Arbeitshilfe für den Vereinsvorstand: Check-Liste für die Vertragsgestaltung mit Mitarbeitern im Verein

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Maja Böhm
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1 Stefan Wagner Arbeitshilfe für den Vereinsvorstand: Check-Liste für die Vertragsgestaltung mit Mitarbeitern im Verein Copyright-Hinweis Diese Arbeitshilfe ist bis auf die amtlichen Gesetzestexte urheberrechtlich geschützt. Der Inhalt darf nur mit schriftlicher Genehmigung des Autors genutzt, vervielfältigt und verbreitet werden. Herausgeber Stefan Wagner Thiemestr Dresden Fax. 0351/ StefanHHWagner@gmx.de

2 Gebrauchsanleitung In der Vereinsarbeit gibt es sehr unterschiedliche Mitarbeiter und Beschäftigte. Mitarbeit und Engagement in einem Verein beruht auf dem Grundsatz der Ehrenamtlichkeit. Übersetzt bedeutet dies Unentgeltlichkeit, d.h. man bekommt für seine Arbeit keine Vergütung. Vereine mit einer überschaubaren Geschäftstätigkeit kommen ohne Zweifel mit rein ehrenamtlich Tätigen und Helfern aus. Wenn die Aktivitäten zunehmen, die Mitgliederzahlen und das Haushaltsvolumen steigen, zeigt sich schnell, dass eine rein ehrenamtliche Tätigkeit heutzutage kaum mehr zu leisten ist. Man kommt dann in die Grauzone der ehrenamtlichen Tätigkeit gegen Vergütung. Der Gesetzgeber hat dem 2007 u.a. dadurch Rechnung getragen, dass die Ehrenamtspauschale nach 3 Nr. 26a EStG eingeführt und dieser Freibetrag bereits 2013 im Rahmen des Ehrenamtsstärkungsgesetzes von 500 auf 720 Euro pro Jahr erhöht wurde. Daneben kann ein Verein Arbeitnehmer beschäftigen und mit Selbständigen und Freiberuflern Werk- und Dienstverträge abschließen. Die Tätigkeits- und Berufsbilder in einem Verein sind naturgemäß sehr vielseitig und gehen vom (ehrenamtlichen) Vorstand, dem Geschäftsführer, den Mitarbeitern in der Geschäftsstelle, zu den Übungsleitern, Trainern und Betreuern, Chorleitern, Dirigenten, Jugendgruppenleitern, dem Platz- und Gerätewart, dem Hausmeister, den Helfern bei Festen und Veranstaltungen, Honorarkräften bis zu den (bezahlten) Sportlern. Worin liegt das Problem für den Vorstand? Der Vorstand nach 26 BGB ist kraft Gesetzes in der Position des Arbeitgebers und ist (haftungsrechtlich) dafür verantwortlich, dass sich der Verein als Arbeitgeber rechtlich korrekt verhält, die richtigen Verträge abschließt, Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer abführt und die Beschäftigten bei der Berufsgenossenschaft anmeldet und versichert. Klare Vereinbarungen und Verträge mit allen Mitarbeitern des Vereins (vom Vorstand bis zum Platzwart) sind dafür die entscheidende Grundlage. Der Vorstand muss sich daher in jedem Einzelfall im Klaren sein, welches Rechtsverhältnis zwischen Verein und Mitarbeiter eingegangen werden soll und welche rechtlichen Konsequenzen dieses für beide Vertragsseiten auslöst. Nicht erst durch die Einführungen des gesetzlichen Mindestlohns ab ist dies keine leichte Aufgabe für einen Vorstand. Die folgende Check-Liste soll den Vorstand bei seinen Überlegungen unterstützen: - Welche Tätigkeit soll der Mitarbeiter ausüben? - Welchen rechtlichen Status soll der Mitarbeiter im Verein haben? Welcher Vertrag ist dazu erforderlich? - Erhält der Mitarbeiter eine Vergütung? Wie ist die Arbeitszeit geregelt? - Welche gesetzlichen Regelungen sind zu beachten? Gilt das Mindestlohngesetz? Die Check-Liste führt den Vorstand durch die relevanten Aspekte, stellt die entscheidenden Fragen und hilft die richtige vertragliche Gestaltung zu finden.

3 Check-Liste Vertragsgestaltung mit Personal des Vereins I. Persönliche Angaben des Mitarbeiters Name, Vorname: Anschrift: Telefon/Handy/ /Fax: Rentenversicherungsnummer: Geburtsname, Geburtsort, Geburtsdatum: Geschlecht: Staatsangehörigkeit: II. Status bei Beginn der Beschäftigung Schüler Student Arbeitsloser Freiwillig Dienstleistender Selbständiger Arbeitnehmer Rentner Beamter Praktikant III. Angaben zur gesetzlichen Krankenversicherung Gesetzlich krankenversichert: ja nein bei: Art der Versicherung: Eigene Mitgliedschaft Familienversicherung IV. Weitere Beschäftigungen bei welchen Arbeitgebern?

4 V. Einzelfragen zur Vertragsgestaltung Nr. Was muss geklärt/geregelt werden? Ergebnis A Verein 1 Ist der Verein steuerbegünstigt? Gültiger Freistellungsbescheid bis? B Mitarbeiter 1 Alter? 2 ALG I/II-Bezieher? 3 Mitglied des Vereins? C Tätigkeit/Vertragsgestaltung/Maßnahmen 1 Art der Tätigkeit/Aufgaben? 2 Gleiche Tätigkeit auch bei anderen Arbeitgebern/ Vereinen? 3 Andere Tätigkeiten/Aufgaben im Verein? Sind mehrere Verträge erforderlich? 4 Wird die Tätigkeit nebenberuflich ( 1/3 der wö. Arbeitszeit v. 40 Std. = 13 Std.)/ hauptberuflich ausgeübt? 5 Tätigkeit im steuerbegünstigten Bereich/ wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb? 6 Schriftlicher Vertrag erforderlich? Nachweisgesetz beachten! 7 Satzungsgrundlage für Vergütung bei Satzungsämtern erforderlich und gegeben? 8 Höhe der regelmäßigen monatlichen Vergütung? Ergibt welchen Stundenlohn? 9 Anzahl der Arbeitsstunden pro Monat/Woche/Tag? 10 Höhe des Bruttostundenlohns? 11 Daneben Anspruch auf Aufwendungsersatz? Grundlage? 12 Mindestlohn zu beachten? ( 1 Abs. 1 i.v.m. 22 Abs. 1 und 3 MiLoG)

5 13 Fälligkeit der Vergütung geregelt? ( 2 MiLoG) 14 Anmelden/Abführen Lohnsteuer? ( 3 Nr. 26 oder 26a EStG anzuwenden?) 15 Anmelden/Abführen Sozialversicherungsbei-träge? ( 3 Nr. 26 oder 26a EStG i.v.m. 14 Abs. 1 SGB IV anzuwenden?) 16 Anmelden/Abführen Beiträge an die VBG bei Beschäftigten? ( 2 Abs. 1, 2 SGB VII) 17 Freiwillige Versicherung bei der VBG? ( 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB VII) 17 Anmeldung bei der Minijob-Zentrale? 19 Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijob? ( 6 Abs. 1b SGB VI) VI. Ergebnis was ist zu veranlassen? (1) Folgender Vertrag wird abgeschlossen: (2) Folgende Meldungen/Anträge sind erforderlich Anmeldung als Beschäftigter bei SV-Träger Anmeldung bei Minijob-Zentrale LSt-Anmeldung Finanzamt Meldung an die VBG als Beschäftigter Antrag freiwillige Versicherung VBG Antrag auf Befreiung von der RV-Pflicht bei Minijob (3) Welche Zahlungen muss der Verein leisten? AG-Anteil Sozialversicherung LSt-VZ an Finanzamt Minijobpauschale an Minijob-Zentrale Beiträge an die VBG

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