LANDESK Whitepaper. IT-Assetoptimierung. Teil I Die 3 Phasen des Aufbaus von Prozessen zur IT-Assetoptimierung

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1 LANDESK Whitepaper IT-Assetoptimierung Teil I Die 3 Phasen des Aufbaus von Prozessen zur IT-Assetoptimierung

2 Inhalt Die richtigen Daten für IT-Entscheidungsträger... 3 Aufbau von Prozessen zur IT-Assetoptimierung... 3 Datenphase Nr Datenphase Nr Datenphase Nr Schlussfolgerung... 5 Dieses Dokument enthält vertrauliche Informationen und/oder Eigentum von LANDESK Software, Inc. und der angeschlossenen Unternehmen (zusammen LANDESK ), die ohne vorherige schriftliche Genehmigung von LANDESK weder offengelegt noch kopiert werden dürfen. LANDESK behält sich das Recht auf Änderungen dieses Dokuments oder verknüpfter Produktspezifikationen und Beschreibungen jederzeit und ohne vorherige Ankündigung vor. LANDESK lehnt jegliche Garantie und Haftung in Bezug auf die Verwendung dieses Dokuments und der darin enthaltenen Informationen ab und übernimmt keine Verantwortung für Fehler in diesem Dokument. Außerdem macht LANDESK keinerlei Zusagen, den Inhalt dieses Dokuments zu aktualisieren. Die neuesten Produktinformationen finden Sie unter www. LANDESK.com. Copyright 2014, LANDESK. Alle Rechte vorbehalten. LSI /14 AS/BB/MP 2

3 Die richtigen Daten für IT- Entscheidungsträger Vertrauen beschleunigt die Entscheidungsfindung und Prozesse. Das Vertrauen wächst signifikant, wenn die Daten aus mehreren Quellen zusammengetragen werden. Viele Unternehmen verlassen sich heute viel zu sehr auf gescannte Informationen aus Verwaltungs- und Sicherheitssystemen als primäre Datenquelle für die Optimierung von IT-Assets. In einem idealen IT-System würde die Sammlung von Daten zu einem Asset in dem Moment beginnen, in dem das Asset bestellt wird und nicht erst, wenn es durch einen Systemmanagementscan erkannt wird. Die Geschäftsführung sucht nach Wegen, die Kosten und Risiken zu minimieren, während das IT-Management nach Wegen sucht, die betriebliche Effizienz der IT zu verbessern. Hierzu benötigen IT-Abteilungen und die Geschäftsleitung mehr Daten und klarere Daten zu jedem IT- Asset. Dies trifft insbesondere im Hinblick auf Daten zu, mit denen sich verhindern lässt, dass zu viele Softwarelizenzen gekauft werden, nur um die Risiken und Kosten im Zusammenhang mit einem Audit eines Softwareanbieters zu reduzieren. Weitere Kosteneinsparungen lassen sich erreichen, wenn man Assets im Auge behält, die im Unternehmen oft übersehen werden, beispielsweise Drucker, die besser genutzt oder gewartet oder aber ausgemustert werden könnten. Die Einrichtung von Prozessen zur IT-Assetoptimierung umfasst vier Bereiche: 1. Automatische Aggregation und Analyse von Informationen zu Assets aus sämtlichen verfügbaren Ressourcen Daten von Wiederverkäufern, Anbietern und Herstellern 2. Rechtzeitige Weitergabe von IT-Daten in leicht konsumierbarer Form an die verschiedenen Stakeholder 3. Nutzung der Daten zur wirksamen Kontrolle Ihrer Softwareassets und -lizenzen wie auch der Tendenz zu unnötigen Mehrausgaben, um den Risiken von Anbieteraudits zu entgehens 4. Einsicht in den Hardwarelebenszyklus und dessen Verwaltung, unter anderem Barcodescans, Druckerverwaltung, Garantieund Gewährleistungsmanagement und Lebenszykusberichte Die ersten beiden Bereiche Aggregation und Analyse von Daten und Weitergabe derselben an die Stakeholder schaffen die Voraussetzungen für die beiden anderen Bereiche, die sich sich auf die Kontrolle und Verwaltung Ihrer Assetlebenszyklen beziehen. In Teil I dieses zweiteiligen Whitepapers werden wir die drei Phasen des Aufbaus von Prozessen zur Optimierung von IT-Assets vorstellen, damit die richtigen Daten in einem brauchbaren Zustand vorliegen. In Teil II erfahren Sie, wie Sie bei der Anwendung von Prozessen zur IT-Assetoptimierung im Kontext der Assetlebenszyklen vom Lebensanfang, über die Nutzungsphase bis zum Lebensende des Assets Geld und Ressourcen sparen können. Aufbau von Prozessen zur IT- Assetoptimierung Daten sind häufig aussageschwach und nicht sehr nützlich. Es dauert einfach zu lange, Berichte zusammenzustellen, die Daten zu kompilieren und zu sichten und die Gemeinsamkeiten herauszufinden, damit den Adressaten verständliche Berichte vorgelegt werden können. Daten müssen drei verschiedene Phasen durchlaufen, damit sie für die IT- Assetoptimierung geeignet sind: 1. Sammlung oder Aggregation aus den besten Datenquellen 2. Organisation, Präzisierung und Klärung der Daten, damit sie nutzbar sind 3. Darstellung der Daten im Kontext des Entscheidungsträgers oder Prozesses Die Daten, die von Ihrem Systemmanagement-Agent gescannt werden, sind einfach nur Rohdaten und bietet kein vollständiges Bild der einzelnen IT-Assets. Sie benötigen solidere Daten. Wenn es Ihnen ernst damit ist, die bestmöglichen und zuverlässigsten Daten zu erhalten, müssen Sie Informationen aus allen Ressourcen zusammentragen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Wie verfolgen Sie beispielsweise beim Kauf eines neuen Assets z. B. 100 neue Softwarelizenzen, wer die Software und die effektive Lizenz dafür erhält? Wenn Sie keine Prozesse für die IT-Assetoptimierung mit Softwarelizenzverwaltung haben, liegt im Hinblick auf das Zusammentragen der erforderlichen Information ein langer und schwerer Weg vor Ihnen. Ein leistungsfähiges System zur IT- Assetoptimierung verfolgt nicht nur die Software für Sie, es erfasst ferner sämtliche Informationen vom Anbieter über die Software. Gleiches gälte dann auch für neue Hardwareassets wie Drucker. Ihre IT-Assetoptimierung sollte mittels Aggregatoren oder Konnektoren über die Cloud die Verbindung herstellen, um Garantieinformationen vom Hersteller abzurufen. Darüber hinaus sollte es möglich sein, eine Verbindung zu Daten herzustellen, die eine bessere Beschreibung liefern, und zu Lebenszyklusdaten des Produkts, beispielsweise die Anzahl der gedruckten Seiten. Sobald Sie zum Zeitpunkt des Erwerbs sämtliche Informationen zusammengetragen haben, können Sie das Asset in Dienst nehmen und den Lebenszyklus mit aussagekräftigen, robusten Daten beginnen. Diese Daten unterstützen Sie bei der Berichterstattung über Ihre Assets und deren Überwachung über den gesamten Lebenszyklus hinweg. In der Vergangenheit wurde diese Art von Daten nicht erfasst, da die Systeme damals noch nicht durch Cloudcomputing zusammengeschlossen waren. Außerdem werden IT-Mitarbeiter in der Regel wegen ihrer Problemlösungskompetenz eingestellt werden, aber nicht aufgrund ihrer Fähigkeiten, Berichte abzurufen, Kaufinformationen zu erfassen oder den Standort von Assets und deren Leistung zu verfolgen oder ob Assets genutzt werden oder nicht. Für solche Aufgaben scheinen Mitarbeiter in der Buchhaltung besser geeignet zu sein als die IT. 3

4 Datenphase Nr. 1 In dieser Phase aggregieren Sie Daten aus privaten Netzwerken und Public Cloud-Datenquellen. Aus dem privaten Netzwerk müssen Sie folgende Arten von Informationen sammeln: Scans aus Ihrem Verwaltungs- und Sicherheitssystem, in diesem Fall aus Microsoft System Center Barcodescans zur Verfolgung von physischen Assets Benutzerdaten aus Active Directory oder einem anderen LDAP-Verzeichnis Zusätzliche interne Dokumente oder Ressourcen wie Kalkulationstabellen, die in gängige Formate exportiert werden können Aus der Public Cloud sollten Sie Folgendes zusammentragen: Kaufinformationen vom Wiederverkäufer, z. B. Auftragsformulare und Bestellungen mit Preisangaben Lizenzinformationen des Anbieters Herstellergarantie und detaillierte Produktinformationen Zusätzliche Inhalte oder Daten, die über die Jahre hinweg von IT- Systemmanagement-Anbietern wie LANDESK gesammelt wurden Datenphase Nr. 2 In der zweiten Phase liefern Ihnen viele der wichtigen Datenanalyseprozesse verwertbare Daten. Egal wie umfangreich Ihre Daten sind wenn sie nicht auf logische Weise gespeichert sind, ergeben sie für die Adressaten Ihrer Berichte keinen Sinn. Die Konsistenz der Daten mit vergleichbaren Zahlen und Informationen muss gegeben sein. Sie müssen außerdem für Ihr Unternehmen und am Ort Ihrer Geschäftstätigkeit relevant sein. Die Prozesse in dieser Phase stellen sicher, dass Daten vereinfacht, organisiert und in klaren Form vorliegen. Diese Prozesse sind folgende: Normalisierung: Reduzierung der Redundanzen, z. B. der Anzahl der Namen oder Titel, die zur Beschreibung ähnlicher Assets verwendet werden Standardisierung: Sicherstellen, dass in gleichen Feldern die gleichen Daten erscheinen Datenzuordnung: Verwendung von Regeln für die Zuordnung von Daten zu Standorten oder Prozessen, die vergleichbaren Unternehmen gemein oder spezifisch für Ihr Unternehmen sind Berechnungen: Durchführung von Berechnungen, die in anderen Prozessen zur Anwendung kommen, oder dazu dienen, Informationen in einer mehr visuell orientierten Form darzustellen (z. B. in Diagrammen oder Tabellen) Cloud Daten Hersteller LANDESK Anbieter Reseller Barcodes Die automatische Ausführung dieser Datenanalyseprozesse bietet den Vorteil, dass die Daten den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechend gestaltet und den Adressaten dann in vielerlei unterschiedlichen Formen präsentiert werden können. Private Daten Importe SNMP AD SCCM Datenanalyse Normalisierung Standardisierung Datenzuordnung Berechnungen IT-Direktoren IT-Supportmitarbeiter & IT-Administratoren Der Nutzen all dieser Daten besteht darin, dass Sie Ihre Entscheidungen mit mehr Zuversicht treffen, da Sie Daten zur Hand haben, die tagtäglich bessere und schnellere Entscheidungen und Prozesse möglich machen. 4

5 Datenphase Nr. 3 In der dritte Phase dreht sich alles darum, wie Sie die Informationen im Kontext des Entscheidungsträgers präsentieren. Jeder Stakeholder in Ihrem Unternehmen benötigt mehr Daten. Die beste Strategie besteht darin, die Stakeholder zu interviewen, um die Arten von Fragen zu ermitteln, die sie haben, und welche Arten von Daten sie benötigen. Aufbauend auf dem genauen Verständnis ihrer Bedürfnisse können Sie benutzerdefinierte Berichte erstellen oder Tools zur Verfügung stellen, auf die sie an jedem Ort über mobile Geräte zugreifen können. Zumeist werden Sie feststellen, das diese drei wichtigen Stakeholder Folgendes sehen wollen: 1. Geschäftsleitung und Führungskräfte sind auf einen aktiven Feed von visuellen Informationen angewiesen, denn so können sie mit der Zuversicht in jede Besprechung gehen, dass sie jederzeit Antworten auf das haben, was in ihrem Unternehmen geschieht. 2. IT-Direktoren und -Leiter benötigen detaillierte Informationen zu IT-Assets, zu Schwachstellen, die für Audits relevant sind, sowie Budgetinformationen für Verhandlungen über Assets, den Einkauf oder die Ausmusterung von Assets. 3. IT-Supportmitarbeiter und -Administratoren benötigen Daten zu einzelnen Assets, damit sie wissen, welche Softwareversionen installiert sind, welche Lizenzen genutzt oder nicht genutzt werden und wie es um den Status und die Wartung der Hardware bestellt ist. Da in Managementkreisen immer mehr mobile Geräte zum Einsatz kommen, wächst die Erwartung, dass es dafür dann natürlich auch eine App gibt bzw. eine Möglichkeit, aktive IT-Daten in visuellen Formaten auf mobilen Geräten oder mit einem Browser darzustellen. Wenn dann auf der Vorstandsetage das Gespräch darauf kommt, ist es mit entsprechenden Executive-Apps leichter, den Fortschritt zu sehen, den Wert der IT zu verstehen und zusätzliche IT-Investitionen zu rechtfertigen. Wenn sich das IT-Management ein klareres Bild davon machen kann, wie in seiner Umgebung Software und Hardware eingesetzt werden, kann es bessere Entscheidungen im Hinblick auf Kosteneinsparungen treffen und die IT-Umgebungen besser kontrollieren. Mit vertrauenswürdige Informationen zur rechten Zeit können Sie in Ihrem Unternehmen Folgendes erreichen: Zeiteinsparungen: Das Durchforsten und manuelle Extrahieren oder Übertragen von Daten in Kalkulationstabellen verschlingt viel Zeit und macht keinen Gebrauch von den primären Kompetenzen der IT. Geldeinsparungen: Der Erwerb von überschüssigen Lizenzen als Sicherheit, nicht oder zu selten genutzte Hardware, nicht genehmigte Anschaffungen und Preisverhandlungen mit Anbietern können Ihrem IT-Budget stark zusetzen. Schutz vor Reputationsverlusten Strafen, Bußgelder und schlechte Compliance-Noten können bleibende Spuren in Ihrer IT-Abteilung hinterlassen. Schlussfolgerung Der Aufbau und die Verfeinerung der Datenbestände in allen drei Phasen legt den Grundstein für alle Ihre Bedürfnisse im Hinblick auf die IT-Assetoptimierung. Durch die Fokussierung auf die vier Bereiche der Assetoptimierung Cloud-Aggregation, kontextbezogene Freigabe für Stakeholder, Softwarelizenzkontrolle und Verwaltung von Hardwareassets gewinnen Sie das Vertrauen, das Unternehmen voranzubringen. In Teil II des Whitepapers Anwendung der IT-Assetoptimierung auf die drei Phasen der Assetlebenszyklen werden die zusätzlichen Vorteile für das Lifecycle Management sowohl von Software als auch von Hardware erörtert. 5