Vorgehen bei Strukturveränderungen

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1 Veränderungen in den Strukturen von Kirchengemeinden bringen viele Umstellungen mit sich, unter anderem auch bei PC im Pfarramt. Kommt es zu einer Fusion, einer Verbundkirchengemeinde oder einer Gesamtkirchengemeinde stellt sich für viele Pfarrer und Gemeindesekretariate die Frage, wie PC im Pfarramt zusammengelegt werden kann und welche bisherigen Strukturen beibehalten werden können oder sollen. Das nachfolgende Papier soll die unterschiedlichen Bereiche aufzeigen, in denen Strukturen und Elemente aus PC im Pfarramt geändert werden können. 1. Grundsätzliches Bei Strukturveränderungen wird die entsprechende Verfügung des Oberkirchenrats den Beteiligten von PC im Pfarramt zur Kenntnis gebracht. Die Änderungen werden von der Datagroup bei den Kirchengemeinden abgefragt und mit den Kirchengemeinden besprochen. Gerne kann im Vorfeld auch schon eine Beratung zur EDV-Büroorganisation durchgeführt werden, um die verschiedenen Wege und Möglichkeiten, die PC im Pfarramt bietet, aufzuzeigen und damit auch die jeweils sinnvollsten Wege darzustellen. Dazu wenden Sie sich gerne an die Mitarbeitenden des Projekts SPI oder direkt an Herrn Schock, Projektleiter PC im Pfarramt 2. Ablage Die Ablage im Rechenzentrum stellt ein wichtiges Element der Gemeindezusammenarbeit dar. Diese wird über PC im Pfarramt unter dem Microsoft Sharepoint zur Verfügung gestellt Feststellung des Ist-Standes Im ersten Schritt wird zunächst die Feststellung der bisherigen Strukturen und Berechtigungen durchgeführt. In der Regel werden unterhalb des Kirchenbezirks die Kirchengemeinden, in manchen Fällen die Gesamtkirchengemeinden und dann darunter die Kirchengemeinden, geführt. 1

2 Darunter befinden sich als Standardstrukturen der Aktenplan, der Austausch und die Veröffentlichungen als Sharepointbibliothek. Weiter können die Sharepointkalender für die Gemeindehausbelegung, die Kirchenbelegung und der Gemeindekalender genutzt werden. Die Bibliotheken sind normalerweise über den OneDrive4Business auf den Geräten von Pfarrer_in und Sekretär_in der Kirchengemeinde zur Synchronisation eingerichtet. Bei allen Kirchengemeinden kommen als weitere Strukturelemente noch ein oder mehrere Pfarrämter, die auch wiederum mit Aktenplan, Austausch und Veröffentlichungsbibliothek gegliedert sind. Diese Bibliotheken sind dann nur bei den Pfarrer_innen in die Synchronisation eingebunden. In manchen Fällen kann es sein, dass weitere Bibliotheken eingerichtet wurden, da es bei Sharepoint Bibliotheken, die mehr als 5000 Dateien umfassen, zu Synchronisationseinschränkungen kommen kann. Die Feststellung, wer berechtigt ist auf die einzelnen Ordner zuzugreifen, erfolgt in dem man mit der Maus über den einzelnen Ordner fährt und verweilt, dabei öffnet sich nun ein Fensterkasten. Es gibt zwei Formen der Berechtigung: a) Vollzugriff und b) Mitwirken Neustrukturierung der Ablage Für die Neustrukturierung bei einer Kirchengemeindefusion oder auch bei der Bildung von Verbund- oder Gesamtkirchengemeinde sollten die kommenden Arbeitsabläufe bedacht werden. Bei einer Kirchengemeindefusion wird es in den meisten Fällen so sein, dass eine der alten Kirchengemeinden in der Struktur beibehalten und mit dem neuen Namen versehen wird (Anschlussfusion). Darunter wird dann die Struktur der weiteren Kirchengemeinde(n) als Altablagebibliothek eingebunden. 2

3 Die der neuen Kirchengemeinde zugeordneten Pfarrämter werden auch als Strukturelement unter diese verschoben. Bei der Bildung von Gesamt- oder Verbundkirchengemeinden wird auf der Ebene aller Kirchengemeinden eine neue Einheit Verbundkirchengemeinde oder Gesamtkirchengemeinde gebildet. Darunter werden dann die beteiligten Kirchengemeinden mit der gesamten Struktur verschoben. Bei einer Verbundkirchengemeinde werden die Pfarrämter direkt bei der Verbundkirchengemeinde untergeordnet, bei einer Gesamtkirchengemeinde hingegen werden die Pfarrämter unterhalb der beteiligten Kirchengemeinde zugeordnet. Bei den Berechtigungen auf die neugeschaffenen Strukturen muss überlegt werden, wer auf welche Bereiche zugreifen können soll und mit welchen Rechten (a) Vollzugriff oder b) Mitwirken). In allen Fällen ist es so, dass die geschäftsführenden Pfarrer_innen die Hoheit über die Berechtigungsvergabe in den Strukturen der Kirchengemeinden / Gesamtkirchengemeinden / Verbundkirchengemeinden haben. Im Falle einer Vakanz gibt es immer einen vom Dekanat beauftragten Vertreter im Pfarramt. Änderungen in den Strukturen und den Berechtigungen haben immer zur Folge, dass die Synchronisation mit den lokalen Rechnern nicht mehr einwandfrei funktionieren wird, da sich die auf S. 3 angesprochenen Pfade verändert haben. Dies hat zur Folge, dass die notwendige Synchronisation von der Datagroup anzuhalten ist. Die betroffen Bibliotheken werden aus der Synchronisation herausgenommen und erst dann werden die neuen Bibliotheken in die Synchronisation aufgenommen 2.3. Neuausrichtung der Kalender Etwas anders sieht es mit den gegebenen Sharepointkalendern aus. Diese sind, wenn sie genutzt werden, meist in Microsoft Outlook eingebunden. Aber auch hier ist zunächst festzustellen, in welcher Weise in Zukunft mit diesen Kalendern gearbeitet werden soll. Gibt es einen führenden Gemeindekalender, der aus einer der Altgemeinden übernommen wird, oder wird ein neuer Kalender mit neuen Terminen angelegt? Bleiben die bisherigen Belegungskalender für Kirchen und Gemeindehäuser erhalten, wenn die Gebäude weiter genutzt werden? Wer soll welche Berechtigungen auf diese Kalender bekommen? Und dann müssen auch hier die alten Kalender aus der Outlookanbindung herausgenommen werden und die neuen Kalender wieder eingebunden werden. 3. adressen Ein weiteres Element der Gemeindezusammenarbeit, das über PC im Pfarramt bereitgestellt wird, ist die adresse, bzw. das postfach. 3

4 3.1. Feststellung des Ist-Standes Auch hier gilt es zunächst festzustellen, welche Postfächer existieren und wer darauf Zugriff hat. In den meisten Fällen wird es so sein, dass die Pfarrer_innen und Sekretär_innen jeweils eine persönliche adresse haben die mit dem Zugang ins Gesamtsystem gekoppelt ist (elkw\vorname.nachname). Darüber hinaus wird es unterschiedliche Berechtigungen auf Funktionspostfächer geben. Alle Pfarrer_innen bekommen für die Aufgaben im jeweiligen Gemeindepfarramt eine einheitliche Pfarramtsmailadresse Darauf haben zunächst einmal nur die Amtsinhaber Zugriff. In vielen Fällen werden auch die Gemeindesekretär_innen berechtigt, auf dieses Funktionspostfach zuzugreifen, damit für die Kirchengemeinde nach außen nur eine Mailadresse sichtbar gemacht wird. Es gibt auch Kirchengemeinden, die für Ihre Sekretariate bereits eine eigene Funktionsadresse einrichten lassen Darauf sind dann eben die Sekretär_innen berechtigt Neuausrichtung der adressen Bei Strukturveränderungen muss konkret überlegt werden, wer in Zukunft welche Aufgaben in der neuen Kirchengemeinde übernimmt. Die Pfarrer_innen behalten Ihre Pfarramts- adressen und auch den Zugriff darauf. Wird ein neues zentrales Gemeindebüro eingerichtet mit mehreren Sekretärinnen, dann ist die Einrichtung einer Gemeindebüro adresse sinnvoll. Sollten bereits aus den Altkirchengemeinden solche adressen existieren, dann können diese auf das neue Postfach umgeleitet werden, so dass keine Altdaten verloren gehen und auch Mails, die noch auf die bisherigen Adressen geschickt werden, ankommen. Die Berechtigungen auf das neue Postfach sind dann allen Sekretär_innen und ggf. auch den Pfarrer_innen zu erteilen. Der Arbeitsablauf und die Postverteilung müssen dann über entsprechende Ordnerstrukturen im Postfach geregelt werden. Diese Arbeitsweise kann auch bei dezentralen Sekretariaten angewendet werden. 4. Hardwareausstattung In den meisten Kirchengemeinden wurde in den letzten Jahren für die Sekretariate neue Hardwareausstattung beschafft. Je nach zukünftiger Struktur des oder der Gemeindebüros sind einige Punkte zu beachten: Wie viele Geräte sind vorhanden und wie viele Geräte werden zukünftig benötigt? 4

5 Wer arbeitet wann an welchem Gerät? Grundsätzlich ist auch aus Datenschutzgründen zu empfehlen, wenn mehrere Personen an einem Gerät arbeiten, diese auch einen personalisierten eigenen Zugang zum Gerät bekommen. Damit ist sichergestellt, dass die Daten einer Person auch bei dieser Person bleiben. Bei Rechnern der Datagroup können weitere Anmeldungen von bestehenden Accounts problemlos über die Hotline eingebunden werden. Werden eigene Rechner benutzt, sollten weitere lokale Benutzer eingerichtet werden. Bitte beachten Sie, dass für jeden Benutzer gegebenenfalls die Synchronisation mit Microsoft Sharepoint eingerichtet werden muss. Auch die Anbindung der Funktionspostfächer zusätzlich zum eigenen Postfach muss für jeden Benutzer eingerichtet werden. Bei weiteren Fragen dürfen Sie sich gerne jederzeit an PC im Pfarramt wenden, Herr Michael Schock, Tel: , 5