Scanner Bedienungsanleitung

Transkript

1 Scanner Bedienungsanleitung Version Ihre Anleitung zur Nutzung der Scanfunktion Ihres TOSHIBA e-studio550/650/810 Electronic Document Processing System

2 SOFTWARE-LIZENZVERTRAG FÜR ENDNUTZER MIT DER INSTALLATION ODER SONSTIGEN NUTZUNG DIESER SOFTWARE ERKLÄREN SIE IHR EINVERSTÄNDNIS MIT DEN NACHSTEHENDEN BEDINGUNGEN (SOFERN NICHT EINE BESONDERE LIZENZ VOM ANBIETER DER ANWENDBAREN SOFTWARE BEREITGESTELLT WIRD, DA IN DIESEM FALL DIESE SEPARATE LIZENZ GILT). WENN SIE DIESE BEDINGUNGEN NICHT AKZEPTIEREN, DÜRFEN SIE DIESE SOFTWARE NICHT INSTALLIEREN ODER BENUTZEN UND MÜSSEN SIE UNVERZÜGLICH AN DEN ORT ZURÜCKBRINGEN, AN DEM SIE SIE BEKOMMEN HABEN. LIZENZERTEILUNG: Dies ist ein rechtlich bindender Vertrag zwischen Ihnen, dem Endbenutzer ("Sie"), und TOSHIBA TEC Corporation ("TTEC") und ihren Lieferanten. Diese Software, die Schriften (Fonts, einschließlich der diversen Ableitungen dieser Fonts) und die begleitende Dokumentation ("Software") werden gemäß den Bestimmungen in der vorliegenden Vereinbarung für die Nutzung auf der System-CPU lizenziert, auf der sie installiert werden ("System"). Diese Software gehört TTEC und/oder ihren Lieferanten. TTEC und ihre Lieferanten lehnen jede Haftung für die Installation und/oder die Nutzung dieser Software, sowie für die Ergebnisse, die durch die Arbeit mit dieser Software erzielt werden, ab. Sie können eine Kopie der Software in der installierten Version auf einem einzigen System nutzen und dürfen die Software nur für den Zweck kopieren, um sie auf einem einzigen System nutzen zu können. Alle Kopien der Software unterliegen den Bestimmungen des vorliegenden Vertrages. Folgendes ist Ihnen, sowie von Ihnen beauftragten oder mit Ihrer Zustimmung handelnden Personen verboten: Änderung, Adaptierung, Fusionierung, Übersetzung, Umkehrkompilierung, Umkehrassemblierung oder Umkehrengineering der Software. Sie dürfen diese Software nur gemäß den Bestimmungen dieser Lizenz benutzen. Ihnen wird am geistigen Eigentum dieser Software kein Titel übertragen, und das uneingeschränkte Eigentum verbleibt bei TTEC oder ihren Lieferanten. Der Quellcode der Software wird nicht an Sie lizenziert. Sie werden rechtlich für Urheberrechtsverletzungen, unberechtigte Übertragung, Reproduktion oder Nutzung der Software oder ihrer Dokumentation zur Verantwortung gezogen. LAUFZEIT: Diese Lizenz bleibt in Geltung, bis sie von TTEC gekündigt wird oder Sie eine der Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht einhalten. Sie stimmen zu, dass Sie nach der Kündigung alle Kopien der Software und ihrer Dokumentation vernichten. Sie können diese Lizenz jederzeit kündigen, indem Sie die Software und ihre Dokumentation sowie alle Kopien vernichten. BESCHRÄNKUNG DER GEWÄHRLEISTUNG: Diese Software wird im "ISTZUSTAND" ohne ausdrückliche oder implizite Gewährleistung welcher Art auch immer, unter anderem auch implizierte Gewährleistung der Verkaufbarkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck, des Rechtstitels und der Nichtverletzung von Eigentumsrechten geliefert. TTEC und ihre Lieferanten lehnen jegliche Gewährleistung für die Qualität und Leistung der Software ab. Wenn die Software fehlerhaft ist, sind Sie (und nicht TTEC oder ihre Lieferanten) für alle Kosten der Wartung, Reparatur oder Fehlerbehebung verantwortlich. TTEC und ihre Lieferanten gewährleisten nicht, dass die in der Software enthaltenen Funktionen Ihre Anforderungen erfüllen oder dass der Betrieb der Software unterbrechungs- und störungsfrei erfolgt. HAFTUNGSBESCHRÄNKUNG: UNTER KEINEN UMSTÄNDEN SIND TTEC ODER IHRE LIEFERANTEN IHNEN GEGENÜBER FÜR SCHÄDEN AUS KONTRAKT, DELIKT ODER ANDEREN GRÜNDEN (Ausnahme sind Verletzungen oder Tod aufgrund von Fahrlässigkeit durch TTEC oder ihre LIEFERANTEN) HAFTBAR, UNTER ANDEREM AUCH NICHT FÜR ENTGANGENE GEWINNE, DATENVERLUST, VERLUST VON EINSPARUNGEN ODER ANDERE FOLGE-, SONDER- ODER BEGLEITSCHÄDEN AUFGRUND DER NUTZUNG ODER UNMÖGLICHKEIT DER NUTZUNG DER SOFTWARE, AUCH WENN TTEC ODER IHRE LIEFERANTEN ÜBER DIE MÖGLICHKEIT INFORMIERT WURDEN, DASS SOLCHE SCHÄDEN EINTRETEN KÖNNTEN, NOCH FÜR ANSPRÜCHE DRITTER. EINGESCHRÄNKTE RECHTE DER REGIERUNG DER USA Die Software wird mit EINGESCHRÄNKTEN RECHTEN geliefert. Nutzung, Vervielfältigung und Weitergabe durch die Regierung der USA unterliegt den Beschränkungen gemäß Unterabsatz (b)(3)(ii) oder (c)(i)(ii) der

3 Klausel über Recht an technischen Daten und Computersoftware in oder (c)(2) der FAR des DOD, i.d.g.f. Auftraggeber/Hersteller ist TOSHIBA TEC Corporation, 2-4-1, Shibakoen, Minato-ku, Tokyo, , Japan. ALLGEMEIN: Sie dürfen diese Lizenz oder die Software nicht in Sublizenz vergeben, vermieten, verpachten, weitergeben oder übertragen. Jeder Versuch einer Sublizenzvergabe, Vermietung, Verpachtung, Weitergabe oder Übertragung von Rechten, Pflichten oder Auflagen gemäß dieser Vereinbarung ist null und nichtig. Sie erklären sich einverstanden, dass Sie nicht beabsichtigen und auch nicht konkret vorhaben, diese Software, einschließlich Kopien der Software oder technischer Daten, die in der Software oder den Datenträgern enthalten sind, oder ein direktes Produkt davon, an ein Land zu liefern oder (direkt oder indirekt) zu übertragen, für das von der Regierung der USA ein Verbot erlassen wurde. Diese Lizenz unterliegt dem Recht von Japan, oder, nach Wunsch eines Lieferanten oder von TTEC, sofern ein Streit aus diesem Vertrag anhängig ist, dem Recht des Landes, das vom jeweiligen Lieferanten oder TTEC bezeichnet wird. Wenn eine Bestimmung oder ein Teil dieses Vertrags als ungesetzlich, ungültig oder nicht durchsetzbar erkannt wird, bleiben die restlichen Bestimmungen aufrecht. SIE ANERKENNEN, DASS SIE DIESEN LIZENZVERTRAG GELESEN HABEN UND SEINE BESTIMMUNGEN VERSTEHEN. SIE SIND EINVERSTANDEN, SICH AN SEINE BESTIMMUNGEN GEBUNDEN ZU FÜHLEN. SIE SIND DARÜBER HINAUS EINVERSTANDEN, DASS DIESER LIZENZVERTRAG ZWISCHEN IHNEN UND TTEC UND IHREN LIEFERANTEN ALLE ANGEBOTE ODER VORHERIGEN VERTRÄGE MÜNDLICHER ODER SCHRIFTLICHER ART BZW. JEGLICHE ANDERE KORRESPONDENZ ZUM VERTRAGSGEGENSTAND DIESES LIZENZVERTRAGES AUSSER KRAFT SETZT. TOSHIBA TEC Corporation, 2-4-1, Shibakoen, Minato-ku, Tokyo, , Japan. WARENZEICHEN: Der offizielle Name von Windows 98 ist Microsoft Windows 98 Operating System. Der offizielle Name von Windows Me ist Microsoft Windows Me Operating System. Der offizielle Name von Windows 2000 ist Microsoft Windows 2000 Operating System. Der offizielle Name von Windows XP ist Microsoft Windows XP Operating System. Microsoft, Windows, Windows NT sowie die Produktbezeichnungen und -namen anderer Microsoft-Produkte sind Warenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, TrueType und LaserWriter sind Warenzeichen der Apple Computer Inc. in den USA und anderen Ländern. PostScript ist ein Warenzeichen der Adobe Systems Incorporated. Netscape ist ein Warenzeichen der Netscape Communications Corporation. IBM, AT und AIX sind Warenzeichen von International Business Machines Corporation. Novell, NetWare und NDS sind Warenzeichen von Novell Inc. 3Com ist ein Warenzeichen der 3Com Corporation. Das Bluetooth-Warenzeichen gehört Bluetooth SIG, Inc. Andere Firmennamen und Produktnamen in dieser Anleitung sind Warenzeichen ihrer jeweiligen Eigentümer. Die Technologie von Dartcom wird beim Scanvorgang verwendet. COPYRIGHT: Copyright TOSHIBA TEC Corporation. Alle Rechte vorbehalten.

4

5 INHALTSVERZEICHNIS VORWORT Einführung Zielgruppe dieser Anleitung Wer sollte diese Anleitung lesen? Voraussetzung Zum Gebrauch dieser Anleitung Bedeutung der Schriftstile Aufbau dieser Anleitung Begriffe und Konzepte Zusätzliche Referenzen MERKMALE UND FUNKTIONEN Merkmale und Funktionen Software-Komponenten Systemkomponenten Scanverfahren Scanziele Systemvoraussetzungen ÜBERSICHT ÜBER DIE SCANFUNKTION Über Scanvorlagen Scan Transfer-Agenten Einrichten GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 5

6 Vorlage erstellen Dokument scannen Scan-Auftrag abbrechen Fax senden EINRICHTEN Scan Transfer-Agenten verwenden Vorlagen einrichten Öffentliche Vorlagen benutzen Öffentliche Vorlagen anzeigen Vertrauliche Gruppen und Vorlagen Vertrauliche Gruppen erstellen Informationen von vertraulichen Gruppen bearbeiten Kennwörter für vertrauliche Gruppen einrichten oder ändern Vertrauliche Gruppen löschen Vertrauliche Vorlagen erstellen Vertrauliche Vorlagen bearbeiten Kennwörter für vertrauliche Vorlagen einrichten oder ändern Vertrauliche Vorlagen löschen Agent-Einstellungen konfigurieren Agenten "Senden an Datei" konfigurieren Agenten "Senden an " konfigurieren Agenten "Senden an ifax" konfigurieren Agenten "Senden an TopAccessComposer" konfigurieren Agenten "Senden an FTP" konfigurieren DOKUMENTE SCANNEN Einführung Originale einlegen Automatischen Dokumenteneinzug verwenden Originale auf das Vorlagenglas legen Scanvorgang Originale scannen Gruppe für vertrauliche Scan-Aufträge auswählen Vorlage auswählen Vom Vorlagenglas scannen Scannen über ADF Vorgehensweise bei Papierstaus Fortsetzen nach Behebung eines Papierstaus Abbrechen nach Behebung eines Papierstaus Vorgehensweise bei Fehlern Einstellen der Scan-Parameter Scan-Agenten über das Bedienfeld einstellen Anzeige der Zusammenfassung der Scan- und Agent-Einstellungen Zusammenfassung der Scaneinstellungen und TWAIN-Agent- Einstellungen GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

7 Zusammenfassung der Einstellungen für den FileShare-Agenten Zusammenfassung der Scan- und TopAccessComposer-Agent- Einstellungen Zusammenfassung der Scan- und -Agent- Einstellungen Zusammenfassung der Scan- und ifax-agent-einstellungen Zusammenfassung der Scan- und FTP-Agent-Einstellungen Arbeit mit dem Adressbuch Empfängerliste bearbeiten Adressbuchgruppen anzeigen Im Adressbuch suchen Anzeige mit Suchergebnissen Scanziele An TWAIN scannen In Datei scannen In scannen Auf Internet-Fax scannen An TopAccessComposer scannen Scannen auf FTP DOKUMENTE ABRUFEN Gescannte Dokumente abrufen (TWAIN) GL-TWAIN-Treiber wählen Dokumentordner suchen Dokument abrufen mit dem GL-TWAIN-Treiber Details der Dokumente anzeigen Dokumentliste aktualisieren Dokument löschen Andere Methoden zum Abruf von Dokumenten Dokumente mit anderen Anwendungsprogrammen abrufen Aus TopAccessComposer abrufen Dialogfeldbeschreibungen Ordnereinstellung - Dialogfeldbeschreibung TWAIN-Hauptdialogfeld Dialogfeld "Dokumentinformation" SCAN-AUFTRÄGE ÜBERWACHEN Scan-Aufträge verwalten Aktuelle Scan-Aufträge anzeigen Auftragsprotokoll der Scan-Aufträge aufrufen Nachrichtenprotokoll der Scan-Aufträge aufrufen Scan-Aufträge löschen Scan-Administration EINFACHE FEHLERBEHEBUNG Fehlermeldungen GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 7

8 Fehler des TWAIN-Treibers Der GL-1020-Controller wird nicht gefunden Kein Zugriff auf den TWAIN-Ordner Das Dialogfeld des TWAIN-Treibers erscheint nicht Kein Dokumentabruf möglich Inverses Schwarzweißbild Ein mehrseitiges Dokument kann nicht abgerufen werden Durch ein Kennwort geschützte Ordner oder Dokumente können nicht geöffnet werden HINWEISE ZUM REGISTER "SCANNEN" Scan-Auftrag-Seite Liste der Scan-Aufträge Steuerelemente Vorlagenseiten Seite mit der Vorlagenliste Seite "Neue Vorlage" Einblenddialog mit Adressen Seite "Vorlage bearbeiten" Die Seiten der Vorlagengruppen Seite der Vorlagengruppen Neue Vorlagengruppe GLOSSAR DER FACHAUSDRÜCKE INDEX GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

9 VORWORT Die Dokumentation Scanner Bedienungsanleitung beschreibt die Scanfunktion von TOSHIBA e-studio550/650/810 Electronic Document Processing System. Es erklärt darüber hinaus, wie eingescannte Dateien aufgerufen werden und wie Sie mit dem Webbasierten Dienstprogramm TopAccess Scan-Aufträge konfigurieren und überwachen können. Dieses Vorwort stellt die Scanfunktion vor und definiert den Umfang und die Zielgruppe für diese Anleitung. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 9

10 EINFÜHRUNG Das TOSHIBA e-studio550/650/810 Electronic Document Processing System ist eine hochmoderne Kombination aus Netzwerkscanner, Drucker und Digitalkopierer mit lokalen Kopierfunktionen, sowie - und ifax-fähigkeit. ZIELGRUPPE DIESER ANLEITUNG Die Netzwerk-Scan-Merkmale unterstützen folgende Funktionen: Scannen eines Dokuments vom Kopierer Speichern des gescannten Bildes in einer Datei auf dem GL-1020 Controller oder einem Dateiserver Versand eines gescannten Bildes an einen oder mehrere E- Mail-Empfänger Senden des gescannten Bildes als Internet-Fax an einen oder mehrere Empfänger Speichern des gescannten Bildes in einem TWAIN-Ordner zur weiteren Verarbeitung durch TWAIN-kompatible Anwendungen Versand des gescannten Bildes an einen FTP-Server Erstellen von Vorlagen für die Einleitung von Scan- Aufträgen Wer sollte diese Anleitung lesen? Die Dokumentation Scanner Bedienungsanleitung richtet sich an Personen, die die Scanfunktion verwenden. Sie enthält folgende Anleitungen für den Endbenutzer: Scannen von Dokumenten über das Bedienfeld des Digitalkopiersystems Konfigurieren und Verwenden der GL-TWAIN-Treiber Software Verwendung von TopAccess zum Einrichten und Überwachung von Scan-Aufträgen Weitere Hinweise zu Funktionen für Netzwerkadministratoren finden Sie in der Dokumentation Administratoranleitung. Die Dokumentation Scanner Bedienungsanleitung richtet sich nicht an Servicetechniker oder Wartungspersonal. Hinweise zur Benutzung und Wartung des Digitalkopierers TOSHIBA e-studio550/650/810 finden Sie in der Dokumentation Toshiba 10 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

11 Bedienungsanleitung für Kopierfunktionen. Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne Ihr Autorisierter Toshiba-Händler für Kundensupport. Voraussetzung Diese Anleitung setzt voraus, dass Sie mit der Software zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten vertraut sind. Die Dokumenteinstellungen und anwendungsspezifische Funktionen werden in dieser Anleitung nicht behandelt. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 11

12 ZUM GEBRAUCH DIESER ANLEITUNG Bedeutung der Schriftstile Diese Anleitung verwendet verschiedene typografische Stile, um bestimmte Informationen hervorzuheben. Die nachfolgende Tabelle enthält diese Schriftstile und ihre Bedeutung. Schriftstile und Bedeutungen in dieser Anleitung STIL BEDEUTUNG BEISPIEL SERIFENLOSE SCHRIFT, NUR GROßBUCH- STABEN Fett, serifenlose Schrift, erster Buchstabe groß Courier <In Klammern eingeschlossener Variablentext> Kursiv, blau, unterstrichen Hellblau und unterstrichen Alle Tasten, Felder und Register auf dem Sensortastendisplay des Kopierers. Namen von Tasten, Steuerelementen, Registern und Menüoptionen (Menüeinträgen). Bildschirmausgaben und Eingabetexte in einem Feld oder über die Befehlseingabezeile. Austauschbarer Text, der je nach Anwendungsfall unterschiedlich sein kann. Querverweis auf zusätzliche Informationsquellen. Verlinkter Text auf einer Webseite. Dieser Text ist in der Dokumentation nicht verlinkt. Drücken Sie auf ADMIN. Doppelklicken Sie auf Eigenschaften und klicken Sie auf Dienste. Öffnen Sie im Startmenü die Option Programme > TOSHIBA GL-Client Software > GL-DocMon. Geben Sie folgenden Befehl ein: setup.exe Geben Sie den GL<Gerätnamen> ein, wobei "Gerätname" der PC unter einem Microsoft-Betriebssystem ist, der dem GL-1020-Controller zugewiesen wurde. Unter Scanvorgang auf Seite 25 finden Sie eine Beschreibung der erforderlichen Schritte für das Einscannen von Bildern. Klicken Sie unten auf der Seite auf den Link Software installieren. 12 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

13 Aufbau dieser Anleitung Kapitel 1, Merkmale und Funktionen, stellt die Möglichkeiten und Komponenten der GL-Scan-Funktion im TOSHIBA e-studio550/650/810 Electronic Document Processing System vor. Kapitel 2, Übersicht über die Scanfunktion, beschreibt in groben Zügen die Konfiguration und erste Anwendung der GL-Scan- Funktion. Kapitel 3, Einrichten, erläutert, wie TopAccess (Endbenutzermodus) benutzt wird, um Vorlagen für vertrauliche Scans einzurichten, sie in Gruppen zusammenzufassen und die Scan Transfer-Agenten zu konfigurieren. Kapitel 4, Dokumente scannen, beschreibt, wie Sie Bilder mithilfe des Bedienfeldes auf dem Kopierer scannen. Kapitel 5, Dokumente abrufen, fasst die Vorgehensweisen für den Abruf gescannter Bilder zusammen. Kapitel 6, Scan-Aufträge überwachen, erörtert, wie Sie TopAccess benutzen, um Ihre Scan-Aufträge zu überwachen. Kapitel 7, Einfache Fehlerbehebung, zeigt, wie Sie Fehler beheben, die eventuell auftreten können. Kapitel 8, Hinweise zum Register "Scannen", beschreibt die Felder und Steuerungselemente des Scan-Registers in TopAccess. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 13

14 Begriffe und Konzepte In der nachstehenden Tabelle finden Sie die Begriffe und Konzepte, die in dieser Anleitung verwendet werden. Andere Unternehmen oder andere Produktdokumentationen benutzen vielleicht andere Begriffe oder in anderen Zusammenhängen. Zusätzlich zu den hier definierten Begriffen finden Sie Definitionen anderer Abkürzungen und Standardbegriffe im Glossar am Ende dieser Anleitung. Definition von Fachausdrücken und Konzepten BEGRIFF Druckertreiber Electronic Document Processing System Fernbedienung GL-1020-Controller Lokale Bedienung BEDEUTUNG Auf einem Clientrechner installierte Software, die Anwendungsprogramme in die Lage versetzt, mit dem Drucker zu kommunizieren, ohne spezielle Besonderheiten des Druckers selbst steuern zu müssen. Die GL Druckertreiber bieten erweiterte Funktionen für den Dokumentdruck, Layout und Endverarbeitung von Dokumenten an, die über die meisten Anwendungen nicht zur Verfügung stehen. Dieses System besteht aus dem TOSHIBA e-studio550/650/ 810-Digitalkopierer in Verbindung mit dem GL-1020-Controller. Es bietet lokale Kopierfunktionen, Netzwerkdruck und Scannen über ein einziges Gerät. Alle Bedienungsmaßnahmen, die die Funktionen des Controllers oder Digitalkopierers beeinflussen, aber von einem Client- oder Administrator-Rechner über das Netzwerk ausgeführt werden. Ein Beispiel für die Fernbedienung ist beispielsweise der Ausdruck eines Dokuments auf dem Digitalkopierer von Ihrem Arbeitsplatz aus. Diese Komponente des TOSHIBA e-studio550/650/810 Electronic Document Processing Systems sorgt für die Netzwerkanbindung der einzelnen Arbeitsplätze an den am Controller angeschlossenen Digitalkopierer. In dieser Dokumentation wird dieses System auch als "Controller", "Drucker" oder "Gerät" bezeichnet. Darunter versteht man alle Funktionen des Controllers oder Digitalkopierers, die direkt am Gerät ausgeführt werden, in der Regel über das Sensortastendisplay des Kopierers. Ein Beispiel für lokale Bedienungsvorgänge ist etwa die Freigabe eines vertraulichen Druckauftrags durch Eingabe seiner Dokument-Identifizierungsnummer über das Bedienfeld des Kopierers. 14 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

15 Definition von Fachausdrücken und Konzepten BEGRIFF Lokale Funktionen Netzwerkdruck BEDEUTUNG Alle Bedienungseingriffe, die direkt auf dem Bedienfeld des Digitalkopierers erfolgen. Dies sind Standard-Kopierfunktionen, Überwachen von Netzwerkdruckaufträgen und Verwaltungsfunktionen. Druck von einem Windows -, Macintosh- oder Unix-Rechner über den GL-1020-Controller auf einem angeschlossenen TOSHIBA e-studio550/650/810-digitalkopierer. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 15

16 ZUSÄTZLICHE REFERENZEN Zusätzlich zu den Informationen in dieser Anleitung stehen Ihnen die folgenden Dokumente zur Verfügung, um Ihren GL Controller zu optimieren: Toshiba Bedienungsanleitung für Kopierfunktionen Dieses Handbuch beschreibt die Funktionen des Digitalkopierers: das Erstellen von Kopien, das Warten des Kopierers und die Fehlersuche bei mechanischen und Kopierproblemen. GL-1020 Kurzanleitung Diese Kurzanleitung kann als Einführung in den GL Controller betrachtet werden: Sie enthält eine Übersicht über die Installations- und Bedienungsvorgänge und beschreibt die Systemvoraussetzungen und Spezifikationen. Eine gedruckte Version dieser Anleitung wird mit dem GL-1020-Controller ausgeliefert. GL-1020 Administratoranleitung Die.pdf-Version dieser Anleitung finden Sie auf der e-studio GL-1020 Admin s Client CD-ROM. Diese Anleitung wurde für Netzwerkadministratoren geschrieben und enthält detaillierte Hinweise zur Installation, Konfiguration und Fehlerbehebung Ihres GL GL-1020 Bedienungsanleitung (Grundlagen) Diese Dokumentation enthält Anleitungen für die Installation und Verwendung der GL-1020 Druckertreiber und des Dienstprogramms zur Überwachung von Druckaufträgen, GL-DocMon, für den Ausdruck auf TOSHIBA s e-studio550/ 650/810 Electronic Document Processing System. Außerdem wird darin beschrieben, wie Sie die Web-basierte Anwendung TopAccess für die Überwachung und Verwaltung Ihrer Druckaufträge benutzen. Die.pdf-Version dieser Anleitung finden Sie auf der e-studio GL-1020 Client CD-ROM GL-1020 TopAccessComposer Bedienungsanleitung Die.pdf-Version dieser Anleitung finden Sie auf der e-studio GL-1020 Admin s Client CD-ROM und der e-studio GL-1020 Client CD-ROM. Diese Anleitung enthält Informationen zum Speichern, Verwalten, Bearbeiten und Drucken von Dokumenten über das Web-basierte Dienstprogramm TopAccessComposer. 16 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

17 Anwendungsspezifische Online-Hilfe Die Software und die Treiber von e-studio550/650/810 Electronic Document Processing System werden mit der anwendungsspezifischen Online-Hilfe geliefert. Klicken Sie auf Hilfe oder wählen Sie die Optionen Inhalt und Index aus dem Menü? (Hilfe). Web-basierte Hilfe in TopAccess erhalten Sie, wenn Sie auf den Hilfe-Link klicken. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 17

18 18 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

19 MERKMALE UND FUNKTIONEN Das TOSHIBA e-studio550/650/810 Electronic Document Processing System ermöglicht das Scannen über ein Netzwerk und bietet zahlreiche Einsatzmöglichkeiten, erfordert aber einen gewissen Aufwand für die Einrichtung von Scanvorlagen. Dieses Kapitel beschreibt die Funktionen von GL-Scan und der dazugehörigen Komponenten. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 19

20 MERKMALE UND FUNKTIONEN Mit dem GL-Scan-Merkmal stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Sie können Scanvorlagen für die allgemeine Benutzung und spezielle Aufgaben erstellen. Sie speichern gescannte Bilddaten auf dem Controller und rufen diese Daten über das Netzwerk mit Hilfe des GL- TWAIN-Treibers ab. Sie übertragen die gescannten Bilddaten an einen freigegebenen Ordner auf dem Windows -Dateiserver im gleichen Netzwerk wie der Controller. Sie senden gescannte Bilder als Anlagen an einen oder mehrere Empfänger über . Sie senden gescannte Bilder als Anlagen an einen oder mehrere Empfänger über Internet-Fax. Sie senden die gescannten Bilder als Datei an einen FTP- Server. Sie können Internet-Faxe empfangen und drucken. Sie konfigurieren und verwalten die Scan-Merkmale mit dem Web-basierten Dienstprogramm TopAccess. Sie haben beim Versand von s oder Faxen über das Bedienfeld des Kopierers Zugriff auf den LDAP-Server. Sie haben bei der Erstellung von Vorlagen für den Versand an -Adressen oder per ifax Zugriff auf den LDAP- Server. Software-Komponenten Die GL-Scan-Funktion benutzt diverse Dienstprogramme, die mit dem TOSHIBA e-studio550/650/810 Electronic Document Processing System mitgeliefert werden. Dieses System besteht aus dem Kopierer und dem Controller, der praktisch ein PC innerhalb des Kopierers ist. Druckertreiber Druckertreiber ermöglichen den Komponenten, z.b. dem GL-1020-Controller, den Empfang von Druckinformationen aus einem Anwendungsprogramm. Der GL-1020-Controller wird mit zwei Druckertreibern geliefert: GL-PCL6 und GL-PSL3. Beide unterstützen den Dokumentdruck, das Layout und die 20 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

21 Zusammenstellung von Druckseiten durch eine Vielzahl von Funktionen, die in den meisten Anwendungsprogrammen nicht verfügbar sind. GL-TWAIN-Treiber Diese Softwarekomponente ermöglicht den Import von gescannten Bilddaten in TWAIN-kompatible Anwendungsprogramme. GL-DocMon Das Dienstprogramm GL-DocMon ermöglicht die Überwachung aller Aufträge und die Kontrolle Ihrer eigenen, aktuellen Aufträge. Wenn die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist, werden Sie von GL-DocMon über aktuelle Ereignisse informiert, z.b. "Papierkassette geöffnet", sodass Sie über diese Vorfälle informiert sind, bevor Sie zum Kopierer gehen und anschließend feststellen, dass Ihr Auftrag nicht gedruckt wurde. Weitere Hinweise finden Sie in der Dokumentation Bedienungsanleitung (Grundlagen) auf dem Datenträger Client CD-ROM. TopAccess TopAccess ist ein Web-basiertes Dienstprogramm, mit dem Sie Ihre Druckaufträge über das Internet mit Netscape Navigator oder Internet Explorer überwachen und verwalten können. TopAccess enthält TopAccessComposer, einen Web-basierten Editor/Organizer für das System. Damit können Sie gedruckte und gescannte Dokumente auf dem Controller anzeigen, bearbeiten, zusammenführen und speichern. TopAccessComposer enthält zwei vordefinierte Systemordner mit der Bezeichnung "Abteilung" (Department) bzw. "Öffentlich" (Public) und erstellt einen privaten Ordner für jedes Benutzerkonto. Weitere Hinweise entnehmen Sie der Dokumentation TopAccessComposer Bedienungsanleitung oder der Online-Hilfe. Eine ausführliche Beschreibung der Arbeit mit TopAccess finden Sie in der Dokumentation Bedienungsanleitung (Grundlagen) auf dem Datenträger Client CD-ROM oder in der Dokumentation Administratoranleitung auf dem Datenträger Admin s Client CD- ROM. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 21

22 SYSTEMKOMPONENTEN Sie können die Netzwerkscan-Funktion innerhalb einer Windows -Netzwerkumgebung benutzen. Um Bilder über das Netzwerk zu scannen, bietet das System eine Serie von Scanverfahren und Scanzielen an. Achtung: Je nach Speicherkapazität Ihres Computers können für die Anzahl von Seiten, Dateigröße und Auflösung Einschränkungen bestehen. Informieren Sie sich hierzu im Handbuch Ihres Computers. Scanverfahren Es existieren zwei Verfahren zum Scannen von Dokumenten: Öffentlicher Scan Bei diesem Verfahren können Sie Scanvorlagen aus der Gruppe mit öffentlichen Vorlagen benutzen. Die öffentlichen Vorlagen werden vom Administrator eingerichtet und verwaltet. Neben den freien, öffentlichen Vorlagen, die alle Benutzern zur Verfügung stehen, die mit dem GL-1020-Controller verbunden sind, kann die Gruppe der öffentlichen Vorlagen auch durch Kennwort geschützte Vorlagen für besondere Einsatzzwecke enthalten. Vertraulicher Scan Bei diesem Verfahren können Sie Scanvorlagen verwenden, die für eine bestimmte Abteilung (Buchhaltung, Personal, Forschung & Entwicklung, etc.) oder ein spezielles Projekt entworfen wurden. Diese Vorlagen werden in Gruppen von vertraulichen Vorlagen aufbewahrt und verwaltet. Sie können der Vorlagengruppe ein Kennwort zuweisen. Auch einzelnen Vorlagen können Kennwörter zugewiesen werden. Scanziele Sechs Übertragungsmöglichkeiten werden bereitgestellt: "Senden an TWAIN" (Send to TWAIN) speichert gescannte Daten als TWAIN-kompatible Bilder auf dem GL Controller. "Senden an Datei" (Send to File) bietet zwei Ziele: Sie können auf dem Controller oder auf einem Dateiserver speichern. "Senden an " (Send to ) sendet ein gescanntes Bild automatisch an eine Liste von -Adressen. 22 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

23 "Senden an ifax" (Send to ifax) faxt ein gescanntes Bild automatisch an eine Empfängerliste. "Senden an TopAccessComposer" (Send to TopAccessComposer) speichert die Daten gescannter Bilder auf dem Speichermedium von TopAccessComposer. "Senden an FTP" (Send to FTP) sendet gescannte Bilder an einen FTP-Server. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Achtung: Die Netzwerkscanfunktion erfordert die Installation und Konfiguration des Netzwerks mit TCP/IP. Weitere Hinweise finden Sie in der Dokumentation Administratoranleitung. Sie können das Web-basierte Dienstprogramm TopAccess von einem Windows -, Macintosh- oder Unix-System aus benutzen. Folgende Browser werden unterstützt: Internet Explorer 5.0 oder höher für Windows -, Unix- oder Macintosh-Betriebssysteme Netscape Navigator 4.75 oder höher für Windows - Betriebssysteme Netscape Navigator 4.78 oder höher für Macintosh- Betriebssysteme Netscape Navigator 4.76 oder höher für Unix- Betriebssysteme GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 23

24 24 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

25 ÜBERSICHT ÜBER DIE SCANFUNKTION Mit der GL-Scan-Funktion von TOSHIBA e-studio550/650/810 Electronic Document Processing System können Sie Dokumente scannen und die Bilddatei an verschiedene Empfänger weiterleiten. Außerdem können Sie damit Faxe über Internet versenden (ifax). Dieses Kapitel beschreibt in großen Zügen die Konfiguration und erste Anwendung der GL-Scan-Funktion. Die nachfolgenden Kapitel enthalten detaillierte Anleitungen für jede einzelne Aufgabe. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 25

26 ÜBER SCANVORLAGEN Das Electronic Document Processing System benötigt folgende Informationen, bevor ein Dokument gescannt werden kann: Original: Sind die Seiten einheitlich und passend? Enthält es Text oder Fotos oder Beides? Scanvorgang: Wollen Sie doppelseitig oder einseitig scannen? Hohe oder niedrige Auflösung? Soll das Bild gedreht werden? Bilddatei: Welches Format benötigen Sie (z.b. TIFF oder PDF)? Wohin soll die Datei gesendet werden? Damit Sie diese Informationen nicht jedes Mal eingeben müssen, wenn Sie die Scanfunktion verwenden, können Sie eine vordefinierte Scanvorlage verwenden. Der Administrator erstellt und verwaltet eine Serie von Scanvorlagen für die anderen Benutzer des Systems. Diese Vorlagen werden als Gruppe mit öffentlichen Vorlagen (Public Group) bezeichnet, weil diese Vorlagen allen Benutzern zur Verfügung stehen, die auf den GL-1020-Controller Zugriff haben. Der Standardname ist "Öffentlicher Scan" (Public Scan). Hinweis: Vorlagen in der öffentliche Gruppe können mit Kennwörtern geschützt sein. Darüber hinaus können Sie Ihre eigenen Scanvorlagen definieren. Wie die öffentlichen Vorlagen sind auch die vertraulichen Vorlagen in Gruppen zusammengefasst. Sie können für die Vorlage, die Gruppe von vertraulichen Vorlagen (Private Group) oder Beide ein Kennwort definieren. Wenn Sie kein Kennwort definieren, kann jeder Benutzer des Systems auf Ihre Scanvorlage zugreifen. Scan Transfer-Agenten Jede Vorlage benutzt einen Scan Transfer-Agenten, um das gescannte Bild an das gewünschte Ziel zu senden. Es gibt sechs Scan Transfer-Agenten: Senden an TWAIN (Send to Twain) - speichert das Bild in einem TWAIN-Ordner auf dem Controller. Senden an Datei (Send to File) - Speichert die gescannte Datei in einem Ordner auf dem Controller oder einem Netzwerk-Dateiserver 26 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

27 Senden an (Send to ) - Sendet die gescannte Datei als -Anlage an die angegebene Empfängerliste Senden an ifax (Send to ifax) - Sendet die gescannte Datei als Internet-Fax (ifax) an die angegebene Empfängerliste Senden an TopAccessComposer (Send to TopAccessComposer) - Speichert die gescannte Datei in einem TopAccessComposer-Ordner Senden an FTP-Server (Send to FTP Server) - Sendet die gescannte Datei an einen anderen Rechner (FTP-Server) EINRICHTEN Bevor Sie ein Dokument scannen oder faxen, müssen Sie gegebenenfalls eine vertrauliche Vorlage einrichten oder Software installieren. Vorlage erstellen Zuerst prüfen Sie, ob für den gewünschten Scan-Auftrag bereits eine geeignete Vorlage existiert. Sie können dies auf Ihrem PC über TopAccess oder direkt auf dem Bedienfeld des Kopierers tun. Für die Optionen "Senden an TWAIN" und "Senden an Datei" werden Sie mit ziemlicher Sicherheit eine geeignete Vorlage in der öffentlichen Gruppe finden. Für "Senden an TopAccessComposer" und "Senden an FTP" stehen Ihnen möglicherweise in der öffentlichen Gruppe oder in einer vertraulichen Gruppe, auf die Sie Zugriff haben, ähnliche Vorlagen zur Verfügung. Sie können die Einstellungen auf dem Bedienfeld des Kopierers beim Scannen des Dokuments ändern. Obwohl es schneller geht, kleinere Änderungen direkt auf dem Bedienfeld des Kopierers durchzuführen, als neue Vorlagen zu erstellen, sollten Sie dabei aber darauf achten, dass diese Änderungen nur vorübergehend sind und jedes Mal, wenn Sie die Vorlage verwenden, neu eingegeben werden müssen. Wenn Sie diese Einstellungen häufiger brauchen, können Sie längerfristig Zeit sparen, indem Sie eine vertrauliche Vorlage erstellen. Für "Senden an " und "Senden an ifax" müssen Sie vertrauliche Vorlagen erstellen, weil Ihr Name und die - Adresse für die Rückantwort eingetragen werden müssen. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 27

28 Um eine vertrauliche Vorlage und Gruppen von vertraulichen Vorlagen zu erstellen, benutzen Sie TopAccess gemäß der Beschreibung im Kapitel "Einstellungen" dieser Anleitung. DOKUMENT SCANNEN Im Allgemeinen gehen Sie so vor, um ein Dokument zu scannen: 1 Sie entscheiden, wohin Sie das gescannte Bild senden wollen, da sich daraus die Wahl der Scanvorlage ergibt. 2 Legen Sie das Dokument in den automatischen Dokumenteneinzug (ADF) ein oder legen Sie die erste Seite auf das Vorlagenglas des Scanners. 3 Drücken Sie am Bedienfeld die Taste PRINTER/NETWORK. 4 Drücken Sie SCANNEN auf dem Sensortastendisplay und wählen Sie die Art des Scan-Auftrags. 5 Bei einem öffentlichen Scan-Auftrag wählen Sie die Vorlage. Bei einem vertraulichen Scan-Auftrag wählen Sie die Gruppe von vertraulichen Vorlagen und danach die Vorlage. 6 Sehen Sie sich die Scaneinstellungen an und führen Sie gewünschte Änderungen durch. 7 Drücken Sie START am Bedienfeld oder SCAN!, um Ihr Dokument zu scannen. Weitere Hinweise entnehmen Sie dem Kapitel "Dokumente scannen". Wenn Sie ein Dokument gescannt haben, wird es in die Warteschlange aktueller Scan-Aufträge eingetragen, die auf den Versand an ihren jeweiligen Bestimmungsort warten. Scan-Auftrag abbrechen Gesetzt den Fall, Sie kehren an Ihren Arbeitsplatz zurück und finden dort eine neue Version des Dokuments, das Sie gerade gescannt haben. Wenn sich das gescannte Bild noch in der Warteschlange der aktuellen Auftrags befindet, können Sie es mit TopAccess löschen. 1 In TopAccess wählen Sie das Register Scannen, um die Seite der aktuellen Scan-Aufträge zu öffnen. 2 Rollen Sie die Liste ab, um Ihren Auftrag in den Bildausschnitt zu holen. 3 Markieren Sie den Auftrag und klicken Sie auf Löschen. 28 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

29 Weitere Hinweise entnehmen Sie dem Kapitel über die Verwaltung von Scan-Aufträgen. FAX SENDEN Sie können die GL-Scan-Funktion verwenden, um ein ifax zu senden. Beim ersten Mal müssen Sie eine Vorlage erstellen, die Ihren Namen und die -Adresse für die Antwort enthält. Wenn Sie regelmäßig Faxe an einen bestimmten Adressaten oder eine Gruppe von Empfängern versenden, können Sie für jede Empfängergruppe oder bestimmte Empfänger eine Vorlage erstellen. Sie können den Betreff und den Text für das Deckblatt auf dem Bedienfeld eingeben. Wenn Sie ein bestimmtes Dokument, etwa einen Wochenbericht, regelmäßig an dieselben Empfänger faxen, können Sie für dieses Dokument eine Vorlage erstellen. In diesem Fall können Sie den Betreff und den Text für das Deckblatt in die Vorlage einfügen. 1 Legen Sie das Dokument, das Sie faxen wollen, in den ADF oder auf das Vorlagenglas des Scanners. 2 Auf dem Bedienfeld drücken Sie PRINTER/NETWORK, dann SCANNEN und schließlich VERTRAULICHE SCAN-AUFTRÄGE. 3 Wählen Sie die geeignete "Senden an ifax"-vorlage. 4 Prüfen Sie die Empfängerliste und führen Sie eventuelle Änderungen durch. 5 Geben Sie den Betreff und den Text für das Deckblatt ein oder verändern Sie einen bestehenden Eintrag. 6 Drücken Sie auf START oder SCAN!, um das Fax zu senden. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 29

30 30 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

31 EINRICHTEN Dieses Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie die Scanfunktion einrichten. Sie können mit dem Dienstprogramm TopAccess Scanvorlagen erzeugen, die alle erforderlichen Informationen für das Scannen und die Weiterverteilung der Daten enthalten. Wenn diese Vorlagen in den Kopierer geladen werden, vereinfachen sie das Scannen und Senden über das Bedienfeld des Kopierers. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 31

32 Scanvorlagen enthalten alle Merkmale eines Scan-Auftrags, z.b. Auflösung und Papiergröße. Sie definieren auch den Scan Transfer-Agenten, der Sie in die Lage versetzt, gescannte Dokumente an das gewünschte Ziel zu senden. Scanvorlagen werden in Grupppen gespeichert. Es gibt bis zu 200 vertrauliche Gruppen und eine öffentliche Gruppe. Jede Gruppe kann bis zu 60 Vorlagen enthalten. Vorlagen in der öffentlichen Gruppe werden vom Administrator erstellt und verwaltet. Die öffentliche Gruppe kann von allen Benutzern verwendet werden, wobei aber bestimmten Vorlagen, die für Sonderaufgaben reserviert sind, eventuell Kennwörter zugewiesen wurden. Vorlagen in vertraulichen Gruppen basieren auf bestimmten Gruppenprofilen. Vertraulichen Gruppen können Kennwörter zugewiesen werden. Sie können Kennwörter auch einzelnen Vorlagen zuweisen. Wenn einer "vertraulichen" Vorlage weder direkt noch auf Gruppenebene ein Kennwort zugewiesen wurde, ist sie für alle Benutzer zugänglich. Sowohl Anwender als auch Administratoren können vertrauliche Gruppen und vertrauliche Vorlagen erstellen und verwalten. Nur der Administrator kann Gruppen löschen, die durch ein Kennwort geschützt sind. In der Praxis werden Sie selbst in der Regel weder Vorlagen noch Gruppen erstellen müssen. Der Administrator oder andere Benutzer haben wahrscheinlich schon alle Vorlagen erstellt, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Bevor Sie Vorlagen erstellen, sehen Sie in Ihrem System nach, welche Vorlagen eventuell bereits vorhanden sind. Scan Transfer-Agenten verwenden Scan Transfer-Agenten (oder kurz Scan-Agenten) enthalten die Eigenschaften für den Versand von Scan-Aufträgen an ein bestimmtes Ziel. Sie benutzen Scan Transfer-Agenten für folgende Aufgaben: Ein gescanntes Bild in einem Ordner auf dem Controller oder einem Netzwerk-Dateiserver speichern Ein gescanntes Bild als TWAIN-kompatibles Bild speichern Ein gescanntes Bild als -Anlage versenden Ein gescanntes Bild als Internet-Fax versenden 32 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

33 Ein gescanntes Bild in einem TopAccessComposer-Ordner speichern Ein gescanntes Bild an einen FTP-Server senden Nachdem der Administrator die Scan-Agenten vorkonfiguriert hat, kann der Anwender bestimmte Einzelheiten der Scan- Agenten beim Erstellen der Scanvorlagen zusätzlich einstellen. Der Administrator richtet die Eigenschaften des Scan Transfer- Agenten in TopAccess im Register "Administration" auf den Scan-Agenten-Seiten ein. Weitere Hinweise finden Sie in der Dokumentation Administratoranleitung oder in der Online-Hilfe. Vorlagen einrichten Benutzen Sie TopAccess, um Vorlagen und Gruppen einzurichten. Wenn Sie sich bei TopAccess als Administrator anmelden, können Sie öffentliche Gruppen einrichten und öffentliche Vorlagen erstellen und verwalten. Weitere Hinweise finden Sie in der Dokumentation Administratoranleitung. Zusätzlich können Sie auch vertrauliche Vorlagen für bestimmte Anwender oder Gruppen erstellen. Wenn Sie sich bei TopAccess als Benutzer anmelden, können Sie vertrauliche Gruppen und Vorlagen einrichten und verwalten, sowie Basisinformationen über öffentliche Vorlagen anzeigen. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 33

34 ÖFFENTLICHE VORLAGEN BENUTZEN Der Administrator kann öffentliche Vorlagen erstellen, die für spezielle Aufgaben benutzt werden. Die Gruppe der öffentlichen Vorlagen kann bis zu 60 öffentliche Vorlagen enthalten. Endbenutzer können öffentliche Vorlagen nur anzeigen, aber nicht bearbeiten. Öffentliche Vorlagen anzeigen 1 In TopAccess klicken Sie auf das Register Scanne. 2 Klicken Sie auf das Untermenü "Vorlagen". Standardmäßig wird die Seite Vorlagen geöffnet und zeigt die Liste der Vorlagen für die öffentliche Gruppe an. VERTRAULICHE GRUPPEN UND VORLAGEN Vertrauliche Vorlagen und Vorlagengruppen können sowohl vom Administrator als auch von Endbenutzern erstellt werden. Vertrauliche Gruppen erstellen In TopAccess können Sie eine vertrauliche Gruppe auf zwei Arten erstellen: Auf der Seite der Vorlagengruppe Auf der Seite "Neue Vorlage" Bei der ersten Methode wird die Seite für neue Vorlagengruppen aufgerufen, bei der zweiten Methode erscheint das Dialogfeld "Neue Vorlagengruppe". Beide Anzeigen enthalten dieselben Felder. Sie müssen einen Gruppennamen eingeben, um eine Gruppe zu definieren. Die anderen Felder sind fakultativ. Dialogfeld "Vorlagengruppen" verwenden Diese Methode benutzen Sie, wenn Sie eine Serie vertraulicher Gruppen erstellen wollen. 1 Auf dem Register Scannen klicken Sie auf das Untermenü "Vorlagen". 2 Klicken Sie auf den Link Vorlagengruppen. Die Seite der Vorlagengruppen wird geöffnet und zeigt alle derzeit definierten Gruppen in einer Liste. 3 Klicken Sie auf Neu. 34 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

35 Die Seite "Neue Vorlagengruppe" wird geöffnet. 4 Geben Sie die Daten der neuen Gruppe ein. Siehe "Neue Vorlagengruppe" auf Seite 107 oder TopAccess-Online- Hilfe. 5 Klicken Sie auf OK. Sie kehren auf die Seite der Vorlagengruppen zurück und sehen die Daten der neuen Gruppe in der Liste der definierten Gruppen. 6 Wiederholen Sie diesen Vorgang, um weitere Gruppen zu erstellen. Dialogfeld "Neue Vorlage" verwenden Mit dieser Methode können Sie während der Erstellung einer neuen Vorlage eine Ad-Hoc-Gruppe anlegen. 1 Im Register Scannen klicken Sie auf das Untermenü "Vorlagen". 2 Klicken Sie erforderlichenfalls auf den Link Vorlagen. Die Seite der Vorlagengruppen wird geöffnet und zeigt alle derzeit definierten Gruppen in einer Liste. Standardmäßig ist dies die öffentliche Gruppe. 3 Wenn nötig, öffnen Sie das Listenfeld "Gruppe" und wählen eine vertrauliche Gruppe, um die Schaltfläche Neu zu aktivieren. 4 Klicken Sie auf Neu. Die Seite "Neue Scanvorlagengruppe" wird geöffnet. 5 Klicken Sie auf Neue Gruppe. 6 Geben Sie die Informationen für die neue Gruppe ein. Siehe "Neue Vorlagengruppe" auf Seite 107 oder TopAccess- Online-Hilfe. 7 Klicken Sie auf OK. Sie kehren auf die Seite für die Erstellung einer neuen Scanvorlage zurück und können die neue Gruppe jetzt in der Gruppen-Dropdown-Liste sehen. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 35

36 Informationen von vertraulichen Gruppen bearbeiten Sie können die Reihenfolge, in der die Daten auf der Seite der Vorlagengruppen angezeigt werden, und die Daten jeder einzelnen Gruppe ändern. So öffnen Sie die Seite der Vorlagengruppen: 1 Im Register Scannen, klicken Sie auf das Untermenü Vorlagen. 2 Klicken Sie auf den Link Vorlagengruppen. Sortierreihenfolge ändern Standardmäßig wird die Gruppenliste nach Gruppennummern in aufsteigender Reihenfolge sortiert (durch eine Aufwärtspfeil im Spaltentitel gekennzeichnet). Um die Liste nach Eigentümern zu sortieren, klicken Sie auf den Spaltentitel. Gruppendetails ändern Die Schaltfläche "Bearbeiten" auf der Seite der Vorlagengruppen ist abgeblendet und wird erst aktiv, wenn Sie eine Gruppe auswählen. Beispiel für Vorlagengruppen 36 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung

37 1 Wählen Sie die Gruppe, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten. 2 Wenn die Gruppe durch ein Kennwort geschützt ist, erscheint ein eingeblendetes Dialogfeld für die Eingabe des Kennworts. Geben Sie das 5-stellige Kennwort ein und klicken Sie auf OK. 3 Ändern Sie die Gruppennummer, den Gruppennamen, den Eigentümer, die -Adresse oder das Kennwort. 4 Klicken Sie auf OK, damit Ihre Änderungen übernommen werden. Kennwörter für vertrauliche Gruppen einrichten oder ändern Sie können den Kennwortschutz für Ihre vertrauliche Gruppe oder auf einzelne Vorlagen innerhalb der Gruppe anwenden. Das Gruppenkennwort wird definiert, wenn Sie die Gruppe erstellen. Weitere Hinweise finden Sie unter "Vertrauliche Gruppen erstellen" auf Seite 34. Um das Gruppenkennwort zu ändern, benutzen Sie die Bearbeitungsfunktion. Weitere Hinweise finden Sie unter "Informationen von vertraulichen Gruppen bearbeiten" auf Seite 36. Hinweise zu Vorlagenkennwörtern finden Sie unter "Kennwörter für vertrauliche Vorlagen einrichten oder ändern" auf Seite 40. Vertrauliche Gruppen löschen Sie können mehrere Gruppen in einem Vorgang löschen, wenn sie nicht durch ein Kennwort geschützt sind (also kein Schlosssymbol abgebildet ist). Die Schaltfläche "Löschen" auf der Seite der Vorlagengruppen ist abgeblendet und wird erst aktiv, wenn Sie mindestens eine Gruppe auswählen. Nur der Administrator kann Gruppen löschen, die durch ein Kennwort geschützt sind. 1 Im Register Scannen klicken Sie auf das Untermenü Vorlagen und dann auf den Link Vorlagengruppen. 2 Auf der Seite der Vorlagengruppen wählen Sie die Gruppen, die Sie löschen wollen, und klicken auf Löschen. GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung 37

38 3 Wenn das Dialogfeld für die Eingabe des Gruppenkennworts erscheint, geben Sie das 5-stellige Kennwort ein und klicken auf OK. Ein Dialogfeld mit einer Bestätigungsaufforderung erscheint. 4 Klicken Sie auf OK, um die Gruppen zu löschen, oder auf Abbrechen, um die Gruppen unverändert zu lassen. Vertrauliche Vorlagen erstellen Auf der Vorlagenseite können Sie Scanvorlagen erstellen, bearbeiten und löschen. Sie können eine neue Vorlage einer bestehenden Gruppe hinzufügen oder eine neue Gruppe für die Vorlage erstellen, indem Sie auf der Seite "Neue Vorlage" auf Neue Gruppe klicken. Weitere Hinweise zu den einzelnen Feldern und Optionen finden Sie unter "Seite "Neue Vorlage"" auf Seite Im Register Scannen klicken Sie auf das Untermenü "Vorlagen". Die Vorlagenseite wird geöffnet und zeigt alle für eine bestimmte Gruppe definierten Vorlagen. Standardmäßig ist dies die öffentliche Gruppe. Die Schaltfläche Neu erscheint abgeblendet und wird erst aktiviert, wenn Sie eine vertrauliche Gruppe auswählen (zumindest wenn Sie nicht als Administrator angemeldet sind). 38 GL-1020 Scanner Bedienungsanleitung