Universitätsbibliothek Erfurt. Jahresbericht

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1 Universitätsbibliothek Erfurt Jahresbericht 1997/1998

2 Inhalt 0. Vorwort S Schritte zur Integration 1.1 Kooperation mit der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt 1.2 Die Integration der Buchbestände der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg 1.3 Vorbereitung der Integration der Forschungs- und Landesbibliothek Gotha S. 7 S. 10 S Personal und Organisation 2.1 Überblick 2.2 Einführung der Teamstruktur in der Buchbearbeitung 2.2 MitarbeiterInnen in Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen 2.3 Aus- und Weiterbildung der MitarbeiterInnen S. 13 S. 15 S. 21 S Raumsituation und Neubau 3.1 Gegenwärtige Standorte 3.2 Neubau: Planung und Realisierung 3.3 Umzugsplanung S. 25 S. 26 S. 28 1

3 4. Erwerbung und Bestandsaufbau 4.1 Bestandsaufbau im Fachreferat 4.2 Monographien 4.3 Zeitschriften 4.4 Neue Medien Ausgabenspiegel nach Fächern S. 29 S. 30 S. 32 S. 33 S Katalogisierung, Bestandserschließung und Bestandserhaltung 5.1 Monographienkatalogisierung 5.2 Zeitschriftenkatalogisierung 5.3 Medienbearbeitung 5.4 Bearbeitung nicht zentral nachgewiesener Monographienbestände der Pädagogischen Hochschule Erfurt 5.5 Überarbeitung der schon von der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt in den Datenbanken des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes erfassten Monographien 5.6 Katalogisierung der Monographien aus der Bibliothek Teufel 5.7 Integration des Monographienbestandes der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg 5.8 Sacherschließung 5.9 Bestandserhaltung: Einbandstelle - Buchbinderei - Restaurierung - Mikroverfilmung S. 48 S. 50 S. 52 S. 53 S. 54 S. 56 S. 57 S. 61 S. 62 2

4 6. Benutzung 6.1 Ausgangspunkte für die Aufnahme des Benutzungsbetriebes 6.2 Ausleihe 6.3 Fernleihe 6.4 Benutzerschulung S. 67 S. 70 S. 72 S EDV und Neue Medien 7.1. EDV 7.2. Neue Medien S. 76 S Öffentlichkeitsarbeit S Chronik S Statistik S. 89 3

5 0. Vorwort Warum brauchen Sie eigentlich so viele Mitarbeiter? Sie haben doch gar keine Benutzer. Oder: Warum hat die Universitätsbibliothek jetzt schon so viele Bücher? Die Uni arbeitet doch noch gar nicht. Offenbar ist es für Aussenstehende schwer zu verstehen, was die Universität Erfurt und mit ihr die Universitätsbibliothek seit ihrer Gründung 1994 geleistet hat und wieviel als Vorbereitung für die Aufnahme des Studienbetriebs im Wintersemester 1999/2000 noch zu leisten ist. Die Vielfalt der Aufgaben, Probleme und Lösungen, wie sie der hier vorgelegte Bericht für 1997 und 1998 dokumentiert, spricht für sich. Was hinter den dürren Fakten und Zahlen sichtbar wird, ist das aussergewöhnliche Engagement vieler MitarbeiterInnen, deren Tätigkeitsbereiche und Arbeitszeiten durch die Anforderungen der Aufbausituation bis an die Grenzen des Vertretbaren ausgedehnt wurden. Nach der Ernennung von Prof. Dr. Peter Glotz zum Gründungsrektor trat der Aufbau der Universität in eine neue Phase. Wichtige Strukturen wurden geschaffen. Im Mai 1997 konstituierte sich der Gründungssenat, dem seitens der UB Frau Ursula Werner angehört. Es wurde eine Grundordnung für die Universität erarbeitet, die die Reformvorhaben festschreibt und deren Umsetzung regelt. Diese Grundordnung wurde im Mai 1997 genehmigt. Seit April 1997 stehen dem Rektor zwei Prorektoren zur Seite: Prof. Dr. Dieter Langewiesche und Prof. Dr. Wolfgang Schluchter. Sie bereiten zugleich als Gründungsdekane den Aufbau der Philosophischen und der Staatswissenschaftlichen Fakultät vor. Die Universität Erfurt verfügt als eine der ersten deutschen Universitäten über ein Kuratorium, das ihr seit Herbst 1997 vorsteht. Diesem Kuratorium gehören zwölf unabhängige Persönlichkeiten an, die den Rektor auswählen, Empfehlungen zur Entwicklungsplanung der Universität geben und Bewertungen von Forschung und Lehre sowie der Hochschulverwaltung veranlassen können wurden ebenfalls die ersten Professuren für die Philosophische Fakultät ausgeschrieben. Im Herbst 1998 waren die ersten beiden 4

6 Professoren vor Ort. Die Ausschreibungen für Professuren der Staatswissenschaftlichen Fakultät erfolgten Ein Meilenstein in der Geschichte der Universität war die Eröffnung des Max-Weber-Kollegs für kultur- und sozialwissenschaftliche Studien im April Das Max-Weber-Kolleg ist eine fakultätsähnliche zentrale Einrichtung der Universität. Es nahm seinen Lehrbetrieb zum Sommersemester 1998 auf. Die ersten Kollegiaten sind auch die ersten Universitätsstudenten, die die UB mit Literatur zu versorgen hat. Um den gewachsenen Arbeitsaufgaben und den veränderten Rahmenbedingungen gerecht zu werden, setzte die UB in den zurückliegenden zwei Jahren folgende Schwerpunkte in ihrer Arbeit: - Wachsende Kooperation mit der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule verbunden mit der schrittweisen Integration in die UB - Integration der Buchbestände der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg - Vorbereitung der Integration der Forschungs- und Landesbibliothek Gotha - Einführung und Festigung neuer Arbeits- und Organisationsstrukturen in der Buchbearbeitung, um den Bestandsaufbau effizienter zu gestalten - Aufnahme und Ausbau des Dienstleistungsbetriebs für die Benutzer - Aufbau einer eigenständigen Abteilung Neue Medien Parallel dazu nahmen die Planungsarbeiten für den Bibliotheksneubau immer konkretere Formen an. Im Juli 1998 begannen die Bauarbeiten, die bis zum Frühjahr 2000 abgeschlossen sein sollen. Beim Aufbau der Universitätsbibliothek in vielen Bereichen gleichzeitig und an verschiedenen Standorten zeigte sich auch, wie wichtig ein guter Informationsfluss und die Transparenz der Aufgabenstellungen ist. Deshalb wurde von den MitarbeiterInnen noch zum Ende des Jahres 1997 angeregt, dass die Direktion und alle 5

7 Abteilungen ihre Ziele, d.h. besondere Arbeitsaufgaben für 1998, erarbeiten und schriftlich niederlegen. Dieses Papier diente denn auch im vergangenen Jahr als Orientierung im Ganzen und oftmals auch als Messlatte für die eigene Arbeit. Die Ziele werden nicht als Dogma verstanden, sondern als Arbeitsinstrument, das flexibel gehandhabt wird. Bei der Auswertung der Ziele wurden die gesammelten Erfahrungen positiv bewertet, und auch für 1999 wurden wieder Ziele in den einzelnen Bereichen erarbeitet und diskutiert. Christiane Schmiedeknecht 6

8 1. Schritte zur Integration 1.1 Kooperation mit der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule Erfurt Die Pädagogische Hochschule Erfurt soll voraussichtlich am als Erziehungswissenschaftliche Fakultät in die Universität Erfurt integriert werden. Vor diesem Hintergrund wurden im Berichtszeitraum die Bemühungen verstärkt, die bibliothekarischen Einrichtungen beider Hochschulen zu integrieren. Die Zentralbibliothek der Pädagogischen Hochschule war aufgrund ihrer Stellenausstattung mit dem Umfang der seit 1990 auf sie zugekommenen Aufgaben überfordert. Um so größer sind die Leistungen einzuschätzen, welche durch das Zusammenwirken der Bibliothek der Pädagogischen Hochschule und der UB schon bewerkstelligt werden konnten. Hierzu zählen neben der zügigen Weiterqualifikation der MitarbeiterInnen insbesondere die Erweiterung und Erschließung des Bestandes um ca Bände, die Eröffnung einer Freihandbibliothek (ca Bände), die Teilnahme an den Verbundkatalogen (Gemeinsamer Bibliotheksverbund Göttingen und Zeitschriftendatenbank), die Retrokonversion aller Hauptkataloge sowie die Verbesserung der Magazinverhältnisse. Es stellte sich heraus, dass das parallele Führen beider Bibliotheken zwar den ungestörten Aufbau der Universitätsbibliothek schützte, aber für beide Einrichtungen mehr und mehr Arbeiten verursachte, welche sich in der Perspektive einer zukünftig gemeinsamen Hochschulbibliothek als unwirtschaftlich erwiesen. Viele dieser Erscheinungen wurden durch Absprachen gemildert, doch als es seitens einiger Professoren der Pädagogischen Hochschule im Dezember 1996 zu einem Vorstoß kam, die Nachweissituation insbesondere der durch die Institute der Pädagogischen Hochschule erworbenen Bestände zu verbessern, ging die Leitung der Universitätsbibliothek gern auf diese Initiative 7

9 ein, zumal auch die neue Universitätsleitung die Intensivierung der Beziehungen forcierte. Zu Beginn des Jahres 1997 wurde daraufhin von beiden Hochschulen eine Vereinbarung über die Kooperation in Bibliotheksangelegenheiten erarbeitet, welche zum in Kraft trat. Neben dem ausdrücklichen Bekenntnis zu dem Ziel, eine gemeinsame Bibliothek mit den MitarbeiterInnen beider Hochschulbibliotheken aufzubauen, wurden folgende gemeinsame Vorhaben vereinbart: - Nachweis und Einarbeitung der Buchbestände der Institute der Pädagogischen Hochschule durch die Universitätsbibliothek - Umarbeitung der Freihandbibliothek der Pädagogischen Hochschule zur Lehrbuchsammlung der Universitätsbibliothek sowie der anderen seit 1990 erworbenen Bestände - Vereinigung und einheitliche Konfektionierung der Datenbestände in den Verbunddatenbanken - Verbesserung der Literaturversorgung durch Einführung des Bestell/Ausleih- sowie des Fernleihmoduls von PICA - Öffnung des Bestandes der Universitätsbibliothek für die Mitglieder und Angehörigen der Pädagogischen Hochschule - Abstimmung der Literaturauswahl beider Hochschulen, Beschaffung und Einarbeitung durch die Universitätsbibliothek - Orientierung der MitarbeiterInnen beider Hochschulbibliotheken auf zukünftige gemeinsame Arbeitsprozesse Zur Unterstützung der gemeinsamen Vorhaben delegierte die Pädagogische Hochschule BibliotheksmitarbeiterInnen zum Teil in vollem Umfang im Rahmen der Abordnung an die Universitätsbibliothek. Sicherlich hat sich die Last der Aufgaben für die Universitätsbibliothek mit dieser Kooperation erheblich vermehrt, doch zahlt sich dieser Schritt aus, da hierdurch bis Bezug des Neubaus und Aufnahme des Studienbetriebes der Universität die Arbeitsstrukturen vereinheitlicht und die Effektivität gesteigert werden kann. Die Kooperation beider Hochschulen im Bibliotheksbereich wurde darüber hinaus in der Pädagogischen Hochschule durchaus als Signal für den Aufbruch beider Hochschulen in eine gemeinsame Zukunft aufgefaßt. 8

10 Auch von den BibliothekarInnen beider Einrichtungen wurden die Vorhaben der Kooperation mit hoher Motivation und großem Elan angegangen. In der Folge konnten insbesondere Vorhaben im Bereich der Benutzung schon vorfristig abgeschlossen werden und es stellte sich heraus, daß für den Umfang und den rechtlichen Charakter der Mitarbeit der BibliothekarInnen der Pädagogischen Hochschule in der Universitätsbibliothek Erfurt neue Regelungen getroffen werden mußten. Dies machte eine Ergänzung zur Vereinbarung vom erforderlich. Hierbei wurde mit dem Ministerium als Zeitpunkt für die vollständige Integration beider Hochschulbibliotheken der festgelegt. Darüber hinaus wurde insbesondere beschlossen: - die Ausleihe über Leihscheine und Buchkarten abzuschaffen (Einführung der Clearingstelle), - die eigenständige Fernleihe der Pädagogischen Hochschule zu beenden, - den Zeitschriftenlesesaal nach den Erfordernissen der Universitätsbibliothek umzustrukturieren - sowie alle Ressourcen gemeinsam zu bewirtschaften. Der Umfang der Arbeiten von BibliothekarInnen der Pädagogischen Hochschule in Bereichen der Universitätsbibliothek wurde erhöht und die entsprechenden Teil- bzw. Vollabordnungen vollzogen. Insgesamt stößt die schrittweise Integration beider Hochschulbibliotheken nach anfänglichen Vorbehalten bei den NutzerInnen auf große Akzeptanz. Aufgrund der hohen Leistungsbereitschaft der von MitarbeiterInnen beider Einrichtungen nach dem Standard der Universitätsbibliothek geführten Bereiche wuchs insbesondere deshalb nach anfänglichem Sträuben die Bereitschaft der einzelnen Institute, ihre Buchbestände an die Universitätsbibliothek abzugeben. 1.2 Die Integration der Buchbestände der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg 9

11 1995 hatte die Universitätsbibliothek Erfurt die Bibliothek der ehemaligen Kirchlichen Hochschule Naumburg (geschlossen 1993) als Dauerleihgabe von der Evangelischen Kirchenprovinz Sachsen übernommen ( Bände). Nachdem der Bestand revidiert und zunächst versucht worden war, die Bestände durch zusätzliche Kräfte zu erschließen, wurde recht schnell klar, dass eine Einarbeitung ohne Beteiligung einer Fremdfirma nicht geleistet werden kann. Hierfür wurde 1996/97 ein mehrstufiges online- Konversionsverfahren entwickelt, in welchem neben Formalerschließungsdaten des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes auch Sacherschließungsdaten (systematische Signaturen nach der Regensburger Verbundklassifikation) des Bibliotheksverbundes Bayern durch Nutzung der Schnittstelle von DBV-OSI (Open Systems Interconnection) ermittelt werden. Nachdem die Anforderungen (in Deutsch, Umfang 135 Seiten) und Spezifikationen (in Englisch, Umfang 37 Seiten) zusammengestellt und mit einer Fremdfirma vereinbart worden waren, konnten bis Jahresende Bände Monographien anhand des Systematischen Standortkatalogs in die Datenbanken des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes eingebracht werden. Die Wichtigkeit der Dauerleihgabe erweist sich neben verschiedenen Versuchen, sie für andere Institutionen zu gewinnen, durch die zahlreichen Fernleihbestellungen auf Titel, welche in anderen deutschen Verbunddatenbanken nicht nachgewiesen sind. 1.3 Vorbereitung der Integration der Forschungs- und Landesbibliothek Gotha Das Thüringer Ministerium für Wissenschaft Forschung und Kultur (TMWFK) forderte die Universitätsbibliothek Erfurt im September 1997 auf, eine Stellungnahme zur Weiterführung der Forschungsund Landesbibliothek Gotha abzugeben. Der Leitung von Hochschule und Universitätsbibliothek erschien eine institutionelle Einbindung der bereits 1643 gegründeten herzoglichen Gothaer 10

12 Bibliothek mit Handschriften und ca Bänden in Forschung und Lehre der Universität als großer Gewinn. Das einmalige Ensemble von Archiv, Theater, Museen, Schloßkirche und Bibliothek wird auf Schloß Friedenstein erhalten bleiben. Doch wurde mit der abschließenden Empfehlung der vom TMWFK eingesetzten Expertenkommission vom ausdrücklich anerkannt, dass die Integration der Gothaer Bibliothek in die Universitätsbibliothek Erfurt dann nur mit einem bestimmten Aufwand an Sach- und Personalmitteln zu bewältigen sei. Entsprechend detaillierte Angaben wurden insbesondere zur Stellenausstattung gemacht. Das TMWFK bildete daraufhin eine Arbeitsgruppe "UB Erfurt/FLB Gotha", welche in ihrer ersten Sitzung am beide Bibliotheken darum bat, ein Konzept zur Bibliotheks-, Stellen-, Personalund Raumstruktur vorzulegen. Dieses Konzept wurde in den folgenden Wochen in enger Zusammenarbeit mit der Forschungsund Landesbibliothek Gotha durch die Universitätsbibliothek entwickelt. Hierfür fanden wechselseitig ausführliche Informationsbesuche in beiden Einrichtungen sowie Beratungen mit dem Ministerium statt. Das entstandene Strukturkonzept wurde von der eingesetzten Arbeitsgruppe und schließlich am vom TMWFK gebilligt. Das Strukturkonzept sieht vor, die Forschungs- und Landesbibliothek Gotha zur Forschungsbibliothek umzugestalten und hierfür organisatorisch und räumlich zu reorganisieren. Bei der Forschungsbibliothek plant die Universität, im ehemaligen Landschaftsgebäude (Am Schloßberg 2) ein Internationales Forschungszentrum einzurichten. Das Strukturkonzept bestimmt als Arbeitsschwerpunkt der Bibliothek für die nächsten Jahre eine qualifizierte Rekatalogisierung des Altbestandes sowie die Erfassung und Umarbeitung des neueren Bestandes nach den Standards der Universitätsbibliothek Erfurt. Zugleich wird die Forschungsbibliothek Präsenzbibliothek. Es wird die Möglichkeit 11

13 bestehen, Titel des Erfurter Standortes der Universitätsbibliothek zur Benutzung in den Lesesaal der Forschungsbibliothek zu bestellen. Einer Nutzung als Forschungsbibliothek (Bestands- und Kompetenzzentrum für Handschriften und Alte Drucke) steht die gegenwärtige räumliche Situation entgegen. Ohne die räumliche und organisatorische Entflechtung von Benutzung, Verwaltung, Magazinierung, Veranstaltungs- und Museumsbereich kann mit dem zur Verfügung stehenden Personal der Ausbau zur Forschungsbibliothek kaum geleistet werden. Dabei ist endlich ein zureichend großer Lesesaal im unteren Turmsaal der Bibliothek einzurichten. Bis zur Klärung rechtlicher Fragen mit dem Herzoghaus wird eine räumliche Interimslösung angestrebt, die bei einem späteren Gesamtausbau in vollem Umfang werthaltig bleiben wird. 12

14 2. Personalsituation 2.1 Überblick Mit dem Jahr 1997 konnte die Universitätsbibliothek das im Stellenplan vorgesehene Ausbauziel von 68 Stellen erreichen. Mit der geplanten Integration der Hochschulbibliothek der PH wird die Gesamtzahl der Stellen auf 86 steigen. Im höheren Bibliotheksdienst wurde zum das Fachreferat Slawistik mit einer Kollegin besetzt, die vor ihrem Bibliotheksreferendariat an der Pädagogischen Hochschule Erfurt tätig gewesen war konnten letztmals insgesamt 8 neue Stellen ausgeschrieben werden: 2 Stellen im gehobenen Bibliotheksdienst (gd), 5 Stellen im mittleren Bibliotheksdienst (md) und eine Fotografenstelle. Die bibliothekarischen Stellen wurden hausintern, im Geschäftsbereich des TMWFK und im Bibliotheksdienst, Heft 3/1997 (Bewerbungsschluß: ) bundesweit ausgeschrieben. Die Fotografenstelle wurde hausintern und durch Aushang im Geschäftsbereich des TMWFK bekanntgegeben. Insgesamt gingen 117 Bewerbungen ein, davon 49 für den gd, 63 für den md und 5 für die Fotografenstelle. Im gehobenen Bibliotheksdienst wurden gezielt Mitarbeiterinnen mit langjähriger Berufserfahrung für Aufbau- und Leitungsaufgaben in der Benutzungsabteilung (vorwiegend in der Fernleihe) bzw. dem Bereich Neue Medien gesucht. Diese beiden Stellen wurden zum und besetzt. Die Stellen im mittleren Bibliotheksdienst konnten zwischen Mitte Juli und Anfang September 1997 besetzt werden. Die Einsatzfelder der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegen in der Buchbearbeitung, der Benutzung (Fernleihe), der Einbandstelle und der Zeitschriftenstelle. 13

15 Die Fotografenstelle wurde zum mit einem ausgebildeten Fotografen besetzt. Im Rahmen des Kooperationsvertrages zwischen der Universität und der Pädagogischen Hochschule Erfurt wurden ab Mitte 1997 stufenweise fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PH-Bibliothek auf dem Wege der Teilzeitabordnung und drei Mitarbeiterinnen (2 hd, 1 EDV, 3 gd, 2 md) auf dem Wege der Vollzeitabordnung in der Universitätsbibliothek eingesetzt. Arbeitsfelder sind Fachreferat, EDV, Buchbearbeitung und die Betreuung von Konversionsprojekten. Das Jahr 1998 war nach den Jahren des schrittweisen Personalaufbaus erstmals ein Jahr, in dem trotz der ständig wachsenden Aufgaben mit dem bisherigen Personalstand gearbeitet werden mußte. Im Wege der Vertretung eines Erziehungsurlaubs wurde am auf einer befristeten Stelle ein EDV-Techniker zur dringend benötigten Unterstützung bei der Software- und Hardware-Betreuung sowie zur Schulung von MitarbeiterInnen in EDV- Anwendungsbereichen eingestellt. Ebenfalls als Vertretung einer Mitarbeiterin, die sich im Erziehungsurlaub befindet, konnte eine Bibliothekarin, die die UB durch eine zweimonatige Trainingsmaßnahme des Arbeitsamtes kennengelernt hatte, am zunächst befristet in der Buchbearbeitung eingestellt werden. Im Rahmen einer Neubesetzung konnte sie schließlich zum auf einer unbefristeten Stelle eingestellt werden. Im Jahr 1998 schieden erstmals zwei Mitarbeiter am aus dem Dienst der Universitätsbibliothek aus, um an Bibliotheken in Frankfurt/Main bzw. Göttingen zu wechseln. Durch den Weggang einer hochqualifizierten Fachkraft in der Fernleihe wurde eine Stelle vakant, die durch die Umsetzung einer Mitarbeiterin aus der Abteilung Buchbearbeitung umgehend besetzt werden musste. Der Kanzler der Universität ermöglichte die Stellenfreigabe, so daß im Oktober eine Stelle des gehobenen Dienstes für den Bereich 14

16 Neue Medien und eine Stelle des mittleren Dienstes für die Zeitschriftenstelle im Geschäftsbereich des TMWFK und durch Aushang in den bibliothekarischen Ausbildungsstätten ausgeschrieben wurden. Die Wiederbesetzung der beiden Stellen mit zwei berufserfahrenen Bibliothekaren konnte zum und erfolgen. Im Rahmen des Kooperationsabkommens mit der Hochschulbibliothek der PH wurden 1998 weitere neun MitarbeiterInnen (4 gd, 5 md/ed) an die Universitätsbibliothek abgeordnet und für andere PH-MitarbeiterInnen die Teilzeitabordnung erhöht. Einsatzbereiche sind die Zeitschriftenstelle, die Ortsleihe, Fernleihe, der Lesesaalbereich und Magazindienst/Kopierdienst/Postversand. Die bereits 1996 begonnen Personalentwicklungsgespräche mit einzelnen MitarbeiterInnen wurden auch 1998 fortgesetzt. Ziel dieser Gespräche ist neben einer beruflichen Standortbestimmung (Ist- Zustand) der Versuch, die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiterin in den nächsten Jahren auszuloten. 2.2 Einführung der Teamstruktur in der Buchbearbeitung Seit dem Frühjahr 1997 erfolgt die Arbeitsorganisation der Buchbearbeitung in der Form von fachorientierter Teamarbeit. Bereits im Februar 1996 wurde ein Pilot-Fachteam gebildet, das Formen der Teamarbeit erproben und erste konzeptionelle Überlegungen anstellen sollte. Die personelle Zusammensetzung und das Aufgabenspektrum dieser Pilotgruppe wechselten mehrfach im Verlauf des Jahres. Da im Jahr 1996 das Erwerbungssystem ACQ eingeführt worden war, aber noch nicht stabil lief, und keine geeigneten Fächer ausgesucht worden waren, verlief die Entwicklung der Pilotgruppe wechselhaft. Nachdem der EDV-Einsatz im Rahmen des Gemeinsamen Bibliotheksverbundes 1995 in der Katalogisierung und 1996 in der Erwerbung bzw. Etikettierung erfolgte, fiel zum Jahreswechsel 15

17 1996/97 die Entscheidung, die Teamarbeit im Frühjahr 1997 einzuführen. Informationsbesuche in den Universitätsbibliotheken Konstanz und Trier, der Abschlußbericht der Pilotgruppe, das Studium der einschlägigen Fachliteratur und zahlreiche Gespräche im Hause führten schließlich Ende Februar 1997 zur Vorlage des Konzeptes zur Arbeitsorganisation nach dem Fachteamprinzip. Im März wurde eine Arbeitsgruppe (gd, md, den Abteilungsleiterinnen Erwerbung und Katalogisierung, Direktion) eingesetzt, die den Geschäftsgang Buchbearbeitung gemeinsam erstellte. Das Konzept der Teamorganisation und der Geschäftsgang wurden in der kleinen Dienstbesprechung (FachreferentInnen und Direktion) vorgestellt, diskutiert und nach einigen Modifikationen verabschiedet. Der Personalrat und die Universitätsverwaltung wurden frühzeitig konsultiert, das Konzept der Arbeitsorganisation nach dem Fachteamprizip und die Personalstruktur wurden vorgelegt. Am 14. April 1997 begannen die Fachteams ihre Arbeit; gleichzeitig wurden die Abteilungen Erwerbung und Katalogisierung sowie die Etikettierungsstelle aufgelöst und in die neue Abteilung Buchbearbeitung überführt. Konzeption der Teamarbeit Die Arbeitsorganisation in den Fachteams umfasst den gesamten edv-gestützten Arbeitsprozess der Buchbearbeitung von der Vorakzession/Bestellkatalogisierung über die Akzession bis hin zur Katalogisierung und Etikettierung. Jede MitarbeiterIn übt die je aktuell anfallenden Arbeiten in der Buchbearbeitung aus. Es muss gewährleistet sein, dass er/sie alle Arbeiten im Fachteam ausführen kann und in der Regel auch ausführt. Dazu werden die MitarbeiterInnen in allen Aufgaben des Fachteams entsprechend geschult. Die MitarbeiterInnen in den Fachteams üben Arbeitsaufgaben mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad entsprechend ihrer tariflichen Eingruppierung aus. Die DiplombibliothekarInnen nehmen 16

18 zusätzlich schwierige Querschnitts- bzw. Sonderaufgaben wahr. Diese Querschnittsaufgaben (Kontakt mit dem Buchhandel, Bestellung und Inventarisierung antiquarischer Titel, Reklamationen, Zollformalitäten, Kontakte mit Tauschpartnern, schwierige Katalogisierungsfälle, ständige Ausbildungsfunktionen u.ä.) werden von entsprechend qualifizierten MitarbeiterInnen des gehobenen Dienstes mit einem bestimmten Zeitanteil (maximal 50 v.h.) wahrgenommen. Die MitarbeiterInnen mit Querschnittsaufgaben nehmen jedoch wenn auch mit verringertem Zeitanteil an der Arbeit im Fachteam teil. Jedes Team wählt für die Dauer eines halben Jahres (wurde später auf ein Jahr ausgedehnt) aus dem Kreis der MitarbeiterInnen eine Teamsprecherin. Aufgabe der Teamsprecherin ist die Vertretung der Teaminteressen gegenüber der Abteilungsleitung bzw. den SachgebietsleiterInnen und FachreferentInnen einerseits und die Weiterleitung von Informationen andererseits. Die Abteilung Buchbearbeitung wird von der Führungsgruppe bestehend aus dem Abteilungsleiter Buchbearbeitung, der Erwerbungsleiterin (Erwerbungsreferentin) und der Katalogisierungsleiterin (Katalogisierungsreferentin) geleitet. Der Abteilungsleiter Buchbearbeitung ist zuständig für Grundsatzfragen der Fachteamorganisation und Personalfragen, die Erwerbungsleiterin pflegt die Kontakte zu den Lieferanten, koordiniert die Verteilung der Erwerbungsmittel und steuert den Mittelabfluß, die Katalogisierungsleiterin schließlich ist zuständig für Fragen der Katalogisierungspraxis. Jede FachreferentIn ist mindestens einem Fachteam zugeordnet. Jedoch haben sie keinerlei Weisungsbefugnis gegenüber den Teammitgliedern mit Ausnahme der fachlichen Bearbeitung der Literatur. Um einen intensiven Informationsaustausch zwischen Team, Abteilung, Querschnittsaufgaben, FachreferentInnen und Abteilungsleitung zu gewährleisten, wurden als Besprechungsformen eingeführt: 17

19 - die Besprechung der SachgebietsleiterInnen und TeamsprecherInnen mit der Abteilungsleitung zu aktuellen Fragen, - die Abteilungsbesprechungen für alle MitarbeiterInnen der Abteilung in größeren zeitlichen Abständen und - die Teambesprechungen für die MitarbeiterInnen des jeweiligen Teams mit den zugeordneten FachreferentInnen. Teamstruktur Bei der Bildung der Fachteams nach einzelnen Wissenschaftsgebieten wurden folgende Kriterien berücksichtigt: - Zusammenfassung benachbarter Wissenschaftsgebiete, - Höhe der Erwerbungsmittel je Fach im Jahr 1997 und Berücksichtigung des Buchzugangs der letzten Jahre in den einzelnen Fächern, - Gewichtung nach Schwierigkeitsgrad der Literatur (z.b. höherer Schwierigkeitsgrad bei fremdsprachiger Literatur), - die Vertretung der FachreferentInnen soll wenn möglich dem gleichen Fachteam zugeordnet sein. Um die Vergleichbarkeit der einzelnen Fachteams zu ermöglichen, wurde zunächst von einer einheitlichen Teamgröße von je sieben MitarbeiterInnen ausgegangen. Der neu gebildeten Abteilung Buchbearbeitung standen zu diesem Zeitpunkt insgesamt 35 MitarbeiterInnen zur Verfügung. Zwar wurden allen fünf Fachteams jeweils sieben MitarbeiterInnen zugeteilt, durch Querschnitts- und Sonderaufgaben verminderte sich dieses Personalsoll in den Teams jedoch faktisch auf eine Personalstärke zwischen 5,25 und 6,0 Stellen. Es wurden folgende Fachteams gebildet: - Fachteam 1: Recht, Wirtschaftswissenschaften, Pädagogik, Psychologie - Fachteam 2: Fremdsprachige Philologien mit den einzelnen Fächern Allg. Sprach- und Literaturwissenschaft, Anglistik, Romanistik, Slawistik, Kunst 18

20 - Fachteam 3: Sozialwissenschaften und Neuere Geschichte mit den einzelnen Fächern Neuere und Neueste Geschichte, Politikwissenschaft, Sozial- und Wirtschaftsgeschichte, Soziologie, Ethnologie, - Fachteam 4: Germanistik/Theologie mit den einzelnen Fächern Germanistik, Hochschulforschung, Klassische Philologie, Informatik, Musik, Religionswissenschaft, Theologie und - Fachteam 5: Antiquariate/ Allgemeines/ alte Geschichte/ Philosophie mit der Querschnittsaufgabe Antiquariate (Bestellung und Akzession) und den Fächern Allgemeines, Buch- und Bibliothekswesen, Alte und Mittelalterliche Geschichte, Landesgeschichte, Philosophie, Rechtsgeschichte. Die Nicht-Buch-Materialien unabhängig von deren fachlicher Zugehörigkeit werden von den MitarbeiterInnen der Abteilung Neue Medien als Team 6 Neue Medien bearbeitet. Bei der personellen Zusammensetzung der Fachteams wurden folgende Kriterien berücksichtigt: - in allen Teams sollen sowohl MitarbeiterInnen des gehobenen als auch des mittleren Dienstes vertreten sein, - in jedem Team sollen Mitarbeiterinnen aus den bisherigen Arbeitsbereichen Vorakzession, Akzession als auch aus der Katalogisierung berücksichtigt werden, - MitarbeiterInnen mit besonderen Qualifikationen (seltene Sprachkenntnisse, Hochschulstudium in einem Wissenschaftsfach u.ä.) werden dem am besten geeigneten Fachteam zugeordnet, - in jedem Fachteam sind MitarbeiterInnen mit Querschnittsaufgaben vertreten. Entwicklung der Fachteamstruktur Zieht man eine erste Bilanz nach nahezu zwei Jahren Teamarbeit in der Buchbearbeitung der UB Erfurt so lässt sich festhalten, dass sich diese insgesamt bewährt und dass sich die neue Arbeits- und Organisationsstruktur bei den MitarbeiterInnen weitgehend gefestigt hat. Die Arbeitsergebnisse sind hoch, die Möglichkeiten, auf die 19

21 besonderen Anforderungen der Aufbausituation rasch und flexibel zu reagieren, bedeutend schneller und unkomplizierter geworden. Trotz der komplexeren Arbeitsaufgaben wurde die Fachteamstruktur in Gesprächen mit den MitarbeiterInnen regelmäßig positiv bewertet. In den meisten Teams zeigt sich ein ausgeprägtes Zusammengehörigkeitsgefühl und eine starke Identifikation der MitarbeiterInnen mit ihrem Team. Diese Tendenzen zeigten sich auch in den strukturierten Gruppengesprächen, die die Abteilungsleitung mit den einzelnen Teams nach einem halben Jahr (November 1997) und nach nahezu zwei Jahren (Februar 1999) zur Teamarbeit durchgeführt hat. Im Verlauf der zwei Jahre waren jedoch einige Veränderungen erforderlich. So wurde die Vorakzession und Akzession bei Tausch, Geschenk und Dissertationen als zentrale Querschnittsaufgabe einem Fachteam als Daueraufgabe zugewiesen (analog zur Antiquariatsaufgabe). So mussten einzelne Fächer einem anderen Team zugeteilt werden, um eine gleichmäßige Verteilung des Arbeitsaufkommens zu erzielen, oder einzelne MitarbeiterInnen mussten aus arbeitsorganisatorischen oder persönlichen Gründen in ein anderes Fachteam wechseln. Durch zahlreiche Sonderaufgaben, die Betreuung von Projekten und die Querschnittsaufgaben gingen und gehen Arbeitskräfte der eigentlichen Teamarbeit verloren. Um den Aufbau anderer Abteilungen zu ermöglichen, wurden verschiedene MitarbeiterInnen in andere Abteilungen umgesetzt. So stehen der Abteilung Buchbearbeitung zur Zeit (Stand: ) insgesamt 29 MitarbeiterInnen zur Verfügung. Die Teamgröße hat sich auf nominell fünf bzw. sechs Personen pro Team reduziert, die faktisch je Team einer Personalstärke zwischen 2,75 und 5,05 Stellen entsprechen. Im Zuge der Umstrukturierung für den Bibliotheksneubau wird aus räumlichen Gründen die Zahl der Fachteams von fünf auf vier Teams mit jeweils sechs MitarbeiterInnen reduziert werden müssen. Es ist geplant, dass einzelne MitarbeiterInnen im Neubau mit einem Teil 20

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