Freigeben des -Postfachs -Ordner mit anderen Offizieren teilen

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1 -Ordner mit anderen Offizieren teilen

2 Inhalt Vorwort... 3 Einrichten der Freigabe... 4 Anmeldung... 4 Ordnerverwaltung... 5 Zugriffsrechte vergeben... 6 Zugriffsrechte ändern... 9 Zugriffsrechte löschen Erweiterter Modus Auf Freigabe zugreifen Anmeldung Ordnerverwaltung Freigabe abonnieren Auf Inhalt der Freigabe zugreifen Zugriff mittels anderen -Programmen Vorrausetzung für alle Clients Freigabe abonniert Vorrausetzung für alle Clients Abruf per IMAP Beispiel: Aufruf der Freigabe unter Outlook Beispiel: Aufruf der Freigabe unter Thunderbird Seite 2

3 Vorwort Diese Dokumentation erläutert, wie man anderen Offizieren Zugriff auf Ordner im eigenen SFO- Postfach erteilt, gemeinsam ein Funktionspostfach nutzt und wie man Freigabe anderer im eigenen Postfach einbindet. Die Technik passiert auf dem verbreiteten IMAP-Protokoll, welches von den meisten - Programmen unterstützt wird. Da sich allerdings die Implementierungen und Umsetzung zwischen den vielen Clients (Outlook, Thunderbird etc.) zum Teil sehr unterscheiden, garantieren wir eine volle Funktionsfähigkeit nur bei Verwendung des SFO-Webmailers ( Seite 3

4 Einrichten der Freigabe Die Einrichtung der notwendigen Rechte ist ausschließlich über das Webmail-Portal möglich, auch wenn Sie zum Abrufen der s ein anderes Programm einsetzen. Anmeldung Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten am Webmail-Portal der SFO unter an. Seite 4

5 Ordnerverwaltung Nach der erfolgreichen Anmeldungen klicken Sie oben rechts auf Einstellungen und in der linken Liste anschließend auf Ordner. Hier sehen Sie alle bestehenden Ordner und können über die Schaltflächen am unteren Rand neue Verzeichnisse erstellen oder alte löschen Seite 5

6 Zugriffsrechte vergeben Klicken Sie in dem mittleren Fenster auf den freizugebenden Ordner, so dass im rechten Teil die jeweiligen Eigenschaften angezeigt werden. Klicken Sie im Abschnitt Freigabe auf die Plus- Schaltfläche Seite 6

7 Geben Sie im neuen Fenster die -Adresse des gewünschten Offiziers ein, dem Sie Zugriff geben möchten oder wählen Sie alle Alle Benutzer (anyone), wovon wir dringend abraten. Unterhalt bon Zugriffsrechte können Sie wählen, welche Rechte Sie vergeben möchten. Klicken Sie abschließend auf Speichern Seite 7

8 Im Anschluss sehen Sie den Benutzer samt Rechten in der Übersicht. Seite 8

9 Zugriffsrechte ändern Falls Sie bereits erteilte Rechte anpassen möchten, klicken Sie zuerst in der Liste auf den gewünschten Benutzer, danach auf das Zahnrad und im Menü auf Bearbeiten Seite 9

10 Ändern Sie im neuen Fenster die Rechte und klicken Sie abschließend auf Speichern In der Übersicht sehen Sie Änderung aufgelistet. Seite 10

11 Zugriffsrechte löschen Falls Sie bereits erteilte Rechte löschen möchten, klicken Sie zuerst in der Liste auf den gewünschten Benutzer, danach auf das Zahnrad und im Menü auf Löschen Seite 11

12 Bestätigen Sie die erscheinende Sicherheitsabfrage. Seite 12

13 In der Übersicht verschwindet passende Eintrag aus der Liste. Seite 13

14 Erweiterter Modus In der Standardansicht werden die zu vergebenden Rechte sehr grob aufgetrennt, was in den meisten Fällen aber ausrechenden sollte. Falls notwendig, können die Rechte aber feiner granuliert vergeben werden. Hierzu muss der erweiterte Modus aktiviert werden. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad, anschließend auf Erweiterter Modus. Die Übersicht zeigt ab jetzt mehr Spalten an. Seite 14

15 Der Einrichtungsdialog zeigt ab jetzt zusätzliche Rechte an. Seite 15

16 Auf Freigabe zugreifen Wenn Sie auf eine erteilte Freigabe zugreifen möchten, müssen Sie diese zuerst aktivieren, im IMAP- Umfeld abonnieren genannt. Dies funktioniert am besten über das Webmail-Portal der SFO, auch wenn Sie zum späteren Abrufen ein anders Programm einsetzen. Anmeldung Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten am Webmail-Portal der SFO unter an. Seite 16

17 Ordnerverwaltung Nach der erfolgreichen Anmeldungen klicken Sie oben rechts auf Einstellungen und in der linken Liste anschließend auf Ordner. Hier sehen Sie alle bestehenden Ordner und können über die Schaltflächen am unteren Rand neue Verzeichnisse erstellen oder alte löschen Seite 17

18 Alle für Sie freigebenen Ordner werden unterhalb von Geteilt angezeigt, unterteilt nach dem jeweiligen Besitzer. Wenn Sie auf einen der Ordner klicken, sehen Sie in der rechten Spalte die Ihnen erteilten Rechte und weitere Informationen. Seite 18

19 Freigabe abonnieren Um die Freigabe zu aktivieren, setzen Sie den Haken in dem Kontrollkästen neben dem entsprechenden Ordner. Das System bestätigt die erfolgreiche Aktion. Seite 19

20 Auf Inhalt der Freigabe zugreifen Nach dem Abonnieren können Sie nun auf den Inhalt der Freigabe zugreifen. Gehen Sie dazu auf die Schaltfläche oben rechts, anschließen in der Ordnerliste klicken Sie unterhalb von Geteilt auf den gewünschten Ordner. Seite 20

21 Zugriff mittels anderen -Programmen Wie im Vorwort erwähnt, variiert die Qualität der Umsetzung des IMAP-Protokolls je nach Hersteller und Programm zum Teil erheblich dies gilt besonders für mobile Clients auf Smartphones. Wenn die Einrichtung fehlschlägt, erhalten Sie von uns keine Unterstützung. Wir garantieren volle Funktionalität nur mit dem Webmail-Portal. Wir haben die Einrichtung exemplarisch an Microsoft Outlook 2013 und Thunderbird erfolgreich getestet, allerdings geben wir trotzdem keine Erfolgsgarantie. Vorrausetzung für alle Clients Freigabe abonniert Sie müssen zuerst per Webmail-Portal die Freigabe abonnieren, egal welches Programm Sie anschließend einsetzen. Vorrausetzung für alle Clients Abruf per IMAP Um die Freigabe-Funktionalität zu nutzen, müssen Sie Ihr Postfach zwingend mit IMAP abrufen. Mit dem ebenfalls weitverbreiteten Protokoll POP3 funktioniert dies ausdrücklich nicht. Die notwendigen Serverdaten finde Sie unter Einstellungen, dann Serverinformationen Für die genauen Einrichtung in Ihrem Programm wenden Sie sich bitte an Ihren Hersteller. Seite 21

22 Beispiel: Aufruf der Freigabe unter Outlook Unter Outlook finden Sie in der Ordneransicht die Freigabe unterhalb von Geteilt, Name des Freigebenden. Seite 22

23 Beispiel: Aufruf der Freigabe unter Thunderbird Unter Thunderbird finden Sie in der Ordneransicht die Freigabe unterhalb von Geteilt, Name des Freigebenden. Seite 23

24 Senden im Auftrag des Freigebenden Es ist möglich, dass Sie auf eine geteilte im Namen des ursprünglichen Adressaten antworten anstelle mit ihrer eigenen -Adresse, was zum Beispiel bei Abteilungen interessant sein kann. Diese Funktion ist allerdings nur über das Webmail-Portal verfügbar, nicht über andere Programme und wird dort als Identitäten bezeichnet. Freischalten zusätzlicher Identitäten Zusätzliche Identitäten müssen explizit freigeschaltet werden, wenden Sie sich dafür an das SRI, Abteilung DoMP. Verwenden anderer Identitäten Wenn Sie s verfassen oder antworten, können Sie die Option Von mittels Auswahlmenü ändern. Seite 24

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