Verzeichnung. Multimedia-Integration. Online-Schnittstellen

Transkript

1 Verzeichnung Multimedia-Integration Online-Schnittstellen Archiv Museum Bibliothek

2 AUGIAS-Express 7 Geschichte Grundfunktionen 2000: Die erste Fassung von AUGIAS-Express wird auf der Grundlage des Basispakets von AUGIAS-Archiv 6.2 entwickelt Erschließung von historischem Archivgut 2002: Mit Express 2 hält der neue Formulareditor Einzug. Außerdem gibt es nun eine Schnittstelle zum Portal ARCHIV.Net für die Internet-Präsentation von Beständen 2005: Präsentation der Version 3, in die viele Funktionen von AUGIAS-Archiv 7.4 einfließen, beispielsweise die Netzwerkfähigkeit oder Hyperlinks in den Eingabefeldern. Programmiert mit MS Access : Zur Kompatibilität mit MS Vista wird Express 4 vorgestellt. Neue Features: Rechtschreibprüfung und Audio-/Video-Einbindung 2010: Express 5: Abkehr von MS-Access als Programmiersprache, Verwendung von MS SQL-Server als Datenbank-Backend. Durchgängige Verwendung von Baumstrukturen 2014: Express 6 erhält ein neues Schalter- und Farbdesign. Die Systematisierung per Drag&Drop ist nun möglich : Vollständige Neuprogrammierung der Version 7 unter.net Bestandsregie Aufbau von Archivtektonik (Beständestruktur) und Systematiken (Beständegliederungen) Formulareditor zum mühelosen Entwerfen eigener Eingabeformulare Manuelle und automatische Indizierung Integrierte Werkzeuge: Lookup-Listen, Suchen-/ Ersetzen-Funktion, Datensatzfilter, Hyperlinks, Textbausteine Einbindung beliebiger externer Dateien: TIFF, JPG, PDF, MS Office-Dateien etc. Erstellung von Findbüchern, Etiketten, Berichten, Statistiken und weiteren Druckausgaben Import archivwürdiger Akten (Metadaten) aus AUGIAS-ZwischenArchiv Volltext-Recherche, je nach Berechtigung auch in der gesamten Archivtektonik Optional organisationsweite Intranet-Recherche Stabiler MS SQL-Server als Datenbank-Backend Datenweitergabe im EAD-konformen XML-Format

3 Analoges und digitales Archivgut Verzeichnung nach den internationalen Standards ISAD(G) und ISDIAH Graphische Zuordnung mehrerer Verzeichnungseinheiten zu Systematikgruppen Systematisierung per Auswahl aus Kontextmenü Abbildung der Archivtektonik und der Systematik als übersichtliche Baumstruktur Übersichtliche Darstellung zugeordneter Verzeichnungseinheiten Automatische Berechnung von Sperrfristen und Neuberechnung bei Friständerungen Indizieren Automatische oder manuelle Signaturvergabe Orts-, Personen- und Sachindex plus beliebige weitere Indextypen Textbausteine zum komfortablen Einfügen häufiger Floskeln mit Hilfe von Tastaturkürzeln Manuelle Indizierung per Feldauswahl oder Begriffsliste Umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten (Lookup-Liste, Objektfilter, Fernglassuche) Rechtschreibprüfung mit dem MS Office-Wörterbuch Verschiedene Anzeigeoptionen für die Begriffsliste: Begriffe aus angehängter PDF-Datei, Begriffe aus Generalindex etc. Dokumentation von Personen, Körperschaften und Familien als Bestandsbildner Definition von Indizierungsparametern für die automatische Indizierung Nachträgliche Strukturänderungen (z. B. Verzeichnungseinheiten verschieben/kopieren) Tabellarische Indexübersicht aller oder einzelner Bestände Systematisieren von Beständen Nachbearbeitung vorhandener Indexbegriffe direkt in der tabellarischen Übersicht Hierarchische Darstellung der Systematiken als Baumstruktur Automatische Verschlagwortung von PDF- und TextDokumenten für die Recherche Kopierfunktion ganzer Systematiken oder einzelner Systematikgruppen Zuordnen von Systematikgruppen

4 AUGIAS-Express 7 Multimedia-Erschließung Die Verzeichnungsformulare Verknüpfung von Bildern, Videos und Audio-Dateien im Verzeichnungsformular oder über spezielle Massen-Dateiimport-Funktion Festlegung eines Standardformulars für neue Bestände Unterstützung aller gängigen Dateiformate entsprechend archivfachlicher Empfehlungen Automatische Erstellung von Thumbnails Stufenlose und datenbankweite Einstellung der Thumbnail-Qualität Viewer mit Galerieansicht im Verzeichnungsformular Integrierter Multimediaplayer Optionale Verwendung eines externen Viewers je nach Dateityp (Windows Standard-Viewer) Galerie mit dynamischer Bildgrößenanpassung Filter- und Such-Funktionen in der Galerie und beim Massen-Dateiimport Basisdaten der zugehörigen Verzeichnungseinheit in der Vollbild- und Galerieansicht Direkter Mail-Versand der verknüpften Dateien Farbliche Kennzeichnung verwaister Datei-Pfade Prüfung und Korrektur-Funktionen verwaister Pfade Verknüpfung von Bildern und Verzeichnungseinheiten Verzeichnungsformulare für verschiedene Archivgutgattungen werden mitgeliefert: Akten (Standard), Akten ISAD(G), Karten, Pläne, Fotos, Zeitungsausschnitte, Urkunden etc. Erstellung zusätzlicher, individueller Verzeichnungsformulare mit dem komfortablen Formulareditor Freie Positionierung der Eingabefelder Definition von Listenfeldern und deren Inhalten Vorgabe von Standardwerten und Festlegung von Hilfstexten zu einzelnen Feldern Farbliche Hervorhebung der Pflicht- bzw. EingabeErwünscht-Felder Live-Vorschau des Formulars im Editor Übersichtliche Darstellung der Bestände und Verzeichnungseinheiten, die einem Formular zugeordnet wurden Tabellarische Auflistung der Felder aller Formulare, auch als MS Excel-Datei

5 Recherche Anwender- und Rechteverwaltung Recherchemaske mit verschiedenen Optionen, die von der jeweiligen Anwenderberechtigung abhängig sind Vordefinierte Berechtigungsgruppen: Supervisor, Archivar, Archivmitarbeiter, externer Mitarbeiter, Rechercherecht Volltext-Recherche in der gesamten Archivtektonik (Tektonikgruppen, Bestände, Verzeichnungseinheiten und angehängte Dateien) Die Zugehörigkeit zu einer Berechtigungsgruppe bestimmt, welche Programmbereiche für den jeweilgen Anwender verfügbar sind Alternative Stichwortrecherche zur ausschließlichen Suche in der Stichworttabelle Hierarchische Darstellung der Objekt- und Funktionsrechte Simulation der Gastrecherche für interne Anwender Differenzierte Vergabe von Lese- und Bearbeitungsrechten für einzelne Bereiche der Archivtektonik, Verzeichnungsformulare sowie für Systematiken Verknüpfung mehrerer Suchkriterien mit UND, ODER, UND NICHT Optional: Feldspezifische Suche Fundstellenanzeige in Listen- oder detaillierter Blockansicht Sichtbare Verteilung der Trefferanzahl in der Baumstruktur der Archivtektonik Speichern von Suchkriterien und anwenderspezifischen Merklisten Verwendung der Merklisten zur -Bestellung Anwender- und Rechteverwaltung Die Gruppe "Externer Mitarbeiter" beispielsweise begrenzt den Zugriff auf einzelne Bestände oder Beständegruppen Einfache Übertragung von Rechten auf andere Anwender und Anwendergruppen Anzeige der effektiven Rechte eines Anwenders Ausgabe der Anwenderberechtigungen in Form übersichtlicher Berichte

6 AUGIAS-Express 7 Druckausgaben Optionale Komponenten und Tools Menügesteuerte Erstellung von MS Word-Dateien per Layout-Assistent: Findbücher, Etiketten, Konkordanzen, Schadenslisten, Bestände- und Tektonik-Übersichten etc. Servererweiterung zur Nutzung hauseigener SQLServer, falls die mitgelieferte SQL-Server Express Edition nicht verwendet werden soll Verschiedene Vorlagen für den Layout-Assistenten werden mitgeliefert und können dem eigenen Bedarf angepasst werden Erstellung von Statistiken und Berichten per integriertem Berichtsgenerator Berichtsexport als MS Word-, MS Excel- oder PDF-Datei Integrierte Schnittstellen Export von EAD-konformen XML-Dateien (EAD 2002-Format) von Erschließungsinformationen an Archivportale etc. Eine Standard-Konfiguration für den EAD-Export ist im Programmumfang enthalten Optionale Erstellung individueller EAD-Konfigurationen AUGIAS-Konvert Express zum Import von Daten aus Fremdsystemen Ausgabefunktionen der Beständeübersicht Intranet-Recherche: Suche nach Archivalien im Browser von allen Arbeitsplätzen der Einrichtung AUGIAS-Konvert Vollversion mit erweitertem Funktionsumfang: Import von LIDO- und SAFT-Formaten, Feldinhalte editieren, Trennen und Zusammenfassen von Feldern AUGIAS-ZwischenArchiv für die Datenübernahme archivwürdiger Unterlagen aus dem Verwaltungsarchiv bzw. der Altregistratur EAD(DDB)-Modul für Generierung EAD(DDB) 1.1konformer XML-Dateien für die Datenweitergabe an die DDB und das bundesweite Archivportal-D AUGIAS Internet-Assistent als Schnittstelle zu FINDBUCH.Net, dem AUGIAS-Internet-Portal Weitere Schnittstellen zu DMS und digitalen Langzeitarchiven auf Anfrage

7 Schulungen Systemvoraussetzungen Schulungen wahlweise beim Anwender (ab 4 Teilnehmern) oder im AUGIAS-Schulungsraum in Senden-Bösensell bei Münster/Westfalen Client: 2,0 GB freier Arbeitsspeicher und 500 MB freier Festplattenspeicher;.NET-Framework oder kompatibel; Bildschirmauflösung ab 1280x1024px bei 32 Bit Farben Schulungsdauer: 2 Tage. Voraussetzung: PC-Grundkenntnisse. Update-Schulung: 1 Tag Kostenfreier Transfer-Service zwischen Schulungszentrum und Bahnhof Bösensell Das Schulungsprogramm wird speziell auf die Anforderungen der Teilnehmer zugeschnitten Lauffähig auf Windows 7, Windows 8.1, Windows 10, Windows Server (2008 R2, 2012, 2012 R2, 2016); MS Word (lokal installiert; Version ) für Druckausgaben mit dem Layout-Assistenten; Programm zum Öffnen der Handbücher im PDFFormat Workshops, Anwendertreffen und Tagungen zu fachspezifischen Themen Server: Windows Server 2008 (SP 2), 2008 R2 (SP 1), Server 2012, Server 2012 R2, Server 2016, Terminalserver; Ethernet-Anbindung mit mind. 100 Mbit/s pro Client; ca. 3 MB freier Festplattenspeicher pro VE Wartungsvertrag und Updates Backend: MS SQL-Server 2012 (ggf. Express Edition) Freier Zugriff auf den Download-Bereich unter Kostenloser Vor-Ort-Service, wenn die Hotline-Hilfe oder Fernwartung nicht ausreichen Zum Betrieb von AUGIAS-Express 7 stellt Ihnen AUGIAS-Data ein Setup für die MS SQL-Server 2012 Express Edition zur Verfügung, welches bereits in das Setup integriert ist. Während der Installation werden die Scripte zur Erstellung der Datenbank automatisch ausgeführt 2 Stunden kostenfreie Konvertierungen von Fremdformaten oder Beratungsleistungen pro Jahr Optional: Servererweiterung zur Nutzung hauseigener MS SQL-Server (ab Version 2012) Online-Schulung über TeamViewer Kostenlose Hotline, Updates und Upgrades Unterstützung per Fernwartung (Teamviewer oder ein Fernwartungsprogramm Ihrer Wahl) Setup-Einstellungen

8 AUGIAS-Express 7 Archiv Museum Bibliothek AUGIAS-Data GmbH Im Südfeld Senden FON +49 (0) FAX +49 (0) info@augias.de QM nach DIN EN ISO 9001:2015 Reg.-Nr. I Alle verwendeten Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Titelhalter AUGIAS ist eingetragenes Warenzeichen von Karl-Theo Heil Änderungen und Irrtümer vorbehalten Kostenfreie Demoversionen und Präsentationen auf Anfrage Stand: September 2017