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1 User-Guide von datac Kommunikationssysteme

2 Über diesen User-Guide Mit diesem User-Guide gibt Ihnen datac Kommunikationssysteme eine Hilfe zur professionellen Nutzung von Skype4B an die Hand. Hier lernen Sie die technischen Möglichkeiten und Funktionen der neuen Kommunikationsplattform kennen. So können Sie rasch den wichtigsten Funktionsumfang von Skype4B effektiv in Ihrem Arbeitsalltag nutzen! Unser Tipp: Wenn Sie dieses Heftchen immer griffbereit haben, dann finden Sie sich auch bei Funktionen, die nicht allzu häufig verwendet werden, schnell zurecht! Über Skype4B Skype4B bietet eine völlig neue Benutzeroberfläche für die perfekte und einfache Zusammenarbeit in Unternehmen. Sprachkommunikation über das Datennetz, Instant Messaging, Presence sowie Audio-, Video- und Webkonferenzen dies alles ist in der gewohnten Umgebung von Microsoft Office möglich, egal ob im Büro, am Rechner oder unterwegs auf dem Smartphone. So können Projektteams Fragegestellungen quasi in Echtzeit klären oder jeder kann seinen Status der Kommunikationsbereitschaft zielgerichtet sichtbar machen über alle gängigen Kommunikationskanäle. Mit Skype4B hat Microsoft eine Kommunikationsplattform entwickelt, die sich nahtlos in die Anwendungswelt von Outlook, Office und SharePoint integriert. Skype4B unterstützt dabei erfolgreich die Zusammenarbeit, gleich an welchem Ort Sie sich befinden oder welches Gerät Sie gerade benutzen. Viel Spaß an der neuen, erfolgreichen Kommunikation wünscht Ihr datac-team Stand: 11/2015

3 Inhalt Kontakte, Anwesenheitsstatus und Chatunterhaltungen 4 Audio und Telefonie 10 Freigabe und Zusammenarbeit 16 Besprechungen mit Skype4B 20 Video 25 Web App 30 Tastenkombinationen in Skype4B 40 Bitte beachten Sie, dass eventuell einige der hier beschriebenen Funktionen für Ihr Konto oder innerhalb Ihrer Organisation möglicherweise nicht verfügbar sind. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrem Supportteam. 3

4 Personen suchen Kontakte, Anwesenheitsstatus und Chatunterhaltungen Wenn Sie mit Personen kommunizieren möchten, die über ein Skype-Konto verfügen, gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie im Suchfeld einen Namen ein. Dabei ändern sich die Registerkarten unter dem Suchfeld von dieser Anzeige: auf folgende Ansicht: Wenn die Person Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen oder Mitarbeiter eines verbundenen Unternehmens ist, bleiben Sie auf der Registerkarte Kontakte. Wenn dies nicht der Fall ist, klicken Sie auf Skype-Verzeichnis. Sie können neben dem Namen auch die Telefonnummer oder die Skype-Adresse der Person eingeben. Wenn bei Ihnen die Registerkarte Skype-Verzeichnis nicht angezeigt wird, hat Ihr Administrator diese Funktion deaktiviert. Hinzufügen eines Kontakts Ihre Kontaktliste vereinfacht die Kommunikation und ermöglicht Ihnen, die Präsenz- und Kontaktinformationen der Personen anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind. Fügen Sie der Liste jede Person (innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation) hinzu, mit der Sie regelmäßigen Kontakt haben. So fügen Sie einen Kontakt hinzu: 1. Suchen Sie über die Suche in Ihrem Client von Skype4B nach der Person, die Sie hinzufügen möchten (wie oben beschrieben). 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag der Person im Suchergebnis. 3. Klicken Sie auf Zu Kontaktliste hinzufügen. 4. Klicken Sie auf die Gruppe, zu der Sie den neuen Kontakt hinzufügen möchten. 4

5 Standardmäßig steht nur die Gruppe Andere Kontakte zur Verfügung. Im weiteren Verlauf erfahren Sie, wie Sie eine eigene Gruppen erstellen können. Anzeigen einer Visitenkarte Eine Visitenkarte enthält Details aus dem Firmenverzeichnis des jeweiligen Kontakts, etwa den Bürostandort, die Telefonnummer, die Organisation sowie Frei- / Gebucht-Informationen aus dem Outlook-Kalender der Person. Diese Informationen können Sie einsehen, sofern Sie dazu berechtigt sind. Um die Visitenkarte einer Person anzuzeigen, suchen Sie die Person in Ihrer Kontaktliste oder über eine Suche. Zeigen Sie mit der Maus auf das Bild in der Kontaktliste und klicken Sie auf das dann erscheinende Visitenkartensymbol. Erstellen einer Gruppe Sie können für jedes Team, mit dem Sie zusammenarbeiten, eine Gruppe einrichten. So können Sie auf einen Blick sehen, wer zu welchem Zeitpunkt verfügbar ist, oder mit allen Teammitgliedern gleichzeitig kommunizieren. So erstellen Sie eine neue Gruppe: 1. Klicken Sie im Hauptfenster von Skype4B auf die Schaltfläche Einen Kontakt hinzufügen. 2. Klicken Sie im Dropdownmenü auf Neue Gruppe erstellen. 5

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