2.1 Was ist PDF? Entwicklung Merkmale von PDF Trends und Entwicklungen 5

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1 Universität Osnabrück Albrechtstr Osnabrück Fach: Informatik Seminar: Web-Publishing Wintersemester 2003/04 Seminarleiter: Prof. Dr. Vornberger THEMA: PDF (Portable Document Format) Verfasser: Christian Peucker Mark Lampe Studiengang: Mathematik / Informatik 5. Semester

2 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG 1 2 DAS PDF-FORMAT Was ist PDF? Entwicklung Merkmale von PDF Zusammenfassung 4 3 WARUM EIN PORTABLES DATENFORMAT? Trends und Entwicklungen Vorteile von PDF Plattformunabhängigkeit Datenkomprimierung & Transferkosten epaper Lösung Sicherheit und Verschlüsselung Vergleich von HTML und PDF Nachteile von PDF 9 4 DARSTELLUNG IM WEB-BROWSER 10 5 ADOBE PROGRAMME UND IHRE FUNKTIONEN / MÖGLICHKEITEN Adobe Reader Acrobat Distiller Erzeugen von PDF-Dokumenten Komprimierung mit dem Distiller Einbetten von Schriften Farbe Adobe Acrobat Überblick Adobe Acrobat in Action PDFMaker Web-Capture eformulare Erstellen von PDF-Formularen Nutzung von PDF-Formularen Werkzeugleiste - Feldtypen von PDF-Formularen Schaltflächen (Push Buttons) Checkboxen und Radio Buttons Comboboxen 21 Seminar: Web-Publishing Seite i

3 Listboxen Textfelder Digitale Unterschrift Beispiel eines Formulars in PDF Optionen für das Senden von Formulardaten-Export Verarbeiten von PDF-Formularen Dokumentenschutz Öffnen und Bearbeiten einschränken Einschränkungen und Sicherheit anzeigen Konvertierungseinstellungen in Office-Anwendungen Multimediaelemente Weitere Programmteile Werkzeugleiste Zusammenfügen von mehreren Dokumenten Lesezeichen Piktogramme Kommentare Notiz-Werkzeug Textbearbeitung Stempel Text hervorheben Werkzeugleiste - Erweitertes Kommentieren Suchfunktion Digitale Signatur LaTeX Was ist LaTeX? Was soll ich damit? Was brauche ich? Der Weg eines LaTeX-Dokumentes Die erste TeX-Datei Ghostview / Ghostscript Was ist Ghostview überhaupt? Wie erzeuge ich PostScript-Dateien? PS-Druckertreiber PDF PDF Mailer Kostenlose PDF-Erstellung durch Adobe 41 6 FAZIT 42 7 QUELLENVERZEICHNIS Literatur Weitere Quellen 43 Seminar: Web-Publishing Seite ii

4 1 Einleitung Der Austausch von Dokumenten auf elektronischem Wege ist heute gängige Praxis. Die Zeiten, als Daten ausschließlich per Post, Fax oder Telefon übermittelt wurden, sind längst vorbei. Zum einen können Dokumente per versendet werden, zum anderen lassen sie sich im Internet hinterlegen und von dort herunterladen. Insbesondere moderne und zeitgemäße Unternehmen nutzen das Internet, um mit Geschäftspartnern und Kunden weltweit elektronische Dokumente schnell und einfach online auszutauschen. Aber was nützt der schnellste Datenaustausch, wenn der Empfänger das Dokument nicht öffnen kann, weil er nicht die erforderliche Software auf seinem PC installiert hat oder gar mit einem anderen Betriebssystem (UNIX, Linux, OS/2, Mac OS) arbeitet. Adobe schreibt auf seiner Web-Seite: Selbst bei denselben Anwendungen kann es sein, dass Dokumente nicht korrekt geöffnet werden können. Es wurden verschiedene Versionen verwendet, oder die Schriftarten, die bei der Erstellung des Dokuments verwendet wurden, fehlen. In diesem Fall kann das, was man sieht, sich vom Originaldokument stark unterscheiden, und das kann möglicherweise die Firmenidentität oder das Markenbild beeinflussen. Zur Vermeidung solcher Probleme bei der elektronischen Weitergabe von Dokumenten hat die Firma Adobe einen weltweiten Standard geschaffen: das PDF- Format (Portable Document Format). Dieses stellt die ideale Lösung zum Austausch von Dokumenten innerhalb und außerhalb eines Unternehmens, innerhalb eines Netzwerkes sowie im Internet dar. Zum Lesen und Drucken von PDF-Dateien genügt der kostenlose Adobe Reader, welcher für alle gängigen Betriebssysteme online verfügbar ist. Zum Erstellen von PDF-Dokumenten wird allerdings das kostenpflichtige Programm Adobe Acrobat benötigt, auf dessen Funktionen später genauer eingegangen wird. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 1

5 2 Das PDF-Format 2.1 Was ist PDF? Adobe ist der bereits seit über 10 Jahren weltweit erfolgreich eingesetzte De-facto-Standard für den zuverlässigen und sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten aller Art. Adobe PDF ist ein universelles Dateiformat, das Schriftarten, Bilder, Grafiken und Layout jedes Ausgangsdokuments beibehält, unabhängig von der Anwendung und der Plattform, die zur Erstellung verwendet wurden. So stellt der Hersteller sein Produkt vor. Mit Hilfe von PDF können alle auf Papier basierenden Dokumente in elektronische Form umgewandelt werden, ohne dabei Gefahr zu laufen, dass das Original-Layout in irgendeiner Weise verfälscht wird. Dabei ist es egal, ob es sich um ein gescanntes Bild, eine aufwendige Grafik oder um eine Broschüre handelt, alle Dokumente können in PDF beschrieben werden. Ein PDF-Dokument kann neben reinem Text verschiedene weitere Elemente aufweisen, wie z.b. Grafiken, Bilder, Audio- und Video-Dateien, und andere Multimedia-Elemente. Weiterhin können auch technische Informationen enthalten sein, die beispielsweise die Navigation innerhalb eines Dokumentes erleichtern. Dazu zählen Sprungmarken, also interne Links, sowie externe Links und miniaturisierte Seitenvorschauen, so genannte Piktogramme. PDF muss aber in erster Linie als Endformat angesehen werden, das heißt PDF steht üblicherweise am Ende der Bearbeitungskette. Die Dokumente werden in einem Textverarbeitungs- oder Publishing-Programm erstellt und dann zur Veröffentlichung, Archivierung oder Verteilung in PDF umgewandelt. 2.2 Entwicklung Die Entwicklung von PDF hat, wie schon viele andere Erfindungen, im Silicon Valley in Kalifornien ihren Ursprung. In den 80er Jahren entwickelten Dr. Chuck Geschke und Dr. John Warnock die Seitenbeschreibungssprache PostScript (PS), die als mächtige Sprache zur hardwareunabhängigen Beschreibung gedacht war. Sie wurde 1985, drei Jahre nach der Gründung der Firma Adobe Systems Inc., auf den Markt gebracht. Während bis dahin im Druckbereich ein großes Sprachgewirr herrschte, da jeder Drucker seine eigenen Programme und Treiber benutzte, um die Buchstaben und Zeichen des Computers auf Papier zu bringen, gab es damit zum ersten Mal einen Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 2

6 Standard, der nicht von einem Druckerhersteller stammte. Obwohl die Druckerhersteller auch heute noch zur Verwendung von PostScript Lizenzgebühren an Adobe entrichten müssen, wurde schnell eine große Akzeptanz und eine daraus folgende schnelle Verbreitung dieses Formats erreicht. Dies ging sogar so weit, dass das PostScript-Format zu einem Industriestandard wurde. Eine revolutionäre Neuerung war, dass die Seite bei PostScript nicht mehr als Sammlung von Druckpunkten übertragen wird, sondern als Vektoren, die ein zu zeichnendes Objekt beschreiben. Wenn eine DIN-A4-Seite vorher aus einem Megabyte Bildpunkten beschrieben wurde, so reicht es nun, für eine Hintergrundfläche die vier Eckkoordinaten eines Rechtecks zu übergeben. Der im Drucker eingebaute PostScript-Interpreter ermittelt dann die Druckpunkte der zu druckenden Seite. Der große Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass eine so beschriebene Seite unabhängig von einem Gerät ist und auch beliebig skaliert, also vergrößert oder verkleinert werden kann, ohne dass unschöne Rastereffekte auftreten. PDF ist eine Weiterentwicklung von PostScript und wurde 1993 zum ersten Mal der Öffentlichkeit vorgestellt. Seitdem ist es auch tatsächlich Standard. Auf Gemeinsamkeiten sowie Unterschiede zwischen den beiden Formaten wird im Folgenden Kapitel eingegangen. 2.3 Merkmale von PDF Da das PDF-Format auf dem bewährten PostScript-Format aufbaut, gibt es natürlich Gemeinsamkeiten: PDF arbeitet mit dem gleichen Grafikmodell, wie PostScript. PostScript-Dateien lassen sich sehr einfach in PDF-Dateien konvertieren und umgekehrt. PDF und PostScript sind darauf optimiert, die Seiten exakt zu beschreiben, um unter jedem Betriebssystem, auf jedem Rechner und von jedem Hardwareinterpreter identisch wiedergegeben zu werden. In den neueren Versionen von PDF lässt sich eine sehr hohe Qualität erreichen, so dass man beide in der Druckvorstufe verwenden kann. Auch das PDF-Format ist für Gerätehersteller lizenzpflichtig, d.h. wenn sie PDF nutzen wollen, müssen sie Lizenzgebühren bezahlen. Trotz dieser Übereinstimmungen gibt es wesentliche Unterschiede zwischen diesen beiden Dateitypen. PDF besitzt im Vergleich zu PostScript viele neue und innovative Eigenschaften, die es in den meisten Anwendung gegenüber PostScript überlegen machen. Einige werden im Folgenden näher erläutert. PDF ist zwar im Gegensatz zu PostScript keine Programmiersprache es gibt keine Schleifen, Abfragen und andere Kontrollstrukturen und daher ist PDF nicht ganz so flexibel wie PostScript, aber es ist effizienter: die erzeugten Dateien sind kleiner und lassen sich leichter auswerten. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 3

7 PDF-Dateien sind objektorientiert aufgebaut: jedes Objekt wird als einzelnes Element des Dokumentes behandelt und somit werden auch seine individuellen Eigenschaften gespeichert. Der Inhalt einer PDF-Datei ist stark gegliedert: Es gibt Verzeichnisse für alle enthaltenen oder erforderlichen Elemente; so ist beispielsweise für jede Seite leicht zu ermitteln, welche Schriften oder Bilder benötigt werden. Werden Objekte mehrfach verwendet, müssen sie trotzdem nur einmal in der Datei gespeichert werden. Am Ende der Datei befindet sich das Haupt- Inhaltsverzeichnis, in dem die absoluten Byte-Positionen der enthaltenen Objekte gespeichert sind. Objekte können an beliebigen Stellen gespeichert sein, beispielsweise können die Teile der ersten Seite über die ganze Datei verstreut sein. Durch die hierarchische Struktur der Datei können sie jedoch schnell eingesammelt werden. Das Hauptverzeichnis verweist auf die Seitenverzeichnisse, diese wiederum auf untergeordnete oder allgemeine Verzeichnisse, usw. PostScript-Dateien hingegen sind sequentiell aufgebaut: Die Daten folgen nacheinander in der Reihenfolge, wie sie benötigt werden, jedoch ohne gegenseitige Zuordnung. Sie müssen daher von Anfang bis Ende abgearbeitet werden. Folglich können einzelne Seiten einer PS-Datei nur schwer editiert oder gar entnommen werden. Das PDF-Format ist offen gelegt, so dass die Entwicklung von Software-Werkzeugen rund um PDF jedermann möglich ist. Dazu liefert Adobe eine Development Kit und für zahlreiche Funktionen gibt es Zusatzmodule als Plugins. Darüber hinaus können PDF-Dokumente Objekte für Interaktionen, wie zum Beispiel Hyperlinks und Multimediaeffekte, enthalten. Dieses ist bei PostScript-Dokumenten nicht möglich. 2.4 Zusammenfassung Insgesamt lässt sich sagen, dass alle Vorteile von PostScript in das PDF-Format übernommen wurden, aber ohne seine Nachteile. Einen abschließenden Vergleich zwischen beiden Formaten bietet die folgende Tabelle. Format PostScript PDF Standardformat Ja Ja Erweiterbarkeit Ja, da Programmiersprache Nein, aber nur durch Adobe Editierbarkeit Nur im Erzeugerprogramm Mit Adobe Acrobat Dateigröße Relativ groß Gering (bei Kompression) Voransicht Eingeschränkt Mit Adobe Reader Multimediafähig Nein Ja Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 4

8 3 Warum ein portables Datenformat? 3.1 Trends und Entwicklungen Geschäftsprozesse im Zeitalter von Internet und werden zunehmend online abgewickelt und damit bewegt sich eine Vielzahl von papierbasierenden Dokumenten Schritt für Schritt in das Internet, wie z.b. Formulare, Verträge, Mitteilungen, Broschüren, Präsentationen, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Bezüglich dieser Dokumente ist es wichtig, dass diese weiterhin lesbar bleiben, sicher sind und den Anforderungen eines modernen Unternehmens gerecht werden. Bei der Digitalisierung gibt es aber einige wichtige Bereiche zu beachten: Heterogene Arbeitsumgebungen: Konflikte zwischen unterschiedlichen Betriebssystemen und Anwendungen verhindern das Öffnen von Dokumenten oder machen diese unbrauchbar, da entscheidende Elemente, wie Schriftarten, Bilder oder Tabellen, fehlen. Zuverlässigkeit: Die optische Integrität des Dokumentes muss erhalten bleiben. Unterschiedliche Arbeitsumgebungen dürfen nicht zu einer veränderten Bildschirm- oder Druckdarstellung führen. Sicherheit: Dokumente sollten vor unerlaubten Zugriff, vor Manipulation oder unerlaubter Vervielfältigung geschützt werden können. Mit dem Einsatz von PDF erhalten die Anwender einen gemeinsamen Standard für den Dokumentenaustausch. 3.2 Vorteile von PDF Dass sich das PDF-Format sehr rasch verbreitete und zu einem Standard wurde, hat es nicht zu letzt seinen Vorteilen zu verdanken. Diese sind vor allem beim Web- Publishing der Grund, warum es sich auch in diesem Bereich mehr und mehr durchsetzt Plattformunabhängigkeit Da sich neben Microsoft Windows immer mehr Betriebssysteme wie Linux oder MacOS etablieren, ist es wichtig auf Formate zu setzen, die ohne langwierige Konvertierungen, bei denen es zu Layoutveränderungen oder gar zu Informationsverlusten kommen kann, auf jedem System gelesen oder erstellt werden können. So gibt es zwar inzwischen Office Programme wie OpenOffice, das für die gängigsten Plattformen verfügbar ist und beispielsweise Microsoft Office Dateien wie Word lesen und schreiben kann, jedoch treten auch hier noch Darstellungsfehler auf. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 5

9 Im Gegensatz dazu sind PDF-Dateien völlig unabhängig von Programmen und Betriebssystemen, auf denen sie erstellt wurden. Denn alle in einem Dokument verwendeten Elemente werden integriert, so gibt es z.b. die Möglichkeit sämtliche Schriften in ein Dokument einzubetten. Ein Dokumentenaustausch von einem Windows- auf einen Linux-Rechner kann problemlos ausgeführt werden. Mit Hilfe des Acrobat Readers, der für alle gängigen Betriebssysteme kostenlos verfügbar ist, können die PDF-Dateien im Originalerscheinungsbild inklusive der Grafiken und Schriften angezeigt, nach Wörtern durchsucht und ausgedruckt werden Datenkomprimierung & Transferkosten Beim Austausch elektronischer Dokumente, vor allem beim Web-Publishing spielt die Datenmenge eine entscheidende Rolle. Eine Broschüre mit vielen Bildern ist schnell einige hundert Megabyte groß und damit für den Austausch, auch heutzutage bei immer schneller werdenden Internetverbindungen, ungeeignet. Das PDF-Format ist optimal für Komprimierungen ausgerichtet. Durch eine Reihe von Kompressionstechniken reduzieren PDF-Dateien die Dateigröße im Vergleich zu PostScript um bis zu ca. 90%. Sogar Word-Dateien und reine Text-Dateien werden durch verschiedene Kompressionsalgorithmen, die nicht nur Grafiken, sondern auch Text, reduzieren, komprimiert. Dadurch kann die Datei wesentlich leichter archiviert und übermittelt werden Übertragungsgeschwindigkeit in min. (DSL: 768 Kbits/s) 2 PostScript (100 MB) PDF (12 MB) Mit der Verwendung von PDF lassen sich nicht nur die Portokosten für den herkömmlichen Posttransfer einsparen, sondern sogar die Transferkosten über das Internet bei merklich schnellerer Übermittlung minimieren. Beispielsweise würde der Transfer einer 100 MB großen PostScript-Datei mit einer DSL-Verbindung (768 kbit/s) ca. 16 Minuten dauern. Die gleiche in PDF konvertierte Datei - jetzt nur noch 12 MB groß - würde jedoch nur ca. 2 Minuten in Anspruch nehmen. Auch beim Druck ist die Datenkomprimierung von Vorteil: Denn es muss nur ein Bruchteil der Datenmenge an das Ausgabegerät gesendet werden. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 6

10 3.2.3 epaper Lösung Obwohl immer mehr Dokumente und Informationen digitalisiert werden, bietet Papier im Vergleich zu elektronischen Medien immer noch einige Vorteile im Handling. Auf Papier lässt sich schließlich schreiben und das Geschriebene ohne irgendwelche Voraussetzungen lesen. Doch der große Nachteil liegt in den hohen Kosten für die Übermittlung von Papierdokumenten. Das Duplizieren und Verteilen solcher Dokumente geschieht mit großen Personalaufwand; sie müssen per Hand kopiert außerdem per Post oder Kurier versandt, gefaxt oder auch manuell im Unternehmen verteilt werden. Diese enorme Arbeitsleistung ist oft damit verbunden, dass Informationen gar nicht verteilt werden oder bestenfalls mit einem Zeitverzug bei den Empfängern eintreffen. Folglich fehlen dem Unternehmen, dem einzelnen Mitarbeiter oder gar dem Kunden wichtige Informationen. Mit den Möglichkeiten von PDF wird diese Informationsbarriere überwunden und eine Brücke zwischen digitalen und auf Papier basierenden Informationen geschaffen, das so genannte epaper (zu deutsch: elektronisches Papier). Verschiedene Informationen werden elektronisch gespeichert und in leicht zugänglichen PDF-Dateien online an den oder die Empfänger weitergegeben. Dies alles geschieht mit geringem Kosten- und Zeitaufwand, setzt man dabei die herkömmliche Verteilung per Papier als Maßstab an. Die Benutzer haben aber weiterhin die Möglichkeit mit den Dokumenten fast so zu arbeiten, als seien sie auf Papier gedruckt. Zudem hilft PDF den Unternehmen Druck- und Distributionskosten einzusparen oder zu minimieren, wenn es darum geht, Dokumente zu verteilen, die häufig aktualisiert oder geändert werden müssen. Als bestes Beispiel dienen hierfür Handbücher, Broschüren oder Preislisten. Mit Hilfe von PDF können derartige Dokumente komprimiert und in einheitlicher Form im Internet veröffentlicht werden. Somit kann je nach Bedarf die aktualisierte Information herunter geladen, angesehen oder ausgedruckt werden. Dabei ist eine plattformunabhängige und originalgetreue Darstellung auf dem Bildschirm und beim Druck gewährleistet, was bei der Anwendung des HTML-Formats nicht der Fall wäre, da hier unterschiedliche Browser und diverse Einstellungen zu Verfälschungen des Originals führen können. Mittlerweile werden sogar Bücher auch als so genannte ebooks, also Bücher, die sich am Bildschirm oder in kleinen Standalone-Geräten lesen lassen, angeboten. Der Kunde hat die Möglichkeit sich das Buch nicht in herkömmlicher Papierform, sondern als elektronische Version, die dann aus dem Internet herunter geladen werden kann, zu bestellen. Die dadurch entstehenden Kosteneinsparungen werden dabei teilweise an den Kunden weitergegeben. Als Nachteil stellt sich jedoch die (fast) unkontrollierbare Weitergabe der ebooks dar. Zur Bezahlung der aus dem Internet bezogenen Bücher wurde zwar ein aufwendiges Digital-Rights-Managment geschaffen, durchgesetzt hat es sich aber trotz aller Anstrengungen bis heute nicht. Folglich kann die Weitergabe diese mit Restriktionen versehenen Dateien an sich nicht vollständig unterbunden werden Sicherheit und Verschlüsselung Beim Datenaustausch und insbesondere beim Web-Publishing spielt die Sicherheit eine entscheidende Rolle. Änderungen an dem Original sind meist unerwünscht. Und Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 7

11 auch nicht jede Information ist für jedermann bestimmt. Mit HTML- oder Word- Dokumenten ist man hiermit nicht auf der sicheren Seite. Zwar können Word- Dokumente mit einem Passwort gesperrt werden, jedoch gibt es nicht Möglichkeit Änderungen am Dokument zu unterbinden, auch wenn der Benutzer das Passwort kennt. Außerdem werden alle Anwender ausgeschlossen, die nicht das teure Microsoft Office-Programm auf dem Rechner installiert haben. Überdies geht von HTML- und Word-Dokumenten eine nicht zu unterschätzende Viren-Gefahr aus. Das PDF-Format ist bis auf einen Vorfall vor solchen Viren verschont geblieben. Adobe Acrobat bietet die Möglichkeit wichtige Dokumente zu schützen. Mit Hilfe der so genannten Kennwortsicherheit können PDF-Dateien verschlüsselt und durch Passwort mit Beschränkungen versehen werden, um zu verhindern, dass unbefugte Personen das Dokument öffnen oder ändern. Des Weiteren kann man bestimmte Teilfunktionen, wie z.b. Drucken, Kopieren von Text oder Grafik, Konvertieren in andere Formate oder Hinzufügen von Anmerkungen, verbieten. Als Verschlüsselung setzt Adobe Acrobat den RC4-Algorithmus ein. Adobe lizenzierte dieses undokumentierte Verfahren der Firma RSA Data Security. Eine detaillierte Spezifikation wurde jedoch nie veröffentlicht. Dies jedoch stellt sich als Nachteil für Dritthersteller heraus, da sie nicht die Möglichkeit haben, Programme zu entwickeln, die so verschlüsselte PDF-Dokumente öffnen können Vergleich von HTML und PDF Die konzeptionellen Unterschiede der Formate HTML und PDF sind heutzutage weiterhin spürbar, obwohl sich beide immer mehr annähern. Beispielsweise ist die Hypertext-Funktionalität bei beiden Formaten sehr ausgeprägt. Durch einen Vergleich von HTML und PDF ergeben sich einige Nachteile von HTML, die zugleich als Vorteile von PDF gelten können. Das Dokumentenformat HTML (Hypertext Markup Language) entstand aus der Sprache SGML und ist relativ einfach gehalten. Es eignet sich allerdings nicht zum Strukturieren umfangreicherer Dokumente z.b. kompletter Bücher, denn Strukturmerkmale lassen sich nur sehr begrenzt damit darstellen und sind meist eng mit Layout-Konventionen verknüpft, die einem Strukturelement, wie einer Kapitelüberschrift, eine ganz bestimmte Darstellung zuordnen. Aber es war auch gar nicht das Ziel, mit HTML komplexe Layouts von Dokumenten zu beschreiben. HTML ist darauf optimiert, möglichst wenig Übertragungsbandbreite zu beanspruchen, so dass die Dokumente relativ klein sind. Ein HTML-Dokument besteht meist aus mehreren Ressourcen, die einzeln angefordert und übertragen werde, z.b. Bilder stellen einzelne Dateien dar. Wenn man nur die HTML-Datei speichert oder kopiert und weitergeben möchte, hat man ein unvollständiges Dokument, in dem z.b. die Bilder fehlen. In PDF stellt das jedoch kein Problem dar, hierbei werden alle Elemente, die zur Anzeige und Interaktion benötigt werden, in einer einzigen Datei gespeichert Zudem ist HTML dafür optimiert, auf dem Bildschirm optimale Lesbarkeit zu garantieren. Das Aussehen der in HTML beschriebenen Dokumente ist nicht eindeutig festgelegt, es variiert zwischen den verschiedenen Browsern, bei Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 8

12 unterschiedlichen Bildschirmauflösungen und natürlich unter verschiedenen Betriebssystemen. Überdies sind durch diese Optimierung für Bildschirme Ausdrucke, vor allem mit Bildern, qualitativ eher schlecht. Da keine Schriften eingebettet werden sind die Gestaltungsmöglichkeiten in diesem Bereich zusätzlich noch sehr begrenzt. Auch in diesem Bereich kann PDF punkten, da man mit diesem Format Optimierungen für verschieden Bereiche vornehmen kann. 3.3 Nachteile von PDF Wie schon erwähnt, sollte PDF als Endformat angesehen werden und nicht als Format, das der Weiterverarbeitung dient. Und das aus gutem Grund. Ein Nachteil ist nämlich, dass große, seitenweise Änderungen an PDF-Dokumenten nur schwer vorgenommen werden können, da kaum Strukturinformationen in einer PDF-Datei gespeichert werden, also einfach nicht vorhanden sind. Text ist dort größtenteils eine Ansammlung von Zeilen. Z.B. werden beim seitenübergreifenden Kopieren eventuell vorhandene Fußzeilen einfach mitkopiert. Auch gestaltet sich das Einfügen von weiteren Zeilen als recht schwierig, da z.b. kein automatischer Seitenumbruch vorgenommen wird. Änderungen am Layout sind sogar gänzlich unmöglich. Jedoch arbeitet Adobe an dem Problem der Strukturinformationen, so dass in der jetzigen Version 6 schon Ansätze von Struktur in Dokumenten vorhanden sind. Zudem ist in zukünftigen Versionen vorgesehen, noch mehr Informationen dieser Art einzubringen. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 9

13 4 Darstellung im Web-Browser Wird ein PDF-Dokument direkt über einen Link im Web-Browser aufgerufen, erhält man durch ein Dialog-Fenster die Möglichkeit, die Datei auf Festplatte zu speichern oder durch eine so genannte Helper Application, also ein externes Programm, aufzurufen. In den meisten Fällen wird es sich dabei um den Adobe Reader handeln. Das externe Programm, das aufgerufen wird, erkennt der Browser anhand des MIME-Type application/pdf, über den festgelegt ist, welches Dateiformat mit welchem Programm geöffnet werden soll. Eine weitere Möglichkeit ist, dass über ein Plugin bzw. ein ActiveX-Control das PDF- Dokument geladen und angezeigt wird. Dabei wird die PDF-Datei direkt durch Tags in HTML eingebettet. Beim Internet Explorer sind das entweder der <object>-tag oder der <iframe>-tag und bei Netscape / Mozilla der <embed>-tag. Opera unterstützt leider keine Plugins oder ActiveX-Controls zum Anzeigen von PDF- Dateien. Möchte man eine browserübergreifende Lösung erzielen, muss man die Tags schachteln, wie im Screenshot zu sehen ist. Dabei wird der <embed>-tag in den <object>-tag eingeschachtelt. Netscape / Mozilla wertet nur den <embed>-tag aus, und der Internet Explorer ignoriert den <embed>-tag. Beim Drucken der Web-Seite gibt es immer noch nicht die Möglichkeit, dass das eingebettete PDF-Dokument mitgedruckt wird. Anstelle des PDF-Dokuments erscheint eine weiße Fläche auf dem Ausdruck. Die PDF-Datei muss also gesondert gedruckt werden. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 10

14 Durch die Byte-Serving-Technologie, bzw. das Byte Range Retrieval Extension to HTTP -Protokoll ist es möglich PDF-Dokumente auch seitenweise von einem Web- Server zu laden bzw. das Dokument im Hintergrund zu laden, während die erste Seite betrachtet wird. Damit dieser Vorgang erfolgreich ablaufen kann, müssen jedoch verschiedene technische Voraussetzungen erfüllt sein. Sowohl eingesetzter Web-Browser wie auch der Web-Server müssen die Byte-Range-Technologie unterstützen. Dies ist jedoch bei allen Netcape- / Mozilla-Browsern und dem Microsoft Internet Explorer der aktuellen Generation, sowie bei den aktuelle Web- Server der Fall. Zu guter Letzt müssen auch die PDF-Dokumente so strukturiert sein, dass sie ein seitenweises Laden ermöglichen. Diese sehr sinnvolle und zeitsparende Technik ist also überall möglich und eine derartige Optimierung ist inzwischen in fast allen PDF-Dokumenten vorhanden. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 11

15 5 Adobe Programme und ihre Funktionen / Möglichkeiten Im Zusammenhang mit PDF-Dateien gibt es zwei grundverschiedene Arten von Programmen: Die Anzeige-Programme, mit denen sich erstellte PDF-Dateien auf Computer darstellen lassen, und Programme zum Erzeugen von PDF. Die Firma Adobe hat zum Erstellen von PDF-Dateien eine Programmpalette namens Acrobat auf den Markt gebracht. Adobe Acrobat gibt es in den Versionen Standard und Professional, zusätzlich für Großunternehmen noch die Version Elements, die sich in Funktionalität und Preis unterscheiden. Des Weiteren stellt Adobe mit dem Adobe Reader ein entsprechendes Anzeigeprogramm kostenlos zur Verfügung. Im Folgenden wird auf einzelne Teile der Palette eingegangen. 5.1 Adobe Reader Adobe Reader, früher bekannt als Acrobat Reader, ist eine spezielle Software zum Lesen von PDF-Dateien und ist für nahezu alle Betriebssysteme im Internet unter der Adresse kostenlos erhältlich. Derzeit befinden sich, laut Adobe, weltweit über 500 Millionen Exemplare von Adobe Reader im Einsatz. Mit Hilfe des Adobe Readers kann man sowohl lokal auf dem eigenen PC gespeicherte PDF-Dateien als auch mit Unterstützung eines Web- Browsers online im Internet angebotene PDF-Dateien betrachten. Doch der Adobe Reader ist letztendlich mehr als nur ein Betrachtungswerkzeug. Der Benutzer kann sich mit Hilfe von Lesezeichen und Sprungverweisen bequem im gesamten Dokument bewegen. Durch Anklicken des Lesezeichens im linken Navigationsfenster wird die entsprechende Seite angezeigt. Des Weiteren helfen dem Betrachter so genannte Piktogramme (auch Thumbnails genannt), die eine Miniaturansicht der Seite darstellen, um Grafiken, Tabellen und Diagramme schnell Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 12

16 zu finden. Voraussetzung für beide Navigationshilfen ist, dass bei der Erstellung des PDF-Dokuments diese Funktionalitäten berücksichtigt wurden. Mit den eingebauten Suchfunktionen können Textbausteine im aktuellen Dokument schnell ausfindig gemacht werden. Die Einstellungen für die Betrachtung am Monitor, z.b. der Vergrößerungsfaktor, können wie in jedem anderen Textverarbeitungsprogramm vom Leser selbst frei gewählt werden. Textabschnitte, Tabellen und Grafiken lassen sich kopieren und in ein anderes Anwendungsprogramm übertragen, falls dies vom Autor des PDF-Dokuments zugelassen wurde. Für den Fall, dass ein Dokument wieder zu Papier werden soll, kann es mit dem Adobe Reader ausgedruckt werden. 5.2 Acrobat Distiller Der Acrobat Distiller ist Teil von Acrobat, kann aber als eigenständiges Programm angesehen werden. Mit seiner Hilfe lassen sich aus jeder beliebigen Anwendung PDF-Dokumente erstellen. In Microsoft Office Programmen, gibt es noch speziell den PDFMaker, eine Sammlung von Makros, zur PDF-Erstellung, die (aber) auch auf Acrobat Distiller aufbauen (hierzu später mehr). Der Acrobat Distiller arbeitet wie der Name schon sagt wie ein Destilliergerät. Er filtert die wichtigsten Daten heraus und eliminiert unnötige Befehle, da er einen vollständigen PostScript-Interpretor enthält. Die PDF-Erstellung läuft somit in zwei Schritten ab: Drucken in eine PostScript-Datei Destillieren der PostScript-Datei Alle Eigenschaften des Dokuments, beispielsweise Layout, Schriften, Schriftgrößen, definierte Farben, Tabellen, Bilder, Hyperlinks oder ähnliches bleiben bei der Konvertierung erhalten. In den nächsten Punkten werden die verschiedenen Funktionen und Möglichkeiten des Acrobat Distillers näher vorgestellt. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 13

17 5.2.1 Erzeugen von PDF-Dokumenten Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten eine PDF-Datei über den Distiller zu erzeugen. Der einfachste Weg erfolgt über die Drag-and-Drop -Methode. Die gewünschte Datei wird mit der Maus direkt in das Fenster des Distillers gezogen. Die zweite Möglichkeit geschieht über die Menüleiste des Distillers. Wie in jedem anderen Programm kann die gewünschte Datei einfach über den Menüpunkt Datei - > Öffnen aktiviert werden. Die eleganteste Methode ist die Zuführung über einen vom Distiller überwachten Ordner. Das heißt, nach der Zuweisung einer bestimmten Festplatte legt der Distiller einen IN - und einen OUT -Ordner an. Somit kann aus jedem beliebigen Programm eine gewünschte Seite über das Druckmenü auf den Distiller geschickt werden. Im IN - Ordner läuft die gerippte PostScript-Datei ein und nach der Konvertierung erscheint im OUT -Ordner die erstellte PDF-Datei. Der Vorteil der überwachten Ordner besteht zum einem darin, dass dieser auf einem beliebigen Rechner im Netzwerk (z.b. File Server) angelegt werden kann, zum anderen wird der einzelne Arbeitsplatz entlastet, da die PDF-Datei auf dem Arbeitsplatzrechner konvertiert wird Komprimierung mit dem Distiller Im Distiller gibt es hervorragende Einstellungen, um Dateien in Ihrer Größe zu reduzieren. Für die automatische und manuelle Komprimierung stehen zwei Varianten zur Verfügung. Die JPEG-Komprimierung eignet sich vor allem für Bilder mit kontinuierlichen Farbübergängen (zum Beispiel Fotos). Bei dieser Methode fasst der Distiller alle Daten zusammen, die mit bloßem Auge nicht mehr erkennbar sind. Hierbei kann man zwischen fünf Qualitätsstufen wählen, von minimaler bis maximaler Qualität. Es muss aber dabei beachtet werden, dass mit zunehmenden Komprimierungsgrad die Qualität und Darstellungsgenauigkeit abnimmt. Eine andere Methode ist die ZIP-Komprimierung. Diese eignet sich für Bilder, die im Schwarz- Weiß-Modus oder als Bitmap abgespeichert sind, aber auch für einfarbige Flächen oder harte Farbübergänge. Die ZIP-Komprimierung arbeitet verlustfrei, ist daher aber auch nicht so effizient wie die JPEG-Methode. Wenn man im Distiller die automatische Komprimierung wählt, versucht er für jedes einzelne Bild die optimale Komprimierungsmethode zu wählen. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 14

18 5.2.3 Einbetten von Schriften Schriftenprobleme sind Vergangenheit, da mit dem Distiller (ab der Version 4.0) alle Fonts (= Schriftarten) in das PDF-Dokument eingebettet werden, sowohl PostScript- Fonts als auch TrueType-Schriften. Falls beim Erstellen eines PDF-Dokuments doch eine Schrift fehlen sollte, erscheint im OUT -Ordner eine Log-Datei, die genau den fehlenden Schriftsatz mit allen Auszeichnungen (Kursiv, Bold, oder ähnlich) definiert. Wird die Warnung des Distillers ignoriert, simuliert Acrobat den fehlenden Font. Dies funktioniert allerdings nur bei normalen Schriften. Ungewöhnliche Fonts können nicht befriedigend dargestellt werden, wie auch nachfolgende Abbildung zeigt Farbe Im Distiller können Farben entweder unverändert übernommen oder über Standard- Profile neu definiert werden. Dies bedeutet, dass eine im RGB-Modus angelegte Seite (zum Beispiel fürs Internet) in ein PDF-Dokument im CMYK-Modus konvertiert werden kann, da man die Seite vielleicht für den Bedarf in einer Druckerei benötigt. Vorab kann im Druckertreiber festgelegt werden, welche Farb-Profile der Anwender verwenden möchte. Standard-Einstellungen sind RGB-Modus, Graustufen- und Schwarz-Weiß-Modus. Über das Druckmenü kann die gewünschte Option einfach ausgewählt werden. 5.3 Adobe Acrobat Überblick Adobe Acrobat Elements Adobe Acrobat 6 - Standard Adobe Acrobat 6 - Professional Adobe bietet mit dem Paket Acrobat Professional, derzeit in der Version 6, eine Software mit einer breiten Funktionspalette an, um PDF-Dokumente zu erstellen und zu editieren. Außerdem gibt es die Standard -Version, mit verminderten Funktionsumfang und die Elements -Version, die die allerwichtigsten Funktionalitäten bereitstellt und speziell für Großunternehmen konzipiert wurde. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 15

19 Eine Übersicht bietet die folgende Tabelle: Adobe Reader Acrobat Elements 6.0 Acrobat 6.0 Standard Acrobat 6.0 Professional Adobe PDF anzeigen und drucken Erstellung von Adobe PDF-Dateien aus Microsoft Office-Anwendungen mit einem Klick Verbesserte Dokumentsicherheit mit 128-Bit-Kodierung und Passwortschutz Werkzeuge zum Hinzufügen von Kommentaren und zur Koordination von Abstimmungsprozessen Zusammenfügen von Dokumenten aus verschiedenen Anwendungen in einer einzigen Adobe PDF-Datei Erstellung von Adobe PDF-Dateien aus AutoCAD, Microsoft Visio und Project (nur für Windows) mit einem Mausklick Erstellung von elektronischen Formularen Unterstützung von Ebenen in technischen Zeichnungen Erweiterte Funktionen für die Anzeige, Navigation und das Drucken großformatiger Dokumente Integrierte Werkzeuge für Preflights vor der Druckausgabe Produktpreis kostenlos 40 Euro / Lizenz (mind Lizenzen) 430 Euro 650 Euro Im Rahmen dieser Arbeit wird die Windows-Version von Adobe Acrobat Professional zugrunde gelegt. Das Programm bietet sehr viele Möglichkeiten und richtet sich wie der Name schon sagt an professionelle Anwender, die regelmäßig PDF-Dateien erstellen, nachbearbeiten und optimieren wollen Adobe Acrobat in Action In diesem Unterkapitel werden ein paar der wichtigsten Funktionen von Adobe Acrobat vorgestellt. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 16

20 PDFMaker In Microsoft Office Programmen lassen sich PDF-Dokumente mit Hilfe des PDFMakers erzeugen. Anderen Programmen außerhalb der Office-Palette steht dieses Makro nicht zur Verfügung. PDFMaker wird bei der Installation von Adobe Acrobat automatisch mit installiert. Mit dem PDFMaker können PDF-Dateien direkt aus Microsoft Office-Anwendungen heraus erzeugt werden. Bei der Installation fügt Adobe Acrobat in die Symbolleiste vorhandener Microsoft Office-Anwendungen In Adobe PDF konvertieren -Schaltflächen und in die Menüleiste ein Menü Adobe PDF ein. Mit Hilfe dieses Menüs und der Schaltflächen kann man die Konvertierungseinstellungen für die PDF-Dateien vornehmen, PDF- Dateien per verschicken und eine Vorabüberprüfung der per zu versendenden PDF-Datei veranlassen, ohne dazu erst die Microsoft Office- Anwendung verlassen zu müssen. Seminar: Web-Publishing 07. November 2003 Seite 17

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