Einkauf (MM-PUR) HELP.MMPUR. Release 4.6C

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1 HELP.MMPUR Release 4.6C

2 SAP AG Copyright Copyright 2001 SAP AG. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikation oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schriftliche Genehmigung durch SAP AG nicht gestattet. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von SAP AG oder deren Vertriebsfirmen angebotenen Software-Produkte können Software- Komponenten auch anderer Software-Hersteller enthalten. Microsoft, WINDOWS, NT, EXCEL, Word, PowerPoint und SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation. IBM, DB2, OS/2, DB2/6000, Parallel Sysplex, MVS/ESA, RS/6000, AIX, S/390, AS/400, OS/390 und OS/400 sind eingetragene Marken der IBM Corporation. ORACLE ist eine eingetragene Marke der ORACLE Corporation. INFORMIX -OnLine for SAP und Informix Dynamic Server TM sind eingetragene Marken der Informix Software Incorporated. UNIX, X/Open, OSF/1 und Motif sind eingetragene Marken der Open Group. HTML, DHTML, XML, XHTML sind Marken oder eingetragene Marken des W3C, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. JAVA ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc. JAVASCRIPT ist eine eingetragene Marke der Sun Microsystems, Inc., verwendet unter der Lizenz der von Netscape entwickelten und implementierten Technologie. SAP, SAP Logo, R/2, RIVA, R/3, ABAP, SAP ArchiveLink, SAP Business Workflow, WebFlow, SAP EarlyWatch, BAPI, SAPPHIRE, Management Cockpit, mysap.com Logo und mysap.com sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und vielen anderen Ländern weltweit. Alle anderen Produkte sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Firmen. 2 April 2001

3 SAP AG Symbole Symbol Bedeutung Achtung Beispiel Empfehlung Hinweis Syntax Tip April

4 SAP AG Inhalt Beschaffung im Materialwirtschaftssystem...12 Beschaffung für Lager und Verbrauch...13 Organisation eines Unternehmens im SAP-System...15 Beispiel: Arbeiten mit Referenzeinkaufsorganisation...18 Einkaufsmenü...20 Einkaufsbeleg...22 Arbeiten mit Einkaufsbelegen...24 Stammsätze aus der Sicht des Einkaufs...26 Materialstammdaten...27 Pflege von Einkaufsdaten im Materialstammsatz...30 Beispiel: Konfigurierbare Materialien im Einkauf...35 Lieferantenstammdaten...39 Partnerrollen im Einkauf...42 Lieferantenteilsortiment im Einkauf...46 Lieferantenstammsätze pflegen...51 Abweichende Daten pflegen...54 Einkaufsstammdaten...56 Einkaufsanwendungen mit neuem Interaktionsdesign (Enjoy Anwendungen)...58 Das neue Interaktionsdesign...60 Persönliche Einstellungen...63 Fehlerprotokoll...65 Arbeiten mit der Belegübersicht...66 Belegübersicht definieren...69 Bestellung mit neuem Interaktionsdesign...72 Bestellung anlegen, ändern und anzeigen...76 Bestellung mit Bezug zu Referenzbeleg anlegen...78 Bestellanforderung mit neuem Interaktionsdesign...81 Bestellanforderung anlegen, ändern und anzeigen...84 Bestellanforderungen oder Positionen kopieren...86 Bestellanforderungen (MM-PUR-REQ)...88 Bestellanforderung...90 Manuelles Anlegen von Bestellanforderungen...91 Bestellanforderung anlegen - mit Stammsatz...92 Bestellanforderung anlegen - ohne Stammsatz...93 Bestellanforderung über Vorlage anlegen...95 Bestellanforderung ändern...96 Änderungsprotokoll zur Bestellanforderungsposition anzeigen...97 Massenpflege von Bestellanforderungen...98 Positionen einer Bestellanforderung als erledigt kennzeichnen...99 Bestellanforderung anzeigen Bestellanforderungen auswerten Bestellanforderungen archivieren Lieferantenanfrage und -angebot (MM-PUR-RFG) April 2001

5 SAP AG Anfrage Angebot Verschicken von Anfragen und Einholen von Angeboten Auswahl von Lieferanten für Anfragen Anlegen von Anfragen Anfrage manuell anlegen Anfrage kopieren bzw. über Vorlage anlegen Einteilungen zur Anfrage erfassen Anfrage ändern und Änderungsprotokoll anzeigen Angebot zu einer Anfrage anlegen Angebote vergleichen Angebot absagen Anfragen und Angebote überwachen Anfragen archivieren Bestellungen (MM-PUR-PO) Bestellung Positionstyp Anlegen einer Bestellung Manuelles Anlegen von Bestellungen (Lieferant bekannt) Bestellung anlegen - mit Stammsatz Bestellung anlegen - ohne Stammsatz Bestellung kopieren bzw. mit Vorlage anlegen Einteilungen zur Bestellung pflegen Bestellung ohne Wert anlegen Kontierung Einfachkontierung festlegen Mehrfachkontierung festlegen Mengeneinheiten in Bestellungen Incoterms, Versand- und Liefervorschriften Incoterms, Versand- und Liefervorschriften festlegen Wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung Getrennt bewertete Materialien Wareneingang ohne Bezug zu einer Bestellung Retoure Lieferantenretoure und Filialretoure Rechnungsplan Rechnungsplan anlegen Rechnungsplan abrechnen Weitere Rechnungsplantermine erzeugen Ändern, Stornieren und Sperren von Bestellungen Bestellung ändern Bestellung stornieren Bestellung sperren Massenpflege von Bestellungen Bestellungen überwachen Archivierung von Bestellungen Konfigurierbare Materialien im Einkauf Lieferantenrahmenverträge (MM-PUR-OA) April

6 SAP AG Rahmenvertrag Rahmenvertrag kopieren bzw. mit Vorlage anlegen Ändern, Stornieren und Sperren von Rahmenverträgen Rahmenvertrag ändern Positionen eines Rahmenvertrags stornieren Positionen eines Rahmenvertrags sperren Rahmenverträge überwachen Rahmenverträge archivieren Konditionen bei Rahmenverträgen Kontrakt Verteilte Kontrakte Beispiel: Arbeiten mit verteilten Kontrakten Arbeiten mit verteilten Kontrakten Zentralkontrakt Anlegen von Kontrakten Kontrakt manuell anlegen Positionstyp/Kontierungstyp in Kontrakten Kontraktabruf anlegen Abrufdokumentation zum Kontrakt anzeigen Lieferplan Beschaffung mit Lieferplan Anlegen von Lieferplänen Lieferplan manuell anlegen Festlegen von Fixierungszeiträumen Einteilungen zur Lieferplanposition erfassen Ablauf Lieferplanabruf Bedarfsplanung und Lieferplanabruf Abruf vom Lieferplan (LAB oder FAB) Internetabruf Erstellungsprofil Beispiel: Erstellungsprofil und Abruferstellung Nachrichten für Lieferplanabrufe Fortschrittszahlen (kumulierte Mengen) Festlegen der Abstimmfortschrittszahl Abrufdokumentation zum Lieferplan anzeigen und drucken Überwachen der Übermittlung von Einteilungen Verwaltung von Lieferplänen Lieferplan mit Bezug zum Zentralkontrakt Einkaufsinfosätze (MM-PUR-VM) Einkaufsinfosatz Konditionen bei Infosätzen Aktualisieren von Infosätzen (InfoUpdate) Anlegen von Infosätzen Infosatz für Material mit Stammsatz anlegen Infosatz für Material ohne Stammsatz anlegen Infosatz ändern und Änderungsprotokoll anzeigen Massenpflege von Infosätzen Infosatz löschen April 2001

7 SAP AG Infosätze überwachen Nettopreissimulation durchführen Bestellpreisentwicklung anzeigen Angebotspreisentwicklung anzeigen Einkaufsverhandlungsblatt anlegen Infosätze archivieren Optimierter Einkauf (MM-PUR-SQ) Ermittlung von Bezugsquellen Orderbuch Pflege des Orderbuchs Orderbuch manuell anlegen Automatische Erzeugung des Orderbuchs Orderbuch über Vorlage anlegen Orderbuchsätze löschen Orderbuch überwachen Quotierung Pflege der Quotierung Ermittlung der Bezugsquelle in einer Quotierung Neuaufbau der Quotierung Quotierung überwachen Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen und weiterbearbeiten Bestellanforderungen - Bezugsquellen zuordnen Bestellanforderungen - Bestellungen, Einteilungen, Anfragen erstellen Automatische Erzeugung von Bestellungen über Bestellanforderungen Anlegen von Bestellungen mit Bezugsquellenermittlung Bestellmengenoptimierung Texterfassung, Druckfunktionen und Nachrichtenübermittlung Textarten Texte bearbeiten Arbeiten mit häufig verwendeten Texten Nachrichten Nachricht Nachrichtenart Feinsteuerung für Nachrichtenart Nachrichtensatz Ausgabe von Einkaufsbelegen (Nachrichtenfindung) Nachrichtensätze anlegen Nachrichten ausgeben Ausgabekriterien ändern Wiederholen von Nachrichten / Änderungsnachrichten Mahnungen und Erinnerungen Mahnung der Auftragsbestätigung Layout von Einkaufsbelegen Auswertungen im Einkauf Auswertung erstellen Anpassung von Auswertungen Allgemeine Auswertungen April

8 SAP AG Bestellwertanalyse Wareneingangsvorschau Konditionen und Preisfindung (MM-PUR-VM) Zeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1H Stammkonditionen) Nichtzeitabhängige Konditionen (bis Release 3.1H Belegkonditionen) Konditionen für mehrere Einkaufsorganisationen Konditionstechnik Preisfindung Preisfindung (Beispiel) Einige ausgewählte Konditionen Steuern Geplante Bezugsnebenkosten Fremdwährung Abweichende Währung Abweichender Preis Gewichts- bzw. volumenabhängige Konditionen Von Bestellmengeneinheit abhängige Konditionen Tagesabhängige Preise für Edelmetalle Schätzpreis Pflege von Konditionen Nichtzeitabhängige Konditionen in Bestellung, Angebot, Lieferplan pflegen Zeitabhängige Konditionen im Infosatz, Angebot, Kontrakt, Lieferplan pflegen Marktpreis festlegen Konditionen auflisten und bearbeiten (Gesamtübersicht) Konditionen zum Infosatz auflisten Konditionen zum Kontrakt auflisten Allgemeine Konditionen auflisten Kundeneigene Konditionen pflegen Preise gesammelt ändern Zeitabhängige Konditionen gesammelt ändern (Konditionsindex) Währung ändern Variantenkonditionen im Infosatz pflegen Preise im Hintergrund aktualisieren Automatische Beleganpassung bei Konditionsänderungen Bestätigungen Beschaffung mit Bestätigungen Beispiel: Ablauf der Beschaffung mit Bestätigungen Bestätigungen aus Sicht des Einkaufs Bestätigungen über EDI empfangen Beispiel: Prüfung bei Auftragsbestätigungen über EDI Überwachung von Bestätigungen Mahnungen zu Auftragsbestätigungen Bestellung bzw. Rahmenvertrag mit Bestätigungsaufforderung anlegen Bestätigungen überwachen Bestätigungen manuell pflegen Anlieferung zum Lieferavis anlegen Fehlerkorrektur beim Eingang von Bestätigungen über EDI Bestätigungen aus Sicht der Disposition Beispiel: Einfluß der Bestätigungen auf die Disposition April 2001

9 SAP AG Bestätigungen aus Sicht der Bestandsführung Bestätigungsbezogener Wareneingang Freigabeverfahren (MM-PUR-GF) Freigabebedingungen Freigabestrategie Freigabecode Freigabevoraussetzungen Freigabekennzeichen Alternative Freigabe Freigabeverfahren ohne Klassifizierung (Banfen) Freigabeverfahren mit Klassifizierung (Banfen und Einkaufsbelege) Ablauf eines Freigabeverfahrens mit Klassifizierung Änderungen nach Beginn des Freigabeverfahrens Freigabe mit Workflow-Anbindung Freigeben von Bestellanforderungen Freigabeinformationen anzeigen Bestellanforderung einzeln freigeben Bestellanforderungen gesammelt freigeben Freigabe simulieren Freigabeerinnerung anzeigen Einkaufsbelege freigeben Weitere Funktionen Herstellerteilenummer (HTN) Liste der zulässigen Herstellerteile HTN-Materialien suchen Herstellerteilenummer: Funktionsumfang Adressen im Einkauf Dokumentenverwaltungssystem Nachträgliche Abrechnung April

10 SAP AG Einsatzmöglichkeiten Das SAP-System besteht aus mehreren Komponenten, die miteinander verknüpft sind und somit eine Kooperation verschiedener Abteilungen im Unternehmen ermöglichen. Der Einkauf ist eine Komponente der Materialwirtschaft. Die Materialwirtschaft, mit der Kurzbezeichnung MM (Materials Management), ist ein vollintegriertes Modul des SAP-Systems. Es unterstützt alle Phasen der Materialwirtschaft: Disposition, Einkauf, Wareneingang, Bestandsführung und Rechnungsprüfung. Die Komponente Einkauf (MM-Purchasing) hat folgende Aufgaben: externe Beschaffung von Materialien bzw. Dienstleistungen Ermittlung möglicher Bezugsquellen für einen Bedarf, der entweder im Rahmen der Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden ist Überwachung der Warenlieferungen bzw. deren Zahlung Eine reibungslose Beschaffung setzt voraus, daß Kommunikation zwischen allen Beteiligten stattfindet. Integration Dieser Informationsfluß ist im SAP-System dadurch gewährleistet, daß der Einkauf in das Gesamtsystem integriert ist und Übergänge zu einer Vielzahl anderer SAP-Module aufweist, z.b. zum: Siehe auch: Controlling (CO) Die Schnittstelle zum Kostenrechnungssystem (Controlling) ist vor allem bei Bestellungen für Verbrauchsmaterial bzw. Dienstleistungen ersichtlich, weil sie direkt einer Kostenstelle bzw. einem Auftrag zugeordnet werden können. Finanzwesen (FI) Zusammen mit dem Finanzwesen pflegt der Einkauf die Daten der im System definierten Lieferanten. Für jeden Lieferanten wird ein sogenannter Lieferantenstammsatz gepflegt, der sowohl buchhalterische Daten als auch Informationen zur Beschaffung enthält. Der Lieferantenstammsatz stellt in der Finanzbuchhaltung das Konto des Kreditors dar. Bei der Kontierung von Bestellungen kann der Einkauf auch festlegen, welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung belastet werden sollen. Vertrieb (SD) Im Rahmen der Disposition kann ein Bedarf, der aus dem Vertrieb entstanden ist, an den Einkauf übergeben werden. Darüber hinaus kann der Bedarf bereits bei der Erfassung der Bestellanforderung dem Kundenauftrag direkt zugeordnet werden. Beschaffung im Materialwirtschaftssystem [Seite 12] Organisation eines Unternehmens im SAP-System [Seite 15] Einkaufsmenü [Seite 20] 10 April 2001

11 SAP AG Einkaufsbeleg [Seite 22] April

12 SAP AG Beschaffung im Materialwirtschaftssystem Beschaffung im Materialwirtschaftssystem Einsatzmöglichkeiten Die externe Beschaffung im MM-System basiert auf einem Zyklus genereller Aktivitäten. Ablauf Im einzelnen umfaßt der typische Beschaffungszyklus folgende Phasen: 1. Bedarfsermittlung Der Bedarf an Materialien entsteht entweder in den Fachabteilungen oder im Rahmen der Disposition. Bei Materialien, die im Materialstamm definiert sind, kontrolliert das System den jeweiligen Meldebestand und ermittelt so die nachzubestellenden Materialien. Sie haben die Möglichkeit, Bestellanforderungen entweder selbst zu erfassen oder sie durch das System automatisch erzeugen zu lassen. 2. Ermittlung der Bezugsquelle Die Komponente Einkauf unterstützt Sie bei der Ermittlung möglicher Bezugsquellen unter Berücksichtigung vergangener Bestellungen oder bestehender Kontrakte. Dies beschleunigt die Erstellung von Anfragen, die dann über SAP-EDI auf elektronischem Weg an gewünschte Lieferanten übermittelt werden können. 3. Lieferantenauswahl und Angebotsvergleich Das System ist in der Lage, Preisfindungsszenarien zu simulieren, so daß Sie Angebote miteinander vergleichen können. Absageschreiben werden automatisch verschickt. 4. Bestellabwicklung Das Einkaufssystem übernimmt die Informationen aus der Bestellanforderung und dem Angebot und entlastet Sie auf diese Weise bei der Eröffnung von Bestellungen. Ebenso wie Bestellanforderungen können Sie Bestellungen selbst erzeugen oder sie durch das System automatisch erzeugen lassen. Lieferpläne und Kontrakte werden ebenfalls unterstützt. 5. Bestellüberwachung Das System prüft die (von Ihnen vorgegebenen) Wiedervorlagezeiten und druckt dann in den entsprechenden Zeitabständen automatisch Mahnschreiben aus. Es liefert Ihnen den aktuellen Status sämtlicher Bestellanforderungen, Angebote und Bestellungen. 6. Wareneingang und Bestandsführung Versand und Wareneingang können den Empfang von Waren bestätigen, indem sie lediglich die Bestellnummer eingeben. Durch Angabe der zulässigen Über- und Unterlieferungstoleranzen haben Einkäufer die Möglichkeit, Über- und Unterlieferungen zu begrenzen. 7. Rechnungsprüfung Das System unterstützt das Prüfen von Rechnungen. Durch Zugriff auf Bestellvorgänge und Wareneingänge wird der Rechnungsprüfer auf Mengen- und Preisabweichungen hingewiesen. 12 April 2001

13 SAP AG Beschaffung für Lager und Verbrauch Beschaffung für Lager und Verbrauch Verwendung Dieser Abschnitt bietet einen Überblick über externe Beschaffung im MM-System. Er beschreibt: die Unterschiede zwischen Beschaffung für das Lager und für Verbrauchszwecke wie Verbrauchs- und Lagermaterial kontiert werden können die Formen der externen Beschaffung Funktionsumfang Beschaffung für das Lager und den Verbrauch Sie beschaffen im MM-System entweder für das Lager oder für den Verbrauch. Sie legen z.b. in der Bestellung fest, für welchen Zweck die zu bestellenden Materialien beschafft werden. Dieser Abschnitt beschreibt die Unterschiede zwischen Beschaffung für das Lager und für den Verbrauch im MM-System. Beschaffung für das Lager Die Beschaffung für das Lager zeichnet sich dadurch aus, daß das Material nach dem Wareneingang gelagert wird. Bei Beschaffung des Materials für das Lager wird der Lagerbestand des Materials durch die Erfassung des Wareneingangs erhöht und durch die Erfassung eines Warenausgangs reduziert. Bei Lagermaterial müssen Positionen eines Einkaufsbelegs nicht kontiert werden, weil die Buchungen auf den Bestands- und Verbrauchskonten der Buchhaltung bei jeder Warenbewegung (z.b Warenein- und -ausgang) automatisch erfolgen. Außerdem werden der Wert und die Menge des gelagerten Materials im Materialstammsatz fortgeschrieben. Die Beschaffung für das Lager setzt einen Materialstammsatz voraus. Sie finden weitere Information zu Materialstammsätzen in Stammsätze aus der Sicht des Einkaufs [Seite 26]. Beschaffung für den Verbrauch Bei der Beschaffung für den Verbrauch legen Sie den Verbrauchszweck durch Eingabe einer Kontierung fest (z.b. Kostenstelle). Das Material bzw. die Dienstleistung gilt mit dem Wareneingang als verbraucht. Wenn das Material direkt für den Verbrauch beschafft wird, werden beim Erfassen des Wareneingangs die Verbrauchskonten der Buchhaltung bebucht. Die Menge und der Wert des Lagerbestands dagegen werden nicht erhöht. Materialkontierung Sie legen pro Position eines Einkaufsbelegs fest, ob für das Lager oder für den Verbrauch beschafft wird. In einem Einkaufsbeleg können sowohl kontierte als auch nicht kontierte Positionen vorkommen. Bei Lagermaterial muß das zu bestellende Material über einen Materialstammsatz verfügen; bei Verbrauchsmaterial kann das Material sich auf einen Materialstammsatz beziehen. Bei folgenden Einkaufsbelegen ist eine Kontierung möglich: April

14 SAP AG Beschaffung für Lager und Verbrauch Bestellanforderungen Bestellungen Rahmenverträgen Formen der Beschaffung Bevor Sie ein Material bzw. eine Dienstleistung beschaffen, müssen Sie entscheiden, mit welchen Einkaufsinstrumenten Sie die Beschaffung durchführen möchten. Dieses Abschnitt beschreibt die drei Formen der externen Beschaffung mit der MM-Komponente Einkauf: einmalige Bestellung langfristiger Kontrakt mit anschließenden Kontraktabrufen Lieferplan und Lieferplaneinteilung Einmalige Bestellung Sie verwenden diese Form der Beschaffung bei Materialien bzw. Dienstleistungen, die unregelmäßig bestellt werden. Als Erfassungshilfe stehen Ihnen die Bestellanforderung, Anfrage sowie eine bereits vorhandene Bestellung (Vorlagebestellung) zur Verfügung. Die aktuellen Konditionen des Lieferanten für das Material werden aus dem Einkaufsinfosatz beim Anlegen der Bestellung übernommen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Bestellungen [Seite 124]. Kontrakt und Kontraktabrufe Für Material, das regelmäßig und in ausreichender Menge bestellt wird, können Sie langfristige Rahmenbedingungen mit Lieferanten in einem Kontrakt vereinbaren. Sie spezifizieren darin die Laufzeit des Kontrakts, das zu bestellende Material und die Zielmenge bzw. den Zielwert des Kontrakts. Beim Anlegen eines Kontrakts können Sie eine Anfrage bzw. einen anderen Kontrakt als Vorlage benutzen. Die Kontraktanforderung, die auch als Vorlage und damit als Erfassungshilfe dient, ist eine Art der Bestellanforderung, die den Einkauf zur Vereinbarung eines langfristigen Kontrakts auffordert. Beim Anlegen der Kontraktabrufe werden Informationen aus dem Kontrakt übernommen. Einzelne Lieferungen erfolgen aufgrund der Kontraktabrufe, in denen die genaue Bestellmenge und der Liefertermin spezifiziert werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Lieferantenrahmenverträge [Seite 173]. Lieferplan Wenn das zu bestellende Material regelmäßig beschafft und nach einem zeitgenauen Terminplan geliefert werden soll, können Sie die Beschaffung mit dem Lieferplan realisieren. Der Lieferplan spezifiziert das Material und die Rahmenbedingungen wie beim Kontrakt. In der Lieferplaneinteilung legen Sie die Termine für die zu liefernden Mengen fest. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Lieferantenrahmenverträge [Seite 173]. 14 April 2001

15 SAP AG Organisation eines Unternehmens im SAP-System Organisation eines Unternehmens im SAP-System Dieser Abschnitt beschreibt, wie ein Unternehmen im SAP-System abgebildet ist. Ferner wird gezeigt, wie der Bereich Einkauf in diese Struktur eingebunden ist. Definition Organisationsebenen Die Unternehmensstruktur wird im SAP-System durch folgende Organisationsebenen abgebildet: Mandant Eine Gruppierung bzw. ein Zusammenschluß von rechtlichen, organisatorischen, betriebswirtschaftlichen und/oder administrativen Einheiten mit einem gemeinsamen Zweck. Beispiel: Konzern Buchungskreis Stellt eine rechtlich selbständige, gemäß den Vorschriften bilanzierende Einheit innerhalb eines Mandanten dar. Beispiel: Firma, Tochtergesellschaft Werk Eine Betriebsstätte innerhalb eines Buchungskreises. Beispiel: Produktionsstätte, Außenstelle, Niederlassung, Filiale Einkaufsorganisation Eine organisatorische Einheit, die Materialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrere Werke beschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mit den Lieferanten aushandelt. Die Einkaufsorganisation ist nach außen rechtlich für alle Einkaufsvorgänge verantwortlich. Einkäufergruppe Die Einkaufsorganisation ist in Einkäufergruppen gegliedert, die für die operativen Tätigkeiten zuständig sind. Eine Einkäufergruppe kann auch für mehrere Einkaufsorganisationen zuständig sein. Struktur Zuordnungen der Organisationsebenen Werk, Einkaufsorganisation und Buchungskreis Werk - Einkaufsorganisation/Buchungskreis Im SAP-System muß ein Werk einer oder mehreren Einkaufsorganisation/en zugeordnet sein. Außerdem muß für ein Werk immer eine Zuordnung zu einem Buchungskreis getroffen werden. Einkaufsorganisation - Buchungskreis Eine Einkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet sein. Wenn Sie einer Einkaufsorganisation keinen Buchungskreis zuordnen, so kann diese Einkaufsorganisation für jeden Buchungskreis beschaffen. April

16 SAP AG Organisation eines Unternehmens im SAP-System Voraussetzung dafür ist, daß das Werk, für das beschafft wird, dieser Einkaufsorganisation zugeordnet ist. Organisation des Einkaufs Zentraler/dezentraler Einkauf Sie können Ihren Einkauf als Zentraleinkauf mit einer Einkaufsorganisation einrichten als dezentral definieren, d.h. mit verschiedenen Einkaufsorganisationen, von denen jede für ein unterschiedliches Werk zuständig ist Die folgende Grafik erläutert, wie Sie die Organisation Ihres Einkaufs im SAP-System abbilden können: Zentraleinkauf Dezentraler Einkauf Konzerbezogenener Einkauf Firmenbezogenener Einkauf Werksbezogenener Einkauf Einkaufsorganisation 0001 Einkaufsorganisation 0001 Einkaufsorganisation 0002 Einkaufsorganisation 0001 Werk 0001 Werk 0002 Buchungskreis 1000 Werk 0003 Werk 0004 Buchungskreis 2000 Werk 0001 Werk 0002 Buchungskreis 1000 Werk 0003 Werk 0004 Buchungskreis 2000 Werk 0001 Eine Einkaufsorganisation ist für verschiedene Buchungskreise zuständig. Eine Einkaufsorganisation ist für einen Buchungskreis zuständig. Eine Einkaufsorganisation ist für ein Werk zuständig. Weitere Informationen zur Organisationsstruktur des Einkaufs finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Unternehmensstruktur im Abschnitt Einkaufsorganisation pflegen [Extern]. Referenzeinkaufsorganisation Je nach Einstellung Ihres Systems können zentraler und dezentraler Einkauf getrennt nebeneinander existieren oder der dezentrale Einkauf kann Kontrakte und Konditionen nutzen, die vom Zentraleinkauf angelegt wurden. Dies kann mit Hilfe der Referenzeinkaufsorganisation [Extern] abgebildet werden. 16 April 2001

17 SAP AG Organisation eines Unternehmens im SAP-System Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einem oder keinem Buchungskreis zugeordnet sein. In der Regel ist ihr kein Werk zugeordnet, allerdings können Ihr ein, kein oder mehrere Werke zugeordnet werden. Ein Beispiel zur Referenzeinkaufsorganisation finden Sie im Abschnitt Beispiel: Arbeiten mit Referenzeinkaufsorganisation [Seite 18]. Vorteile der Referenzeinkaufsorganisation Eine Referenzeinkaufsorganisation kann einen umfangreichen Kontrakt aushandeln, den andere Einkaufsorganisationen nutzen können. Die Einkaufsorganisationen, die für die Beschaffung in den einzelnen Werken verantwortlich sind, können Materialien über diesen sog. Zentralkontrak [Extern]t abrufen und somit dessen vorteilhafte Konditionen nutzen. Weitere Informationen zu Zentralkontrakten finden Sie im Abschnitt Zentralkontrakt [Seite 191]. Mit Hilfe von SAP - ALE (Application Link Enabling) können auch einzelne Firmen, die zu einem Konzern gehören, aber jeweils mit unabhängigen SAP-Systemen arbeiten, Kontrakte gemeinsam nutzen. Es handelt sich dabei um sog. Verteilte Kontrakte. Weitere Informationen zu verteilten Kontrakten finden Sie im Abschnitt Verteilte Kontrakte [Seite 186]. Im Handelsumfeld reduziert das Arbeiten mit einer Referenzeinkaufsorganisation den Datenpflegeaufwand, da Einkaufsorganisationsdaten für Lieferantenstammsätze und Einkaufsinfosätze nur von der Referenz- Einkaufsorganisation angelegt werden müssen. Andere Einkaufsorganisationen, die im Customizing mit ihr verbunden sind, können diese Daten nutzen, ohne selbst Daten pflegen zu müssen. Buchungskreisübergreifende Umlagerung Sie haben die Möglichkeit, Ihr System so einzustellen, daß eine Einkaufsorganisation Material für ein Werk von einem Lieferanten (Werk) beschafft, der zu einem anderen Buchungskreis im selben Mandanten (Konzern) gehört. In diesem Fall handelt es sich um eine buchungskreisübergreifende Umlagerung mit einer SD-Lieferung und einer Faktura. Informationen zur buchungskreisübergreifenden Umlagerung finden Sie in der Dokumentation MM - Sonderbestände und Sonderbeschaffungsformen in der Materialwirtschaft im Abschnitt Buchungsübergreifende Umlagerung [Extern]. April

18 SAP AG Beispiel: Arbeiten mit Referenzeinkaufsorganisation Beispiel: Arbeiten mit Referenzeinkaufsorganisation Die Referenzeinkaufsorganisation RORG, die zur Zentrale in Hamburg gehört, hat einen umfangreichen Kontrakt für das Material Schraube-01 mit günstigen Konditionen bei dem Lieferanten Schmitt ausgehandelt. Die Einkaufsorganisation EORG, die für die Beschaffung in den Werken Stuttgart und Karlsruhe verantwortlich ist, möchte das Material Schraube-01 von diesem Kontrakt abrufen. Andere Verbrauchsmaterialien beschafft die Einkaufsorganisation EORG über regionale Lieferanten. Voraussetzungen: Bevor die Einkaufsorganisation EORG von dem Kontrakt abrufen kann, müssen folgende Einstellungen und Daten gepflegt sein: Customizingeinstellungen pflegen im Custominzing der Unternehmensstruktur unter Definition Materialwirtschaft Einkaufsorganisation pflegen sind beide Einkaufsorganisationen angelegt - die Referenzeinkaufsorganisation RORG kann mit oder ohne Buchungskreis und Werk(e) angelegt werden - die Einkaufsorganisation EORG ist dem Buchungskreis 1000 und den beiden Werken zugeordnet im Customizing der Unternehmensstruktur Zuordnung Materialwirtschaft Referenzeinkaufsorganisation - Einkaufsorganisation zuordnen ist die Einkaufsorganisation RORG als Referenzeinkaufsorganisation für die Einkaufsorganisation EORG gepflegt Anwendungs- und Stammdaten erfassen: der Lieferant Schmitt ist für beide Einkaufsorganisationen angelegt das Material Schraube-01 ist für die Werke Stuttgart und Karlsruhe gepflegt ein Zentralkontrakt wurde ohne Werk von der Referenzeinkaufsorganisation RORG angelegt Welche Daten Sie anlegen müssen, erläutert die folgende Grafik: 18 April 2001

19 SAP AG Beispiel: Arbeiten mit Referenzeinkaufsorganisation Customizing Anwendungsdaten Stammdaten Referenzeinkaufsorganisation RORG legt Kontrakt an Kontrakt Lieferant Schmitt Schraube-01 Lieferant Schmitt angelegt für Einkaufsorganisation referiert auf RORG EORG ST Werk Stuttgart EORG Werk Karlsruhe Buchungskreis 1000 legt Bestellung an Bestellung mit Bezug zum Kontrakt Schraube ST Material angelegt für Werk Stuttgart Schraube-01 Werk Karlsruhe Ablauf: 1. Ein Mitarbeiter der Einkaufsorganisation EORG legt eine Bestellanforderung für das Werk in Stuttgart an. 2. Die Einkaufsabteilung bearbeitet die Bestellanforderung und führt eine Bezugsquellenfindung durch. 3. Der Kontrakt der Referenzeinkaufsorganisation wird als gültige Bezugsquelle ermittelt. April

20 SAP AG Einkaufsmenü Einkaufsmenü Verwendung Dieser Abschnitt erläutert das Menü, von dem aus Sie einkaufsbezogene Aktivitäten im SAP- System starten: das Einkaufsmenü. Für sämtliche in dieser Dokumentation beschriebenen Vorgänge stellt das Einkaufsmenü den Ausgangspunkt dar. In Fällen, in denen dies nicht zutrifft, wird ausdrücklich darauf hingewiesen. Sie können in das SAP-System über das SAP-Menü [Extern] oder das Benutzermenü [Extern] SAP Easy Access einsteigen: Im SAP-Menü werden alle verfügbaren Menüs des SAP-Systems angezeigt. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Einführung in das SAP-System unter SAP Easy Access [Extern]. Über Benutzermenüs können Sie auf die in Rollen enthaltenen Transaktionen, Berichte, Web-basierten Anwendungen etc. zugreifen. Eine Rolle enthält Aktivitäten, die der Benutzer benötigt, um sich an einem oder mehreren Business-Szenarien zu beteiligen. Gleichzeitig werden dem Anwender über die Rolle die Berechtigungen zugeordnet, die für diese Aktivitäten erforderlich sind. Die Systemverwaltung kann einem Anwender eine oder mehrere Rollen zuordnen. Ab Release 4.6C steht dem Anwender mit dem mysap.com Workplace [Extern] über einen Web Browser ein rollenbasiertes Portal zur Erledigung seiner Aufgaben zur Verfügung. Funktionsumfang Einkaufsmenü anzeigen Zum Anzeigen des Einkaufsmenüs gehen Sie wie folgt vor: 1. Melden Sie sich am System an. Das SAP-Menü erscheint. 2. Wählen Sie Logistik Materialwirtschaft Einkauf, um zum Einkaufsmenü zu gelangen. Einzelheiten zum Einkaufsmenü Die Aktivitäten, die Sie vom Einkaufsmenü aus durchführen können, sind so organisiert, daß sie jeweils von dem zugehörigen Einkaufsbeleg ausgehen. Zum Beispiel wählen Sie zum Anzeigen einer Bestellung vom Einkaufsmenü aus Bestellung Anzeigen. Das Menü der Stammdaten enthält Funktionen zum Anlegen und Anzeigen von Einkaufsinfosatzdaten, Lieferantendaten und Einkaufsstammdaten. Nach Beendigung einer Einkaufsfunktion - z.b. nach dem Anlegen einer Bestellung - wählen Sie Bestellung Beenden, um zum Einkaufsmenü zurückzukehren. Standardfunktionen im Menü Die Menüoptionen, die in Verbindung mit den einzelnen Einkaufsbelegen wählbar sind, werden im folgenden erläutert. Anlegen Mit dieser Option können Sie einen Einkaufsbeleg erstellen. Hierzu geben Sie die erforderlichen 20 April 2001

21 SAP AG Einkaufsmenü Informationen ein und sichern den Beleg. Der Beleg wird dann unter einer eindeutigen Nummer abgelegt. Ändern Mit dieser Option können Sie einen Einkaufsbeleg ändern. Für den Zugriff auf den gewünschten Beleg benötigen Sie die Belegnummer. Anzeigen Mit dieser Option können Sie sich einen Einkaufsbeleg anzeigen lassen. Das Ändern oder Ergänzen von Informationen in dem angezeigten Beleg ist nicht möglich. Für den Zugriff auf den gewünschten Beleg benötigen Sie die Belegnummer. Listanzeigen/Auswertungen Mit diesen Optionen können Sie sich Auswertungen zu Einkaufsbelegen erzeugen lassen (z.b. alle Bestellungen zum Lieferanten Müller). Wie Sie Auswertungen generieren, ist in Auswertungen im Einkauf [Seite 330] beschrieben. Folgefunktionen Mit dieser Option lassen sich Funktionen durchführen, die mit dem Einkauf verbunden, jedoch nicht im Funktionsumfang des Einkaufs enthalten sind. Zum Beispiel können Sie einen Warenoder einen Rechnungseingang erfassen. Nachrichten Mit dieser Option können Sie Belege ausdrucken oder sie über EDI, Telefax etc. versenden. April

22 SAP AG Einkaufsbeleg Einkaufsbeleg Definition Ein Einkaufsbeleg ist ein Instrument, das vom Einkauf verwendet wird, um Materialien oder Dienstleistungen zu beschaffen. Die anschließende Auflistung zeigt die verschiedenen im Standardsystem enthaltenen Einkaufsbelege: Anfrage übermittelt den in der Bestellanforderung definierten Bedarf an potentielle Lieferanten. Angebot enthält die Konditionen des Lieferanten und bildet die Basis zur Auswahl von Lieferanten. Bestellung ist die formelle und verbindliche Willenserklärung gegenüber einem Lieferanten zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung. Kontrakt eine Art des Rahmenvertrags; der Kontrakt ist die verbindliche Willenserklärung zur Abnahme eines Materials oder einer Dienstleistung innerhalb eines vereinbarten Zeitraums. Lieferplan eine Art des Rahmenvertrags; der Lieferplan enthält fest definierte Zeitpunkte (Einteilungen), zu denen Lieferungen erfolgen sollen. Struktur Mittels Bestellanforderungen können dem Einkauf Material- oder Dienstleistungsbedarfe mitgeteilt werden. Einkaufsbelege sind in zwei Bereiche untergliedert: in den Belegkopf und den Bereich der einzelnen Positionen. Pro Beleg sind ein Kopf und mehrere Positionen möglich. Der Belegkopf enthält die für den gesamten Beleg geltenden Informationen, die Positionen die zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen. So sind bei einer Bestellung Angaben zum Lieferanten und die Belegnummer Bestandteil des Bestellkopfs, während die einzelnen Positionen das Material und die Bestellmenge angeben. Die Zusatzdaten enthalten zusätzliche Informationen zu einer Position und stehen in keinem direkten Zusammenhang mit den Beschaffungsdaten der Position. Zusatzdaten sind beispielsweise die Kontierungsdaten (wie Kostenstelle und Sachkonto) und die Bestellentwicklung einer Position, die Informationen über bereits erfolgte Waren- und Rechnungseingänge zu der Position enthält. Jede Position eines Einkaufsbelegs stellt eine Beschaffungseinheit dar. Das heißt, Einkaufsvorgänge werden positionsweise angefordert, bestellt und überwacht. 22 April 2001

23 SAP AG Wie sind die Einkaufsbelege aufgeteilt? Einkaufsbeleg Einkaufsbelege unterscheiden sich im SAP-System durch die Einkaufsbelegart. Sie bestimmt z.b., welcher Nummernkreis maßgebend ist und welche Felder Ihnen zur Pflege angeboten werden. Die jeweilige Belegart wird beim Anlegen eines Einkaufsbelegs vorgeschlagen. Es gibt beispielsweise Belegarten für Anfragen, Bestellungen und Kontrakte. Bestimmte Belegarten werden im SAP-Standardsystem angeboten; Ihre Firma kann aber auch ihre eigenen Belegarten definieren. Wie werden Belege numeriert? Jedem Beleg wird eine Nummer zugeordnet. Diese Nummer kann intern oder extern vergeben werden, je nach Handhabung in Ihrem Unternehmen. Interne Nummernvergabe bedeutet, daß dem Beleg vom System eine Nummer zugewiesen wird; extern heißt, daß die Person, die den Beleg erstellt, auch die Nummer festlegt. Alphanumerische Nummernvergabe ist nur bei externer Nummernvergabe möglich. April

24 SAP AG Arbeiten mit Einkaufsbelegen Arbeiten mit Einkaufsbelegen Verwendung Dieser Abschnitt erläutert, wie die Informationen im Beleg verteilt sind und wie Sie innerhalb eines Einkaufsbelegs navigieren können. Weiterhin werden die Erfassungshilfen beim Anlegen eines Einkaufbelegs erläutert. Dieser Abschnitt setzt voraus, daß Ihnen die allgemeine Handhabung des SAP- Systems bekannt ist. Die Dokumentation Einführung in das SAP-System [Extern] vermittelt die Grundkenntnisse, die Sie für die Handhabung des SAP-Systems benötigen. Funktionsumfang Einstiegsbild Auf dem Einstiegsbild ordnen Sie beim Anlegen eines Belegs die zuständige Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe zu. Beim Bearbeiten eines vorhandenen Belegs geben Sie hier allgemeine Daten zum Beleg ein, z.b. die Belegnummer, die das System benötigt, um den Einkaufsbeleg aufzurufen. Um die Eingabearbeit zu vermindern, können Sie im Bereich Vorschlagsdaten Positionen z.b. Werk, Lagerort oder Liefertermin eingeben. Das System übernimmt diese Daten in alle Positionen der nachfolgenden Positionsübersicht. Daten, die Sie im Einstiegsbild von Belegen eingegeben haben, werden auch dann in den neu zu erstellenden Beleg übernommen, wenn Sie mit der Referenzfunktion arbeiten, d.h. mit Bezug zu einem Vorgängerbeleg. Diese Funktion ist besonders für Kontraktabrufe von Kontrakten relevant, die selbst kein Werk, keinen Lagerort und keinen Liefertermin enthalten, z.b. Zentralkontrakte. Wenn Sie z.b. einen Kontraktabruf zu einem Kontrakt anlegen, der die Daten Werk und Lagerort bereits enthält, und Sie geben Vorschlagsdaten auf dem Einstiegsbild ein, dann werden die Daten aus dem Kontrakt herangezogen und Ihre Daten ignoriert. Wenn Sie mit der Funktion Bestellung Anlegen mit Bezug Zum Kontrakt einen Abruf z.b. zu einem Zentralkontrakt anlegen möchten und auf dem Einstiegsbild ein Werk und einen Lagerort eingeben, dann werden diese Vorschlagsdaten in die Positionen der Bestellung übernommen, weil sie in Zentralkontrakten nicht vorhanden sind. Dasselbe Verfahren gilt bei Belegen, die sich auf Anfragen beziehen. Positionsübersicht Die Positionsübersicht zeigt eine Zusammenfassung der Kopf- und Positionsdaten. In den ersten Zeilen werden wichtige Kopfdaten aufgelistet. Die Daten im Hauptteil der Übersicht beziehen sich auf die Positionen, die beschafft werden. Die Positionen werden gemäß dem für die Belegart vorgesehenen Positionsnummernintervall numeriert. Sie können die vorgeschlagene Positionsnummer jederzeit ändern. 24 April 2001

25 SAP AG Arbeiten mit Einkaufsbelegen Weiterhin können Sie auf der Positionsübersicht zwischen ein- und zweizeiliger Darstellung wechseln. Wählen Sie hierzu Bearbeiten Wechseln Darstellung. Position zur Bearbeitung markieren Die Felder zur Auswahl einzelner Positionen befinden sich in der ersten Spalte links in der Positionsübersicht. Markieren Sie hier die Position, die Sie bearbeiten möchten. Sie haben weitere Möglichkeiten, Positionen auf dem Übersichtsbild zur Bearbeitung zu markieren, indem Sie eine Funktion aus dem Menü wählen, das Sie erhalten, wenn Sie Bearbeiten Markierungen auswählen. So können Sie beispielsweise alle Positionen zur Bearbeitung markieren oder Markierungen zurücksetzen. Kopfdetailbild Das Kopfdetailbild zeigt Informationen über den Lieferanten und die Abteilung, die das Material bestellt: z.b. die Zahlungsbedingungen des Lieferanten und den zuständigen Verkäufer. (Ausnahme: Die Bestellanforderung enthält keine Kopfdaten und deswegen kein Kopfdetailbild.) Sie können die Kopfdaten mit Kopf Detail aus der Positionsübersicht heraus anzeigen. Positionsdetailbild Das Positionsdetailbild enthält wichtige Informationen zur Beschaffung des Materials. So sind z.b. Fristen zur Terminüberwachung und Daten zur Steuerung des Waren- bzw. Rechnungseingangs Bestandteil des Positionsdetailbilds. Zum Detailbild einer Position gelangen Sie, indem Sie die betreffende Position markieren und Position Detail wählen. Zusatzdaten zu Positionen Die Zusatzdaten enthalten weitere Informationen zu einer Position, z.b. Preise und Konditionen, zugeordnete Kontierung, Texte etc. Die Zusatzdaten können Sie anzeigen, indem Sie die gewünschte Position in der Positionsübersicht markieren und die anzuzeigenden Daten aus dem Menü Position auswählen. Erfassungshilfen Sie können Positionen eines Einkaufsbelegs mit Bezug auf andere Einkaufsbelege anlegen bzw. einen Einkaufsbeleg kopieren. Die Erfassungshilfen sind vom Einstiegsbild oder von der Positionsübersicht aus über das Menü Anlegen mit Bezug bzw. Kopieren auswählbar. April

26 SAP AG Stammsätze aus der Sicht des Einkaufs Stammsätze aus der Sicht des Einkaufs Verwendung Dieser Abschnitt beschreibt die einkaufsbezogenen Funktionen des Materialstamms und des Lieferantenstamms. Er erläutert die einkaufsspezifischen Stammdaten und beschreibt, wie Sie einkaufsspezifische Material- und Lieferantendaten anlegen und pflegen. Funktionsumfang Die MM-Komponente Einkauf arbeitet mit folgenden Arten von Daten: Materialstammdaten Diese Daten enthalten Einzelheiten über Materialien, die ein Unternehmen einkauft oder eigenfertigt. So sind beispielsweise Daten wie die Mengeneinheit und die Beschreibung des Materials Bestandteil eines Materialstammsatzes. Andere SAP-Logistik- Komponenten greifen ebenfalls auf die Materialdaten zu. Lieferantenstammdaten Diese Daten enthalten Informationen über Lieferanten (Kreditoren). Name und Anschrift des Lieferanten, die von ihm verwendete Währung sowie die Lieferantennummer (bei SAP als Kontonummer geführt) sind typische Kreditorendaten. Einkaufsstammdaten, wie z.b. Siehe auch: Einkaufsinfosatz Der Infosatz stellt die Beziehung zwischen Material und Lieferant her und vereinfacht so den Prozeß der Angebotsauswahl. Er gibt beispielsweise Auskunft über die in Verbindung mit dem Lieferanten geltende Bestellmengeneinheit oder über Preisänderungen für ein Material. Orderbuch Im Orderbuch sind die möglichen Bezugsquellen für ein Material verzeichnet. Das Orderbuch legt fest, innerhalb welches Zeitraums ein Material von einem bestimmten Lieferanten bezogen werden kann. Quotierung Mit der Quotierung können Sie ermitteln, welcher Anteil des Gesamtbedarfs einem Lieferanten zugeordnet werden soll. Materialstammdaten [Seite 27] Lieferantenstammdaten [Seite 39] Einkaufsstammdaten [Seite 56] 26 April 2001

27 SAP AG Materialstammdaten Materialstammdaten Verwendung Im Materialstamm befinden sich Beschreibungen sämtlicher Artikel und Teile, die ein Unternehmen beschafft, fertigt und lagert. Für das Unternehmen stellt der Materialstamm die zentrale Quelle zum Abruf materialspezifischer Informationen dar (z.b. Materialbestände). Durch die Integration der gesamten Materialdaten in einem einzigen Stamm entfällt das Problem der Datenredundanz, und es besteht die Möglichkeit, daß die gespeicherten Daten sowohl vom Einkauf als auch von den anderen Bereichen (z.b. Bestandsführung, Disposition, Rechnungsprüfung) gemeinsam genutzt werden. Beschreibungen der einzelnen Materialien, die in einem Unternehmen eingesetzt werden, sind in Materialstammsätzen abgelegt. Die Gesamtheit der Materialstammsätze bildet den Materialstamm. Im folgenden werden die verschiedenen Arten von Informationen eines Materialstammsatzes aufgeführt und jeweils durch ein Beispiel veranschaulicht: Buchhaltung Bewertungs- und kalkulationsspezifische Informationen (z.b. Standardpreis, vorheriger und zukünftiger Preis sowie derzeitige Bewertung). Disposition Informationen zur Materialbedarfsplanung (z.b. Sicherheitsbestand, geplante Lieferzeit und Meldebestand für ein Material). Einkauf Durch den Einkauf bereitgestellte Daten für ein Material (z.b. die für ein Material zuständige Einkäufergruppe, zulässige Über- und Unterlieferungen sowie Bestellmengeneinheit). Konstruktion Technische Angaben zur Konstruktion eines Materials (z.b. CAD-Zeichnungen, Basis- Abmessungen und Konstruktionsdaten). Lagerung Informationen zur Lagerabwicklung und Lagerung des Materials (z.b. Ausgabemengeneinheit, Lagerbedingungen und Verpackungsmaße). Prognose Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs (z.b. Art und Weise der Materialbeschaffung, Prognosezeitraum und bisherige Verwendung). Vertrieb Informationen zu Kundenaufträgen und zur Preisfindung (z.b. Verkaufspreis, Mindestbestellmenge und Name der für ein bestimmtes Material zuständigen Vertriebsabteilung). Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation LO - Materialstamm im Abschnitt Fachbereiche [Extern]. April

28 SAP AG Materialstammdaten Wie sind die Informationen organisiert? Materialdaten verfügen jeweils über den gleichen Aufbau. In einem Materialstammsatz gibt es aus Einkaufssicht die Organisationsebenen Mandant, Einkaufsorganisation, Werk und Lagerort. 1. Mandant - Allgemeine Daten - Diese Ebene enthält die Daten, die für jede Firma, jedes Werk und jedes Lager innerhalb eines Konzerns in gleichem Maße gelten. Ein Beispiel für allgemeine Daten sind Details über die Konstruktion eines Materials (z.b. CAD- Zeichnungen) sowie Lagerbedingungen (Temperaturbereich, Angaben darüber, ob es sich um explosives oder verderbliches Material handelt etc.). 2. Werk - Diese Ebene enthält die Daten, die für die einzelnen Betriebsstätten oder Abteilungen innerhalb einer Firma relevant sind. So gehören die für den Einkauf wichtigen Daten dieser Ebene an. Als Beispiel sind hier die Höchst- und Mindestbestellmenge eines Materials und der Meldebestand zu nennen. Auf die Werksdaten greifen Sie über den Werksschlüssel zu. 3. Lagerort - Diese Ebene enthält die speziell für einen Lagerort geltenden Daten. Zum Beispiel werden die Bestände auf Lagerortebene geführt. Auf die Lagerortdaten greifen Sie über Werks- und Lagerortschlüssel zu. Diese Struktur der Daten erleichtert die Organisation von materialbezogenen Informationen im gesamten Unternehmen. Sie verhindert die redundante Speicherung von Materialdaten, wenn das gleiche Material in mehr als einem Werk verwendet oder an mehr als einem Lagerort gelagert wird. Das gleiche Gußteil befindet sich an zwei verschiedenen Lagerorten; Konstruktionsund Einkaufsdaten für dieses Material sind identisch, jedoch unterscheiden sich die Bestände der beiden Lager. Wie werden Materialien numeriert? Jedem Materialstammsatz wird eine eindeutige Nummer zugeordnet. Diese Nummer ist die Kennung eines Materials. Materialnummern können intern oder extern vergeben werden. Interne Nummernvergabe bedeutet, daß das System den Materialien Nummern zuweist; extern heißt, daß die Person, die den Materialstammsatz anlegt, auch die Nummer festlegt. Bei externer Nummernvergabe können Sie in der Auswahl möglicher Nummern, die Sie zuordnen können, beschränkt sein. Die Nummernvergabe wird im Rahmen des Customizing gepflegt. Wer hat Zugang zu Materialstammdaten? Der Zugriff auf Materialstammdaten kann durch firmeninterne Regelung eingeschränkt sein. Limitierter Zugang verhindert, daß nicht zuständige Personen Materialstammdaten ändern. Einkäufer können sich zwar generell sämtliche Daten zu einem gewünschten Material anzeigen lassen, ändern dürfen Sie jedoch nur einkaufsspezifische Daten. Analog dazu sind Disponenten nur befugt, direkt auf ihren Bereich bezogene Daten zu ändern. Bestimmte Benutzer können die Berechtigung erhalten, Daten zentral zu modifizieren. Das heißt, sie sind befugt, sämtliche Daten in einem Materialstammsatz, auch Einkaufsdaten, anzulegen und zu ändern. 28 April 2001

29 SAP AG Materialstammdaten Wenn Sie wissen möchten, welche Zugriffsrestriktionen in Ihrer Firma gelten, erkundigen Sie sich bei Ihrer Systemverwaltung. April

30 SAP AG Pflege von Einkaufsdaten im Materialstammsatz Pflege von Einkaufsdaten im Materialstammsatz Verwendung Die Materialstammsätze werden bei der Installation des MM-Systems in Ihrer Firma erstellt. Danach sind die Abteilungen, die mit dem Materialstamm arbeiten, für die Aktualisierung der darin gespeicherten Informationen verantwortlich. Materialstammsätze können entweder zentral oder durch einzelne Abteilungen angelegt und geändert werden. So ist beispielsweise der Einkauf zuständig für die fortlaufende Aktualisierung von Einkaufsdaten und der Vertrieb für die Pflege von Vertriebsdaten. Dieser Abschnitt erläutert, wie die Einkaufsdaten in einem Materialstammsatz erstellt und geändert werden. Was ist eine Materialart? Die Materialart legt die Kriterien eines Materials fest, die für die Materialbuchhaltung und Bestandsführung wichtig sind. Wenn Sie einen Materialstammsatz anlegen, ordnen Sie dem Material eine Materialart zu. Rohstoffe und Fertigerzeugnisse sind Beispiele für Materialarten. Die Materialart ROH bedeutet beim MM-Standardsystem, daß es sich um ein fremdbeschafftes Material handelt, während dies für die Materialart FERT nicht zutrifft, weil es eigengefertigt wird. Die Materialart bestimmt, welche Konten zu bebuchen sind, wenn ein Material ins Lager aufgenommen wird, es verläßt oder von einer Fachabteilung benötigt wird. Sie bestimmt auch, ob Nummern für Materialien mit bestimmter Materialart vom System (intern) oder vom Benutzer (extern) vergeben werden. Weitere Informationen zur Materialart finden Sie in der Dokumentation LO - Materialstamm im Abschnitt Materialart [Extern]. Eine 'besondere' Materialart sind die konfigurierbaren Materialien. Mit konfigurierbaren Materialien der Materialart KMAT können Sie Materialien abbilden, die in verschiedenen Varianten auftreten können. Beispielsweise kann ein Auto mit verschiedenen Lackierungen, Ausstattungen und Motoren angeboten werden. Ein Beispiel zu konfigurierbaren Materialien im Einkauf finden Sie im Abschnitt Beispiel: Konfigurierbare Materialien im Einkauf [Seite 35]. Aktivitäten Materialstammsatz anzeigen 1. Sie erreichen den Materialstammsatz, wenn Sie im Systemmenü Logistik Materialwirtschaft Materialstamm und dann Material Anzeigen wählen. 2. Geben Sie im Feld Material die Materialnummer ein. Wenn Sie die Materialnummer nicht kennen, nutzen Sie die Eingabehilfe und suchen das gewünschte Material über Matchcode. 3. Geben Sie die Selektionskriterien zum Matchcode ein. Nach ENTER werden die Stammsätze angezeigt, die Ihren Selektionskriterien entsprechen. 30 April 2001