ERASMUS Fahrplan 2015/2016

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1 1. Höhe und Dauer der Förderung Die ERASMUS-Förderung kann für einen Studienaufenthalt innerhalb eines akademischen Jahres an einer ERASMUS-Partnerhochschule der Hochschule Furtwangen gewährt werden. ERASMUS-Förderung = Höhe der Förderung pro Monat x Dauer der Förderung Höhe der Förderung: Die Höhe der monatlichen Förderung ist abhängig von den ERASMUS-Mitteln, die der HFU im jeweiligen akademischen Jahr für die Förderung von Studierenden zur Verfügung stehen sowie von der Aufenthaltsdauer aller ERASMUS- Studierenden der HFU im gesamten akademischen Jahr. Die ERASMUS-Mittel werden gemäß den Richtlinien auf alle ERASMUS-Studierenden verteilt. Im akademischen Jahr 2015/16 wurde die Höhe der Förderung für einen Zeitraum von 30 Tagen auf die Beträge unten in der Tabelle festgelegt, abhängig von den Lebenshaltungskosten im Zielland: Ländergruppen und ERASMUS-Mobilitätszuschuss pro Monat: Ländergruppe Zielland Betrag/Monat 1 hohe Lebenshaltungskosten Dänemark, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Italien, 300 Liechtenstein, Norwegen, Österreich, Schweden 2 mittlere Lebenshaltungskosten Belgien, Griechenland, Island, Kroatien, Luxemburg, Niederlande, 240 Portugal, Slowenien, Spanien, Tschechische Republik, Türkei und Zypern 3 niedrige Lebenshaltungskosten Bulgarien, Estland, Lettland, Litauen, Malta, Mazedonien, Polen, 180 Rumänien, Slowakei und Ungarn Dauer der Förderung: Die ERASMUS-Fördermittel für die HFU sind begrenzt; daher kann nicht Ihr kompletter Aufenthaltszeitraum gefördert werden. Studierende, die für 1 Semester im Ausland bleiben: Zunächst wurde eine Förderung von maximal 3 Monaten festgelegt; bei kürzeren Aufenthalten (nur erlaubt falls es an der Hochschule Trimester gibt) auf 2,5 Monate. Studierende, die für 2 Semester im Ausland bleiben: Zunächst wurde eine Förderung von maximal 5 Monaten festgelegt (falls der Aufenthaltszeitraum tatsächlich 5 Monate beträgt). Falls am Ende des Förderjahres darüber hinaus weitere ERASMUS-Mittel zur Verfügung stehen, wird der Förderzeitraum aller ERASMUS-Studierenden gleichmäßig erhöht. Grundsätzlich gilt: Es kann maximal die tatsächlichen Aufenthaltsdauer, die von der Partnerhochschule bestätigt wurde, gefördert werden.

2 2. Auszahlung der Förderung Die tatsächliche Dauer Ihres Aufenthalts wird am Ende Ihres dem Letter of Confirmation bzw. dem Transcript of Records entnommen. Dieser Zeitraum ist die Grundlage für eine eventuelle Erhöhung oder Verminderung der Auszahlung (siehe Kasten zweite und letzte Rate ). Die Förderung wird Ihnen nicht monatlich, sondern in Raten überwiesen. Erste Rate (nur sofern alle Voraussetzungen dafür erfüllt sind, s. Ablaufplan unten): Von der vorläufigen ERASMUS Gesamt-Förderung (Berechnung s. oben) Ihres Studienaufenthalts werden Ihnen zunächst 70% ausgezahlt. Dies ist einheitlich für geplante Studienaufenthalte über 1 sowie über 2 Semester. Zweite Rate (nur sofern alle Voraussetzungen dafür erfüllt sind, s. Ablaufplan unten): Nach Ende Ihres Auslandsaufenthalts und nach Abgabe aller Unterlagen erhalten Sie die noch ausstehende Förderung von 30% der anfänglich berechneten Gesamtsumme, falls sich Ihre geplante Aufenthaltsdauer nicht verkürzt hat. Letzte Rate (nur sofern der HFU noch ERASMUS-Restmittel zur Verfügung stehen): Zum Abschluss des Förderjahres erhalten Sie ggf. eine anteilige Verlängerung des Förderzeitraums (nur innerhalb Ihrer tatsächlichen Aufenthaltsdauer).

3 3. ERASMUS-Ablaufplan Hinweis: Aufgrund des hohen Verwaltungsaufwands erhalten Sie nach Einreichen der u.g. Dokumente im IC keine Eingangsbestätigung. Sie können grundlegend davon ausgehen, dass Ihre Dokumente bei korrektem Versand erhalten und bearbeitet wurden. Vor Abreise Was: Language Test zur (Selbst)Einstufung Ihrer Sprachkompetenz (Ergebnis ist KEIN Auswahlkriterium für das Stipendium) VOR Beginn des Wo zu finden: Über einen Link zum sog. OLS-Portal, der Ihnen per vom IC zugesendet wird. To-Do: Language Test online durchführen. Wo abzugeben/wie: Keine Abgabe nötig. Ergebnisse werden automatisch digital übertragen. Was: Grant Agreement Wo zu finden: Anhang der ersten ERASMUS-Informationsmail VOR Beginn des To-Do: Eingetragene Daten im Dokument prüfen (insb. Bankdaten!), restliche Daten eintragen und unterschreiben; in doppelter Ausführung, falls Sie ein unterschriebenes Original für Ihre Unterlagen benötigen (mit adressiertem und frankiertem Rückumschlag oder persönlich vorbei kommen). Wo abzugeben: In Ihrem zuständigen IC (VS oder FU). Wie: Original Was: Learning Agreement (LA), Seiten 1-4, ggf. 5 und Annexes to the Learning Agreement Wo zu finden: Anhang dieser Mail sowie auf der Website. VOR Beginn des To-Do: Bitte lesen Sie zum Ausfüllen die Hinweise, welche in den Fußnoten stehen, sorgfältig durch. Teilweise benötigen Sie zum Ausfüllen Inhalte aus dem Dokument Annexes to the Learning Agreement. Bei Fragen bitte an Frau Haberer wenden. Wo abzugeben (Unterschrifts- und Einreichungsprozess): 1. Unterschreiben Sie das LA selbst. 2. Lassen Sie es anschließend von Ihrem Auslandsbeauftragten (Fakultät Wirtschaft: Regionalkoordinator) an der HFU unterschreiben. 3. Senden Sie das LA per an die Gasthochschule und lassen es vom dortigen fachlichen Ansprechpartner (Lehrkraft, die berechtigt ist, das Mobilitätsprogramm ausländischer Studierender zu genehmigen) unterschreiben. 4. Bitte senden Sie das Learning Agreements korrekt ausgefüllt per an das zuständige IC der HFU (Frau Waldvogel für Furtwangen, Frau Haberer für Schwenningen, Adressen s. unten) und in cc an Ihre/n Auslandsbeauftragte/n. Wie: Scan per

4 Was: Mitteilung über das Auslandssemester und Letter of Acceptance der Gasthochschule (Zulassung, kann auch eine Willkommens o.ä. sein) Wo zu finden: Anhang dieser Mail sowie auf der Website Sofort, spätestens bis To-Do: Mitteilung ausfüllen und unterschreiben, Letter of Acceptance beifügen Wo abzugeben: In Ihrem zuständigen IC (VS oder FU) Wie: Original oder Scan per Nach Ankunft an der Gasthochschule Was: Confirmation of Arrival and Enrolment at Host University Wo zu finden: Anhang dieser Mail sowie auf der Website To-Do: An der Gasthochschule ausfüllen und unterschreiben lassen Sofort nach Ankunft und Einschreibung an der Gast- Hochschule Wie und wo abzugeben: Als Scan per an Ihr zuständiges IC. Wenn alle Punkte bis hierhin erledigt sind, dann erfolgt die Auszahlung der ersten Rate Was: Learning Agreement During the Mobility Changes to the original LA Wo zu finden: Seite 3 der Formulars Learning Agreement To-Do: Ausfüllen nur erforderlich, wenn Änderungen an der ursprünglichen Lernvereinbarung vorgenommen werden müssen. Bitte klären Sie eventuelle Änderungen des LA mit Ihrem Auslandsbeauftragten (Fakultät Wirtschaft: Regionalkoordinator) sowie mit Ihrem fachlichen Ansprechpartner an der Gasthochschule ab. Monats nach Ankunft an der Gast- Hochschule Wo abzugeben, wie (Unterschrifts- und Einreichungsprozess): 1. Unterschreiben Sie das LA selbst. 2. Lassen Sie es anschließend von Ihrer responsible person an der Gasthochschule unterschreiben. 3. Senden Sie das von Ihnen und der Partnerhochschule unterschriebene komplette LA eingescannt per an Ihren Auslandsbeauftragten/ Regionalkoordinator an der HFU. Dieser bestätigt die Änderung in einer an das zuständige IC sowie an Sie. Was: Language Course (nur falls für Sprachkursteilnahme ausgewählt und erhalten) Wo zu finden: Falls Sie für einen Sprachkurs ausgewählt wurden, erhalten Sie per einen Link, der Ihnen Zugang zum Portal gibt. Während des kompletten Zeitraums im Ausland To-Do: Nutzung des Sprachlehrangebots für die Zeit Ihres Wo abzugeben/wie: Keine Abgabe, eigenverantwortliche Durchführung.

5 Was: Prüfung Ihrer Aufenthaltsdaten Wo zu finden: Unter Punkt 2.2 im Grant Agreement. Dabei beachten: Datum des Beginns der Mobilitätsphase ist der erste Tag, an dem der Teilnehmer an der Aufnahmeeinrichtung anwesend sein muss. Das Datum des Endes der Mobilitätsphase ist der letzte Tag, an dem der Teilnehmer an der Aufnahmeeinrichtung anwesend sein muss die hier genannten Semesterdaten (Pflicht-Aufenthaltsdauer) sind auch die, welche Sie sich am Ende des Aufenthalts im Letter of Confirmation bestätigen lassen müssen. Bis maximal ein Monat vor Ende Ihres To-Do: Bei Abweichungen von mehr als 5 Tagen zu der im Grant Agreement angegebenen Pflicht- Aufenthaltsdauer Information über die neuen Daten an Ihr zuständiges IC per . Am Ende Ihres Aufenthalts (Studierende, die für 2 Semester im Ausland sind, müssen diese Schritte erst am Ende des 2. Studiensemesters ausführen) Was: Letter of Confirmation Wo zu finden: Anhang dieser Mail. To-Do: Max. 10 Tage vor Abreise von der Gast-Hochschule unterschreiben lassen. Monats nach Ende des Studienaufenthalts im Ausland Wie und wo abzugeben: Als Scan per an Ihr zuständiges IC. Hinweis: Der im Letter of Confirmation betätigte Aufenthaltszeitraum wird von Ihrem Gesamtkontingent an ERASMUS-Fördermöglichkeit von 12 Monaten innerhalb einer Studienphase (jew. Bachelor, Master und Doktor) abgezogen. Sollten Sie bei einer erneuten ERASMUS-Bewerbung das bereits aufgebrauchte Kontingent angeben müssen, so kann Ihnen das IC Auskunft dazu geben. Was: EU-Survey-Onlineumfrage (ERASMUS-Bericht) Wo zu finden: Am Ende Ihres Aufenthalts erhalten Sie per einen Link zu einem Onlineportal, auf dem Sie den ERASMUS-Bericht ausfüllen müssen. Bitte prüfen Sie Ihren Posteingang und ggf. auch den Spamordner nach der (Absender: replies-will-be-discarded@ec.europa.eu). Monats nach Ende des Studienaufenthalts im Ausland To-Do: Bericht ausfüllen und absenden. Wo abzugeben, wie: Bitte leiten Sie die , welche Sie zur Bestätigung über den ausgefüllten Bericht erhalten, an Ihr zuständiges IC weiter. Was: Erfahrungsbericht über das Auslandsstudium (für FELIX) Wo zu finden: Das Formular Deckblatt Erfahrungsbericht sowie Hinweise zum Erfahrungsbericht über das Auslandsstudium erhalten Sie im Anhang dieser Mail. Studierende der HFU Business School benutzen das gleiche Deckblatt, jedoch eine separate Anleitung: Instructions_Foreign study semester report HFU Business School. Monats nach Ende des Studienaufenthalts im Ausland To-Do: Bitte erstellen Sie einen Erfahrungsbericht entsprechend der Hinweise. Wo abzugeben: In Ihrem zuständigen IC (VS oder FU).

6 Wie: PDF (Deckblatt und Bericht als ein Dokument) per . Was: Transcript of records (Notenspiegel/Leistungsnachweis) und Anerkennung der Studienleistungen Sobald es vorliegt To-Do: - Im Normalfall wird das Zeugnis von der Partnerhochschule an das geschickt. Sie werden dann per informiert, wann Sie das Zeugnis im Prüfungsamt abholen können. - Für den Fall, dass das Zeugnis direkt an Sie gesendet wird, kommen Sie bitte im International Center vorbei, um das Original-Zeugnis vorzulegen. - Für die Anerkennung der Studienleistungen aus dem Ausland folgen Sie bitte den Formalien an Ihrer jeweiligen Fakultät. Was: Language Test (zur Abbildung Ihrer sprachlichen Fortschritte während des ) Wo zu finden: Über einen Link zum sog. OLS-Portal, der Ihnen per zugesendet wird. To-Do: Language Test online durchführen. Wo abzugeben/wie: Keine Abgabe nötig. Ergebnisse werden automatisch digital übertragen. Wenn diese Punkte erledigt sind und das komplette akademische Jahr zu Ende ist, dann erfolgt die Auszahlung der letzten Rate. Spätestens 45 Tage nach Eingang des ERASMUS-Berichts 4. Bitte beachten Sie: Bringt ein Studierender keinen im Learning Agreement vorgesehenen Leistungsnachweis mit (transcript of records), kann die ERASMUS-Förderung zurückgefordert werden. Ebenso bei Versäumnis des Einreichens aller anderen im Fahrplan genannten Dokumente. Bitte machen Sie sich Kopien von allen eingereichten Unterlagen! Ein Rechtsanspruch auf Förderung durch das ERASMUS+ Programm besteht nicht und kann daher nicht gegenüber der Hochschule geltend gemacht werden. Bitte geben Sie alle Änderungen Ihres Aufenthalts im bekannt. 5. Kontakt zum (IC) Campus Furtwangen Hochschule Furtwangen Attn.: Ulrike Waldvogel Robert-Gerwig Platz Furtwangen Germany wul@hs-furtwangen.de Campus Schwenningen Hochschule Furtwangen Attn.: Katrin Haberer Jakob-Kienzle-Str Villingen-Schwenningen Germany hak@hs-furtwangen.de Wir wünschen Ihnen einen schönen, erlebnisreichen und erfolgreichen Studienaufenthalt im Ausland!