FRISTEN- UND MASSNAHMEN- MANAGEMENT IM Q+AMPEL-VERFAHREN

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1 FRISTEN- UND MASSNAHMEN- MANAGEMENT IM Q+AMPEL-VERFAHREN In heiquality fußt die systematische Überprüfung und Weiterentwicklung eines jeden Studiengangs auf dem Q+Ampel-Verfahren. Dieses fungiert als regelmäßiges Screening-, Monitoring- und Bewertungsverfahren. Hinsichtlich der Monitoring-Komponente des Verfahrens sind zwei Aspekte zu differenzieren: 1. administratives Fristen-Management: Setzen, Überwachen und Einhalten von Fristen, Umgang mit Fristaufschub und Fristüberschreitungen, Umgang mit Dissens über Fristen; 2. qualitatives Maßnahmen-Management: Einleiten von Maßnahmen, Überwachen und Steuern der Maßnahmenumsetzung, Überprüfen des Maßnahmenerfolgs. Ein verbindliches administratives Fristen-Management und qualitatives Maßnahmen-Management sind bei ineinander greifenden Monitoring- Prozessen mit mehreren Akteuren in unterschiedlichen Funktionen von zentraler Bedeutung, um einerseits einen reibungslosen Ablauf der Prozessschritte für alle Beteiligten zu gewährleisten und um andererseits das eigentliche Ziel, die Qualitätssicherung und -entwicklung in einem bestimmten Bereich, erreichen zu können. Die Prozesse müssen deshalb so gestaltet sind, dass deren Ergebnisse zügig verwertbar und in qualitätssicherndes Handeln umsetzbar sind, im Sinne eines Qualitätsmanagements durch die Fächer und Fakultäten sowie durch die Hochschulleitung. Die Zuständigkeiten bzgl. der Monitoring-Prozesse sind wie folgt geregelt: administratives Fristen-Management qualitatives Maßnahmen- Management (Maßnahmen auf Studiengangebene, fächer-übergreifende Maßnahmen) zentral QM-Team Studium & Lehre, heiquality Center heiquality Center, Rektorat, Senat dezentral Qualitätsmanagement- Beauftragter Fächer, Fakultät (, Studiendekan) QM-Runde (Studiendekane und QM-Beauftragte) Stand: September

2 Für die administrative Fristenkontrolle auf zentraler Ebene ist das QM-Team Studium und Lehre verantwortlich, welches je nach Prozessschritt die Beteiligten über Fristen informiert und zu gegebener Zeit an diese erinnert sowie bei Nicht-Einhalten oder Überschreiten einer Frist dies an die des heiquality Center rückmeldet. Auf dezentraler Ebene der Fakultäten und Fächer sind die QM-Beauftragten für die administrative Fristenkontrolle verantwortlich. Der zuständige QM-Beauftragte achtet darauf, dass Ergebnisse aus Q+Ampel-en oder Vorlagen für Monitoringberichte etc. rechtzeitig in die dezentralen Gremien gegeben und dort besprochen werden, um die verabschiedeten Unterlagen (Stellungnahme des Fachs inklusive Maßnahmenplanung, Monitoringberichte etc.) fristgerecht über das QM-Team an die zentralen Akteure weiterzuleiten. Das qualitative Monitoring von Maßnahmen im Fach / in der Fakultät liegt primär in dezentraler Verantwortung, wobei sowohl die im Fach für die jeweiligen Maßnahmen verantwortlichen Personen als auch der QM- Beauftragte der Fakultät Sorge dafür tragen, dass die Maßnahmenumsetzung wie geplant geschieht. Bevor auf die beiden Aspekte 1) des Fristen- und 2) des Maßnahmen- Managements näher eingegangen wird, seien die zeitlichen Abläufe innerhalb eines im Regelfall sechs-jährigen Q+Ampel-Verfahrens kurz dargestellt: Schritt 1: ca. 3 Semester Schritt 7: ca. 6,5 Semester (inkl. Monitoringbericht) Schritte 2-4: ca. 1 Semester Schritte 5-6 (inkl. Audit falls ausgesprochen): ca. 1,5 Semester Stand: September

3 1. Administratives Fristen-Management Hinsichtlich des administrativen Fristen-Managements wird im Folgenden auf zwei wesentliche Punkte eingegangen: - Unterscheidung zwischen Prozessfristen und Fristen zur Erfüllung von Auflagen, - Umgang mit Fristaufschub und Fristüberschreitung. 1.1 Fristen in Bezug auf Prozessschritte und Fristen in Bezug auf die Erfüllung von Auflagen Im Q+Ampel-Verfahren muss differenziert werden zwischen - Fristen in Bezug auf die Einhaltung von zeitlich vorgegeben Prozessschritten und - Fristen in Bezug auf die Erfüllung von Auflagen (sowie ggf. von mittel- / langfristigen Empfehlungen). Prozessfristen In allen Schritten des Q+Ampel-Verfahrens sind bestimmte zeitliche Fenster und damit feststehende Prozessfristen vorgesehen, damit der Gesamtablauf der einzelnen Verfahren handhabbar für die Beteiligten auf dezentraler und zentraler Ebene bleibt und die reibungslose Durchführung aller laufenden Verfahren sichergestellt ist (s. Tabellen 1 bis 3). Stand: September

4 Tabelle 1. Prozessfristen im Vorfeld und innerhalb des Q+Diskurses (Q+Ampel-Verfahren: Verfahrensschritte 2-6): Prozessschritt Q+Ampel-Verfahren SBQE: Fertigstellung des Themenpapiers für das Fach zwecks Vorbereitung auf die Q+Ampel- SBQE: Fertigstellung der Stellungnahme im Nachgang der Q+Ampel- Fach: Einreichung der Stellungnahme mit Maßnahmenplanung zu Empfehlungen und ggf. Auflagen der SBQE SBQE: Bewertung der Maßnahmenplanung des Fachs Rektorat: Rückmeldung an das Fach nach Information über Ergebnisse der Q+Ampel- Zeitfenster / Frist: bis spätestens 2 Wochen vor sitzung spätestens Ende des semesters spätestens Ende 1. Semester nach spätestens Mitte 2. Semester nach spätestens Ende 2. Semester nach Fristüberwachung durch heiquality Center Tabelle 2. Prozessfristen Monitoring und Maßnahmenumsetzung (Q+Ampel-Verfahren: Verfahrensschritt 7): Prozessschritt Zeitfenster / Frist: bis Fristüberwachung durch Fach und QM-Team: kontinuierliche Durchführung der Evaluationsinstrumente gemäß Turnus (Lehrveranstaltungs-, Studiengang- und Absolventenbefragungen, Kennzahlen) QM-Team: Zusammenstellung der Ergebnisse aus den Evaluationsinstrumenten als Datenbasis für Monitoringbericht und Erstellen Formatvorlage für Monitoringbericht; Versand Unterlagen an Fach und QM-Beauftragten Fach über QM-Beauftragten: Versand des dezentral erstellten Monitoringberichts an QM-Team zur Weiterleitung an SBQE, Senatsausschuss Lehre (SAL), QM-Runde und Rektorat spätestens Ende des Semesters vor Fälligkeit des Monitoringberichts spätestens Anfang bis Mitte des Semesters der Fälligkeit des Monitoringberichts spätestens 4 Wochen vor angesetztem Termin zur Besprechung der Monitoringberichte und Senatsausschuss Lehre (SAL) + QM- Ende des Stand: September

5 Runde, heiquality Center und QM-Team: Besprechung der Monitoringberichte aus den Fächern ( good practices bzgl. Maßnahmen für bestimmte Problembereiche, Identifikation fächer-übergreifender Herausforderungen und Schwierigkeiten, Erarbeitung von Lösungsansätzen / Maßnahmen auf fakultäten-übergreifender oder gesamt-universitärer Ebene) Fach: Weiterführung von Maßnahmen der Qualitätssicherung und -entwicklung, Beteiligung an fach- / fakultäten-übergreifenden und gesamtuniversitären Q+Maßnahmen, kontinuierliche Durchführung der Evaluationsinstrumente gemäß Turnus Semesters der Fälligkeit des Monitoringberichts zum nächsten Q+Ampel-Verfahren heiquality Center und, und heiquality Center Tabelle 3. Prozessfristen Q+Audit-Verfahren : Prozessschritt Zeitfenster / Frist: bis Fach und Fakultät: Stellungnahme zu dem von den SBQE ausgesprochenen Q+Audit Rektorat und heiquality Center: Entscheidung über Durchführung des Q+Audits und Einleitung der Vorbereitungen für das Q+Audit Fach, Fakultät, SBQE, heiquality Center und externe Experten: Durchführung des Q+Audits Fach, Fakultät, SBQE, heiquality Center und Rektorat: Auswertung des Q+Audits, Festlegung Maßnahmenplan inkl. Auflagen (und Fristen) und Empfehlungen Fach und Fakultät: Umsetzung der erforderlichen und empfohlenen Maßnahmen spätestens 3 Wochen nach Stellungnahme SBQE spätestens 6 Wochen nach Stellungnahme SBQE spätestens Mitte des Folgesemesters nach Q+Ampel- spätestens 6 Wochen nach Durchführung des Q+Audits umgehend im Anschluss an die Auswertung Frstüberwachung durch heiquality Center und heiquality Center und

6 Fristen zur Auflagenerfüllung Konsens-Fall Im Q+Ampel-Verfahren existieren unterschiedliche Arten von Auflagen, die mit unterschiedlich realisierbaren Fristen einhergehen. Diese gelten ab dem Wintersemester 2014/15 als verbindliche Standard-Fristen (s. Tabelle 4). Tabelle 4. Standardfristen für Auflagen: Auflagen-Art Standard-Frist Überprüfung der Erfüllung durch Auflage, weiteres fachwissenschaftliches Gutachten vorzulegen Auflagen, die das Vorlegen von Konzepten durch das Fach erfordern Auflagen, die die formale Überarbeitung und Veröffentlichung von Studienunterlagen (z.b. Modulhandbücher) betreffen Auflagen, die Änderungen der Prüfungsordnung beinhalten und damit inhaltlichstrukturelle Änderungen im Studiengang bedeuten Auflagen, die sich auf ein mittel- / längerfristiges Monitoring von Indikatoren beziehen 3 Monate SBQE und heiquality Center 6-9 Monate, spätestens bis Ende Folgesemester nach 6-9 Monate, spätestens bis Ende Folgesemester nach 9-12 Monate, spätestens bis Ende übernächstes Semester nach keine, kontinuierliche Berichte an SBQE und Rektorat durch das Fach SBQE und heiquality Center SBQE und heiquality Center SBQE und heiquality Center Fristüberwachung durch und und und und und Stand: September

7 Da Auflagen immer auf ein gewisses Defizit in spezifischen Qualitätskriterien hinweisen, gilt es diese möglichst rasch zu beheben, wobei der Umfang der erforderlichen Änderungen und die Beteiligung aller relevanten Gremien und aller Statusgruppen zu berücksichtigen sind. Die Wirkungen und die Wirksamkeit der damit einhergehenden Maßnahmen können in vielen Fällen sicherlich erst nach einiger Zeit sichtbar werden, entweder zum Zeitpunkt des Monitoringberichts drei Jahre nach oder sogar erst im folgenden Q+Ampel-Verfahren. Insbesondere in Bezug auf Modulhandbücher und Prüfungsordnungen kann eine Überarbeitungsfrist von 6-9 Monaten nur dann gelten, wenn es sich bei den erforderlichen Änderungen um rein formale Korrekturen handelt. Plant ein Fach auch inhaltlich-strukturelle Änderungen in einem Studiengang, ist die Frist auf ca. 1 Jahr zu erhöhen, da für grundlegendere Reformen mehr Zeit 1) für die fach- und fakultäts-internen Diskussionen und 2) für den dezentralen und zentralen Gremienlauf eingeplant werden muss. Die SBQE können auch ein durch das Fach zu leistendes enges Monitoring bestimmter Indikatoren empfehlen (z.b. Beobachtung von Studienanfängerzahlen und Drop-Out-Quoten etc.) und, falls nötig und möglich, das Ergreifen geeigneter Maßnahmen zur Gegensteuerung. Solche Empfehlungen 1 können auch als Auflagen definiert werden. In einem solchen Fall erstreckt sich der Zeitraum der Auflagenerfüllung ggf. über mehrere Jahre hinweg, da das Fach kontinuierlich an SBQE und Rektorat berichten und auch in seinem Monitoringbericht drei Jahre nach der Q+Ampel- die Entwicklungen der vergangenen Jahre thematisieren müsste. Eine solche Auflage kontinuierlicher Qualitätssicherung in einem bestimmten Bereich fällt somit in den Prozessschritt 7 des Q+Ampel-Verfahrens - Monitoring und Maßnahmenumsetzung -, der rein formal i.d.r. ein Jahr nach der sitzung beginnt. Für den betreffenden Studiengang gilt dann aber nicht erst nach mehreren Jahren die Auflage als erfüllt, sondern bereits dann, wenn das Fach den ersten Bericht vorlegt und die beginnende Erfüllung der Maßnahmenumsetzung damit nachweist. Nur wenn das Fach die erforderlichen künftigen Berichte nicht kontinuierlich erbringen würde, würde das Q+Ampel-Verfahren als bis auf weiteres ausgesetzt definiert werden. 1 Auch reine Empfehlungen der SBQE können eine zeitliche Perspektive im Sinne einer empfohlenen Frist für bestimmte Maßnahmen beinhalten. Das administrative Fristen- Management unterscheidet sich hierbei nicht vom Fristen-Management bei Auflagen. Stand: September

8 Abschließend sei festgehalten: Bei den hier genannten Standard -Fristen handelt es sich um Richtgrößen, die im Einzelfall wenn triftig begründet auch anders ausgestaltet sein können. Grundsätzlich muss bei der Aussprache von Auflagen und damit verbundenen Fristen gelten, dass der Zeitraum der Auflagenerfüllung immer sinnvoll an den jeweiligen Gegenstand und die aktuellen Rahmenbedingungen im Fach angepasst sein muss, hierfür trägt das heiquality Center (SBQE, QM-Team, Prorektor für Qualitätsentwicklung) Sorge. Die Einhaltung der Fristen liegt in dezentraler Verantwortung der Fächer und Fakultäten (Studiendekane, QM-Beauftragte), das QM-Team Studium und Lehre dokumentiert diese und sorgt für die reibungslose Kommunikation von Fristen (und ggf. von Fristüberschreitungen) an alle Beteiligten. Dissens-Fall Sprechen die SBQE im Anschluss an die Q+Ampel- eine Auflage aus, wird die damit verbundene Frist vom Fach ggf. als nicht ausreichend für die Auflagenerfüllung, d.h. die entsprechende Maßnahmenumsetzung in der vorgesehenen Zeit als nicht realisierbar erachtet. Es liegt dann ein Dissens zwischen SBQE und Fach in Bezug auf die Auflagenfrist vor, wobei die Auflage selbst nicht infrage steht. Ein solcher Fall wird ab dem Wintersemester 2014/15 wie folgt gehandhabt: Das Fach erhält noch im Semester der sitzung die Stellungnahme der SBQE, in der, wenn Auflagen ausgesprochen werden, auch die Frist bis zur Auflagenerfüllung angegeben ist. Falls es dem Fach nicht möglich ist, diese Frist einzuhalten, teilt das Fach über den QM-Beauftragten der Fakultät dies innerhalb von drei Wochen nach Erhalt der Stellungnahme dem QM-Team Studium und Lehre schriftlich mit, einschließlich einer Begründung, warum die Frist nicht realisierbar ist, und einem Vorschlag für eine alternative Frist. Das QM-Team Studium und Lehre leitet die vom Fach über den QM-Beauftragten eingereichte Begründung umgehend an das zuständige SBQE-Team und die des heiquality Center weiter. Letztere entscheidet über einen Fristaufschub, nachdem auch die SBQE ihre Einschätzung hierzu abgegeben haben, und teilt das Ergebnis allen Beteiligten innerhalb einer Frist von zehn Tagen schriftlich begründet mit. In den meisten Fällen werden der des heiquality Center die vorliegenden Informationen des Fachs und der SBQE ausreichen, um eine gut begründete Entscheidung über den Fristaufschub zu fällen. In seltenen Fällen wird sie zusätzliche Informationen benötigen und diese entsprechend einholen: aus dem Fach, von den SBQE, der Verwaltung oder vom Rektorat. Stand: September

9 1.2 Umgang mit Fristaufschub und Fristüberschreitungen Fristaufschub In den einzelnen Prozessschritten des Q+Ampel-Verfahrens haben das Fach sowie die SBQE die Möglichkeit, um Fristaufschub zu bitten, wenn hierfür triftige Gründe vorliegen. Dies gilt sowohl für Prozessfristen als auch für Auflagenfristen. Dies teilen Fach (unter Einbindung des QM-Beauftragten der Fakultät) bzw. SBQE der des heiquality Center über das QM-Team Studium und Lehre mit, diese entscheidet über den Aufschub und inkl. neuer Frist. Für den Fall, dass ein Fach trotz bereits vereinbarter Fristverlängerung die neue Frist nicht einhalten kann, wird das Q+Ampel-Verfahren für die begutachteten Studiengänge des Fachs durch die des heiquality Center bis auf weiteres ausgesetzt. Das Verfahren gilt dann als wieder aufgenommen, wenn der jeweils nächste erforderliche Prozessschritt unternommen ist. Fristüberschreitung Wenn ein SBQE-Team oder ein Fach trotz Erinnerung durch das QM-Team eine vereinbarte Frist ohne Angabe von Gründen nicht einhält, informiert das QM-Team die des heiquality Center. Diese führt im Dialog mit den Betroffenen eine zügige Umsetzung des ausstehenden Prozessschrittes herbei: - Gespräch mit dem vorsitzenden SBQE des zuständigen Teams, bzw. - Gespräch mit dem hauptverantwortlichen Fachvertreter und dem QM- Beauftragten sowie ggf. dem Studiendekan der zuständigen Fakultät. Stand: September

10 2. Qualitatives Maßnahmen-Management Das qualitative Maßnahmen-Management stellt den operativen Kern des eigentlichen Qualitätsmanagements dar: Die Umsetzung von Maßnahmen auf Studiengangebene, resultierend aus Auflagen oder Empfehlungen aus der Q+Ampel-, verantworten die Fächer unter Überwachung von QM- Beauftragtem und Studiendekan. Universitätsweite, fakultäten-übergreifende Maßnahmen der Qualitätssicherung und -entwicklung, die in der QM-Runde und im Senatsausschuss Lehre (SAL) identifiziert werden, verantworten alle zentralen und dezentralen Akteure in heiquality, die Überwachung erfolgt durch die des heiquality Center, das Rektorat und den Senat. Wie bereits im vorangegangenen Abschnitt skizziert, ist die Umsetzung von Maßnahmen hierbei ein kontinuierlicher Prozess, der sich nicht auf den Verfahrensschritt 7 des Q+Ampel-Verfahrens Maßnahmenumsetzung und Monitoring beschränkt, sondern bereits vor einer Q+Ampel- beginnt und sich über die Phase des Q+Diskurses und darüber hinaus auch in den zentral-dezentralen Dialog in der QM-Runde erstreckt. Weitere Informationen zu Verfahrensschritt 7 des Q+Ampel-Verfahrens finden sich im heiquality-handbuch Studium und Lehre. Stand: September