Cloud-Computing: Was nützt die Daten-Wolke Kanzlei und Mandanten?

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1 Neueste Entwicklungen im Bereich Kanzleisoftware Cloud-Computing: Was nützt die Daten-Wolke Kanzlei und Mandanten? von Alexandra Buba, M. A., freie Wirtschaftsjournalistin, Nürnberg Obwohl der Begriff des Cloud Computing seit einiger Zeit in aller Munde ist, war die Definition desselben bislang eher vage. Der IT-Branchenverband BITKOM beschreibt Cloud Computing in seinem aktuellen Leitfaden als eine Form der bedarfsgerechten und flexiblen Nutzung von IT-Leistungen, bereitgestellt als Echtzeit-Service über das Internet und abgerechnet nach Nutzung. Ähnliches kennen Kanzleien unter Begriffen wie ASP oder Software as a Service nun schon länger. Was also macht die Cloud aus, und was bringt sie Kanzlei und Mandanten? Apple, Microsoft, aber auch DATEV eg & Co. Zunächst einmal nutzt die Cloud voraussichtlich ihren Anbietern allen voran Apple und Microsoft. Während Apple schon seit einiger Zeit auf die Verbindung von Inhalt, Provider und Endpunkt setzt, investiert Microsoft nunmehr 90 Prozent seiner Ressourcen in die Weiterentwicklung der Cloud; die DATEV eg plant für das zweite Quartal 2011 die Inbetriebnahme eines rund Quadratmeter IT-Fläche umfassenden Rechenzentrumsneubaus. Daraus wird deutlich, wo die Entwicklung im gesamten IT-Markt hinführt: Die großen Anbieter versprechen sich ein gehöriges Geschäft aus Softwareapplikationen, die nicht mehr im klassischen Lizenzverfahren erworben werden können, und der zugehörigen Datenspeicherung. Das schafft Abhängigkeit bei den Nutzern, in weitaus größerem Maße, als das bisher der Fall war. Deshalb lehnt der Großteil des deutschen Mittelstands die Cloud denn auch bisher noch ab. Im gehobenen Mittelstand nutzt laut einer Umfrage der Experton Group aus dem vergangenen Herbst lediglich ein Fünftel der befragten Unternehmen Cloud-Dienste. Die eigenen Daten gehören auf den eigenen Server, so die Meinung der überwiegenden Mehrheit. Neben der Gefahr der noch stärkeren Abhängigkeit von einzelnen großen IT-Unternehmen spielen Sicherheitserwägungen die zentrale Rolle. Die stets propagierten Vorteile der Kostenersparnis und erhöhten Flexibilität rangieren untergeordnet. Softwareapplikationen und Datenspeicherung Noch lehnt ein Großteil des Mittelstandes die Cloud ab Markt soll jährlich knapp 50 Prozent wachsen Dennoch erwartet der IT-Branchenverband BITKOM laut einer aktuellen Studie, dass der Umsatz mit Cloud Computing in Deutschland von 1,14 Milliarden EUR im Jahr 2010 auf 8,2 Milliarden Euro im Jahr 2015 steigen wird. Das Umsatzwachstum läge demnach bei durchschnittlich 48 Prozent pro Jahr. Damit würden in fünf Jahren etwa zehn Prozent der gesamten IT- Ausgaben in Deutschland auf diese Technologie entfallen. Die Bedeutung von Cloud Computing sei mit der Einführung des PCs oder des Internets vergleichbar. IT-Branche setzt große Erwartungen in diesen Bereicht einseitig 1

2 Wo befinden sich meine Daten? Bis dem allerdings so ist, müssen noch etliche Fragen geklärt werden: IT-Sicherheit, Integrationsfähigkeit mit vorhandenen IT-Systemen sowie Datenschutz, Verfügbarkeit und Performanz sind dabei die zentralen Punkte, sollen am Ende sichere, gesetzeskonforme und reibungsfreie Geschäftsprozesse stehen. Ganz wesentlich ist auch die Interoperabilität zwischen den Cloud Services. Sie muss gewährleistet werden, damit ein Cloud Computing-Nutzer nicht dauerhaft an einen einzelnen Anbieter gebunden ist. Interoperabilität zwischen den Cloud Services Zurzeit entbehrt die verbreitete Befürchtung, dass durch Serverfarmen letztlich nicht einmal der Cloud-Anbieter selbst weiß, auf welchem Server in welchem Land gerade eine ganz bestimmte Datei eines Kunden liegt, nicht einer Grundlage. Dadurch ist selbstverständlich auch unklar, welche Drittunternehmen Zugriff auf die Daten haben. Wichtig ist es daher, einen Anbieter zu wählen, der garantiert, dass ihre Daten auf Servern in Deutschland oder wenigstens innerhalb der EU bleiben aufgrund der strengeren hier geltenden Datenschutzgesetze etwa im Vergleich zu den USA. Zentrales Argument für den zusätzlichen Einstieg in die Cloud dürfte branchenunabhängig gültig auch für Kanzleien die Kostenersparnis sein. Die Unternehmensberatung Hurwitz & Associates hat im Auftrag eines Cloud-Anbieters exemplarisch berechnet, dass die Kosten von Cloud-Lösungen über vier Jahre für KMU um 35 bis 55 Prozent niedriger liegen als bei normalen Lösungen. Hinzu kommt die Orts- und Endgeräteunabhängigkeit. Enorme Kostenersparnis für Kanzleien Hybridmodell funktioniert für Kanzleien nicht Was bedeutet das nun für die Kanzlei? Grundsätzlich wird nach Expertenansicht auch in der Zukunft nur ein begrenzter Anteil aller Unternehmen seine IKT-Infrastruktur (IKT=Informations- und Kommunikationstechnoöogie) nebst Anwendungen und Daten komplett aus einer Cloud beziehen. Vielmehr werden viele Unternehmen bestimmte geschäftskritische Anwendungen lokal betreiben, andere aus einer Private Cloud beziehen und weitere über Public-Cloud-Infrastrukturen nutzen. Im Fachjargon wird dies dann als hybride Cloud-Infrastruktur bezeichnet. Für die Steuerberatungskanzlei funktioniert dieses Modell nicht, da ihr gesamter Unternehmensgegenstand im Wesentlichen auf den Mandantendaten fußt. Dadurch erscheint es sinnvoller, die IKT-Infrastruktur entweder komplett in die Cloud auszulagern oder aber auf eine Inhouselösung mit eigenem Server zu setzen. Wenn Kanzleien sich für die Cloud entscheiden, dann zählen nicht nur die Leistungsprogramme wie Fibu, Lohn oder Steuern nebst den dazugehörigen Daten, sondern auch die Eigenorganisation wenn sie denn mit den Mandantendaten verknüpft sein soll und die Kanzlei mit einer einzigen einheitlichen Datenbasis arbeitet, zu den Dingen, die ausgelagert werden. Die Kanzlei muss sich also stärker der Cloud anvertrauen als andere Branchen. Entweder koplette Auslagerung oder Inhouselösung mit eigenem Server einseitig 2

3 Auf der anderen Seite wird es aber auch künftig sehr viele Kanzleien geben, die nicht ohne eigenen Server auskommen wollen und auf Online-Anwendungen bei ihren eigenen Kernprozessen vorerst verzichten, wenn sie sie auch Mandanten möglicherweise etwa über die arbeitsteilige Fibu selbst anbieten. Bedenken sollten sie hierbei immer nur, dass sie das Haftungsrisiko für die Mandantendaten selbst tragen und für einen sicheren Zugriff sorgen müssen. Haftungsrisiko für die Mandantendaten Angebote für Steuerberatungskanzleien Wer sich als Kanzleiinhaber für den Einstieg in die Cloud entscheidet, dem steht ein recht ordentliches Angebot zur Verfügung. So finden Kanzleien im Gegensatz zu anderen Branchen mit der DATEV eg seit Jahrzehnten einen großen Rechenzentrumsanbieter vor, dessen Sicherheitsstandards den Anforderungen sicherlich genügen. Die DATEV eg bietet umfangreiche ASP-Services für Steuerberater an: So können alle Programme, die die Steuerberatungskanzlei nutzt, auch im ASP-Verfahren bezogen werden. Vollständig browserbasierte Anwendungen gibt es dagegen noch nicht. Gehostet wird auch das MS Office-Paket, bei Drittsoftware wird über ein Hosting im Einzelfall entschieden. Cloud-Services kommen insbesondere beim digitalen Belegwesen zum Einsatz und bei der Mittelstandslösung der DATEV. Da die DATEV nicht uneingeschränkt Fremdsoftware zulässt, wird eine komplette Cloud-Lösung behindert, sofern die Kanzlei auch Drittprogramme im Einsatz hat. Wer also dem Modell folgt, wonach Kanzleien entweder komplett oder gar nicht in die Cloud einsteigen, wird bei der DATEV möglicherweise derzeit noch nicht adäquat bedient. Drittprogramme werden nicht zugelassen Neben dem Marktführer existieren speziell für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte aber auch sehr sichere Nischenanbieter. So bietet die niederbayerische COLLEGA GmbH gemeinsam mit einem Verbundpartner eine Cloud-Lösung an, die nicht nur hochsicher, sondern auch mit einer erhöhten Betriebsbereitschaft verbunden sein soll. Zu den Voraussetzungen dafür zählen neben dem begrenzten Zugang zum Rechenzentrum nebst professionellem Wachschutz und Brandmeldeanlagen die tägliche, wöchentliche sowie monatliche Datensicherung, die ISO9001-konform mindestens zehn Jahre vorgehalten wird. Als zusätzliche Sicherheit bietet COLLEGA Kanzleien eine zusätzliche Speicherung der Daten auf einem im Eigentum von COLLEGA stehenden Server an. Hinzu kommen entsprechende Treuhandverträge, die den Kanzleiinhabern auch in unvorhergesehenen Sonderfällen immer Zugang zu seinen Daten gewähren. Durch die Auslagerung der Daten tritt eine deutliche Erhöhung der Betriebsbereitschaft ein, erklärt WP/StB/RB(RAK) Günter Hässel, Vorstand des COLLEGA Verbands für EDV und Kanzleiorganisation für Angehörige der steuer- und rechtsberatenden sowie wirtschaftsprüfenden Berufe e.v. und Sprecher des Anwenderbeirats der COLLEGA GmbH. Auslagerung der Daten erhöht die Betriebsbereitschaft einseitig 3

4 So übernehme der Dienstleister nicht nur die Bereitstellung der Server, die Speicherung und Sicherung aller Daten, sondern auch die Installation sämtlicher von der Kanzlei genutzten Programme und deren Update. Anbieter übernimmt die Installation und das Update Auch die Bonner Stollfuß Medien GmbH & Co. KG bietet ihren Kunden einen kompletten Cloud-Service bei ihrer Branchenlösung Stotax an. Dabei kann die gesamte Kanzleiverwaltung über den Webbrowser gesteuert werden. Dazu kooperiert der Softwarehersteller und Fachverlag für Steuer- und Wirtschaftsrecht ebenso wie COLLEGA mit einem Outsourcing- Spezialisten. Dieser bietet neben der Kanzleisoftware auch das Büropaket MS Office und Outlook im Online-Modell an. Neben der Kostenersparnis für Kanzleien verspricht der Anbieter auch eine verbesserte Datensicherheit. Denn in der Tat stehen dem Nutzer eines Cloud-Service ja immer automatisch die Sicherheitsstandards eines professionellen Rechenzentrums zur Verfügung bei der Inhouselösung dürfte das nicht immer so gewährleistet oder aber mit erheblichem Aufwand verbunden sein. Sicherheitsstandards eines professionellen Rechenzentrums Uneingeschränktes Vertrauen in den Dienstleister erforderlich Auch Prof. Dieter Kempf, Vorstandsvorsitzender der DATEV eg, befindet Private-Cloud-Konzepte für die Sicherheit sogar förderlich: Schließlich können gute Cloud-Anbieter mit zentral betriebenen, professionellen Infrastrukturen ein viel höheres Schutzniveau bieten, als ein mittelständisches Unternehmen dies normalerweise selbst zu realisieren in der Lage wäre. Ich wage die Prognose: In Deutschland werden insbesondere die Diensteanbieter Erfolg haben, die ein hohes Maß an Vertrauen aufbauen können. Neben das entsprechende Vertrauen in die Leistungsfähigkeit und Integrität des Anbieters treten im Geschäftsleben üblicherweise Verträge, die dasselbe unterstreichen sollen. Die BITKOM bietet hierzu einen Leitfaden an, der die rechtlichen Fragen des Cloud Computing behandelt. Dennoch bringen auch in der Steuerberatungsbranche nicht alle das erforderliche Vertrauen bereits auf. Wie groß und umfangreich ist eigentlich die Haftung bei Datenverlust? Und was passiert, wenn Wirtschaftskriminalität zum Zuge kommt?, fragt sich etwa Hans-J. Sterrer von der SBS Software GmbH aus Bretten, die u. a. Rechnungswesen und Lohnsoftware vertreibt, meiner Meinung nach kann lediglich der permanente Zugriff von unterwegs Cloud Services rechtfertigen. Haftung bei Datenverlust Wichtig: Nutzen über Kostenersparnis hinaus definieren Aber nicht nur der ortsungebundene Datenzugriff spricht für die Cloud in der Kanzlei. Interessant sind Cloud-Services für Kanzleien insbesondere dann, wenn die momentanen monetären und komfortgetriebenen Vorteile in den Hintergrund treten, und stattdessen die Prozesse und Geschäftsmodelle in den Fokus rücken. Denn Steuerberatungskanzleien profitieren in ganz besonderer Weise von der informationstechnologi- einseitig 4

5 schen Anbindung ans Mandantenunternehmen, etwa der Nutzung einer gemeinsamen Fibu-Datenbasis mit dem Mandanten im Rahmen des digitalen Belegwesens. Solange die Daten des Mandanten auf dem Kanzleiserver gespeichert sind, trägt auch die Kanzlei das Haftungsrisiko im Falle von Missbrauch oder Verlust. Bei einer externen Cloud-Lösung entfallen dagegen die Haftungsrisiken für den Steuerberater. Die Entscheidung, ob er dem eigenen Sicherheitskonzept größeres Vertrauen schenkt als dem eines professionellen Anbieters, kann jeder Kanzleiinhaber nur individuell selbst treffen. Bei externer Cloud- Lösung entfällt das Haftungsrisiko Ein weiteres branchenspezifisches Argument pro Cloud ist die Tatsache, dass schon jetzt Cloud-Services bei der Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung unumgänglich sind etwa bei ElSter. Im Rahmen ihrer E-Government-Initiative wird die Bundesregierung künftig die elektronische Kommunikation immer weiter ausbauen. Dadurch muss die Steuerberatungskanzlei in Zukunft ohnehin einen hohen Vertrauensvorschuss für die Online-Anwendungen von Bund und Ländern aufbringen. Glossar ASP (Application Service Providing): Bei ASP stellt ein Anbieter dem Nutzer Anwendungen über das Internet zur Verfügung. Dieses Softwaremietmodell gibt es schon seit über einem Jahrzehnt. Es konnte sich lange nicht durchsetzen, da entsprechende schnelle Datennetze fehlten. Der neue Name für ASP ist Software as a Service (SaaS). Es ist ein Teil von Cloud Computing Cloud Computing: Cloud Computing ist eine Form der bedarfsgerechten und flexiblen Nutzung von IT-Leistungen, bereitgestellt als Echtzeit-Service über das Internet und abgerechnet nach Nutzung. Neben SaaS kommen beim Cloud Computing noch die Ebenen PaaS (Platform as a Service) und IaaS (Infrastructure as a Service) hinzu, die aber für Kanzleien unerheblich sind. Zentral ist vielmehr der Gedanke, dass nicht nur die Anwendungen sondern auch die daraus erzeugten Daten in einem externen Rechenzentrum gespeichert werden. Im Unterschied zu ASP sind die Anwendungen beim Cloud Computing außerdem rein browserbasiert, so dass überhaupt nichts mehr auf dem Rechner installiert werden muss. Public Cloud Computing: Hier nutzen die Anwender Applikationen von einem externen Dienstleister über das öffentliche Internet. Viele Kunden teilen sich dabei eine virtualisierte Infrastruktur. Daten und Anwendungen werden zwar logisch getrennt, aber auf denselben physischen Rechnern gespeichert. Private Cloud Computing: Dabei werden virtualisierte Infrastrukturen nur von einem Unternehmen genutzt, um beispielsweise mehrere Unternehmensbereiche und -standorte zentral mit IKT- Ressourcen zu versorgen. Private Clouds können vom Unternehmen selbst, aber auch von einem externen Dienstleister betrieben oder gehostet werden. Weiterführender Hinweis ÂÂ Die BITKOM bietet einen Leitfaden an, der die rechtlichen Fragen des Cloud Computing behandelt. Der Leitfaden kann angefordert werden bei m.weber@ bitkom.org. einseitig 5