4Retail Store. eps-gmbh & Co KG Geschäftsführer Roland Mayer HRA Traunstein Seite 1 von 13

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2 4Retail - Store Effiziente, einfache und kostensparende Lösung für den Einzel- und Getränkehandel. Das Umfeld und die Anforderungen an den Einzelhandel haben sich in den vergangenen Jahren drastisch verändert. Die schnell fortschreitende Vertikalisierung der Unternehmen in allen Branchen zwingt alle Beteiligten dazu, Ihre Geschäftsprozesse neu zu überdenken und unter Umständen den veränderten Gegebenheiten anzupassen. Darüber hinaus stellen die fortschreitende Filialisierung und der damit verbundene Logistik- und Verwaltungsaufwand Händler und Hersteller vor neue Aufgaben. Klassische IT-Systeme und Lösungsansätze, wie sie in der Vergangenheit üblich waren, genügen diesen Anforderungen bei weitem nicht mehr. Daher hat die eps GmbH & Co. KG in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Partnerunternehmen im Unternehmensverbund der PSC GmbH und Unternehmen aus der Praxis die Lösung 4Retail- Store ausgehend von Ihrer Standardlösung 4Retail entwickelt. Damit steht unseren Kunden eine Lösung zur Verfügung, die ausgehend von einer einzelnen Niederlassung bis zur großen Filialkette alle Anforderungen abdeckt. Die eps GmbH & Co. KG versteht sich dabei nicht nur als Softwarelieferant für unsere Kunden, sondern wir bieten basierend auf unserer langjährigen Erfahrung in diesem Umfeld maßgeschneiderte für die individuelle Kundenanforderung zugeschnittene Lösungen an. Was aber sind die Hauptforderungen denen sich aktuell der Handel stellen muss? o o o o o Maximale Flexibilität Ein Höchstmass an Transparenz Unterstützung bei der Kundengewinnung und Betreuung Sofern benötigt, einfache, schnelle und sichere EDI-Abwicklung Gleichzeitiges beherrschen unterschiedlichster Bewirtschaftungsstrategien Shop in Shop Pfandabwicklung Integration Scanfähiger Ware und PLU Konsignation Franchising Minimaler manueller Aufwand für die Betreuung der EDV-Systeme Minimaler Verwaltungsaufwand Konzentration auf das Kerngeschäft Kostengünstigste Back-Office Lösung Maximale Information und Service am POS Seite 2 von 13

3 Um nur einige der zentralen Anforderungen zu nennen. Diese zentralen Anforderungen müssen mit einem möglichst geringen Aufwand an Personal und externen Kosten abgewickelt werden. Hierzu bietet Ihnen 4Retail Store ein ganzes Bündel an praxiserprobten und effizienten Verfahren, die wir Ihnen im folgenden kurz vorstellen möchten. Dabei kann diese Information natürlich nur eine kurze Übersicht über die Funktionsweise des Systems darstellen. Bei Interesse werden wir Ihnen gerne die gesamte Palette der Lösung präsentieren. Dazu können sie uns jederzeit unter der Adresse für einen Termin kontaktieren. 4Retail Store besteht aus folgenden Komponenten 1.) 4Cash POS-Abwicklung incl. EC-Cash vollständig und in Echtzeit in die Warenwirtschaft integriert Integration der Zahlungssysteme incl. der Anbindung sogenannter Loyalty- Systeme. (Kundenkarten, Geschenkgutscheine usw.) 2.) 4Shop Warenwirtschaft speziell auf die besonderen Bedürfnisse angepasst, inklusive Schnittstellen und Integration zur Finanzbuchhaltung 3.) 4Info Informations-, und Analysewerkzeug für die schnelle und umfassende Beurteilung des wirtschaftlichen Erfolges (z.b. KER) 4.) 4mobile um Geschäftprozesse wie Wareneingang oder Inventur effizient und schnell abwickeln zu können, ist die Integration von Scannern und PDA s ein selbstverständlicher Bestandteil der Lösung Wie eingangs bereits erwähnt, beschränkt sich das Angebot der eps GmbH & Co. KG nicht auf das Erstellen und Vertreiben von Software, sondern wir sind speziell mit zusätzlichen Dienstleistungen bemüht, den wirtschaftlichen Erfolg unserer Kunden zu unterstützen. Beispielsweise bietet Ihnen die eps GmbH & Co. KG dabei an, Ihre EDV bis auf die lokal dringend benötigten System inkl. aller EDI-Vorgänge für Sie zu betreiben. (Cloud Computing) Die EDV-technische Übernahme von Stammdaten, Lieferscheinen, Rechnungen usw. und den in der Regel damit verbundenen Bearbeitungsaufwand sind damit Fremdwörter für Sie. Seite 3 von 13

4 Darüber hinaus werden Sie vom Betreiben diverser Rechner (Server) und dem damit verbundenen Administrations-, und Sicherheitsaspekten verschont. Nicht zuletzt ersparen Sie sich den Kostenaufwand für zusätzliches internes IT-Know How. Die folgende Grafik zeigt beispielhaft den prinzipiellen Datenfluss wenn die PSC GmbH als Systemverantwortlicher die IT und EDI-Landschaft für Ihr Geschäft betreibt. Seite 4 von 13

5 Die Anzahl der Lieferanten und Filialen unterliegt dabei keiner Beschränkung. Egal, ob Sie dabei als Franchisenehmer mit einem oder nur wenigen Lieferanten kommunizieren oder als Filialist auf eine Vielzahl unterschiedlichster Lieferanten zurückgreifen, steht Ihnen die Plattform der PSC GmbH als Clearing-Center kostengünstig zur Verfügung Im EDI-Verkehr werden dabei folgende Prozesse vom System unterstützt. Der Austausch von Stammdaten, PRICAT (Artikel, Preise usw.) Der Empfang von Lieferscheinen, DESADV Bestellungen, ORDERS Bestellbestätigung, ORDERRSP Bestandsmeldung, INVRPT Filialumlagerungen, INVRPT Inventuren, INVRPT Lieferantenretouren, INVRPT Abverkäufe, SLSRPT Rechnungen, INVOICE Gutschriften, INVOICE WE-Meldung, RECADV Dabei können Zeiträume und Verdichtungsregeln frei definiert werden. Um die Abstimmung mit den Lieferanten und deren IT-Verantwortliche kümmern wir uns. Natürlich überwachen wir dabei auch die IT-technische ordnungsgemäße Abwicklung der einzelnen Vorgänge und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im EDI-Verkehr. Änderungen die sich im EDI-Verkehr aufgrund permanenter Anpassungen bei Lieferanten und Clearing-Centern ergeben, werden von uns automatisch im System nachgezogen. Selbstverständlich können sie die entsprechenden Vorgänge sofern Sie über das entsprechende Know-how verfügen oder aufbauen wollen auch im eigenen Haus betreiben. Da wir Ihnen mit dieser kurzen Broschüre einen schnellen Überblick über das Leistungsspektrum von 4Retail Store geben möchten, stellen wir Ihnen die Kernmodule im Rahmen einer Kurzübersicht im folgenden vor: Seite 5 von 13

6 4Cash Der Verkaufsvorgang am POS und alle damit verbundenen Vorgänge müssen einfach, effizient und schnell gehandhabt werden. Im wesentlichen stellt 4CASH dabei die folgenden Funktionen zur Verfügung Abverkauf von Artikeln (EAN oder eigenes Etikett) Abverkauf von Sonderartikeln (Warengruppen, Parktickets usw.) Gutscheine (inkl. Gültigkeitsprüfung und Restwertprüfung) auch filialübergreifend Kundenretoure (inkl. Bonprüfung und bongenaue Retoure) % und Rabatte Bon- oder Positionsrabatte Kundenbezogene Rabatte Schnelle und einfache Erfassung von Kundendaten am POS Integrierte Kartenzahlung (EC-Cash) Kombination unterschiedlicher Zahlungsmittel Rechnungserstellung am POS oder im Back Office Kombination Pfandausgabe / Einkauf an einer Kasse Kundegewinnungsfunktionen und Funktionalität zur Betreuung der Stammkunden Die Bedienung der Kasse erfolgt für die üblichen Vorgänge über TOUCH-Screen. Der Einsatz von Tastatur und Maus ist nur für Vorgänge vorgesehen, bei denen der Schreibvorgang im Vordergrund steht. (z.b. Erfassen der Kundendaten) Selbstverständlich stehen am POS auch entsprechende Tagesberichte zur Verfügung. Da 4CASH Realtime in die Warenwirtschaft integriert ist, stehen die Informationen auch in der Zentrale innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Änderungen über Preise oder Stammdaten werden sofort an den POS weitergegeben. Auch dann, wenn Ihre Filialen örtlich weit auseinander liegen. Seite 6 von 13

7 Über ein von uns betreutes WEB-Portal können für die Geschäftsleitung realtime die wesentlichen Informationen über Abverkäufe und Bestände der einzelnen Filialen auch auf sogenannten mobile Devices abgerufen werden. Damit sind Sie weltweit auch ohne den Zugriff auf den heimischen PC über den Stand in Ihren Häusern informiert. Selbstverständlich werden dabei nur gesicherte und abgeschottete Verbindungen hergestellt. Durch das Mitführen eines elektronischen Journals werden alle Vorgänge am POS protokolliert. In der Zentrale können die Tagesumsatz- und Bedienerberichte jederzeit abgerufen werden. Alle Kassenbon s werden in der Zentrale elektronisch archiviert und können bei Bedarf realtime abgerufen werden. Dabei stehen umfangreiche Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung. Seite 7 von 13

8 4Shop Die Warenwirtschaft in 4Retail steht abhängig vom Anwender (Zentrale, Filiale) in unterschiedlichen Ausprägungen zur Verfügung. Dabei haben wir uns an den realen Anforderungen in den Filialen orientiert. Im wesentlichen sind für die Filialen folgende Funktionen vorgesehen. Erfassen von Kundenbestellungen Erfassen von Standardorders Buchen und Korrektur von Wareneingängen Erfassen und Buchen von Filialumlagerungen Abwickeln von Lieferantenretouren Bestandsauskunft über alle Filialen Kundeninformationssystem Bei den meisten dieser Vorgänge kommen mobile Scanner zum Einsatz. Wareneingänge die erfasst werden müssen, werden z.b. anhand des Lieferscheins und des SCAN s der Etiketten gebucht. Damit wird gewährleistet, dass die laut Lieferschein vorgegebenen Artikel und Mengen auch tatsächlich in der Filiale eingebucht werden. Differenzen werden dabei sofort ausgewiesen und können vom Personal in der Filiale sofort überprüft werden. Die Meldung dieser Differenzen erfolgt umgehend auch im Zentralsystem. Werden die Unstimmigkeiten in der Filiale bestätigt, so erhält der Mitarbeiter in der Zentrale eine entsprechende Quittierung. Für Lieferantenretouren werden die entsprechenden Artikel gescannt und damit automatisch einer entsprechenden Lieferantenretoure zugeordnet. Die Identifikation der Lieferanten erfolgt dabei automatisch durch das System. Nach Abschluss des Retourevorgangs werden die zugehörigen Lieferscheine automatisch erstellt. Die Umlagerung von Ware an andere Filialen erfolgt analog. Im Zentralsystem können alle für die Filialen relevanten Vorgänge eingesehen und bearbeitet werden. Darüber hinaus können dort auch die Stammdaten und Preisinformationen zentral gepflegt werden. Preise können zeitgesteuert im System eingepflegt werden. Kundeninformationen und Abverkäufe aus allen Filialen stehen zentral zur Verfügung. Seite 8 von 13

9 4Info Hier werden Ihnen zentral und filialbezogen alle wesentlichen Informationen des Systems zur Verfügung gestellt. Für die Zentrale stehen selbstverständlich auch alle Informationen über die Filialen zur Verfügung. In der Filiale selbst kann für Vergleichszwecke und sofern die entsprechende Berechtigung vorhanden ist, auch auf Informationen der anderen Filialen zurückgegriffen werden. Wichtige Kennzahlen die dabei zur Verfügung stehen, sind z.b Abverkäufe der Filialen in beliebigen Zeiträumen selektiert nach Lieferanten und Warengruppen Aktuelle Bestände nach Filiale, Lieferant und Warengruppen-KER Vergleiche über die Filialen Renner Penner Auswertungen Auswertungen über Roherträge, auch Franchise spezifisch Stunden- und sonstige Abverkaufsstatistiken POS Bedienerberichte LUG Informationen usw Die zur Verfügung gestellten Informationen können sowohl grafisch als auch absolut in Zahlen ausgewertet werden. Das folgende Bild zeigt eine typische Auswertung der 4Info. Seite 9 von 13

10 KER Auswahl für die Betrachtung Anzeige als Grafik Seite 10 von 13

11 Anzeige als Liste Für die Auswahl können unterschiedlichste Kriterien zur Anwendung gelangen. Durch die vollständige Integration des Informationssystems in das MS-Office Paket können alle Auswertungen auch vollständig nach MS-Excel oder MS-Word zur weiteren Bearbeitung übernommen werden. Damit stehen aktuelle systemkonforme Zahlen auch ohne manuellen Umweg direkt zur weiteren individuellen Verarbeitung zur Verfügung. Seite 11 von 13

12 4mobile Die enge Zusammenarbeit der PSC GmbH mit Firmen und Personen die tagtäglich mit den spezifischen Problemen der Branche konfrontiert sind, hat dazu geführt, dass wir für vielfältige Aufgaben auf die klassische Arbeit am PC verzichtet habe. Für viele Funktionen und Vorgänge in 4Retail bieten wir die Abwicklung über sogenannte mobile Devices an. In der Regel handelt es sich dabei um Handscanner, Mobiltelefone oder Tablets. Für Vorgänge wie z.b. das Erfassen der Wareneingangsmeldung, die Aufnahme der Inventur oder die Durchführung einer Umlagerung stehen in 4Retail die Funktionalitäten auf entsprechenden Handscannern zur Verfügung. Dabei ist der Scanner nicht nur als dummes Terminal zu sehen, sondern damit können die einzelnen Vorgänge auch direkt bearbeitet werden. Darüber hinaus verfügen die Scanner über ausreichend Kapazität und Logik, um auch OFFLINE (z.b. Aussenlager, Keller usw.) die Daten zu erfassen und später an die Warenwirtschaft zu übertragen. Die wesentlichen Scannerunterstützten Funktionen sind Wareneingang erfassen Lieferantenretoure erfassen Umlagerung an anderen Filialen erfassen Inventuraufnahme Darüber hinaus unterstützt 4Retail auch den Wunsch der Führungskräfte, immer und überall über das Geschehen in den einzelnen Filialen unterrichtet zu sein. Hierfür stellen wir spezielle Portale, die durch die PSC GmbH betrieben werden zur Verfügung. Damit können auf mobilen Geräten die wichtigsten aktuellen Informationen über alle Filialen abgerufen werden. Das Mitschleppen von Liste oder PCs wird damit hinfällig. Ebenso können selbstverständlich damit auch lieferantenspezifische Informationen abgerufen werden. Natürlich kann diese Broschüre Ihnen nur einen kleinen Einblick in die Funktionalität und Services unserer Lösung für Filialisten, Einzelunternehmen oder Franchisenehmern geben. Gerne informieren wir Sie persönlich und unverbindlich über die vielen Vorteile und Funktionen unserer Produkte. Seite 12 von 13

13 Sollten wir Ihr Interesse an unserer Firma geweckt haben, so können Sie sich gern mit uns unter der adresse oder den nachstehend genannten Kontaktnummern in Verbindung setzten. eps GmbH & Co KG Carl Braunstr Prien eps GmbH & Co KG Dr. Friedrichs Ring Zwickau Seite 13 von 13