Dieses Dokument soll Ihnen bei der Durchführung Ihres Aufenthaltes helfen und als Leitfaden bezüglich der wichtigsten Schritte und Dokumente dienen.

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1 Stand 06/17 Aktualisierungen bis Juli 2017 vorbehalten Erasmus+ Key Action 103 Mobilitäten mit Programmländern Leitfaden für Outgoing-Studierende (gültig für Mobilitäten im Wintersemester 2017/18 und/oder Sommersemester 2018) Dieses Dokument soll Ihnen bei der Durchführung Ihres Aufenthaltes helfen und als Leitfaden bezüglich der wichtigsten Schritte und Dokumente dienen. Bei Änderungen am Ablauf wird das Dokument jeweils aktualisiert. Bitte prüfen Sie daher ggf. ob eine aktualisierte Version verfügbar ist. Hinweise zur Kommunikation: Wir sind stets bemüht, Sie so früh und umfassend wie möglich mit allen wichtigen Informationen zu versorgen und haben volles Verständnis, dass insbesondere Fragen zur Zahlung des Stipendiums für Sie von besonderer Bedeutung sind. Aufgrund des Umfangs des Programms möchten wir Sie aber bitten, zunächst die von uns bereitgestellten Informationen, Checklisten und Leitfäden zu lesen, da sich die meisten Fragen damit beantworten lassen. Bitte sehen Sie auch möglichst von Rückfragen zu Eingangsbestätigungen und Zahlungszeitpunkten ab. Generell ist davon auszugehen, dass uns die s und Unterlagen erreichen und entsprechend bearbeitet werden. Sollte uns auffallen, dass Unterlagen fehlen, so werden wir Sie kontaktieren. Wir sind stets bemüht alle Unterlagen umgehend zu bearbeiten und die Zahlung der Raten bei Vorliegen aller Voraussetzungen schnellstmöglich durchzuführen. Da diese Zahlungen jedoch individuell erfolgen und an verschiedene interne Abläufe geknüpft sind, kann eine Aussage zu einem genauen Auszahlungszeitpunkt nicht erfolgen. Sollten Sie ansonsten Probleme, Schwierigkeiten oder Fragen haben, so stehen wir und Ihre Programmbeauftragten natürlich gerne zur Verfügung. Informationen zum Erasmus+ Key Action 103 Programm: Alle relevanten Informationen und Unterlagen finden Sie auf der folgenden Internetseite. Bitte fügen Sie diese als Lesezeichen ihres Browsers hinzu, da Sie dort jeweils die aktuellen Vorgaben und Dokumente zur Durchführung des Aufenthaltes herunterladen können. Erasmus+ Key Action Leitfäden und Checklisten: Leitfäden und Checklisten mit allen einzureichenden Unterlagen finden Sie auf der folgenden Internetseite: Formulare zur Abwicklung der Erasmus+ Key Action Mobilität: Die aktuellen Dokumente, welche Sie für die Durchführung Ihres Aufenthaltes benötigen, finden Sie auf der folgenden Internetseite: Die in diesem Dokument mit einem * gekennzeichneten Unterlagen müssen zwingend eingereicht/ausgefüllt werden, damit die jeweilige Zahlung vor bzw. nach dem Aufenthalt erfolgen kann.

2 Vor dem Aufenthalt Immatrikulationsbescheinigung: Für jedes Semester des Aufenthaltes muss Ihrem Programmbeauftragten, vor Beginn des Austauschs, eine gültige Immatrikulationsbescheinigung als Nachweis Ihrer Förderfähigkeit vorliegen. Erasmus+ Key Action Learning Agreement* (LA): Vor Beginn Ihres Aufenthaltes muss ein Learning Agreement erstellt und in der Regel von Ihnen, Ihrem Programmbeauftragten und der Gasthochschule unterschrieben werden. Eine Ausstellung des Grant Agreements (Stipendienbescheid) ist ohne Vorlage des Learning Agreement nicht möglich. Ab dem Förderjahr 2017/18 (WS 2017/18 und SoSe2018), kann im Einzelfall/unter Umständen das Learning Agreement zunächst mit der Unterschrift der Heimatuniversität (Programmbeauftragter bzw. befugte/r Verantwortliche/r = 1. Unterschrift) sowie des/der Studierende/n (2. Unterschrift) als PDF per bei Göttingen International (sabine.pluennecke@zvw.uni-goettingen.de) eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass dies nicht der Regelfall sein darf und Sie sich stets darum bemühen sollten, ein Learning Agreement mit allen drei erforderlichen Unterschriften einzureichen. Wichtig: Ohne Learning Agreement darf die Ausstellung eines Grant Agreements nicht erfolgen und folglich auch kein Aufenthalt im Rahmen des Erasmus+ Key Action 103 Programms durchgeführt werden. Im Einzelfall und nur in begründeten Einzelfällen kann eine Übersendung des vollständig unterzeichneten Learning Agreement (+ Unterschrift Gasteinrichtung= 3. Unterschrift) spätestens nach Beginn des akademischen Aufenthaltes an der Gastuniversität erfolgen und ist dann ebenfalls an Frau Plünnecke per zu übersenden. Wichtig: Ohne das LA mit Unterschriften 1., darf keine Auszahlung der 1. Stipendienrate erfolgen. Die Abteilung Göttingen International behält sich in dem Fall vor, die Bewilligung des Erasmus+ Key Action 103 Stipendiums zurückzuziehen. Learning Agreements, die bereits vor Beginn mit allen drei Unterschriften vorliegen, können direkt an Frau Plünnecke weitergeleitet werden. Bitte verwenden Sie stets die Vorlage der Universität Göttingen, auch wenn Ihre Gasthochschule zusätzlich einen eigenen Vordruck verwendet. Das aktuelle Learning Agreement finden Sie auf der folgenden Seite Fördervereinbarung/Grant Agreement* (GA): Das Erasmus+ Key Action 103 Team der Abteilung Göttingen International schickt Ihnen ca. Ende Juli (der genaue Zeitraum hängt von der jeweiligen Bearbeitung und der Mittelzusage der NA-DAAD ab) zwei unterschriebene Versionen der Fördervereinbarung/Grant Agreement an Ihre Heimatadresse unabhängig davon, ob Ihr Aufenthalt im Winter- oder im Sommersemester beginnt. Bitte unterschreiben Sie umgehend beide Versionen und schicken Sie ein Exemplar (Original) zeitnah an Frau Sabine Plünnecke, Universität Göttingen, Abteilung Göttingen International, Von- Siebold-Str. 2, Göttingen zurück. Sollten Sie sich bereits im Ausland befinden, so lassen Sie sich die Vereinbarungen von den Kontakten Ihrer Heimatadresse nachsenden.

3 Sprachtest (OLS)*: Für die Unterrichtssprachen Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Slowakisch, Spanisch, Schwedisch, Tschechisch und Ungarisch schreibt die EU verpflichtende Sprachtests vor und nach dem Erasmus Aufenthalt vor. Sie erhalten ebenfalls im Juni spätestens jedoch im Juli per einen Link (unabhängig von Ihrem Startsemester), welcher Sie zu dem Online-Linguistic-Support (OLS) führt. Diese Lizenz gilt nur für Sie und ist nur für einen begrenzten Zeitraum (1 Monat ab Versand) gültig. Absolvieren Sie daher bitte den Test so schnell wie möglich, damit die Lizenz nicht verfällt und neu verschickt werden muss. Sollte es Ihnen nicht möglich sein den Test durchzuführen, so informieren Sie uns bitte über die Gründe. Die mit dem Link wird ein standarisiertes Format haben Bitte überprüfen Sie daher auch stets Ihren Spam-Ordner. Sprachkurs: Mit dem Erasmus+ Key Action 103 Programm haben Sie die Möglichkeit einen Online-Sprachkurs durchzuführen, sofern Ihre Unterrichtssprache eine der oben genannten ist. Bei einem Testergebnis bis B1 erhalten Sie automatisch über das OLS-System einen Zugang zu einem Sprachkurs. Bei einem Testergebnis B2 vergeben wir ebenfalls Kurse in der jeweiligen Unterrichtssprache. Bei einem Ergebnis C1 oder C2 erhalten Sie ggf. eine Lizenz für einen Sprachkurs in der Landessprache, wenn diese von der Unterrichtssprache abweichen sollte. Es werden Sprachkurse für Bulgarisch, Dänisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Griechisch, Italienisch, Kroatisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Rumänisch, Slowakisch, Spanisch, Schwedisch, Tschechisch und Ungarisch angeboten. Zu Beginn des Aufenthaltes: Änderungen am Learning Agreement. Sollten zu Beginn Ihres Aufenthaltes Änderungen an Ihrem Learning Agreement notwendig sein, so besprechen Sie diese mit Ihren Koordinatoren und lassen Sie sich diese bestätigen. Die Änderungen an Ihrem Learning Agreement müssen in Kopie auch bei Ihren Programmbeauftragten vorliegen. Eine Weiterleitung an Göttingen International ist nicht notwendig, sofern dort schon das vollständig unterzeichnete (3 Unterschriften) Dokument vorgelegt (per ) wurde. Certificate of Arrival* (CoA): Zu Beginn Ihres Aufenthaltes müssen Sie sich das Certificate of Arrival von Ihrer Gasthochschule ausstellen und unterschreiben lassen Diese Bestätigung schicken Sie dann bitte an Frau Sabine Plünnecke bei Abteilung Göttingen International Sollte das Dokument nicht spätestens 4 Wochen nach Beginn des akademischen Aufenthaltes bei Frau Sabine Plünnecke vorliegen, wird die Stipendienbewilligung zurückgezogen. Nach dem Aufenthalt: Certificate of Stay* (CoS): Nach dem Aufenthalt müssen Sie sich von Ihrer Gasthochschule das Certificate of Stay ausstellen lassen und unterschreiben lassen Es können in diesem Dokument nur der erste und der letzte Tag des studienbedingten Aufenthaltes an der Gasthochschule bestätigt werden. Ferienzeiten, sowie An- und Abreisetage können nicht bestätigt werden. Bitte senden Sie eine Kopie des Certificate of Stay direkt an Frau Sabine

4 Plünnecke bei Abteilung Göttingen International Das Original verbleibt bei Ihnen, damit Sie bei späteren Aufenthalten Ihren bisherigen Förderzeitraum nachweisen können. 1.Online Bericht (EU-Online-Survey)*: Nach dem bei uns gemeldeten Ende Ihres Aufenthaltes erhalten Sie automatisch eine aus einer EU-Datenbank, in welcher Sie aufgefordert werden einen Online-Bericht auszufüllen. Auf den Versand der haben wir keinen Einfluss und der enthaltene Link führt zu Ihrem individuellen Bericht, ist also nicht übertragbar. Da die das Format hat, sollten Sie auch Ihren Spam-Ordner auf den Eingang der Mail überprüfen. Bitte nutzen Sie auch unseren Leitfaden zum Ausfüllen des Berichts. Hinweis: Die Fördersumme, die im Bericht abgefragt wird, finden Sie in Ihrem Grant Agreement. Sprachtest (OLS)*: Wenn Sie zum Beginn Ihres Aufenthaltes einen Sprachtest absolvieren mussten, so erhalten Sie 15 Tage vor dem in der Datenbank gemeldeten Ende Ihres Aufenthalts erneut eine Aufforderung zur Durchführung eines Sprachtests. Bitte absolvieren Sie diesen Test zeitnah, da dieser sonst verfällt. Freier Bericht: Um den nachfolgenden Erasmus+ KA 103 Generationen eine gute Möglichkeit der Vorbereitung zu ermöglichen, erstellen Sie bitte einen freien Erfahrungsbericht, in welchem Sie Ihre Erfahrungen schildern und auch auf Besonderheiten und organisatorische Punkte eingehen. Diesen Bericht schicken Sie bitte an Ihre/n Programmbeauftragte/n und als PDF- oder Word-Datei auch an (Abteilung Göttingen International). Hinweis: Eine Umstellung auf ein Online-Verfahren ist in Planung. Über Änderungen wird sie das Erasmus+ Key Action 103 Team rechtzeitig informieren. 2.Online Bericht (EU-Online-Survey) zur Anerkennung Studierende, die im 1. Onlinebericht die Frage, ob der Anerkennungsprozess bereits abgeschlossen ist, mit Nein beantwortet haben, erhalten einen ergänzenden Gefördertenbericht zur Anerkennung, damit eine vollständige Auswertung für Anerkennungsfragen möglich ist. Der Teilnahmebericht zur Anerkennung wird 45 Tage nach Mobilitätsende automatisch über das Mobility Tool+ versendet. Transcript of Records: Nach Ihrem Aufenthalt erhalten Sie von der Gasthochschule einen Nachweis über Ihre erbrachten Leistungen. Dieser dient als Nachweis zur Anerkennung der Leistungen in Ihrer Fakultät. Eine Kopie des Transcript ist auch bei Ihrem Programmbeauftragten einzureichen. Für die Zahlung der zweiten Rate muss das Transcript noch nicht zwingend vorliegen, da dieses meist später versandt wird. Sollte dieses Dokument bei der Abteilung Göttingen International eingehen, so leiten wir es an Ihren Programmbeauftragten weiter und informieren Sie hierüber per . Fragen zur Anerkennung Ihrer Leistung sollten Sie mit den Verantwortlichen in Ihrer Fakultät besprechen. Anerkennungsnachweis Die Anerkennung Ihrer im Ausland erbrachten Leistungen erfolgt mittels des Transcript of Records und sollte zeitnah (max. 3 Monate) nach dessen Eingang erfolgen. Eine Kopie des Anerkennungsnachweises ist dann unmittelbar als PDF an (sabine.pluennecke@zvw.unigoettingen.de) zu senden.

5 Nützliche Links und Mail-Adressen: Informationen zum Erasmus+ Key Action 103 Programm Gesamtübersicht über die Programmbeauftragten der Fakultäten an der Georg- August-Universität Göttingen Informationen zur Versicherung während des Auslandsaufenthaltes Vorbereitende Sprachkurse Interkulturelles Kompetenzzentrum INDIGU Integration und Diversity an der Göttinger Universität Zimmervermietung während des Auslandsaufenthalts Anerkennung von im Ausland erbrachten Leistungen Erfahrungsberichte