Dank IBM: Angestellte bei Finkbeiner bleiben flüssig

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1 Seite 1 von 7 Getränkegroßhändler Finkbeiner fährt bestens mit flexiblem Lohnsystem IBM Personal-Abrechnung Dank IBM: Angestellte bei Finkbeiner bleiben flüssig Verdursten muß in Deutschlands Süden zwischen Isny und Augsburg niemand: Dafür sorgt der Getränkegroßhändler Finkbeiner mit seinen 250 Mitarbeitern. Ein kompliziertes Entlohnungssystem auf Provisionsbasis wird mit IBM Personal-Abrechnung ganz einfach verwirklicht: Und trägt so mit zum Erfolg bei, von dem Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen profitieren. Von frühmorgens um vier Uhr bis spätabends um halb elf Uhr herrscht auf dem Gelände und in den Lagerhallen von Finkbeiner in Langenau ein Kommen und Gehen: LKWs mit Leergut fahren auf den Hof, andere - bis oben hin beladen mit Kisten voll Mineralwasser, Bier, Saft, Wein, Spirituosen - gehen auf Tour, um eine der derzeit 75 Filialen zu beliefern. In mehreren Schichten sind die Fahrer unterwegs, wobei jede Minute von Beginn der Schicht an registriert und bezahlt wird. Ein ausgeklügeltes Provisionssystem trägt wesentlich zur Motivation der Mitarbeiter und somit zum Erfolg von Finkbeiner bei. Seit dem 1. Januar dieses Jahres sorgt die flexible IBM Personal-Abrechnung dafür, daß die Lohnbuchhaltung zügig im eigenen Haus abgewickelt werden kann. Unsere Grundanforderung war, bei der Lohnabrechnung schneller zu werden und flexibler reagieren zu können, erklärt (Vorname) Finkbeiner- Buck die Entscheidung. Früher wurde die Personalabrechnung über ein externes Rechenzentrum abgewickelt.

2 Seite 2 von 7 Gabi Finkbeiner-Buck, die das traditionelle Familienunternehmen Finkbeiner Getränke-Logistik zusammen mit Eltern, Schwester und Bruder leitet, kennt sich sowohl in der fachlichen Seite im Personalbereich aus, als auch im EDV-Umfeld - in Betrieben dieser Größenordnung durchaus üblich. Um ihrer kritischen Prüfung standzuhalten, wird von der Personalsoftware einiges erwartet: Ein absolutes Muß waren die historische Datenspeicherung und das Bescheinigungswesen, präzisiert Finkbeiner-Buck und nennt damit auch gleich die Funktionalitäten, in denen sich die IBM-Software besonders auszeichnet. Durch die historische Datenspeicherung können Rückrechnungen auf frühere Monate automatisch getätigt werden, die aufgrund anderer gesetzlicher Gegebenheiten nötig werden. Mit dem Berichtemanager, der mit dem neuen Release 2.6 _ funktional erweitert worden ist, kann der Getränkelogistiker Auswertungen, die bisher mühsam durch eine Übertragung der Daten in Excel-Tabellen von Hand gemacht wurden, quasi per Mausklick erstellen. Mit Bescheinigungswesen viel Arbeit sparen Das Bescheinigungswesen ist eine Funktion, der heutzutage eine immer größere Bedeutung zukommt, nachdem der Gesetzgeber den Unternehmen und damit den Personalabteilungen mehr Arbeit aufbürdet: ob Arbeitsbescheinigung, Verdienstbescheinigungen zum Antrag auf Wohngeld oder die Einkommenserklärung für den sozialen Wohnungsbau - alle mußte Finkbeiner manuell erstellen. Etwa 20 offizielle Bescheinigungen gibt es zur Zeit, erklärt Gerhard Häge, Geschäftsführender Gesellschafter des lokalen IBM-Partners Soft Consult, die bei Finkbeiner die Beratung, Installation und Schulung der IBM Personal-Abrechnung durchgeführt hat. Viele der Bescheinigungen machen eine Menge Arbeit: Der Mitarbeiter kommt mit dem Formular, man muß jedes Mal an die Personalakte, die verschiedenen Daten zusammensuchen, ins Formular übertragen und absegnen lassen. Jetzt unterstützt die Software das Erstellen der Bescheinigungen durchgängig. Die Client-Server-Funktionalität macht es möglich: Auf dem Client liegt das offizielle elektronische Formular der Ämter und Behörden, vor. Der Bescheinigungsmanager der IBM Personal-Abrechnung holt sich _ die entsprechenden Personal- und Lohndaten aus der AS/400-Datenbank,

3 Seite 3 von 7 überträgt sie in das Formular. Das Dokument wird ergänzt, ausgedruckt, unterschrieben und fertig ist die Bescheinigung. Das spart viel Arbeit - und das war genau das, was wir wollten, so Häge. Seit 1989 besteht die Zusammenarbeit mit dem IBM-Partner Soft Consult, der damals die AS/400 eingeführt hat. Wir waren hier im Bereich Ulm mit bei den ersten, die eine AS/400 im Einsatz hatten, erinnert sich (Vorname) Finkbeiner-Buck. Seitdem ist sie ein absoluter Anhänger der AS/400. Die hohe Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit, die einfache Handhabung und die leichte Steuerbarkeit bedeuten für sie enorme Vorteile: Ich gehe auch drei Wochen in Urlaub, ohne daß ich Angst vor Problemen mit der AS/400 haben muß. Sie sieht hier den Unterschied zu dem NT-Netzwerk, das mit Client-Access über Token Ring - und in Zukunft parallel dazu auch über Ethernet - an die AS/400 angebunden ist. Man kommt ohne PCs an der AS/400 ja nicht mehr aus, meint die gelernte Betriebswirtin dazu. Derzeit gibt es 30 PCs, aber sie möchte die 25 Terminals nicht missen, die in der Finanzbuchhaltung ausschließlich eingesetzt werden. Im Personalwesen gibt es ergänzend dazu integrierte PC-Arbeitsplätze, an denen dann ab Juni zusammen mit dem Bescheinigungswesen auch die Desktop-Integration eingeführt und genutzt werden soll. Die Möglichkeiten der AS/400 weiß auch Gerhard Häge von Soft Consult zu schätzen: Seit Beginn an nutzt er den Remote-Zugriff, um sich in kritischen Situationen beim Kunden auf den Rechner einzuwählen und direkt in der Abrechnung den Fehler zu beheben. So gefällt Finkbeiner- Buck am Partnerkonzept der IBM auch besonders das technische Know- How und die Schnelligkeit der Partner, Eigenschaften, die die am selben Ort ansässige Soft Consult auszeichnen. Sowohl Herr Häge als auch seine Mitarbeiter reagieren schnell, stehen bei akuten Problemen sofort Gewehr bei Fuß, lobt sie. Variables Lohnsystem einfach und zeitnah abrechnen Und eine zügige Problembehandlung ist notwendig, wenn der Lohn eben am dritten des Monats beim Mitarbeiter auf dem Konto sein muß. Hier ist das variable Entlohnungssystem mit einer ausgefeilten Steuerung der

4 Seite 4 von 7 Lohnscheine eine Besonderheit von Finkbeiner, die mit zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. Nahezu alle Mitarbeiter arbeiten auf Basis des Stundenlohns, die Arbeitszeiten werden in flexiblen Stundenkonten monats- oder jahresweise geführt. Dadurch sind individuelle Vereinbarungen möglich, bei denen sehr stark auf die Bedürfnisse der Beschäftigten eingegangen werden kann. Was besonders für Frauen mit Familie interessant ist: Eine 3- oder 4-Tage-Woche ist ebenso möglich wie die Aufteilung der Arbeit in Frühschicht von 6 bis 11 Uhr und Spätschicht von 16 bis 20 Uhr. Wir versuchen, mit relativ einfachen Modellen einen besonderen Charakter einzubringen, erklärt die gelernte Betriebswirtin die Firmenphilosophie. Daß das gelingt, zeigt sich an der niedrigen Fluktuation: Viele Mitarbeiter sind schon länger als 10 oder 15 Jahre im Betrieb, heute durchaus nicht mehr die Regel. Was sich wiederum beim Weihnachtsgeld auszahlt, das bei längerer Betriebszugehörigkeit entsprechend höher ausfällt. Daneben bekommen die Filial-Mitarbeiter in den Filialen ihren variablen Lohn aufgrund des in ihrem Getränkeshop erwirtschafteten Umsatzes. Das hat zur Folge, daß der Mitarbeiter, ein entscheidendes Interesse daran hat, daß der Umsatz stimmt. Allerdings konnte die erwirtschaftete Provision der einzelnen Mitarbeiter durch die Rechenzentrumslösung bisher nur mit Verzögerung berücksichtigt werden. Erst der Einsatz der IBM-Software in der eigenen Personalabteilung macht heute eine zeitnahe Abrechnung möglich. Neuinstallation in nur zwei Monaten Die Entscheidung für die IBM Personal-Abrechnung fiel im Spätsommer letzten Jahres. Danach wurde das Programm installiert, die Mitarbeiter geschult und nach zwei Monaten konnten die ersten Lohnabrechnungen durchgeführt werden, im November und Dezember liefen sie bereits parallel zur Abrechnung im externen Rechenzentrum. Wie geplant wurde zum 1. Januar komplett umgestellt. Dabei ist die reine Implementierungszeit von zwei Monaten um so erstaunlicher, da es sich nicht um einen Versionswechsel handelte, sondern vollständig neuinstalliert wurde. Das bedeutete, daß die Personalabteilung, die nur aus eineinhalb Arbeitskräften besteht, neben ihrem normalen Tagesgeschäft das neue Personalsystem aufbauen mußte. Die Mühen haben sich schließlich für alle Mitarbeiter gelohnt: Zum einen wird die Personalabteilung durch eine automatische Übernahme von Daten entlastet, die früher neu errechnet und manuell eingegeben werden mußten, zum anderen fließt der Filialumsatz bei den Angestellten in den Shops bereits in die nächste Lohnabrechnung ein. Durch die Filialanbindung, die sehr früh EDV-technisch erfolgt ist, gehen Bestellungen aus den Märkten direkt an die Zentrale und maschinell weiter bis zum Verladen des Fahrzeugs. Ebenso läuft es mit allen anderen Verkaufsdaten, mit Aufträgen und Nachrichten, die über PC- Kassen in den Märkten erfaßt werden und nachts elektronisch von der Zentrale abgeholt werden. Im Gegenzug werden beispielsweise neue

5 Seite 5 von 7 Preise gesendet. Der Vorteil: Wenn am zweiten jeden Monats für den Vormonat die Umsätze der einzelnen Filialen errechnet werden, braucht man die gesammelten Daten nur von der AS/400 abzugreifen - und mit einem Knopfdruck erhält jeder Mitarbeiter anschließend seine variable Entlohnung. Darin sind spezielle Gehaltsanteile bereits berücksichtigt, die auch steuerfrei verrechnet werden. Wie zum Beispiel Mankoprovisionen: das bekommen diejenigen Mitarbeiter, die für die Kasse _verantwortlich sind, wenn die Kasse stimmt. Mit einem Tastenbefehl werden alle Daten und Parameter berücksichtigt - und in kürzester Zeit sind ohne Rechenfehler die individuellen Lohnabrechnungen erstellt. Da Finkbeiner sich nicht auf erreichten Erfolgen ausruht, plant man den Einsatz von mobilen Datenerfassungsgeräten in der Kommissionierung und der Warenan- und -abnahme. Ein technischer Fortschritt wäre auch, Lieferantenbestellungen und -rechnungen komplett elektronisch abzuwickeln, wie es bei den eigenen Filialen schon der Fall ist. Finkbeiner hat auf jeden Fall noch viel vor: Das Potential, noch weiterzuwachsen, ist für die nächsten 10 bis 15 Jahre vorhanden, ist sich Finkbeiner-Buck sicher. Dabei will sich der Getränkegroßhändler noch stärker auf die eigenen Märkte konzentrieren, mit denen schon jetzt weit über 70 Prozent des Geschäfts gemacht wird. Und Finkbeiner ist bereits kräftig am expandieren: Im letzten Jahr wurde im Schnitt alle drei bis vier Wochen ein neuer Markt eröffnet, wobei sich weniger die Anzahl als die Größe der Märkte verändert hat. In Ortschaften, wo früher ein Markt mit 200 m 2 stand, ist eben jetzt einer mit 800 oder 1000 m 2. Mit IBM Personal-Abrechnung auf dem aktuellsten Stand der _Software-Technologie Das ist ein qualitatives Wachstum, das sich auch im Umsatz bemerkbar macht. Eine solche Expansion ist allerdings nur möglich mit einem starken Controlling, der neuesten technischen Ausrüstung, wie RISC-Maschinen auch in den Filialen, und mit einer leistungsfähigen Personalabrechnung. Durch die neuen - und sich laufend ändernden - Gesetze rund um die zur Zeit voll meldepflichtigen 630-Mark-Jobs kommt durch An- und Abmeldung viel Arbeit auf die Personalabteilungen zu. Die wachsende

6 Seite 6 von 7 Zahl der Mitarbeiter, darunter viele 630-DM-Kräfte, die als Aushilfen vor Ort Kisten stapeln oder als Werbedamen den Ausschank machen, erhöhen den Aufwand beträchtlich. Als angelernte Lohnbuchhalterin ist Finkbeiner-Buck denn auch froh, mit der IBM Personal-Abrechnung eine Grundlage für zukünftige Entwicklungen gelegt zu haben, mit der Neuerungen sehr zügig umgesetzt werden können. Ihre Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem beweist der Getränkelogistiker auch im Anwenderkreis der IBM, wo man bereit ist, neue Software zu testen oder mitzuentwickeln. Wir sind mit der IBM Personal-Abrechnung auf dem aktuellsten Stand der Software- Technologie und werden mit Sicherheit auch in Zukunft den Anschluß nicht verlieren, so lautet zu Recht und mit Stolz der Ausblick von (Vorname) Finkbeiner-Buck. Prosit, auf Finkbeiner und IBM!

7 Seite 7 von 7 Ulmer Fink löscht jeden Durst In der Garage hat alles angefangen, vor 35 Jahren, entstanden aus einem kleinen Heimdienst mit einem Fahrzeug: _Finkbeiner Getränke-Logistik in Langenau, die zur Zeit mit 250 Mitarbeitern 75 Filialen im süddeutschen Raum betreibt. Von Ulm über Augsburg bis Isny sorgt Finkbeiner mit einem riesigen Sortiment von über 1000 Artikeln dafür, daß sich die Kunden fast drei Jahre lang jeden Abend ein anderes der allein 80 Biersorten, 80 bis 90 Mineralwässer, 54 verschiedenen Säfte und diversen Sorten Wein, Sekt und Spirituosen zu Gemüte führen können. Darunter sind über 20 Eigenmarken, vom Bier über Apfelsaft bis zum Spezi; das Biersortiment reicht von Fernsehbieren wie Becks oder Jever bis zu regionalen Biersorten, die je nach Gegend variieren und von lokalen Brauereien direkt in die Filialen geliefert werden. Täglich verlassen Getränkekisten die Lagerhallen. Zu Spitzenzeiten wie etwa im Sommer können das auch schon mal bis sein, so Mario Jabusch, Marketingleiter bei Finkbeiner m 2 umfaßt das Grundstück mit Lagerflächen und Ladezonen in Langenau, das 1996 gekauft wurde. Die Standortwahl war strategisch perfekt: Im Autobahnkreuz der A7/A8 gelegen, bieten sich von der Logistik her ideale Rahmenbedingenung. Die Lagerflächen sind zum Großteil überdacht, daneben ist noch reichlich Platz für den weiteren Ausbau vorhanden. In den Filialen, die vom kleinen Getränkemarkt bis zum m 2 großen Abholmarkt reichen, wird bereits stark expandiert, wobei die Marschrichtung ganz klar ist: Hin zu den großen Filialen, die ein wesentlich breiteres Sortiment anbieten können. Der Erfolg gibt Finkbeiner recht, wurde doch schon sehr früh der Schwerpunkt im Abholmarktbereich gesetzt. Wir machen generell keine Zustellung an Kunden, erklärt (Vorname) Finkbeiner-Buck die Strategie, das vereinfacht das Geschäft erheblich. Sehr flexibel und entgegenkommend zeigt sich das Unternehmen im Umgang mit seinen Mitarbeitern. Hier wird auf eine lange Zusammenarbeit großen Wert gelegt, eine Firmenzugehörigkeit von 10 oder 15 Jahren ist bei Finkbeiner keine Seltenheit. Frau Schmitt ist meine große Stütze und seit 25 Jahren im Betrieb, erzählt (Vorname) Finkbeiner-Buck, eine der beiden Töchter des Firmengründers. Deshalb wurde auch eigens ein Fahrdienst organisiert, als Frau Schmitt den Umzug nach Langenau vor drei Jahren mangels Auto nicht hätte mitmachen können. Jetzt holt sie morgens einer der Fahrer ab, nachmittags nimmt sie ein anderer wieder mit nach Hause. Tradition und Fortschritt - bei Finkbeiner im besten Sinne vereint.