Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation in Gemeinden

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1 Bleyer/Sturm / 2007 Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation in Gemeinden Veranstalter: Kärntner Verwaltungsakademie Datum: 9. Mai 2007, 8-12h Referent/-in: Dr. Franz Sturm, Dr. Magdalena Bleyer Burggasse 14/IV, A-9020 Klagenfurt, Tel.: , Fax: , kvak@ktn.gv.at Folie 1 Inhaltsverzeichnis Juristische Aspekte der Auf- und Ablauforganisation in der Gemeinde Leitung des inneren Dienstes Funktionsbereiche Dienstpflichten des AL Betriebswirtschaftliche Aspekte der Auf- und Ablauforganisation in der Gemeinde Instrumente Mitarbeitergespräch Funktionsbeschreibungen, Organigramm Ausblick (was erwartet uns?) Prozessanalyse Folie 2 1

2 1. Besorgung der Geschäfte der Gemeinde Das Gemeindeamt ist der bürokratische Hilfsapparat für die Besorgung aller den einzelnen Gemeindeorganen zugewiesenen Aufgaben; ihm obliegt die dienstliche und aktenmäßige Abwicklung der Gemeindeverwaltung. Das Geschäftsbesorgungsmonopol des Gemeindeamtes bedeutet die Unzulässigkeit der Einrichtung eines (zusätzlichen) bürokratischen Hilfsapparates auf Gemeindeebene neben dem Gemeindeamt. Folie 3 1. Besorgung der Geschäfte der Gemeinde Unter Ausgliederungen sind Änderungen der Organisationsstruktur in der Verwaltungseinheit dahingehend zu verstehen, dass eine ursprünglich von einem Verwaltungsapparat einer Gebietskörperschaft selbst besorgte Aufgabe auf einen eigens zu diesem Zweck eingerichteten Rechtsträger übertragen wird (Funk: Die Besorgung öffentlicher Aufgaben durch Privatrechtssubjekte). Folie 4 2

3 1. Besorgung der Geschäfte der Gemeinde Allgemeine Zielsetzungen von Ausgliederungen sind die Ermöglichung flexibler Entscheidungsprozesse; die Abkürzung komplexer Leitungs- und Kontrollstrukturen; die verstärkte Berücksichtigung wirtschaftlicher Gesichtspunkte; die Überwindung starrer dienst- und besoldungsrechtlicher Strukturen. Folie 5 1. Besorgung der Geschäfte der Gemeinde Bundesverfassungsrechtliche Grenzen für die Zulässigkeit von Ausgliederungen sind nach der Rechtsprechung des Verfassungsgerichtshofes: die Beschränkung auf vereinzelte Aufgaben der Gebietskörperschaften (VfSlg 10213/1984) und die Sicherstellung von Einflussmöglichkeiten der obersten Organe der betreffenden Gebietskörperschaft auf die Aufgabenbesorgung durch den ausgegliederten Rechtsträger (VfSlg 3096/ 1956). Folie 6 3

4 2. Leitung des inneren Dienstes Dem Amtsleiter obliegt die Leitung des inneren Dienstes unter der unmittelbaren Aufsicht des Bürgermeisters. Ein hiezu befähigter Gemeindebediensteter, in Gemeinden mit mehr als Einwohnern Jurist, Absolvent des Public Managements oder eines vergleichbaren Studiums. Die Funktion eines Bürgermeisters ist mit der Funktion des Amtsleiters nicht vereinbar. Der Bürgermeister hat generell oder im Einzelfall zur Vertretung des AL im Fall seiner Verhinderung einen geeigneten Stellvertreter zu bestellen (Amtsleiter-Stellvertreter). Folie 7 2. Leitung des inneren Dienstes Die Funktion als Vorstand des Gemeindeamtes ist dem Bürgermeister ausschließlich und unübertragbar zugeordnet, kann daher nicht an andere Mitglieder des Gemeindevorstandes übertragen werden. In seiner Eigenschaft als Vorstand des Gemeindeamtes sind dem Bürgermeister der AL und die übrigen Gemeindebediensteten unterstellt, dh, sie sind an seine Weisungen gebunden. Im Bereich des inneren Dienstes obliegt es ausschließlich dem Bürgermeister im Einzelfall oder generell Weisungen zu erteilen. Im Fall der Verhinderung des Bürgermeisters wird er durch die Vizebürgermeister in der Reihenfolge ihrer Wahl vertreten. Folie 8 4

5 3. Funktionsbereiche des inneren Dienstes Dem Amtsleiter obliegt die Sorge für einen zweckentsprechenden und geregelten Geschäftsgang und für die Gesetzmäßigkeit, Einfachheit und Sparsamkeit im Geschäftsgang. Dazu gehört auch die zweckentsprechende und angemessene Beschäftigung der Bediensteten. Der AL ist der Vorgesetzte der Gemeindebediensteten. Das Handeln im Bereich des inneren Dienstes ist nicht anders als sonstiges Verwaltungshandeln, etwa im hoheitlichen Bereich im Einzelnen durch Gesetze vorbestimmt und auch nicht der nachprüfenden Kontrolle durch den Verfassungs- und Verwaltungsgerichtshof zugänglich. Es erstreckt sich ausschließlich auf interne dienst- und organisationsrechtlich begründete Anordnungen ohne Außenwirkung. Folie 9 3. Funktionsbereiche des inneren Dienstes In der Kompetenz des AL liegt sowohl die technische Seite des Amtsbetriebes (personelle Mittel, Sachmittel, Geschäftsgang) als auch die oberste Koordinierung der fachlichen Leitung im Gemeindeamt. Der AL ist Zwischenvorgesetzter zwischen den politischen Organen der Gemeinde und den übrigen Bediensteten. Der AL verfügt über die sachlichen Befugnisse, Aufsichtrechte und Organisationsbefugnisse eines Behörden-Chefs. Das politische Leitungsorgan, im Bereich des inneren Dienstes ist dies der Bürgermeister, bleibt aber letztverantwortlicher Träger der Verwaltung. Folie 10 5

6 3. Funktionsbereiche des inneren Dienstes Die Stellung des AL ist derart vorgezeichnet, dass er - in Unterordnung unter den Bürgermeister und - bei voller Wahrung der Weisungsbefugnis des Bürgermeisters zum selbständigen Handeln im Rahmen des inneren Dienstes im Umfang der Bestimmungen des K-AGO solange befugt und verpflichtet ist, als nicht eine gegenteilige Weisung des Bürgermeisters vorliegt. Folie Funktionsbereiche des inneren Dienstes Systematische Gliederung Organisation der personellen Mittel; Organisation der Sachmittel; Bereich des einheitlichen und geregelten Geschäftsganges; Sonstige Angelegenheiten des Dienstbetriebes. Folie 12 6

7 4. Einheitlicher und geregelter Geschäftsgang Die Vorsorge für den einheitlichen Geschäftsgang schließt eine umfassende Koordinationsverpflichtung hinsichtlich aller vom Gemeindeamt besorgten (Hoheits- und Privatwirtschafts-) Aufgaben ein und umfasst auch die Verpflichtung zur Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation. Die Vorsorge für den geregelten Geschäftsgang umfasst etwa die Verpflichtung zur Erlassung - der Kanzleiordnung; - der Skartierungsordnung; - der Fernsprechordnung; - der Datensicherungsvorschriften ua... Folie Einheitlicher und geregelter Geschäftsgang Die Verpflichtung zur Vorsorge für einen einheitlichen und geregelten Geschäftsgang setzt voraus: die volle Organisationsgewalt des Amtsleiters für den gesamten Dienstbetrieb des Gemeindeamtes; die Verantwortung des Amtsleiters für die gesamte Entscheidungsvorbereitung; das Weisungs- und Aufsichtsrecht des Amtsleiters gegenüber allen Bediensteten des Gemeindeamtes. Folie 14 7

8 5. Dienstpflichten des AL hinsichtlich des Geschäftsganges 1. Koordinationspflicht Der Amtsleiter ist verpflichtet, für ein geordnetes Zusammenwirken der einzelnen ihm unterstehenden Organisationseinheiten zu sorgen. Die Verpflichtung bedeutet, dass die Tätigkeiten der Organisationseinheiten des Gemeinderates so aufeinander abzustimmen sind, dass - weder Lücken - noch Überschneidungen der Aufgabengebiete entstehen. Die Ziele der Koordinationspflicht sind die Sicherstellung - einer gesetzmäßigen Gemeindevollziehung sowie - einer zweckmäßigen, wirtschaftlichen und sparsamen Geschäftsgebarung. Folie Dienstpflichten des AL hinsichtlich des Geschäftsganges 2. Wahrung der Gesetzmäßigkeit sowie der Zweckmäßig-, Wirtschaftlich- und Sparsamkeit der Aufgabenerfüllung durch die Mitarbeiter Diese Dienstpflicht begründet die Verpflichtung des Amtsleiters zur Ausübung der Dienst- und Fachaufsicht über die Mitarbeiter. Delegiert der Amtsleiter einzelne Aufgaben der Dienst- und Fachaufsicht über die Mitarbeiter, so hat er - die Korrektheit der Durchführung zu überwachen und - für Organisationsmängel bei der Kontrolle einzustehen. Folie 16 8

9 5. Dienstpflichten des AL hinsichtlich des Geschäftsganges 3. Anleitung der Mitarbeiter Der Amtsleiter hat den Mitarbeitern die grundsätzlichen Vorgangsweisen bei der Besorgung ihrer Aufgaben zu erklären und ihnen die erforderlichen Ratschläge zur erfolgreichen Bewältigung von Problemen zu erteilen. Folie Dienstpflichten des AL hinsichtlich des Geschäftsganges 4. Erteilung von Weisungen Der Amtsleiter hat die Verpflichtung, erforderlichenfalls Weisungen zu erteilen, wenn andernfalls die Gesetzmäßigkeit; die Zweckmäßigkeit; die Wirtschaftlichkeit und die Sparsamkeit der Gemeindeverwaltung nicht erreicht werden können. Diese Verpflichtung kann auf die Erteilung von generellen oder von individuellen Weisungen gerichtet sein. Folie 18 9

10 5. Dienstpflichten des AL hinsichtlich des Geschäftsganges 5. Abstellen von Fehlern und Missständen Ein Fehler liegt dann vor, wenn Mitarbeiter ein gesetzwidriges; unzweckmäßiges oder unwirtschaftliches Verhalten gesetzt haben. Unter einem Missstand ist jede unkorrekte Verwaltungsführung zu verstehen, die gesetzwidrig, unzweckmäßig oder unwirtschaftlich ist. Die Sorge für die Einhaltung der Dienstzeit stellt einen spezifischen Fall des Abstellens von Fehlern und Missständen dar Folie Dienstpflichten des AL hinsichtlich des Geschäftsganges 6. Lenkung der Verwendung der Mitarbeiter Der Amtsleiter hat die Verwendung seiner Mitarbeiter so zu lenken, dass sie ihren Fähigkeiten entspricht. Die Ziele der Verwendungslenkung sind, dass die Mitarbeiter möglichst nur Tätigkeiten ausüben sollen, für die sie geeignet sind, und die jeweilige Verwendung der Mitarbeiter deren vorhandene Fähigkeiten möglichst ausnutzen soll; als moderne Instrumente der Verwendungslenkung kommen insbesondere auch -das Mitarbeitergespräch und - die Teamarbeitsbesprechung in Betracht. Folie 20 10

11 Bleyer / Sturm 2007 Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation Folie 21 Problemdarstellung: Aufbau und Ablaufbauorganisation aus Sicht der BWL Historisch gewachsene Struktur (historisch gewachsene Aufgaben) Keine Funktionsbeschreibung, sondern auf die Person zugeschnittene Aufgaben Historisch gewachsene Aufgabenerledigung Keine (klaren) Vertretungsregelungen Wie regelt man personelle Knappheit? Kooperationen mit anderen Gemeinden? Institutionalisierung zu viel und zu wenig Struktur (Problemlösungskompetenz?) Regelmäßigkeit Informationsfluss Folie 22 11

12 Organigramm Beispiel SERVICE BÜRO VERWALTUNG FINANZEN BÜRGERMEISTER Wichtig AMTSLEITER Muster BAUEN / UMWELT INFRASTRUKTUR Kommunal GmbH Bürger Santner Müller Berger Maier Sitterle Wasserwerk Huber Wirtschaftshof Pinta Folie 23 Aufbauorganisation Beispiel Funktionsbeschreibung Finanzen für die Zukunft: Genaue Definition der Tätigkeiten, Beschreibung der Funktionen, Diskussion über Leistungskomponenten Folie 24 12

13 Mitarbeitergespräch (1) Ziel: bewusst und ohne Zeitdruck über die gemeinsame Arbeitssituation sprechen Rahmenbedingungen: kein Ersatz für die tägliche erforderliche Kommunikation Vertrauen schaffen Offenes Gespräch über alle Aspekte der Zusammenarbeit ruhige und wertschätzende Form genügend zeitlicher Spielraum! faires Gespräch beide Gesprächspartner ähnlich viel Raum und Zeit Wichtig: Wo möglich, Ziele vereinbaren (nicht vorgeben)! Arbeitsgrundlagen: Funktionsbeschreibung, Gemeindeziele, Formular MitarbeiterInnengespräch Folie 25 Mitarbeitergespräch (2) Inhalte: Rückblick auf das vergangene Jahr mit konstruktivem Feedback zu erbrachten Leistungen Zukünftige Aufgaben und Ziele für das kommende Jahr Maßnahmen zur Förderung der MitarbeiterInnen Sonstige Themen Folie 26 13

14 Analyse u. Optimierung eines Prozesses (1) Prozessname:... Ablaufschritte IST (Vom Prozessauslöser bis zum Prozessergebnis) Hilfsmittel, Instrumente, Standards, Leistungsziel Verantwortung Ablaufschritte SOLL (Vom Prozessauslöser bis zum Prozessergebnis) Hilfsmittel, Instrumente, Standards, Leistungsziel Verantwortung Folie 27 Analyse u. Optimierung eines Prozesses (2) Vereinbarung zur Umsetzung Welche Maßnahmen müssen wir planen/umsetzen, damit wir unseren Soll- Prozess zum Leben bringen? Was? Wer? Bis Wann? Aufwand Folie 28 14

15 Danke für f r die Aufmerksamkeit! Folie 29 15