FORMULAR ZUR ERSTELLUNG EINER AUFG ABENBESCHREIBUNG FÜR PFARR AMTSSEKRETÄRINNEN BISCHÖFLICHE N O RDINARIAT MIT STAND VO M

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1 FORMULAR ZUR ERSTELLUNG EINER AUFG ABENBESCHREIBUNG FÜR PFARR AMTSSEKRETÄRINNEN DIESES FORMULAR IST AUF DER B AS IS DES BERUFSBILDES DER PFARRAMTSSEKRETÄRINNE N HERAUSGEGEBEN VOM BISCHÖFLICHE N O RDINARIAT MIT STAND VO M ERSTELLT VORWORT Für die Aufgabenbeschrei bung muss aus der Gesamtheit der aufgeführten eine Auswahl getroffen bei Begründung des Dienstverhältnisses verbindlich festgelegt werden. Diese Aufgabenbeschr eibung wird bei der Anstellung der mit Blick auf die Erfordernisse der Gemeinde / Seelsorgeeinheit unter Berücksichtigung des Beschäf tigungsumfangs vom Pfarrer gemeinsam mit der erstellt. (Die Aufgabenbeschreibung soll te höchstens 80% der umfassen. Di e restlichen 20% für Unvorhersehbares zur Verfügung stehen, weil Publikumsverkehr wie z.b. Besucher, Wartungsaufgaben oder mach-mal-schnell nicht steuerbar ist.) Sind neben dem Pfar rer noch andere pastorale Mitarbeiter/innen für die Seelsorgeeinheit angestellt, sollen in der Aufgabenbeschr eibung die für diese Mitarbeiter/innen zu leistenden vom Pfarrer gemeinsam mit der festgelegt wer den. Über eine Arbeit für ehrenamtliche Mitarbeiter/innen entscheidet der Pfarrer ebenfalls in mit der. Wenn sich dauerhaft Arbeitsanforderungen an die verändern, ist es notwendig, die Aufgabenbeschr eibung zu prüfen gegebenenfall s zu verändern. Die Prüfung Änder ung kann von der beantragt wer den. Diese Prüfung Änder ung soll vom Pfarrer mit der gemeinsam vorgenommen werden. Eine Möglichkeit hierfür bietet das jährliche Mitarbeitergespräch.

2 Kath. Kirchengemeinde: in Anzahl Katholiken: Seelsorgeeinheit: in Anzahl Katholiken: Aufgabenbeschreibung für die Pfarramtsekretärin: Beschäftigungsumfang: Dienstvorgesetzter: Die klärt mit dem Dienstgeber ab, was selbständige Arbeit ist was erledigt wird! Nach einer 1. erfolgt sieben Tage vier Wochen eine Überprüfung in dem Stimmigkeit abgeklopft wird! Bitte Zeitansätze in Minuten einschätzen eintragen: Die Aufgaben im Einzelnen: 1. Geschäftsabwicklung im Pfarramt - Betreuung Abwicklung des Publikumsverkehr - Telefondienst - Postbearbeitung - Abwicklung des Schriftverkehrs - EDV / Homepage / Internet / MAP - Ausstellung von pfarramtlichen Bescheinigungen - Adressenverwaltung - Beschaffung von Verbrauchsartikeln Bürobedarf, Einholung von Angeboten - Betreuung technischer Bürogeräte wie Kopierer, Fax, PC usw. - Besorgung Verpackung von Geschenken für Senioren, Jubiläen, Weihten usw.²

3 2. Mitarbeiterbesprechung / Dienstgespräch - Teilnahme am Dienstgespräch - Teilnahme am Gespräch der pastoralen Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen bei Bedarf 3. Terminkoordination - Führung Terminkalender Jahresplanung Gemeinde / SE dazu gehören: - Gottesdienste, Kasualien, Sakramentenspendung - Sitzungen - Termine der ehrenamtlichen Gruppierungen - Raumbelegung Gemeindehaus - Termine der pastoralen Mitarbeiter soweit sie Pfarrei / SE relevant sind - Terminabsprache gegenüber Dritten - von Terminanfragen - Verwaltung von Dienstplänen 4. Informationsvermittlung - Gottesdienstzeiten - Pläne der liturgischen Dienste - Predigt- Zelebrantenplan - Organistenplan 5. Kasualien / Sakramente / Kirchenein- / -austritte - Aufnahme der Daten, Bearbeitung ggf. Weiterleitung

4 - Erstkommunion / Firmung: - Ermittlung der Adressen - Verwaltungsmäßige Unterstützung - bei Kirchenaustritten: - Brief an Probanten - Taufpfarramt recherchieren - Weiterleitung ans Taufpfarramt 6. Führung der Kirchenbücher einschließlich aller en Meldungen des Schriftverkehrs - Taufregister - Kommunionregister - Firmregister - Eheregister - Sterberegister - Kircheneinrittsregister (Wiederaufnahmen / Konversion) - Kirchenaustrittsregister - Familienregister (wenn vorhanden, weiterführen) 7. Meldewesen - Statistiken erstellen - Jahresstatistik - DaviP-Datenpflege: - Dateibereinigung / Fehlermeldungen - Auswertungen - Monatliche Abholung der Änderungsdienste

5 8. Messintentionen Jahrtagsstiftungen - Annahme - Abrechnung - Führung der Persolutionsliste des Jahrtagsverzeichnisses 9. Caritas - Verwaltungsmäßige Organisation der Caritassammlung - Vermittlung von Anlaufstellen für Menschen in Notsituationen - Ausgabe von Unterstützungsgeldern pfarrinterner Regelung 10. Verwaltung des Schriftgutes - Führung Verwaltung - der Akten - der Registratur laut Aktenplan - des Archivs 11. Führung der Pfarramtskasse - Endgegennahme Weiterleitung von Spenden - Geldzuwendungsbescheinigungen für Spenden, die über die Pfarramtskasse abgewickelt werden (Caritas, Antonius, Mission) - Buchführung - Bank- Kassenverwaltung - Abrechnung von Veranstaltungen z.b. Wallfahrten, Ausflüge

6 12. Informationsdienste Öffentlichkeitsarbeit - Homepage² - Kirchenanzeiger (wöchentlich / 14-tägig / monatlich, etc.) - Mitgestaltung des Pfarrbriefes, der Begrüßungs- Gratulationsbriefe - Plakate / Handzettel - Pressenotizen - Schaukastengestaltung - Vermeldungen - Verwaltung des Schriftenstandes 13. Besuchsdienste / Helferkreis - Verwaltungsmäßige Organisation - Besuch der Altersjubilare - Besuchsdienst für Neuzugezogene - Kranken- Altenbesuchsdienst 14. KGR Ausschüsse - Einladungen schreiben weiterleiten - Protokolle weiterleiten - Verwaltungsmäßige Unterstützung der KGR-Wahl 15. Nutzungssteuerung für die Gemeinderäume - Ausstellen der Nutzungsverträge - Führung des Belegungsplanes - Vergabe der Räume - Verwaltung von Schlüsseln

7 16. Veranstaltungen Aktionen - Verwaltungsmäßige Mitwirkung bei der Vorbereitung Abwicklung - Beantragung von Zuschüssen für die Senioren-, Jugend- / Erwachsenenbildung / Besinnungstage / Freizeiten³ Endsummierung: Anmerkung: ² Diese Aufgaben sollten soweit möglich von ehrenamtlichen Mitarbeitern/innen übernommen werden. ³ Erfolgt normalerweise über die Kirchenpflege / das Verwaltungsaktuariat. Erstellt in Übereinstimmung mit dem Berufsbild vom vom Berufsverband der nen der Diözese Rottenburg-Stuttgart