DeTeImmobilien Real Estate Management und Facility Management

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1 DeTeImmobilien Real Estate Management und Facility Management Case Study: Effizienter IT-Service durch integriertes Provisioning Marc A. Dierichsweiler Seite 1

2 Das Unternehmen DeTeImmobilien (DTI) ist der Dienstleister rund um die Immobilie. Das Leistungsspektrum umfasst Real Estate Management (u.a. kaufmännisches Facility Management, Flächenmanagement, An- und Vermietung), technisches sowie infrastrukturelles Facility Management. 64 Millionen Quadratmeter bewirtschaftete Fläche und Objekte weisen DeTeImmobilien als einen der bedeutendsten Immobilien-Dienstleister Deutschlands aus. Mit bundesweit zwölf Niederlassungen garantiert DeTeImmobilien allen Kunden eine flächendeckende Fachkompetenz und Präsenz. Betreut werden u.a. Bürogebäude, Banken und Versicherungen und technische Einrichtungen im Bereich der T.I.M.E.S. Märkte (Telekommunikation, Informationstechnologie, Multimedia, Entertainment, Sicherheitsdienstleistungen). Alle Immobilien werden professionell bewirtschaftet und nach Effizienz- und Wertsteigerungs-Gesichtspunkten optimiert. Die DeTeImmobilien-Akademie sichert die hohe Fachkompetenz der rund Mitarbeiter. DeTe Immobilien ist ISO 9001ff zertifiziert. Mitgliedschaften u.a: ZVEI, LEG, GEFMA Seite 2

3 Das Unternehmen Die Deutsche Telekom hat die Senkung des jährlichen immobilienbezogenen Kostenblocks von mehr als 3,5 Mrd. Euro als Hebel zur Steigerung des Geschäftserfolges erkannt. Hamburg Hauptsitz in Frankfurt (Main) / Münster (Westfalen) 12 Niederlassungen 30 regionale Service Center 2 nationale Störungsmanagement-Center (24 Std. / 7 Tage) Mitarbeiter Leistungsumfang Ganzheitlicher Real Estate und Facility Management (REM / FM) Anbieter Operatives FM: Technisch / Infrastrukturell / Kaufmännisch Bewirtschaftung ca Gebäude und Anlagen und Antennenträger ca. 64,4 Mio. qm Grund und Boden technische Anlagen ca. 18,6 Mio. qm BGF Umsatz 2003: 917 Mio. Euro (95% DTAG / 5% externer Markt) Mietvertragsmanagement Vermietverträge Konzern (inkl. Töchter) Vermietverträge Dritte Anmietverträge Seite 3

4 IT-Infrastruktur eines Flächendienstleisters Entsprechend der dezentralen Aufgabe ist auch die IT-Infrastruktur der DeTeImmobilien bundesweit verteilt aufgestellt. Was die Komplexität im Service nicht verringert... IT-Infrastruktur in Zahlen Mitarbeiter mit aktiven Accounts 390 Standorte mit IT-Arbeitsplätzen 470 Kostenstellen und Abteilungen IT-Infrastrukturkosten in Höhe von 1,7 Mio mtl. (Outsourcing an T-Systems) Hardware Assets Einzellizenzen additiv zur Basis 600 Software Be-/Abbestellungen mtl. 150 Änderungen Abtl. / KSt. mtl. Betrieb der IT-Infrastruktur vollständig durch T-Systems IT-Struktur und IT-Prozessmanagement in eigener Hand Homogene Windows 2000 Betriebsumgebung auf Basis von W2K Professional Client Arbeitsplätzen. Exchange 2000 Mailsystem auf Basis von 5 zentralen Cluster-Servern. 58 dezentrale File-Server mit einer Kapazität von GB auf Basis NetApps Filer Technologie. Zentrales Provisioning auf Basis Völcker Informatik ActiveEntry zur Administration aller Betriebsprozesse und Systeme. Software- Verteilung mit dezentralen Depot Servern unter ActiveEntry. Entstörzeiten < 24h für alle Endgeräte bei Hardwareausfällen und < 4h bei Softwarestörungen durch Self-Recovery- Funktionen. ADS basiertes Single Sign On für alle eingeschlossenen Drittsysteme inkl. Intranet und Internet. Zentrale integrierte Berechtigungsadministration von SAP R/3 durch ActiveEntry. Organisations-, rollen- und funktionsbasiertes Berechtigungs- und Warenkorbmanagement auf Basis ActiveEntry. Seite 4

5 Die Vision der: total managed IT Der Produkterstellungsprozess ist auch in der IT als wesentlicher Kostentreiber und Qualitätsparameter elementar für den Erfolg einer IT. Dieser kann automatisiert werden... Anwendungen Kosten (IT) $ Personen Organisation / Accounts / Strukturen IT-Arbeitsplätze ActiveEntry Prozesse / Abläufe Peripherie Software Mail- / Lizenzen / Fileservices Berechtigungen Seite 5

6 ...fordert einen Provisioning-Ansatz! Die logische Konsequenz der Integration ist die Verlagerung der Antrags- und Auftragsprozesse zum Endkunden zur Reduktion von manuellen Administrationstätigkeiten! Web-Shop für Enduser Online IT-Reporting $ VI Network Wizard ActiveEntry IT-Kostenverrechnung Seite 6

7 Vom Employee Self Service zum Provisioning Wer einen Antrag korrekt und vollständig ausgefüllt erhält und diese Informationen nur um Struktur- und Prozessdaten ergänzen muss, hat seine Administration erledigt... Das Prinzip: Anwender beantragen per Employee Self Service in einem WebShop alle benötigten Ressourcen Standardisierte Prozesse, Strukturen und Regeln ergänzen diese Informationen um administrativ erforderliche Daten Automatisierte Job-Ketten administrieren alle angeschlossenen Systeme automatisch, sofort und mit hoher Datenqualität Die Realisierung bei DeTeImmobilien: Alle Bereitstellungsprozesse, welche durch Web Shops angestoßen und durch automatisierte Job-Ketten erledigt werden, stellen den Anwendern innerhalb von Minuten Services bereit. Benutzeraccounts (inkl. Mail- und Fileservices) FileServer Ressourcen (Shares und Space) Software (automatisch) und Hardware SAP R/3 Berechtigungen (Profile / Aktiv.-Grp.) Internet / Intranet / Telefonbuch /... Seite 7

8 Konsequenzen einer modernen IT-Infrastruktur IT-Arbeitsplätze sind anonymisierte und anwender- sowie anwendungsneutrale Endgeräte, welche durch flexible Nutzung ihren Beitrag zur Wirtschaftlichkeit bringen... Flexible Endgeräte Bindung zwischen Person und Arbeitsplatz existiert nicht. Jeder PC kann durch jeden Anwender mit jeder Anwendung genutzt werden Entstörprozesse sehen das Endgerät als reine Kiste welche keine Daten-, Anwendungs- und Anwenderinformationen enthalten Anwendungen und Daten stehen On Demand zur Verfügung. IT-Kostenverrechnung nach Verbrauch führt bei gleichzeitigem Kostenbewusstsein und der aktiven flexiblen Möglichkeit zur Beeinflussung der genutzten Ressourcen zu dynamisch sinkenden Verbräuchen. Bei DeTeImmobilien wurden so in 2003 ca. 50% der Lizenzkosten eingespart! Anwender nutzen IT nach Bedarf Geschäftsprozesskonsequenz: IT als Mietressource (Change für interne IT) Anwender bezahlen Nutzung - nicht Pauschalen Flexibilität durch internen CostCenter-Ansatz höher als vertraglich im Außenverhältnis möglich Kostenbewusstsein führt zur Kostenreduktion! Seite 8

9 Transparenz: Wissen was läuft Die meisten Unternehmen können aktiv Ihre IT-Kosten wenig beeinflussen, weil Sie die Ursachen und Verteilung Ihrer IT nicht ausreichend kennen. Transparenz ist ein Schlüssel. Transparenz als Schlüssel Wer verwendet in welcher Abteilung wie viele IT-Ressourcen welchen Typs im Vergleich zur gleichen Abteilungsaufgabe in einer anderen Niederlassung? Wer alles über seine IT weiß, kann aktiv mit der Veränderung und der Beeinflussung beginnen. Die monatliche Rechnung über alle IT-Verbräuche bietet jedem Kostenstellenverantwortlichen max. Transparenz. Reduktion der Kosten erfolgt jetzt durch Fachabteilung getrieben. Wer alle Informationen an EINER Stelle gebündelt hat, kann einfach und schnell analysieren. Reporting nicht zum Selbstzweck, sondern als Ergebnis und Folge eines konsequenten Provisioning-Ansatzes bei zentraler Datenhaltung. Konsequenz bei DeTeImmobilien Kostenverrechnung von Positionen monatlich nach Verbrauch auf 390 Kostenstellen Seite 9

10 Die Sicht des Sozialpartners und des Datenschutzes? Provisioning und automatisierte Administration bilden gerade aus Sicht des Sozialpartners und des Datenschutzes einen Fortschritt der mitgetragen wird. (Erfahrung DeTeImmobilien) Sozialpartner / Datenschutz Der Sozialpartner erhält nach Bedarf Einsicht in vergebene Berechtigungen und Ausstattungen. Personen haben wenig administrative Rechte Alle personenbezogenen Daten lassen sich je Anwender auf einer Self Information -Webseite bereitstellen gem. BDSG Prüfungen aufgrund Datenschutzanfragen sind jederzeit über alle Rechte und Anwender möglich Vertrauen basiert auf Transparenz! Seite 10