TRF The Rotary Foundation

Transkript

1 TRF The Rotary Foundation

2 TRF The Rotary Foundation Herzlich Willkommen Zum Foundation Seminar Distrikt 1830 am 8.Oktober 2016 im Parkhotel Stuttgart Messe-Airport Leinfelden-Echterdingen Dieter Berg, DRFC-Chair D 1830

3 Regional Rotary Foundation Coordinator RRFC Die Aufgaben dieser Funktion sind: Unterstützung und Optimierung der Arbeit mit der Foundation Begleitung von Foundation Projekten grösseren Umfangs (z.b. BMZ) Entwicklung des APF Informationen und Unterstützung des Polio- Projektes Neueste Informationen zu DGs und GGs

4 Regional Rotary Foundation Coordinator RRFC Hilfestellung bei Seminaren und PETS und Konferenzen Für Deutschland hat diese Funktion PDG Hans- Jürgen Leuchs (D 1860) Er stützt sich auf mehrere Assistants, zuständig für die Distrikte 1830,1860 und 1930 PDG Klaus P.E.Richter

5 Regional Rotary Foundation Coordinator RRFC Information am Rande: Diese Funktionen werden nach Zonen geordnet. Deutschland ist unglücklicherweise auf zwei Zonen verteilt: 1800, 1810, 1820,1850,1860, 1870, 1880, 1890, 1900,1940, 1950 gehören zu Zone , 1841, 1842, 1930 gehören zu Zone 19 (Auswirkung bei GETS und Instituten)

6 Regional Rotary Foundation Coordinator RRFC Besondere Schwerpunkte: Unterstützung der Foundation durch EREY, Polio und APF (Verfassung) 100 Jahre Foundation..ATLANTA!!! Briefmarke für Polio DIE FOUNDATION IST DAS TRAGENDE ELEMENT ROTARISCHER INTERNATIONALER PROJEKTE

7 TRF The Rotary Foundation Die Motivation Unsere Stiftung, Die Stiftung der internationalen Gemeinschaft der Rotarier Unserer solidarischer Spendenpool Die TRF ist so stark, wie wir sie machen. (APF) Unsere Projekte dienen der Weltgemeinschaft. Träger der geförderten Hauptziele/-projekte: Frieden und Konfliktvermeidung/-lösung, Krankheitsvorsorge und behandlung, Wasser und Hygiene, Gesundheit von Mutter und Kind, Elementarbildung, Lesen und Schreiben, Wirtschafts- und Kommunalentwicklung In aktiver Partnerschaft zwischen den Clubs, den Distrikten und der Foundation In gemeinsamer Verantwortung der Rotarier

8 Die Zusammenhänge

9 SHARE SYSTEM Unterteilt Annual Fund-Spenden in: 50% District Designated Fund (DDF) 45% World Fund 5% Administrative Unterstützung 3-Jahres-Investitionszyklus Verwandelt Spenden in Grants Lässt Clubs mitbestimmen, wie Distriktspenden genutzt werden

10 WER IST AN DER PLANUNG BETEILIGT? Governor Governor elect Vorsitzender des Distrikt- Foundation-Ausschusses Vorsitzender des Distrikt-Foundation- Unterausschusses

11 E R E Y EVERY ROTARIAN EVERY YEAR 100 $ / 80

12 Annual Program Fund APF Der APF wird jährlich aus den Spenden der Rotarier in diesen Fond gespeist ( ca 130 Mio $ / Jahr) Danach Anlage auf drei Jahre, Erträge u.a. für die Administration Nach drei Jahren 1:1 Ausschüttung der gespendeten Mittel zur Förderung von Projekten Nach SHARE 50/50 an DDF und World Fund DDF Mittel sind zur direkten Verfügung der Distrikte Aus dem World Fund bedient die TRF die eingereichten Projekte nach den Regeln der Aufstockung

13 APF -Beiträge (Vergleichszeitraum jeweils ) Distrikt Mitglieder * T T T T T Summe * gemäß Stand für Mitgliederbeitragseinzug aus ROCAS

14 Permanent Fund PF Der Permanent Fund dient unabhängig vom APF als Rücklagen- und Sicherungs- Fund zur langfristigen Absicherung der Programme der TRF (z.zt. ca 200 Mio $) Er lebt von Spenden und Zustiftungen und ist das eigentliche Stiftungskapital. Seine Erträge dienen den Programmen, wo die Programmfunds nicht ausreichen. Seine Substanz soll erhalten bleiben und wachsen.

15 TRF Finanzdaten zum (Thousands of US $) THE ROTARY FOUNDATION OF ROTARY INTERNATIONAL STATEMENT OF ACTIVITIES SUMMARY For Budget Year Ended 30 June 2016 REVENUES Annual Fund - SHARE 129,000 Annual Fund - AoF 1,000 Grant Cash and GG Term Gift 16,200 PolioPlus Fund 97,000 Endowment Fund 21,500 Other Funds 5,700 Total contributions 270,400 Net investment return 43,609 Grants and other income net 2,269 Total revenues 316,278

16 TRF Finanzdaten zum EXPENSES Program Awards Global grants 71,726 Packaged grants 422 District grants 30,365 Rotary Peace Centers 5,098 PolioPlus program 115,900 Other programs 4,700 Total program awards 228,211 Program Operations Rotary grants 22,902 PolioPlus program 3,083 Other programs (DAF) 25 Total program operations 26,010 Total program awards and operations 254,221

17 TRF Finanzdaten zum Operating Expenses Fund development 19,045 General administration 5,790 Total operating expenses 24,835 Total expenses 279,056 Change in net assets 37,222

18 District Grants im Distrikt 1830 für Club Projekt Umfang Betrag beantr. Genehmigt 16/17 Bad Mergentheim Unterstützung Dyskalkuliestützpunktschulen Böblingen-Schönbuch 450 -Job / 3 Jahre / für UMAs Freudenstadt Eigensinn Göppingen Verschämte Armut Heidenheim-Giengen Kurs- und Gruppenraum Kinderschutzb Horb-Oberer Neckar Historischer Lehrpfad (Teil 3) Ludwigsburg (1) Schulausstattung / Renovierung Paraguay Ludwigsburg (2) Sprachförderung für Flüchtlingskinder PF-Schwarzwald Vesperkirche Reutlingen-Tübingen-Süd Stark wie Zwei - Nachsorge für Frühchen

19 District Grants im D 1830 für Schorndorf Schwäbisch Hall Nähmaschine für "Zauberfaden" Deutsch + Berufspraktikum Flüchtlinge Stuttgart-Filder Ausstattung Zahnarztpraxis Ladakh, Indien Stuttgart- Rosenstein Deutschkurse Flüchtlingskinder Waiblingen Stiftung LebensZeit Zw.-Summe Unvorhergehenes 20% DDF Zw.-Summe Distrikt Admin 3% aus , Summe

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28 Finanzierungsmodell Jährlicher Programmfonds 50% 50% SHARE Von Distrikten kontrolliert Vom Kuratorium kontrolliert District Designated Fund * World Fund Sonstige (Cash, DAF, Permanent Fund) 50% (max) 50% (min) District Grants Global Grants (World Fund Zuschuss zu DDF/Barmitteln)

29 SHARE SYSTEM Ab 1. Juli 2015 District Designated Funds (DDF) $1.000 Spende World Fund $500 $500 World reserviert Fund Bis zu $250 für District Grants 1:1 Zuwendung aus World Fund an DDF für Global Grants Mit DDF- und World Fund-Mitteln können zudem PolioPlus und die Rotary Peace Centers unterstützt werden Keine DDF-Mittel enthalten, die aus Endowment Fund-SHARE-Erträgen generiert wurden. Ungenutzte DDF-Mittel werden ins nächste Jahr übertragen. 5% der Spenden sind reserviert für Betriebskosten, sollten Investitionserträge nicht ausreichen.

30 Planungshilfe GG Planungshilfe Distrikt / Global Grant Mittelherkunft Betrag TRF Match Summe Club Club Club Host Distrikt Distrikt Distrikt Host Sponsor Sponsor

31 Leitlinien Grundregeln und Zeitplan zur Planung und Beantragung von Grant-Projekten im Distrikt Grundlagen Im Distrikt 1830 wurde beschlossen, sowohl District Grants als auch Global Grants zu bearbeiten. Für District Grants werden bis auf Weiteres 50% der DDF-Mittel bereitgestellt (Blockantrag). Die Aufteilung erfolgt in Verantwortung des Distrikts auf die eingereichten Projekte. Die zweiten 50% stehen für Global Grants zur Verfügung. Ebenfalls beschlossen wurde für den Distrikt 1830, dass sich jeder Club zu qualifizieren hat, der DDF-Mittel in Anspruch nehmen will (MOU Club-Qualifizierung). 2. District Grants (DG) Mit DG werden mittelgroße Projekte (bis ca. 15T $, in Ausnahmefällen auch darüber) gefördert, die von einem Club und evtl. mit anderen Partnern abgewickelt werden. Die Zielgebiete sind regional und international; ein rotarischer internationaler Partner ist möglich, aber nicht zwingend erforderlich. Bei internationalen DG kann der

32 Leitlinien Grundregeln und Zeitplan zur Planung und Beantragung von Grant-Projekten im Distrikt 1830 Partner vor Ort eine verlässliche Person, eine Kommune oder eine andere gemeinnützige Einrichtung sein. Die allgemeinen Regeln rotarischer Aktivitäten sind einzuhalten. Die Laufzeit eines DG soll in etwa das rotarische Jahr sein, kleine Überziehungen von wenigen Monaten ins neue rotarische Jahr werden toleriert. Eine Orientierung an den Schwerpunktbereichen von TRF ist hilfreich, aber nicht notwendig. 2.1 Beantragung / Antragsformular / Fristen Zum Ende des laufenden rotarischen Jahres können Anträge für das folgende rotarische Jahr gestellt werden. Gleichzeitig mit dem Grant-Antrag muss der Antrag zur Club-Qualifizierung eingereicht werden.

33 Leitlinien Grundregeln und Zeitplan zur Planung und Beantragung von Grant-Projekten im Distrikt 1830 Die Anträge müssen jeweils bis zum 31. Juli vorliegen. Werden mehr Mittel beantragt als zur Verfügung stehen, erfolgt eine proportionale Kürzung oder eine Deckelung oder eine Kombination aus beidem. Die endgültige Verteilung der Förderung wird im Foundation-Komitee entschieden und wird beim Foundation-Seminar im Oktober vorgestellt und erläutert. Die Förderung durch den Distrikt liegt zwischen und max und darf höchstens 50% der Projektsumme betragen.

34 Leitlinien Grundregeln und Zeitplan zur Planung und Beantragung von Grant-Projekten im Distrikt 1830 Die Schlussberichte sollen bis des jeweiligen Kalenderjahres vorliegen. Abschlussberichte müssen im Original an die zentrale Dokumentationsstelle im Distrikt (Sekretariat Marion Hauser) eingereicht werden (einseitiger Ausdruck, nicht getackert). Abschlussberichte per sind nicht ausreichend. 2.4 Audit-Verfahren Alle Schlussberichte werden von einem distrikt-internen Audit-Team geprüft. Gegebenenfalls muss der Club weitere Angaben liefern, bis alle Informationen vorliegen, die einer ordnungsgemäßen Abwicklung entsprechen. Danach wird der Schlussbericht des Distrikts erstellt.

35 Leitlinien Grundregeln und Zeitplan zur Planung und Beantragung von Grant-Projekten im Distrikt Aufschlag auf Clubbeiträge TRF belegt alle Clubbeiträge automatisch mit einem 5%-Aufschlag als Bearbeitungsgebühr für die Überweisung aufs Projektbankkonto. Im online-antrag erscheint dieser Aufschlag unter Zusätzliche Beiträge (siehe auch *HINWEIS). Es empfiehlt sich, die Auszahlung der Mittel auf das Projektbankkonto nicht über TRF, sondern über RDG abzuwickeln. Dann entfällt der Aufschlag. Der Hostclub muss aber den Eingang der Mittel auf dem Projektbankkonto mittels Bankbeleg an TRF melden. Danach wird der Aufschlag im online-system auf Null gesetzt. Die deutschen Clubs müssen bei RDG nur die Gebühr der Auslandsüberweisung übernehmen.

36 MOU Memorandum of Understanding MOU ist die Grundlage für die Zusammenarbeit im FVP zwischen TRF und den Distrikten bzw. den Clubs.Es gliedert sich in folgende Teilpunkte: Qualifizierung Verantwortung der Amtsträger Separates TRF-Konto Sicherstellung der Finanzverwaltung Eigene Verantwortung für Projektmanagement Dokumentation Berichterstattung Verhalten bei inkorrekter Verwendung von Grant- Geldern

37 Qualifizierung im Einzelnen Für den Distrikt: Distrikt-Memorandum Abwicklungskonto (RDG) Zeichnungsberechtigung Auditverfahren (intern/extern) Bildung von DRFC - Unterkommittees z.b. Grants, Fundraising, Polio etc. Zusatzvereinbarung mit RDG Für die Clubs (Global Grants): Club-Memorandum Abwicklungskonto/Zeichnungsberechtigung Zeichnungsberechtigte Foundationbeauftragter Projektmanagement/ Projektteam ( 3 Personen) Berichterstattung Dokumentation

38 Distriktstrategie 1830 Beantragung des vollen DDF Betrags mit dem Ziel: Förderung von Distrikt und Global Grants Auch wenn Distrikt Grants durch TRF nicht aufgestockt werden, bieten Sie ausreichend Spielraum, bestehende Aktivitäten nicht gleich abzublocken. Sie bieten neue Flexibilität in der Zusammenarbeit. Es ist unsere Empfehlung, dass sich Clubs generell qualifizieren, wenn sie Grants beantragen, auch wenn das für Distrikt Grants nicht zwingend erforderlich ist. Foundationbeauftragte sollten mehrjährig im Amt sein. Voraussichtlicher DDF Betrag für 2016/17: ca T$ d.h. für Distrikt/ Global Grants ca. 58 T$

39 DG Blockabwicklung Die Mittel für DGs werden als strukturierter Block beantragt Planung und Aufteilung erfolgt im Distrikt Mittelfluss erfolgt über Clubkonten bei der RDG Projektsteuerung, Abwicklung und Reporting muss im Distrikt mit den Clubs organisiert werden Formulare und Leitlinien Audit-Team Sekretariat als Knotenstelle

40 Ablauf DG Qualifizierter Distrikt reicht Antrag ein TRF Rotary Clubs dem Auftrag entsprechend Block Grant DDF Qualifizierter Distrikt Einzelpersonen Auswirkung Mittelauszahlung mit Rotary verbundene Einheiten Kooperative Organisationen/ NGOs Lokale und globale Gemeinschaften

41 Ablauf GG Qualifizierter Club oder Distrikt reicht Antrag ein TRF Award Club- oder Distrikt- Grant Global Grant World Fund Zuschuss zu DDF/Bar Award Packaged Grant ( Paket Konzentrationsbereich Qualifizierter Club oder Distrikt Auswirkung Globale Gemeinschaften

42 Zusammenarbeit mit RDG Die RDG (Rotary Deutschland Gemeindienst e.v.) arbeitet für uns als Agent der Foundation in der Abwicklung der Projekte Unsere Spenden an Rotary unterliegen dem deutschen Steuerrecht, das die RDG als e.v. für uns wahrnimmt Nur über die Zwischenschaltung der RDG sind überhaupt Spendenbescheinigungen möglich Dafür ist eine stichhaltige Dokumentation des Zahlungsverkehrs und der Mittelverwendung nötig. Diesen Aufwand könnten selbst Clubs mit Hilfeverein kaum leisten, insbesondere international.

43 Der Distrikt Grant Einfach, flexibel, innovativ Regionale und internationale Zielsetzung Bildungsprojekte und humanitäre Projekte und Aktivitäten in Übereinstimmung mit dem Auftrag Kleinere Aktionen und Projekte Projektgrösse unter 30 T$ Lokale Entscheidungsfindung unter weiter gefassten Richtlinien Richtlinie: allgemeine Regeln der TRF

44 Berichterstattung und Dokumentation Gedacht ist an folgende Struktur: Der Schlussbericht für einen Grant ( hier speziell DG) ist das Deckblatt einer Doku Akte, die alle Vorgänge enthält: Art des Grants /Antrag Projektbeschreibung Finanzierung Verantwortlicher Ansprechpartner Termine Berichte Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung(amerikanisches Journal) samt aller Belege/Bankbestätigungen Zentrale Erfassung

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