Ins Auslandssemester mit ERASMUS+

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1 Ins Auslandssemester mit ERASMUS+ Informationen für ERASMUS-Studierende 1

2 INHALT ERASMUS+ WAS IST DAS EIGENTLICH? 3 DAS ERASMUS-STIPENDIUM 4 EINZUREICHENDE UNTERLAGEN 5 GRANT AGREEMENT 5 LEARNING AGREEMENT 6 ERFAHRUNGSBERICHTE 8 ONLINE-SPRACHTEST 9 CONFIRMATION OF PARTICIPATION 9 VERLÄNGERUNG & VERKÜRZUNG DES AUFENTHALTS 10 SONDERFÖRDERUNGEN 11 ANSPRECHPARTNER & INFORMATIONSQUELLEN 12 2

3 LIEBE ERASMUS-STUDIERENDE, nach der Zusage für einen Austauschplatz an einer Partnerhochschule gehen die Vorbereitungen erst so richtig los. Dabei gibt es zahlreiche fachliche, organisatorische und finanzielle Dinge zu beachten. In dieser Broschüre haben wir die für Sie wichtigsten Informationen rund um ERASMUS+, Ihr Stipendium, notwendige Dokumente etc. zusammengestellt. Wir wünschen Ihnen eine fachlich und persönlich erfolgreiche Zeit im Ausland! Ihr International Office der Universität Paderborn ERASMUS+ WAS IST DAS EIGENTLICH? ERASMUS+ ist das Förderprogramm der Europäischen Union für Bildung, Jugend und Sport für die Jahre 2014 bis In dieser Zeit fördert ERASMUS+ u.a. zwei Millionen Studierende. Die sich an ERASMUS+ beteiligenden Programmländer sind: Die 28 EU-Mitgliedstaaten Island, Liechtenstein, Mazedonien, Norwegen und die Türkei Als Studierende/r der Universität Paderborn, der/die für ein oder zwei Auslandssemester an einer ERASMUS-Partnerhochschule ausgewählt wurde, werden Sie ohne weitere Bewerbung in ERASMUS+ aufgenommen. Ihre Rechte und Pflichten im Rahmen von ERASMUS+ finden Sie in der ERASMUS- Studierendencharta ( 3

4 Island 500 km 300 mi d-maps.com Norwegen Finnland Ländergruppe _1 mind. _250 /Monat Irland Vereinigtes Königreich Portugal Spanien Schweden Estland Dänemark Lettland Litauen Niederlande Belgien Polen Luxemburg Tschechien Frankreich Österreich Slowakei Liechtenstein Ungarn Slowenien Italien Rumänien Kroatien Bulgarien Mazedonien Ländergruppe _2 mind. _200 /Monat Ländergruppe _3 mind. _150 /Monat Türkei Malta ( ) Griechenland Zypern DAS ERASMUS-STIPENDIUM Pro Studienzyklus (Bachelor, Master, Promotion) können Sie ein ERASMUS-Stipendium für bis zu zwölf Monate erhalten. Ihr Auslandsaufenthalt an der Partnerhochschule muss dafür mindestens drei Monate (90 Tage) dauern. Als Ausnahme gilt das Auslandsstudium für ein Trimester, das ggf. auch kürzer als drei Monate sein kann. Die Höhe Ihres ERASMUS-Stipendiums richtet sich nach der jeweiligen Ländergruppe Ihres Ziellands. In ERASMUS+ wird dabei zwischen drei Ländergruppen unterschieden (s.o.). Ihr Stipendium wird taggenau berechnet. Die Tagessätze werden in jedem Förderjahr neu festgelegt und richten sich nach der Gesamtbewilligung für die Universität Paderborn, der Anzahl der Studierenden im jeweiligen Förderjahr sowie der geplanten Aufenthaltsdauer. Bitte beachten Sie: Die Tagessätze werden von der eigenen Hochschule festgelegt und weichen deshalb in der Regel von der Stipendienhöhe anderer Hochschulen ab. Ggf. wird die Dauer Ihres Aufenthalts in geförderte und nichtgeförderte Tage (Zero-Grant-Tage) unterteilt, sodass Sie nicht für den kompletten Zeitraum eine Förderung erhalten. Beachten Sie hierzu die genauen Informationen in Ihrem individuellen Grant Agreement. Bis zu einer Höhe von 300 /Monat wird das ERASMUS-Stipendium nicht auf Ihr Auslands- BAFöG angerechnet. 4

5 EINZUREICHENDE UNTERLAGEN Als ERASMUS-Studierende/r sind Sie dazu verpflichtet, einige Dokumente vor, während und nach Ihrer Mobilität zu erstellen und uns zu übermitteln. Auf den folgenden Seiten beschreiben wir Ihnen die einzelnen Dokumente und ihre jeweilige Funktion genauer. Mit Hilfe unserer Checkliste ( behalten Sie den Überblick. Bitte beachten Sie die in der Checkliste genannten Fristen sowie die jeweiligen Möglichkeiten, die Dokumente zu übermitteln. In Ihrem individuellen Mobility Online-Zugang finden Sie einen Großteil der benötigten Dokumente und können stets einsehen, wo Sie sich im ERASMUS+-Ablauf befinden. GRANT AGREEMENT Das Grant Agreement ist der ERASMUS+ Vertrag zwischen dem Förderer (ERASMUS- Hochschulkoordination) und dem/der Geförderten (ERASMUS-Studierende/r). Das Grant Agreement stellen wir Ihnen in individualisierter Form zum Download in Mobility Online bereit. Bitte beachten Sie insbesondere die Angaben zur Dauer Ihrer Mobilitätsphase, zur Höhe Ihrer finanziellen Unterstützung sowie zum für Sie gültigen Tagessatz. Drucken Sie das Dokument bitte zweimal aus, unterschreiben beide Exemplare und lassen diese uns postalisch oder persönlich zukommen. Wir unterschreiben dann ebenfalls beide Exemplare, nehmen eins zu unseren Akten und senden eins postalisch an Sie zurück. Bitte beachten Sie: Das Grant Agreement ist das einzige ERASMUS+ Dokument, das uns mit Originalunterschriften vorliegen muss. Alle anderen Dokumente können Sie auch elektronisch übermitteln. 5

6 LEARNING AGREEMENT Das Learning Agreement ist der Vertrag zwischen Heimat-, Gasthochschule und Studierendem/r über die Wahl der Kurse und deren Anerkennung. Das Learning Agreement hat drei Bestandteile: vor, während & nach der Mobilität. Die an der Partnerhochschule geplanten Kurse sollten einen Umfang von 20 bis 30 ECTS pro Semester haben. Hierzu können auch fachfremde Kurse (Sprachkurse, landeskundliche Seminare etc.) zählen. Erreichen Sie am Ende an der Partnerhochschule weniger als 15 ECTS pro Semester, reichen Sie bitte eine schriftliche formlose Begründung bei der ERASMUS-Hochschulkoordination ein. Bitte nutzen Sie ausschließlich die Learning Agreement-Formulare der Universität Paderborn, die wir Ihnen in Mobility Online zur Verfügung stellen. Formulare anderer Hochschulen können wir leider nicht akzeptieren. LEARNING AGREEMENT BEFORE THE MOBILITY Das Learning Agreement Before the mobility beinhaltet die (vorläufige) Kurswahl an der Partnerhochschule (Tabelle A) sowie die Anerkennung dieser Kurse an der Universität Paderborn (Tabelle B). Das Dokument ist vor Beginn Ihrer Mobilität zu erstellen und von allen Beteiligten unterschrieben in Mobility Online hochzuladen. Wir empfehlen Ihnen die folgenden Schritte zur Bearbeitung des Learning Agreements: 1. Auswahl der Kurse an der Partnerhochschule mit Hilfe des (Online-)Kurskatalogs (ggf. des Vorjahres), den Sie von der Partnerhochschule erhalten werden. Beratung durch Ihre/n Programmbeauftragte/n und/oder Anerkennungsbeauftragte/n an der Universität Paderborn Lektüre der Erfahrungsberichte ehemaliger Studierender ( partnerhochschulen) 2. Füllen Sie das Learning Agreement vollständig in Mobility Online aus, drucken es aus und unterschreiben es selbst. Vor dem Auslandsaufenthalt benötigen Sie dann die Unterschrift durch den/die an der Universität Paderborn jeweils hierfür zuständigen Wissenschaftler/innen in Ihrer Fakultät. Je nach Fakultät/Fach benötigen Sie sowohl Unterschriften für einzelne Kurse (rechte Tabellenspalte) als auch eine Gesamtunterschrift (im Dokument ganz unten). Bitte informieren Sie sich auf über die für Sie geltenden Zuständigkeiten und Verfahren. Beachten Sie dabei, dass viele Wissenschaftler/innen in den Semesterferien nicht durchgängig zu erreichen sind. die Unterschrift durch die responsible person der Partnerhochschule. Ist Ihnen diese Person noch nicht bekannt, können Sie das Dokument per an das International Office der Partnerhochschule senden und um entsprechende Weiterleitung bitten. Laden Sie anschließend das vollständige Learning Agreement (alle Seiten, alle Unterschriften) in Mobility Online hoch. 6

7 LEARNING AGREEMENT DURING THE MOBILITY Das Learning Agreement During the mobility beinhaltet Änderungen der Kurswahl an der Partnerhochschule (Tabelle A2) sowie die geänderte Anerkennung dieser Kurse an der Universität Paderborn (Tabelle B2). Das Dokument ist bis sieben Wochen nach Beginn der Mobilität zu erstellen und von allen Beteiligten unterschrieben in Mobility Online hochzuladen. Wir empfehlen Ihnen die folgenden Schritte zur Bearbeitung des Learning Agreements Teil B: Erstellen Sie das Learning Agreement vollständig in Mobility Online, drucken es aus und unterschreiben es selbst. Bis sieben Wochen nach Beginn der Mobilität benötigen Sie dann die Unterschrift durch die responsible person der Partnerhochschule die Unterschrift durch den/die an der Universität Paderborn jeweils hierfür zuständigen Wissenschaftler/innen in Ihrer Fakultät. Laden Sie anschließend das vollständige Learning Agreement (alle Seiten, alle Unterschriften) in Mobility Online hoch. LEARNING AGREEMENT AFTER THE MOBILITY Das Learning Agreement After the mobility beinhaltet eine Übersicht Ihrer an der Partnerhochschule erbrachten Prüfungsleistungen sowie deren Anerkennung an der Universität Paderborn. Das Learning Agreement After the mobility ist kein von Ihnen auszufüllendes Formular, sondern besteht aus zwei separaten einzureichenden Dokumenten: Transcript of Records der Partnerhochschule Zeugnis Ihres/Ihrer Auslandssemester mit belegten Kursen, ECTS-Zahl, Noten etc. Das Transcript of Records wird entweder an das International Office der Universität Paderborn oder an Sie selbst geschickt. Wir benachrichtigen Sie, sobald das Transcript bei uns ankommt. Laden Sie das Dokument bitte in Mobility Online hoch. Transcript of Records der Heimathochschule (Auszug aus dem PAUL-Leistungskonto) Nach Abschluss Ihres Auslandsstudiums kann mit den Learning Agreements und dem Transcript of Records der Partnerhochschule die Anerkennung der Studienleistungen in Ihrer Fakultät vorgenommen werden. Bitte informieren Sie sich auf den unter verlinkten Websites Ihrer Fakultäten nach den für Sie geltenden Verfahren. Ihre anerkannten Leistungen aus dem Ausland werden anschließend im Zentralen Prüfungssekretariat in PAUL registriert. Bitte lassen Sie sich nach der erfolgten Anerkennung einen Auszug aus dem PAUL- Leistungskonto ausstellen, in dem die aus dem Auslandsaufenthalt anerkannten Prüfungsleistungen gekennzeichnet sind. Bitte laden Sie dieses Dokument in Mobility Online hoch. 7

8 ERFAHRUNGSBERICHTE Sie sind dazu verpflichtet, bis vier Wochen nach Ende Ihres Auslandsaufenthalts zwei separate Berichte zu verfassen. ONLINE-BERICHT IM MOBILITY TOOL DER EUROPÄISCHEN UNION Nach Ablauf Ihres geplanten Aufenthaltszeitraums (im Grant Agreement angegeben) erhalten Sie eine automatisch generierte mit einem individuellen Zugang zu dem Berichtformular. Der Online-Bericht besteht zum großen Teil aus Ankreuzfragen und kann direkt online ausgefüllt und versendet werden. Bitte füllen Sie den Bericht sorgfältig und wahrheitsgemäß aus. Laden Sie die dabei generierte PDF herunter und in Ihrem Mobility Online-Zugang hoch. Sollten Sie den Zugang zum Online-Bericht nicht erhalten oder verloren haben, können wir Ihnen durch das System eine erneute zusenden lassen. AUSFÜHRLICHER ERFAHRUNGSBERICHT Zusätzlich zum Online-Bericht bitten wir Sie um einen ausführlichen Erfahrungsbericht, den wir in unserer Datenbank veröffentlichen. In Ihrem Mobility Online-Zugang finden Sie eine Vorlage zur Erstellung des Berichts sowie eine Anleitung, wie Sie den Bericht online hochladen. Gerne können Sie den Erfahrungsbericht auch zu mehreren Studierenden gemeinsam verfassen. Bitte schicken Sie uns dann zusätzlich eine mit den Namen der Studierenden, die den Bericht zusammen geschrieben haben. 8

9 ONLINE-SPRACHTEST Vor und nach Ihrem Auslandsaufenthalt müssen Sie einen Online-Sprachtest in Ihrer Unterrichtssprache absolvieren. Bitte beachten Sie, dass die Ergebnisse dieses Tests keinen Einfluss auf Ihren Austauschplatz haben und nicht an die Partnerhochschule weitergegeben werden. Muttersprachler/innen sind vom Online-Sprachtest befreit. Sie erhalten eine automatisch generierte mit der Einladung zum Sprachtest. Achten Sie bitte auf eine solche mit dem Betreff Universität Paderborn invites you to complete your ERASMUS+ OLS language assessment. Bitte laden Sie das Sprachtest-Ergebnis als PDF herunter und in Mobility Online hoch. Allgemeine Informationen zu dem Sprachtestanbieter finden Sie auf dieser Website: CONFIRMATION OF PARTICIPATION Die Confirmation of Participation (zum Download in Mobility Online) bescheinigt die Dauer Ihres Aufenthalts und ist die Grundlage für die taggenaue Berechnung Ihres Stipendiums. Laden Sie die Confirmation bis zwei Wochen nach Ende Ihres Auslandsaufenthalts in Mobility Online hoch und tragen Sie die Daten online ein. Bitte bewahren Sie das Original der Confirmation sorgfältig auf, da Sie dieses ggf. für andere Stellen (z.b. BAFöG-Amt) benötigen. Lassen Sie die Confirmation von Ihrem Incoming Coordinator im International Office der Partnerhochschule nach Ihrer Ankunft und vor Ihrer Abfahrt ausfüllen und unterschreiben. Das Anfangsdatum ist der erste Tag, an dem Sie zu akademischen Zwecken an der Partnerhochschule anwesend sind (z.b. Vorlesungsbeginn, Begrüßungsveranstaltung, Beginn eines Sprachkurses an der Partnerhochschule). Das Enddatum ist der letzte Tag, an dem Sie zu akademischen Zwecken an der Partnerhochschule anwesend sind (z.b. Vorlesungsende, letzte Klausur/Prüfung). Reisen Sie aus privaten Gründen früher an oder später ab, wird dies nicht in der Confirmation bestätigt und fließt nicht in Ihre Stipendienberechnung ein. 9

10 VERLÄNGERUNG & VERKÜRZUNG DES AUFENTHALTS VERLÄNGERUNG UM EIN SEMESTER Wenn Sie Ihren ursprünglich für ein Semester geplanten Auslandsaufenthalt um ein Semester verlängern möchten, laden Sie bitte bis zu einem Monat vor Ende Ihres geplanten Aufenthaltszeitraums (im Grant Agreement angegeben) einen entsprechenden Antrag in Mobility Online hoch. Das entsprechende Formular stellen wir Ihnen dort bereit. Der Antrag muss von Ihnen selbst, dem Incoming Coordinator der Partnerhochschule sowie dem/der Programmbeauftragten an der Universität Paderborn unterschrieben werden. Sobald uns der unterschriebene Antrag vorliegt, verlängern wir den Zeitraum Ihrer ERASMUS-Förderung und stellen Ihnen bei Bedarf eine entsprechende Bestätigung aus. VERKÜRZUNG UM EIN SEMESTER Wenn Sie Ihren ursprünglich für zwei Semester geplanten Aufenthalt um ein Semester verkürzen möchten, informieren Sie bitte umgehend per Ihren Incoming Coordinator der Partnerhochschule den/die Programmbeauftragte/n an der Universität Paderborn die ERASMUS-Hochschulkoordination der Universität Paderborn Wir lassen Ihnen eine schriftliche Rückforderung über das zu viel erhaltene ERASMUS Stipendium zukommen. Bitte überweisen Sie den dort genannten Betrag unter dem angegebenen Verwendungszweck schnellstmöglich zurück. 10

11 SONDERFÖRDERUNGEN Studierende, die mit ihrem/ihren Kind(ern) ins Ausland gehen sowie Studierende mit Behinderung(en) können bei der ERASMUS-Hochschulkoordination eine Sonderförderung beantragen. IM AUSLAND ALLEINERZIEHENDE MIT KIND(ERN) Auf Antrag erhalten Sie eine Sonderförderung von 200 /Monat zusätzlich zum regulären ERASMUS-Stipendium. Die Sonderförderung ist unabhängig von der Anzahl Ihrer Kinder. Bedingungen: Sie nehmen Ihr(e) Kind(er) mit ins Ausland. Ihr/e Partner/in begleitet Sie nicht Sie sind also im Ausland alleinerziehend. Einzureichende Unterlagen: Antrag auf Sonderförderung ( Kopie der Geburtsurkunde(n) Nach dem Aufenthalt: Belege, dass Kind(er) mit im Ausland war(en) (z.b. Flugtickets) STUDIERENDE MIT BEHINDERUNG(EN) Auf Antrag erhalten Sie eine Sonderförderung in Form des jeweiligen Länderhöchstsatzes, der anstelle des regulären ERASMUS-Stipendiensatzes gezahlt wird. Der Länderhöchstsatz beträgt pro Monat: Ländergruppe 1: 500, Ländergruppe 2: 450, Ländergruppe 3: 400. Bedingung: Grad der Behinderung von mindestens 50 Einzureichende Unterlagen: Antrag auf Sonderförderung ( Kopie des Schwerbehindertenausweises 11

12 ANSPRECHPARTNER & INFORMATIONSQUELLEN INTERNATIONAL OFFICE ERASMUS-Hochschulkoordination (Institutional Coordinator) Rundmails an ERASMUS-Studierende, Beratung bei Fragen zum ERASMUS-Stipendium und zu den einzelnen Dokumenten Marietheres Szczygiel ERASMUS-Finanzverwaltung Auszahlung der Stipendien, Rückforderungen FAKULTÄTEN Programmbeauftragte/r (Departmental Coordinator) fachliche Beratung zum Auslandsaufenthalt, Beratung zur Kurswahl etc. Anerkennungsbeauftragte/r Beratung zur Anerkennung der Studienleistungen aus dem Auslandssemester, Unterschrift des Learning Agreements INTERNET International Office: Bereich ERASMUS+ : Bereich Download mit Dokumenten, Checkliste etc.: Bereich Für Auslandssemester ausgewählte Studierende : Bereich Anerkennung : Herausgeber: Universität Paderborn - Die Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung - Redaktion: Dezernat 2: Forschungsangelegenheiten, Drittmittel, akademische u. internationale Aufgaben Verantwortlich: Dr. Anke I. Backer 2. überarbeitete Auflage, Auflage: 750, Stand: März