Neu in DocuWare 5.1b Service Pack 3

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1 Neu in DocuWare 5.1b Service Pack 3 1 Web Client 1.1 Bessere Integration in Outlook Bei der Integration des Web Clients in Outlook können Sie nun auch separate Viewer- Fenster öffnen. Zudem steht Ihnen auch bei der Outlook-Integration der Dokumenten- Download zur Verfügung. Dies gilt sowohl für den kompletten Web Client als auch für einzelne Elemente, wie zum Beispiel Aufgabenlisten. Dokumenten-Workflow über Aufgabenlisten: Sie können die in der Aufgabenliste enthaltenen Dokumente direkt aus der Integration in einem eigenen Viewer-Fenster öffnen In DocuWare archivierte s versenden Sie direkt aus der Integration in Outlook per Verlinkte Dokumente: Haben Sie ein Dokument im Viewer geöffnet, können Sie nun zusätzlich ein dazu verlinktes Dokument in einem zweiten Viewer-Fenster öffnen Integration einer Aufgabenliste in Outlook mit separatem Viewer-Fenster 1/6

2 Aktuelle Aufgaben sind stets im Blick, zugehörige Dokumente lassen sich direkt aus der Integration anzeigen Schnellerer und benutzerfreundlicherer Dokumenten-Workflow Arbeiten mit verlinktem Dokumenten auch in Outlook-Integration Bei archivierten s mit Anhängen lassen sich die Anhänge bequem im Viewer anzeigen, und zwar sowohl als Thumbnails in der Werkzeugleiste als auch groß im Anzeigebereich des Viewers Archivierte s mit Anhängen können Sie als ein PDF, das die Mail und sämtliche Anhänge beinhaltet, per versenden Diese Neuerungen sind ab Service Pack 3 Standard-Verhalten und müssen nicht speziell aktiviert werden. Für die Verwendung der Integration empfehlen wir, Cookies zuzulassen. Anderenfalls werden mehrere Lizenzen verbraucht, wenn Sie den Web Client oder Elemente davon (Viewer, Aufgabenlisten, ) mehrfach öffnen. 2 Allgemeine Neuerungen 2.1 Verbesserte Signaturprüfung DocuWare bietet jetzt bei der Signaturprüfung ein zusätzliches Prüfkriterium an. Hintergrund dafür ist, dass die Bundesnetzagentur (BNA) gewisse Algorithmen, die für Signaturen verwendet werden können, ab einem bestimmten Zeitpunkt als unsicher einstuft. DocuWare kann nun bei den Signaturen die Gültigkeit und Sicherheit des verwendeten Zertifikats überprüfen und stützt sich dabei auf die erweiterte Sicherheitseinstufung der BNA. Folgende Ergebnisse sind bei diesem Prüfkriterium möglich: Signatur ist sicher: Das für die Signatur verwendete Zertifikat war zum Zeitpunkt des Verwendens sicher und ist es auch bei der Prüfung noch. Die Signatur ist gültig. Signatur ist unsicher: Das für die Signatur verwendete Zertifikat war zum Zeitpunkt des Verwendens sicher, wird aber zum aktuellen Prüfzeitpunkt als unsicher eingestuft. Die Signatur ist weiterhin gültig, verliert aber möglicherweise an Beweiskraft. Signatur ist ungültig: Das für die Signatur verwendete Zertifikat wurde bereits zum Zeitpunkt des Verwendens als unsicher eingestuft, die Signatur ist nicht mehr gültig. Prüfen von Dokumenten mit elektronischer Signatur Mehr Sicherheit Die Signaturprüfung in DocuWare entspricht weiterhin den hohen und erweiterten Anforderungen der Bundesnetzagentur 2/6

3 Da dieser neue Prüfvorgang viele bestehende Signaturen als unsicher (z.b. bei der Verwendung der Windows Certification Authority) werten würde, wird er standardmäßig nicht verwendet. Möchten Sie von der zusätzlichen Sicherheit dieser Signaturprüfung profitieren, müssen Sie in der Datei CryptoAlgorithms.xml den Wert CheckSecureUses auf true setzen. Details dazu lesen Sie bitte in der technischen Referenz tecdoc.pdf. 2.2 Suche mit logischen Operatoren Für die Suche im Web Client, die erweiterte Suche im Windows-Client und für die Verwendung von Indexfiltern in der DocuWare-Administration ist die folgende Neuerung relevant: Die Begriffe AND und OR werden nur dann als logischen Operatoren erkannt, wenn sie in Großbuchstaben geschrieben sind. Sind sie in Kleinbuchstaben geschrieben, werden sie wie normale Wörter behandelt. Möchten Sie im Web Client zum Beispiel nach der Firma Smith and Partners suchen, geben Sie den Firmennamen einfach genauso ein. Das and wird nicht als logischer Operator erkannt, der Firmenname kann also gefunden werden. Sie können die Begriffe and und or als normale Wörter in Suchanfragen und Indexfiltern verwenden Diese Neuerung ist ab Service Pack 3 Standard-Verhalten und muss nicht speziell aktiviert werden. Es betrifft die erweiterte Suche im Windows-Client, die Suche im Web Client und die Indexfilter, die in der DocuWare-Administration definiert werden können. 3 Administration 3.1 Login bei URL-Integrationen Das bevorzugte Anmeldeverfahren - Trusted Login oder DocuWare Login - wie es bei den Zugangs-Einstellungen der Web-Instanz festgelegt ist, wird nun auch für die Erstellung von Hyperlinks für URL-Integrationen verwendet. Ihr Vorteil Mehr Komfort für die Nutzer der Integration, da das meist zu verwendende Loginverfahren bereits vorausgewählt ist Diese Neuerung ist ab Service Pack 3 Standard-Verhalten und muss nicht speziell aktiviert werden. Das bevorzugte Anmeldeverfahren definieren Sie in der DocuWare-Administration bei der Web-Instanz unter Zugang > Bevorzugtes Anmeldeverfahren. 3/6

4 3.2 Maximale Länge der Auswahlliste am Web Client Server einstellbar Um eine bessere Performance im Web Client beim Öffnen der Auswahllisten zu erreichen, ist ab Service Pack 3 die Länge der Auswahllisten als Voreinstellung auf 50 Einträge beschränkt. Bei Bedarf können Sie diesen Wert ändern. Der Standard-Wert 50 wird automatisch mit Service Pack 3 in der Datei DWWebClient.settings gesetzt. Details lesen Sie bitte in der technischen Referenz tecdoc.pdf. 3.3 Anbindung externer Benutzerverzeichnisse Ab Service Pack 3 können Sie an DocuWare auch dann externe Benutzerverzeichnisse über LDAP oder Active Directory anbinden, wenn diese mehr als 1000 Benutzer beinhalten. Eine Größenbeschränkung besteht nun nicht mehr. Ihr Vorteil Einfache Benutzerverwaltung auch bei Installationen mit vielen Benutzern Diese Neuerung ist ab Service Pack 3 Standard-Verhalten und muss nicht speziell aktiviert werden. 3.4 Neue Funktionen, die über GAPI gesteuert werden können Die folgenden Funktionalitäten können ab Service Pack 3 zu DocuWare 5.1b auch über GAPI-Anbindungen (General Application Programming Interface) verwendet werden: Check-out: Dokumente können ausgecheckt werden. In der Datenbank wird für das Dokument das Checkout-Flag gesetzt. Zusätzlich werden der Benutzername desjenigen, der das Dokument ausgecheckt hat, sowie Datum und Uhrzeit des Auscheckens in Systemfeldern protokolliert. Workflow-Steuerung: Mittels GAPI-Befehlen können Sie nun Workflows starten oder stoppen sowie den Status der Workflows prüfen. Details zu den GAPI-Befehlen entnehmen Sie bitte der aktuellen GAPI-Dokumentation, die Sie auf unserer Homepage im Bereich Developer Network finden. 4/6

5 4 Module 4.1 CONNECT to Notes Notes-Dokumente können Sie nun in einem weiteren Datei-Format archivieren. Neben den Varianten Original-, RTF- und PDF-Format steht Ihnen jetzt auch DXL zur Verfügung. Hierbei werden Notes Dokumente als Domino XML-Dateien in DocuWare archiviert. Ein DXL-Dokument entspricht dem originalen Notes Dokument, konvertiert in XML. Für Notes -Dokumente, basierend auf der Notes Memo Maske ab Version R6.5, gibt es zusätzlich die Kombination PDF & DXL: Hier wird das Notes Dokument als DXL zusammen mit einem auf Basis des DXL generierten PDFs in DocuWare archiviert. Das DXL ist die erste Seite, das PDF die zweite Seite (evtl. Anhänge sind die Folgeseiten). Für diese Art der PDF-Konvertierung ist auf dem Domino Server keine weitere Lizenz erforderlich. s bequem im Viewer anzeigen und bei Bedarf auch wieder in Notes importieren Backup der Notes-Dokumente im DXL-Format im DocuWare-Archiv Sehr hohe Qualität der PDF-Dateien auch für HTML- s Entlastung des Notes-Systems Zurückführung der in DocuWare archivierten Dokumente in das Notes-System jederzeit möglich Das DXL-Format ist auch außerhalb der Notes-Umgebung für andere Applikationen verwendbar CONNECT to Notes > Spezifische Archivierungseinstellungen > Dialog Archivierung > Dokument- Konvertierung Neue Option PDF & DXL bei der Dokument-Konvertierung 5/6

6 4.2 ACTIVE IMPORT Auch wenn Sie für ACTIVE IMPORT keine Lizenz erworben haben und das Programm somit in der Basis-Version verwenden, können Sie nun externe Konvertierungsprogramme einbinden. Mit Hilfe eines solchen Programms lassen sich die zu importierenden Dateien vor dem Import konvertieren. Dateien, die in verschiedenen Grafik-Formaten vorliegen, können Sie durch externe Anwendungen für die Ablage in DocuWare automatisch in TIFF umwandeln lassen Ihr Vorteil Dokumentkonvertierung auch ohne ACTIVE IMPORT Lizenz ACTIVE IMPORT > Registerkarte Dokumentenvorbereitung > Bereich Externe Konvertierungsprogramme 5 IT-Umfeld 5.1 Betriebssystem Windows 7 Selbstverständlich läuft DocuWare auch unter dem neuesten Microsoft-Betriebssystem Windows 7 problemlos. Es gibt jedoch einige Besonderheiten bei der Installation und Verwendung von DocuWare, über die Sie sich im Vorfeld informieren sollten. Alles Wissenswerte dazu lesen Sie bitte in der technischen Referenz tecdoc.pdf oder in der DocuWare AnwenderInfo Unterstützte Browser für Web Client Den DocuWare Web Client können Sie ab Service Pack 3 auch mit Firefox 3.5 verwenden. Alternativen sind wie bisher der Internet Explorer, Versionen 6, 7 und 8, sowie Firefox 2.0. und /6