Wir bieten Ihnen sorgenfreie Erlebnisse. Kongressmanagement

Transkript

1 Kongressmanagement

2 Sie wollen Ihr Anliegen und Ihre Ziele durch einen Kongress eindrucksvoll und nachhaltig ins Licht der Öffentlichkeit und in die Herzen Ihrer Gäste bringen? Sie suchen für die im Rahmen von Planung und Durchführung von Kongressen und Tagungen anfallenden Aufgaben verlässliche Orientierung? Sie möchten sich ausschließlich mit dem Inhalt des Kongresses befassen und den Rücken freihaben? Ihnen fehlt es an Erfahrung mit Kongressen, an Ideen, an Ressourcen und Kapazitäten? Wir sind kreativ und kompetent, zuverlässig und erfahren und freuen uns, Sie mit unseren Ideen zukünftig zu begeistern. Ihr Team von Sorgenfrei Events

3 Sorgenfrei Events stellt sich vor Myriam Sorgenfrei Jörg Schumann Ulrich Moorkamp Katrin Kedziora Geschäftsleitung Marketing und Projektleitung Projektleitung Teambuilding Berlin

4 Was können wir für Sie tun? Planung und Beratung Wir planen Ihre Tagung oder Ihren Kongress und beraten Sie: bei der Auswahl des Ortes (z.b. der Stadt, des Hotels, des Tagungszentrums). bei der Auswahl der Räume (z.b. im Hotel, im Tagungszentrum). bei der Auswahl der Kongresstechnik. bei der optimalen Zeitplanung des Programms. bei dem Rahmenprogramm. bei der Einladung der Referenten. bei der An- und Abreise der Teilnehmer. bei allen Detailfragen. Informationen und Werbung Wir veranlassen, koordinieren und nehmen für Sie die Information und Werbung für Ihre Tagung, Ihren Kongress vor: im Internet in gedruckten Publikationen Wir erstellen für Ihre Veranstaltung eine eigene Homepage auf unserem Server

5 sämtliche Drucksachen wie: die Ankündigungen die Einladung das Anmeldeformular das Plakat das endgültige Programm die Vortragssammlung die Teilnehmerliste den Bericht Wir nutzen das webbasierte Kongress-Informationssystem CO CONGRESS ONLINE. Wir planen und realisieren die Präsentation Ihres Kongresses auf Vorkongressen. Wir übernehmen für Sie die Presse und Öffentlichkeitsarbeit. Sponsoring Viele, insbesondere wissenschaftliche Kongresse sind auf öffentliches und privates Sponsoring angewiesen. Wir erstellen für Ihren Kongress ein Sponsorenkonzept. Wir übernehmen die Akquisition der Sponsoren. Wir führen die Vertragsverhandlungen und nehmen die Vertragsabschlüsse vor. Wir sorgen für die Vertragserfüllung. Teilnehmerregistrierung Wir nehmen für Sie vor:

6 die Registrierung der Teilnehmer mit allen gewünschten Daten das Inkasso der Teilnehmergebühren die Erledigung aller mit der Registrierung in Zusammenhang stehender Korrespondenz die Erstellung der Teilnehmerliste den Druck der Namensschilder die Abwicklung am Kongressort und wir informieren Sie regelmäßig über den Stand der Anmeldungen, Buchungen, Zahlungen usw. Programmmanagement Verwaltung der Vorträge und Organisation des Fachprogramms Wir übernehmen für Sie: die Ausschreibung der Beiträge, die elektronische Erfassung der Beitragsanmeldungen, das elektronische Reviewing, die Erfassung der Beurteilungen, die Mitteilung an die Autoren, die Verteilung der Beiträge in den Zeitplan des Kongresses, die Veröffentlichung der Kurzbeiträge im Internet, als Druckerzeugnis und als CD-ROM.

7 CO CONGRESS ONLINE Wir bieten Ihnen CO CONGRESS ONLINE zur Nutzung an: CO CONGRESS ONLINE ist ein webbasierendes Informations-, Kommunikations-, Redaktions- und Publikationssystem, das am Institut der Fraunhofer-Gesellschaft in Darmstadt entwickelt wurde und durch die Firma Globit GmbH in Darmstadt gepflegt und weiter entwickelt wird. CO CONGRESS ONLINE läuft auf einem Web-Server, der im Hause der Firma Globit gewartet und an das Deutsche Forschungsnetz angeschlossen ist. Der zeitgleiche Zugriff einer großen Anzahl von Benutzern ist jederzeit möglich. CO CONGRESS ONLINE ist über die für Ihren Kongress eingetragene Web-Domain zu erreichen. Während des Kongresses kann CO CONGRESS ONLINE am Veranstaltungsort von Internet-Terminals oder vom eigenen Notebook mittels Wireless LAN genutzt werden. CO CONGRESS ONLINE als Informationssytem: stellt aktuell alle verfügbaren Kongressinformationen bereit, unter anderem das Grußwort des Kongresspräsidenten, das vorläufige und später endgültige Kongressprogramm, die eingereichten Abstracts, allgemeine Kongressinformationen, Informationen über Hotels, den Kongressort und die Kongressstadt bietet aktuelle Kongressnews hinterlegt persönliche Mitteilungen für Kongressteilnehmer ermöglicht Sponsoren vielfältige Marketingdienste CO CONGRESS ONLINE als Kommunikationssystem ermöglicht: die elektronische Einreichung von Abstracts direkt in die Datenbank die direkte Kommunikation mit Referenten und Teilnehmern die Teilnahme an elektronischen Diskussions- und Chatforen die Schlagwortsuche nach Beiträgen mittels der Volltext-Suchmaschine die Nutzung des aktuellen Teilnehmer- und Ausstellerverzeichnisses

8 die Erstellung eines persönlichen Zeitplans die elektronische Anmeldung zu Veranstaltungen die elektronische Reservierung von Hotelzimmern die elektronische Buchung von Touren und Ausflügen die direkte Kommunikation mit Sponsoren CO CONGRESS ONLINE als Redaktionssystem ermöglicht: die elektronische Beurteilung der eingereichten Kurzvorträge durch die Reviewer die Abstimmung der Publikationen durch die Komitees Abwicklung der Veranstaltung Unser Kongressmanager ist der Regisseur Ihrer Veranstaltung. Wir übernehmen für Sie die detaillierte Planung, die Beschaffung und den Einsatz: der Kongresstechnik (vom Overheadprojektor bis zur multimedialen Datenprojektion) des erforderlichen Personals (Techniker, Dolmetscher, Hostessen, Kontrolldienste, Garderobieren, Hilfskräfte) der Veranstaltungsgastronomie der Dekorationen (Beschilderung, Beflaggung, Blumen und Pflanzen) des Business- und Service-Centers für die Teilnehmer der Bank-, Post- und Telekommunikationsdienste der Veranstalterversicherungen Wir erstellen einen detaillierten Ablaufplan (Regieplan), nach dem wir Ihre Tagung, Ihren Kongress organisieren, abwickeln und überwachen. Wir koordinieren alle Einzelmaßnahmen und nehmen die Abstimmung mit den verschiedenen Leistungsträgern vor. Wir richten am Kongressort ein Büro als Regiezentrale ein und besetzen dieses mit fachkundigem Personal.

9 Wir betreuen die Referenten, Ehrengäste und VIPs, arrangieren Transfers mit Bussen und Limousinen, unterhalten während des Kongresses ein Servicebüro für Reiseauskünfte, Stadtinformationen und die Vermittlung von Hotelzimmern, Theater- und Opernkarten, Mietwagen, Reservierungen aller Art. Hotelreservierungen Wir wählen bereits zwei bis drei Jahre vor Beginn des Kongresses die Hotels am Kongressort aus und vereinbaren mit den Hotels verbindliche Reservierungsverträge. Wir bieten die Hotelzimmer den Kongressteilnehmern zu den Preisen der Hotels an. Wir nehmen die Zimmerreservierungen entgegen und wickeln sie verantwortlich mit den Hotels ab. 24 Stunden vor Anreise der Gäste erfolgt durch uns das letzte Check-up, damit jeder Gast bei Ankunft auch sein gebuchtes Hotelzimmer vorfindet. Während des Kongresses richten wir einen Hotelcounter für "Last-minute" Buchungen und Umbuchungen ein. Rahmenprogramme Gut organisierte Rahmenprogramme fördern die Kommunikation, geben Gelegenheit, bestehende Kontakte zu pflegen, und lassen neue Kontakte entstehen. Wir organisieren und richten für Sie aus: Empfänge Eröffnungs- und Abschlussveranstaltungen Abendveranstaltungen (Get-together Parties, Farewell Evenings in außergewöhnlichen Locations) Fachbesichtigungen Theater-, Oper-, Musical- und Konzertbesuche Touristische Programme

10 Kongressreisen Fachausstellungen Die Präsentation von Wirtschaftsunternehmen auf Kongressen fördert den Dialog zwischen Wissenschaft und Wirtschaft. Die Einnahmen aus Fachausstellungen bilden bisweilen die Voraussetzungen, um Kongresse durchführen zu können. Wir nehmen die Planung der Ausstellung vor. Wir akquirieren die Aussteller und führen das Inkasso durch. Wir nehmen die Verteilung der Ausstellungsflächen vor und bieten den Ausstellern einen umfassenden Service an. Finanzen, Steuern, Controlling Jede Tagung, jeder Kongress benötigt eine eigene Finanzverwaltung. Diese beginnt mit einem realistischen Kosten- und Finanzplan, der auch die steuerliche Gesetzgebung berücksichtigt. Die Trennung zwischen wissenschaftlichem Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb ist insbesondere bei wissenschaftlichen Veranstaltungen zu beachten. Wir erstellen für Sie das beste Finanzkonzept für Ihren Kongress. Wir sichern die Vorfinanzierung. Wir führen ein regelmäßiges Finanzcontrolling durch. Wir nehmen die Abrechnung über Einnahmen und Ausgaben vor. Wir lassen für Sie und Ihren Kongress sämtliche Steuererklärungen erstellen.

11 Alles aus einer Hand Als überzeugte Netzwerker arbeiten wir in der Umsetzung mit einem Pool von Dienstleistern zusammen, die auch mal bis zum Morgengrauen hinter den Kulissen die Fäden ziehen, damit am Tag der Veranstaltung alles wie am Schnürchen klappt. Als Partner für Kongresse arbeiten wir mit einer Partneragentur zusammen, die seit 1977 nationale und internationale Tagungen und Kongresse in Deutschland, Europa und heute auch weltweit organisiert. Über Kongresse zu den unterschiedlichsten Themen wurden bereits ausgerichtet: für wissenschaftliche Gesellschaften aller Fachrichtungen, für Universitäten, Verbände, verschiedene Landesregierungen, Bundesministerien, die Bundeswehr, die Europäische Kommission, NATO, UNO und viele Nichtregierungsorganisationen sowie für eine Vielzahl großer und kleiner, nationaler und internationaler Unternehmen. Daraus haben sich viel Erfahrung und Wissen entwickelt, die Ihrer Veranstaltung zugute kommen.

12 Unsere Strategie Projektstart - sofort Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie mit uns einen persönlichen Gesprächstermin. Denn wir möchten Sie ganz individuell betreuen und uns einen Eindruck machen über Ihr Unternehmen. Lernen Sie dabei auch unsere Philosophie und unsere Mitarbeiter und Partner kennen. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen und werden Ihre Wünsche und Anregungen ernst nehmen.

13 Kontakt: Sorgenfrei Events GL Myriam Sorgenfrei Am alten Posthaus Hamburg Tel.: Fax.: Mobil: Web: Mail: