Einführung und Umsetzung einer vereinfachten Kostenoption zur Berechnung und Anerkennung von Personalstandardkosten im AMIF.

Transkript

1 Einführung und Umsetzung einer vereinfachten Kostenoption zur Berechnung und Anerkennung von Personalstandardkosten im AMIF. 1. Ziel Ermittlung und Anwendung eines standardisierten Stundensatzes zur Abrechnung von Personalkosten in durch den AMIF geförderten Projekten zur Vereinfachung und Beschleunigung der Kostenabrechnung und der Prüfung des Verwendungsnachweises. 2. Rechtsgrundlage Gem. 11 Absatz 3 Satz 2 der Richtlinie über die Gewährung von Zuwendungen im Rahmen des Asyl-, Migrations-, und Integrationsfonds kann die (AMIF) die Anwendung von Kostenvereinfachungsoptionen vorsehen. In Verbindung mit Artikel 18 Absatz 7 VO (EU) 514/2014 kann zur Ermittlung der Personalkosten, die mit der Durchführung eines Projekts zusammenhängen, ein anwendbarer Stundensatz dadurch berechnet werden, dass die zuletzt dokumentierten jährlichen 1 Bruttobeschäftigungskosten durch 1720 Stunden geteilt werden. 3. Berechnungsmethode Grundsatz Die Bruttopersonalkosten müssen entweder dem Besserstellungsverbot 2 gem. Nr. 1.3 der Anlage 2 zu VV Nr. 5.1 zu 44 BHO (ANBest-P) oder, so dieses für den Zuwendungsempfänger oder einen seiner Projektpartner nicht gilt, dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit entsprechen. 3 Bei Überschreitung erfolgt eine entsprechende Kürzung. Der standardisierte Personalkostensatz gilt für neue Projekte, die im Rahmen der nationalen AMIF-Aufforderung 2017, und den darauf noch folgenden nationalen Aufforderungen zur Einreichung von Projektvorschlägen im AMIF, beantragt und durchgeführt werden. 1 jährlich umfasst einen Zeitraum von 12 Monaten, kein Kalenderjahr 2 Das Besserstellungsverbot gem. der Bundeshaushaltsordnung ( BHO) umfasst neben der Höhe der Gehaltszahlung auch die vergleichbare Eingruppierung der Tätigkeit eines Mitarbeiters/ einer Mitarbeiterin. 3 Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beinhaltet neben der Angemessenheit der Höhe der Lohnzahlung auch die angemessene Eingruppierung der Tätigkeit eines Mitarbeiters/ einer Mitarbeiterin im Vergleich zur Eingruppierung vergleichbarer Tätigkeiten im öffentlichen Dienst. 1

2 Der Standardstundensatz berechnet sich somit wie folgt: Personalkosten pro Stunde = zuletzt dokumentierte jährliche Bruttopersonalkosten 1720 Stunden Im Zähler stehen die zuletzt dokumentierten jährlichen Bruttopersonalkosten der Person, deren Kostensatz berechnet werden soll. Die Kosten beziehen sich auf die Kosten vor Beginn des Projekts. Nach Erteilung der Zustimmung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn oder - falls ein solcher nicht erteilt ist - nach Beginn des Vorhabens liegende Daten können nicht mehr einbezogen werden. Die Daten der jährlichen Bruttopersonalkosten müssen im Antragsverfahren dokumentiert und nachgewiesen werden. Im Einzelfall können Jahresteildaten, sofern sie mindestens 3 Monate umfassen, auf einen Jahresbetrag hochgerechnet werden. Sie müssen im Antragsverfahren dokumentiert und nachgewiesen werden können. In diesem Sonderfall sind die erforderlichen Zeiträume nach der Förderentscheidung mit der EU-Zuständigen Behörde (AMIF) abzustimmen. In Fällen, in denen keine Jahresdaten oder Jahresteildaten der betreffenden Person existieren z.b. im Falle einer Neueinstellung, kann auf die durchschnittlichen Beschäftigungskosten einer Gruppe 4 von mindestens 3 Personen bei dem Projektantragsteller abgestellt werden, die vergleichbare fachliche Aufgaben, persönliche Merkmale, Einstufungen und eine solche Position haben. Liegen auch keine Daten einer Vergleichsgruppe vor, so werden die Personalkostensätze für den nachgeordneten Bereich gem. der zum Zeitpunkt der Antragstellung aktuell veröffentlichten Personalkostentabelle des Bundesfinanzministeriums als Berechnungsgrundlage herangezogen. 5 Anhand der vorgegebenen 1720 Jahresarbeitsstunden, die sich auf eine/n Vollzeit Mitarbeiter/in und eine Projektlaufzeit von genau 12 Monaten beziehen, lässt sich eine maximal abrechenbare Stundenzahl pro Mitarbeiter/in bei anteiliger Beschäftigung im Projekt berechnen. Hierzu wird die Zahl 1720 ins Verhältnis zur Laufzeit des Projektes (Anteil an einem vollen Jahr), der Arbeitszeit (Teilzeit anteilig) und der Zeit im Projekt im Verhältnis zur vertraglichen Arbeitszeit gesetzt. Nicht gerundet werden Ergebnisse, die ein Verhältnis darstellen (Teilzeit zu Vollzeit, Projektlaufzeit anteilig zum Jahr, Projektstunden zu vertraglicher Arbeitszeit, die Werte dieser Verhältnisse werden aber in den Formularen zur besseren Lesbarkeit nur mit 2 Nachkommastellen angegeben). Dies verhindert Rundungsfehler. Ergebnisse, die einen Euro-Betrag oder eine Stundenanzahl darstellen, werden auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet. 4 Bei staatlichen Hochschulen wird die vorgesehene Eingruppierung in Verbindung mit einer Bestätigung der Personalstelle über die (voraussichtlichen) tariflichen/gesetzlichen Zahlungen an die betreffende Person vorgelegt. 5 Die aktuelle Personalkostentabelle ist unter undeshaushalt/personalkostensaetze.html im Internet eingestellt. 2

3 Im Projekt wird eine maximal erbringbare Arbeitszeit berechnet. Sie muss nicht gleich verteilt erbracht werden. Sie kann flexibel auf die Projektlaufzeit verteilt werden, darf aber in der Summe das Maximum nicht überschreiten. Arbeitsstunden über dem Maximalwert von 1720 Stunden hinaus können nicht abgerechnet werden. Dies bedeutet, dass bei einer Projektlaufzeit von über einem Jahr bei Vollzeit-Beschäftigung und vollem Einsatz im Projekt 1720 Stunden pro Jahr nicht überschritten werden dürfen. Dieser Grundsatz ist bei anteiliger Beschäftigung entsprechend anzuwenden. Der errechnete Stundensatz gilt für die gesamte Projektlaufzeit, Anpassungen innerhalb der Projektlaufzeit z.b. aufgrund tariflicher Anpassungen werden nicht als förderfähig anerkannt und sind vom Projektantragsteller zu tragen. Stunden sind Zeitstunden (60 Minuten). Unterscheide davon Unterrichtseinheiten (45 Minuten). 4. Berechnung: Für die Berechnung wird auf die Bruttopersonalkosten 6 von 12 aufeinander folgenden Monaten abgestellt, die dem Projekt vorangehen. Bezugszeitraum ist damit regelmäßig der Jahreszeitraum, der dem Projekt vorangeht. In Ausnahmefällen kann ein früherer Zeitraum nachgewiesen werden. Zugrunde gelegt werden die Bruttopersonalkosten. Diese werden durch 1720 (fiktive) Jahresarbeitsstunden geteilt und dieser Stundensatz mit den aktiven Projektstunden, die durch ordnungsgemäße Stundenzettel oder Zeitnachweise für das Vorhaben belegbar sind, multipliziert. Aktive Projektstunden sind solche, die tatsächlich und nachgewiesen für das Projekt erbracht wurden. Die abrechenbaren Stunden einer Person in einem Vorhaben können pro 12 Monaten 1720 produktive Jahresstunden nicht überschreiten. Bei Teilzeit gilt dies entsprechend auf die vereinbarte Teilzeit bezogen. Der errechnete Stundensatz darf nur auf die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden (Produktivstunden) angewandt werden. Urlaub, Krankheitstage, sog. Ausfallzeiten und sonstige für das Projekt "unproduktive" Zeiten werden nicht mehr berücksichtigt, da sie in den 1720 Stunden berücksichtigt sind. Sie fließen bereits in die Berechnung des Stundensatzes ein. Die maximale Anzahl an aktiven Projektstunden ist auf jährlich 1720 bzw. bei Teilzeit auf die anteiligen Teilzeitstunden und die anteiligen Stunden im Projekt begrenzt. Auch können die Bruttopersonalkosten (anteilig nach vertraglicher Arbeitszeit und Produktivstunden) nicht überschritten werden, so dass gegenüber der EU zu keinem Zeitpunkt höhere Kosten abgerechnet werden können als tatsächlich entstanden sind. Die Abrechnung von Überstunden oder Mehrarbeit ist bezogen auf die Projektlaufzeit nicht zulässig. 6 Beachte das geltende Besserstellungsverbot und das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit 3

4 Vollzeit 7 Beispiel: Teilzeit- Anteil (vertragliche Arbeitszeit) 39 Std. 30 Std Std. 30 Std.- davon20 Std. im Projekt Projektlaufzeit Berechnung Maximale Stundenzahl im Projekt *(30/39)*Jahresanteil des Projekts *(30/39)*(20/30)*Jahresanteil des Projekts 9 600,08 Std 400,06 Std Andere Verfahren, wie z.b. eine Berechnung mit einer von abweichenden Stundenzahl sind unzulässig. Die Stundenanzahl ist gem. Artikel 18 Absatz 7 VO (EU) 514/2014 bindend vorgegeben. 7 Stundenanzahl, die eine Vollzeitkraft bei dem Arbeitgeber in der Regel/gem. geltendem Tarifvertrag (so vorhanden) tätig ist 8 Tagesgenauer Anteil der Tage der Projektlaufzeit an einem vollen Kalenderjahr (365 Tage oder 366 Tage) 9 Tagesgenauer Anteil der Tage der Projektlaufzeit an einem vollen Kalenderjahr (365 Tage oder 366 Tage) 4

5 5. Begriffserläuterungen Begriff Zuwendungsfähige Gehaltsbestandteile bei den jährlichen Bruttopersonalkosten Erläuterung Jährliche Bruttopersonalkosten enthalten den Bruttoarbeitslohn zuzüglich Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, außerdem alle gesetzlich oder per Tarifvertrag geregelten Gehaltsbestandteile und Leistungen, die aufgrund von Regelungen, die für alle Bediensteten des Zuwendungsempfängers gelten, über einen längeren Zeitraum gewährt werden. Personalkosten umfassen damit die Gesamtvergütung einschließlich der jeweiligen Sachzuwendungen in Übereinstimmung mit den Tarifverträgen, die als Gegenleistung für die mit dem Vorhaben verbundene Arbeitsleistung gezahlt wurde. Sie umfassen auch Steuern und Sozialabgaben der Arbeitnehmer [erste und zweite Säule, die dritte Säule (Private Vorsorge) aber nur, wenn dies in einem Tarifvertrag festgelegt ist] sowie die gesetzlichen und freiwilligen Sozialabgaben der Arbeitgeber. Kosten für Geschäfts- oder Dienstreisen werden nicht als Personalkosten anerkannt. Freiwillige Leistungen, z.b. Dienstwagen, Dienstwohnung, Lebensversicherung, Prämien, Fahrtkostenzuschüsse für Arbeitsweg werden nicht als zuwendungsfähig anerkannt, außer sie sind Bestandteil des Arbeitsvertrags und gelten generell für alle Beschäftigten des Zuwendungsempfängers oder sie sind Bestandteil eines Tarifvertrags. Die Dokumentation erfolgt durch Gehaltskonten, Lohnsteuerbescheinigung, Geschäftsbücher, Arbeitsverträge oder Tarifverträge u.dgl. 5

6 Begriff Bruttopersonalkosten bei Teilzeitarbeit Erläuterung Asyl-, Migrations-, Integrationsfonds Es kann nur das abgerechnet werden, was beantragt, bewilligt und nachgewiesen wurde. Nachträgliche Aufstockungen sind nicht möglich. Bei Beschäftigungen in Teilzeit müssen die Bruttopersonalkosten auf Vollzeit hochgerechnet werden. Beispiel: Teilzeit (vertragliche Arbeitszeit) 24 Stunden Vollzeit bei dem Zuwendungsempfänger: 39 Stunden Umrechnung: 24 : 39 = 0, , % Berechnung der Bruttopersonalkosten Vollzeit: Bruttopersonalkosten x 100 geteilt durch 61, = hochgerechnete Bruttopersonalkosten Vollzeit berechnete Bruttopersonalkosten geteilt durch ergibt den Stundensatz Zahl der erbrachten Stunden x Stundensatz = abrechenbarer und erstattbarer Betrag 11. Das Verhältnis von Teilzeit zu Vollzeit wird nicht gerundet. Weitere Ergebnisse (z.b. Stundensatz) werden auf zwei Stellen nach dem Komma gerundet. Bei Teilzeit kann im Projekt anteilig bezogen auf die Laufzeit nicht mehr abgerechnet werden als dem anteiligen Stundenmaximum entspricht und als erbracht dokumentiert ist. Aktive Projektstunden Produktivstunden Stunden, die für das Projekt tatsächlich erbracht wurden. Nachweis: Stundenzettel 10 Die 1720 Stunden sind gem. VO (EU) 514/2014 vorgegeben und können nicht verändert werden 11 Der erstattbare Betrag kann die tatsächlich entstandenen Personalkosten sowie das Produkt von maximal im Projekt erbringbaren Stunden mit dem errechneten Stundensatz nicht überschreiten. 6

7 Begriff Ausfallzeiten (Krankheit, Urlaub, Feiertage) Zahl der jährlichen Arbeitstage Form der Arbeitszeitnachweise Erläuterung Diese Zeiten sind in der Jahresarbeitszeit von 1720 Stunden bereits berücksichtigt, also abgezogen. Da die Zahl 1720 der Teiler ist, werden diese Zeiten bei der Berechnung der Stundensätze berücksichtigt. Die finanziellen Stundensätze sind damit um die Ausfallzeiten erhöht. Die Vordrucke zum Nachweis der Personalzuweisung zum Projekt sowie zum Nachweis der im Projekt geleisteten Produktivstunden wird durch die AMIF zur Verfügung gestellt. 7