Microsoft Office PowerPoint klipp & klar

Transkript

1 Microsoft Office PowerPoint klipp & klar von Klaus Fahnenstich, Rainer G Haselier Klaus Fahnenstich ist erfahrener Autor von über 50 Computerbüchern und Programmierer. Er ist Inhaber der Firma rabbitsoft, deren Schwerpunkte auf der Schulung in Anwendersoftware und der Entwicklung von eigener Software liegen. Rainer G.Haselier ist erfahrener Autor von über 50 Computerbüchern und Programmierer. Er ist Inhaber der Firma rabbitsoft, deren Schwerpunkte auf der Schulung in Anwendersoftware und der Entwicklung von eigener Software liegen. 1. Auflage Microsoft Office PowerPoint klipp & klar Fahnenstich / Haselier schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Microsoft 2007 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Microsoft Office PowerPoint klipp & klar Fahnenstich / Haselier

2 3 Arbeiten mit Folien kkkk

3 Jede Präsentation ist aus einzelnen Folien aufgebaut, die ihren Namen von den klassischen Overhead Folien haben. In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie neue Folien erstellen, Folien kopieren oder verschieben und wie Sie Folien aus anderen Präsentationen einfügen. Außerdem werden Sie in diesem Kapitel erfahren, was man in PowerPoint unter einem Layout versteht und welche Rolle diese Layouts beim Erstellen einer Präsentation spielen. Was Sie bald kennen und können 20: Neue Folien einfügen 21: Folien aus Präsentationen übernehmen 22: Folien aus Gliederungen erstellen 23: Folien markieren 24: Folien kopieren 25: Folien verschieben und löschen 26: Arbeiten mit Platzhaltern 74 PowerPoint 2007 klipp & klar

4 20: Neue Folien einfügen Eine PowerPoint Präsentation setzt sich aus einzelnen Folien zusammen, die vergleichbar den Seiten eines Dokuments nach und nach ergänzt werden. Wie Sie weiter hinten in diesem Kapitel noch sehen werden, können Sie dazu auch Folien aus bereits vorhandenen Präsentationen übernehmen oder sogar eine Gliederung als Ausgangsbasis verwenden. Im einfachsten Fall haben Sie, wie im letzten Kapitel beschrieben, eine neue leere Präsentation begonnen und wollen die Präsentation um eine weitere, leere Folie ergänzen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Neue Präsentation erstellen (Kurs 13) oder Beliebige Präsentation öffnen (Kurs 18) 2 Registerkarte Start anzeigen 3 In der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Neue Folie zeigen Dadurch wird erkennbar, dass die Schaltfläche aus zwei Bereichen besteht. 4 Auf oberen Bereich der Schaltfläche Neue Folie klicken PowerPoint 2007 fügt eine leere Folie in Ihre Präsentation ein. Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 75

5 Wenn Sie nun im Gliederungsbereich (das ist der schmale Streifen am linken Fensterrand) die Miniaturansicht der neuen Folie betrachten, sehen Sie, dass dort eine leere Folie dargestellt wird. Im Folienbereich enthält die Folie jedoch den Text Titel durch Klicken hinzufügen bzw. Text durch Klicken hinzufügen sowie sechs Symbole. Bei diesen Texten bzw. Symbolen handelt es sich um so genannte Platzhalter, die erst noch mit Inhalt gefüllt werden müssen. Die Aufgabe dieser Platzhalter ist es, den Folien einer Präsentation eine einheitliche Struktur zu geben. Dadurch wird gewährleistet, dass sich die Zuschauer beim Vorführen der Präsentation ganz auf die inhaltlichen Aspekte der Folien konzentrieren können und nicht bei jeder Folie mit einer neuen Anordnung von Texten und Bildern konfrontiert sind. 5 Oberen Platzhalter anklicken Titel der Folie eintippen Der Vorgabetext verschwindet automatisch, sobald Sie den Platzhalter anklicken. 6 Unteren Platzhalter anklicken Text eintippen 76 PowerPoint 2007 klipp & klar

6 Wie Sie sehen, wird dieser Text automatisch als Aufzählung formatiert, ohne dass Sie dazu einen einzigen Mausklick vornehmen müssen. Auswahl eines Layouts Dieser oben beschriebene Service ist ein Verdienst des Layouts, das dieser Folie zugrunde liegt. Layouts sind ein zentraler Bestandteil einer Präsentation und wir werden dieses Thema in Kapitel 10»Arbeiten mit Vorlagen und Designs«noch behandeln. Für den Moment genügt es zu wissen, dass den Folien ein Layout zugrunde liegt, das den Typ und die Anordnung der Platzhalter vorgibt. Wenn Sie für Ihre neue Folie ein anderes Layout benötigen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1 Start Folien Schaltfläche Neue Folie unten anklicken Das Menü der Schaltfläche klappt auf. Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 77

7 In dem Menü bietet Ihnen PowerPoint verschiedene Layouts an, die sich in Anzahl und Art der verwendeten Platzhalter unterscheiden. Wie viele Layouts in diesem Menü enthalten sind und wie diese aufgebaut sind, hängt von der verwendeten Vorlage bzw. dem verwendeten Design ab. Im obigen Bild sehen Sie zum Beispiel in der ersten Reihe das Layout Titel und Inhalt, das beim Einfügen der ersten Folie (in Schritt 4 des letzten Abschnitts) automatisch verwendet wurde. 2 Symbol des gewünschtes Layouts anklicken 3 Platzhalter mit Inhalt füllen 78 PowerPoint 2007 klipp & klar

8 Layout nachträglich austauschen Wenn sich das für eine Folie ausgewählte Layout im Nachhinein als ungeeignet erweist, ist das weiter kein Problem, denn Sie können das Layout einer Folie jederzeit austauschen. Der bereits auf der Folie vorhandene Inhalt wird dabei automatisch auf die Platzhalter verteilt, die im neuen Folienlayout enthalten sind, oder als frei platzierbares Objekt eingefügt, falls es keine passenden Platzhalter gibt. 1 Beispieldatei Layout austauschen öffnen (Kurs 18) 2 Gewünschte Folie anzeigen (z. B. im Gliederungsbereich anklicken) 3 Start Folien Layout Das Menü der Schaltfläche öffnet sich. Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 79

9 Im Menü der Schaltfläche finden Sie die gleiche Auswahl an Layouts, wie Sie sie bereits von der Schaltfläche Neue Folie her kennen (Seite 78). 4 Gewünschtes Layout auswählen Die Folie erscheint mit dem neuen Layout, die vorhandenen Inhalte bleiben erhalten. 80 PowerPoint 2007 klipp & klar

10 21: Folien aus Präsentationen übernehmen Wenn Sie häufiger Präsentationen zu ähnlichen Themen erstellen, werden Sie besonders aussagekräftige Folien mehrfach verwenden wollen. PowerPoint 2007 bietet eine sehr komfortable Methode, Folien aus existierenden Präsentationen einzubauen. 1 Folie anzeigen, hinter der die neue Folie eingefügt werden soll 2 Start Folien Menü der Schaltfläche Neue Folie öffnen 3 Befehl Folien wiederverwenden PowerPoint zeigt dann den gleichnamigen Aufgabenbereich an. In diesem Aufgabenbereich können Sie entweder die Folien einer so genannten Folienbibliothek oder einer normalen PowerPoint-Datei anzeigen. Da zum Aufbau einer Folienbibliothek der Microsoft Office SharePoint Server 2007 benötigt wird, beschränken wir uns hier auf das Wiederverwenden von Folien aus Präsentationsdateien. Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 81

11 4 im Aufgabenbereich auf PowerPoint-Datei öffnen klicken PowerPoint zeigt das Dialogfeld Durchsuchen an. 5 Ordner anzeigen, der die gewünschte Präsentation enthält 6 Auf Präsentation doppelklicken Die Folien der Präsentation werden als Miniaturbilder im Aufgabenbereich angezeigt. Um eine vergrößerte Ansicht einer Folie zu erhalten, zeigen Sie im Aufgabenbereich mit der Maus auf die betreffende Folie. Normalerweise werden eingefügte Folien an das Design der aktuellen Präsentation angepasst. Soll die Folie hingegen unverändert in die aktuelle Präsentation übernommen werden, müssen Sie unten im Aufgabenbereich die Option Ursprüngliche Formatierung beibehalten einschalten. 7 (Optional) Option Ursprüngliche Formatierung beibehalten einschalten 82 PowerPoint 2007 klipp & klar

12 8 Folie im Aufgabenbereich anklicken, um sie einzufügen PowerPoint fügt die Folie hinter der aktuellen Folie in die Präsentation ein. Wenn Sie in Schritt 7 die Option Ursprüngliche Formatierung beibehalten einschaltet haben, wird dabei das Design der eingefügten Folie beibehalten (Bild links); andernfalls übernimmt die neue Folie das Design der aktuellen Präsentation (Bild rechts). Das Kontextmenü des Aufgabenbereichs Wenn Sie im Aufgabenbereich Folien wiederverwenden eines der Miniaturbilder mit der rechten Maustaste anklicken, zeigt PowerPoint ein Kontextmenü an, mit dessen Befehlen Sie folgende Aktionen ausführen können: Folie einfügen Fügt die angeklickte Folie in die Präsentation ein. Der Befehl ist in diesem Kontextmenü eigentlich überflüssig, da Sie die Folie schneller durch einfaches Anklicken der Miniaturansicht einfügen können. Alle Folien einfügen Fügt alle im Aufgabenbereich angezeigten Folien ein. Design für alle Folien übernehmen Wendet das Design (nicht das Layout) der im Aufgabenbereich geöffneten Präsentation auf alle Folien Ihrer Präsentation an. Design für ausgewählte Folien übernehmen Wendet das Design der im Aufgabenbereich geöffneten Präsentation nur auf die zuvor im Gliederungsbereich markierten Folien an. Wie Sie mehrere Folien einer Präsentation markieren können, erfahren Sie gleich im Kurs 23 auf Seite 86. Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 83

13 22: Folien aus Gliederungen erstellen Mit PowerPoint können Sie auch ein vorhandenes Textdokument als Grundlage für Ihre Präsentationen verwenden. Diese Möglichkeit bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie den Inhalt einer technischen Dokumentation als PowerPoint Präsentation aufbereiten wollen. Das Dokument kann dabei als unformatierte Textdatei, im RTF Format, als Webseite oder im Word Format vorliegen. Die besten Ergebnisse erhalten Sie, wenn Sie mit einem Word Dokument arbeiten, das die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw. verwendet. PowerPoint erstellt in diesem Fall für jede Überschrift der obersten Ebene eine eigene Folie und übernimmt den Text der untergeordneten Überschriften als Folientext. Der restliche Text des Dokuments wird von PowerPoint nicht berücksichtigt. 84 PowerPoint 2007 klipp & klar

14 Für das folgende Beispiel haben wir ein Word Dokument erstellt, das Sie in der obigen Abbildung sehen. Die für die Überschriften verwendeten Formatvorlagen erkennen Sie an den Abkürzungen Ü1, Ü2 und Ü3. 1 Leere Präsentation erstellen (Kurs 13) 2 Start Folien Menü der Schaltfläche Neue Folie öffnen 3 Befehl Folien aus Gliederung 4 PowerPoint zeigt das Dialogfeld Gliederung einfügen an. Zum Beispielordner navigieren Beispieldatei Überschrift anklicken Einfügen PowerPoint analysiert den Inhalt der Datei und fügt die entsprechenden Folien in die Präsentation ein. Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 85

15 23: Folien markieren Zu den wichtigsten Vorgängen in PowerPoint gehört es, Folien zu kopieren, um sie, eventuell leicht abgewandelt, an anderer Stelle wiederzuverwenden, Folien zu verschieben, um die Reihenfolge in einer Präsentation zu verändern, oder Folien zu löschen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Für all diese Vorgänge werden Folien zunächst markiert. Um eine oder mehrere Folien zu markieren, können Sie den Gliederungsbereich der Normalansicht oder die Foliensortierungsansicht verwenden. Das Verfahren ist in beiden Fällen dasselbe. 1 Zur Ansicht Foliensortierung wechseln (Kurs 11) oder In der Normalansicht die Registerkarte Folien anzeigen (im Gliederungsbereich) 2 Einzelne Folie anklicken oder Erste zu markierende Folie anklicken (ª) drücken und festhalten letzte zu markierende Folie anklicken (ª) loslassen PowerPoint hebt die markierte(n) Folie(n) mit einem Rahmen hervor. 3 (Optional) (Strg) drücken und weitere Folien anklicken 4 (Optional) Folie(n) erneut anklicken, um Markierung aufzuheben In der folgenden Abbildung sehen Sie eine Präsentation, bei der die Folien 6, 7 und 10 markiert wurden, indem die Folien bei gedrückter (Strg)-Taste einzeln angeklickt wurden. 86 PowerPoint 2007 klipp & klar

16 24: Folien kopieren Folien, die Sie mit geringen Änderungen mehrmals verwenden möchten, können Sie einfach kopieren bzw. duplizieren. Am einfachsten geht das in der Foliensortierungsansicht, da Sie dort die beste Übersicht über Ihre Präsentation haben. 1 Zur Ansicht Foliensortierung wechseln (Kurs 11) 2 Zu kopierende Folie(n) markieren (Kurs 23) 3 Start Folien Menü der Schaltfläche Neue Folie öffnen Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 87

17 4 Befehl Ausgewählte Folien duplizieren PowerPoint fügt eine Kopie aller markierten Folien unmittelbar hinter der letzten markierten Folie ein. Wenn Sie die Kopie bzw. die Kopien gezielter positionieren möchten an eine andere Stelle oder in eine andere Präsentation können Sie so vorgehen: 1 Folien wie oben beschrieben markieren 2 Start Zwischenablage Kopieren oder markierte Folien mit rechter Maustaste anklicken im Kontextmenü Kopieren oder (Strg)+(C) PowerPoint erstellt in der Zwischenablage eine Kopie der Folien. 3 Folie anklicken, hinter der die Folien eingefügt werden sollen 4 Start Zwischenablage Einfügen oder markierte Folien mit rechter Maustaste anklicken im Kontextmenü Einfügen oder (Strg)+(V) Es gibt aber auch noch eine weitere, schnellere Methode, die Sie eventuell schon vom Kopieren von Dateien oder Ordnern her kennen: 88 PowerPoint 2007 klipp & klar

18 1 Zur Ansicht Foliensortierung wechseln (Kurs 11) 2 Zu kopierende Folie(n) markieren (Kurs 23) 3 (Strg) drücken und festhalten 4 Markierte Folien mit gedrückter Maustaste an die Stelle ziehen, an der die duplizierten Folien eingefügt werden sollen Durch das Drücken der (Strg)-Taste wird der Mauszeiger mit einem kleinen Pluszeichen versehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, fügt PowerPoint die Folien an der Stelle ein, die vorher durch eine senkrechte Linie gekennzeichnet war. 5 (Strg) loslassen Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 89

19 Die Zwischenablage Wenn Sie bereits mit Windows Programmen gearbeitet haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass es eine so genannte Zwischenablage gibt, die ähnlich wie eine Pinnwand funktioniert. Sie können dort etwas anheften, um es später wieder abzunehmen. In den Schrittfolgen des letzten Abschnitts haben Sie die Zwischenablage sogar schon verwendet, nämlich durch die Befehle Kopieren (= anheften) und Einfügen (= abnehmen). In der Office Zwischenablage können bis zu 24 Elemente abgelegt werden. Mit dem Befehl Einfügen wird jedoch immer das Element in Ihre Präsentation eingefügt, das Sie als letztes in die Zwischenablage aufgenommen haben. Wenn Sie ein anderes Element aus der Zwischenablage einfügen möchten, müssen Sie den Aufgabenbereich Zwischenablage verwenden: 1 Zur Ansicht Foliensortierung wechseln (Kurs 11) 2 Start Zwischenablage Startprogramm für Dialogfelder PowerPoint zeigt den Aufgabebereich Zwischenablage an. Im Aufgabenbereich Zwischenablage sind mehrere Folien enthalten, die auch aus verschiedenen Präsentationen stammen können. 90 PowerPoint 2007 klipp & klar

20 3 Folie anklicken, hinter der die Folie eingefügt werden soll 4 Vorschaubild der einzufügenden Folie im Aufgabenbereich anklicken PowerPoint fügt die Folie an der gewünschten Position ein. Falls die eingefügte Folie ein anderes Design verwendet als die aktuelle Präsentation, taucht an der neuen Folie ein kleines Symbol auf. 5 (Optional) Symbol anklicken Es erscheint ein Menü, mit dem Sie steuern können, ob PowerPoint das originale Design der Folie beibehalten soll oder ob die Folie an das Design der Präsentation angepasst werden soll. 6 Ursprüngliche Formatierung beibehalten oder Zieldesign verwenden Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 91

21 25: Folien verschieben und löschen Wenn sich die Gliederung einer Präsentation geändert hat, ist es wichtig, Folien problemlos an eine andere Stelle bewegen zu können. Dies ist mit PowerPoint sowohl in der Ansicht Foliensortierung als auch im Gliederungsbereich der Normalansicht möglich. 1 Zur Ansicht Foliensortierung wechseln (Kurs 11) oder In der Normalansicht die Registerkarte Folien anzeigen (im Gliederungsbereich) 2 Zu verschiebende Folie(n) markieren (Kurs 23) 3 Markierte Folie(n) mit gedrückter Maustaste zur gewünschten Position ziehen Tipp: Verschieben in umfangreichen Präsentationen Bei sehr umfangreichen Präsentationen, ist das Verschieben von Folien in der Foliensortierungsansicht vorzuziehen, denn hier können wesentlich mehr Folien auf einmal angezeigt werden. Folien löschen Folien, die Sie nicht mehr benötigen, löschen Sie einfach aus der Präsentation. Markieren Sie dazu die Folien im Gliederungsbereich oder der Foliensortierungsansicht (Kurs 23) und drücken Sie dann die (Entf) Taste. 92 PowerPoint 2007 klipp & klar

22 26: Arbeiten mit Platzhaltern Die meisten Folien enthalten Textblöcke mit einer Aufzählung von Argumenten. Wie Sie in Kurs 20 auf Seite 77 bereits erfahren haben, arbeitet PowerPoint mit Folienlayouts, die Platzhalter für ganzseitigen oder zweispaltigen Text oder für Text kombiniert mit anderen Objekten wie Diagrammen oder Bildern enthalten. Sie brauchen in einen Textplatzhalter lediglich mit der Maus zu klicken und können den vorgegebenen Text durch Ihren eigenen ersetzen. Textplatzhalter auswählen und markieren Die Textplatzhalter, die PowerPoint in seinen Folienlayouts anbietet, können ganz nach Wunsch vergrößert, verkleinert oder verschoben werden. Dazu ist es hilfreich zu wissen, in welchem Zustand sich ein Textplatzhalter befindet: Platzhalter wird bearbeitet (Fall 3) Ausgefüllter Platzhalter (Fall 2) Leerer Platzhalter (Fall 1) Solange kein Text eingegeben ist und wenn ein Textplatzhalter nicht aktiviert ist, erscheint sein Rand als punktierte Linie (siehe Bild, Fall 1). Ein nicht ausgewählter Textplatzhalter, der bereits Text enthält, besitzt keine erkennbare Randlinie (siehe Bild, Fall 2). Wenn Sie in einen Textplatzhalter klicken, verändert sich der Rand zu einer gestrichelten Linie (siehe Bild, Fall 3). Wenn Sie auf den Rand des Textplatzhalters klicken, wird der Rand zu einer durchgezogenen Linie. Nun ist der ganze Textplatzhalter ausgewählt. Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 93

23 Ist der Textplatzhalter ausgewählt, sehen Sie außerdem an allen Ecken und Seiten kleine weiße Kreise das sind Anfasspunkte, an denen der Textplatzhalter vergrößert oder verkleinert werden kann. Dies gilt übrigens auch für alle anderen PowerPoint Objekte, die Sie in späteren Kapiteln kennen lernen werden. Textplatzhalter verschieben Befindet sich der Textplatzhalter nicht an der gewünschten Position, können Sie ihn so verschieben: 1 In Textplatzhalter klicken PowerPoint zeigt die Randlinien des Textplatzhalters an. 2 Mit Mauzeiger auf Rand des Textplatzhalters zeigen An der Spitze des Mauszeigers erscheint ein kleiner vierfacher Pfeil. 3 Textplatzhalter mit gedrückter Maustaste verschieben Größe eines Textplatzhalters ändern Ist der Textplatzhalter zu groß oder zu klein, verwenden Sie die Anfasspunkte, um die Größe zu verändern: 1 In Textplatzhalter klicken PowerPoint zeigt die Randlinien des Textplatzhalters an. 2 Randlinie des Textplatzhalters anklicken Dadurch erscheinen an den vier Eckpunkten sowie an den Längsseiten insgesamt acht Anfasspunkte. 3 Mauszeiger über Anfasspunkt bewegen 94 PowerPoint 2007 klipp & klar

24 Der Mauszeiger verwandelt sich dort in einen Doppelpfeil. 4 Anfasspunkt mit gedrückter Maustaste verschieben Während dieses Vorgangs zeigt PowerPoint durch dünne Linien eine Vorschau auf die geänderte Größe an. Textplatzhalter drehen Wenn Sie einen Platzhalter anklicken, erhält er neben seinen acht Anfassern noch einen grünen Punkt, der knapp oberhalb seines Rahmens angezeigt wird. An diesem Punkt können Sie den Platzhalter auf der Folie drehen. Für Platzhalter, die Text enthalten, ist dies vielleicht nicht unbedingt sinnvoll, aber eine leicht gekippte Grafik kann einer Folie durchaus das»gewisse Etwas«verleihen. 1 Platzhalter klicken PowerPoint zeigt die Randlinien des Textplatzhalters an. 2 Mauszeiger über grünen Anfasser bewegen Der Mauszeiger wird dort zu einem kreisförmigen Pfeil. 3 Grünen Punkt mit der Maus in kreisförmiger Bewegung verschieben 4 (Optional) (ª) drücken, um in 15 -Schritten zu drehen Kapitel 3: Arbeiten mit Folien 95

25 Originalzustand des Platzhalters wiederherstellen Manchmal wurde ein Textplatzhalter vergrößert, verkleinert oder verschoben und später stellt sich heraus, dass der ursprüngliche Ort doch geeigneter war. Sie können den Originalzustand aller Platzhalter der betreffenden Folie dann mit folgenden Schritten wiederherstellen: 1 Gewünschte Folie anzeigen 2 Start Folien Zurücksetzen Alle Textplatzhalter und alle anderen Elemente, die Teil des Layouts sind, werden auf die ursprüngliche Größe und Position zurückgesetzt. 96 PowerPoint 2007 klipp & klar