Auszug aus dem Protokoll des Stadtrates von Zürich

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1 Auszug aus dem Protokoll des Stadtrates von Zürich vom Soziale Dienste und Support Sozialdepartement, Projekt ELUSA (ehemals Projekt FAMOZ), Erhöhung des Objektkredits für die Realisierung, Einführung und den Projektabschluss IDG-Status: öffentlich 1. Ausgangslage und Projektverlauf Mit StRB Nr. 1126/2006 bewilligte der Stadtrat den Kredit von Fr für die Umsetzung des Projekts «Fallmanagement Modell Zürich» (FAMOZ). Mit diesem Projekt wurden vier für die Fallführung und Klientenbuchhaltung eingesetzte Systeme in den Sozialen Diensten und im Support Sozialdepartement (PROLeist/IRP für die Sozialhilfe, CASE/RESO für die Jugend- und Familienhilfe, BAAV/RESO für die vormundschaftlichen Massnahmen sowie ALIM für das Alimentenwesen) durch ein neues Fallmanagement-System abgelöst. Das neue System besteht aus den Komponenten KiSS (Klienteninformations-System für die Sozialarbeit) für die Fallführung und SAP PSCD für die Klientenbuchhaltung. Mit Beschluss Nr. 454 vom 18. April 2007 bewilligte der Stadtrat eine Erhöhung des Projektkredits um Fr für die Realisierung einer Datawarehouse-Lösung («DWH Sozialstatistik»). Nach der produktiven Einführung von KiSS/SAP PSCD Anfang 2008 zeigten sich erhebliche Mängel, die eine ordnungsgemässe Abwicklung der Geschäftsprozesse für die Mitarbeitenden der Sozialzentren und der Klientenbuchhaltung unter normalen Arbeitsbedingungen verunmöglichte. Anfänglich wurde versucht, die auftretenden Probleme laufend zu beheben und fehlende Funktionen zu ergänzen. Dieses Vorgehen war nicht erfolgreich. Mit StRB Nr. 499 /2009 bewilligte der Stadtrat deshalb eine Erhöhung des Projektkredits um Fr für die Phase Turnaround. Ab Dezember 2008 konnten wesentliche Verbesserungen erreicht werden, doch das System KiSS/SAP PSCD wies nach wie vor gravierende Lücken und Mängel auf. Eine detaillierte Analyse empfahl den Umbau von KiSS/SAP PSCD. Der Stadtrat bewilligte deshalb mit Beschluss Nr vom 9. Dezember 2009 Zusatzkosten in Höhe von Fr für die Voranalyse, Initialisierung und Konzeptphase des Projekts FAMOZ2 sowie für die Realisierung des Teilprojekts ALIM2000. Für die Realisierung und Einführung von FAMOZ2 lag damals erst eine Aufwandschätzung in der Höhe von 6 Mio. Franken vor, die allerdings noch nicht als Kredit beantragt wurde. Mit StRB Nr. 469/2011 bewilligte der Stadtrat eine Erhöhung des Objektkredits für die Eigenleistungen von FAMOZ2 (heute ELUSA) um Fr Insgesamt wurden bis zum Abschluss der Konzeptphase von ELUSA bisher folgende Kosten durch den Stadtrat bewilligt: Beschluss Inhalt Kosten (Fr.) StRB Nr. 1126/2006 Umsetzung FAMOZ StRB Nr. 454/2007 Ergänzung Datawarehouse (DWH) StRB Nr. 499/2009 Turnaround FAMOZ StRB Nr. 1638/2009 Analyse, Initialisierung und Konzept FAMOZ StRB Nr. 469/2011 Erhöhung Eigenleistungen FAMOZ2/ELUSA Kosten bis Ende Konzept FAMOZ/ELUSA /

2 2. Zweck der vorliegenden Weisung Das Vorhaben zur Fertigstellung von ELUSA (vormals FAMOZ) wurde zeitlich verzögert, befindet sich aber auf gutem Weg. Mittlerweile steht das Projekt am Ende der Konzeptphase. Der Projektumfang ist definiert und die Lösung konzeptionell umschrieben. Mit der vorliegenden Weisung werden deshalb Mittel in Höhe von Fr beantragt, um das Vorhaben zu realisieren, einzuführen und im März 2013 abzuschliessen, womit sich die Gesamtkosten von FAMOZ/ELUSA auf Fr belaufen werden. 3. Ursachen der Projektverzögerung Während des Starts des Projekts FAMOZ2 Anfang 2010 ist der damals eingesetzte Projektleiter aus krankheitsbedingten Gründen ausgefallen, so dass die Direktorin SDS die Projektleitung FAMOZ2 übernehmen musste. Nach dem Amtsantritt der neuen Direktorin der Sozialen Dienste veranlasste der Vorsteher des Sozialdepartements Anfang April 2010 eine Auslegeordnung. Dabei zeigte sich, dass das Projekt noch einmal einer konsequenten Klärung bedurfte. Der Vorsteher des Sozialdepartements ordnete an, die Ziele, die Projekt-Organisation, die Projekt-Governance sowie die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Akteuren von FAMOZ2 nochmals zu klären, um das Projekt anschliessend auf einer klaren und allseits akzeptierten Basis neu aufzusetzen. Gleichzeitig ordnete der Vorsteher des Sozialdepartements einen Marschhalt für jene Projektteile an, die von der inhaltlichen Klärung betroffen waren. Anfang September 2010 konnte schliesslich das Projekt unter dem Namen ELUSA (Elektronisch unterstützte soziale Arbeit) neu lanciert werden. Das Teilprojekt der Einführung der Standard-Software für die Alimenten-Bewirtschaftung konnte dennoch fristgerecht per 1. Oktober 2010 umgesetzt werden und funktioniert heute gut. Aufgrund einzelner noch nicht abschliessend bereinigter Punkte wurde dieses Teilprojekt noch nicht definitiv abgenommen. Die Direktorinnen von SOD und SDS haben im April 2010 die Co-Projektleitung gemeinsam übernommen. Während der Zeit des Marschhalts wurde seitens des Sozialdepartements neben der Klärung der oben aufgeführten Punkte intensiv an der Analyse weiter gearbeitet. Teilweise konnten bereits Vorarbeiten für die Konzeptphase getätigt werden. Unterdessen steht das Vorhaben an der Schwelle zur Realisierungsphase. Als Hauptergebnis der ersten Projektetappen resultieren u. a. ein Analysebericht, das Prozessinventar, eine ausführliche Lösungsskizze, das Vorgehenskonzept, der Anforderungskatalog, ein Gesamtkonzept und ein Konzept für die Systemarchitektur. 4. Begründung Projekt ELUSA Die im Zeitraum des Turnarounds in Auftrag gegebenen Reviews (konzeptionell und technisch) deckten einen grösseren Handlungsbedarf auf. Beide Analysen kamen zum Schluss, dass eine reine Optimierung der bestehenden konzeptionellen und technischen Verknüpfung der beiden Systemkomponenten KiSS und SAP PSCD zu keiner nachhaltigen Lösung der nach wie vor bestehenden Probleme führen werde. Eine Verbesserung ist nur durch ein konzeptionelles Redesign der applikatorischen Prozesse (Sozialarbeit und Klientenbuchhaltung) und eine grundlegende Vereinfachung der gesamten Systemarchitektur zu erreichen. Eine nachhaltige Lösung bedarf eines grundlegenden Umbaus der Systemarchitektur KiSS/SAP PSCD. Mit dem grundlegenden Umbau werden heute bestehende aufwändige Umgehungslösungen obsolet, die Übersichtlichkeit im zentralen Modul «Wirtschaftliche Sozialhilfe» wird verbessert, und für die finanzrelevanten Vorgänge wird den Anforderungen an die ordnungsgemässe Geschäftsführung Genüge getan. 908/ /9

3 5. Ziele Projekt ELUSA Die ursprünglichen, grundsätzlichen Zielsetzungen des Projekts FAMOZ sind nach wie vor auch für ELUSA gültig: die Fallmanagement-Lösung unterstützt das Fallmanagement des Modells Zürich orientiert sich fachübergreifend an den Prozessen des Modells Zürich unterstützt die Mitarbeitenden optimal bei der wirksamen und wirtschaftlichen Umsetzung der polyvalenten Sozialarbeit gewährleistet Flexibilität im Hinblick auf künftige Anforderungen und Anpassungen berücksichtigt adäquat die Vielschichtigkeit sozialer Arbeit liefert Daten für Führung und Statistik entspricht den Anforderungen der Revisionsfähigkeit beinhaltet übersichtliche und einfache Schnittstellen reduziert die Komplexität der bestehenden Lösungen reduziert Kosten für Wartung, Betrieb und Personal die aufgeführten Zielsetzungen wurden in der aktuell sich im Einsatz befindenden Lösung nicht oder nur bedingt erreicht. Mit dem geplanten Umbau der Schnittstelle KiSS/SAP PSCD und des Moduls W werden die wichtigsten bestehenden Mängel und funktionalen Lücken des Gesamtsystems behoben. 6. Projektumfang Der noch am Anfang des Projekts ELUSA vorgesehene maximale Lösungsumfang wurde reduziert, um die Realisierung und Einführung nicht durch zu viele Anforderungen zu gefährden. Die Projektverantwortlichen wollen sich auf jene Elemente konzentrieren, die für eine zuverlässige, effiziente und revisionsfähige Fallführung unabdingbar sind. Auf die umfassende Umsetzung der Themen Aktenführung und Dokumentenmanagement sowie die applikatorische Optimierung der Klientengeldverwaltung (Modul K) wird deshalb verzichtet, da in der Konzeptphase deutlich wurde, dass diese Themen neben dem Umbau von KiSS (Modul WSH Wirtschaftliche Sozialhilfe) nicht gleichzeitig bis Oktober 2012 eingeführt werden können. Die beantragten Phasen Realisierung, Einführung und Abschluss beinhalten demnach folgende Ziele: Erwartetes Resultat bis Ende Phase Realisierung (30. Juni 2012): Es besteht Sicherheit zum umsetzbaren Inhalt des Gesamtkonzepts. Die Bedingungen (Ressourcen, Testing, Schulung usw.) für die Phase Einführung sind definiert. Das Vorgehen im Projekt hat sich bewährt und kann wie geplant fortgesetzt werden. Erwartetes Resultat am Ende des Projekts: Die aktualisierte Lösung KiSS/SAP PSCD wird nach der (voraussichtlich dreimonatigen) Einführungsphase abgenommen und anschliessend produktiv eingeführt. Die Benutzerinnen und Benutzer arbeiten mit einer flexibleren Systemunterstützung ohne aufwändige Umgehungslösungen. 908/ /9

4 Die neue Lösung wird durch die OIZ selbständig betrieben; ein entsprechendes Service Level Agreement (SLA) ist unterzeichnet. Die Überführung des Fachsupports von der Projektorganisation in den Fachstab der Sozialen Dienste ist vorbereitet. Die 5,2 befristet eingesetzten Stellen in der Klientenbuchhaltung können nach Projektende abgebaut werden. Von den 6,1 befristet eingesetzten Projektstellen der Sozialen Dienste können 4,1 Stellen nach Projektende abgebaut werden. Zwei Stellen werden in den operativen Betrieb der Sozialen Dienste integriert (Eingabe im AFP ist erfolgt). Mit der modernisierten Softwarearchitektur von KiSS wird die Einführung der folgenden Themen gewährleistet: Neues Modul Wirtschaftliche Sozialhilfe WSH Ausbau KiSS Klientenbuchhaltung, Anpassungen SAP PSCD-Schnittstelle, Umbau SAP PSCD Durchgängige ordnungsgemässe Geschäftsführung im Rahmen der WSH-/Klibu- Themen Berichtswesen im Rahmen der WSH-/Klibu-Themen Datenmigration im Rahmen der WSH-/Klibu-Themen Im Gesamtkonzept wird der Realisierungsumfang des Projekts ELUSA detailliert beschrieben. Neben den fachlichen Inhalten werden auch die Querschnitts-Themen (z. B. Systemarchitektur, KiSS-Administration, Usability) beschrieben. Es wird darauf geachtet, dass insbesondere mit dem neuen Modul WSH ein neuer Standard in der Software KiSS gesetzt wird, der ausser für die Stadt Zürich auch für andere Sozialdienste geeignet ist. 7. Vorgehen Das Projekt ELUSA wird nach den Projektphasen gemäss HERMES in Kombination mit der agilen Software-Entwicklungsmethodik SCRUM geführt. Vorgesehener Einführungstermin ist der 1. Oktober Im Projekt werden die HERMES- und SCRUM-Elemente kombiniert. Die Abbildung 1 zeigt die zeitliche Planung bis zur Einführung der Software im Oktober / /9

5 Abbildung 1: Zeitplanung HERMES in Kombination mit SCRUM Für das Projekt ELUSA massgebend sind die vertikal dargestellten Entwicklungszyklen so genannte Sprints mit den Nummern 4 bis 16 (die Sprints 1 bis 3 waren interne Vorbereitungssprints der Firma Born Informatik AG). Mit Sprint Nr. 16 werden im April 2012 die Entwicklungsarbeiten abgeschlossen. Die Zeit für umfassende Tests ist bei diesem Vorgehen speziell berücksichtigt. Tests erfolgen einerseits bereits nach jedem Sprint und andererseits muss grosse Beachtung auf die übergreifenden Tests gelegt werden, um die Gesamtfunktionalität des Systems zu sichern. Die Schulung der Benutzerinnen und Benutzer wird entsprechend geplant und organisiert. Zwei Sprints (Nrn. 17 und 18) sind als Reserve vorgesehen, um die für den Rollout erstellte Software finalisieren zu können. Aufgaben, die während der monatlichen Sprints nicht abgearbeitet werden können, werden zusammen mit neuen Anforderungen aus dem Projektverlauf in den nachfolgenden Sprints oder den Reservesprints bearbeitet. Deshalb werden den beiden Reservesprints keine Themen zugewiesen. Nach der Einführung des neuen Systems per 1. Oktober 2012 wird der Betrieb bis Ende 2012 unterstützt und die Projektabschlussarbeiten spätestens bis März 2013 beendet. 8. Projektorganisation Die Gesamtprojektleitung ist in der Verantwortung des Sozialdepartements und betont insbesondere die Koordination der externen Firmen im Lieferantenmanagement. Die Steuerung der Lieferanten erfolgt mit klar definierten Werkverträgen und intensiver Zusammenarbeit. Zusätzlich wird die Sicherstellung einer konsistenten Gesamtarchitektur mit einer Stabsgruppe «Gesamtarchitektur» gezielt verfolgt. Sie berät die Projektleitung und die Teilprojekte bezüglich übergreifender fachlicher und technischer Architekturfragen. 908/ /9

6 Die fachlich-inhaltlich arbeitenden Teilprojekte (TP-Prozesse, TP-Aktenführung und -Dokumentenmanagement und TP-Berichtswesen) werden organisatorisch durch das «Konzeptteam» überlagert, in dem die wesentlichen Inhalte erarbeitet und geprüft werden. Fachpersonen und Businessanalysten des SD bilden zusammen mit den Businessanalysten der Lieferantenfirma das Konzeptteam, das für die konzeptionellen Arbeiten, die Formulierung der User Stories und der Testfälle verantwortlich ist. Die seitens SD definierten Teilprojektleitenden und der operative Projektleiter gewährleisten die Anbindung des Konzeptteams an die Co-Projektleitung einerseits und die Linienorganisationen (insbesondere Geschäftsleitungen SOD und SDS) andererseits. Abbildung 2: Projektorganisation 908/ /9

7 Die Lieferantenfirma der Software KiSS, die Born Informatik AG, beabsichtigt, die Rechte an KiSS sowie sämtliche operativen Projektmitarbeitenden per 1. August 2011 an die Firma Bedag Informatik AG zu übertragen. Zwischen den Verantwortlichen des Sozialdepartements und Vertretern der Born Informatik AG und der Bedag Informatik AG findet eine intensive Abstimmung statt, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Dem Projekt ELUSA verleiht diese neue Ausgangslage mehr Stabilität, eine höhere Verfügbarkeit von personellen Ressourcen lieferantenseitig sowie eine attraktivere Zukunftsperspektive. 9. Mittelbedarf für das Projekt ELUSA Während sich die Kosten für die externen Dienstleistungen gemäss dem Projektverlauf entwickelten und wie vorgesehen bis zum Ende der Konzeptphase im Rahmen des bewilligten Kredits gehalten werden, haben sich die Eigenleistungen durch den Marschhalt und die neue Ausrichtung des Projekts über den bewilligten Rahmen hinaus entwickelt, da die internen Ressourcen nicht vorübergehend abgebaut und neu wieder eingesetzt werden konnten. Im April 2011 wurden die Eigenleistungen mit einer Weisung vorerst bis Oktober 2011 beantragt und vom Stadtrat mit Beschluss Nr. 469 am 20. April 2011 genehmigt. 9.1 Einmalige Kosten Die einmaligen Projektkosten für die Phasen Realisierung, Einführung und Abschluss betragen Fr Die beantragten Mittel bis und mit Abschluss des Projekts sind als Kostendach geplant. Objektkredite bis 31. Juli 2011 Fr Objektkrediterhöhung (Kostendach) für die Phasen Realisierung, Einführung Einmalige und Abschluss Konto Nrn. Kosten (Fr.) Informatikkosten Informatikkosten Applikationsentwicklung Unterstützung der Dienststelle OIZ-Dienstleistungen Projektreserve Subtotal Informatikkosten Übrige Kosten Projektspesen Subtotal übrige Kosten Personalkosten Eigenleistungen SOD Eigenleistungen SDS Subtotal Personalkosten Kosten total Gesamtkosten Projekt ELUSA Fr Wiederkehrende Kosten Die wiederkehrenden Kosten entstanden bereits mit der Einführung des aktuell laufenden Systems KiSS/SAP PSCD. Die aktuellen wiederkehrenden Kosten betragen (einschliesslich. MwSt): Position Wiederkehrende Kosten (Fr.) Wartungsvertrag KiSS Lizenzgebühr PSCD Wartungsvertrag ALIM a.o. Supportkosten für KiSS und PSCD * Wartung und Betrieb der Infrastruktur durch OIZ Total wiederkehrende Kosten / /9

8 * Die ausserordentlichen externen Supportkosten für KiSS/SAP PSCD konnten gegenüber den Jahren 2008 und 2009 stark gesenkt werden. Durch den erzielten stadtinternen Wissensaufbau können diese Dienstleistungen heute zu einem grossen Anteil durch OIZ und SDS Informatik wahrgenommen werden. Der Umbau von KiSS wird dazu führen, dass diese Kosten in einer ersten Phase nach Einführung der neuen Lösung konstant bleiben werden und anschliessend nach einer Lernphase noch weiter reduziert werden können. Mit Ausnahme der ausserordentlichen Supportkosten werden sich die wiederkehrenden Kosten durch das Projekt nicht verändern. 9.3 Eigenleistungen Mit StRB Nr. 469/2011 bewilligte der Stadtrat den Kredit von Fr für die Eigenleistungen (Personalkosten SD) bis 31. Oktober Die weiteren projektbezogenen Eigenleistungen bis zum Projektabschluss (1. November 2011 bis 31. März 2013) entsprechen den Kosten von Fr Der projektbezogene Personalaufwand in den Dienstabteilungen SOD und SDS beträgt 11.3 Stellenwerte, wobei neben den projektbezogenen Aufgaben im engeren Sinn auch die Mehraufwendungen im Tagesgeschäft der Abteilung Klientenbuchhaltung für Datenbereinigung enthalten sind, die durch die aktuellen Systemmängel immer wieder nötig sind. 10. Konsequenzen Das Projekt ist zu realisieren, um den aktuellen, zu viele Ressourcen beanspruchenden Ist- Zustand mit zahlreichen Umgehungslösungen und einer mangelhaften Datenqualität nachhaltig zu verbessern und in einen normalen Betrieb zu überführen. Folgende Konsequenzen sind bei Abbruch des Vorhabens bzw. bei wesentlich späterer Einführung zu berücksichtigen: Die Sozialarbeit und die Klientenbuchhaltung werden weiterhin auf den aktuell nicht gut aufeinander abgestimmten Systemen bewirtschaftet. Es sind weiterhin laufend manuelle, ressourcenintensive Abstimmarbeiten nötig. Sozialarbeiterische Leistungen werden weiterhin auf der Basis schlecht verständlicher Unterlagen (Kontoauszug, Monatsbudget, Schlussabrechnungen) erbracht. Der Aufwand für die Berechnung und Erklärungen an die Klientinnen und Klienten reduziert die Zeit für beratende Leistungen deutlich. Der zusätzliche Ressourcenbedarf für die Aufrechterhaltung des Betriebs seitens SD sowie der ausserordentliche Supportaufwand seitens der Lieferanten bleiben bestehen und müssen umfangreich sichergestellt werden. Die heute eingesetzten Umgehungslösungen nehmen weiter zu, da die Sozialarbeitenden eigene Vorgehensweisen entwickeln und somit das Ziel der Anwendung eines gemeinsamen Standards weiter verwässert wird. Fehleranfälligkeit und mangelnde Transparenz sind damit verbunden. Eine verbesserte Nachvollziehbarkeit sowie korrekte Auswertungen sind damit kaum erreichbar. Die eingeschränkte Revisionsfähigkeit der aktuellen Lösung ist auch mit aufwändigen Optimierungen kaum zu verbessern. Ohne modernisierte Softwarearchitektur des neuen Moduls WSH werden bei künftigen Releases weiterhin gehäuft Side Effects auftreten. Die hohe Abhängigkeit von Externen für den normalen Betrieb der Systeme wird nicht verringert und bei Ausfall von Schlüsselpersonen (intern und extern) ist der reibungslose Betrieb gefährdet. Die IT-Delegation ist am 12. Juli 2011 über die Ausgabenerhöhung orientiert worden und hat den Projektantrag verabschiedet. 908/ /9

9 Auf Antrag des Vorstehers des Sozialdepartements beschliesst der Stadtrat: 1. Gestützt auf Art. 10 ter der Gemeindeordnung wird der mit StRB Nr. 1126/2006 in der Höhe von Fr bewilligte, mit StRB Nr. 454/2007 auf Fr sowie mit StRB Nr. 499/2009 auf Fr , mit StRB Nr. 1638/2009 auf Fr sowie mit StRB Nr. 469/2011 auf Fr erhöhte Projektkredit für FAMOZ2/ELUSA um Fr auf neu Fr erhöht. 2. Der Vorsteher des Sozialdepartments wird eingeladen, die Projektkredite von Fr für das Jahr 2012 und von Fr im Voranschlag 2013 sowie im Finanzplan 2012 bis 2015 einzustellen. Die Projektmittel für 2011 sind im Voranschlag 2011 eingestellt. 3. Die Ausgaben sind den folgenden Konten zu belasten: Informatikkosten Antrag Informatikkosten Applikationsentwicklung (Konto Nr ) Unterstützung der Dienststelle (Konto Nr ) OIZ-Dienstleistungen (Konto Nr ) Projektreserve (Konto Nr ) Subtotal Informatikkosten Übrige Kosten Projektspesen (Konto Nr ) Subtotal übrige Kosten Personalkosten Eigenleistungen SOD (Konto Nr ) Eigenleistungen SDS (Konto Nr ) Subtotal Personalkosten Kosten total Der Vorsteher des Sozialdepartements wird ermächtigt, die Beschaffung von Dienstleistungen Dritter zu vergeben bzw. die Co-Projektleitung ELUSA mit Vergaben im Einzelnen zu beauftragen. 5. Die Direktorin Support Sozialdepartement und der Direktor OIZ werden ermächtigt, die in ihren Bereichen erforderlichen Verträge abzuschliessen. 6. Mitteilung an die Vorsteher des Finanz- sowie des Sozialdepartements, den Stadtschreiber, den Rechtskonsulenten, den Datenschutzbeauftragten, die Organisation und Informatik (3), das IT- Controlling, den Support Sozialdepartement (3) und die Sozialen Dienste (3). Für getreuen Auszug der Stadtschreiber 908/ /9