Kurzanleitung Arbeiten mit tango WebConnect

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1 Kurzanleitung Arbeiten mit tango WebConnect Stand Copyright 2009 MarkStein Software Entwicklungs- und VertriebsGmbH D Darmstadt 1

2 tango team Zugriff über tango WebConnect Über den Webserver tango WebConnect von tango team kommunizieren Sie mit Ihren Kunden und Mitarbeitern. So können Externe auf dem PC oder Mac Texte im Layout bearbeiten, Bilder und Dateien hochladen und den Stand Ihrer Projekte sehen. Das Anmelden an das Redaktionssystem tango team geschieht in diesem Fall über einen Internet-Browser. Sie benötigen hierzu die Adresse (URL) sowie einen Zugangsnamen und Kennwort. Markieren Sie die Option SSL verwenden, um eine verschlüsselte Verbindung mit dem Server herzustellen (Standardeinstellung). Nach dem erfolgreichem Login sehen Sie in dem linken Browserbereich einen Navigations-Baum. Je nach Zugangsrechten kann dieser variieren: In tango WebConnect kann für jeden Benutzer ein anderer Startordner festgelegt werden, so dass dieser nur die ihm persönlich zugeordneten Publikationen und Projekte sieht. Der Startordner für Ihre Arbeit hat den Namen Publikationen. Unterhalb dieses Knotens sind die im System angelegten Publikationen aufgelistet. Dies können beispielsweise Zeitschriften, Bücher, Prospekte oder Flyer sein. Der darunter liegende Knoten in der Baum-Hierarchie bezeichnet die Projekte, bei Periodika sind dies die Ausgaben. Zu guter Letzt sehen Sie die sogenannten Dokumentordner. Diese verstehen sich als Behälter für alle Elemente, die für ein Teilprojekt (z.b. eine Strecke oder ein Kapitel) zu einem Dokument zusammengefasst werden. Im Beispiel links sehen Sie die Publikationen Bücher, Gesundheitsmagazin und Reisemagazin. Im Ordner Reisemagazin befinden sich die Unterordner Anzeigen und die Ausgaben 01_09 bis 03_09. In der Ausgabe 01_09 befinden sich die Dokumentordner 04_05, 06_09, 10_11 und Titel. Wenn Sie einen Dokumentenordner auswählen, sehen Sie im rechten Bereich die betreffenden Inhalte. Bilder und Artikel können Sie zum Bearbeiten oder als Kopie herunterladen und später wieder hochladen. Des 2

3 Weiteren können Sie hier auch neue Dateien (Bilder und Texte) in einen bestehenden Dokumentenordner hinzuladen. Unten sehen Sie nun ein Beispiel für die Inhalte eines Dokumentenordners und die Navigation im rechten Browserbereich. ❶ ❷ ❸ ❹ ❺ ❻ ❼ ❽ 3

4 ❶ Suche: Die Suche bezieht sich auf alle Ordner und Dateien innerhalb Ihres Hauptordners. Mit Klick auf das Lupen-Symbol öffnet sich das Suche-Fenster. Dort haben Sie folgende Möglichkeiten: Name geben Sie hier den Dateinamen ein, einen Bestandteil daraus oder lassen Sie das Feld leer, Dateiformat hier können Sie die Datei-Endung (Suffix) auswählen, Medientyp hier können Sie den Medientyp (Bild oder Text) auswählen, Allgemein/Selbst ausgelagert von anderen Personen oder Ihnen selbst heruntergeladene Dateien, Verschlagwortung hier können Sie ein oder mehrere (mit Wortzwischenraum voneinander abgetrennte) Schlagwörter eingeben. Auch nach hinterlegten Informationen, Benutzer der letzten Änderung, Änderungsdatum und Dateigröße können Sie suchen. Im Zweifelsfall lassen Sie die Felder leer. Das Ergebnis der Suche wird nach abgeschlossenem Suchlauf im unteren Teil angezeigt. Dort können Sie die Dateien oder den Ordner direkt anwählen. ❷ Hilfe: Hier finden Sie noch einmal einen kurzen Hilfetext, der die verschiedenen Funktionen von tango WebConnect erläutert. In der Hilfe wird auch angezeigt, mit welcher Version von tango WebConnect Sie gerade arbeiten. 4

5 ❸ Seitenvorschau: Wenn im aktuellen Dokumentordner bereits eine tango-layoutdatei (Zentraldokument) existiert, sehen Sie diese als Vorschau. Wenn Sie die Maus über dem Bild platzieren, sehen sie die Seite in einer vergrößerten Darstellung. Weitere Informationen zu der Seite stehen rechts neben der Vorschau. ❹ Die Bearbeitungsleiste enthält die vier Workflow-Funktionen Status (Zustände), Verschlagwortung, Infotext und Schloss-Symbol (Sperre). Die Vorgaben für die Status von Dateien, Projekten und Publikationen sind in tango team frei definierbar. Die Status ergeben sich aus dem gewünschtem Workflow. Meist steht dieser zu Beginn der Bearbeitung eines Artikels zuerst auf Entwurf oder Manuskript. Wenn Sie die Arbeit an Bildern oder Artikeln beendet haben, sollten Sie den Status nach der Bearbeitung hochsetzen. Es ist für eine Produktion von größter Wichtigkeit, dass Sie nach dem Hochladen oder Bearbeiten von Dateien den jeweils richtigen Status setzen! ❺ Hinter diesem Symbol steckt die Möglichkeit, Ordner und Dateien für eine spätere Suche in tango WebConnect zu verschlagworten. Sinn macht das Verschlagworten insbesondere bei Bild- Dateien. Um Stichwörter einzugeben gehen Sie in einen Dokumentordner und wählen eine Bild-Datei aus. Anschließend klicken Sie auf das Symbol Verschlagwortung bearbeiten. In dem sich nun öffnenden Fenster können Sie pro Zeile ein Stichwort eingeben. Nach Klick auf [OK] sehen Sie oben rechts im WebConnect- Fenster eine Übersicht der vergebenen Stichwörter. ❻ Der Infotext (Kommentar) ist die dritte Option bei den Workflow-Funktionen. Er dient als Gedankenstütze oder kann Informationen für nachgelagerte Aktionen enthalten. Muss beispielsweise eine spezielle Bildkorrektur ausgeführt werden, klicken Sie auf das Symbol und tragen in das Eingabefeld Bilder bitte freistellen ein. Somit ist für einen Bildbearbeiter (der ebenfalls auf den Server zugreift) sofort ersichtlich, wie er mit den Bildern verfahren soll. Vorhandene Einträge werden bei Ordnern durch ein zusätzliches i in der Ordnerspalte oder bei Dateien über das Info-Symbol angezeigt. Wenn man mit dem Mauszeiger über das Info-Symbol fährt, wird die Information eingeblendet. 5

6 ❼ Dies ist die Werkzeugleiste des Dokumentordners: Mit dem ersten Werkzeug können Sie neue Dateien auf den Server hochladen. Hierbei müssen Sie die Namenskonvention von tango WebConnect (maxi mal 28 Zeichen, keine Leer- und Sonderzeichen) einhalten. Mit dem zweiten Werkzeug können neue Ordner auf dem Server angelegt werden. Dies ist in der Regel beim Arbeiten mit tango team nicht erlaubt. Mit dem dritten Werkzeug können Ordner und Dateien umbenannt werden. Mit dem vierten Werkzeug können Ordner und Dateien gelöscht werden. Mit dem fünften Werkzeug können Ordner und Dateien auf dem Server verschoben werden. Nach dem Auswählen dieser Aktion werden Sie aufgefordert, den Zielordner für die Datei oder den Ordner anzuwählen. Mit dem sechsten Werkzeug können Ordner und Dateien innerhalb des Servers kopiert werden. Nach dem Auswählen dieser Aktion werden Sie aufgefordert, den Zielordner für die Datei oder den Ordner anzuwählen. Der Quellordner oder die Quelldatei bleibt am Ursprungsort erhalten. ❽ Über diese Symbole kann zwischen Listen- und Miniaturansicht gewechselt werden. Miniaturen sind vor allem beim Betrachten von Bildern hilfreich. Im unteren Bereich sehen Sie die verwalteten Dateien. Es kann sich hierbei um tango-artikel, Bilder oder auch Word-Dateien handeln. Den Dateityp erkennen Sie am Symbol und der Erweiterung (mxt, tif, jpg, doc usw.). Die Farbe des Quadrats hinter dem Dateinamen symbolisiert den Status. Die Farben und die Zuordnung zu dem jeweiligen Status werden beim Einrichten des Systems vergeben. In dem Beispiel oben sehen Sie anhand des Informationssymbols, dass für das Bild 35_04Kanada.tif Informationen eingetragen wurden. Durch Anklicken einer Datei gelangen Sie in einen weiteren Navigationsbereich, der Ihnen unter anderem erlaubt, die Datei zum Bearbeiten vom Server zu laden. 6

7 Externes Bearbeiten von Artikeln An dieser Stelle ist ein neues Symbol für Sie wichtig: Das Schloss zur Sperrung der gleichzeitigen Benutzung von Dateien. Wenn ein Benutzer eine Datei zur Bearbeitung herunterlädt, muss die Datei für andere Benutzer als in Verwendung markiert werden. Dies geschieht über das Symbol des Schlosses. Ist das Schloss geschlossen und rot, so ist die Datei bei einem anderen Benutzer in Verwendung. Ein geschlossenes grünes Schloss besagt, dass die Datei von Ihnen selbst gesperrt wurde. Das Schloss wird nicht automatisch geschlossen, wenn eine Bild-Datei heruntergeladen wird. Sie müssen auf das Schloss klicken, um die Datei zu sperren. Zum Herunterladen eines Artikels (Erweiterung.mxt) klicken Sie auf eines der beiden Download-Symbole. Anschließend werden Sie nach dem Ablageort für die Datei gefragt. Wenn Sie einen Artikel heruntergeladen haben, dann wird das Schloss-Symbol automatisch als geschlossen dargestellt. Damit kann der Artikel nur noch von Ihnen bearbeitet werden. Er ist für andere Benutzer gesperrt. Es ist sinnvoll, wenn Sie sich auf dem Desktop oder Ihrer Festplatte einen eigenen, speziellen Austauschordner für die Zusammenarbeit mit tango WebConnect anlegen. So behalten Sie immer den Überblick über die zu bearbeitenden Dateien. Sie können neben tango-artikeln (*.mxt) ebenfalls Bilder und Dokumente herunterladen, aber keine tango-layoutdateien (*.mxd). 7

8 Die heruntergeladenen tango-artikel bearbeiten Sie mit dem Programm tango solo Basic Edition oder tango solo Professional Edition, das Sie auf Ihrem Rechner installieren oder in der speziellen USB-Version auch direkt von einem USB-Stick aus starten können. Wenn Sie den Artikel inklusive Layout heruntergeladen haben, können Sie den Artikel als Fahne und direkt im Layout bearbeiten. WICHTIG: Ändern Sie niemals den Namen der heruntergeladenen Datei! Dies führt bei der Weiterverarbeitung zu Konflikten. Ausgenommen davon sind natürlich Muster und Vorlagen, die später in andere Dokumentordner hochgeladen werden. Wurde ein Artikel lokal gespeichert, ändert sich automatisch die Anzeige im Browser. Am grünen Schloss sehen Sie, dass die Datei von Ihnen bearbeitet wird und nun für andere Benutzer gesperrt ist. 8

9 Hochladen von bearbeiteten Artikeln Im Bereich der Dateiaktionen sehen Sie nun zusätzlich ein Symbol zum Aktualisieren der Datei. Dieses dient dazu, die Datei wieder in den zugehörigen Ordner hochzuladen. Sie müssen hierzu die Datei im Folgedialog auswählen. Beim Hochladen (Aktualisieren) wird geprüft, ob der Name korrekt ist. In diesem Fall wird die Datei auf dem Server mit der von Ihnen hochgeladenen Datei ersetzt. Vergessen Sie bitte nicht, anschließend den Status des Artikels hochzusetzen! Nach dem Hochladen einer Bild-Datei müssen Sie diese durch Öffnen des Schlosses wieder freigeben. Artikel werden beim Aktualisieren automatisch wieder freigegeben. Imprimatur Der Status eines Artikels spiegelt dessen Fortschritt im Produktionsprozess wieder. Ist ein Artikel für die Drucklegung freigegeben, dann sollen möglichst keine Änderungen mehr an diesem Artikel vorgenommen werden. Deshalb gibt es in tango team die Möglichkeit, für bestimmte Status die Webberechtigung zu sperren. Diese Einstellung nehmen Sie in tango team Center im Dialog Systemeinstellungen in der Karte Artikelstatus vor. Setzen Sie für den betreffenden Status die Option Web-Berechtigung gesperrt. Oftmals wird es sich um den Status Imprimatur handeln. Befindet sich nun ein Artikel in einem Web-gesperrten Status, so kann der Artikel zwar noch heruntergeladen, aber nicht mehr aktualisiert werden. Auch das Schloss kann nicht mehr geschlossen werden. Das Zurücksetzen des Status ist nur demjenigen Benutzer erlaubt, der das Recht Zugriffsrechte bearbeiten hat. Text vor Layout Es besteht über tango WebConnect selbstverständlich auch die Möglichkeit Text vor Layout zu arbeiten. Sie können in tango solo eigenständige Artikel erstellen und diese dann in dafür bereitgestellte Sammelordner von tango team oder direkt in einen bestimmten Dokumentordner laden. Für das externe Erstellen von Artikeln benötigen Sie Musterartikel oder Artikelschablonen. Die Musterartikel müssen von Ihren Layoutern mit tango team erstellt und Ihnen dann zur Verfügung gestellt werden. Letzteres kann per oder über einen speziellen Dokumentordner in tango WebConnect geschehen. Sinnvoll ist es, innerhalb jeder Publikation einen Ordner mit Artikelvorlagen anzulegen. Wenn Sie eine dieser Vorlagen heruntergeladen haben, sollten Sie die Datei durch Öffnen des Schlosses sofort wieder für andere Nutzer freigeben. Die Vorlage können sie auf Ihrem Computer speichern und zum Bearbeiten kopieren und umbenennen. 9

10 Die Artikelvorlagen haben die Erweiterung.mxt. Die Artikel öffnen Sie mit tango solo. Ein in dieser Weise erstellter Artikel wird dann wie oben beschrieben in den zugehörigen Dokumentordner eingespielt. Denken Sie auch hierbei wieder an die Vergabe des Status damit sofort ersichtlich ist, dass der Artikel für das weitere Layout zur Verfügung steht. Benutzer verwalten Wenn Sie sich als Benutzer-Administrator an tango WebConnect anmelden, so können Sie mit der Benutzer-Verwaltung neue Mitarbeiter anlegen und deren Berechtigungen bearbeiten. Folgende Einstellungen können für die Benutzer vorgenommen werden: ❶ Benutzername: Benutzername für die Anmeldung ❷ Der vollständige Name des angemeldeten Benutzers wird im oberen Fensterbereich von tango WebConnect angezeigt. ❸ Wird nur angezeigt und dient ausschließlich administrativen Zwecken. ❷ ❶ ❹ ❸ ❼ ❺ ❻ ❽ ❾ ❿ 10

11 ❹ Kennwort: Benutzerkennwort für die Anmeldung ❺ Benutzer-Pfad: Relativ zum Ordner tango team Daten kann hier ein Pfad angegeben werden, auf den sich der Zugang des Benutzers einschränken soll, beispielsweise Publikationen/MeinGarten/. So wird nur die Publikation MeinGarten im Hauptordner des Benutzers angezeigt. Ein Zugriff auf andere Publikationen ist nicht möglich. ❻ Benutzer-Admin: ja = Der Benutzer darf neue Benutzer einrichten und verwalten. Dieses Recht sollte ausschließlich an Administratoren vergeben werden. ❼ Zugriffsrechte bearbeiten: ja = Der Benutzer kann mit dieser Berechtigung in tango WebConnect auch auf Artikel, die sich in einem für das Web gesperrten Status befinden, zugreifen. Dieses Recht sollte ausschließlich an Administratoren vergeben werden. ❽ Ordner-Optionen: Der Benutzer darf Ordner umbenennen, neu anlegen und löschen. Ordner kopieren/verschieben: ja = Der Benutzer darf Ordner kopieren und verschieben. Diese Rechte sollten ausschließlich an Administratoren vergeben werden. ❾ Datei-Optionen: ja = Der Benutzer darf Dateien umbenennen und löschen. Datei-Neu-Optionen: ja = Der Benutzer darf neue Dateien hochladen und bestehende aktualisieren. Dateien kopieren/verschieben: ja = Der Benutzer darf Dateien kopieren und verschieben. Dateien herunterladen: ja = Der Benutzer darf Dateien herunterladen. ❿ Status setzen: ja = Der Benutzer darf die Status für Artikel und Zentraldokumente setzen. Standardeinstellung: Punkte 6 8: nein, Punkt 9 und 10: ja. 11

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