Pfarramt für Vakanzbegleitung und Vertretungsdienste im Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-Ost. +) Evangelisch-Lutherischer. Kirchenkreis Hamburg-Ost

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1 +) Pfarramt für Vakanzbegleitung und Vertretungsdienste im Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-Ost +) Evangelisch-Lutherischer Kirchenkreis Hamburg-Ost

2 Vakanzbegleitung und Vertretungsdienste im Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-Ost 1. Grundsätzliches Diese Handreichung erläutert die Arbeitsweise einer Vakanzbegleitung und die üblichen Handlungsabläufe bei Vertretungseinsätzen. So können Sie in den Gemeinden und Regionen schnell und übersichtlich erkennen, wofür wir für Sie da sind. Übernahme pastoraler Dienste in Übergangszeiten und Krisen Das Pfarramt für Vakanzbegleitung und Vertretungsdienste (im Folgenden PVV ) ist Teil der Stabsstelle Organisationsentwicklung (OE) des Kirchenkreises Hamburg- Ost. Durch Übernahme grundlegender pastoraler Dienste in Übergangszeiten und Krisen unterstützt es Gemeinden und Regionen in ihrer Handlungsfähigkeit und sichert so die pastorale Grundversorgung. Es beteiligt sich im Rahmen seines Dienstauftrages und bestehender Konzeptionen am Gemeindeaufbau und unterstützt bei anstehenden Strukturveränderungen. Das PVV wird erst dann tätig, wenn angesichts längerer Vakanzen oder Ausfälle in einer Region die pastorale Grundversorgung nicht mehr aufrechterhalten werden kann. Denn grundsätzlich gilt zunächst: Pastor/innen einer Region vertreten sich untereinander. Aufgaben einer pastoralen Grundversorgung Zu den Aufgaben einer pastoralen Grundversorgung gehören zunächst einmal Gottesdienste, Amtshandlungen, Unterricht und Seelsorge. Gleichzeitig können längere Vakanzen in einer Gemeinde oder Region aber eine krisenhafte Ausnahmesituation bedeuten. Als Pastorinnen und Pastoren des PVV wollen wir gemeinsam mit Ihnen darauf schauen, wie die Situation in Ihrer Gemeinde ist und was genau vertreten werden muss. Denn eine Ausnahmesituation bietet auch immer die Gelegenheit, eingefahrene Praktiken in den Gemeinden auf ihren Sinn zu befragen und genau zu überlegen, was pfarramtliche Grundversorgung beinhaltet und was nicht. Zuständigkeiten Das Team der Pröpstinnen und Pröpste hat die Verantwortung und Organisation für die Vertretung in den Gemeinden an das PVV delegiert. Das PVV besteht aus vier Pastorinnen und Pastoren, die die Vertretungseinsätze in den Propsteien des Kirchenkreises koordinieren und selbst durchführen. Für die Durchführung arbeiten sie mit weiteren Pastor/innen zusammen. Es regelt die Einsätze im Rahmen vorhandener Kapazitäten in Absprache mit den zuständigen pröpstlichen Personen und der OE-Leitung. Die Begleitung und Gestaltung von Übergängen in Zeiten des Umbruchs einer Gemeinde geschieht ggf. in Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeiter/innen der Arbeitsstelle OE.

3 2. Vertretungseinsätze Vertretungen werden in der Regel innerhalb der Regionen wahrgenommen. Das PVV leistet Langzeit-, Kurzzeit- und Notfallvertretungen. 1. Langzeitvertretungen beginnen ab einer Dauer von acht Wochen, etwa bei längeren Krankheits- und Vakanzzeiten, Elternzeiten etc. 2. Kurzzeitvertretungen dauern bis zu 8 Wochen. 3. Notfallvertretungen werden, sofern möglich, bei plötzlichem Ausfall von Pastor/ innen geleistet. Zur raschen Kontaktaufnahme dient die untenstehende Notruf-Nr. des PVV, die mit einem/einer der Vertretungskoordinierenden (s.u.) verbunden ist. 3. Verfahrensregelungen 1. Bei Vertretungsbedarf nimmt die betreffende Gemeinde oder Region Kontakt zur zuständigen pröpstlichen Person oder zum PVV auf. Pröpstinnen und Pröpste sowie PVV informieren sich gegenseitig über eingehende Vertretungsanfragen. 2. Vertretungseinsätze werden von den für die Vertretungskoordination einer Propstei zuständigen Pastor/innen (s.u.) organisiert und begleitet. Sie klären mit der Gemeinde Umfang, Aufgaben und Ziele des Vertretungseinsatzes, ggf. unter Beteiligung der zuständigen pröpstlichen Person. 3. Als Grundlage für die Vertretungsvereinbarungen dient ein Arbeitszeitmodell, in dem als Verabredungshilfen Zeitkontingente für bestimmte Aufgaben festgehalten sind (dabei sind auch Zeitkontingente für Fahrzeiten einzuplanen). 4. Für Langzeitvertretungen wird eine schriftliche Vereinbarung geschlossen, für Kurzzeitvertretungen ein Protokoll über die Verabredungen verfasst. Vertretungsverabredungen können an im laufenden Einsatz veränderte Notwendigkeiten und Bedürfnisse angepaßt werden. 5. Der Vereinbarungsentwurf wird mit den Beteiligten abgestimmt und unterschrieben (KGR; Pröpst/in; OE-Leitung; Vertretungspastor/in). 6. Fahrtkosten, die im Rahmen der Vertretungseinsätze entstehen, werden der Gemeinde durch den Kirchenkreis zum in der Nordkirche gültigen Erstattungssatz in Rechnung gestellt. 7. Ein Vertretungseinsatz endet grundsätzlich zu dem in der Vertretungsvereinbarung genannten Schlussdatum. Eventuelle Verlängerungen bedürfen einer neuen Vereinbarung, die das PVV mit den Beteiligten abstimmt. 8. Um ein deutliches Mandat zum pastoralen Dienst vor Ort und die Kooperation mit dem KGR für die Kerngemeinde erkennbar zu machen, wird der/die Vertretungspastor/in zu Beginn eines längeren Einsatzes in einem Gottesdienst durch den Kirchengemeinderat begrüßt. Auch eine Verabschiedung am Ende des Dienstes wird empfohlen.

4 Das Team des Pfarramts für Vakanzbegleitung und Vertretungsdienste Ansprechpartner für die Propsteien Alster-Ost und Mitte-Bergedorf: Rainer Aue, Pastor Tel / od. 040 / Mail: r.aue@kirche-hamburg-ost.de Ansprechpartnerin für die Propsteien Alster-West, Bramfeld-Volksdorf, Mitte-Bergedorf und Rahlstedt-Ahrensburg: Susanne Lehmann, Pastorin Tel / od. 040 / Mail: s.lehmann@kirche-hamburg-ost.de Ansprechpartnerin für die Propsteien Alster-Ost, Harburg und Wandsbek-Billetal: Ulrike Wenn, Pastorin Tel / od. 040 / Mail: u.wenn@kirche-hamburg-ost.de N. N.

5 Vakanzbegleitung und Vertretungsdienste im Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-Ost Sabbaticalvertretungen Der Kirchenkreis Hamburg-Ost ermöglicht Gemeindepastorinnen und -pastoren ein Sabbatical von drei Monaten, wenn sie sechs Jahre ununterbrochen im Dienst sind (Rechtsverordnung Sabbatzeit vom 13. Juni 2012 KABl 2/2012, S. 115). Welche Aufgaben hat der Koordinator? Um eine möglichst reibungslose und gerechte Verteilung der Sabbaticalmonate zu gewährleisten, ist ein Verfahren entwickelt worden, für das, außer den beiden mit der Sabbaticalvergabe befassten Personalentwicklern Jan-Eric Soltmann und Jürgen Wisch, Pastor Rainer Aue vom PVV als Koordinator zuständig ist. Auch die die Sabbaticalvertretung übernehmenden Pastorinnen gehören zum PVV. Wie erhalte ich ein Sabbatical? Um sich für ein Sabbatical zu bewerben, wendet sich der/die Gemeindepastor/-in an den jeweiligen Personalentwickler (s.u.) für ein Vorgespräch, in dem Ziele und Art der Durchführung des Sabbaticals besprochen werden. Der dann folgende schriftliche Antrag wird über ihn an die zuständige pröpstliche Person weitergeleitet und ist durch sie zu genehmigen. Gleichzeitig wird mit dem Koordinator ein Quartal für das Sabbatical abgestimmt. Da es mehr InteressentInnen als Plätze gibt, erfolgt die Vergabe nach Eingang der Anfragen. Die Reservierung eines Quartals für einen gewissen Zeitraum ist möglich. In welchen Monaten kann ich ein Sabbatical antreten? Die Sabbaticals werden quartalsweise vergeben: Januar bis März (1. Quartal), April bis Juni (2. Quartal), Juli bis September (3. Quartal) und Oktober bis Dezember (4. Quartal). In diesen Zeiträumen kann das vom PVV vertretene Sabbatical genommen werden. Übergemeindliche Stellen werden nicht von den Sabbaticalpastorinnen vertreten.

6 Vakanzbegleitung und Vertretungsdienste im Ev.-Luth. Kirchenkreis Hamburg-Ost Wer vertritt mich während des Sabbaticals? Für die Sabbaticalzeit stehen drei Pastorinnen für die Vertretung zur Verfügung. Sie versehen während des Sabbaticals den Dienst in der jeweiligen Gemeinde. Was wird vertreten? Die Vertretung umfasst alle pastoralen Dienste. Ausgenommen sind die Leitung des Kirchengemeinderats und Ausschussarbeit, da sich dies in der Praxis als nicht empfehlenswert herausgestellt hat. Genauere Absprachen des Bedarfs erfolgen zwischen Sabbaticalnehmendem und der Sabbaticalpastorin. Kontakt: Personalentwickler im Kirchenkreis mit ihren Propsteizuständigkeiten Alster-Ost, Alster-West und Rahlstedt-Ahrensburg Jürgen Wisch Telefon: und Mobil: Mitte-Bergedorf, Harburg, Bramfeld-Volksdorf und Wandsbek-Billetal Jan-Eric Soltmann Telefon: und Mobil: Koordinator im PVV Rainer Aue Telefon: und Mobil: 0176/ Pfarramt für Vakanzbegleitung und Vertretungsdienste Danziger Straße Hamburg Telefon:

7 Notizen: +) Evangelisch-Lutherischer Kirchenkreis Hamburg-Ost

8 +) Notruf für Vertretungseinsätze: (040) ) Evangelisch-Lutherischer Kirchenkreis Hamburg-Ost