Merkblatt PROJEKTUMSETZUNG und ABRECHNUNG Im Rahmen des Grenzüberschreitenden Fonds für Regionale Initiativen

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1 Merkblatt PROJEKTUMSETZUNG und ABRECHNUNG Im Rahmen des Grenzüberschreitenden Fonds für Regionale Initiativen PROJEKTUMSETZUNG Projektdurchführungszeitraum Der Projektdurchführungszeitraum darf maximal 1 Jahr betragen. Frühestmöglicher Projektstart ist das Eingangsdatum des Förderantrages für Projekte im Rahmen von GRENZ FREI in der Abteilung 7 (Eingangstempel). Zur Anrechenbarkeit von Kosten im Zeitraum vor einer potenziellen Projektgenehmigung siehe Abschnitt Förderfähige Kosten. Eine Projektverlängerung ist möglich, allerdings nur auf schriftliche Anfrage unter der Angabe von Gründen. Die Genehmigung erfolgt schriftlich (e mail ausreichend) durch die Abteilung 7. Die maximale Verlängerungszeit beträgt 6 Monate, wobei die Gesamtlaufzeit von einem Jahr nicht überschritten werden darf. Projektberichte Zwischenbericht Die Erstellung eines Zwischenberichtes ist grundsätzlich optional, ermöglicht jedoch eine Zwischenabrechnung der Projektkosten. Diese ist dem Zwischenbericht (siehe Vorlage Projektbericht) beizulegen. Endbericht und Abrechnung Der Projektträger hat nach Abschluss des Projektes 1 Monat Zeit, sämtliche Rechnungen für projektbezogene Kosten zu bezahlen. Der Abschlussbericht (siehe Vorlage Projektbericht) gemeinsam mit sämtlichen Abrechnungsunterlagen muss längstens 2 Monate nach Projektabschluss in der Abteilung 7, Stabstelle Controlling und Budget, eingereicht werden. FÖRDERFÄHIGE KOSTEN Zur Förderung anerkennbare Kosten müssen grundsätzlich im Antrag vorgesehen und im Förderungsvertrag fixiert werden, projektbezogen sein, innerhalb des Projektdurchführungszeitraum angefallen und vom Projektträger vorfinanziert worden sein. 1

2 Offizielles Inkrafttreten des Fördervertrages ist das Eingangsdatum des vom Träger unterfertigten Fördervertrages in der Abteilung 7 (Datum des Eingangsstempels = Gültigkeitsdatum des Fördervertrages). Kosten, die vor diesem Datum angefallen sind, trägt der Projektträger auf eigenes Risiko: Im Falle einer Projektablehnung können diese Kosten nicht angerechnet werden. Das Projekt kann nur über ein (Projekt ) Konto des Antragstellers abgewickelt werden. Alle Rechnungen sind auf den Antragsteller = Projektträger auszustellen. Förderfähige Kosten Externe Dienstleistungen Sachkosten Investitionskosten Förderfähige externe Dienstleistungen Übersetzungs und Dolmetschkosten (inkl. Technik) Honorare von externen BeraterInnen (nicht für Vereinsmitglieder, Organe etc.) Werkverträge, wenn sie sich ausschließlich auf das Projekt beziehen (z.b. Projektmanagement, aufbereitung) Förderfähige Sachkosten Materialkosten (Mappen, Porto, externe Kopierkosten, etc.) Druckkosten (Broschüren, Folder, Informationsblätter, Plakate, etc.) Kosten für Öffentlichkeitsarbeit: Inserate, Einschaltungen, Pressekonferenzen, Roll up, Give aways (nur wenn durch Logo auf GRENZ FREI und Förderung durch das Land Steiermark hingewiesen wird), etc. Homepage (nur wenn eigens für das Kleinprojekt erstellt bzw. für jenen Teil, der für das Kleinprojekt erstellt wird inkl. Wartung für den Projektzeitraum) Externe Mietkosten (Raum, Bus, Mietwagen) Fahrtspesen (steuerliches km Geld, primär: öffentliche Verkehrsmittel Nachweis der Wirtschaftlichkeit) Verpflegung a. Verpflegung bei Partnertreffen, Projektbezogenen Veranstaltungen, etc. (Höchstsatz pro Mittag /Abendessen/Buffet: max. 15, /Person). verpflichtende Beilage: Unterschriftenliste b. Verpflegung, wenn der Projektinhalt selbst eine Veranstaltung ist (z.b. grenzüberschreitendes Sportfest, Kulturfest etc.): Lebensmittel und Getränke bis zu 10, pro Teilnehmer. verpflichtende Beilage: Fotodokumentation c. Seminarpauschalen (Höchstsatz pro Tag/Person: 30, ; mit Nächtigung: 100, ) Nächtigungskosten (max. 70, /Person inkl. Frühstück) Sonstige Sachkosten 2

3 Investitionskosten Kleine Investitionen (z.b. Beschilderungen, Materialien, etc., sofern sie nur für das Projekt erstellt wurden) Nicht förderfähig sind Personalkosten, Diäten Repräsentationsausgaben (Geschenke, Blumen, Grußkarten); Betriebskosten, laufende Kosten alkoholische Getränke Zinsen, Bankspesen, Finanzierungskosten, Wechselgebühren, etc. Skonto, Rabatte, Barnachlass; Garantiezahlung, Schadenersatz Kontogebühren, außer es gibt ein eigenes Projektkonto Schuldverschreibungszinsen oder Verzugszinsen Vergaben an einen rechtlich selbständigen Dritten, der aber vom Auftraggeber selbst kontrolliert wird (z.b.: der Vereinsvorstand vergibt an ein Vereinsmitglied; gilt auch für Gemeinden!!!) Kosten des grenzüberschreitenden Antragstellers Grundsätzlich sind sämtliche projektbezogenen und projektrelevanten Kosten des österreichischen Projektträgers förderfähig, wenn sie als solche im Antrag vorgesehen und im Vertrag fixiert worden sind; die entsprechenden Rechnungen müssen allerdings auf den Antragsteller/Projektträger ausgestellt sein. D. h. es können auch Kosten, die im Ausland anfallen (z.b. Workshop, Veranstaltung in Slowenien), förderfähig sein. Kosten der Projektleitung Kosten der Projektleitung sind nur dann förderfähig, wenn sie von externen Dienstleistern erbracht werden. Fahrtkostenaufstellungen Sobald im Rahmen eines Projektes Fahrtkosten beantragt und genehmigt wurden, sind diese von jeder einzelnen Person, für welche Fahrtkosten anfallen, in Form einer eigenen Fahrtkostenaufstellung nachzuweisen. Das km Geld kann nur gefördert werden, wenn der Zahlungsfluss nachgewiesen werden kann, d.h., das km Geld muss vom Projektträger an die jeweiligen fahrenden Personen ausbezahlt werden. Eine Auszahlungsbestätigung muss der Projektträger für eine etwaige Rechnungsprüfung aufheben. Es darf max. das steuerliche km Geld verrechnet werden. Für die Anrechenbarkeit von Reisekosten der öffentlichen Verkehrsmittel sind entsprechende Belege (Tickets, etc.) vorzulegen. 3

4 Projektbezogene Einnahmen Sind im Projekt Einnahmen vorgesehen, so sind diese schon bei Antragstellung bekannt zu geben und in ihrer Höhe zu kalkulieren. Im Rahmen der Abrechnung sind diese Einnahmen durch entsprechende Belege (z.b. unterschriebene Spendenlisten, Kontoauszüge, Förderzusagen, Kassaeingangsbelege, etc.) nachzuweisen. ABRECHNUNG Abrechnungszeitpunkt Der Projektträger hat nach Abschluss des Projektes einen Monat Zeit sämtliche Rechnungen für projektbezogene Kosten zu bezahlen. Der Abschlussbericht gemeinsam mit sämtlichen Abrechnungsunterlagen muss längstens 2 Monate nach Projektabschluss in der Abteilung 7, Stabsstelle Controlling, Innerer Dienst und Haushaltsführung eingereicht werden. Durch die Stabsstelle Controlling, Innerer Dienst und Haushaltsführung, als Prüfstelle für die GRENZ FREI Projekte, erfolgt die Abrechnungsprüfung innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der vollständigen Abrechnungsunterlagen. Abrechnungsunterlagen Die Abrechnung erfolgt anhand: eines Projektberichtes (Vorlage) einer unterfertigten Belegaufstellung inkl. Übersicht über die geplanten Kosten lt. Antrag und die tatsächlichen Kosten/Ausgaben (Vorlage). von Originalrechnungen und der dazugehörigen Zahlungsnachweise o o o o Bei Überweisungen: Original Rechnungen sowie Original Überweisungsbelege und Original Kontoauszüge Bei Telebanking: Original Rechnungen sowie Original Buchungsprotokolle (der Rechnungsbetrag muss ersichtlich sein) und Original Kontoauszüge Bei Barzahlungen: Nachweis des Geldflusses durch Original (Projekt ) Kassabuch mit Unterschrift des Projektträgers inkl. Beilage der Original Rechnungen mit Empfangsbestätigung (d.h. mit dem Vermerk Betrag bar erhalten mit Datum und Unterschrift des Empfängers) Fahrtkosten: Öffentliche Verkehrsmittel: Ticket; Bei Kilometergeld: unterzeichnete Fahrtkostenaufstellung, Fahrtenbuch, Auszahlungsnachweis; Zusätzlich jeweils eine Erläuterung des dazugehörigen Anlasses mit Nachweis (Einladung, bei Vorhandensein Protokoll etc.) weiterführender Unterlagen o Vergleichsangebote: Bei Rechnungen/Aufträgen, bei denen der Rechnungsbetrag 1000, übersteigt, sind immer 3 Angebote einzuholen und der Abrechnung beizulegen sowie ein Vergabevermerk zu erstellen. 4

5 o Bei Beträgen unter 1000, ist die Marktüblichkeit des Preises zumindest durch ein Preisangebot und/oder einen Preisvergleich nachzuweisen (z.b. Auszug aus dem Internet, Preise aus Katalogen, Angebote entsprechender Dienstleister und Unternehmer, ). Für diese Aufträge kann ein detaillierter Sammelaktenvermerk über alle Aufträge/Vergaben unter 1.000, mit Erläuterungen erstellt und beigelegt werden. entsprechenden Anschauungsmaterials o Einladungen (zweisprachig) o Folder o Plakat o Publikationen o Protokolle, Aktennotizen (von Treffen und Besprechungen) o Tagungsmappen o TeilnehmerInnenlisten mit Originalunterschriften o Presseberichte (mind. einer ist obligatorisch bei people to people Projekten) o Fotos o Sonstiges Anschauungsmaterial (z.b. give aways, falls solche produziert wurden) Grundsätzlich sollte jeder Projektträger bemüht sein, seine Abrechnungsunterlagen vollständig und gesammelt (Ordner) an die Abteilung 7 zu übermitteln. Nach Eingang der Unterlagen in der Abteilung 7 Stabstelle Controlling und Budget, werden diese auf Vollständigkeit geprüft und gegebenenfalls können Nachreichungen beim Projektträger angefordert werden. Für die Übermittlung der Nachreichungen wird dem Projektträger eine Frist von 2 Wochen eingeräumt. Was ist bei Rechnungen zu beachten? Alle Rechnungen müssen projektbezogen sein. Alle Rechnungen müssen auf den Namen und die Adresse des österreichischen Projektträgers lauten und von ihm bezahlt werden. Das Ausstellungs und Lieferdatum muss innerhalb der Projektlaufzeit lt. Antrag liegen. Rechnungen sind grundsätzlich ab Projektbeginn förderfähig. Die Fördervereinbarung enthält das Datum des Projektbeginns. Alle Rechnungen müssen bis spätestens einen Monat nach Projektabschluss bezahlt worden sein. Es können Rechnungen aus dem Nachbarland angerechnet werden, sofern diese auf den österreichischen Projektträger ausgestellt sind und durch ihn bezahlt wurden. Fremdsprachige Rechnungen werden von Dolmetschern oder BeraterInnen übersetzt, wobei keine vollständige Übersetzung notwendig ist. Es muss lediglich eine Übersetzung der wichtigsten Fakten auf der Rechnung vermerkt werden. 5

6 Rechnungen des Projektträgers an sich selbst, seine Organe oder fix angestellten MitarbeiterInnen sind nicht förderfähig. Rechnungen von (ausländischen) Projektpartnern an den österreichischen Projektträger sind nicht förderfähig. Es ist empfehlenswert, jedoch nicht verpflichtend, ein eigenes Projektkonto einzurichten. Wechselkurse Bei Barzahlungen wird der Kurs lt. Beleg anerkannt, ansonsten wird der offizielle Tageskurs des Zahlungstages herangezogen. Übermittlung der Abrechnungsunterlagen Die Abrechnungsprüfung erfolgt durch die Abteilung 7, Stabsstelle Controlling, Innerer Dienst und Haushaltsführung. Der Abschlussbericht und die Abrechnungsunterlagen sind daher auch an diese zu übermitteln: Land Steiermark, Abteilung 7 Landes und Gemeindeentwicklung, Trauttmansdorffgasse 2, 8010 Graz e mail: abteilung7@stmk.gv.at Betreff: GRENZ FREI [Projekttitel] Sollten die eingereichten Unterlagen nicht vollständig sein, wird der Projektträger binnen 3 Wochen durch die Stabstelle aufgefordert, die entsprechenden Nachreichungen innerhalb von 2 Wochen zu übermitteln. Aufbewahrungspflicht der Projektunterlagen Eine vollständige Belegsaufbewahrung sowie eine Auskunftspflicht hinsichtlich des Projektes sind 7 Jahre nach offiziellem Projektabschluss durch den Projektträger oder des Rechtsnachfolgers sicher zu stellen. PUBLIZITÄTSVORSCHRIFTEN Der Projektträger verpflichtet sich zur Einhaltung folgender Publizitätsvorschriften: Der Projektträger ist verpflichtet, bei allen projektbezogenen Veröffentlichungen und Informationsmaterialien (Werbemittel, Broschüren, Folder etc.) auf die Beteiligung der Förderstelle (Land Steiermark, Abteilung 7) hinzuweisen. Empfehlungen für die projektbezogene Öffentlichkeitsarbeit: Vorzeitige Kontaktaufnahme mit der programmverantwortlichen Stelle; Vorlage von Korrekturmustern vor Ausführung der Vervielfältigung von projektbezogenen Produkten; Beilage einer angemessenen Anzahl von Belegexemplaren (aller Drucksorten etc.) zu den Abrechnungsunterlagen. 6

7 Mehrsprachigkeit Bei people to people Projekten muss ein angemessener Teil der Publikationen zweisprachig sein (Deutsch und je nach Partner Ungarisch/Slowenisch/etc.); insbesondere gilt das für Einladungen Präsentationen (Power Point usw.) für Veranstaltungen Publikationen wie allgemeiner Projektfolder, Ergebnisse, etc. Ausgenommen sind Presseartikel. Öffentlichkeitsarbeit: Presseartikel, Pressekonferenzen, Veranstaltungen Die Vermarktung unter der maximalen Ausschöpfung der medialen Möglichkeiten (je nach Bedeutung des Projektthemas in Gemeindezeitungen, regionalen bzw. landesweiten Zeitungen, Fachzeitschriften, Radios und TV Stationen) ist verpflichtend (d.h. mindestens ein Presseartikel zum Projekt mit Hinweis auf die Förderung muss vorliegen). Jegliche Form der Öffentlichkeitsarbeit (eigene Presseaussendungen oder bezahlte Öffentlichkeitsarbeit) hat unter der Einhaltung der vorliegenden Publizitätsvorschriften zu erfolgen und einen Hinweis auf die GRENZ FREI Förderung zu enthalten. Insbesonders sind Redakteure zu ersuchen, die GRENZ FREI Förderung zu erwähnen, um damit den europäischen Gedanken und den Gedanken der Überwindung von Grenzen bei den Bürgern zu vertiefen. Im Zuge der Organisation von Pressekonferenzen, Eröffnungsfeierlichkeiten etc. wird nachdrücklich darauf hingewiesen, dass Termine frühzeitig mit der Abteilung 7 abzustimmen sind. Logos Die Logos sind gut sichtbar und in ihrer Größenrelation unverändert sowie gut lesbar anzubringen. Land Steiermark GRENZ FREI Darüber hinaus muss folgender Text gut sichtbar aufscheinen: Gefördert durch das Land Steiermark im Rahmen des GRENZ FREI Fonds 7

8 CHECKLISTE für die ABRECHNUNG Diese Checkliste soll als Hilfestellung für die Aufbereitung einer Berichtslegung dienen. Es wird darauf hingewiesen, dass es sich lediglich um eine Zusammenfassung handelt. Falls erforderlich können jeder Zeit weitere Unterlagen/Dokumente zur Berichtslegung angefordert werden oder bei einer Vorortprüfung in Augenschein genommen werden. grundsätzlich ist festzuhalten: Die Förderfähigkeit der Kosten steht erst nach Abschluss der Prüfung einer Berichtslegung durch die Abteilung 7 fest. Dokumentation der Einhaltung der Publikationsvorschriften (z.b.: Foto, Inventarliste, Belegexemplar) ist immer zu erbringen. Die Einhaltung der Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit ist jeder Berichtslegung (auch nachfolgender Teilabrechnungen) beizulegen. Zugunsten der leichteren Lesbarkeit wurde auf die geschlechtergerechter Formulierung verzichtet, die männliche Form bezieht sich auf beide Geschlechter. Berichts Dokumente: sind jeder Berichtslegung digital und in unterfertigter Form beizulegen: Formloses Schreiben mit der Bitte um Prüfung ( in Form eines Schreibens des Projektpartners mit Angabe der Kontaktperson) Zwischen/End Bericht (im Original), genaue Beschreibung der Tätigkeiten/Aktivitäten mit dem Projektkostenblatt; Antrag (nur in Kopie) Belegverzeichnis (im Original); als Pdf per Mail Dokumentation der Tätigkeiten/Aktivitäten (Protokolle, Berichte, Einladungen, Fotos, Teilnehmerlisten, Dienstreiseantrag, Präsentationen, ); Erklärung über den Mehrwertsteuerstatus: grundsätzlich wird netto abgerechnet. bei Nicht Vorsteuerabzugsberechtigung, legen Sie bitte eine Bestätigung vom Finanzamt oder eine letztgültige Umsatzsteuererklärung mit einer Nullmeldung bei; 8

9 1. externe Dienstleistungen Original Rechnungen; Original Zahlungsnachweis; Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt c); Beilagen (z.b.: Leistungsnachweis, Konzept, Bericht, Werkvertrag und dessen Vergabe,...); Dokumentation der Einhaltung der Publikationsvorschriften (z.b.: Foto, Belegexemplar, ); 2. Sachkosten Original Rechnungen; Original Zahlungsnachweis; Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt c); Beilagen (z.b.: Leistungsnachweis, Konzept, Bericht, Fotos,...); Dokumentation der Einhaltung der Publikationsvorschriften (z.b.: Foto, Belegexemplar, ); Dokumentation der Reise /Veranstaltungsteilnahme: Reiseantrag/ genehmigung, Einladung, Anmeldeschein, Teilnehmerliste, Teilnahmebestätigung, Tagesordnung, Protokoll, Reiseberichtslegung, Foto,... (so umfangreich, dass die Projektrelevanz eindeutig erkennbar ist) Hintergrundrechnungen der entstandenen Kosten (z.b.: Mietauto, Hotelrechnung, Fahrkarte, detaillierte Aufschlüsselung von Pauschalen,...) müssen im Original dokumentiert werden; 3. Investitionen Original Rechnungen; Original Zahlungsnachweis ; Dokumentation des Vergabeverfahrens, des Prinzips der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (siehe dazu Punkt 7); Dokumentation der Einhaltung der Publikationsvorschriften (z.b.: Foto, Belegexemplar, ); Vergabevorschriften, das Prinzip der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit: Es sind immer das Anbot und zwei Vergleichsanbote beizulegen; die Kopie der Auftragserteilung; Direktvergabevermerk Bei Aufträgen unter 1.000, Dokumentation durch ein Preisangebot und/oder einen Preisvergleich nachzuweisen (z.b. Auszug aus dem Internet, Preise aus Katalogen, Angebote entsprechender Dienstleister und Unternehmer, ). Für diese Aufträge kann ein detaillierter Sammelaktenvermerk über alle Aufträge/Vergaben unter 1.000, mit Erläuterungen erstellt und beigelegt werden; Original Rechnung; 9

10 Original Zahlungsnachweis; GRUNDSÄTZLICH NICHT FÖRDERFÄHIGE AUSGABEN Die nachstehende Auflistung erhebt nicht den Anspruch der Vollständigkeit. Die Förderfähigkeit von Kosten steht erst nach Abschluss der Prüfung fest. a) alle Ausgaben, die vor Beginn oder nach Ablauf des Zeitraums der Förderfähigkeit erbracht, bezahlt oder in Rechnung gestellt wurden b) Personalkosten, Diäten c) Ausgaben, die nicht direkt mit dem PT oder seinen finanzwirksamer PP zusammenhängen d) Ausgaben, die an Dritte weiterverrechnet werden und nicht vom PT oder seinen finanzwirksamen PP bezahlt werden e) Repräsentationsausgaben (Geschenke, Blumen, Grußkarten) f) Betriebskosten, laufende Kosten f) alkoholische Getränke g) Zinsen, Bankspesen, Finanzierungskosten, Wechselgebühren, etc. h) Skonto, Rabatte, Barnachlass; Garantiezahlung, Schadenersatz i) Kontogebühren, außer es gibt ein eigenes Projektkonto j) Schuldverschreibungszinsen oder Verzugszinsen k) Vergaben an einen rechtlich selbständigen Dritten, der aber vom Auftraggeber selbst kontrolliert wird (z.b.: der Vereinsvorstand vergibt an ein Vereinsmitglied; gilt auch für Gemeinden!!!) 10