brainloop in einem nach ISO zertifizierten, hochsicheren Rechenzentrum in Deutschland und wahlweise in anderen Ländern betrieben. Ein durchgängiges Sicherheitssystem verhindert den Verlust und Missbrauch unternehmenskritischer Informationen. Die Lösung erfüllt die Compliance- Anforderungen von Unternehmen. Sie ist sehr einfach zu verwenden und integriert sich in Desktops als virtuelles Laufwerk unter Windows und Mac OS. Mobile Clients greifen über lokale Apps auf die zur Verfügung stehenden virtuellen Laufwerke beziehungsweise Ordner in der Cloud zu. Alternativ erfolgt der Zugriff per Webbrowser von einem beliebigen Endgerät. Beim Ablegen einer Datei auf dem Brainloop Dox Laufwerk wird diese sofort automatisch verschlüsselt. Dabei besteht keine Einschränkung hinsichtlich der verwendeten Dateiformate. Zur sicheren und nachvollziehbaren Zusammenarbeit mit anderen Anwendern wird ein Link verschickt, der dem Empfänger nach entsprechender Zwei-Faktor-Authentifizierung einen zeitlich begrenzten Zugriff gewährt. Optional lässt sich auch die den Link begleitende selbst verschlüsseln. Sie wird erst nach einem gesicherten Zugriff auf die Verknüpfung lesbar. Mit Dox bietet Brainloop eine ebenso einfache wie sichere EFSS-Lösung, die den Bedürfnissen von Information- Workern entspricht. Für hoch regulierte Branchen und Unternehmen mit zusätzlichem Bedarf an weitergehenden Collaboration-Funktionen, stellt Brainloop den Secure Dataroom zur Verfügung. Nutzer können heute mit der Lösung: Dateien und Ordner lokal und im Web verwalten Dateien und Ordner zur Zusammenarbeit oder sicheren Zustellung teilen Dateien durch erneutes Hochladen versionieren Dokumentenlinks mit Angabe der Link-Gültigkeit (Zeitraum für den erlaubten Zugriff) oder mit zusätzlicher PIN- Anforderung versenden 5 Tipps für sicheres Filesharing Der Umgang mit digitalen Informationen verändert sich. Mit der Vielzahl mobiler Geräte und flexiblen Arbeitsmodellen steigt das Bedürfnis, Dokumente überall und jederzeit aufrufen, modifizieren und teilen zu können. EFSS-Lösungen bieten eine sichere und komfortable Alternative zu Consumer-orientierten Services und dem Dokumentenaustausch per . Folgender Funktionsumfang sollte gegeben sein: Durchgehende Verschlüsselung der Daten während des Transfers und während der Ablage auf dem Server und den lokalen Clients sowie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung als Zugriffskontrolle Lückenlose Historie der Vorgänge Automatische Versionierung der Dokumente Kein Zugriff auf Unternehmensdaten durch Rechenzentrumsbetreiber, Anbieter und IT-Administratoren (Shielding) Datenspeicherung in sicheren lokalen Rechenzentrum und optional die Möglichkeit zur Datenspeicherung im eigenen Rechenzentrum Brainloop. einfach. sicher. info@brainloop.com Copyright 2016 Brainloop WP Whitepaper - File Sync and Share 8 8