USER MANUAL VERTICAL UNIFIED COMMUNICATIONS

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1 USER MANUAL VERTICAL UNIFIED COMMUNICATIONS Inhaltsverzeichnis 1 Was ist Skype for Business? Technische Vorbereitung auf Unternehmensebene Skype for Business als Desktop Applikation Skype for Business installieren Skype for Business starten und einrichten Aufbau und Grundfunktionen Voic Mailboxbegrüßung ändern Erweiterte Voic -Einstellungen Den eigenen Präsenz-Status ändern Kontakte verwalten Einen Kontakt aus der eigenen Organisation hinzufügen Einen externen Skype oder Skype for Business Kontakt hinzufügen Gruppen erstellen und Kontakte darin platzieren Anrufe, Video und Chats mit anderen Skype-Nutzern Eine Telefonkonferenz einrichten Anrufe ins Festnetz Einen weiteren Anrufer zu einem laufenden Gespräch hinzufügen Eingehende Anrufe annehmen und ablehnen Halten, Weiterleiten und Beenden eines Gesprächs Besprechungen (Online Meetings) über Skype for Business Eine Sofortkonferenz durchführen Eine Besprechung über Outlook planen An einer geplanten Skype-Besprechung teilnehmen Inhalt in einer Skype-Besprechung präsentieren Teilnehmer innerhalb einer Skype-Besprechung verwalten Skype for Business als mobile App Funktionsübersicht und Anleitungen Installation und Anmeldung über die mobile App... 23

2 Herzlich Willkommen in der Welt von vertical! Wir vereinfachen Ihre Arbeitswelt mit unseren Technologien. Damit auch immer alles reibungslos funktioniert, erfahren Sie auf den nächsten Seiten mehr über den vertical Unified Communications Service, der auf Microsoft Skype for Business basiert. Egal ob Sie mit Kollegen telefonisch in Kontakt treten oder etwas in Konferenzen präsentieren möchten, mit Skype for Business steht Ihnen eine zuverlässige Kommunikationslösung zur Verfügung. Sollten Sie Fragen haben unterstützt Sie unser Support-Team gerne jederzeit unter der Rufnummer bzw. per Wir wünschen Ihnen nun viel Freude mit unseren Services! 1 Was ist Skype for Business? Mit Skype for Business können Sie schnell Kontakt zu anderen aufnehmen überall in der Firma und in der ganzen Welt. Microsoft Skype for Business sieht so aus und verhält sich wie das Ihnen womöglich bekannte Skype für Privatkunden, verfügt aber über zusätzliche Produktivitätsfunktionen, die ein effizienteres Arbeiten ermöglichen, wie z. B. die Anzeige, wann ein Kontakt verfügbar ist, sich in einer Besprechung befindet oder eine Präsentation abhält, die nötige Sicherheit für geschäftliche Anrufe oder das Übertragen von Online-Besprechung an ein großes Publikum. Über die Desktop- oder Smartphone-App finden Sie Kontakte, tätigen Sprach- oder Videoanrufe oder zeigen einfach auf die Person, mit der Sie in Verbindung treten möchten. Dann können Sie Chat, Anruf oder Videochat auswählen oder eine Besprechung planen, um eine Unterhaltung zu beginnen. Außerdem können Sie Ihren Bildschirm freigeben und anderen die Steuerung übertragen, damit sie Sie unterstützen können. Skype for Business läuft auf Windows und Mac Betriebssystemen und steht Ihnen auch auf mobilen Geräten (Smartphone / Tablets) zur Verfügung. Dieses Manual bietet einen ersten Überblick über die Einrichtung und Hauptfunktionen von Skype for Business. Um eine detailliertere Übersicht zu bekommen, besuchen Sie die Webseite von Skype for Business: c cf-cbbe4afe4eba?omkt=de-de&ui=de-de&rs=de-de&ad=de

3 2 Technische Vorbereitung auf Unternehmensebene Damit Skype for Business ordnungsgemäß funktioniert müssen Sie für Ihr Unternehmen einmalig einige so genannte DNS Einträge setzen. Der öffentliche DNS Server wird in der Regel von Ihrem Webhoster oder der internen IT-Abteilung betreut bzw. unterstützen wir Sie gerne bei der initialen Einrichtung. Folgende Einträge müssen gesetzt werden: Eintrag Typ Wert / Ziel lyncdiscover CNAME lyncdiscover.onvertical.com. sip CNAME sfbsip.onvertical.com. _sipfederationtls._tcp SRV sip.example.com*. _xmpp-server._tcp SRV xmpp.onvertical.com. _sip._tls SRV sip.example.com*. *example.com muss durch Ihre öffentliche Domäne ersetzt werden (z.b.: meinefirma.de) 3 Skype for Business als Desktop Applikation Skype for Business kann sowohl als Desktop Applikation verwendet werden, als auch als mobile App für Smartphones und Tablets. Der erste Teil des Manuals bezieht sich auf die Desktop Applikation. 3.1 Skype for Business installieren Buchen Sie Skype for Business über vertical und benutzen Sie eines unserer Endgeräte, befindet sich der Skype Client bereits vorinstalliert auf Ihrem Gerät und Sie können dieses Kapitel überspringen. Sollte Skype for Business noch nicht installiert sein haben Sie die Möglichkeit zwischen dem kostenfreien Skype Basic Desktop Client oder der kostenpflichten Skype Vollversion zu wählen. Besitzen Sie bereits eine Lizenz für Microsoft 365 Business Premium oder Office 365 Business Essentials, ist die Skype Vollversion in diesem Paket erhalten. Alternativ könne Sie Skype for Business Online Plan 1 buchen um Zugriff auf die Vollversion der

4 Desktopanwendung zu erhalten ( Wir unterstützen Sie gerne bei der Buchung. Sollten Sie keines dieser Pakete gebucht haben, können Sie sich den Skype for Business Basic Client kostenfrei herunterladen. Der Basic Client hat im Bereich der Festnetztelefonie Einschränkungen, ist aber oft ausreichend. Für nähere Informationen zu den Versionsunterschieden besuchen Sie die folgende Website: Um den Client Ihrer Wahl herunterzuladen und zu installieren, besuchen Sie die folgende Webseite: 8a0d4da8-9d58-44f c8f340cb3fb und folgen Sie den entsprechenden Anweisungen zum Download und zur Installation. 3.2 Skype for Business starten und einrichten Skype öffnet sich standradmäßig mit dem Windows Start und befindet sich als Tray Icon in der Taskleiste. Sollte sich der Skype for Business Client nicht automatisch in der Taskleiste befinden, nutzen Sie die Windows-Suche und schreiben Sie Skype for Business in das Suchfeld.

5 Gehen Sie für die Anmeldung wie folgt vor: 1. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein, den sie von der vertical erhalten haben. 2. Geben Sie bei Abfrage Ihr vertical Passwort ein 3. Klicken Sie auf anmelden. 4. Es öffnet sich ein neues Fenster. Klicken Sie auf Verbinden. 3.3 Aufbau und Grundfunktionen Nach der Anmeldung öffnet sich die Anwendung. In diesem Fenster können Sie Ihre Kontakte in einer Liste sehen, mit diesen interagieren und Optionen verändern. 1. In dem Bereich persönliche Informationen können Sie Ihr Anzeigebild ändern, Ihren Status festlegen und bestimmen, ob andere Personen Ihren Standort sehen dürfen. (s. Bild unten)

6 2. In den oberen Registerkarten können Sie sich Ihre Kontakte anzeigen lassen, eine chronologische Übersicht von Ihren Unterhaltungen einsehen. (s. Bild unten) 3. Die unteren Registerkarten bieten Ihnen nach der Auswahl der oberen Registerkarten zusätzliche Features und Optionen. (s. Bild unten) 4. Mit Hilfe der Skype Optionen können Sie sich zusätzliche Einstellungen anzeigen lassen und Skype for Business nach Ihren Wünschen konfigurieren. (s. Bild unten) 5. Das Suchfeld ermöglicht Ihnen, Personen aus Ihrer Liste zu suchen oder auch eine Telefonnummer direkt einzugeben. (s. Bild unten) 6. Nutzen Sie die Anrufweiterleitungen, um eingehende Anrufe an eine Nummer weiterzuleiten. (s. Bild unten) 7. Auf dem Telefonsymbol können Sie das Audiogerät auswählen. (s. Bild unten) 2+3. Registerkarten 1. Persönliche Einstellungen 4. Einstellungen 5. Suchfeld 7. Auswahl des Audiogerät 8. Anrufweiterleitung

7 3.4 Voic Wenn Sie Skype for Business zusammen mit dem vertical Mail Service nutzen können Sie eine Voic box einrichten Mailboxbegrüßung ändern So geht s: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Telefon 2. Klicken Sie auf Voic optionen. 3. Wählen Sie Ansage ändern. 4. Ein Anruf mit dem Einrichtungsassistenten startet. 5. Folgen Sie der Anleitung Erweiterte Voic -Einstellungen Bei Bedarf können Sie das Verhalten des Anrufbeantworters detailliert konfigurieren.

8 So geht s: 1. Klicken Sie bei den oberen Registerkarten auf Telefon 2. Klicken Sie auf Voic optionen anzeigen. 3. Klicken Sie auf Voic einrichten 4. Geben Sie Ihren vertical Benutzernamen und Ihr Passwort auf dem neugeöffneten work.onvertica.com Fenster ein. 5. Es öffnet sich nun die Outlook Web App, wo Sie den Anrufbeantworter konfigurieren können. 6. Legen Sie die Mailboxregeln fest (das Verhalten des Anrufbeantworters, wenn der Anruf nicht angenommen wird). 7. Unter Ansagen können Sie eine Ansage aufzeichnen

9 8. Unter Benachrichtigungen können Sie einstellen, ob Sie eine Mitteilung bekommen möchten, falls jemand in Ihrer Abwesenheit anruft. 3.5 Den eigenen Präsenz-Status ändern Der Status bei Skype zeigt anderen Personen Ihre Verfügbarkeit an. Dieser wird automatisch nach Ihrem Outlook-Kalender festgelegt. Sie können den Status jedoch auch manuell umstellen. So geht s: 1. Klicken Sie bei Ihren persönlichen Informationen unterhalb Ihres Namens auf den aktuellen Status. 2. Wählen Sie den Status, den Sie anderen anzeigen wollen.

10 3.6 Kontakte verwalten Die Kontakte bei Skype sind Ihr persönliches Telefonbuch. Sie können jederzeit Kontakte hinzufügen und diese in Kategorien, wie Gruppenzugehörigkeit, Status und Beziehungsstatus, gruppieren Einen Kontakt aus der eigenen Organisation hinzufügen 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte. 2. Klicken Sie auf einen Kontakt hinzufügen, eine Gruppe erstellen und die Kontaktliste anpassen. 3. Klicken Sie auf Kontakt aus meiner Organisation hinzufügen, um einen Kollegen zu Ihre Kontakten hinzuzufügen. 4. Geben Sie in das Suchfeld den Namen des Kollegen ein. 5. Machen Sie einen Rechtsklick auf die gewünschte Person und wählen Sie zu Kontaktliste hinzufügen, um einen Schnellzugriff einzurichten. 6. Wählen Sie eine Gruppe aus oder kategorisieren Sie den Kontakt unter andere Kontakte.

11 3.6.2 Einen externen Skype oder Skype for Business Kontakt hinzufügen 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontakte. 2. Klicken Sie auf einen Kontakt hinzufügen, eine Gruppe erstellen und die Kontaktliste anpassen. 3. Klicken Sie auf Externen Kontakt hinzufügen. 4. Wählen Sie die Art des Kontaktes aus 5. Geben Sie den Skype-Namen der gesuchten Person ein.

12 3.6.3 Gruppen erstellen und Kontakte darin platzieren 1. Gehen sie auf den Reiter Kontakte 2. Wählen Sie einen Kontakt hinzufügen, eine Gruppe erstellen und die Kontaktliste anpassen. 3. Wählen Sie Neue Gruppe erstellen 4. Geben Sie der Gruppe einen Namen. 5. Ziehen Sie bestehende Kontakte in diese Gruppe oder befolgen Sie und und wählen Sie die gewünschte Gruppenzugehörigkeit aus. 3.7 Anrufe, Video und Chats mit anderen Skype-Nutzern Hat die gewünschte Person mit der Sie kommunizieren möchten einen Skype oder Skype for Business Account, können Sie diese jederzeit anrufen oder Nachrichten senden. So geht s: 1. Benutzen Sie das Suchfeld oder wählen Sie einen Kontakt aus Ihrer Liste. 2. Machen Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Person. 3. Beginnen Sie Ihre Kommunikation mit der ausgewählten Person Schreiben Sie ihr eine Nachricht in dem neu geöffneten Fenster. Rufen Sie diese Person mit einem Audioanruf an. Rufen Sie diese Person mit einem Videoanruf an.

13 3.8 Eine Telefonkonferenz einrichten Möchten Sie eine Telefonkonferenz beginnen, müssen mehrere Kontakte ausgewählt werden (Achtung: Premium Lizenz notwendig). So geht s: 1. Halten Sie die STRG Taste gedrückt und wählen Sie die gewünschten Personen aus Ihrer Liste. 2. Machen Sie einen Rechtsklick auf eine der Personen. 3. Wählen Sie Telefonkonferenz starten. 4. Wählen Sie die für Sie geeignete Option aus.

14 3.9 Anrufe ins Festnetz Sie können jederzeit sowohl mit Ihren Kollegen, als auch mit Externen telefonieren. Dafür müssen Ihre Gesprächspartner nicht einmal einen Skype Account haben, da Skype for Business es Ihnen auch ermöglicht herkömmliche Festnetz- und Mobilrufnummern anzurufen (Achtung: Festnetzintegrations-Option notwendig). So geht s: 1. Geben Sie die Rufnummer in das Eingabefeld ein. Sollte der gewünschte Kontakt in Ihren Outlook Kontakten gespeichert sein, können Sie auch den Namen des Kontakts in das Suchfeld eingeben. Skype for Business durchsucht standardmäßig das persönliche Kontaktverzeichnis aus Outlook sowie das globale Adressbuch Ihrer Organisation für die Namensauflösung und schlägt die zu dem Namen gespeicherten Rufnummern für den Anruf vor. 2. Drücken Sie auf Anrufen oder Enter

15 3.10 Einen weiteren Anrufer zu einem laufenden Gespräch hinzufügen Möchten Sie eine Person während eines laufenden Gespräches hinzufügen, können Sie dies jederzeit mit ein paar einfachen Klicks machen. So geht s: 1. Klicken Sie während des Anrufs auf das Icon Teilnehmer hinzufügen (Bild) 2. Wählen Sie die entsprechenden Kontakte aus Ihrer Liste aus der suchen Sie diese im Suchfeld. Durch das Halten der STRG Taste können Sie auch mehrere Kontakte hinzufügen. 3. Klicken Sie auf ok. 4. Warten Sie, dass die ausgewählten Personen die Einladung akzeptieren.

16 3.11 Eingehende Anrufe annehmen und ablehnen Ist Ihr Status ein anderer als Nicht stören, können Sie angerufen werden. Um diese entgegen zu nehmen, gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf eine beliebige Stelle des angezeigten Fotobereichs um den Anruf anzunehmen. Klicken Sie auf Ignorieren, um den Anruf zu ignorieren Tipp: Möchten Sie lieber eine Chatunterhaltung beginnen, statt einen Anruf entgegenzunehmen, klicken Sie auf Optionen und auf Mit Chat antworten Halten, Weiterleiten und Beenden eines Gesprächs Während Ihres Gesprächs bietet Ihnen Skype for Business zusätzliche Icons an, mit denen Sie Anrufe halten, weiterleiten und beenden können. 1. Öffnen Sie das zusätzliche Menü und klicken Sie auf Halten, um den Anruf zu halten. 2. Öffnen sie das zusätzliche Menü und klicken Sie auf Durchstellen, um den Anruf an eine andere Nummer weiterzuleiten. 3. Benutzen Sie das Mikrofonsymbol, um sich selbst stumm zu schalten. 4. Klicken Sie auf das rote Telefonsymbol, um den Anruf zu beenden

17 3.13 Besprechungen (Online Meetings) über Skype for Business Skype for Business eignet sich nicht nur für ad hoc Meetings, sondern auch für das Planen für Besprechungen und die Durchführung von solchen (Achtung: Premium Lizenz notwendig) Eine Sofortkonferenz durchführen 1. Drücken Sie die alt-taste, um die Symbolleiste einzublenden 2. Drücken Sie auf Sofortbesprechung 3. Fügen Sie nun die gewünschten Teilnehmer hinzu (siehe 2.9.6)

18 Eine Besprechung über Outlook planen Um eine Besprechung zu planen, sollte Skype for Business in Verbindung mit vertical Mail verwendet werden. So können Sie Meetings im Voraus über Outlook planen und interne wie auch externe Teilnehmer und kompatible Konferenzraumsysteme (wie vertical Conference) zum Meeting einladen. Externe Teilnehmer benötigen nicht zwingend Skype for Business: Sie können sich über eine Einwahlrufnummer telefonisch einwählen oder per Browser teilnehmen (inkl. Sprach, Video und Inhaltsübertragung). So geht s: 1. Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender. 2. Navigieren Sie auf die Startoberfläche. 3. Klicken Sie auf Neue Skype-Besprechung. Daraufhin wird automatisch ein Weblink bzw. eine Einwahlrufnummer und PIN für die Meetingteilnahme generiert. 4. Tragen Sie die Teilnehmer und den Betreff des Meetings ein An einer geplanten Skype-Besprechung teilnehmen Wurde Ihnen ein Termin mit einer Skype-Besprechung gesendet, können Sie per Skype for Business teilnehmen oder sich mit der Konferenzkennung einwählen.

19 So geht s: 1. Öffnen Sie die Einladung der Skype-Besprechung in Ihrem Outlook Postfach. 2. Scrollen Sie zum Ende der Mail und klicken Sie auf den Link an Skype-Besprechung teilnehmen, um über Skype for Business an der Besprechung teilzunehmen Sollte auf Ihrem Rechner kein Skype for Business installiert sein, öffnet sich Ihr Webbrowser, mit dem Sie ebenfalls an der Konferenz teilnehmen können. Um über eine telefonische Einwahl an der Besprechung teilzunehmen gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Einladung der Skype-Besprechung in Ihrem Outlook Postfach. 2. Scrollen Sie zum Ende der Mail. 3. Wählen Sie die angezeigte Telefonnummer und folgen den Anweisungen 4. Geben Sie die Konferenzkennung an, die sich am Ende der Einladungsmail befindet und drücken Sie die Raute Taste (#) Inhalt in einer Skype-Besprechung präsentieren Während einer Skype Besprechung können Sie Inhalte mit anderen Teilnehmern der Besprechung teilen. Dies können PowerPoint Präsentationen sein, einzelne Programme oder auch Ihr gesamter Desktop. Um eine Power Point Präsentation freizugeben, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie während der Besprechung auf die Schaltfläche Präsentieren 2. Klicken Sie auf Power Point-Dateien präsentieren. 3. Wählen Sie die ppt Datei aus, die Sie freigeben möchten. Um ein bestimmtes Programm freizugeben befolgen Sie die folgenden Schritte: 1. Klicken Sie während der Besprechung auf die Schaltfläche Präsentieren

20 2. Wählen Sie Programme präsentieren indem Sie einen Doppelklick auf das gewünschte Programm machen. Möchten Sie Ihren gesamten Desktop freigeben, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie während der Besprechung auf die Schaltfläche Präsentieren 2. Wählen Sie Desktop präsentieren 3. Möchten sie die Freigabe Ihrer Inhalte beenden, klicken Sie auf Präsentation beenden Teilnehmer innerhalb einer Skype-Besprechung verwalten Als Organisator können Sie die Teilnehmer innerhalb einer Besprechung verwalten, um die Besprechung übersichtlicher zu gestalten. Dies kann vor allem bei einer höheren Anzahl von Teilnehmern von Vorteil sein. So geht s: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnehmer und der Teilnehmerbereich wird geöffnet. 2. Klicken Sie auf Teilnehmeraktionen und wählen Sie die gewünschte Aktion aus.

21 Teilnehmer hinzufügen und entfernen Während einer Besprechung können Sie als Organisator jederzeit Teilnehmer hinzufügen oder entfernen. Dies ermöglicht Ihnen eine maximale Flexibilität auch während einer Besprechung. Um einen Teilnehmer hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf Weitere einladen 2. Suchen Sie nach der Person, die Sie einladen möchten.

22 Um einen Teilnehmer zu entfernen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im Gespräch oben links auf die Schaltfläche Teilnehmer. Eine Liste mit allen Teilnehmern erscheint. 2. Machen Sie einen Rechtsklick auf den Teilnehmer, den Sie aus dem Gespräch entfernen möchten. 4 Skype for Business als mobile App Sie können Skype for Business auch über Ihre mobilen Geräte, wie zum Beispiel über ein Tablet oder ein Smartphone benutzen. Der untenstehende Teil gibt Ihnen eine kurze Übersicht zur ersten Anmeldung. Sollten Sie detailliertere Informationen bzgl. der Handhabung benötigen, gehen Sie auf die folgenden Seiten 4.1 Funktionsübersicht und Anleitungen Für Android: Für ios: Für Windows Phone: f%c3%bcr-windows-phone-verf%c3%bcgbar-6f48a22d-b064-4f2f-beab- 25b4744af5c4?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

23 4.2 Installation und Anmeldung über die mobile App So geht s: 1. Installieren Sie die Skype for Business App auf Ihrem mobilen Gerät über den Play Store oder App Store. 2. Geben Sie Ihren vertical Benutzernamen und Ihr Passwort ein 3. Es erscheint ein Fenster, dass Skype for Business Sie weiterleiten möchte. Drücken Sie auf weiter. 4. Geben Sie Ihre Telefonnummer mit der entsprechenden Vorwahl ein (Länder- und regionale Vorwahl). 5. Drücken Sie auf Fertig