PM-Software muss zum Anwender passen nicht umgekehrt

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1 Bild: Shutterstock.com/Rena Schild Prozessorientierte Auswahl von Projektmanagement-Software PM-Software muss zum Anwender passen nicht umgekehrt Über Erfolg oder Misserfolg der Einführung einer Projektmanagement-Software entscheidet bereits die Auswahl.

2 M ehr als 400 Standardlösungen mit verschiedensten Funktionalitäten, Branchenschwerpunkten und Preismodellen machen die Auswahl ohne umfassende Marktkenntnisse und Erfahrungen zu einem riskanten Unterfangen. Die Software muss auch nach dem Einführungsprojekt technologisch zukunftssicher und funktional erweiterbar sein, um Änderungen der technischen Infrastruktur, Unternehmensorganisation oder der Projektmanagement- Prozesse unterstützen zu können. Und nicht nur die Charakteristika der Software sind wichtig, auch die Beratungs- und Projektmanagementkompetenzen der Anbieter gilt es mit zu betrachten: Ihre Marktstellung muss so stabil sein, dass die Investitionen in die Software, das Implementierungsprojekt, die Mitarbeiterschulung sowie Hard- und Systemsoftwarekomponenten den gewünschten Nutzen langfristig auch erzielen können. Mangelnde Akzeptanz. Welche Risiken eine Softwareauswahl birgt, zeigt die Zufriedenheitsstudie zur Auswahl von Projekt- und Projektportfoliomanagement (PM/PPM)-Software, die die parameta Projektberatung bei rund 100 Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern durchgeführt hat. Sie belegt, dass fast die Hälfte (41 Prozent) der befragten Unternehmen die eingeführte Projekt- beziehungsweise Projektportfoliomanagement-Software nicht erneut auswählen würde. Das heißt: Hohe Investitionen sind nicht zielführend angelegt. Denn die Implementierungsdauer beträgt durchschnittlichen elf Monate, Lizenzkosten belaufen sich auf rund Euro (bei 100 Anwendern), hinzu kommen Terminrisiken und Imageverlust. Doch warum würden so viele Befragte nicht mehr auf die gewählte Lösung setzen? Hauptgrund ist die mangelnde Akzeptanz der Anwender. Diese hat meist dieselben Ursachen: [[ Für den Endanwender wichtige Funktionen sind in der Software nicht verfügbar beziehungsweise wurden nicht konfiguriert. [[ Die Benutzeroberfläche der Anwendung ist nicht bedienerfreundlich. [[ Die Performance der Anwendung reicht nicht aus, da sie nicht für das vorhandene Einsatzszenario (Benutzerzahl, Funktionen) ausgelegt ist. [[ Die Komplexität der Projektmanagement-Software entspricht nicht dem benötigten Funktions- und Einsatzumfang. [[ Die Anwendung ist nur ungenügend an die unternehmensspezifischen Projektmanagementprozesse angepasst. [[ Benötigte Funktionalitäten sind im Standardfunktionsumfang der Software nicht vorhanden. Werden sie als kundenspezifische Erweiterung oder Workarounds ergänzt, sind sie häufig nicht ausreichend in das Bedienungskonzept der Anwendung eingebettet. Maßanzug statt Stangenware. Diese Probleme lassen sich mit einem professionell durchgeführten Auswahlprozess mit hoher Wahrscheinlichkeit verhindern. Dazu gehört eine angemessene Einbindung der Anwender in den Auswahlpro- zess, die Aufnahme aller technischen und fachlichen Anforderungen und die detaillierte Eignungsprüfung der Projektmanagement-Software sowie des Implementierungspartners. Entscheidend ist jedoch, dass die Auswahl prozessorientiert abläuft. Das bedeutet, dass sie sich strikt an den gegebenen PM-Prozessen und Vorgaben des Unternehmens orientiert. Dazu werden die Projektmanagement-Prozesse und angewandte Methoden im Unternehmen analysiert und in konkrete Anforderungen an das zukünftige Tool»übersetzt«. Gründe für Unzufriedenheit Abbildung 1: Gründe für Unzufriedenheit mit der eingesetzten Projektmanagement-Software. Sechs Schritte Funktionale Anforderungen nicht erfüllt 13 % Einführung des Anbieters mangelhaft 13 % Anforderungen seit der Auswahl geändert 19 % 1 Inititialisierung 2 Anforderungsaufnahme 3 Ausschreibung 4 Anbieterpräsentation Andere Gründe 25 % Abbildung 2: Die sechs Schritte zur passenden Projektmanagement-Software. Mangelnde Anwenderakzeptanz 30 % 5 Ausstellung 6 Auswahl Denn hier gilt dasselbe wie beim Kleiderkauf: Es gibt keine objektiv beste, passende PM-/PPM-Software. Es kann immer nur eine Softwarelösung geben, die für das eigene Unternehmen am besten passt. Um Unternehmen dabei zu unterstützen, genau die PMund PPM-Software zu finden, die über alle Anforderungen hinweg den höchsten Abdeckungsgrad aufweist, hat die parameta Projektberatung selectppm entwickelt. Das Vorgehensmodell basiert auf sechs Schritten, die aufeinander aufbauen. Darin fließen alle Erfahrungen und Benchmarks ein, die in vielen erfolgreich durchgeführten Software-Auswahlverfahren gewonnen wurden. manage it 5-6 I

3 Schritt 1: Initialisierung Bei der Initialisierung werden die Projektziele für das Auswahlprojekt festgelegt und dokumentiert. Dazu gehört die Betrachtung der Rahmenbedingungen und die Festlegung des Projektvorgehens inklusive Terminplan. Die Projektbeteiligten beziehungsweise -betroffenen sowie die Interviewpartner für die Workshops zur Anforderungsaufnahme werden definiert und ein entsprechender Kommunikationsplan ausgearbeitet. Außerdem werden die Risiken und Chancen des Auswahlprojekts identifiziert und bewertet und die Schwerpunkte der Anforderungsaufnahme definiert. Ein entscheidender Punkt innerhalb der Initialisierung ist die Auswahl der Interviewpartner für die Anforderungsaufnahme. Denn nur eine möglichst vollständige Befragung aller in der PM-Software potenziell vorhandenen Rollen erlaubt es, die Anforderungen kritisch und komplett aufzunehmen. Genau diese ist für die Benutzerakzeptanz Hauptfunktionsbereiche Abbildung 3: Die Hauptfunktionsbereiche der parameta Anforderungsliste für PM-Software. Aufbau und Gewichtung Anforderungsliste Abbildung 4: Beispiel Aufbau und Gewichtung Anforderungsliste. Mit einer prozessorientierten und strukturierten Auswahl ist die Anwender-»akzeptanz als wesentliches Kriterium für den Erfolg einer PM-Software berücksichtigt. «zwingend nötig. Einflussreiche Kritiker des Systems lassen sich durch dieses Vorgehen frühzeitig in das Projekt einbinden. Schritt 2: Anforderungsaufnahme Für eine vollständige und strukturierte Anforderungsaufnahme und -bewertung hat parameta einen Anforderungskatalog mit ca Kriterien entwickelt. Der Standardka- talog wird bedarfsorientiert um kundenspezifische Kriterien und Freitextfragen erweitert. Er gliedert sich hierarchisch nach Funktionsbereichen und erlaubt eine nach Anwendergruppen verteilte Anforderungsaufnahme (Bild 3). Statusmarkierungen zeigen, welche Funktionsbereiche sich in welchem Bearbeitungsstatus befinden und welche Informationen noch fehlen. Außerdem wird dokumentiert, welche Anforderung ein Interviewpartner gestellt hat. Mittels 20 manage it 5-6 I 2011

4 Kriterien nach Hauptfunktionsbereichen Ideenmanagement 2. Anforderungworkflow Abbildung 5: Beispiel Anzahl kritischer bzw. geforderter Kriterien nach Hauptfunktionsbereichen. Abgabe des Anforderungsprofils Abbildung 6: Abgabe des Anforderungsprofils an die Software auf selectppm. Funktionsabdeckung Budgetblöcke verwalten 4. Projektmanagement Portfolio steuern/ evaluieren Ressourcenmanagement durchführen Workflow einrichten Technische Anforderungen Portfoliomanagement 6. Multiprojektmanagement 8. Ressourcenmanagement 7. Fachliche Releaseplanung Portfolio planen/ genehmigen Technische Anforderungen 9. Allg. fachliche Anforderungen Kostenrechnung Projektcontrolling durchführen Gremien-/ Stakeholdermanagement Abbildung 7: Beispielauswertung einer detaillierten Funktionsabdeckung Projektanlagen Projekt ausplanen 40 Projekt durchführen Projekt abschließen einheitlicher Kriterien werden die einzelnen Anforderungen bewertet und gewichtet (Bild 4). Ad-hoc-Auswertungen liefern stets einen transparenten Überblick über die Schwerpunkte der Anforderungen und erlauben damit, die Qualität der Aufnahme zu beurteilen. Zum Abschluss werden die Ergebnisse präsentiert und vom Kunden abgenommen. Daraufhin legt das Unternehmen ein Einführungsszenario fest: Es definiert den ersten Projekteinsatz der zukünftigen PM-Software mit Benutzerzahlen nach Rollen und gibt einen Ausblick, wie sich die Organisation weiterentwickeln kann. Schritt 3: Ausschreibung Auf dieser Basis erfolgt im nächsten Schritt die Ausschreibung der gewünschten Lösung auf Grundlage der Recherche- und Ausschreibungsplattform selectppm. Mit ihr ermittelt parameta bis zu maximal 20 Anbieter, die in die Ausschreibung mit einbezogen werden sollten (Bild 6 und 7). In diese Vorauswahl fließen insbesondere folgende Kriterien mit ein, die nach Kundenwunsch und Kundenbedürfnissen variieren: [[ Signifikanter Marktanteil des Anbieters in Deutschland [[ Stabile Unternehmensgröße und Entwicklung des Anbieters [[ Referenzen in vergleichbaren Marktsegmenten beziehungsweise Regionen des Kunden [[ Abdeckung der geforderten Hauptfunktionsbereiche [[ Abdeckung technischer Grundanforderungen [[ Erfahrungen aus anderen Implementierungsprojekten Im Rahmen der Ausschreibung erhalten die vorausgewählten Anbieter die Eckdaten des nachfragenden Unternehmens (Branche, Anzahl Standorte, Anzahl Mitarbeiter etc.), die Eckdaten des Projekts (Projektteam, Projektziele, Userzahlen, Rollen, etc.) sowie eine detaillierte und gewichtete Anforderungsliste. Alle Anbieter erhalten die gleichen Informationen, können diese online einsehen und bearbeiten. Sie sind gefordert, den Anpassungsaufwand der»nicht erfüllten kritischen und geforderten Anforderungen«einzuschätzen und die Zusatzfragen zu beantworten. Die darauf basierende Kostenabschätzung soll die einzelnen Positionen getrennt nach Lizenz-, Wartungs-, Implementierungs- und ggf. nach Hardwarekosten darstellen und den Tagessatz sowie den Gesamtaufwand ausweisen. Die Anbieter haben außerdem die Gelegenheit, ihre Kompetenz mittels Referenzprojekten zu untermauern. Schritt 4: Anbieter-Präsentation Auf Basis dieser Daten wählt parameta gemeinsam mit dem Kunden die besten vier bis maximal sechs Anbieter aus. Sie erhalten die Möglichkeit, in einer vorstrukturierten Kurzpräsentation die Leistungsfähigkeit ihrer Systeme zu demonstrieren und einen Lösungsvorschlag zu präsentieren. Dabei können alle Beteiligten die Angaben hinterfragen, die der Anbieter innerhalb der Ausschreibung gemacht hat. manage it 5-6 I

5 Der Vergleich Die Ergebnisse in Prozent 100 Funktionsabdeckung ,9 78,8 81,1 81,1 83,5 84,0 90,0 95,0 96,9 70 Anbieter Anbieter Anbieter Anbieter Anbieter Anbieter Anbieter Anbieter Anbieter Gesamtkosten in Tausend Euro Abbildung 8: Vergleich Funktionsabdeckung und Gesamtkosten. Abbildung 9: Beispiel-Ergebnisse Anbieterpräsentation. Gutachten als Entscheidungsgrundlage Abbildung 10: Bewertungskriterien für die Endauswahl.»Nicht immer ist das, was für viele passt, auch für das eigene Unternehmen das beste. «Um eine möglichst hohe und objektive Vergleichbarkeit der Präsentationen zu erzielen, erstellt parameta ein»drehbuch«: Nach einer kurzen Vorstellung des Herstellers, seines Systems und seiner Referenzen folgt eine kritische Diskussion, in wie weit die Software die Anforderungen für ausgewählte Bereiche abbildet. Im Anschluss bewertet und vergleicht parameta gemeinsam mit dem Kunden alle Präsentationen auf der Basis eines gewichteten Kriterienkataloges. Neben den funktionalen Kriterien fließt darin vor allem die Kompetenz des Anbieters ein, die spezifischen Anforderungen des Kunden zu verstehen und zu implementieren. Schritt 5: Teststellung Die passendsten zwei oder drei Systeme werden für eine Teststellung ausgewählt. Ein- bis zweitägigetests verifizieren detailliert die Eignung der Software vor allem die Benutzerfreundlichkeit, eine der wichtigsten Voraussetzungen für 22 manage it 5-6 I 2011

6 die erfolgreiche Einführung der Lösung im Unternehmen. Das Unternehmen prüft die Funktionalitäten des Systems auf ihre Praxistauglichkeit und kann ein Gefühl für die Performance der Anwendung bekommen. Die für den späteren Betrieb der Anwendung verantwortlichen Mitarbeiter untersuchen, wie sich die Lösung technisch in die hauseigene Infrastruktur integrieren lässt. Der Test wird mittels eines Testfallkatalogs durchgeführt und bewertet und liefert so eine vollständige Dokumentation für die Endauswahl. Schritt 6: Endauswahl Ergebnis der Auswahl ist die abschließende Gesamtbewertung. Durch die strukturierte Vorgehensweise können die vorliegenden Informationen aus den vorangegangenen Schritten sehr gut miteinander verglichen und zu einem Gesamtwert je Anbieter und System verdichtet werden. Für die Gesamtbewertung werden die in der Abbildung 10 dargestellten Aspekte berücksichtigt und den Kostenangaben des Herstellers gegenübergestellt, etwa den Gesamtkosten der ersten fünf Jahre. Alle gesammelten Daten fasst ein Gutachten zusammen die umfassende und genau dokumentierte Entscheidungsgrundlage für eine Softwarelösung (Bild 10). Das Passendste muss nicht das Teuerste sein. Mit einer solchen strukturierten und prozessorientierten Auswahl wie selectppm ist das Kriterium ausreichend berücksichtigt, das wesentlich über Erfolg oder Misserfolg der Softwareauswahl entscheidet: die Anwenderakzeptanz. Dies wird gewährleistet durch die strikte Orientierung an den bestehenden Prozessen und Methoden im Unternehmen und die Einbeziehung aller relevanten Nutzergruppen. Zudem ist die Auswahl zu jedem Zeitpunkt transparent und für Außenstehende nachvollziehbar, also revisionssicher. selectppm bietet einen weiteren Vorteil: Die Investition in die PM oder PPM-Software fallen oft geringer aus als erwartet, da in selectppm auch»exoten«vertreten sind, von denen viele deutlich günstiger sind UND besser mit den Anforderungen des Unternehmens übereinstimmen als die bekannteren»klassischen«lösungen. Denn nicht immer ist das, was für viele passt, auch für das eigene Unternehmen das beste. Dr. Michael Streng Dr. Michael Streng, geschäftsführender Gesellschafter parameta Projektberatung GmbH & Co. KG