Anlage 4 zum IFS Rahmenvertrag

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1 INTEGRITY PROGRAM Im Rahmen des IFS Integrity Program führt IFS MANAGEMENT zur Sicherung der Qualität des IFS unterschiedliche Maßnahmen durch, deren Schwerpunkt in der Überprüfung der von den Zertifizierungsstellen und ihren Auditoren durchgeführten Audits liegt. Unterschieden werden kann zwischen den Maßnahmen im Rahmen des Beschwerdemanagements und präventiven Maßnahmen zur Qualitätssicherung. (1) Im Rahmen des Beschwerdemanagements können von IFS MANAGEMENT sogenannte Investigation Audits durchgeführt werden, die der Bearbeitung und Aufklärung von Beschwerden bezüglich bereits durchgeführter IFS-Audits dienen. Je nach Art und Umfang der jeweiligen Beschwerde kann ein Investigation CB Office Audit (siehe I. (1) a) unten), ein Investigation On- Site Supplier Audit (siehe unten I. (1) b) und/oder ein Investigation Witness Audit (siehe I (1) c) unten) durchgeführt werden. Ziel ist es hierbei immer, den Grund für die Beschwerde festzustellen sowie mögliche Verstöße gegen die Anforderungen des IFS aufzudecken. (2) Im Rahmen der präventiven Qualitätssicherungsmaßnahmen werden sogenannte Surveillance Audits durchgeführt. Diese dienen der stichprobenartigen Überprüfung der durchgeführten IFS-Audits unabhängig vom Vorliegen von Beschwerden. Es gibt drei Arten der Surveillance Audits: die Surveillance CB Office Audits (siehe I. (2) a) unten), die Surveillance On-Site Supplier Audits (siehe I. (2) b) unten) und die Surveillance Witness-Audits (siehe I. (2) c) unten). Sind im Rahmen des Beschwerdemanagements sämtliche Informationen zur Aufklärung der Beschwerde gesammelt worden und lassen diese Informationen einen Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 gegen die Anforderungen des IFS vermuten oder konnten im Rahmen der Surveillance Audits wichtige Hinweise für einen möglichen Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 gesammelt werden, gibt IFS MANAGEMENT diese Informationen an das IFS-Sanktionskomitee (siehe I. (4) unten) weiter. Zusätzlich werden alle anderen Recherchen durch das IFS Quality Assurance Management, die einen Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 gegen die Anforderungen des IFS vermuten lassen, an das IFS- Sanktionskomitee weitergeleitet. Das Sanktionskomitee entscheidet über das Vorliegen und den Schweregrad des mutmaßlichen Verstoßes (für Themen, bei denen Verstöße des Schweregrades 1 oder 2 vermutet werden). Verstöße des Schweregrades 3 (basierend auf IFS-Datenbank-Analysen) können vom IFS Quality Assurance Management selbst beurteilt werden, müssen jedoch durch den Vorsitzenden (Jurist) des Sanktionskomitees bestätigt werden. IFS MANAGEMENT verhängt sodann je nach Schweregrad des Verstoßes und des Vorliegens vorangegangener Verstöße Sanktionen (siehe IV. unten). Seite 1 von 24

2 Das nachfolgende Schaubild stellt den groben Aufbau des IFS Integrity Program dar: Integrity Program Beschwerdemanagement Investigation Audits IFS Quality Management - eigene Entscheidung über Verstöße des Schweregrades 3 auf Grundlage von Datenbankanalysen, bestätigt durch den Vorsitzenden (Jurist) Präventive QS- Maßnahmen Surveillance Audits Witness- Audit On-Site Supplier Audit CB Office Audit IFS Quality Management - Ausreichende Anhaltspunkte vorhanden/ Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 wahrscheinlich Witness- Audit On-Site Supplier Audit CB Office Audit Sanktionskomitee Vorsitzender Jurist Verteter des Handels Vertreter der Industrie Teilnehmer der Zertifizierungsstellen ohne Stimmrecht Seite 2 von 24

3 I. Definitionen (1) Investigation Audits Investigation Audits sind IFS Audits, die aufgrund einer IFS MANAGEMENT vorliegenden Beschwerde im Auftrag der IFS MANAGEMENT durchgeführt werden. Abhängig vom Gegenstand der jeweiligen Beschwerde und der Art des Audits, das zur Aufklärung der Beschwerde am besten geeignet erscheint, entscheidet IFS MANAGEMENT, ob ein Investigation CB Office Audit, ein Investigation On-Site Supplier Audit und/oder ein Investigation Witness Audit (siehe I. (1) a) - c) unten) durchgeführt wird. IFS MANAGEMENT kündigt das Investigation Audit der betreffenden Zertifizierungsstelle und/oder dem zertifizierten Unternehmen mit einem Vorlauf von 0-48 Stunden an (per und per Fax an die in der IFS-Datenbank hinterlegten Kontaktadressen). Auf 2 Ziffer 3 des Rahmenvertrages wird verwiesen. IFS MANAGEMENT stellt sicher, dass der mit dem Investigation Audit beauftragte Auditor die Fachsowie die Sprachkompetenz besitzt (bzw. ein Dolmetscher anwesend ist), das betreffende Audit durchzuführen. Zudem wird die wirtschaftliche und persönliche Unabhängigkeit gewährleistet, indem IFS MANAGEMENT immer vor der Beauftragung prüft, ob der Auditor zwei hre vor dem Investigation Audit keine wirtschaftliche Beziehungen zum Unternehmen hatte, und indem der Auditor verpflichtet wird, zwei hre nach dem Audit keine wirtschaftlichen Beziehungen zum Unternehmen zu unterhalten. Außerdem muss der Auditor bei der IFS MANAGEMENT eine Verpflichtungserklärung zur Unabhängigkeit sowie zur Geheimhaltung unterzeichnen. Es gibt drei Arten der Investigation Audits: Investigation CB Office Audit, Investigation On-Site Supplier Audit und/oder Investigation Witness Audit. a) Investigation CB Office Audits Investigation CB Office Audits sind Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor in der nach dem IFS akkreditierten Zertifizierungsstelle stattfinden, um eine vorliegende Beschwerde aufzuklären. Ziel ist es dabei, anhand von Aufzeichnungen und Rechnungen die Arbeit der Zertifizierungsstelle im vorliegenden Fall zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage einer Checkliste, welche die Anforderungen des Rahmenvertrages, des vorliegenden Addendums und möglicherweise weiterer zukünftiger Vertragsergänzungen sowie die relevanten Anforderungen der IFS-Standards und der IFS-Regularien in ihrer jeweils aktuellen Version enthält. Zweck des Audits ist die Überprüfung der Dokumente zu Zertifizierungsverfahren, wobei der Schwerpunkt auf dem Inhalt der Beschwerde liegt. Diese Audits können in Kooperation und gemeinsam mit anderen Standardeignern durchgeführt werden, die ihrerseits entsprechende Vereinbarungen mit der Zertifizierungsstelle getroffen haben. Vor Durchführung des CB Office Audit wird IFS MANAGEMENT der Zertifizierungsstelle Auskunft darüber geben, ob und welcher andere Standardeigner am Audit teilnimmt. Sobald der Termin für das CB Seite 3 von 24

4 Office Audit vereinbart wurde, informiert IFS MANAGEMENT die jeweilige Akkreditierungsstelle, damit diese als Beobachter am Audit teilnehmen kann. Nach Abschluss des CB Office Audit-Verfahrens schickt IFS MANAGEMENT eine Kopie des endgültig geprüften CB Office Audit-Berichts und der von der Zertifizierungsstelle definierten an die jeweilige Akkreditierungsstelle. b) Investigation On-Site Supplier Audits Investigation On-Site Supplier Audits sind IFS-Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor auf Grundlage der jeweils aktuellen Version der IFS-Checkliste im zertifizierten Unternehmen stattfinden, um eine vorliegende Beschwerde aufzuklären. Ziel ist es dabei zum einen, das zertifizierte Unternehmen also die Bedingungen des bestehenden Zertifikates und zum anderen den Auditor des Originalaudits anhand der Angaben im Originalauditbericht zu prüfen. Es handelt sich dabei nicht um ein reguläres IFS-Audit. Es ist thematisch fokussiert auf den Inhalt der Beschwerde. IFS Quality Assurance Management entscheidet über die Auditdauer. Beschließt IFS MANAGEMENT, neben dem zertifizierten Unternehmen auch die beschwerte Zertifizierungsstelle zu informieren, erfolgt die Ankündigung zeitgleich vor dem Audittermin. Die Zertifizierungsstelle erhält in diesem Fall die Gelegenheit, einen Beobachter an dem geplanten Audit teilnehmen zu lassen. Wird die beschwerte Zertifizierungsstelle von IFS MANAGEMENT über das geplante Audit im Vorfeld unterrichtet, ist es der Zertifizierungsstelle untersagt, jedweden Kontakt (auch nicht über Dritte) mit dem zertifizierten Unternehmen aufzunehmen. Falls das zertifizierte Unternehmen Kontakt mit der Zertifizierungsstelle aufnimmt, dürfen keinerlei Auskünfte zum laufenden Beschwerdefall und/oder dem anstehenden Investigation Audit gegeben werden. Der Verstoß gegen dieses Verbot stellt einen Verstoß des Schweregrades 2 dar (siehe I. (5) b) unten). c) Investigation Witness Audits Investigation Witness Audits sind IFS-Audits, bei denen ein reguläres Zertifizierungsaudit durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Witness Auditor begleitet wird, um eine vorliegende Beschwerde aufzuklären. Ziel ist es dabei, die Arbeit des Auditors in einer Auditsituation durch Beobachtung der Vorgehensweise und seiner Bewertungen der IFS- Anforderungen zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage der regulären IFS-Checkliste, wobei das Ergebnis des Investigation Witness Audit hauptsächlich in einem Abgleich der Bewertungen des Auditors und des beobachtenden Witness Auditors besteht. Der Witness Auditor begleitet die Teile des Audits, die für die Aufklärung der Beschwerde relevant sind, sodass die Witness-Zeit von der eigentlichen Auditdauer abweichen kann. IFS MANAGEMENT und die Zertifizierungsstelle vereinbaren gemeinsam, wann und bei welchem Unternehmen das jeweilige Witness-Audit stattfinden soll. Seite 4 von 24

5 (2) Surveillance Audits Surveillance Audits sind IFS-Audits zur Überprüfung des IFS-Systems, die von IFS MANAGEMENT durchgeführt werden. Die Auswahl der Zertifizierungsstellen, IFS-zertifizierten Unternehmen und/oder der Auditoren, bei denen Surveillance Audits durchgeführt werden, erfolgt nach einem auf objektiven Kriterien beruhenden Zufallsprinzip. Objektive Kriterien sind zum Beispiel die Anzahl der von der betreffenden Zertifizierungsstelle ausgestellten Zertifikate, Analyse der IFS-Datenbank zu Auditzeit oder Auditergebnissen, Prüfung der hochgeladenen Auditberichte und weitere Kriterien. IFS MANAGEMENT stellt sicher, dass der mit dem Surveillance Audit beauftragte Auditor die Fachsowie die Sprachkompetenz besitzt (bzw. ein Dolmetscher anwesend ist), das betreffende Audit durchzuführen. Zudem wird die wirtschaftliche und persönliche Unabhängigkeit gewährleistet, indem IFS MANAGEMENT immer vor der Beauftragung prüft, ob der Auditor zwei hre vor dem Surveillance Audit keine wirtschaftliche Beziehungen zum Unternehmen hatte, und indem der Auditor verpflichtet wird, zwei hre nach dem Audit keine wirtschaftlichen Beziehungen zum Unternehmen zu unterhalten. Außerdem muss der Auditor bei der IFS MANAGEMENT eine Verpflichtungserklärung zur Unabhängigkeit sowie zur Geheimhaltung unterzeichnen. Es gibt drei Arten von Surveillance Audits: die Surveillance CB Office Audits, die Surveillance On-Site Supplier Audits und die Surveillance Witness-Audits: a) Surveillance CB Office Audits Surveillance CB Office Audits sind Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor in der nach dem IFS akkreditierten Zertifizierungsstelle stattfinden, um die Qualität stichprobenartig ausgewählter Zertifizierungsverfahren anhand einer Dokumentenprüfung zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage einer Checkliste, welche die Anforderungen des Rahmenvertrages und des vorliegenden Addendums und möglicherweise weiterer zukünftiger Vertragsergänzungen sowie die relevanten Anforderungen der IFS-Standards und IFS-Regularien in ihrer jeweils aktuellen Version enthält. Diese Audits können in Kooperation und gemeinsam mit anderen Standardeignern durchgeführt werden, die ihrerseits entsprechende Vereinbarungen mit der Zertifizierungsstelle getroffen haben. Vor Durchführung des CB Office Audit wird IFS MANAGEMENT der Zertifizierungsstelle Auskunft darüber geben, ob und welcher andere Standardeigner am Audit teilnimmt. Surveillance CB Office Audits werden in der Regel durch IFS MANAGEMENT im Voraus angekündigt. Sollte bei einer von der Zertifizierungsstelle beantragten Terminverschiebung auch der zweite Termin nicht zustande kommen und sollte das Scheitern des zweiten Termins auf das Verhalten der Zertifizierungsstelle zurückzuführen sein, stellt dies die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht im Sinne des 9 Ziffer 1 des Rahmenvertrages dar und kann eine außerordentliche Kündigung zur Folge haben. Sobald der Termin für das CB Office Audit vereinbart wurde, informiert IFS MANAGEMENT die jeweilige Akkreditierungsstelle, damit diese als Beobachter am Audit teilnehmen kann. Nach Abschluss des CB Office Audit-Verfahrens schickt Seite 5 von 24

6 IFS MANAGEMENT eine Kopie des endgültig geprüften CB Office Audit-Berichts und der von der Zertifizierungsstelle definierten an die jeweilige Akkreditierungsstelle. b) Surveillance On-Site Supplier Audits Surveillance On-Site Supplier Audits sind IFS-Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor auf Grundlage der jeweils aktuellen Version der IFS-Checkliste im zertifizierten Unternehmen stattfinden. Ziel ist es dabei zum einen, das zertifizierte Unternehmen also die Bedingungen des bestehenden Zertifikates und zum anderen den Auditor des Originalaudits anhand der Angaben im Originalauditbericht zu prüfen. Es muss nicht in jedem Fall ein vollständiges IFS-Audit sein. Surveillance On-Site Supplier Audits werden in der Regel von IFS MANAGEMENT ca. 48 Stunden vorher angekündigt. Die Ankündigung kann unterbleiben bzw. weniger als 48 Stunden betragen, wenn Anzeichen dafür bestehen, dass die Lebensmittelsicherheit in Gefahr ist und/oder mit einer Vertuschung von Missständen gerechnet werden muss. IFS MANAGEMENT wird über ihren Internetauftritt und dort verfügbare Dokumente die Öffentlichkeit über die diesbezügliche Politik der IFS MANAGEMENT informieren. Die Zertifizierungsstellen sind ihrerseits aufgefordert, ihre Kunden darüber zu informieren. Es wird auf 2 Ziffer 3 des Rahmenvertrages verwiesen. Beschließt IFS MANAGEMENT, neben dem zertifizierten Unternehmen auch die Zertifizierungsstelle zu informieren, erfolgt die Ankündigung zeitgleich. Die Zertifizierungsstelle erhält in diesem Fall die Gelegenheit, einen Beobachter an dem geplanten Audit teilnehmen zu lassen. Wird die Zertifizierungsstelle von IFS MANAGEMENT über das geplante Surveillance Audit im Vorfeld unterrichtet, ist es der Zertifizierungsstelle untersagt, jedweden Kontakt (auch nicht über Dritte) mit dem zertifizierten Unternehmen aufzunehmen. Falls das zertifizierte Unternehmen Kontakt mit der Zertifizierungsstelle aufnimmt, dürfen keinerlei Auskünfte zum anstehenden Surveillance Audit gegeben werden. c) Surveillance Witness Audits Surveillance Witness Audits sind IFS-Audits, bei denen ein reguläres Zertifizierungsaudit durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Witness Auditor begleitet wird. Ziel ist es dabei, die Arbeit des Auditors in einer Auditsituation durch Beobachtung der Vorgehensweise und seiner Bewertungen der IFS-Anforderungen zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage der regulären IFS-Checkliste, wobei das Ergebnis des Surveillance Witness Audit hauptsächlich in einem Abgleich der Bewertungen des Auditors und des beobachtenden Witness Auditors besteht. IFS MANAGEMENT und die Zertifizierungsstelle vereinbaren gemeinsam, wann und bei welchem Unternehmen das jeweilige Witness-Audit stattfinden soll. Seite 6 von 24

7 (3) Audits zur Bestätigung der Kompetenz der Zertifizierungsstelle oder des Auditors Diese Audits sind erforderlich, wenn gegen eine Zertifizierungsstelle und/oder einen Auditor aufgrund eines nachgewiesenen Verstoßes oder mehrerer nachgewiesener Verstöße Sanktionsmaßnahmen erlassen worden sind (siehe unter IV. unten). Zur Durchführung dieser Audits ist keine offizielle Ankündigung durch IFS MANAGEMENT notwendig. Vielmehr werden in diesen Fällen Absprachen zwischen IFS MANAGEMENT und der Zertifizierungsstelle getroffen, wann und gegebenenfalls bei welchem Unternehmen das jeweilige Audit stattfinden soll. Es gibt zwei Arten dieser Audits: Witness Audits zur Bestätigung der Kompetenz eines Auditors und CB Office Audits zur Betätigung der Kompetenz einer CB. a) Witness Audits zur Bestätigung der Kompetenz eines Auditors: Diese Witness Audits sind IFS-Audits, bei denen im Rahmen einer erteilten Sanktionsmaßnahme gegen einen IFS-Auditor ein reguläres Zertifizierungsaudit durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor begleitet wird. Ziel ist es dabei, die Arbeit des Auditors in einer Auditsituation durch Beobachtung der Vorgehensweise und seiner Bewertungen der IFS-Anforderungen zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage der regulären IFS-Checkliste, wobei das Ergebnis des Witness Audits hauptsächlich in einem Abgleich der Bewertungen des Auditors und des beobachtenden Witness Auditors besteht. Die Überprüfung soll vor allem die Beseitigung des Problems in den Fokus stellen, welches zur Sanktionsmaßnahme geführt hat. Ein positives Ergebnis führt zur Bestätigung der Zulassung des Auditors, IFS-Audits durchzuführen. b) CB Office Audits zur Bestätigung der Kompetenz der Zertifizierungsstelle Diese CB Office Audits sind Audits, die durch einen bei IFS MANAGEMENT angestellten oder von IFS MANAGEMENT beauftragten Auditor in der von der Sanktion betroffenen Zertifizierungsstelle im Rahmen einer erteilten Sanktionsmaßnahme durchgeführt werden. Diese Überprüfung erfolgt auf Grundlage einer Checkliste, welche die Anforderungen des Rahmenvertrages und des vorliegenden Addendums und möglicherweise weiterer zukünftiger Vertragsergänzungen sowie die relevanten Anforderungen der IFS-Standards und IFS-Regularien in ihrer jeweils aktuellen Version enthält. Die Überprüfung soll vor allem die Beseitigung des Problems in den Fokus stellen, welches zur Sanktionsmaßnahme geführt hat. Diese Audits können in Kooperation und gemeinsam mit anderen Standardeignern durchgeführt werden, die ihrerseits entsprechende Vereinbarungen mit den Zertifizierungsstellen getroffen haben. Vor Durchführung des CB Office Audit wird IFS MANAGEMENT der Zertifizierungsstelle Auskunft darüber geben, ob und welcher andere Standardeigner am Audit teilnimmt. (4) Sanktionskomitee Seite 7 von 24

8 Das Sanktionskomitee besteht insgesamt aus einem Pool von folgenden Personen: ein Vorsitzender (ein Jurist), Vertreter des Handels, Vertreter aus der Industrie sowie Vertreter aus Zertifizierungsstellen (nicht stimmberechtigt). Falls notwendig können weitere Gastteilnehmer (z.b. Experten aus Akkreditierungsstellen) das Komitee in Fachfragen unterstützen, sind aber ebenfalls nicht stimmberechtigt. Jeder einzelne Fall wird von 4 Komiteemitgliedern ( Komiteeausschuss ) geprüft. Dabei handelt es sich um den Komiteevorsitzenden und je einen Vertreter des Handels, der Industrie und der Zertifizierungsstellen. Die Auswahl des jeweiligen Komiteeausschusses erfolgt durch IFS MANAGEMENT nach einem zufallsbasierten, rotierenden Auswahlverfahren. IFS MANAGEMENT prüft und stellt sicher, dass die ausgewählten Mitglieder von den am Fall beteiligten Unternehmen weder persönlich noch wirtschaftlich, direkt oder indirekt, abhängig sind. Der Komiteeausschuss ist dafür zuständig, eine Entscheidung über das Vorliegen eines Verstoßes des Schweregrades 1 oder 2 und die Schwere dieses Verstoßes zu treffen. Entschieden wird der Fall nur vom Vorsitzenden und den Vertretern des Handels und der Industrie, da der Vertreter der Zertifizierungsstelle nicht stimmberechtigt ist, sondern nur einen fachlichen Beitrag leisten soll. Der Ausschuss wird einberufen, sobald IFS MANAGEMENT alle für die Beurteilung eines Falls erforderlichen Informationen gesammelt hat und IFS MANAGEMENT konkrete Anzeichen dafür hat, dass ein Auditor und/oder eine Zertifizierungsstelle gegen die Vertragsanforderungen oder relevante Anforderungen des IFS-Standards verstoßen hat. Entscheidung des Sanktionskomitees: Erscheint ein Verschulden einer Zertifizierungsstelle oder eines Auditors als wahrscheinlich, werden sämtliche relevanten Informationen in einem geschützten Bereich des IFS-Portals in anonymisierter Form den Mitgliedern des Sanktionskomitees zugänglich gemacht. Das Sanktionskomitee strebt an, innerhalb von 4 Wochen nach Bereitstellung der Daten zu entscheiden, ob und von wem (Zertifizierungsstelle oder Auditor) ein Verstoß vorliegt und welchen Schweregrad der Verstoß (Schweregrad 1 oder Schweregrad 2) hat. Nachdem das Sanktionskomitee IFS MANAGEMENT das Ergebnis seiner Entscheidung mitgeteilt hat, prüft IFS MANAGEMENT, ob der betroffene Auditor bzw. die betroffene Zertifizierungsstelle in der Vergangenheit bereits Verstöße begangen haben. Abhängig vom Schweregrad des Verstoßes und der Anzahl der bereits begangenen Verstöße der Zertifizierungsstelle bzw. des Auditors wird eine erste Warnung oder entsprechende Sanktionen ausgesprochen (siehe IV (1) a) - e), Schaubilder mit Sanktionen und Strafen für Zertifizierungsstellen und Auditoren bei unterschiedlichen Schweregraden der Verstöße). (5) Schweregrade der Verstöße Es gibt zwei Schweregrade von Verstößen, die eine Zertifizierungsstelle und/oder ihre Auditoren bei der Auditierung und Zertifizierung gemäß den IFS-Standards begehen können. Zusätzlich gibt es einen dritten Schweregrad des Verstoßes, den eine Zertifizierungsstelle bei der Auditierung und Zertifizierung gemäß den IFS-Standards begehen kann. Seite 8 von 24

9 Themen, die wahrscheinlich zu einem Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 führen, werden an das Sanktionskomitee weitergeleitet. Die Entscheidung darüber, ob ein Verstoß des Schweregrades 3 vorliegt, wird durch das IFS Quality Assurance Management beurteilt und durch den Vorsitzenden (Jurist) des Sanktionskomitees bestätigt. Anmerkung: Je nach Sachlage kann die Entscheidung des Sanktionskomitees zu beidem führen - zu einem Verstoß des Auditors und einem Verstoß der Zertifizierungsstelle. Die unten genannten Beispiele für die unterschiedlichen Schweregrade der Verstöße erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit; je nach Sachlage können auch andere Themen als Verstoß der Schweregrade 1-3 eingestuft werden. a) Schweregrad 1 Nicht akzeptable Arbeitsleistung, die die Kompetenz der Zertifizierungsstelle und/oder des Auditors insgesamt infrage stellt: Verstoß gegen die Vertragsanforderungen und/oder die Anforderungen des IFS-Standards, wobei der Verstoß in der Regel mit einer Gefährdung der Produktsicherheit und/oder einem Gesetzesverstoß in Verbindung steht. Relevant sind nur die Gesetze, die in direktem Zusammenhang mit der IFS-Zertifizierung stehen. Beispiele für Verstöße des Schweregrades 1 der Zertifizierungsstellen Im Rahmen des Zertifizierungsprozesses (Review-Prozess) verkennt die Zertifizierungsstelle offensichtliche Fehler in einem Auditbericht, wodurch die Produktsicherheit gefährdet wird und/oder aus dem ein Gesetzesverstoß folgt. Die Zertifizierungsstelle erfüllt eine oder mehrere Sanktionsmaßnahmen nicht, die gegen sie verhängt wurden, weil sie bereits einen Verstoß mit Schweregrad 1 begangen hat. Beispiele für Verstöße des Schweregrades 1 der Auditoren Ernsthafter Fehler eines Auditors bei der Auditierung eines Unternehmens, durch den die Produktsicherheit gefährdet wird und/oder aus dem ein Gesetzesverstoß folgt. Der Auditor gibt falsche Informationen/Beurteilungen in seinem Auditbericht an, wodurch die Produktsicherheit gefährdet wird und/oder aus dem ein Gesetzesverstoß folgt. b) Schweregrad 2 Sehr schlechte Arbeitsleistung der Zertifizierungsstelle und/oder eines Auditors, welche unverzüglich ernsthafte Verbesserungsmaßnahmen erfordert: Fehlerhaftes Verhalten im Rahmen eines Audits und/oder Verletzung der IFS-Regeln im Hinblick auf die vorgeschriebenen Arbeitsabläufe im Zertifizierungsprozess, wobei dieses Fehlverhalten in der Regel nicht mit einer Gefährdung der Produktsicherheit und/oder einem Gesetzesverstoß in Verbindung steht. Relevant sind nur die Gesetze, die in direktem Zusammenhang mit der IFS-Zertifizierung stehen. Seite 9 von 24

10 Beispiele für Verstöße des Schweregrades 2 der Zertifizierungsstellen Die Berechnungsmatrix des IFS-Food Standards, Version 6,die zusätzlichen im IFS-Food Standard, Version 6 beschriebenen Bestimmungen und die Doktrin für Zertifizierungsstellen wurden zur Festlegung der Auditdauer nicht beachtet. Die Zertifizierungsstelle hat einen/mehrere Auditoren nicht durch ein mindestens alle zwei hre stattfindendes Witness Audit vor Ort gemäß den Regeln in der aktuellen Version der IFS-Standards überwacht und/oder es gibt keine(n) dokumentierte(n) Witness-Bericht(e). Die Zertifizierungsstelle hat ihre Auditoren nicht in Übereinstimmung mit den IFS Regularien regelmäßig (mindestens einmal im hr in einem zweitägigen Kurs) geschult und es gibt kein(e) Dokument(e) zur Teilnahme an den Schulungen. Im Rahmen des Zertifizierungsprozesses verkennt die Zertifizierungsstelle offensichtliche Fehler in einem Auditbericht, wodurch die Produktsicherheit nicht gefährdet wird. Ein Audit wurde durch einen Auditor / ein Auditteam ohne den zur Durchführung des Audits erforderlichen Produktscope und/oder Technologie-Scope ausgeführt. Die gemäß Standardanforderungen erforderliche Aussetzung eines aktuellen Zertifikats ist im IFS-Portal nicht erfolgt. Die Zertifizierungsstelle hat bereits einen Verstoß des Schweregrades 3 für die Thematik "fehlende Aussetzung des aktuellen Zertifikats höchstens 2 Arbeitstage nach dem Audit" erhalten und innerhalb der nächsten 6 Monate wurde bei > 5 % aller IFS-Audits mit Majoroder KO-Bewertung die Aussetzung des aktuellen Zertifikats weiterhin nicht innerhalb von höchstens 2 Arbeitstagen nach dem Auditdatum durchgeführt. Ein Audit wurde von einem Auditor durchgeführt, der nicht die erforderliche Sprachenzulassung für das entsprechende Land hat (Land, für das kein Dolmetscher gemäß der Liste in der Doktrin für Zertifizierungsstellen eingesetzt werden darf). Ein Audit wurde von einem Auditor durchgeführt, der nicht die erforderliche Sprachenzulassung für das entsprechende Land hat (Land, für das ein Dolmetscher gemäß der Doktrin für Zertifizierungsstellen eingesetzt werden darf), ein Dolmetscher wurde nicht zusätzlich eingesetzt und/oder die Auditzeit wurde nicht dementsprechend erhöht. Hinweise im zur IFS-Geschäftsstelle gesendeten Lebenslauf eines Auditors sind nachweislich nicht korrekt. Die Zertifizierungsstelle kontaktiert das zertifizierte Unternehmen, direkt oder indirekt, zwischen Ankündigung und Durchführung eines geplanten Integrity On-Site Audits, nachdem sie von IFS MANAGEMENT darüber informiert wurde. Sanktionen, die verhängt wurden, weil ein Verstoß mit Schweregrad 2 festgestellt wurde, werden nicht erfüllt. Die Zertifizierungsstelle hat nicht an der jährlichen Konferenz der Zertifizierungsstellen teilgenommen (unter Bezugnahme auf 3, Ziffer 4 des Rahmenvertrags). Seite 10 von 24

11 Beispiele für Verstöße des Schweregrades 2 der Auditoren Der Auditor gibt im Auditbericht falsche Informationen/Beurteilungen an, die nicht die Produktsicherheit betreffen. Der Auditor erwähnt im Scope des Audits Produkte, die während des Audits nachweislich nicht hergestellt wurden. Der Auditor erwähnt Daten und Uhrzeiten im Auditbericht, aber er war nachweislich zu den erwähnten Daten und Uhrzeiten nicht an diesem Standort. Ein Audit wird durch einen Auditor / ein Auditteam ohne den zur Durchführung des Audits erforderlichen Produkt-Scope und/oder Technologie-Scope durchgeführt. Der fehlende Produkt- Scope oder Technologie-Scope ist erforderlich um ein qualitatives und umfassendes Audit des Unternehmens zu garantieren. Ein Audit wird durch einen Auditor durchgeführt, der zum Zeitpunkt des Audits keine aktuelle IFS-Zulassung hat. c) Schweregrad 3 Sonstige Verstöße gegen den IFS-Standard, die IFS-Prüfsystematik und andere IFS-Prüfvorschriften. Die unten genannten Punkte basieren auf Datenbankrecherchen der IFS-Geschäftsstelle. In jedem Fall wird das Thema an die Zertifizierungsstelle mit der Bitte um interne Untersuchung sowie eine Stellungnahme weitergeleitet. Ist die Stellungnahme ausreichend, wird von IFS Quality Assurance Management geprüft, ob das vorliegende Problem richtiggestellt werden konnte oder ob ein Verstoß der Zertifizierungsstelle wahrscheinlich ist. Die Entscheidung darüber, ob ein Verstoß des Schweregrades 3 vorliegt, wird durch das IFS Quality Assurance Management beurteilt, dies muss jedoch durch den Vorsitzenden (Jurist) des Sanktionskomitees bestätigt werden. Beispiele für Verstöße des Schweregrades 3 der Zertifizierungsstellen Der Auditor führt in ein und demselben Unternehmen hintereinander mehr Audits durch, als gemäß den aktuellen IFS Regularien erlaubt ist. Dieser Fakt ist durch die Datenbankanalyse nachgewiesen und die Stellungnahme der Zertifizierungsstelle kann diesen Fall nicht klarstellen. Bei > 5 % aller IFS-Audits mit Major- oder KO-Bewertung, die innerhalb von 6 Monaten durch IFS QAM analysiert wurden, wurde das aktuelle Zertifikat nicht innerhalb von höchstens 2 Arbeitstagen nach dem Audittermin außer Kraft gesetzt. Bei einer Reklamationsbearbeitung schickt die Zertifizierungsstelle selbst nach zwei Erinnerungsmails keine Stellungnahme an die IFS Büros. Bei administrativen Beschwerden Seite 11 von 24

12 heißt dies, dass eine Zertifizierungsstelle selbst nach zwei Erinnerungsmails innerhalb eines Monates nach dem Versand der ersten mit der Benachrichtigung über eine administrative Beschwerde keine Reaktion zeigt. Bei qualitativen Beschwerden heißt dies, dass eine Zertifizierungsstelle selbst nach zwei Erinnerungsmails innerhalb von zwei Monaten nach dem Versand der ersten mit der Benachrichtigung über eine qualitative Beschwerde keine Reaktion zeigt. Sanktionen, die verhängt wurden, weil ein Verstoß mit Schweregrad 3 festgestellt wurde, werden nicht erfüllt. Die Zertifizierungsstelle hat nach einer vorherigen ersten Warnung ihr mangelhaftes Ergebnis bezüglich eines oder mehrerer administrativer CB Indikatoren in weiteren sechs Monaten Analysezeit nicht verbessert. (6) Analysen des IFS Quality Assurance Management (administrative Indikatoren der Zertifizierungsstelle) IFS Quality Assurance Management begutachtet alle sechs Monate verschiedene administrative Indikatoren für Zertifizierungsstellen. Im Folgenden sind Beispiele für diese administrativen Indikatoren beschrieben. Falls eine Zertifizierungsstelle die IFS-Regeln für administrative Indikatoren innerhalb der ersten Sechs-Monats-Analyse nicht beachtet, führt dies zu einer ersten Warnung. Sechs Monate später wird eine weitere Auswertung durchgeführt. Wurde innerhalb dieser sechs Monate keine Verbesserung erreicht, wird das Ergebnis dieser Auswertung zur Akkreditierungsstelle geschickt. Zusätzlich stellt IFS Quality Assurance Management einen Verstoß des Schweregrades 3 für die Zertifizierungsstelle fest, was durch den Vorsitzenden (Jurist) des Sanktionskomitees bestätigt werden muss. Administrative Indikatoren der Zertifizierungsstellen: Unzureichende Arbeitsleistung, welche die Durchführung von Verbesserungsmaßnahmen erfordert, wobei dies im Zusammenhang mit administrativen Fehlern der Zertifizierungsstelle steht. Der Terminkalender des IFS-Portals wurde innerhalb von sechs Monaten für > 5 % der von der Zertifizierungsstelle durchgeführten IFS-Audits nicht angewendet (bezugnehmend auf Teil 1, 3.3 des IFS Food Standard, Version 6). Innerhalb von sechs Monaten wurden > 5 % der von der Zertifizierungsstelle durchgeführten IFS-Audits nicht rechtzeitig (acht Wochen nach dem Audittermin) in das IFS-Portal hochgeladen (bezugnehmend auf Teil 1, 6.1 des IFS Food Standards, Version 6). Die IFS-Geschäftsstelle erhielt innerhalb von sechs Monaten administrative Beschwerden für > 2 % der von der Zertifizierungsstelle durchgeführten IFS-Audits aus unterschiedlichen Beschwerdegründen (z.b. Bericht nicht hochgeladen, Datum im Terminkalender fehlt, neue Seite 12 von 24

13 COID-Nummer für bestehendes Unternehmen, kein ausreichender Grund für die Sperrung des Zertifikats,...). (7) Sonstige Definitionen IFS : Sämtliche Standards, welche von der IFS MANAGEMENT unter der Marke International Featured Standards vertrieben werden. II. IFS Beschwerdemanagement (1) Grundsätzliches In der Regel erhält IFS MANAGEMENT Beschwerden über IFS-Audits von Handelshäusern. Dazu verwenden die Handelshäuser das offizielle IFS-Beschwerdeformular. Darüber hinaus können IFS MANAGEMENT aber auch von Zertifizierungsstellen, Mitarbeitern von IFS-zertifizierten Unternehmen oder sonstigen natürlichen oder juristischen Personen Beschwerden oder Hinweise zugehen, die in der gleichen Weise im Beschwerdemanagement behandelt werden wie die Beschwerden der Handelshäuser. Folgende Sachverhalte können Gegenstand einer Beschwerde sein (kein Anspruch auf Vollständigkeit): a) Ein Produkt, welches in einem IFS-zertifizierten Standort produziert wurde, entspricht nicht den relevanten IFS-Vorgaben an die Produktsicherheit oder anderen rechtlichen Vorgaben, die in direktem Zusammenhang mit der IFS-Zertifizierung stehen. b) Ein IFS-zertifizierter Standort spiegelt nicht den Zustand wider, der im aktuellen Auditbericht dargestellt ist bzw. der aufgrund des auf dem aktuellen Zertifikat angegebenen Gesamtergebnisses angenommen werden kann. c) Angaben in einem bestehenden IFS-Bericht oder Angaben eines ausgestellten IFS-Zertifikates widersprechen erheblich den Feststellungen, die während eines zeitlich nach dem IFS-Audit durchgeführten Lieferantenaudits gemacht wurden. d) Sonstige Informationen, die ein vermeintliches Fehlverhalten von den am IFS-Zertifizierungssystem Beteiligten (IFS-zertifiziertes Unternehmen, Auditor, Zertifizierungsstelle) anzeigen. Diese können beinhalten: allgemeine Informationen, wie z.b. Abweichungen des Auditberichts von den wahren Begebenheiten oder Anpassungen des Produktionsprozesses mit Auswirkungen auf die menschliche Gesundheit bzw. die Produktsicherheit und/oder Seite 13 von 24

14 administrative Mängel im Rahmen der IFS-Audits, wie z.b. Fehler in den IFS-Zertifikaten und/oder nicht oder nicht richtig und/oder nicht vollständig in das IFS-Portal hochgeladene IFS-Berichte. (2) Ablauf a) Den IFS-Büros geht eine Beschwerde im Regelfall über das IFS-Beschwerdeformular von Handelsunternehmen zu. Qualitative Beschwerden werden ausschließlich durch das IFS Quality Assurance Management in Berlin bearbeitet. Administrative Beschwerden werden auch durch die örtlichen Büros (Berlin, Paris, Mailand) bearbeitet. b) Durch einen Vergleich des Inhaltes der Beschwerde mit den über das IFS-Portal verfügbaren Informationen wird geprüft, ob die Beschwerde nachvollziehbar ist. Falls diese nicht nachvollziehbar ist, wird der Zertifizierungsstelle die Beschwerde ausschließlich zur Kenntnis sowie dem Beschwerdeführer eine entsprechende Mitteilung übermittelt. Der Fall wird dann als abgeschlossen betrachtet. Ist die Beschwerde nachvollziehbar, wird sie in der internen Beschwerdemanagement- Datenbank erfasst. c) Im Regelfall wird der Inhalt der Beschwerde an die Zertifizierungsstelle mit der Bitte um interne Recherche sowie eine Stellungnahme weitergeleitet. Die Information der Zertifizierungsstelle kann unterbleiben, sofern die IFS MANAGEMENT durch diesen Schritt eine Beeinflussung der Beschwerdeaufklärung vermutet. Handelt es sich um eine Beschwerde, die die inhaltliche Qualität von IFS-Audits oder IFS- Auditberichten betrifft, bittet IFS MANAGEMENT die Zertifizierungsstelle um eine Stellungnahme zu Ursache und eingeleiteten Maßnahmen zur Beseitigung des Problems innerhalb von zwei Wochen. Handelt es sich um Beschwerden, die administrative Fehler in z.b. IFS-Auditberichten, IFS-Zertifikaten oder im IFS-Portal aufzeigen, bittet IFS MANAGEMENT die Zertifizierungsstelle um Stellungnahme und Beseitigung des vorliegenden Problems innerhalb einer Woche. Sofern ein triftiger Grund vorliegt, kann die Zertifizierungsstelle IFS MANAGEMENT um Verlängerung der Frist bitten. Die Stellungnahme muss schriftlich per oder Post erfolgen. d) Kann nach der Prüfung der Stellungnahme der Zertifizierungsstelle der Grund für die Beschwerde nicht eindeutig aufgeklärt werden bzw. das Problem nicht beseitigt werden, organisiert IFS MANAGEMENT in der Regel ein Investigation Audit. Welche Art des Investigation Audits durchgeführt wird, hängt vom Inhalt der Beschwerde und von den noch fehlenden Informationen ab. Dazu wird ein unabhängiger Auditor von der IFS MANAGEMENT ausgewählt, beauftragt und mit den vorliegenden relevanten Informationen versorgt. Seite 14 von 24

15 Falls keine weiteren Informationen benötigt werden, und scheint die Ursache für die Beschwerde gelöst worden zu sein, wird der Beschwerdeführer gebeten, dem Abschluss des Verfahrens zuzustimmen (in diesem Fall weiter mit g) unten). e) Der beauftragte Auditor lässt IFS MANAGEMENT das Ergebnis des Audits zukommen. IFS MANAGEMENT leitet den Auditbericht unverzüglich an die Zertifizierungsstelle und ggf. das betroffene Unternehmen weiter. Die Zertifizierungsstelle ist verpflichtet, innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt des Berichtes dazu schriftlich Stellung zu nehmen. Nimmt die Zertifizierungsstelle nicht fristgerecht Stellung, kann IFS MANAGEMENT mit dem Verfahren fortfahren. Wurde im Investigation Audit eine Major- und/oder K.O.-Bewertung vergeben, die eine Zertifikatsaussetzung notwendig macht, kommt es darüber hinaus zu den folgenden Maßnahmen: Wurde das Audit durch einen Beobachter der betreffenden Zertifizierungsstelle begleitet, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, das Zertifikat innerhalb von 3 Werktagen nach Erhalt des Ergebnisses außer Kraft zu setzen. Wurde das Audit ohne Kenntnis der betreffenden Zertifizierungsstelle bzw. ohne Anwesenheit eines Beobachters der Zertifizierungsstelle durchgeführt, erhält die Zertifizierungsstelle die Gelegenheit, IFS MANAGEMENT innerhalb 7 Tagen nach Erhalt des Ergebnisses darüber zu informieren, ob sie die Ergebnisse des Audits anerkennt oder ablehnt. In der Zwischenzeit wird IFS MANAGEMENT das auditierte Unternehmen in der IFS-Datenbank mit einem Warnzeichen markieren. Wird das Warnzeichen in der Datenbank gesetzt, werden alle Datenbanknutzer, die als Handelshäuser oder als zertifizierte Unternehmen registriert sind und das betroffene Unternehmen in ihrer Favoritenliste hinterlegt haben, automatisch per über das Ergebnis des Kontrollaudits informiert. Das Warnzeichen ist auch für die beteiligte Zertifizierungsstelle sichtbar. Erkennt die Zertifizierungsstelle das Ergebnis an bzw. gibt die Zertifizierungsstelle keine fristgerechte Erklärung innerhalb von 7 Tagen ab, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, das Zertifikat innerhalb von weiteren 3 Werktagen außer Kraft zu setzen. Akzeptiert die Zertifizierungsstelle die Ergebnisse des Investigation Audits nicht, muss IFS MANAGEMENT ein triftiger Grund sowie ein Nachweis vorgelegt werden, dass weder die Produktsicherheit in Gefahr ist, noch ein Verstoß gegen rechtliche Vorgaben (z.b. das Lebensmittelrecht) erfolgt bzw. dies durch beseitigt ist. Wurde die Aussetzung des Zertifikats durch die Zertifizierungsstelle vollzogen, erhalten alle Nutzer (Handelshäuser und zertifizierte Unternehmen), die Zugang zur IFS-Datenbank haben und das betroffene Unternehmen in ihrer Favoritenliste hinterlegt haben, eine -Benachrichtigung des IFS-Auditportals über die Aussetzung des aktuellen Zertifikats. Zudem wird das betreffende Unternehmen in der Datenbank mit einem entsprechenden Hinweis noch für drei Monate nach der Aussetzung des Zertifikats für alle Datenbanknutzer sichtbar sein. Seite 15 von 24

16 f) Nachdem alle relevanten Informationen (Ergebnis Investigation Audit, Stellungnahme(n) der Zertifizierungsstelle) bei IFS MANAGEMENT eingegangen sind, wird geprüft, ob die Datenlage ausreichend ist, um den Grund für die Beschwerde zu identifizieren. Wurde ein Investigation Audit durchgeführt und liegen noch keine ausreichenden Informationen vor, wird ein erneutes Investigation Audit angesetzt. g) Ist die Datenlage ausreichend, wird von IFS MANAGEMENT geprüft, ob das vorliegende Problem bereits behoben wurde und/oder ein Verstoß des Auditors und/oder der Zertifizierungsstelle wahrscheinlich ist. Wurde das Problem bereits behoben und/oder ist ein Verstoß des Auditors/ der Zertifizierungsstelle unwahrscheinlich, wird der Fall geschlossen und dem Beschwerdeführer ein abschließender Bericht zugesendet. Ist die Datenlage für eine Entscheidung ausreichend und wurde das Problem noch nicht behoben und erscheint ein Verstoß als wahrscheinlich, werden sämtliche relevanten Informationen in einem geschützten Bereich des IFS-Portals in anonymisierter Form den Mitgliedern des Sanktionskomitees zugänglich gemacht. Das Sanktionskomitee strebt an, innerhalb von 4 Wochen nach Verfügbarmachen der Daten zu entscheiden, ob und von wem ein Verstoß vorliegt sowie ggf. welchen Schweregrad der Verstoß hat. h) Nachdem das Sanktionskomitee IFS MANAGEMENT das Ergebnis seiner Entscheidung mitgeteilt hat, prüft IFS MANAGEMENT, ob der betroffene Auditor und/oder die betroffene Zertifizierungsstelle in der Vergangenheit bereits Verstöße begangen haben. Abhängig vom Schweregrad des Verstoßes und der Anzahl der bereits begangenen Verstöße der Zertifizierungsstelle und/oder des Auditors wird eine Warnung, eine Aussetzung oder eine außerordentliche Kündigung des Rahmenvertrags ausgesprochen (siehe IV 1) a) - e), Schaubilder mit Sanktionen und Strafen für Zertifizierungsstellen und Auditoren bei unterschiedlichen Schweregraden der Verstöße). i) Nach der Entscheidung über den Verstoß und/oder der Einleitung von Sanktionsmaßnahmen wird die zuständige Akkreditierungsstelle über den Fall informiert. Erkenntnisse aus einem abgeschlossenen Fall, die für die Auslegung und/oder Weiterentwicklung des IFS eine Rolle spielen, werden allen Zertifizierungsstellen und Handelshäusern zur Verfügung gestellt. j) Der Fall gilt als abgeschlossen, wenn der Beschwerdeführer einen abschließenden Bericht von IFS MANAGEMENT erhält. III. Ablauf im Rahmen der präventiven Qualitätssicherungsmaßnahmen von IFS MANAGEMENT (1) IFS MANAGEMENT wird sämtliche Informationen über Verstöße gegen die Vorgaben des IFS, die IFS MANAGEMENT im Rahmen der Surveillance Audits erhält, genau so behandeln, als ob IFS MANAGEMENT die Informationen im Rahmen des Beschwerdemanagements erhalten hätte. Dies Seite 16 von 24

17 bedeutet, dass der vorstehend unter II. (2) e) i) dargestellte Ablauf des Beschwerdemanagements auch im Rahmen der präventiven Qualitätssicherungsmaßnahmen zur Anwendung kommt. Dies bedeutet ferner, dass im Falle des Vorliegens eines Verstoßes gegenüber der Zertifizierungsstelle und ihren Auditoren dieselben Sanktionen verhängt werden, wie es in einem Beschwerdefall der Fall ist. Desweiteren wird für den Fall, dass in einem Surveillance On-Site Supplier Audit ein K.O. oder ein Major vergeben wird, die Zertifizierungsstelle aufgefordert, das Zertifikat des betroffenen Unternehmens, wie in II. (2) e), beschrieben, außer Kraft zu setzen. (2) IFS MANAGEMENT wird sämtliche Informationen, die über Routinebegutachtungen von IFS- Berichten, IFS-Zertifikaten oder anderen zur Verfügung stehenden Daten oder über Auswertungsmöglichkeiten feststellt werden und die auf einen Verstoß gegen die IFS Anforderungen hinweisen, ebenfalls in gleicher Weise behandeln, wie IFS MANAGEMENT es tun würde, wenn IFS MANAGEMENT die Informationen im Rahmen des Beschwerdemanagements erhalten hätte. IV. Sanktionen Sanktionen werden gegenüber der Zertifizierungsstelle und/oder ihren Auditoren verhängt, wenn das Sanktionskomitee nach Prüfung aller vorliegenden Informationen zu dem Ergebnis gekommen ist, dass ein Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 der Zertifizierungsstelle und/oder ihres Auditors vorliegt und IFS MANAGEMENT entsprechend informiert hat. Sanktionen für Verstöße des Schweregrades 3 werden gegenüber der Zertifizierungsstelle verhängt, wenn nach der Untersuchung aller Punkte und Stellungnahmen IFS Quality Assurance Management entscheidet, dass ein Verstoß des Schweregrades 3 durch die Zertifizierungsstelle begangen wurde und der Vorsitzende (Jurist) des Sanktionskomitees den Verstoß des Schweregrades 3 bestätigt hat. Entscheidend für die Art der Sanktionen ist die Anzahl der in der Vergangenheit von dem betreffenden Auditor und/oder der betreffenden Zertifizierungsstelle bereits begangenen Verstöße und der Schweregrad dieser Verstöße. IFS MANAGEMENT wird die entsprechende Akkreditierungsstelle informieren, sobald ein Verstoß der Zertifizierungsstelle und/oder ihres Auditors festgestellt wurde, d.h., wenn eine erste Warnung ausgesprochen wurde oder weitere Sanktionen erfolgen. Die Verjährungsfrist für bereits begangene und geahndete Verstöße beträgt 3 hre, unabhängig davon, ob der Auditor die Zertifizierungsstelle wechselt. Stellt das Sanktionskomitee (oder IFS Quality Assurance Management bei Verstößen des Schweregrades 3 mit Bestätigung durch den Vorsitzenden des Sanktionskomitees) begangene Verstöße fest, ist die Zertifizierungsstelle verpflichtet, die folgenden eventuell entstandenen Kosten zu ersetzen: - Kosten der innerhalb des Integrity Programs durchgeführten Audits, Seite 17 von 24

18 - Kosten des Sanktionskomitees in Zusammenhang mit dem festgestellten Verstoß - Kosten für die Sanktionsmaßnahmen nach der Entscheidung über den Verstoß (z.b. zusätzliches CB Office Audit zur Bestätigung der Zulassung der Zertifizierungsstelle, IP-Witness Audit zur Bestätigung der Kompetenz des Auditors, GAP-Training, oder ein von IP verlangtes Kalibrierungstraining). Es besteht eine Verpflichtung, die Kosten zu ersetzen, unabhängig davon, welche der in den folgenden Schaubildern beschriebenen Strafen gegenüber der Zertifizierungsstelle und/oder dem Auditor verhängt wurde. Die Kosten sind fällig, sobald IFS MANAGMENT die Zertifizierungsstelle über den Verstoß informiert und die Kosten in Rechnung gestellt hat. Desweiteren müssen bei einem Verstoß des Schweregrades 1 oder 2 eines Auditors alle durch diesen Auditor durchgeführten Audits durch die Zertifizierungsstelle überprüft werden, um zu beurteilen, ob weitere Fehler bei bereits durchgeführten Audits gemacht wurden. Dies gilt für alle Audits mit einem gültigen IFS-Zertifikat. Bei einer Suspendierung der Zertifizierungsstelle wird der gesamte Zertifizierungsprozess gestoppt und die Zertifizierungsstelle darf keine IFS-Zertifikate mehr ausstellen. Insbesondere kann die Zertifizierungsstelle vom Datum der Suspendierung an keine IFS-Zertifikate mehr ausstellen, selbst für Audits, die bereits durchgeführt wurden, aber sich noch im Zertifizierungsprozess befinden (Prüfung des Berichts, Zertifizierungsentscheidung, usw.). Das bedeutet dass, vom Zeitpunkt der Suspendierung an: Unternehmensstandorte mit ausstehenden Audits Die Zertifizierungsstelle darf keine Audits planen oder durchführen, während sie suspendiert ist. Unternehmensstandorte, bei denen Audits aktuell für den Zeitraum der Suspendierung geplant sind, müssen von der Zertifizierungsstelle kontaktiert werden. Diese Standorte sollten sich an eine andere für den betreffenden IFS Standard zugelassene Zertifizierungsstelle wenden. Unternehmensstandorte mit ausstehenden Zertifikaten Die Zertifizierungsstelle darf während ihrer Suspendierung keine Zertifikate ausstellen und keine Zertifizierungsentscheidungen treffen. Bestehende Zertifizierungen für Unternehmensstandorte Zur Gewährleistung der Gültigkeit der aktuell ausgestellten Zertifikate müssen die von der Zertifizierungsstelle durchgeführten Prozesse geprüft werden. Inhalt und Umfang der Prüfung hängen vom Grund der Suspendierung ab. Seite 18 von 24

19 (1) Schaubilder der Prozesse zu Sanktionen bei unterschiedlichen Schweregraden von Verstößen a) Verstoß des Schweregrades 1 für Zertifizierungsstellen Information an IFS Office Berlin bezüglich der Entscheidung zum Schweregrad des Verstoßes vorherige Verstöße der CB im internen IFS QAM registriert? Warnung und Strafe: - Erstattung der Kosten für IP Audit und Sanktionskomitee - Durchführen eines internen CB Trainings - Festlegen entsprechender - Strafe: Nachweis der CB an IFS QAM: Durchführen eines internen CB Trainings und Festlegen entsprechender innerhalb von 3 Wochen nach Erhalt er Warnung 2. Verstoß Warnung und Strafe: - Erstattung der Kosten für IP Audit und Sanktionskomitee - Durchführen eines internen CB Trainings - Festlegen entsprechender - Strafe: Nachweis der CB an IFS QAM:Durchführen eines internen CB Trainings und Festlegen entsprechender innerhalb von 3 Wochen nach Erhalt er Warnung 3. Verstoß außerordentliche Kündigung des Rahmenvertrages Sperrung der CB für 1 hr Entsprechende Nachweise erhalten? interne Registrierung des Verstoßes durch IFS QAM zusätzlicher Verstoß Schweregrad 1 für das Nichterfüllen der Forderungen der Warnung Entsprechende Nachweise erhalten? zusätzlicher Schweregrad 1 Verstoß für das Nichterfüllen der Forderungen der Warnung Erfüllen der IFS Anforderungen für CBs zur Zulassung als IFS CB Unterschreiben des neuen Rahmenvertrages interne Registrierung des Verstoßes durch IFS QAM CB office Audit (wenn mind.3 IFS Audits durchgeführt wurden) Ergebnis des CB offcie Audits ist positiv? Keine Bestätigung für CB Bestätigung der CB Neuer Rahmenvertrag verliert Gültigkeit Neustart des IP Prozesses für CB Seite 19 von 24

20 b) Verstoß des Schweregrades 1 für Auditoren Information an IFS Office Berlin bezüglich der Entscheidung zum Schweregrad des Verstoßes vorherige Verstöße des Auditoren in internem IFS QAM registriert? 2ter Verstoß Sperrung bis zur Teilnahme an GAP- Kurs oder calibration training Sperrung für 12 Monate Forderung nach GAP-Kurs oder calibration training nach 12 Monaten Sperrung Forderung nach Erstprüfung Auditor nimmt an GAP-Kurs oder calibration training innerhalb eines hres teil? Erstprüfung Auditor besteht Erstprüfung? IFS Prüfungsver fahren Durchführung IP witness audit Ergebnis des IP witness audit positiv? Zulassung als IFS Auditor Im Fall des 2ten Verstoßes beginnt der IP Prozess nach der Zulassung als IFS Auditor von vorn. Seite 20 von 24