Neuerungen GEDYS IntraWare 8

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1 Neue Benutzeroberflächen (.notes,.web,.mobile) GEDYS IntraWare 8 (GI8) hat eine komplett neue Benutzeroberfläche für den Lotus Notes Client erhalten. Die Masken wurden überarbeitet und besser strukturiert und das Layout modernisiert. Geschachtelte Registerseiten gehören der Vergangenheit an. Ein zentraler CRM-Knopf ermöglicht die schnelle und komfortable Navigation durch das komplette CRM System aus jedem Modul heraus. Abbildung 1: CRM Portal in Lotus Notes Seite: 1

2 Zusätzlich wurde ein komplett neuer Web-Client geschaffen, der auf der XPages- Technologie von IBM basiert und durch Performance, Flexibilität und ein modernes und innovatives Design überzeugt. Durch das flexible Widget-Konzept und die Einbindung von Lotus inotes ist ein komfortables Arbeiten im Browser möglich, inkl. der Erstellung von Word- oder OpenOffice-Korrespondenzen. Abbildung 2: Kontaktprofil im Web Abgerundet wird das Angebot durch den neuen mobilen Client für iphone und ipad, welcher als Native App vorliegt und den lesenden Zugriff auf viele Informationen aus GI8 ermöglicht. Apps für Android, Windows Phone 7 und BlackBerry sind in Arbeit, ebenso der schreibende Zugriff auf die Daten. Seite: 2

3 Grundsätzlich lag der Schwerpunkt bei GI8 auf der kompletten Überarbeitung der Benutzeroberfläche für Lotus Notes und der Erstellung der neuen Clients für Web und Mobile. Funktional wurden auch einige Erweiterungen durchgeführt, die nachfolgend je Modul kurz beschrieben sind. Abbildung 3: Kontaktprofil in Lotus Notes Allgemeine Neuerungen in allen Modulen Listendruck: Definieren Sie Listenlayouts und erstellen Sie auf Knopfdruck Listenausdrucke, z.b. Adressen, Verkaufschancen, Tickets, etc. Suchregeln: Diese sind nun deutlich performanter und ermöglichen jetzt auch aufwärtsgerichtete Suchen, z.b. Finde alle Verkaufschancen, die zu einem Kontakt mit Seite: 3

4 der Funktion IT-Leiter gehören. Zudem können Suchen nun verfeinert werden, indem auf das Suchergebnis eine weitere Suche angewendet werden kann. Suchergebnisse: Auf Suchergebnisse können nun viele sinnvolle Aktionen angewendet werden, z.b. Setzen von Verteilern, Hinzufügen zu Mailings oder Marketingkampagnen, etc. Die Treffer können nun wahlweise im CRM Portal oder in der Ursprungsdatenbank, z.b. Contacts, angezeigt werden. Außerdem kann die Suche von vornherein auf bestimmte Datenbanken eingeschränkt werden, z.b. nur auf eine bestimmte Adressdatenbank (Contacts). Ankündigung: Schedule.view Schedule.view ist ein neues Werkzeug für den Anwender zur flexiblen Ad-hoc Auswertung von Terminen. Jeder Anwender kann durch Filter auf Personen, Termintypen und Kategorien eigene Gruppen definieren und deren Termine in verschiedenen Darstellungstypen anzeigen. Durch den direkten Zugriff auf die Freie-Zeit-Datenbank des Servers (busytime.nsf) erfolgt die Auswertung stets in Echtzeit auf aktuelle Termine. Es wird weder eine zentrale Konfiguration benötigt, noch müssen Termine zeitgesteuert eingesammelt werden. Schedule.view wird voraussichtlich ab Juni verfügbar sein. Ankündigung: MasterData MasterData wird die neue standardisierte Schnittstelle für den Export und Import von Daten aus und in das CRM sein. Über eine Datenpumpe, z.b. LEI oder VSB DataConnector, werden alle Daten aus dem GI8 CRM in ein relationales Datenmodell auf einen MS SQL Server periodisch synchronisiert und können dort von beliebigen externen Systemen verwendet werden, z.b. ERP. Gleichzeitig werden im relationalen Modell vorgenommene Änderungen nach GI8 übertragen. Mit MasterData steht demnach eine standardisierte, bidirektionale relationale Schnitt- Seite: 4

5 stelle zu GI8 zur Verfügung, die den Austausch mit externen Systemen deutlich vereinfacht, für konsistente Daten sorgt und die Releasesicherheit erhöht. Die Verfügbarkeit von MasterData war zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Dokumentes noch nicht bekannt. CRM Portal Home-Button: Ein neuer Home-Button führt immer auf die Standard Startseite des Portals zurück. Quick-Link Benutzerprofil: Das Ändern der persönlichen Einstellungen im Benutzerprofil war bisher etwas versteckt zugänglich. Jetzt ist der Link oben im Portal immer schnell zugänglich. Druck-Button: Ebenfalls oben im Portal befindet sich jetzt ein Druck-Button, der aus jedem Modul heraus den einfachen Ausdruck über definierte Drucklayouts ermöglicht. Abbildung 4: CRM Portal Kopfbereich Adressverwaltung Contacts Neuer Kopfbereich in den Masken mit Bild: In den Masken für Firmen und Kontakte findet sich ein neuer Kopfbereich mit Bild (Logo) und einer kompakten Anzeige Seite: 5

6 der wichtigsten Informationen. Der Kopfbereich kann erweitert und komprimiert werden. Kommunikationsstatus: Bei Kontakten kann nun über den Kommunikationsstatus nachvollziehbar hinterlegt werden, wann und wie ein Kontakt sein Einverständnis für die Zusendung von Werbung per , Fax, etc. gegeben hat. Beim Erstellen von Massenmails oder Serienbriefen wird diese Einstellung natürlich berücksichtigt. Zusätzliche Adressen und Kommunikationsdaten: Adressen können nun beliebig viele weitere Adresstypen zugeordnet werden, z.b. Rechnungsadresse, Lieferadresse, etc. Die Adresstypen sind konfigurierbar. Gleiches gilt für Kommunikationsdaten wie Telefonnummern, , etc. Abbildung 5: Weitere Adressen im Firmenprofil Vorgangsverwaltung Office DMS-Dokument: Im Office können nun Dokumente ohne Adressbezug abgelegt werden, z.b. interne Dokumente wie Datenblätter, Logos, etc. Über eine Importfunktion können komplette Ordner mit Unterordnern aus dem Dateisystem importiert werden. Regelbasiertes Speichern von Dokumenten: Über den Dokumenttyp kann nun über die zentrale Konfiguration eine feste Zuordnung zu einer bestimmten Office- Datenbank getroffen werden. Beim Erstellen eines Vorgangsdokumentes von diesem Typ erfolgt dann keine Abfrage mehr, in welcher Office-DB das Dokument gespeichert werden soll, sondern durch die Regel erfolgt eine direkte Zuordnung ohne Nachfrage. Serienbriefe über OpenOffice: Bisher konnten nur Einzelbriefe über OpenOffice erstellt werden. Nun werden auch Serienbriefe unterstützt, neben MS Office. Seite: 6

7 Wiedervorlage mit Uhrzeit: Eine Wiedervorlage kann nun neben dem Datum auch eine Uhrzeit enthalten. Das ist besonders hilfreich, wenn z.b. ein Kunde erst ab 14:00 Uhr erreichbar ist. Vorlagen (Templates) Vereinfachte Erstellung von Vorlagen: Bisher wurden Vorlagen über einen einzigen Erstellen-Menüpunkt und eine universelle Maske mit sehr vielen Optionen erstellt. Nun wurden typisierte Erstellen-Menüpunkte implementiert, z.b. Erstellen Office-Vorlage, Erstellen -Vorlage, etc. Die jeweilige Maske zeigt dann nur noch die benötigten Felder und ist damit viel übersichtlicher. Status: Vorlagen haben nun einen Status und können deaktiviert werden Bisher mussten nicht benötigte Vorlagen gelöscht oder in eine separate Kategorie verschoben werden. Gruppenterminplanung Schedule Leserechte: Je Person kann nun festgelegt werden, ob deren eingesammelte Termine von allen Personen gesehen werden können oder nur von berechtigten Personen oder Gruppen. Dezentrale Konfiguration: Die Konfiguration einer Schedule-DB ist nun auch direkt in der Schedule-DB selbst möglich und wird im Hintergrund mit der zentralen Konfiguration (DBSet) synchronisiert. Das erleichtert die eigenständige Verwaltung von Gruppenkalendern je Abteilung mit eigenen Verantwortlichen, da diese keinen Zugriff mehr auf die zentrale Konfiguration benötigen. Wochen- und Monatsübersichten: Zur besseren Übersicht wurden neue Ansichten für Wochen- und Monatsübersichten mit Symboldarstellung integriert. Freie-Zeit-Suche mit Terminerstellung: Aus der neuen Freien-Zeit-Suche im Schedule können jetzt alle Terminarten erstellt werden. Seite: 7

8 Organisationsdatenbank Workflow-Benachrichtigung: Im persönlichen Benutzerprofil kann nun eingestellt werden, dass vom Workflow-Modul tägliche Zusammenfassungen mit allen offenen Workflow-Aufgaben geschickt werden und an welchen Wochentagen das geschehen soll. Vorgabeprofile: Über Vorgabeprofile lassen sich neue Benutzer schneller erstellen und mit Standardeinstellungen versorgen. Abbildung 6: Vorgaben für Workflow-Zusammenfassung im Benutzerprofil Seite: 8

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